Séquence 1 : organiser une fonction Achats
2. Organiser les achats
Fondamentaux
• Pourquoi mettre en place une fonction Achats ? – Performance économique
– Equilibre des finances publiques – Efficacité
– Modernisation – Sécurité
– Responsabilité
Politique Contexte Enjeux Volonté
Immuable
Politique Achats Feuille de route
3 à 5 ans
Stratégique Opérationnel
Stratégies Achats
Annuel
• Comment ? -> par strates :
2. Organiser les achats
• But
– Répondre à un contexte, un enjeu – S’inscrire dans un projet politique – Atteindre des résultats concrets
• Organisation
– Pour répondre à ces objectifs – Avec les directions métiers – Avec les fonctions support – Avec les fournisseurs
Une organisation Achats pour servir un but
2. Organiser les achats
• Le matriciel : mal nécessaire ou accélérateur de performance ?
– Factuellement, tout est matriciel
• Organisation Ministères
• Organisation SAE
• L’analyse des dépenses
– Impossible d’ignorer la matrice
– Ne pas se laisser guider par les organigrammes
– Savoir travailler en matriciel est une force des Achats
=> Il faut être agile, influent et fin stratège
3. Mise en place de la fonction achats
• Les Achats ne sont pas une fonction support, mais une fonction stratégique
• Elle s’est énormément transformée en 30 ans
Commandes Devis
Ordre Facture
Approvisionnements Besoin
Production
Flux logistiques
Achats Transformation Stratégie
Ecosystèmes
Performance
3. Mise en place de la fonction achats
• Passer par les Achats n’est pas facultatif – RH : on ne recrute pas sans la DRH
– Finances : on ne construit pas un budget sans la DF – Achats : on n’achète pas sans la Direction des Achats
=> Les Achats sont aussi une fonction régalienne !!!
• La légitimité
– Se décrète : sponsorship Politique et SG – Mais surtout…
…..Se gagne :
par les actions et les succès au quotidien ! Sinon :
« Taisez-vous Michalon, je vous rappelle que votre fonction dans cette entreprise est
strictement ornementale »
3. Mise en place de la fonction achats
• S’engager et donner de la visibilité – La feuille de route à 3 ou 5 ans
– (en dessous trop court, au dessus trop incertain) – Intégrer tous les aspects
• Politique Achats
• Professionnalisation
• Process
• SI
• Performance
2016 2017 2018
Achats Responsables
Politique Ressources
Moyens Performance économique
Relation Fournisseurs Process
Gestion du risque
Mutualisation SI Achats
Professionnalisation Collaboratif
Organisation
13 M€ 13 M€ 13 M€
A fin 2015 A fin 2016 A fin 2017 A fin 2018
Ecriture Stratégie et
appel au secteur adapté Critères dans les AO Mesure performance Réunions Info et Sourcing Gestion Contractuelle Evaluation Développements de Centr’Achats et animation du Groupe de Travail ARF Choix du scénario et AO Déploiement Exploitation Reporting santé
fournisseurs Cartographie complète des risques
Fin des actions du chantier simplification et mise en application du nouveau CMP
Nouveau plan de formation avec la DGRH (Acheteurs et Prescripteurs) Renforcer la synergie avec les prescripteurs
Réflexion sur synergies Marchés et mise en place d’un CSP Appros
Stratégies et leviers Travail sur le besoin, analyse du hors marché, recherche de ruptures, négociations
16 M€ 16 M€ 16 M€
18 M€ 18 M€
20 M€
3. Mise en place de la fonction achats
Exemple 1
3. Mise en place de la fonction achats
2017 2018 2019 2020 2021
Performance
Process, méthodes
Système d’Informations Achats
Process et outils
Organisation ressourceset
Leviers Achats
Recrutements Formations
Centralisation V2
Dévpt des compétences V2
5 M€
Carto Achats
Dépendent des familles et des projets : travail sur le besoin, standardisation, massification, mutualisation, négociation, marchés de partenariat,…
15 M€ 25 M€ 30 M€
Extensions de périmètre d’intervention : Région, EPLE, CFA, OA, STIF,…
30 M€
Recrutements V2
5 M€ 20 M€ 45 M€ 75 M€ 105 M€
Exemple 2
3. Mise en place de la fonction achats
• La politique Achats est annuelle
S I A ch at s : E B e t co ût p ou r dé ci si on P ou rsu ite d u pl an d e pr of essi on na lisa tio n
Achats Responsables
Innovation et Commande Publique
