MUTUELLE DES SAPEURS-POMPIERS DE PARIS 104, avenue de Fontainebleau
94270 LE KREMLIN BICETRE
PROCES-VERBAL DE LA REUNION
DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE LA MUTUELLE DES SAPEURS-POMPIERS DE PARIS
Ce procès-verbal contient :
1-ordre du jour 9-pages 9-annexes
Précédent Conseil d’administration : jeudi 19 décembre 2019
DU MERCREDI 8 AVRIL 2020
A 14 h00
MUTUELLE DES SAPEURS-POMPIERS DE PARIS
104 avenue de Fontainebleau 94270 LE KREMLIN-BICÊTRE
C O N V O C A T I O N
Le président de la mutuelle des sapeurs-pompiers de PARIS, vous prie de bien vouloir assister à la réunion du conseil d'administration qui aura lieu le :
Mercredi 8 avril 2020 à 14 H 00 Conférence téléphonique
Organisée à la caserne de sapeurs-pompiers Masséna 3 rue Darmesteter
75013 PARIS
ORDRE DU JOUR
1. Approbation du procès-verbal du conseil d’administration du 19 décembre 2019, 2. Point de situation sur le maintien des activités suite à la survenance du COVID-19 3. Compte-rendu de la gestion morale et financière de la mutuelle pour l’exercice 2019,
3.a Présentation des états financiers (comptes annuels / rapport de gestion / rapport sur les procédures d’élaboration et de validation de l’information financière et comptable) par le trésorier,
3.b Avis du comité d’audit sur les états financiers 2019,
3.c Avis du commissaire aux comptes sur les états financiers 2019, 3.d Arrêté des comptes et adoption des rapports présentés.
4. Vie sociale et statutaire
4.a Modification des statuts
4.b Modification du règlement mutualiste,
4.c Validation de l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale.
5. Travaux de l’audit interne : le plan annuel d’audit 2019/2020 et rapport de l’audit interne
6. Compte rendu et intervention des présidents de commissions (gestion des risques, action sociale) et du président du comité d’audit,
7. Questions diverses.
Conformément aux dispositions prévues dans le cadre de la loi d’urgence (Ordonnance n°2020- 321 du 25 mars 2020) pour tenir compte du risque épidémique covid-19, le président, monsieur Philippe ANTOINE, a proposé que le conseil d’administration prévu pour l’arrêté des comptes soit organisé au moyen d’une conférence téléphonique. Le numéro de téléphone et le code de conférence ont été communiqués à l’ensemble des administrateurs le mardi 7 avril 2020 par le directeur, monsieur Olivier DEVE, en supports mail et SMS.
Administrateurs présents :
- Monsieur Philippe ANTOINE *100,0 % - Monsieur Jacky BOUTIN 60,0 %
- Monsieur Pascal DEL PICCOLO 100,0 %
- Monsieur Marc DUBALLET 100,0 %
- Monsieur Jean-Pierre FELIX 100,0 % - Monsieur Jean-Luc GALLY 80,0%
- Monsieur Georges GOUSSOT 100,0 % - Monsieur Daniel GRANGIER 80,0 % - Madame Annie GRIVOT 100,0 % - Monsieur Eddie GROLIER 100,0 % - Monsieur Jean-Charles LEGRAS 80,0 % - Monsieur Kevin LEMAISTRE 100,0 % - Monsieur Fabrice MAYAUD 80,0 % - Madame Geneviève OBRIST-DUBRAY 100,0 % - Monsieur Claude PENTURE 100,0 % - Monsieur Arnaud PERDIGON 80,0 %
- Monsieur Patrick PIN 60,0 %
- Monsieur Hugues TROUILLIEZ 80,0 %
*taux de présence des administrateurs lors des conseils d’administration organisés sur les 12 derniers mois.
Administrateurs excusés :
- Monsieur Jean-Luc COSNARD 60,0 % - Madame Emilie TAUVRON 40,0 %
Le quorum étant atteint, la séance est ouverte à 14h05.
PROCES-VERBAL DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Du mercredi 8 avril 2020
Le président, ouvre la séance en remerciant messieurs François CAILLET et Amar HAMZAOUI, représentant le cabinet GEA pour la mission de commissariat aux comptes pour leur présence.
Ensuite, il rappelle l’ordre du jour.
1°) Approbation du procès-verbal du conseil d’administration du 19 décembre 2019 Le président précise que la version de ce procès-verbal présentée en amont a été revue par les membres du bureau et monsieur Patrick PIN, responsable de la fonction clé conformité.
