REPUBLIQUE GABONAISE
Union – Travail - Justice
ORGANISATION NON GOUVERNEMENTALE
Siège social : Angondjie
Contacts : 06.73.00.78/04.65.37.65 /06.10.39.43 Email: contacts.ongmalachie.com
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Site Internet: www.ongmalachie.com N° compte : Loxia Emf 01100 – 37110 – 001203 - 30
Pa
Par William NDJAPOU, Consultant Cabinet juridique KALMAME’s Consulting
15 BP 300 Lomé Doumassesse (TOGO)
__________________________________________________________________
Mars 2019
Manuel de procédures de gestion
administratif, financière, comptable
et opérationnelle et Fiche technique
d’exécution des tâches
Avant-propos
Dans le cadre du renforcement de ses capacités institutionnelle, organisationnelle et opérationnelle, l’ONG Malachie se propose de se doter d’un manuel de procédure opérationnel de gestion administrative, financière, comptable. L’objectif de ce principe est d’amener les membres bénévoles et/ou volontaires et responsables du Bureau Exécutif de l’organisation à adopter des dispositions et à prendre des décisions allant dans le sens de l’amélioration de la visibilité et de la productivité de l’ONG tant au plan national qu’international et à implémenter pleinement au Gabon, les idées novatrices, principes et missions auxquels elle à adhérer. Il faut souligner que ce processus a été amorcé grâce aux soutiens techniques et financiers de la Présidente de l’ONG Malachie, Mme Pépécy OGOULIGUENDE et de Mlle Claude ADOUNGOU, une bénévole active.
Le travail de mise en place du présent manuel a débuté fin février 2012 et s’est poursuivi pendant un mois avec la facilitation d’un Consultant. Le processus de suivi par ce dernier et l’ONG Malachie pour l’élaboration de ce manuel a consisté à :
- La sensibilisation des membres du Bureau Exécutif de l’ONG Malachie et des bénévoles sur la nécessité d’un meilleur positionnement de la structure sur le plan local, régional et international ;
- Les éléments d’un plan d’action assorti d’un calendrier précis ;
- L’observation des activités de l’ONG Malachie et la descente sur le terrain ; - Les entretiens individuels par responsable de missions et/ou taches ;
- La lecture du cadre de fonctionnement et des différents rapports d’activités ; - La volonté de la présidente de voir se développer l’ONG Malachie ;
- L’engouement des membres bénévoles actifs à voir prospérer leur structure ;
Ce manuel, constitue le cadre de référence de toutes les interventions, manifestations et fonctionnement de l’ONG Malachie. Il est en d’autres termes le règlement intérieur qui régit la structuration et la dynamique de l’organisation. Pour ce dernier motif, son application est forcément conditionnée par son adoption au cours d’une assemblée générale des membres de l’organisation.
Son adoption par l’Assemblée Générale des membres de l’ONG Malachie contribuera énormément à l’amélioration des pratiques de gestion administrative et financière de l’ONG. Il a été élaboré en référence aux lois n°3/94 du 21 novembre 1994 portant Code du travail. et n°35/62 du 10 décembre 1962 relative aux associations qui servent de base pour tous employés ou employeurs au Gabon et toutes organisations associatives ou non gouvernementales.