Atteinte des objectifs de performance économique
4,2 M€ en 2014 7 M€ en 2015
Mutualisation de nos Achats avec d’autres entités (Collectivités, EPLE,…) Critères AO
Charte Médiation Relation Fournisseurs
Critères AO Pôles de compétitivité
Accès PME
3. Mise en place de la fonction achats
Mettre en place une mesure de la Performance
• Quelques règles :
– Méthode validée en Codir, avec le DG – Non discutable
– Achats récurrents et non récurrents, référence de calcul = budget – Gains de l’organisation, pas de la Direction des Achats
• Avoir une synchro Achats – Finances pour la construction budgétaire : Gains d’Achats : - Négos année n-1 - Paris année n - Suivi des consos
Budget
Budget intégrant les gains
d’achats
3. Mise en place de la fonction achats
• Instaurer un mode collaboratif
– Les Achats n’existent pas sans les Directions Métiers
– Attention, le contraire est (pour le moment) moins vrai…
=> Nous sommes obligés d’instaurer ce mode et de la faire fonctionner !
• Associer des compétences complémentaires – Techniques (prescripteurs)
– Achats
– Juridiques (marchés publics) – Finances (montages complexes) – Développement Durable
=> Bien définir le « qui fait quoi »
3. Mise en place de la fonction achats
Insuffler (progressivement) le changement de culture -> Performance
• Le modèle traditionnel des années 1990 - Application du CMP
- Modèle plutôt renforcé par les affaires pénales liées aux marchés publics (loi Sapin de 1993, destinée à lutter contre la corruption)
• Pas de prise de risque ou d’innovation
- Travail de codification des procédures souvent limité aux formules classiques : AOO et MAPA
- Recours insuffisant aux alternatives proposées par le CMP : variantes, petits lots, avances, négociation, accords-cadres…
• Faible sensibilité aux enjeux financiers (jusque là…)
3. Mise en place de la fonction achats
Insuffler (progressivement) le changement de culture -> Performance
• L’environnement du modèle : la force des habitudes
- Recours aux mêmes fournisseurs pour des raisons de confort ou de « commande » politique
- Invocation du risque de dégradation de la qualité de la prestation, voire du service public, en cas de changement de fournisseur ou d’action sur les prix
- Pas de politique Achats
• Les lacunes du modèle traditionnel :
- Très faible mobilisation des leviers d’achat ayant un impact sur le prix et la qualité - Des leviers peu utilisés : benchmarks, analyse en coût complet, négociation,
standardisation, massification, sourcing, calcul de la performance, analyse de la valeur
- Achat géré comme un acte administratif, et non économique
3. Mise en place de la fonction achats
Conduite du changement, suite et fin
• Pourquoi c’est compliqué
- Il y avait un avant les achats qui fonctionnait
- L’arrivée des acheteurs conduit les prescripteurs à certains renoncements : - Pensée unique sur le besoin
- Négociation
- Relation fournisseurs
• Quelques recettes (SGDG…)
- Se positionner en offreur de Service
- Comprendre les problèmes et apporter des solutions
- Communiquer sur le succès comme étant collectifs
3. Mise en place de la fonction achats
• Facteurs clefs de succès
– Soutien sans faille de la Direction Générale (SGA) – Présentation devant les Directeurs et le DG
• Feuille de route
• Politique annuelle – Communication régulière – Humilité & Détermination
• A éviter absolument
– Les zones de non-droit
– Les objectifs non chiffrés, non mesurables
– L’absence d’association des Directions Métiers
4. Prise en compte de l’environnement
• Interne
- Stratégie
- Besoins cruciaux de l’organisation : ne pas aller où on ne nous attend pas
- Organisation (BU,…) : identifier les parties prenantes - Rechercher des alliés : RH, DD,…
- Trouver les clefs pour que le SG s’approprie les Achats : quels sont les problèmes auxquels les achats peuvent répondre
• Externe
- Fournisseurs : relation à créer - Presse
- Faire rayonner la Fonction, en associant bien toutes les parties
prenantes internes
5. Organisation de la fonction Achats
Définitions
• Qu’est ce que l’acte d’achat ?