En l’absence de remarque sur cette version, le président demande aux administrateurs de bien vouloir se prononcer sur son approbation.
Acceptation à l’unanimité
2°) Point de situation sur le maintien des activités suite au COVID-19
Le président rappelle les mesures opérationnelles mises en place au sein de la mutuelle face à la survenance de l’épidémie du COVID-19. Dès le vendredi 13 mars, tous les déplacements ont été suspendus et l’accès aux bureaux de la mutuelle a été interdit. Des mesures d’arrêt de travail ont été facilitées pour le personnel ayant des enfants à garder. En raison de la baisse d’activité, du personnel a été également mis en chômage partiel. A ce jour, sur 17 personnes en place, 2 personnes sont présentes physiquement dans les locaux de la mutuelle.
Par service, la situation des effectifs est la suivante :
• Dans le service prestations, une personne est présente dans les locaux pour traiter le courrier et les mails, contre 5 personnes en période normale ;
• Dans les services secrétariat/caution, une personne est également présente dans les locaux ;
• Au sein du service comptabilité, le responsable comptable a été mis en télétravail de façon permanente ;
• Le directeur, le trésorier, le contrôleur interne et la responsable communication sont en télétravail.
En termes d’activité, la distribution du courrier intervient 3 jours dans la semaine, le nombre d’appels téléphoniques a été également réduit. Une communication a été faîte à l’ensemble des adhérents par courrier électronique sur l’organisation mise en place en période de confinement.
Pour assurer le maintien des activités, l’accueil téléphonique et les canaux numériques continuent d’être opérationnels (mail, site web, application mobile).
Monsieur François CAILLET demande si des prestations complémentaires résultant du covid- 19 seront prises en charges par la mutuelle.
Le président rappelle que les interventions sur soins dans le cadre du covid-19 sont couvertes par la sécurité sociale. Certaines hospitalisations, séjours en réadaptation pourraient être financés par la mutuelle. Cependant, à ce stade, les conséquences financières résultant de l’épidémie ne sont pas encore connues. Le montant des remboursements santé ont été réduits de moitié depuis le 23 mars comparativement à la période pré-covid.
Monsieur Amar HAMZAOUI interroge sur le rattrapage des soins qui s’organisera sur la période de déconfinement.
Il est difficile d’anticiper les intentions des adhérents, le président fait remarquer que les plannings des professionnels de santé ne sont pas extensibles pour opérer l’ensemble de ce rattrapage.
Monsieur Jean-Charles LEGRAS indique que la fréquence des réunions de la commission gestion des risques augmentera sur les prochaines semaines afin de suivre l’évolution de ces consommations.
3°) Compte-rendu de la gestion morale et financière de la mutuelle pour l’exercice 2019
3.a Présentation des états financiers (comptes annuels / rapport de gestion / rapport sur les procédures d’élaboration et de validation de l’information financière et comptable) par le trésorier
Le président laisse la parole au trésorier, monsieur Eddie GROLIER pour présenter la situation comptable et financière de l’exercice clos au 31 décembre 2019.
Le trésorier présente les états suivants :
• l’évolution des produits et charges entre 2018 et 2019,
• les agrégats en format assurance et de l’évolution du bilan comptable.
Il fait état des faits majeurs concernant l’exercice 2019 :
• La revalorisation du capital décès pour les assurés de +65 ans qui passe de 1500 € à 3000 €.
• La mise en place d’un contrat dépendance en inclusion du contrat santé MSPP.
• La distribution d’une offre facultative sur la couverture perte de revenus proposées aux agents de la fonction publique. Cette couverture est assurée par la MGP.
Monsieur Claude PENTURE demande des précisions sur le montant de la rétrocession MGP.
Le montant de la commission MGP représente 3 % du montant des primes prélevées aux adhérents. Celle concernant l’année 2019 n’est pas encore versée à ce jour.
Le résultat de l’exercice fait état d’une perte de -638 K€ contre -90 K€ pour l’exercice précédent. Cette année a été marquée par la constatation d’une provision pour dépréciation de 181 K€ sur les obligations SENVION et par une hausse des remboursements de prestations santé de 527 K€.
Monsieur Patrick PIN propose que la gratuité du contrat dépendance accordée pour les 6 premiers mois des incorporés fasse l’objet d’une délibération par le conseil d’administration.