SOMMAIRE
PREMIERE PARTIE
I- Brève description de l’ONG Malachie ________________________________5 II- Diagnostic et objectifs du Manuel_____________________________________6 2.1- Rapport préliminaire du 4 mars 2019_______________________________________6 2.2-Définition et objectifs du manuel de procédure________________________________7 III- Les principes d’actualisation du Manuel_______________________________8 3.1- La mise à jour__________________________________________________________8 3.2- La diffusion____________________________________________________________8 IV- Les principes de conservation du Manuel_____________________________10 4.1- Principe d’archivage___________________________________________________10 4.2- Principe de consultation_________________________________________________10 4.3- Version électronique____________________________________________________11 V- Structuration et fonctionnement de l’ONG Malachie____________________12 VI- Le Bureau Exécutif rénové de l’ONG Malachie________________________13
DEUXIEME PARTIE
I- Gestion administrative, financière et comptable _______________________13 - Séparation et définition des fonctions____________________________________15 - Enregistrement des opérations et protection du matériel de bureau___________16 - Gestion de la Communication__________________________________________18 - Procédures de gestion des achats/approvisionnements______________________18 - Procédure de gestion des formations____________________________________20 - Gestion des stocks___________________________________________________20
1.1- La gestion administrative de l’ONG__________________________________16 - Gestion du courrier (Entrées/Sorties) ___________________________________16 - Gestion du personnel (GRH)___________________________________________16 1.2- La gestion financière de l’ONG______________________________________25 - Trésorerie__________________________________________________________25 - Le Budget__________________________________________________________29 1.3- Procédure de gestion comptable_____________________________________33 - Cadre comptable____________________________________________________33 - Organisation comptable ______________________________________________34
TROISIEME PARTIE
I- Outils de gestion administrative_____________________________________39 - Fiche d’Adhésion à l’ONG____________________________________________39 - Ordre de Mission/Travail Malachie_____________________________________39 - Registre de courrier__________________________________________________40 - Procès-verbal de réunions (d’organisation)_______________________________41 - Fiche Logistique d’inventaire__________________________________________41 - Registre de stock____________________________________________________43 - Modèle de bon de commande__________________________________________44 II- Outils de gestion financière et comptable______________________________45 - Rapport financier mensuel____________________________________________45 - Modèle de livret de caisse mensuel______________________________________46 - Livre d’inventaire mensuel ___________________________________________46 III- Modèles de rapport technique______________________________________47 - Modèle de rapport de suivi de projet____________________________________47 - Fiche de suivi-évaluation______________________________________________51 - Plan de financement d’activité ou de projets (conseils pratiques) _____________55 - Fiche technique d’exécution de taches___________________________________56
PREMIERE PARTIE
I- Présentation de l’ONG Malachie
« Malachie » est une Organisation Non Gouvernementale de droit gabonais. Elle exerce depuis plus de 10 ans. Légalement reconnue par l’Etat gabonais et enregistrée sous le n°00263/MICLISPC/SG/SGA du 04 aout 2009 récépissé délivré par le Ministère de l’Intérieur, de l’Administration du territoire, des collectivités locales, de la décentralisation, chargé de la Citoyenneté et de l’Immigration.
« Malachie » est un mot issu de la bible chrétienne, il vient d’un prophète hébreu, du Ve siècle av. J.-C., et rédacteur biblique du Livre de Malachie, un des livres de l’Ancien Testament, qui est également le dernier livre des Écritures hébraïques, dans les bibles françaises modernes. Dans le canon juif il est le douzième et dernier des petits prophètes. Dans son sens originel, ce nom est symbole de fraternité et de bien ; ici, il nous renvoie à la devise de l’ONG qui est Amour, Partage et Solidarité.
« Malachie » est une ONG à caractère social et économique. Ses objectifs sont : la lutte contre la pauvreté, le développement durable et la promotion de l’égalité entre ‘genre’. D’ailleurs sa vision 10/10 pour le Développement Durable 2018-2028 s’inscrit dans ce cadre-là.
« Malachie » intervient dans plusieurs domaines, notamment la protection de la biodiversité, l’aide en cas de catastrophes naturelles, le soutien médical et la prévention notamment auprès des personnes vivantes avec le VIH/SIDA et les Droits de l’Homme et l’éducation, particulièrement auprès des couches sociales les plus vulnérables. Ses axes prioritaires sont l’humanitaire et le développement
« Malachie » vise une approche transversale de la pauvreté et intègre dans ses actions les instruments nationaux et internationaux, normatifs et politiques dans le cadre du développement national. Ainsi, l’Agende 63, les Objectifs du Développement Durable, la Vision du Programme des Nations Unies pour l’Environnement 2050 ou les Résolutions 1325 et 2250 des Nations Unies, le Plan Stratégique Gabon Emergent sont prises en compte.
