UNITE INTEGREE D’ADMINISTRATION DES PROJETS (UIAP) : REDD+/FCPF, PROGEP-CI, PIF, DGM et WACA
MAI 2018
REDD+/FCPF
REDUCTION DES EMISSIONS DE GAZ A EFFET DE SERRE ISSUES DE LA DEFORESTATION ET
DE LA DEGRADATION DES FORETS FONDS CARBONE POUR LE PARTENARIAT
FORESTIER
PROGEP-CI
PROJET DE GESTION DES PESTICIDES OBSOLETES EN
COTE D’IVOIRE
PIF
PROJET D’INVESTISSEMENT FORESTIER
DGM
MECANISME SPECIAL DE DONS AUX COMMUNAUTES LOCALES
WACA
PROGRAMME DE GESTION DU LITTORAL OUEST-AFICAIN
MANUEL DE PROCEDURES ADMNISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
MINISTERE DE LA SALUBRITE,
DE L’ENVIRONNEMENTET DU DEVELOPPEMENT DURABLE
Ce manuel de procédures Administratives, Comptables et Financières est un guide gouvernant tous les projets de gestion durable de l’environnement et des ressources naturelles sous financement Banque mondiale et sous tutelle du Ministère de la Salubrité, de l’Environnement et du Développement Durable (MINSEDD). Ces projets sont mis en œuvre par une Unité Intégrée d’Administration des Projets (UIAP) dirigée par un Coordonnateur Général (CG). Ce manuel intègre les dispositions particulières prises pour les projets dont la préparation ou l'exécution ont commencé avant la mise en place de l’UIAP (2017) ou qui ont des spécificités propres, comme présenté ci-après :
REDD+/ FCPF-readiness : Le projet de préparation à la REDD+ (FCPF-Readiness), antérieur à la mise en place de l’UIAP, est placé sous la responsabilité du SEP-REDD+ qui gère aussi des projets financés par d’autres Partenaires Techniques et Financiers tels que l’ONU-REDD, la facilité REDD+ de l’Union Européenne et l’Agence Française de Développement. Le Coordonnateur du FCPF-Readiness étant également le Secrétaire Exécutif Permanent de la REDD+ (SEP-REDD+), il continuera à assurer la coordination dédiée ainsi que les fonctions d'administrateur et d'ordonnateur du don du FCPF-readiness Banque mondiale.
Projet d’Investissement Forestier (PIF) : Le PIF faisant partie du mécanisme REDD+, sa coordination technique sera à ce titre, sous la responsabilité du Secrétaire Permanent REDD+ et Coordonnateur du FCPF-Readiness. Le projet étant entré en vigueur après la mise en place de l’UIAP, les fonctions d'administrateur et d'ordonnateur du don et du prêt PIF seront assurées par le Coordonnateur Général.
Mécanisme Spécial de Dons en faveur des Communautés Locales (DGM en anglais) : Le DGM a été conçu et développé dans le cadre du Programme d’Investissement Forestier avec pour objectif de renforcer l’implication des communautés locales dépendantes des forêts dans la gestion durable des ressources forestières.
Les Directives du DGM recommandent que la coordination du projet soit confiée à une Organisation Non-Gouvernementale (avec ses services fiduciaires et de suivi-évaluation) recrutée selon les procédures de la Banque mondiale et payée par les fonds du projet DGM. L’accord de don devra également être signé entre l’ONG et la Bm.
Cependant, en vue d’assurer des économies d’échelle et de garantir la sécurisation des fonds, le Comité National de Pilotage DGM a opté pour : (i) le recrutement d’un point focal (PF-DGM) qui sera basé à l’UIAP et coordonnera les activités du projet en s’appuyant sur les différents services de l’UIAP (fiduciaires, communication, suivi-évaluation, sauvegardes environnementale et sociale, suivi-rapportage-vérification et pool secrétariat), dont le personnel a été recruté selon les procédures de passation des marchés de la Bm, et (ii) la signature de l’accord de don DGM entre la Banque mondiale et le Gouvernement. Les fonctions d'administrateur et d'ordonnateur du don seront assurées par le Coordonnateur Général qui a été également recruté selon les procédures de la Bm.
Le Projet de Gestion du Littoral Ouest Africain (WACA) : le WACA est un projet régional couvrant 6 pays (Côte d’Ivoire, Bénin, Togo, SaoTomé-et-Principe, Sénégal et Mauritanie) qui disposent chacun d'un point focal WACA responsable de la coordination des projets WACA-pays et de leur cohérence avec le programme régional. Le PF-WACA Côte d’Ivoire sera basé à l’UIAP et assura les fonctions de coordination du projet, d'administration et d'ordonnateur du crédit WACA.
Le Projet de Gestion des Pesticides Obsolètes (PROGEP-CI) : Le Coordonnateur de ce projet ayant été sélectionné pour le poste de Coordonnateur Général de l’UIAP, il continuera à assurer les fonctions de coordination du projet, d’administrateur et d’ordonnateur du don FEM PROGEP-CI. Un nouveau Coordonnateur/Point Focal dédié PROGEP-CI ne sera donc pas recruté.
Autres projets
Les fonctions de coordination, d’administration et d’ordonnateur des fonds de tout futur projet administré par l’UIAP seront sous la responsabilité du Coordonnateur Général. Les arrangements pour l’appui technique au CG à l’exécution des projets seront définis selon la spécificité de chaque projet.
Le présent manuel décrit les liens fonctionnels entre les différents projets et la coordination générale. Le sigle PF sera employé indifféremment pour désigner les points focaux et les coordonnateurs dédiés de projet.