Le président propose que cette délibération intervienne sur le conseil d’administration qui se réunira après la tenue de l’assemblée générale.
La comparaison du budget de frais de gestion avec le réalisé 2019 est présentée par le directeur.
Des dépassements budgétaires sont intervenus sur la masse salariale du personnel civil, les
affranchissements et le matériel de bureau. Pour pallier aux retards dans le remboursement des prestations santé, des postes de décompteur ont été ouverts. Sur le 1er semestre 2019, ceux-ci ont été effectués par des intérimaires. Afin de se professionnaliser, un sachant « mutuelle » a été recruté en août 2019 pour prendre la gestion du service prestations santé. L’enveloppe allouée pour conduire les projets avec le prestataire informatique CIM n’a pas été entièrement consommée, par manque de ressources disponibles au sein de CIM (tiers payant généralisé, nouvelle version de l’application mobile).
La présentation des comptes de bilan n’appelle pas de remarques particulières. La parole est laissée aux membres du comité d’audit.
3.b Avis du comité d’audit sur les états financiers 2019
Monsieur Daniel GRANGIER, président du comité d’audit donne un avis favorable sur les comptes. Le directeur opérationnel a présenté la synthèse des comptes 2019 au comité d’audit le 23 mars 2020. Durant cette réunion, il a été noté que l’opinion du commissaire aux comptes sera sans réserve sur la certification des comptes 2019.
Concernant le suivi de l’élaboration de l’information financière sur la formation du résultat en 2019 et de l’augmentation décidée des cotisations, il sera important d’être vigilant en 2020. La hausse prévue de 5% des cotisations permet au mieux d’espérer être à l’équilibre fin 2020 hors prise en compte des impacts éventuels du Covid-19.
Un point de situation est également réalisé sur les missions d’audit externalisées en 2020 et 2021. Elles porteront sur les process comptabilité et sur la gestion des adhésions/cotisations.
Suite à une consultation effectuée auprès de 3 sociétés, le cabinet Grant-Thornton a été retenu sur la base de critères d’analyse des offres préalablement déterminés dans le cahier des charges.
En 2019, les audits externes ont porté sur les placements et sur un second volet des systèmes d’informations.
3.c Avis du commissaire aux comptes sur les états financiers 2019
Le président donne ensuite la parole au commissaire aux comptes, monsieur François CAILLET, qui présente ses travaux et les conclusions correspondantes :
• la mission s’appuie davantage sur le contrôle interne de 1er et 2nd niveaux réalisés en interne, sur les missions d’audit externalisées,
• la revue de la procédure paie durant l’intérim réalisé en décembre 2019,
• l’absence d’anomalie significative sur l’analyse des comptes à la clôture.
Il est envisagé de certifier les comptes annuels sans réserve et avec néanmoins une observation sur le COVID-19 : la direction n'ayant pas connaissance d'incertitudes significatives qui remettent en cause la capacité de la mutuelle à poursuivre son exploitation à la date d’arrêté des comptes. Le président a apporté des premiers éléments d’appréciation sur la situation actuelle dans le point n°2. La justification des appréciations s’appuie sur deux zones de risques : les prestations et les provisions techniques rattachées ainsi que les cotisations.
3.d Arrêté des comptes et adoption des rapports présentés
Les différentes présentations étant effectuées, le président propose de valider les rapports de gestion et celui sur les procédures d’élaboration et de validation de l’information financière et comptable, puis de procéder à l’arrêté des comptes annuels au titre de l’exercice 2019 qui se conclut par un résultat de -638 K€.
Acceptation à l’unanimité
Pour ce résultat, le président propose d’affecter la perte 2019 en « autres réserves » lors de la prochaine assemblée générale.
Acceptation à l’unanimité
Le président remercie les commissaires aux comptes pour le travail accompli.
4°) Vie sociale et statutaire 4.a Modification des statuts
Le président présente les propositions de modifications statutaires qui ont été revues par la commission conformité. Les modifications envisagées sont énumérées :
• la prise en compte de la mise en place du nouveau dispositif de couverture maladie universelle complémentaire (CMUC) ;
• la mise en œuvre de la résiliation infra-annuelle ;
• les précisions apportées sur les compétences de l’assemblée générale en termes de mise à jour des cotisations et de la grille des remboursements ;
• la nomination d’un salarié avec voix consultative au conseil d’administration ;
• l’inclusion du contrat dépendance dans le contrat MSPP ;
• le rappel des critères d’honorabilité et de compétence pour le dirigeant opérationnel ;
• l’ajout d’attributions effectuées par le comité d’audit.