« Malachie » depuis sa création a mené de nombreuses actions et projets dans les champs suivants : leadership, santé, autonomisation économique (de la femme et des jeunes), réinsertion professionnelle et sociale, financement communautaire, etc. Ses bénéficiaires cibles sont les femmes et les jeunes.
II- Diagnostic et objectif du Manuel
2.1. Rapport préliminaire du 4 mars 2019 Objectifs
Ce rapport préliminaire vise à dresser un état des lieux matériels et humains de l’ONG Malachie ainsi que de son fonctionnement, afin d’en dégager des axes de réflexions sur les aspects positifs et les difficultés du personnel (des membres principaux) et organes pour envisager une évolution ou amélioration
Méthodologie
Nous utilisons une approche holistique pour cette étude, toutefois, le questionnaire et l’entretien face to face (entrevue) avec les différents acteurs que nous avons pu rencontrer, ainsi que l’observation et la recherche et analyse documentaire des textes régissant le fonctionnement de l’ONG ont été les moyens de prédilection utilisés.
Perspectives
- Renforcement de capacités des agents de l’ONG,
- Elaboration (ou formation des agents à l’élaboration) de fiche signalétique de projets, de montage (standard) de projet
- Conseils pour l’amélioration de la communication et de l’entente entre les membres de l’ONG (Management)
- Développer les techniques de recherches de financement pour une prise en charge de l’ONG dans le financement de ses projets ou la rémunération de ses agents.
Plan du rapport :
1) Cadre de la structure d’accueil 2) Aspects positifs
3) Difficultés rencontrées 4) Conseils et recommandations
L’INTEGRALITE DE CET ETAT DES LIEUX EST DISPONIBLE AUPRES DE LA PRESIDENTE DE L’ONG MALACHIE
Conclusion
Ce rapport préliminaire dresse un tableau exhaustif de la structure qu’est l’ONG Malachie.
Cela nous permet d’avoir une idée d’ensemble des attentes, difficultés et perspectives.
Toutefois il faudra envisager à me signifier, la quintessence de mes missions de consultations tout en me fixant sur mon statut et en me laissant l’opportunité d’organiser ces trois (3) mois de stage professionnel/consulting.
2.2. Définition et objectifs du Manuel de procédure
Ce manuel de procédures formalise les principales procédures administratives, opérationnelles et de contrôle qui régissent les différentes fonctions au sein de l’ONG Malachie. Il couvre l’ensemble des opérations et des fonctions de l’Organisation. Il a pour objectifs de fournir un cadre formel d'exécution des activités à caractère administratif, comptable ; Garantir la continuité des méthodes de travail, malgré les mutations et réorganisations du personnel ; Définir les activités de tous les membres de l’ONG, Garantir un contrôle interne fiable ; Accroître la productivité du personnel (par l'optimisation des volumes d'informations à traiter, l'optimisation des circuits de traitement des informations et une automatisation accrue des traitements manuels).
III- Les principes d’actualisation du Manuel
Le manuel de procédures est un document susceptible d'être modifié et mis à jour au fur et à mesure de l'évolution de l’ONG et de ses activités.
3.1. Mise à jour
La mise à jour du manuel doit faire l'objet d'une note de service1 du Secrétariat Général de l’ONG. Une numérotation appropriée des notes de service relatives à l'actualisation du manuel doit permettre d'en suivre l'exhaustivité. La liste des types de procédures et des cycles d'opérations ne peut faire l'objet d'actualisation qu'à titre exceptionnel. Par contre, des ajouts éventuels peuvent être opérés concernant les procédures au sein de chaque cycle. La mise à jour du manuel peut être motivée par :
• des changements dans l’organisation ou les activités de l’ONG suivant les décisions de l’autorité;
• les modifications des systèmes et procédures dans le but d’améliorer les procédures existantes pour faire face à des situations nouvelles ;
• des modifications en ce qui concerne l’affectation du personnel bénévole ou des procédures lui incombant. L'actualisation nécessite : La modification du sommaire du Manuel concerné si nécessaire, L'insertion de la nouvelle procédure ou sa version actualisée, La mise à jour des fichiers figurant dans le Manuel des procédures.
