4. Guide des procédures bancaires et comptables
Les Banques, les VMP et les comptes de placement ... 3
1. Procédures internes générales ... 3
a) Toutes banques ... 3
I. Les ouvertures de comptes ... 3
II. Mise à jour des signatures ... 3
III. Fermeture de comptes ... 4
IV. Bonnes pratiques ... 5
2. Procédures internes spécifiques à chaque banque ... 5
b) Le LCL ... 5
I. Les interlocuteurs du LCL ... 5
II. La banque en ligne ... 7
III. Les demandes de chéquiers ... 7
IV. Les virements ... 7
V. Les prélèvements ... 8
VI. Dépôt d’espèces ... 8
VII. Cartes bancaires ... 8
VIII. Terminal TPE (paiement par carte bancaire) ... 9
c) La Société Générale ... 9
I. Les interlocuteurs de la Société Générale ... 9
II. La banque en ligne ... 9
III. Les demandes de chéquiers ... 10
IV. Les virements ... 10
V. Les prélèvements ... 10
VI. Dépôt d’espèces ... 11
VII. Cartes bancaires ... 11
VIII. Terminal TPE (paiement par carte bancaire) ... 11
3. Les valeurs mobilières de placement (VMP) ... 11
4. Placements des paroisses en gestion à la curie ... 12
La comptabilité bancaire ... 13
1. Procédures Comptables ... 13
a) Les enregistrements d’écritures bancaire ... 13
I. Le chéquier, pour les paiements par chèque ... 13
II. Les remises de chèques, pour les encaissements ... 13
III. Le relevé de banque, pour les prélèvements et les virements ... 13
2. Rapprochements bancaires ... 13
b) Pourquoi un rapprochement bancaire ? ... 14
c) Procédure à suivre ... 14
Les Banques, les VMP et les comptes de placement
L’ADN a négocié 2 contrats groupe, le principal avec le LCL et, plus récemment, avec la Société Générale afin de travailler avec les mêmes interlocuteurs pour l’ensemble de l’ADN, d’assurer une plus grande sécurité des transactions, de négocier des conditions tarifaires favorables et de bénéficier d’une rémunération des comptes courants.
1. Procédures internes générales
Toutes les ouvertures, fermetures, délégations de signatures, demande de carte de dépôt, demande de carte de paiement, accès au comptes via les banques en ligne se font par le biais de l’économat diocésain, avec la signature de l’Econome.
Une seule adresse mail à l’économat diocésain pour toutes vos demandes relatives à votre compte bancaire :
a) Toutes banques
I. Les ouvertures de comptes
Les ouvertures de comptes ne peuvent être effectuées que par un représentant légal de l’Association Diocésaine de Nanterre (l’Evêque ou l’économe diocésain). Toute autre ouverture serait illégale.
Toute ouverture de compte ne pourra être effectuée qu’au LCL ou à la Société Générale.
Prendre contact avec l’économat diocésain.
Dans le cadre de l’Association Diocésaine de Nanterre, le libellé d’un compte ne peut être nominatif et l’adresse est obligatoirement celle d’une paroisse ou d’un service de l’association.
La procédure d’ouverture de compte est la même que pour la mise à jour des signatures (cf. ci- dessous), il est simplement nécessaire de contacter au préalable l’économat diocésain pour obtenir un nouveau numéro de compte et lui communiquer toutes les informations nécessaires (nom du compte, adresse, nom et coordonnées de chacun des signataires).
II. Mise à jour des signatures
Contacter l’économat diocésain pour indiquer le nom des nouveaux signataires et transmettre la copie recto-verso des pièces d’identité en cours de validité (par mail ou par la poste).
L’ADN édite la délégation de signature, et la transmet à la paroisse pour signatures.
Retour par courrier, de l’original à l’évêché.
L’original est alors signé par l’Econome Diocésain puis transmis au LCL ou à la Société Générale qui procède à la mise à jour.
Une fois signé par l’Econome, l’économat vous transmet par mail la délégation de pouvoirs pour classement dans votre dossier.