REF : MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES,
COMPTABLES ET FINANCIERES Rédigé le : 31/08/2016 FCPF REDD+, PIF,
DGM, WACA,
PROGEP-CI TABLEDESMATIERES Révisé le : 08/05/2018
PARTIE 1 : STRUCTURATION DU MANUEL...7
I.1.OBJECTIFS DU MANUEL... 7
I.2.CHAMPS D’APPLICATION DU MANUEL... 8
I.3.FORMALISATION DES PROCEDURES... 9
I.4.VIE DU MANUEL... 12
PARTIE II : ORGANIGRAMME INSTITUTIONNEL ET DESCRIPTION DES ORGANES... 14
II.2.ARRANGEMENTS INSTITUTIONNELS ET MODALITES DE DEPLOIEMENT DU PERSONNEL DE L’UIAP... 14
II.2.1.OBJECTIFS... 14
II.2.2.REGLESDEGESTION ... 15
II.2.3.CONSTITUTIONDESDIFFERENTESCELLULESDEL’UNITEINTEGREE ... 18
II.3.DESCRIPTION DES ORGANES... 20
II.3.1. Le Comité de Pilotage (CP)... 20
II. 3.2. Les Comités Techniques (CT)... 22
II. 3.3. L’Unité Intégrée d’Administration des Projets (UIAP)... 23
PARTIE III : DESCRIPTION DES PROCEDURES... 33
III.1.PROCEDURESBUDGETAIRES... 33
III.1.1. PTA -ELABORATION DU plan de travail annuel... 33
III.1.2. EXECUTION DU BUDGET(EDB)-... 35
III.1.3. Contrôle et Suivi budgétaire(csb)-... 37
III.2.PROCEDURESADMINISTRATIVES(ADM)-... 38
III.2.1. passation deS marchés (PAM)-... 38
III.2.2. sem-SUIVI DE L’EXECUTION DES MARCHES ET REGLEMENTS DES CONTENTIEUX... 89
III.2.3. gap- GESTION DES APPROVISIONNEMENTS... 91
iii.2.4. geSTION DES DEPENSES(gde)... 96
III.2.5. GESTION DES CONTRATS (GEC)... 102
III.2.6. GESTION DU PERSONNEL(GPE)... 110
III.2.7. GESTION DU COURRIER PROFESSIONNEL... 127
III.2.8. GESTION DES VEHICULES (gve)... 129
III.3.PROCEDURESCOMPTABLES(CPT)... 137
III.3.1. SYSTEME et PLAN COMPTABLE... 137
III.3.2. ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE... 140
III.3.3. SCHEMAS D’ECRITURES COMPTABLES... 150
III.4.FIN-PROCEDURESFINANCIERES... 157
III.4.1. GIM- GESTION DES IMMOBILISATIONS... 157
III.4.2. GESTION DES STOCKS(GST)... 161
III.4.3. GET- GESTION DE LA TRESORERIE... 163
III.5.SYSTEMEDECONTRÔLEETAUDIT... 167
III.6.AUDITINTERNE... 168
III.7.EVALUATIONDESPERFORMANCESDUPERSONNEL... 170
III.8.ANNEXES... 174
REF : MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES,
COMPTABLES ET FINANCIERES Rédigé le : 31/08/2016 FCPF REDD+,
PROGEP-CI, PIF,
DGM, WACA SIGLES ET ABREVIATIONS Révisé le : 08/05/2018
ABREVIATIONS SIGNIFICATIONS
AC Agent Comptable du Projet
ACDP Agence Comptable de la Dette Publique AFD Agence Française de Développement AMI Avis à Manifestation d’Intérêt ANDE Agence Nationale de l’Environnement
ANO Avis de Non Objection
AOI Appel d’Offres International
AON Appel d’Offres National
BNETD Bureau National d’Etudes Techniques et de Développement
CCNUCC Convention Cadre des Nations Unies sur les Changements Climatiques C2D Contrat de Désendettement et de Développement
CF Contrôleur Financier
CFN Consultation de Fournisseurs Nationaux
CG Coordonnateur Général
CGES Cadre de Gestion Environnemental et Social CNRA Centre National de Recherche Agronomique
CP Comité de Pilotage
CTI REDD+ Comité Technique Interdépartemental REDD+
DAAF Direction des Affaires Administratives et Financières
DAO Dossier d’Appel d’Offres
DCF Direction du Contrôle Financier
DGBF Direction Générale du Budget et des Finances DGE Direction Générale de l’Environnement
DGM Dedicated Grant Mecanism
DMP Direction des Marchés Publics
DPD Demande de Paiement Direct
DRF Demande de Retrait de Fonds
ECD Etats Certifiés des Dépenses
EESS Evaluation Environnementale et Sociale Stratégique FAO Food and Agriculture Organization
FCPF Forest Carbon Partenership Facility FEM Fonds pour l’Environnement Mondial
FLEGT Forest Law Enforcement, Governance and Trade GIEC Groupe Intergouvernemental sur l’Evolution du Climat IDA Association Internationale de Développement
IEC Information Education Communication
MINADER Ministère de l’Agriculture et du Développement rural MINEF Ministère des Eaux et Forêts
MEF Ministère de l’Economie et des Finances
ONG Organisation Non Gouvernementale OPA Organisations Professionnelles Agricoles OSC Organisation de la Société Civile
PAD Project Assesment Document
PND Plan National de Développement
PNUD Programme des Nations Unies pour le Développement PNUE Programme des Nations Unies pour l’Environnement
PPM Plan de Passation des Marchés
PPSD Document de stratégie de la passation des marchés
PROGEP-CI Projet de Gestion des Pesticides obsolètes et des déchets associés en Côte d’Ivoire PSE Paiement pour les services environnementaux
PTA Programme Trimestriel d’Activités/ Programme de Travail Annuel
REDD+ Réduction des émissions de gaz à effet de serre issues de la déforestation et de la dégradation forestière
RFINA Rapport Financier Intérimaire Non audité R-PP Rapport de Préparation du Projet RSE Responsable du Suivi Evaluation SODEFOR Société de Développement des Forêts
TdR Termes de Référence
UIAP Unité Intégrée d’Administration des Projets
UE Union Européenne
USD United States Dollars
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
REF : I.1 et I.2
STRUCTURATION DU MANUEL DE PROCEDURES Rédigé le : 31/08/2016 FCPF REDD+,
PIF, DGM, WACA, PROGEP-CI
Objectifs et Périmètre couvert par le manuel Révisé le : 08/05/2018
PARTIE 1 : STRUCTURATION DU MANUEL
I.1. Objectifs du manuel
Le présent manuel décrit les procédures de traitement des opérations budgétaires, administratives, comptables et financières dans le cadre de la mise en œuvre des projets suivants :
- (1) projet « Réduction des émissions de gaz à effet de serre issues de la déforestation et de la dégradation des forêts (REDD+) » développé dans le cadre des accords de don n° TF018008 signé entre l’Etat de Côte d’Ivoire et la Banque mondiale le 29 septembre 2014 et TF0A5414 signé le 05 septembre 2017 au titre du Financement additionnel de la REDD+ ;
- (2) « Projet de Gestion des Pesticides obsolètes en Côte d’Ivoire (PROGEP-CI) » financé sur les ressources du FEM à travers le Don n° TF0A0742 signé entre l’Etat de Côte d’Ivoire et la Banque mondiale, le 20 octobre 2015 ;
- (3) Projet d’Investissement Forestier (PIF)- (Prêt/Don (TF0A6248-IDA/RCI &
TF0A6861), signés entre l’Etat de Côte d’Ivoire et la Banque mondiale le 16 février 2018 et le mécanisme de Don Spécial aux Communautés Locales (DGM) en cours de préparation dont la signature devra intervenir dans le courant du premier trimestre 2019
- (4) Projet WACA, projet de gestion du littoral Ouest-Africa, (IDA-62120), signé entre l’Etat de Côte d’Ivoire et la Banque mondiale le 21 avril 2018.
Ce manuel a pour objectifs :
! D’assurer l’harmonisation et la régularité dans le traitement des opérations de gestion ;
! D’accroître la fiabilité des informations et de faciliter les opérations de contrôle ;
! De fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif, comptable et financier conformément aux exigences des directives de la Banque mondiale, aux principes comptables et de gestion du SYSCOHADA, au décret n°2015-475 du 1er juillet 2015 portant procédures et modalités de gestion des projets et programmes financés ou cofinancés par les partenaires techniques et financiers et à la législation ivoirienne d’une manière générale ;
d’informations ;
! D’assurer un contrôle interne efficace.
I.2. Champs d’application du manuel
Ce présent manuel comprend les différentes procédures suivantes : BUD PROCEDURES BUDGETAIRES
ADM PROCEDURES ADMINISTRATIVES CPT PROCEDURES COMPTABLES FIN PROCEDURES FINANCIERES
Il porte sur la gestion des projets REDD+/FCPF, PROGEP-CI, PIF, DGM et WACA ainsi que sur les futurs projets de la Banque mondiale mis en œuvre par l’UIAP.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
REF : I.3
STRUCTURATION DU MANUEL DE PROCEDURES Rédigé le : 31/08/2016 FCPF REDD+,
PIF, DGM, WACA, PROGEP-CI
Formalisation des procédures Révisé le : 08/05/2018
I.3. Formalisation des procédures
Ce manuel comporte deux (2) parties :
- La première décrit la structuration du manuel ;
- La deuxième relative aux procédures proprement dites, traite des procédures administratives, de gestion comptable et financière applicables à l’ensemble des projets mis en œuvre par le Ministère en charge de l’Environnement, financés ou cofinancés par la Banque mondiale.