Le président, en l’absence de remarque, demande aux administrateurs de se prononcer sur les propositions de modifications des statuts à soumettre au vote de la prochaine assemblée générale.
Acceptation à l’unanimité 4.b Modification des statuts
Celles envisagées sur le règlement mutualiste sont ensuite énumérées :
• la mise en œuvre de la résiliation infra-annuelle ;
• les précisions apportées sur les conditions de rattachement des enfants et la possibilité de revenir en tant qu’ayant droit une seconde fois.
Le président demande au directeur de prendre en compte les erreurs de forme soulignées par madame Geneviève OBRIST-DUBRAY en séance sur les deux supports.
Après prise en compte de ces corrections, le président demande aux administrateurs de se prononcer également sur les modifications concernant le règlement mutualiste.
Acceptation à l’unanimité
4.c Validation de l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale
Le président propose de dérouler le projet de texte de résolutions et l’ordre du jour qui a été communiqué en amont.
Monsieur Patrick PIN souligne une erreur date concernant l’assemblée générale intervenue en 2019.
Après prise en compte de cette correction, le président demande d’approuver le texte des résolutions de l’assemblée générale 2020.
Acceptation à l’unanimité
5°) Travaux de l’audit interne : le plan annuel d’audit 2019/2020 et rapport de l’audit interne
Monsieur Jean-Charles LEGRAS, responsable de la fonction audit interne, présente son rapport couvrant l’ensemble du périmètre d’intervention de l’audit interne.
Ce rapport est actuellement articulé en trois parties : rappel du périmètre audité, évaluation du fonctionnement de dispositif de contrôle interne, stratégie pluriannuelle d’audit. Monsieur LEGRAS précise que sa mission s’appuie sur le suivi des recommandations émises dans les précédents audits, excepté le processus comptabilité qui sera examiné pour la première fois en 2020. Il s’agit du dernier processus à revoir sachant que celui-ci est supervisé par le directeur, diplômé d’expertise comptable et par le commissaire aux comptes dans le cadre de sa mission légale.
La synthèse des résultats tout audits confondus pour 2019 fait apparaitre une légère évolution dans le suivi des recommandations de 70 à 73% et ce malgré un contexte RH délicat. L’année 2020 devrait permettre une plus grande fluidité dans le contrôle interne, celui-ci étant confié à une seule et même personne titulaire d’une formation IFACI.
Le plan d’audit annuel 2020-2021, présenté ce jour, a été validé par le comité d’audit. Sur 2020, les missions suivantes seront externalisées à Grant Thornton :
• le suivi du processus adhésions/cotisations,
• le suivi de la comptabilité.
Le président remercie monsieur Jean-Charles LEGRAS pour la qualité des travaux accomplis.
6°) Compte rendu et intervention des présidents de commissions (gestion des risques, action sociale, conformité) et du président du comité d’audit
Monsieur Daniel GRANGIER n’a pas d’autres points à souligner autres que ceux déjà évoqués en point N°3.
Monsieur Jacky BOUTIN, membre du comité d’audit fait appel à candidature afin que d’autres administrateurs viennent intégrer le comité.
Monsieur Jean-Luc GALLY, le président de la commission d’action sociale précise que les secours sont désormais traités par mail. A ce jour 5 demandes sont instruites par la commission.
Monsieur Georges GOUSSOT, pour la commission gestion des risques, fait savoir que les indicateurs de suivi sont restés stables en 2019 :
• l’écoulement des prestations santé est supérieur aux prévisions de 200 K€ sur l’ensemble de l’année 2019 ;
• l’écoulement de la PSAP constituée à l’ouverture est de 99 % au 31 décembre 2019, contre 94 % sur l’année précédente ;
• la valorisation des placements financiers à fin 2019 est supérieure à celle de fin 2018 grâce aux conditions de marché plus favorables.
Monsieur Patrick PIN, responsable de la commission conformité, travaille actuellement avec les 2 autres membres de la commission sur le projet de mandat gestion qui sera conclu avec Actis. La réunion programmée du 9 mars a été annulée en raison du COVID-19.
7°) Questions diverses
Le président interroge les administrateurs sur d’éventuels sujets non débattus en séance. En l’absence de tels sujets, il remercie les administrateurs pour leur participation, fait part de l’épuisement de l’ordre du jour et clôt la séance à 15h15.
Philippe ANTOINE Président