Remarque :
Les personnes chargées de la comptabilité ne peuvent avoir de délégation de signature les autorisant à signer les chèques ou les virements.
Par contre, il est recommandé de les mentionner sur cette délégation de pouvoir tout en leur donnant des pouvoirs restreints : le retrait des chéquiers, l’endossement des chèques, la remise des chèques et espèces en banque et la préparation des virements sur les banques en ligne.
Une double signature est obligatoire pour tout règlement supérieur à 50 000 € en paroisse et 5 000 € pour les services et aumôneries.
Comptes autres que LCL et SG
Demander une délégation de pouvoir à l’économat de l’évêché et effectuer directement les démarches auprès de votre banque. Ces comptes sont appelés à disparaître définitivement.
III. Fermeture de comptes
Nous suivons les recommandations de la Conférence des Evêques de France et de nos commissaires aux comptes en réduisant progressivement le nombre de comptes et en les regroupant au sein de 2 établissements bancaires.
Objectif : un seul compte par paroisse.
Important : avant toute fermeture de compte :
o Vérifier que tous les chèques ont été débités (sinon attendre impérativement un délai d’un an et huit jours à partir de l’émission du dernier chèque, non débité) avant de les annuler et les comptabiliser en profit.
o Procéder à la résiliation des prélèvements automatiques en place sur le compte.
En termes comptables, le rapprochement bancaire doit être effectué et ne faire apparaître aucune opération en attente. (Sur les procédures de rapprochement bancaire, cf. § III)
Prévenir l’économat diocésain qui adressera à la banque un courrier en recommandé avec accusé de réception pour demander la fermeture du compte en précisant sur quel compte verser le solde.
Détruire ou rendre à la banque tous les chèques non utilisés, les cartes de dépôt, les cartes bancaires.
Lorsque la fermeture sera effective, vous recevez un dernier relevé de compte indiquant sa situation à la date de la clôture et le virement de son solde (si solde résiduel) sur le compte de destination.
IV. Bonnes pratiques
Lorsque vous contactez l’économat ou le service client de vos banques, indiquez le numéro de compte concerné.
Signalez immédiatement les anomalies de dépôt d’espèce au guichet de l’agence et transmettez au plus vite les documents utiles (ticket de l’automate, adresse de l’agence où le dépôt a été réalisé …) à l’économat ou à la banque.
Soyez vigilants avec les e-mails. Il y a beaucoup de tentatives d’escroquerie et de mails malveillants qui imitent parfaitement l’allure d’organismes officiels. Vérifiez toujours l’adresse complète de l’émetteur de l’e- mail.
En cas de perte ou de vol de votre carte bancaire, faites opposition immédiatement auprès du service carte bancaire du LCL ou de la SG.
Les codes d’accès ou les clés d’accès aux sites des banques sont personnels et
confidentiels. Afin de ne pas être bloqué sur vos opérations courantes, il est nécessaire de prévenir l’économat diocésain des changements de personnel à venir, ceci nous permet de préparer l’arrivée des nouveaux venus et de leur fournir ainsi les accès utiles.
2. Procédures internes spécifiques à chaque banque b) Le LCL
I. Les interlocuteurs du LCL
Afin de répondre rapidement à vos questions ou de résoudre vos problèmes, le LCL est organisé en plusieurs Back-office spécialisés.
Le Service Clients : [email protected],
Vous pouvez les solliciter pour tous les événements généraux liés au fonctionnement de votre compte.
Le back-office opérations de paiement : tel 01 55 46 33 37 / fax 02 37 32 74 86 Adresse postale : LCL OSCE 22135, 7 rue Charles Paradinas 92110 Clichy Ce back-office traitera vos demandes suivantes :
- Réception de vos virements, - Bon A Exécuter,
- Commande de chéquiers,
- Recherche / Réclamation sur moyens de paiement.
SVP Banque électronique : tel 09 69 36 39 97, choix n° 3 sur le serveur vocal
Ils vous assisteront sur l’utilisation de la banque en ligne, la manipulation et l’enrôlement de votre Token (clés de sécurité).