Les documents des projets (PAD, Accords de Dons, Lettres de Décaissement, documents de sauvegarde environnement et sociale), et manuels d’exécution technique et de suivi- évaluation sont publiés sur le site de la Banque mondiale (www.banquemondiale.org) et disponibles à l’UIAP (adrohpango2@gmail.com) pour plus d’informations.
L’élaboration du manuel a impliqué l’ensemble des acteurs et s’est basée sur une revue documentaire générale et spécifique à chaque projet, à savoir :
Pour le projet FCPF REDD+ :
! Le document de préparation nationale au mécanisme REDD+ (connu communément sous le nom de R-PP) ;
! Le Décret n° 2012-1049 du 24 octobre 2014 portant création, organisation et fonctionnement de la Commission Nationale pour la REDD+ ;
! Les documents d’Accords de financement entre la Banque mondiale et la République de Côte d’Ivoire (TF018008 et TF 0A5414) ;
! Le Document de projet ou Project Assessment Document (PAD) ;
! Lettres de décaissement.
Pour le projet PIF :
! Le Plan d’Investissement Forestier ;
! Le Document d’Evaluation du Projet (PAD) ;
! Les Accords de Don et de Financement (TF0A6248-IDA/RCI & TF0A6861) ;
! Lettres de Décaissement ;
! Les Décrets n° 2018-264 du 7 mars 2018 portant ratification de l’Accord de Don (TF0A6861) et n° 2018-265 du 7 mars 2018 portant ratification de l’Accord de Prêt (TFA6248-IDA/RCI) ;
! Les Instruments de Sauvegarde Environnementale et Sociale.
Pour le projet DGM :
! Le Plan d’Investissement Forestier ;
! Les directives du DGM ;
Pour le projet WACA :
! Le Document de projet (PAD) ;
! Les Accord de Crédit (IDA-62120) ;
! Les Lettres de Décaissement ;
! Les Documents de Sauvegarde Environnementale et Sociale.
Pour le projet PROGEP-CI :
! Le Document d’Evaluation du Projet (PAD) ;
! L’accord de Don entre la Banque mondiale et l’Etat de Côte d’Ivoire ;
! Lettre de Décaissement ;
! Les Instruments de sauvegarde environnementale et sociale ;
! Le Décret n° 2015-774 du 9 décembre 2015 portant ratification de l’Accord de Don (TF0A0742).
Et de manière générale,
! Les directives de la Banque mondiale en matière d’élaboration des Rapports de Suivi Financier (RSF) ;
! Les directives de la Banque mondiale en matière de décaissements ;
! Les directives de la Banque mondiale en matière de Passation de Marchés ;
! Le Décret n° 2015-525 du 15 juillet 2015 modifiant le Décret n° 2009-259 du 06 août 2009 portant Code des marchés publics, tel que modifié par le Décret n° 2014- 306 du 27 mai 2014 et de ses textes d’application, notamment de l’arrêté n°
112/MPMBPE/DGBF/DMP du 08 mars 2016 portant procédures concurrentielles simplifiées ;
! Décret n°2015-475 du 1er juillet 2015 portant procédures et modalités de gestion des projets et programmes financés ou cofinancés par les partenaires techniques et financiers, en remplacement de l’Instruction N°192/MEF/CAB/DGBF/DAS-SDSD du 22 septembre 2008.
! L’Arrêté interministériel No. 026/MEF/SEPMBPE/ du 19 janvier 2018 portant fixation des salaires, indemnités et autres avantages du personnel impliqué dans la mise en œuvre des projets financés ou co-financés par la Banque mondiale.
Enfin, les différents accords de financement et de dons qui fondent chaque projet ont une prééminence sur le présent Manuel de Procédures.
La description des procédures se structure de la manière suivante :
! Une partie introductive précisant : - Les objectifs visés ;
- Les règles de gestion qui gouvernent le processus ; - Les limites et interfaces éventuelles.
! Une partie descriptive détaillée précisant : - Chacune des étapes de la procédure.
- Le numéro de l’étape.
Pour les besoins d’allègement du manuel de procédures, les descriptions détaillées des différentes étapes n’y ont pas été insérées. Toutefois, pour chaque étape, les documents à utiliser sont joints en annexes.
ET FINANCIERES
STRUCTURATION DU MANUEL DE PROCEDURES Rédigé le : 31/08/2016 PIF, DGM,
WACA, PROGEP-CI
Vie du manuel Révisé le : 08/05/2018
I.4. Vie du manuel
! Mise à jour du manuel
En tant qu’outil de travail, le manuel de procédures doit s’adapter aux mutations de l’environnement des projets. La mise à jour du présent manuel est aussi importante que sa mise en place. A défaut, il perd toute son efficacité.
Il doit être actualisé conformément aux exigences de mise en œuvre des Projets. La mise à jour du manuel peut être motivée par :
• Des changements dans la structure ou les activités des Projets suivant les décisions des autorités de tutelle et des partenaires au développement engagés dans la mise en œuvre ;
• Les modifications des systèmes et procédures dans le but d'améliorer les procédures existantes pour faire face à des situations nouvelles ;
• Des changements rendus nécessaires par l'application des textes et décrets concernant les lois et règles comptables en vigueur ;
• Des changements dans l'affectation du personnel ou dans les tâches qui lui incombent.
! Responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel
La Responsabilité de la mise à jour du manuel incombe à l’Unité Intégrée d’Administration des Projets (UIAP). La mise à jour du manuel de procédures interviendra, chaque fois que nécessaire, dans une période d’au moins un an. De plus, ses modifications font l’objet d’une large diffusion dans les mêmes conditions que sa première adoption.
! Méthodologie de mise à jour du manuel
La révision éventuelle du manuel se fera d’accord parties entre la Banque mondiale et l’UIAP. Lorsque la modification est souhaitée par l’UIAP, le Coordonnateur Général soumet son avis motivé à la Banque mondiale pour avis. La décision de modification des procédures existantes est alors adoptée par le Coordonnateur Général et les points focaux/Coordonnateurs dédiés des projets.1 Le CG déclenche la procédure par la prise d’une note de service indiquant les changements à opérer.
L’ensemble des points soumis à changement ainsi que leur nouvelle formulation sont transmis à la Banque mondiale pour ANO.
1 Dans la suite du document, nous utiliserons le terme « point focal » en remplacement du groupe de mots : « points
! Procédure de diffusion
Après l’adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, le RAF se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux services concernés.
Le RAF tient un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel.
Le RAF classe, chronologiquement, une copie des pages périmées dans un classeur intitulé "Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables - Sections Périmées".
Les instructions contenues dans le présent manuel s’adressent à l’ensemble des partenaires et acteurs du Projet. Ceux-ci doivent disposer de ce manuel aux fins d’aider à la mise en œuvre du Projet.
Date d’entrée en vigueur
Le présent manuel de procédures entre en vigueur le 11 mai 2018, après Avis de Non Objection (ANO) de la Banque mondiale.
FINANCIERES
ORGANIGRAMME INSTITUTIONNEL ET DESCRIPTION DES
ORGANES Rédigé le :
31/08/2016 FCPF REDD+,
PIF, DGM, WACA, PROGEP-
CI
Description des organes Révisé le : 08/05/2018
PARTIE II : ORGANIGRAMME INSTITUTIONNEL ET DESCRIPTION DES ORGANES
II.1. Organigramme Institutionnel de l’Unité Intégrée d’Administration des Projets
L’organigramme ci-après décrit la structure actuelle de l’Unité Intégrée d’Administration des Projets (UIAP). Il intégrera au fur et à mesure les autres projets du même statut, sous la tutelle du Ministère en charge de l’Environnement.