En pratique, il revient au Secrétariat Général de l’ONG d’en informer tous ses membres par note affichable au siège de l’ONG.
3.2. Diffusion
Le manuel de procédures doit être édité en autant d'exemplaires que d'acteurs dans les processus. Doivent disposer du manuel de procédures en un exemplaire complet les personnes ci-après : La président de l’ONG, les vices présidents, les secrétaires généraux, la trésorière, la
1 La note de service est un outil de communication groupée, interne à l'entreprise. C’est une instruction donnée
à tous. Elle doit donc émaner d'un responsable habilité par la présidente de l’ONG.
chargée de la logistique, le commissaire aux comptes, les responsables en chargé des organisations, les responsables de la coordination des clusters.
IV- Les principes de conservation du Manuel
Le manuel de procédures doit être accessible et disponible toutes les fois qu’un membre de l’ONG ou une personne désireuse la rejoindre aura besoin de s’informer sur les procédures d’exécution d’une Procédure.
4.1. Le principe d'archivage
Comme noté précédemment, chaque responsable du Bureau Exécutif de l’ONG doit disposer d’au moins un exemplaire complet de ce Manuel. Les versions remplacées lors d’éventuelles actualisations du présent manuel, doivent être conservées dans un classeur spécifique en cas de contrôles ou de recherches sur des opérations anciennes effectuées dans le cadre des procédures antérieures. Cette conservation doit se faire au siège de l’ONG en tout temps. Un dossier archive est créée pour la conservation de tous les documents importants de l’ONG et placé sous la responsabilité du secrétariat.
4.2. Le principe de consultation
Le manuel doit être facilement accessible à tous les membres de l’ONG mais principalement aux membres du Bureau Exécutif ou aux acteurs des procédures.
4.3. La version électronique
Le manuel existe également sous forme de support informatique en version non modifiable (format PDF ou Word verrouillé). Il doit être installé sur le disque dur de l’ordinateur de l’ONG qui est fixé au siège. La version électronique verrouillée est mise à la disposition des différents responsables concernés. Le manuel est stocké en interne dans un répertoire spécifique du disque dur qui contiendra tous les fichiers relatifs à ce document Le répertoire est structuré comme le manuel des procédures afin de faciliter l'accès à l'information et la mise à jour du document. Chaque fichier comporte comme nom, le nom de la procédure auquel il se rapporte.
V- Structuration et fonctionnement de l’ONG Malachie
Ci suit le tableau des membres constituant le Bureau Exécutif depuis dix (10) ans
Nous constaterons que soit tous les membres du Bureau ne sont plus présents, soit qu’il existe une confusion au sein des responsabilités, ce qui nous a amené à procéder à un ajustement de ce Bureau Exécutif.
VI-
Le Bureau Exécutif rénové de l’ONG Malachie
Ci suit le nouvel organigramme de l’ONG Malachie qui présente son Bureau Exécutif et ses membres
DEUXIEME PARTIE
I- Gestion administrative, financière et comptable
Séparation et définition des fonctions
DES PERSONNES
La présidente :
1ère personnalité de l’ONG, elle est en charge de sa représentativité, de la définition globale de ses objectifs et activités. Elle est également la garante morale de l’Organisation. Elle appose sa signature sur tous les documents d’ordre officielLe 1
ervice-président chargé des relations extérieures et de la mobilisation :
Il s’occupe de tous les aspects ayant trait à la recherche de partenaires techniques et financiers, à la mobilisation de toutes les ressources de l’ONG tant humaines que matériels, mais également à la mobilisation des personnes durant les manifestations que l’ONG organise, ou à la sélection des membres de l’ONG pour les invitations à lesquelles l’ONG est conviée.