Service gestion carte CB Visa Affaires : tel 04 42 90 01 01
Pour gérer au quotidien tous les événements liés à votre carte bancaire : - Gestion,
- Recherches
- Sécurité (mise en opposition).
Enfin, vous avez la possibilité de gérer vos demandes et/ou réclamations à partir du site de la banque, en choisissant l’option « Demande numérisée » dans le menu Services & Outils.
- Renseignez votre compte
- Sélectionnez le thème et le sous-thème lié à votre demande / réclamation - Joignez les fichiers d’accompagnement de votre demande / réclamation - Expliquez-vous dans les lignes de commentaires
Votre demande / réclamation sera automatiquement dirigée vers le back office concerné, selon le thème que vous avez sélectionné.
II. La banque en ligne
Pour accéder à la banque en ligne ou procéder à la mise à jour des accès, chaque paroisse ou aumônerie doit prendre contact avec l’économat diocésain.
L’accès au site LCL (https://www.lcl.fr/entreprise) est sécurisé via une clé d’accès (le Token ou LCL identité), ou via un logiciel qui ne peut être installé que sur un smartphone (le m- identité).
Ce logiciel est dépendant de votre téléphone, ce qui veut dire que si vous changez de téléphone, il faut commander un nouveau m-identité.
Ces autorisations d'accès sont strictement personnelles, ce qui implique que pour un même compte, il est nécessaire de définir, par personne, les services auxquels elle a le droit d'accéder.
Visualisation du compte
Saisie des virements
Signature / validation des virements
Demandes numérisées
Il convient de distinguer la saisie d’un virement et la validation de ce virement. Ces deux opérations doivent être réalisées par deux personnes différentes, le valideur/signataire du virement doit avoir la délégation de signature sur le compte, la personne en charge de la saisie doit être mentionnée sur la délégation de pouvoirs, avec des pouvoirs limités.
III. Les demandes de chéquiers
Pour éviter tout risque de fraude, nous vous conseillons de ne pas demander un envoi par la poste mais d’aller directement retirer vos chéquiers en agence. Chaque chéquier engage la responsabilité de l’ensemble de l’ADN. Les chéquiers doivent être conservés au coffre.
La commande de chéquier doit être signée par un signataire autorisé et transmise au LCL via le site de la banque, avec l’option Demande Numérisée.
Si vous n’êtes pas abonné à ce service, transmettre la demande par mail à l’adresse banques@diocèse92.fr
IV. Les virements
Désormais, tous les virements sont appelés « virements Europe » (virements SEPA) cependant les paroisses ne peuvent effectuer que des virements vers un bénéficiaire ayant un compte en France. Pour effectuer un virement au sein de l’Europe ou à l’étranger, il vous faut contacter l’économat diocésain.
Remarque : Les virements saisis doivent être validés (signés) par l’utilisateur habilité afin d’être exécutés par la banque. La date d’exécution d’un virement non signé sera automatiquement reportée par le système à la prochaine date de traitement possible.
Il est demandé d’effectuer les ordres de virement en ligne et de ne plus utiliser de virement manuel (sauf exception).
Si toutefois vous n’avez pas accès à la banque en ligne, vous pouvez faire exécuter un virement manuel en envoyant un Fax au back office virements.
Votre document sur papier à entête doit comporter :
La date d’exécution du virement
L’IBAN du compte à débiter et son intitulé,
L’IBAN du compte à créditer et son libellé,
Le montant en euros
Le nom du signataire
Ce document doit être signé par un signataire connu de la banque (présent sur la délégation de pouvoir).
Il vous sera facturé des frais d’exécution.
V. Les prélèvements
Si vous souhaitez mettre en place un prélèvement récurent ou ponctuel pour régler un fournisseur, conservez une copie du mandat que vous avez signé, ou fait signer par un signataire connu de la banque.
Ce mandat contient le numéro d’immatriculation de votre fournisseur (ICS) et la référence unique de mandat (RUM).
Ces deux informations vous seront indispensables si vous avez à intervenir auprès de la banque pour faire stopper les prélèvements.