Figure 1: Organigramme institutionnel de l'UIAP
II.2. Arrangements institutionnels et modalités de déploiement du personnel de l’UIAP
II.2.1. OBJECTIFS
Cette section vise à formaliser les modalités pratiques de déploiement du personnel de l’Unité Intégrée d’Administration des Projets (UIAP), financés par la Banque mondiale sous tutelle technique du Ministère chargé de l’environnement (REDD+, PROGEP-CI, PIF, DGM,
II.2.2. REGLES DE GESTION
1) Le Coordonnateur Général (CG) assure la coordination générale des projets confiés à UIAP. Il coordonne l’élaboration des PTBA et des PPM. Il soumet les demandes d’avis de non objection de tout projet autre que le WACA et le FCPF- readiness et le DGM.
2) Le Point focal est le premier responsable de la mise en œuvre de son projet conformément aux procédures opérationnelles et de gestion fiduciaire de la Banque mondiale et de l’Etat de Côte d’Ivoire. Il élabore les PTBA et PPM des projets. Il soumet toutes les demandes d’Avis de Non Objection à la Banque mondiale en mettant en copie le CG, l’ATI et l’équipe fiduciaire.
3) L’Assistant Technique International (ATI) assure le contrôle-qualité de tous les documents soumis à la signature du CG, sur la base des documents projets. Pour ce faire, il apporte un appui en amont et en aval aux points focaux et leurs équipes pour l’élaboration des PTBA, PPM, TdR, rapports d’étude et de suivi et tout autre document relatifs aux projets.
4) Au sein de l’Unité Intégré, les services communs sont fournis par les unités suivantes : planification et suivi-évaluation, Suivi-Rapportage et Vérication, communication/sensibilisation, passation des marchés, gestion administrative et financière, sauvegarde environnementale et sociale, pool secrétariat. Ces unités apportent une assistance technique et une assistance administrative et logistique aux points focaux-projets dans l’exécution des projets ;
5) Le point focal est évalué annuellement par un cabinet indépendant recruté par le ministère de l’économie et des finances conformément à l’arrêté interministériel N°026/MEF/SEPMBPE du 19 janvier 2018 en son article 15.
6) Le Coordonnateur Général est également évalué annuellement par un cabinet indépendant recruté par le ministère de l’économie et des finances conformément à l’arrêté interministériel N°026/MEF/SEPMBPE du 19 janvier 2018 en son article 15.
7) Concernant l’évaluation du personnel de l’UIAP : L’ATI est évalué par le Coordonnateur Général.
L’évaluation du personnel se fait annuellement par le Coordonnateur Général en étroite liaison avec les points focaux, conformément aux outils d’évaluation en annexe.
Ainsi, chaque Spécialiste définira au sein de son unité, puis avec chaque point focal de Projet, les objectifs spécifiques annuels par projet alignés aux PTBA. Le Coordonnateur Général, assisté des points focaux projets, de l’ATI en collaboration avec le spécialiste, élabore les contrats d’objectifs des spécialistes.
Ce contrat d’objectifs est transmis pour information à la Banque mondiale.
l’article 15 alinéa 2 de l’arrêté n°026/MEF/SEPMBPE du 19/01/2018.
8) Concernant la rémunération du personnel qui intervient sur plusieurs projets :
La rémunération du personnel intervenant sur plusieurs projets n’est pas cumulative.
Par contre, ce personnel perçoit une prime annuelle par projet avant le 15 novembre de l’année dont les montants sont à définir par l’UIAP en accord avec les TTLs et payés sur la part Etat, conformément à l’article 4 de l’arrêté n°026/MEF/SEPMBPE du 19/01/2018.
Les augmentations annuelles de salaire résultent de l’évaluation annuelle de performance du personnel et après Avis de Non Objection (ANO) de la Banque mondiale.
9) Les responsabilités fiduciaires dans la gestion des projets au sein de l’UIAP
a. REDD+/ FCPF-readiness : Le projet de préparation à la REDD+ (FCPF- Readiness), antérieur à la mise en place de l’UIAP, est placé sous la responsabilité du SEP-REDD+ qui gère aussi des projets financés par d’autres Partenaires Techniques et Financiers tels que l’ONU-REDD, la facilité REDD+
de l’Union Européenne et l’Agence Française de Développement. Le Coordonnateur du FCPF-Readiness étant également le Secrétaire Exécutif Permanent de la REDD+ (SEP-REDD+), il continuera à assurer la responsabilité fiduciaire, incluant les fonctions d'administrateur et d'ordonnateur du don du FCPF-readiness Banque mondiale.
b. Projet d’Investissement Forestier (PIF) : Le PIF étant entré en vigueur après la mise en place de l’UIAP, la gestion fiduciaire sera sous la responsabilité du CG, incluant les fonctions d'administrateur et d'ordonnateur du don et du prêt PIF.
c. Mécanisme Spécial de Dons en faveur des Communautés Locales (DGM en anglais) : La responsabilité fiduciaire incluant les fonctions d'administrateur et d'ordonnateur du don DGM seront assurées par le Coordonnateur Général.
d. Le Projet de Gestion du Littoral Ouest Africain (WACA) : Le PF-WACA assura la gestion fiduciaire comprenant les fonctions d'administrateur et d'ordonnateur des fonds WACA.
e. Le Projet de Gestion des Pesticides Obsolètes (PROGEP-CI) : Le CG, précédemment Coordinateur de ce projet, continuera à assurer la gestion fiduciaire y compris les fonctions d’administrateur et d’ordonnateur du don FEM PROGEP-CI. Un nouveau Coordonnateur/Point Focal dédié PROGEP-CI ne sera donc pas recruté.
f. Autres projets : les fonctions fiduciaires (d’administration et d’ordonnateur des fonds) de tout futur projet sous l’UIAP seront sous la responsabilité du Coordonnateur Général.
Les dispositions nécessaires seront prises dans ce sens par l’autorité de tutelle, le Ministre chargé du budget et celui chargé de l’Economie et des Finances pour la validité des différentes signatures.
10) Les responsabilités fiduciaires dans la mise en œuvre des composantes et sous-composantes des projets par les structures ou personnes externes à l’UIAP
L’UIAP est responsable de la mise en œuvre de l’ensemble des projets sous tutelle du MINSEDD. Pour ce qui concerne le PIF, les entités nationales chargées de la gestion des Forêts Classées (SODEFOR), des parcs nationaux (OIPR) et du Domaine Rural (MINEF) ainsi que certaines personnalités et organisations de producteurs (Préfet et Président PNOP), participeront également à la mise en œuvre des activités.
Circuit de financement PIF
La SODEFOR et l’OIPR ouvriront chacun un sous compte dans une banque commerciale jugée acceptable à la Banque mondiale. Ce compte bancaire sera dédié uniquement aux opérations du projet et sera alimenté régulièrement sur la base de justificatifs. La périodicité des réapprovisionnements des comptes bancaires et les modalités de justifications des avances reçues ainsi que les obligations de reporting financiers et d’audit externes, seront détaillées dans les conventions signées entre l’UIAP et la SODEFOR et OIPR.
Un protocole d’accord sera établi entre les autres acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet. A travers ce protocole d’accord, les coûts de fonctionnement liés à leur implication dans la mise en œuvre du projet (réunions, frais de déplacement et de subsistance) seront financés.