La 2
ndvice-présidente chargée de la gestion administrative et financière :
Elle s’occupe de la gestion et du contrôle des activités internes à l’ONG et en rend compte à la présidente directement.La secrétaire générale :
Elle est le poumon de l’ONG, elle est en charge de la réception des courriers entrées et sorties, de l’élaboration ou de la validation des rapports d’activités ou de réunions. Elle s’occupe également de la notification aux membres bénévoles et personnels de certaines décisions les concernant ou de la publication des décisions des responsables de l’ONG.Le responsable de l’archivage et de la documentation :
Il travaille sous la direction de la secrétaire générale et s’occupe exclusivement de la conservation et de la classification des documents. Il peut exiger de tous membres responsables une copie de document afin de les consigner.Le chargé des Jeunes :
Il est en charge de la mobilisation des jeunes et de l’élaboration des activités ou actions les concernant.La chargée des Femmes :
Elle est en charge de la mobilisation des femmes et de l’élaboration des activités ou actions les concernantLa Commission Mobilisation :
Composée de plusieurs membres dont un chef de commission. Elle est en charge de la mobilisation des personnes lors des évènements organisés par l’ONG mais également de la gestion des catégories de personnes bénéficiant d’un programme de l’ONG.Le Commissaire aux comptes :
C’est une entité indépendante dont la principale mission est de contrôler la gestion de la trésorerie. Il se base sur les documents comptables qui lui sont présentés mais peut également mener des investigations ou interpeller tous autres membres sur l’exercice financier de l’ONGLa Trésorière :
Elle est en charge du décaissement des fonds et du paiement des factures.Elle conserve tous les justificatifs qu’elle transmettra au commissaire aux comptes. Elle ne peut décaisser des fonds qu’après avoir reçu un ordre de décaissement de la présidente. Elle est également en charge des recettes de l’ONG.
Commission Logistique, Matériel et Stock
: Composée de plusieurs membres dont un chef de commission, elle est en charge de la gestion, de la conservation et de l’utilisation des biens matériels de l’ONG. Elle dresse un inventaire régulier des effets de l’ONG. Elle s’occupe également de la gestion des dons en nature qui sont sous sa responsabilité. Elle intervient pour tous les évènements dont l’ONG est active ou invitée.Commission Restauration :
Elle est composée de plusieurs membres dont deux responsables. Un chef du service alimentation et un autre du service boisson. Elle s’occupe de tous les aspects restauration durant les activités qui nécessitent son intervention. Par ailleurs, elle est en charge des aspects récréatifs durant les activités de l’ONG.Le chargé de la Communication :
Gère toutes les plateformes relatives à la publicité de l’ONG mais également à sa visibilité. Il gère le site internet et la presse.Les Membres de l’ONG Malachie :
Ils sont composés des bénévoles, volontaires, sympathisants, et du staff. On prend également en compte le personnel salarié fixe, les consultantsDES INSTITUTIONS
Le staff ou le Bureau exécutif :
il est constitué de la présidente, des deux vices présidents, du secrétaire, des chefs de commission, des chargés des jeunes et des femmes, du trésorier, du commissaire aux comptes, du chargé de la Communication et de toutes autres personnes ressources admises dans un cas précis ou pour un besoin spécifique. Le staff constitue le Conseil d’Administration de l’ONG.La coordination des clusters ou le comité de rédaction des projets :
Composés des membres du staff et de personnes ressources pour la circonstance, il est en charge de réfléchir sur les projets à monter, à assurer le suivi et l’évaluation. Il s’occupe également de la réflexion sur les thématiques clés sociales et les domaines d’interventions de l’ONG. Il prépare également les communications officielles et les supports techniques de l’ONG.Le Comité d’Organisation et les Commissions spécialisées :
Le comité d’organisation se charge de coordonner toutes les commissions spécialisées créées dans un but précis. Il peut s’agir d’activités organisées par l’ONG ou de celles dont l’ONG est conviée.L’Assemblée Générale :
Elle est constituée de tous les membres de l’ONG y compris le personnel. Sa convocation relève de la compétence de la présidente. Elle statue sur les grandes questions relatives à l’ONG.ENREGISTREMENTS OPERATIONS ET PROTECTION DU MATERIEL
Les opérations principales d’enregistrement sont la comptabilité et l’inventaire. La comptabilité pour les finances et l’inventaire pour le matériel. Ces deux sont assumées par le secrétaire et le chef de la Commission logistique. La comptabilité et l’inventaire doivent être à jour en permanence (voir modèle dans la partie trois du Manuel).