VI. Dépôt d’espèces
Les agences de proximité sont équipées d’automates et acceptent de moins en moins les remises d’espèces au guichet.
Carte CLE (Carte Libre Ecran) munie de son code secret. Cette carte est gratuite, faire la demande auprès de l’économat diocésain.
Avec cette carte, selon les automates installés en agence, il est aussi possible d’effectuer des remises de chèques.
Si vous êtes confrontés à un problème lors de la remise, (panne de l’automate, ticket absent ou erroné), faites-le constater si possible au guichet de l’agence concernée.
Transmettez ensuite à l’économat tous les éléments en votre possession permettant de justifier l’anomalie.
Vous pouvez aussi soumettre votre réclamation via l’option « demande numérisée » de la banque en ligne LCL.
VII. Cartes bancaires
Le curé de chaque paroisse ou le responsable de chaque aumônerie (après accord du prêtre modérateur) peut demander une carte bancaire notamment pour effectuer les achats en ligne.
Cette carte est strictement personnelle. Prendre contact avec l’économat diocésain.
VIII. Terminal TPE (paiement par carte bancaire)
Les paroisses peuvent demander l’ouverture d’un contrat TPE.
Pour connaître les conditions tarifaires et faire ouvrir un contrat prendre contact avec l’économat diocésain.
Les frais par transaction et les commissions sont débités sur le compte de la paroisse, l’abonnement est pris en charge par l’ADN.
L’économat diocésain se charge de contacter le prestataire et de compléter le dossier.
c) La Société Générale
I. Les interlocuteurs de la Société Générale
A la différence du LCL, la Société Générale ne donne pas un accès direct à ses back-offices métiers.
Vous pouvez donc contacter par mail les adjointes de la relation client pour vos questions, commandes de chéquiers, commandes de sacs et pochettes pour les dépôts d’espèces ou demandes sur le fonctionnement de votre compte.
Nathalie Basmadjian : [email protected]
Sulvie Ragel : [email protected]
Le chargé d’affaires en charge des comptes du Diocèse
Arnaud Masson : [email protected] Deux numéros spécifiques sont aussi à votre disposition :
- SOGECASH NET : 08 25 04 10 40 pour vos interrogations sur l’utilisation de la banque en ligne
- Cartes Affaires : 01 42 13 11 46
II. La banque en ligne
Pour accéder à la banque en ligne ou procéder à la mise à jour des accès, chaque paroisse ou aumônerie doit prendre contact avec l’économat diocésain.
L’accès au site Société Générale (https://entreprises.societegenerale.fr/) est sécurisé via un logiciel SECURE Access que vous pouvez installer sur votre ordinateur mais aussi sur votre téléphone ou tablette (maximum 5 installations pour un utilisateur).
Ces autorisations d'accès sont strictement personnelles, ce qui implique que pour un même compte, il est nécessaire de définir, par personne, les services auxquels elle a le droit d'accéder.
Visualisation du compte
Saisie des virements
Signature / validation des virements
Demandes numérisées
Il convient de distinguer la saisie d’un virement et la validation de ce virement. Ces deux opérations doivent être réalisées par deux personnes différentes, le valideur/signataire du virement doit avoir la délégation de signature sur le compte, la personne en charge de la saisie doit être mentionnée sur la délégation de pouvoirs, avec des pouvoirs limités.
III. Les demandes de chéquiers
Pour éviter tout risque de fraude, nous vous conseillons de ne pas demander un envoi par la poste mais d’aller directement retirer vos chéquiers en agence. Chaque chéquier engage la responsabilité de l’ensemble de l’ADN. Les chéquiers doivent être conservés au coffre.
La commande de chéquier doit être signée par un signataire autorisé et transmise par mail à la Société Générale.
IV. Les virements
Il est demandé d’effectuer les ordres de virement en ligne et de ne plus utiliser de virement manuel (sauf exception).
Remarque : Les virements saisis doivent être validés (signés) par l’utilisateur ayant les habilitations pour cela. Tous les virements saisis et non validés à la date d’exécution demandée sont automatiquement annulés par la banque.