Une ONG indépendante sera également recrutée pour assurer le suivi indépendant de plusieurs aspects dont la traçabilité des produits agroforestiers et les contrats entre SODEFOR et agriculteurs. Un contrat entre l’ONG et l’UIAP sera élaboré et financé par les fonds PIF conformément au contrat.
11) Réunions de Coordination
Ces réunions visent à passer en revue l’état d’avancement des différents projets, le point de mise en œuvre des recommandations portant sur l’amélioration de l’exécution générale des projets et le fonctionnement de l’UIAP. D’autres questions spécifiques jugées pertinentes seront également débattues au cours de ces réunions. Trois types de réunions seront organisées :
1- Réunion technique sur l’état de mise en œuvre des projets : Ces réunions ont lieu une fois par semaine et sont présidées par le point focal projet pour faire le point sur l’état d’avancement global du projet ainsi que le taux de décaissement. Ces réunions ne doivent pas dépasser deux heures et l’agenda devra être distribué une semaine avant la réunion par la Chargée d’Administration.
la réunion est envoyé à toute l’équipe par la Chargée d’Administration deux jours avant la réunion.
3- Réunion de la Direction de l’UIAP : Ces réunions ont lieu une fois par mois et sont présidées par le Coordonnateur Général pour évaluer l’état d’avancement global du portefeuille des projets, notamment les aspects de gestion financière (niveau de décaissement par projet) et de passation des marchés, et les programmatiques. Les participants sont : les points focaux, le RAF, le SPM, l’ATI.
Ces réunions ne devront pas dépasser deux heures. L’agenda devra être circulé aux participants une semaine avant la réunion par la Chargée d’Administration.
4- Retraite Annuelle : Afin de renforcer la cohésion et le travail d’équipe au sein de l’UIAP, une retraite facilitée par un spécialiste en leadership et team building sera organisée chaque année. Cette retraite, d’une part, fera le point sur l'avancement des projets administrés par l’UIAP et, d’autre part évaluera et renforcera, via des simulations et exercices de team building, la cohésion, les relations interpersonnelles et les capacités de travailler au-délà des frontières et de sa zone de confort, entre autres. Un comité tournant d’organisation de la retraite responsable de l’élaboration des termes de référence, de l’agenda et de la sélection le lieu sera mis en place 3 mois avant la retraite afin d’assurer une organisation optimale et l’atteinte des résultats escomptés. Ce dossier sera soumis à la Bm pour avis. A la fin de la retraite, un plan d’actions des recommandations sera établi et mis en œuvre avant la prochaine retraite. Le niveau de mise en œuvre du plan d’actions sera présenté par le CG lors des missions d’appui à la mise en œuvre de la Bm.
II.2.3. CONSTITUTION DES DIFFERENTES CELLULES DE L’UNITE INTEGREE a) Principes
En vue d’une meilleure utilisation des ressources humaines disponibles et dans la perspective de créer plus une grande synergie entre les projets de l’unité intégrée, les modalités de déploiement du personnel de l’unité de coordination se font sur la base de trois principes directeurs qui s’énoncent comme suit :
i. Chaque action (fonction) administrative transversale (gestion de carburant, gestion de fourniture, gestion des immobilisations…) de l’unité intégrée est assurée par un même agent désigné par le CG en concertation avec les points focaux.
ii. Toutes les interventions des agents doivent s’inscrire dans le cadre de la mutualisation des moyens ;
iii. Un projet peut être doté d’un personnel technique spécifique.
Ainsi, les fonctions telles que : la gestion budgétaire, les immobilisations, les stocks et la paie sont confiés à un membre de l’équipe financière de l’unité l’intégrée en fonction de ses aptitudes. En tout état de cause, tout agent peut, selon les besoins du service, être appelé à intervenir sur tous les autres projets.
Au total, l’organisation administrative et financière regroupera, pour les quatre projets, la structuration suivante :
b) Unité Gestion financière et administrative Cette unité comprend sept employés :
1) Un Responsable administratif et financier (RAF) ; 2) Un Chef Comptable ;
3) Deux comptables ;
4) Trois Assistants Comptables dont un sur la part Etat.
c) Unité Passation des Marchés
Cette unité comprend quatre employés :
1) Deux Spécialistes en Passation des Marchés ; 2) Deux assistants en passation des marchés.
d) Unité Suivi-évaluation
Cette unité comprend quatre employés :
1) Trois Spécialistes en Suivi-évaluation dont un sur part Etat.
2) Un Assistant Technique chargé des projets pilotes
e) Cellule Surveillance et MRV
Cette unité comprend sept employés :
1) Un Spécialiste SIG, Responsable de la Cellule ; 2) Un Spécialiste SIG, chargé de l’inventaire forestier ;
3) Un Spécialiste SIG, chargé de l’inventaire des gaz à effets de serre ; (GES) 4) Deux Spécialistes SIG, chargés de la surveillance spatiale des terres ; 5) Un chargé des inventaires forestiers (part Etat)
6) Un chargé de la surveillance spatiale des terres (part Etat).
f) Cellule de Communication et Mobilisation des Parties Prenantes (CCMP) Cette unité comprend quinze employés :
1) Un Responsable de la Communication ; 2) Deux chargés de communication ;
3) Un chargé de communication multimédia et de l’informatique ; 4) Une chargée des relations avec les parties prenantes (part Etat) ; 5) 10 animateurs communautaires REDD+.
Il est à noter que cette unité comprend plus d’employés que les autres du fait de besoin de sensibilisation sur le mécanisme REDD+. Sur le long terme, le nombre du staff sera réduit à trois.
part Etat ;
2) Un Spécialistes en Sauvegarde Environnementale ; 3) Un Spécialiste en Sauvegarde Sociale ;
h) le groupe de Spécialistes spécifiques (cas de PROGEP-CI et WACA) 1) Un Spécialiste des pesticides (PROGEP-CI),
2) Un Spécialiste en chimie environnementale (PROGEP-CI), 3) Un Spécialiste en gestion du littoral (WACA).
i) Pool de Secrétariat
Cette cellule est composée de quatre assistantes :
1) Une Chargée d’Administration (Office Manager) 2) Une secrétaire de Direction ;
3) Trois assistantes, dont une sur part Etat
II.3. Description des organes
Le PROGEP-CI, le FCPF REDD+, le PIF et le WACA sont placés sous la tutelle du Ministère en charge de l’Environnement. Le cadre institutionnel de gestion des projets de l’unité intégrée est constitué des organes cités ci-dessous :
II.3.1. Le Comité de Pilotage (CP)
Le Comité de Pilotage (CP) est l’organe d’orientation et de suivi des projets. A ce titre, il a pour attribution de superviser et coordonner les relations entre les Ministères de tutelles et les partenaires techniques et financiers. Il donne des orientations sur les plans d’actions de mise en œuvre des projets.
Les projets REDD+ et le PIF ont le même Comité de pilotage. Quant au projet WACA et au PROGEP-CI, ils disposent en propre d’un Comité de pilotage. Le CP donne son avis sur les PTBA présenté par le Comité Technique (CT).
Les vice-présidences du CP sont assurées par le Ministère en charge de l’Agriculture (MINADER) au titre du PROGEP-CI, par le Ministère des Eaux et Forêts au titre de la REDD+ et du PIF et par le Ministère en charge des ressources animales et halieutiques en ce qui concerne le WACA.
Le Comité de pilotage de la REDD+ et du PIF est formé par la réunion du Comité National (CN) et du Comité technique interministériel (CTI) de la REDD+ en session unique.