– Réaliser un Achat, c’est rechercher un fournisseur apportant la meilleure réponse en termes de couverture du besoin exprimé, de prix et de risques et se concluant par un contrat
• En quoi est-ce important de bien acheter ?
– Les Achats représentent une part importante la dépense d’une organisation :
• De 40% (public, entreprises privées de services ou à fort taux de production interne)
• A 90% (entreprises privées technologique et/ou à fort taux de sous-traitance)
• En quoi acheter est un métier ?
– Compétences spécifiques : négociation,…
– Posture : équilibre entre apporter un service et bousculer
– Positionnement clef dans les organisations : contre-pouvoir…ou pas…
5. Organisation de la fonction Achats
Process et Organisation Achats
• Qui achète dans une organisation ?
• Tout le monde…
- Les Directions opérationnelles - La Direction Générale
- Les Politiques - Les Acheteurs
- La Commande Publique
• Et tout le monde est persuadé de bien faire…
• Nécessité de mettre de l’ordre et d’expliquer - Qui fait quoi
- A quel moment
• C’est la procédure générale d’achats (par exemple)
Les acteurs du processus Achats
5. Organisation de la fonction Achats
Process et Organisation Achats
• Deux modes principaux possibles :
• Hiérarchique : tous les Acheteurs sont rattachés à la Direction des Achats
• Fonctionnel : rattachement aux Directions Opérationnelles
• Tendance forte : hiérarchique avec localisation géographique des acheteurs au plus près des directions opérationnelles
Quelle organisation mettre en place ?
Avantages Limites
Hiérarchique Filière Métier reconnue
Poids des achats dans la gouvernance
Absence de proximité avec les directions opétationnelles
Fonctionnel Proximité
Intégration Poids plus faible des Achats dans les arbitrages opérationnelles
5. Organisation de la fonction Achats
Organisation Achats Exemples d’organisation Achats
Achats Marchés Juridique Direction
• Par famille / segments - Energie
- IT
- Travaux - Par Direction
- Patrimoine (métier)
- Sud Ouest (géographique)
• Macro
Acheteurs Support
Performance
Process, méthode
Outils et SI
5. Organisation de la fonction Achats
Externalisation ?
Externalisation de la fonction achat
Externalisation partielle AMO Achat
(stratégie, gestion fournisseurs…)
Centrale d’achat
(UGAP – création d’un organisme…)
Externalisation de la gestion (ex : formation, parc auto…)
Multi-technique
Multi-services
Approche organique Approche filière
Pilotage nécessaire !
Facilitymanagement
5. Organisation de la fonction Achats
Organisation Achats
Dimensionnement (exemple 1)
5. Organisation de la fonction Achats
Organisation Achats Dimensionnement (exemple 2)
DGRH DSI DMG DIT DLAE DCS DFP DAFSS DESRTT COM Autres
Achats généraux Acheteur 1 R
Achats généraux x x
Véhicules, voyages, déplacements x x
Impression x x x x
Mobilier x x
Energies, transports, communication R (Transport) R
Energies x x
Transports (hors infras) x
Communication (hors prestations intellectuelles) x x x
Achats IT R R
Informatique x x x
Telecoms x
Equipements techniques R (EQP)
Equipements DLAE x
Denrées alimentaires x x
Achats travaux, MOE et maintenance R(Infras) R (DAP)
Bâtiment x x
Infrastructures ferroviaires x
Maîtrise d'Œuvre construction et BET x
Maintenance x x
Achats travaux, MOE et maintenance R
Bâtiment x
Maîtrise d'Œuvre construction et BET x
Maintenance x
Achats de prestations intellectuelles R R R R
Formations x x
Prestations de services x x x x x x
Conseil, AMO, études x x x x x x x x x x x
Performance, process et SI Achats