Si toutefois vous n’avez pas accès à la banque en ligne, vous pouvez faire exécuter un virement manuel en envoyant soit un mail à notre chargé de clientèle, soit un Fax au back office virements.
Votre document sur papier à entête doit comporter :
La date d’exécution du virement
L’IBAN du compte à débiter et son intitulé,
L’IBAN du compte à créditer et son libellé,
Le montant en euros
Le nom du signataire
Ce document doit être signé par un signataire connu de la banque (présent sur la délégation de pouvoir).
La Société Générale vérifiera la réalité de cette demande de virement en appelant l’émetteur concerné.
Ce virement manuel, qui doit rester exceptionnel, sera tarifé 18€ (en 2021).
V. Les prélèvements
Si vous souhaitez mettre en place un prélèvement récurrent ou ponctuel pour régler un fournisseur, conservez une copie du mandat que vous avez signé, ou fait signer par un signataire connu de la banque.
Ce mandat contient le numéro d’immatriculation de votre fournisseur (ICS) et la référence unique de mandat (RUM).
Ces deux informations vous seront indispensables si vous avez à intervenir auprès de la banque pour faire stopper les prélèvements.
A noter qu’il est possible de déterminer un plafond pour chaque prélèvement. Cela vous permet d’éviter les erreurs dues à des anomalies de facturation, le prélèvement supérieur au plafond autorisé est rejeté par la banque.
VI. Dépôt d’espèces
Les agences de proximité sont équipées d’automates et acceptent de moins en moins les remises d’espèces au guichet.
La carte de dépôt automatisée vous permet de réaliser vos dépôts d’espèces dans les automates. Cette carte est gratuite, vous pouvez faire une demande de carte auprès de l’économat.
Si vous êtes confrontés à un problème lors de la remise, (panne de l’automate, ticket absent ou erroné), faites-le constater si possible au guichet de l’agence concernée.
Transmettez ensuite à l’économat tous les éléments en votre possession permettant de justifier l’anomalie.
VII. Cartes bancaires
Le curé de chaque paroisse ou le responsable de chaque aumônerie (après accord du prêtre modérateur) peut demander une carte bancaire notamment pour effectuer les achats en ligne.
Cette carte est strictement personnelle. Prendre contact avec l’économat diocésain.
VIII. Terminal TPE (paiement par carte bancaire)
Les paroisses peuvent demander l’ouverture d’un contrat TPE.
Pour connaître les conditions tarifaires et faire ouvrir un contrat prendre contact avec l’économat diocésain.
Les frais par transaction et les commissions sont débités sur le compte de la paroisse, l’abonnement est pris en charge par l’ADN.
L’économat diocésain se charge de contacter le prestataire et de compléter le dossier.
3. Les valeurs mobilières de placement (VMP)
La Conférence des Evêques de France recommande fortement aux paroisses de ne pas détenir de Valeurs Mobilières de Placement.
L’Association Diocésaine de Nanterre a mis en place un service de gestion du patrimoine, ouvert aux paroisses, afin de mutualiser ses ressources. (cf infra § placements des paroisses, mises en gestion à la Curie)
Dans ce contexte, la détention direct en paroisse de valeurs mobilières de
placement est interdite depuis 2012
4. Placements des paroisses en gestion à la curie
La Curie diocésaine a mis en place, depuis plusieurs années, un service de gestion de portefeuille pour toute l’ADN.
Vous avez la possibilité de déposer et de retirer de l’argent à tout moment, afin de gérer au mieux votre trésorerie. La rémunération de ces placements est fixée annuellement par le Conseil Diocésain aux affaires économiques.
Pour les retraits, il vous suffit d’adresser le document-modèle complété par mail ou fax à l’Evêché : [email protected]
Aucun retrait ne sera effectué sans la signature du Curé de la paroisse Merci d’utiliser le modèle de demande joint en annexe
Pour les versements, un virement à l’ADN suffit. N’oubliez pas de préciser qu’il s’agit d’un versement sur compte de placement par mail à la comptabilité en cas de virement (sur le compte LCL TAA).