Le Comité de Pilotage de la REDD+ et du PIF est ainsi composé de :
- Le Premier Ministre ou son représentant : Président ;
- Le Ministre chargé de l’environnement ou son représentant : Secrétaire ;
- Le Conseiller du Président de la République en matière d’environnement et de forêts ;
- Un Représentant du Ministre chargé des Eaux et Forêts ; - Un Représentant du Ministre chargé de l’Economie ;
- Un Représentant du Ministre chargé du Plan et du Développement ; - Un Représentant du Ministre chargé de l’Agriculture ;
- Un Représentant du Ministre chargé des Infrastructures ; - Un Représentant du Ministre chargé de la Décentralisation ; - Un Représentant du Ministre chargé des Mines et Energie ;
- Le Directeur Général de l’Environnement et du Développement Durable ; - Le Directeur Général de la SODEFOR ;
- Le Directeur Général de l’OIPR ; - Le Directeur Général de l’ANADER ; - Le Directeur Général du CNRA ; - Le Directeur Général du BNETD ;
- Deux représentants des Organisations non gouvernementales opérant dans le secteur de l’Environnement et du Développement Durable ;
- Deux représentants des communautés rurales ;
- Un représentant de la Fédération des Industries du Bois ; - Un représentant de la Fédération des agro-industries.
Le comité de Pilotage DGM : Le comité de pilotage DGM est composé de représentants des 8 régions couverts par le FIP et de 7 observateurs comme suit :
- Un représentant de la Région Nawa, Président ;
- Un représentant de la Région de Gbêkê ; Vice-Président ; - Un représentant de la Région du Guémon ; Secrétaire Général - Un représentant de la Région de Cavally ;
- Un représentant de la Région de Nzi ; - Un représentant de la Région de Moronou ; - Un représentant de la Région de San-Pédro ; - Un représentant de la Région de Iffou
- Deux représentants de la SODEFOR - Un représentant de l’OIPR
- Un représentant de l’ANADER - Un représentant du SEP-REDD - Un représentant de l’OI-REN
vote tandis que les observateurs sont des personnes-ressources qui donnent des avis techniques sur tout sujet ou document relatifs à la mise en œuvre du projet DGM.
Le comité de Pilotage du PROGEP-CI, est ainsi composé :
- Le représentant du Ministre chargé de l’Environnement, Président ; - Le représentant du Ministre chargé de l’Intérieur ;
- Le représentant du Ministre chargé de l’Industrie et des Mines ; - Le représentant du Ministre chargé de la santé ;
- Le représentant du Ministre chargé de Recherche Scientifique ; - Le représentant du Ministre chargé des Eaux et Forêts ;
- Le représentant du Ministre chargé du Budget ;
- Le représentant du Ministre chargé de l’Economie et des Finances ; - Le représentant du Ministre chargé de l’Agriculture ;
- Le représentant du Ministre chargé du Commerce ; - Le représentant du Ministre chargé des transports ;
- Le Coordonnateur Général de l’IUAP et responsable du PROGEP-CI est chargé du Secrétariat du Comité de pilotage.
Remarque : Pour ce qui est du WACA, les Comités de Pilotage et Technique seront mis en place en place au début de la mise en œuvre du projet.
La fréquence des réunions est semestrielle. Toutefois, le CP peut se réunir en session extraordinaire chaque fois que de besoin. La session extraordinaire a lieu à la demande de deux tiers (2/3) des membres du CP.
II. 3.2. Les Comités Techniques (CT) Il y a trois Comités Techniques (CT) :
- Le Comité technique du PROGEP-CI ;
- Le Comité technique de la REDD+ et du PIF ; - Le Comité technique du WACA.
Les CT valident les PTBA des projets avant leur transmission aux CP pour avis.
Le Comité Technique PROGEP-CI est présidé par le Ministère de l’Agriculture et composé comme suit :
• Le Directeur Général des Productions et de la Sécurité Alimentaire ;
• Le Directeur Général en charge de l’Environnement ;
• Le Directeur Général des Douanes ;
• Le Directeur de la Protection des Végétaux, du Contrôle et de la Qualité ;
• Le Coordonnateur Général et responsable du PROGEP-CI ;
• Le Coordonnateur National du Programme de Gestion des Produits Chimiques ;
• Le Sous-Directeur de la Protection des Cultures ;
• Les Points Focaux de Conventions de Bamako, Bâle, Rotterdam et Stockholm ;
• Le Point Focal du Ministère de l’Environnement au Ministère auprès du Premier Ministre chargé du Budget et du Portefeuille de l’Etat ;
• Le Point Focal du Ministère de l’Environnement au Ministère auprès du Premier Ministre chargé de l’Economie et des Finances ;
• Le Président du CropLife ou son représentant ;
• Le Président de l’AMEPHCI ou son représentant.
Le CT de la REDD+ et du PIF comprend un groupe de travail interministériel et un Secrétariat technique du groupe de travail. Il comprend :
• Le Représentant du Ministre en charge de l’Environnement : Président ;
• Le représentant du Ministre chargé de l’Agriculture ;
• Le représentant du Ministre chargé du Commerce ;
• Le représentant du Ministre chargé des Transports
• Le Directeur Général en charge de l’Environnement et du Développement Durable ;
• Le Directeur Général en charge des Eaux et Forêts ;
• Le Directeur Général de la SODEFOR ;
• Le Directeur Général de l’OIPR ;
• Le Directeur Général de l’ANADER ;
• Le Directeur Général du CNRA ;
• Le Directeur Général du BNETD ;
• Deux (02) représentants des Organisations Non Gouvernementales opérant dans le secteur de l’Environnement et du Développement Durable ;
• Deux (02) représentants des Communautés rurales ;
• Un (01) représentant de la Fédération des Industries du bois ;
• Un (01) représentant de la Fédération des Agroindustriels.
II. 3.3. L’Unité Intégrée d’Administration des Projets (UIAP)
L’Unité Intégrée d’Administration (UIAP) est composée des cellules suivantes : - Cellule de Coordination Générale (CCG) ;
- Cellule de Passation des Marchés (CPM) ;
- Cellule de Gestion Financière et Comptable (CGF) ; - Cellule de Suivi-Evaluation (CSE) ;
- Cellule de Sauvegarde Environnementale et Sociale (CSES) ; - Cellule de Communication et Sensibilisation (CCOM) ;
- Cellule de Surveillance et MRV (CSMRV).
- Pool Secrétariat
- Groupe d’Appui Technique (en gestion des pesticides et chimie environnementale)
Les projets seront gérés par l'Unité intégrée d’administration de projets (UIAP) qui est
II. 3.3.1. La Cellule de Coordination Générale (CCG)
La CCG est composée du Coordonnateur Général, de l’ATI et des points focaux-projets.
II. 3.3.1.1. Intérims et représentations des Coordonnateur Général et des Points Focaux-Projets
REGLES DE GESTION :
1- Lorsque le Coordonnateur Général est empêché, son intérim est assuré par un point focal-projet de l’UIAP, qu’il désigne par une note de service.
2- Lorsqu’un point focal-projet est empêché, son intérim est assuré par un autre point- focal projet de l’UIAP désigné par le Coordonnateur Général.
3- Un état des dossiers en instance doit être préparé par celui qui s’absente pour mise en œuvre par l’intérimaire.
L’intérimaire ne gère que les affaires courantes et ne peut à ce titre prendre de nouveaux engagements (signature de contrats, passation des marchés, …).
L’intérim prend fin, au terme de la date indiquée par la note de service. A la fin de l’intérim, un compte rendu administratif et financier de la période est préparé par l’intérimaire avec copie à la coordination générale.
4- L’intérim ne donne droit à aucune indemnité à l’intérimaire.
5- Les intérims de plus de quinze jours seront gouvernés conformément aux procédures administratives en vigueur.
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, COMPTABLES ET FINANCIERES
REF : II-
ORGANIGRAMME INSTITUTIONNEL ET DESCRIPTION DES ORGANES
Rédigé le : 31/08/16 FCPF REDD+,
PIF, DGM, WACA, PROGEP-CI
Description des organes Révisé le : 31/12/17
II.3.3.1.2. La mutualisation des moyens
En vue de créer une synergie et d’optimiser la gestion des ressources des projets de l’unité intégrée, il est adopté le principe de mutualisation des moyens. Par mutualisation des moyens, il faut entendre la mise en commun des ressources disponibles au niveau de chaque Projet dans les formes et limites ci-après.
Dans le cadre de l’unité intégrée, la mutualisation revêt trois formes : - La mutualisation des services ;
- La mutualisation des ressources humaines et dans les domaines respectifs de leurs compétences ;
- La mutualisation du matériel roulant et des moyens logistiques (véhicules de pools ou de liaison).
La mutualisation se fait dans les limites ci-après :
− les véhicules de liaison sont mutualisés
− les véhicules et équipements affectés à des travaux spécifiques ne peuvent être mutualisés
− les véhicules et équipements affectés aux points focaux-projets, ne peuvent être mutualisés que sur autorisation écrite ou par courriel des points focaux concernés.
L’utilisation du matériel roulant se fait conformément à l’article 21 de l’arrêté interministériel n 026 du 19/01/2018
Principes généraux :
1- Chaque projet dispose de moyens et de ressources qui lui sont propres. Pour couvrir les besoins d’un projet en cas d’urgence, les points focaux peuvent convenir d’étendre à l’unité intégrée l’utilisation de biens supplémentaires non initialement identifiés comme tels. Le CG prend alors les décisions qui est actée et archivée.
2- Il en est de même pour le personnel. Ainsi, un agent d’un projet donné, peut être mis en activité pour le compte de l’autre projet, par une simple requête du RAF sur saisine d’un des Points focaux-projets de l’unité intégrée. Le RAF devra en informer l’employeur de l’agent et le responsable en Charge du Suivi-évaluation pour une mise cohérence de la requête avec les besoins propres à chaque Projet sur requête d’un point focal projet, le requérant devra en informer le RAF et le Coordonnateur Général.
3- Le déclenchement de la procédure de mutualisation des moyens, par le Coordonnateur Général, cette procédure ne nécessite pas l’ANO de la Banque mondiale.
4- Ce manuel décrit la situation actuelle de l’UIAP, en cas de besoins la composition des différents organes pourrait être renforcée en quantité et en qualité
La mission du Coordonnateur Général est d'assurer, en conformité avec les accords de financement, de dons, des documents de projets (PAD, manuels d’exécution, les manuels de Sauvegardes Environnementale et Sociale, de procédures administratives, comptable et financière, les manuels de Suivi-Evaluation) et les procédures fiduciaires de la Banque mondiale, les tâches suivantes :
- La coordination générale, stratégique et opérationnelle de tous les projets au sein de l’UIAP ;
- La cohérence et les synergies entre les activités des différents projets ainsi que la mutualisation des compétences au sein de l’Unité Intégrée.
- Au plan du rapportage, il est responsable de la consolidation et de la soumission à la Banque mondiale des rapports d’étape, de suivi financier et de progression trimestriels, semestriels et annuels pour chaque projet, ainsi que de la préparation de la revue à mi-parcours et du rapport d’achèvement de chaque projet.
- Il est le principal interlocuteur stratégique des partenaires techniques et financiers soutenant les projets confiés à l'Unité Intégrée ainsi que de l’ensemble des
ministères et organismes impliqués dans ces projets.
- Il certifie la conformité des budgets, des plans d’activités annuels des projets au sein l’UIAP avant l’approbation de l’IDA
Le coordonnateur général est appuyé dans ses tâches par un Assistant Technique International qui assure le contrôle-qualité de tous les documents soumis à sa signature sur la base des documents projets. Pour ce faire, il apporte un appui en amont et en aval aux points focaux et leurs équipes pour l’élaboration des PTBA, PPM, TdR, rapports d’étude et de suivi et tout autre document relatifs aux projets
II.3.3.1.4. Les attributions du point focal-projet
Le point focal-projet est responsable des tâches suivantes dans le cadre de la mise en œuvre de son projet :
- Assurer la mise en œuvre des PTBA ; - Organiser les missions de supervision ;
- Assurer l’élaboration des rapports d’avancement technique et financier des projets ; - Certifier la conformité des budgets, des plans d’activités annuels avant soumission
au CG ;
- Approuver les engagements de dépenses effectuées sur la base de lettres, de bons de commande ou de contrats et marchés ;
- Assurer les fonctions d’administrateurs et d’ordonnateur de crédits délégués du projet ;
- Viser et transmettre les ordres de paiement à effectuer au Contrôleur Financier et à l’Agent Comptable détachés auprès du projet ;
- Faire transmettre les Demandes de Retrait de Fonds à la Dette Publique ;
- Faire organiser les audits ;
- Assurer les relations avec les partenaires du projet.
Les points focaux-projets sont aidés dans leurs missions par des spécialistes spécifiques à chaque projet. Il s’agit :
- pour le PROGEPCI, du spécialiste en chimie environnementale et du spécialiste en pesticides.
- pour le WACA, du spécialiste en Gestion du littoral.
Ces spécialistes peuvent être sollicités par les autres projets.
II. 3.3.2. La Cellule de Passation des Marchés (CPM)
La CPM est chargée de l’élaboration des PPM, de la conduite, de la régularité des opérations de passation des marchés, et de la gestion des contrats en étroite collaboration avec les techniciens des autres cellules de l’IUAP. A ce titre, elle est responsable de :
- L’élaboration et la mise à jour des plans de passation de marchés ;
- L’élaboration des dossiers d’Appel d’Offres en liaison avec les Cellules Techniques ; - La préparation des avis spécifiques et des dossiers d’appel d’offres ainsi que des
demandes de proposition pour les services de consultants, tout en veillant à leur publication ;
- La participation systématique à toutes les séances d’ouverture des offres en qualité d’observateur et de participants à l’évaluation des offres, en qualité de rapporteur de la commission ;
- La préparation et la participation aux missions de supervision et de revue a postériori des marchés par la Bm ou des audits indépendants par des consultants externes ;
- Du bon archivage de toutes les pièces nécessaires à la revue a posteriori des auditeurs et des missions de supervision.
ET FINANCIERES
ORGANIGRAMME INSTITUTIONNEL ET DESCRIPTION DES ORGANES
Rédigé le : 31/08/16 FCPF REDD+,
PIF, DGM, WACA, PROGEP-CI
Description des organes Révisé le : 31/12/17
II. 3.3.3. La Cellule de Gestion Financière et Comptable (CGF) La CGF a pour rôle de :
- gérer les ressources financières et matérielles;
- gérer et assurer la sauvegarde du patrimoine des projets ;
- suivre la mise à jour du manuel des procédures comptables et financières;
- respecter les procédures de contrôle interne comptable ;
- assurer l’enregistrement des données dans le système des données informatisés;
- assurer l’exécution financières et administratives des projets;
- tenir les registres comptables de l’UIAP ;
- animer le système de reporting auprès des Points Focaux-Projets du Coordonnateur Général, du Ministère de tutelle, du Ministère de l’Economie et Des Finances et de la Banque mondiale ou de tout autre PTF, le cas échéant ;
- organiser et faciliter les missions de supervision de la Banque mondiale et des autres PTFs ainsi que les missions d’audit internes et externes des projets.