Sur demande, nous vous envoyons un extrait de compte pour votre paroisse avec le récapitulatif de tous les mouvements, ainsi que la rémunération décidée pour l’année écoulée.
Nous vous demandons de contrôler attentivement cet extrait et de vous manifester, si nécessaire auprès de la comptabilité de l’évêché :
Mail : [email protected]
L’écriture comptable du revenu versé est passée par le service comptable de la Curie dans vos comptes en date du 31/12 :
Journal d’OD
31/12/N 455 2---
764 250 00 Intérêts 31/12/N
à intérêts 31/12/N 526,33
526,33
La comptabilité bancaire
1. Procédures Comptables
Chaque compte en banque doit faire l’objet dans la paroisse de :
Son propre classeur pour le classement des pièces comptables
Son propre journal comptable dans Sage
a) Les enregistrements d’écritures bancaire
Ces enregistrements sont effectués à partir de trois sources :
I. Le chéquier, pour les paiements par chèque
Tous les chèques émis doivent être enregistrés, dans l’ordre chronologique et dans l’ordre du chéquier. Le n° de pièce d’enregistrement doit être inscrit sur le talon, afin de pouvoir facilement retrouver la pièce.
Lorsqu’un chèque est annulé, vous devez découper en bas à gauche du chèque le n° de celui- ci (style code barre) et le coller sur le talon du chéquier, afin d’être sûr que le chèque est bien inutilisable.
II. Les remises de chèques, pour les encaissements
Sage propose un bordereau de remise de chèques qui permet de générer une écriture automatique en comptabilité. Si vous ne l’utilisez pas, faites une écriture à la date du dépôt des chèques en banque.
III. Le relevé de banque, pour les prélèvements et les virements
Vous devez les enregistrer à partir du relevé de banque pour n’en oublier aucun, mais toujours en vous appuyant, en même temps, sur les pièces comptables : factures prélevées, ordres de virement…
2. Rapprochements bancaires
En fin de mois, lorsque vous avez passé toutes vos écritures, vous devez procéder au rapprochement bancaire.
Cette étape est obligatoire, elle vous permet d’avaliser vos écritures, de surveiller les chèques non débités et de corriger les erreurs de saisie. C’est la seule façon de s’assurer qu’il n’y a pas de recette ou de dépense oubliée ou comptabilisée deux fois.
b) Pourquoi un rapprochement bancaire ?
Cette opération permet d’analyser la différence entre le compte comptable bancaire (512) et le solde du relevé de banque à la même date.
Exemple : Si le 30 du mois, le compte 512 a une valeur de 350 € et le relevé de banque est de 250 €, on doit nécessairement retrouver les écritures comptables expliquant les 100 € d’écart.
Le plus souvent, il s’agit d’écritures de fin de période, non encore prise en compte par la banque.
Il peut aussi se trouver dans ces écritures des chèques qui auraient dû être débités depuis longtemps ou des ordres de virement non exécutés... Il faut donc surveiller les différents mouvements concernés.
Rappel : un chèque non débité, et qui n’a pas été retourné à la paroisse pour annulation, doit être conservé en comptabilité un an et huit jours.
c) Procédure à suivre
La procédure à suivre est simple :
Sur Sage : « général » puis « pointage » puis « pointage ».
La date de pointage doit être la date de fin du relevé pointé (et non la date du jour où vous le faites sur Sage)
Vérifier que le solde de votre relevé de banque en début de mois correspond au solde de vos écritures rapprochées du mois précédent.
Pointer les écritures une à une, dans l’ordre du relevé de banque.
Lorsque toutes les écritures sont pointées, le solde des écritures rapprochées doit être égal au centime près au solde bancaire de la même période.
Lorsque tout est bon, vous imprimez les écritures non rapprochées et vous faites des recherches sur ce qui « traîne » anormalement.
Attention :
Le moindre décalage de centime doit être recherché et ajusté. Il ne faut en aucun cas conserver d’erreurs d’un mois sur l’autre, sans quoi il est impossible de s’y retrouver.