La Gestion financière et comptable des Projets sera effectuée à l’aide du logiciel de gestion de projet TOM2PRO en vue de la production des états financiers et des DRF.
L’organisation comptable et financière comprendra outre le Responsable Administratif et Financier et ses collaborateurs, un Agent Comptable et un Contrôleur Financier dûment affectés auprès de chaque projet ou groupe de projets de l’UIAP. La CGF et les équipes de l’AC et du CF travaillent en étroite collaboration.
Dans le cadre de l’élaboration des budgets des Projets, des lignes de crédit sont inscrites autant pour le bailleur que pour l’Etat (Contrepartie).
• le compte désigné, ouvert à la BCEAO et alimenté par les Demandes de Retraits de Fonds (DRF);
• le compte projet, approvisionné par la Banque mondiale, à travers le compte désigné (alimenté par les DRF) ;
• le compte projet Etat, approvisionné par le Trésor à travers les ressources de contrepartie de l’Etat ;
• les comptes Ressources Propres, approvisionnés par les produits de ventes de Dossiers d’Appels d’Offres (DAO) et les produits financiers liés à la rémunération des soldes créditeurs de comptes bailleurs (trésorerie dormante).
• les sous-comptes dédiés aux projets ouverts dans des banques commerciales recevront des avances destinées aux structures (SODEFOR et l’OIPR) de mise en œuvre des Projets sous l’UIAP. Cela ne s’applique qu’au PIF pour l’instant.
II. 3.3.4. La Cellule de Suivi-évaluation (CSE)
La Cellule de Suivi-évaluation (CSE) est responsable de la planification et du suivi évaluation des projets au sein de l’UIAP. Elle veille à l’atteinte des indicateurs conformément aux cadres de résultats de chacun des projets de l’UIAP.
De manière spécifique, elle est chargée :
- - d’appuyer l’UIAP à la mise en place et à l’opérationnalisation du système de suivi- évaluation;
- - d’apporter un appui au renforcement des capacités des acteurs de l’UIAP, à l’élaboration des outils de suivi-évaluation, à la prise en main et à l’utilisation des logiciels appropriés de suivi;
- -de produire les rapports d’activités semestriels des différents projets avec la contribution des autres cellules de l’UIAP ;
- - de collecter les données et de produire les rapports semestriels de suivi- évaluation ;
- Les détails du suivi-évaluation de chaque projet sont consignés dans le manuel de suivi-évaluation spécifique à chaque projet au sein de l’UIAP.
II. 3.3.5. La Cellule Communication et Mobilisation des Parties Prenantes (CCMPP)
La Cellule Communication et Mobilisation des Parties Prenantes (CCMPP) est responsable de l’élaboration des stratégies et plans de communication, ainsi que de leur mise en œuvre.
La cellule a pour missions :
- Assurer la visibilité des actions des projets en Côte d’Ivoire et sur le plan international ;
- Assurer la mobilisation et l’implication des parties prenantes dans les différents processus des projets ;
- Coordonner et assurer les actions d’éducation, de sensibilisation et de communication des projets en mettant l’accent sur la communication de développement ;
- Fixer les objectifs et suivre les résultats des différentes actions ou campagnes de sensibilisation et de communication ;
- Assurer la gestion des relations-presse ;
- Assurer la gestion des relations publiques par l’organisation des activités évènementielles et mettre l’accent sur une communication institutionnelle
projets ;
- Utiliser divers canaux et supports de communication (internet, presse, radio de proximité) en vue de renforcer l’efficacité des actions du projet auprès des cibles des projets ;
- Analyser les résultats des actions de communication sur les cibles et proposer des actions correctives si nécessaire ;
- Préparer en étroite collaboration avec les autres services de l’UIAP les messages stratégiques pour les missions de sensibilisation ;
- S’assurer de la diffusion des messages : acheter les espaces publicitaires, alimenter le réseau en supports de communication ;
- Assurer la couverture médiatique des activités des projets ; réaliser les dossiers de presse, la pige média, et les press book ;
- Assurer l’organisation des évènements des projets (ateliers, conférences, séminaires) ;
Les animateurs communautaires sur le terrain ont pour missions de :
- S’insérer dans le tissu social communautaire afin de recueillir les attentes des populations en matière de gestion durable des forêts ;
- Faciliter la mise en place des activités des projets de l’UIAP en lien avec les communautés concernées ;
- Servir de relai entre les communautés à la base et l’UIAP ;
- Assurer la coopération avec les bénéficiaires et acteurs concernés ; - Contribuer à la réussite des activités de l’UIAP en obtenant l’adhésion des
populations et partenaires locaux concernés ;
- Participer à la planification et à la réalisation d’activités au niveau local ;
- Collecter les informations nécessaires à une mise en œuvre efficace des activités de l’UIAP.
II. 3.3.6. Cellule Sauvegardes Environnementale et Sociale (CSES)
La cellule a pour missions de :
- Assurer la supervision et la coordination des actions conformément aux dispositions nationales et aux politiques / directives de sauvegardes des partenaires techniques et financiers en matière de protection et de gestion de l’environnement ;
- Veiller à l’élaboration et à la mise en œuvre (des dispositions et recommandations) des instruments de sauvegardes environnementale et sociale de tous les projets et sous-projets ;
- Accompagner les promoteurs / organes d’exécution / bénéficiaires (des projets et sous-projets) dans la prise en compte des aspects environnementaux et socio-
économiques dans la planification-conception et l’exécution des projets, sous- projets et activités ;
- Veiller à l’opérationnalisation / fonctionnement des Mécanismes de Règlement des Plaintes des projets ;
- Gérer les relations avec les structures extérieures (dont les structures Etatiques) en charge de la protection et la gestion de l’environnement ;
- Assurer la vulgarisation des instruments de sauvegardes des projets en lien avec la Cellule Communication et Sensibilisation ;
- Assurer la prise en compte des aspects genre dans les projets et sous-projets au sein de l’UIAP ;
- Veiller à la mise en œuvre du manuel de gestion du genre et des violences faites aux femmes ;
- Veiller à l’élaboration et à l’opérationnalisation / fonctionnement du Système d’Information sur les Sauvegardes / garanties de Cancun (SIS) dans le cadre du Mécanisme REDD+ CI.
II.3.3.7. Cellule Surveillance et MRV
Elle est chargée de :
- Coordonner les activités du système National de Surveillance des Forêts (SNSF) ; - Assurer le suivi de la déforestation / dégradation forestière, de la reforestation, de
l’utilisation des terres et produire les statistiques associées ; - Appuyer les inventaires forestiers et l’estimation des facteurs
d’émissions/absorptions relatifs aux changements d’affectations des terres au niveau national et à l’échelle des projets et programmes ;
- Appuyer le contrôle-qualité / assurance-qualité des produits cartographiques sous- nationaux et nationaux alimentant le SNSF ;
- Réaliser et mettre à jour les inventaires de GES pour le secteur de l’Agriculture Foresterie et Autres Terres (AFAT) à l’échelle nationale et pour les projets sous- nationaux ;
- Assurer la notification périodique des inventaires de GES ;
- Gérer les bases de données relatives aux activités des projets et les facteurs d’émissions ;
- Évaluer les réductions des émissions relatives aux actions REDD+ voire d’autres projets ;
- Mettre en place un système d’alerte précoce de la déforestation en liaison avec les autres départements ministériels.
II.3.3.8. Le Pool Secrétariat