S’agissant de la protection du matériel de bureau, les biens matériels et immatériels doivent être protégés d’une manière efficace contre le vol, la destruction, les pertes, les intempéries.
Les protections sont matérielles (magasin fermant à clef, caisses enregistreuses, machine à affranchir, coffres, armoires etc…) ou juridiques (assurances, clauses de non concurrence, contrats, …). Ils doivent être conservés au siège et une version électronique dans l’ordinateur de bureau du secrétariat.
1.1.Gestion administrative de l’ONG
LA GESTION DU COURRIER (ENTREE/SORTIE)
Le courrier désigne la correspondance écrite entre personnes ou organisations (par personne interposée), généralement deux : un expéditeur qui l'envoie et un destinataire qui le reçoit. La gestion du courrier constitue un maillon indispensable dans le bon fonctionnement d’une organisation.
Traitement du courrier reçu
L’ouverture des plis est assurée par la secrétaire, la présidente, ou un membre désigné par la présidente dans certaines situations précises. En ce qui concerne les factures et avoirs reçus, ils sont assurés par la trésorière et/ou par le Commissaire aux Comptes. Par ailleurs, un timbre « Original » est porté sur le premier exemplaire et un timbre « double » sur tous les autres. Les factures devront être reçues (ou à défaut seront dupliquées) en deux exemplaires. La secrétaire classe le courrier par nature : règlements, commandes, factures définitives, factures pro-forma, de documentation, offres de services, relevés et documents émanant des banques, publicité, notification, etc. Elle le transmet sans tarder au dirigeant puis à chaque destinataire.
Traitement du courrier départ
Une photocopie de l’original de chaque courrier sera classée dans le dossier du tiers intéressé (client, fournisseur, salarié, membres, organismes, etc…). Tous les documents informatiques seront conservés et classés sur le même ordinateur afin d’éviter les recherches inutiles. Le courrier est obligatoirement présenté à la signature de la présidente ou de la personne qu’elle aura désigné à cet effet. Le dossier de présentation comprend : le ou les originaux à signer et expédier, les pièces à joindre, les pièces à consulter qui doivent permettre au signataire de se
mettre au courant de l’affaire. Dans le cas exceptionnel où un courrier doit partir sans la signature du dirigeant (absence ou voyage de celui-ci par exemple) la personne qui signe l’original, paraphera les doubles qui seront présentés sans tarder à la signature du dirigeant dès son retour, pour approbation.
LA GESTION DU PERSONNEL
Ici le personnel s’entend par celui salarié ou non. Il comprend : les bénévoles, consultants, membres etc. de l’ONG et qui interviennent régulièrement ou pour des missions précises.
Procédure de recrutement
Le personnel non salarié à savoir les bénévoles, sympathisants, membres occasionnels etc.
viennent volontairement à l’ONG ou après sensibilisation. Ils remplissent une fiche d’information au secrétariat et déposent une copie de leur pièce d’identité. Ils subiront également un entretien avec le 1 er vice-président en charge de la mobilisation et les relations extérieures qui jaugera leur motivation et engagement.
Le personnel salarié ou consultant est recruté par le staff sur avis de la présidente. Une lecture minutieuse de leur CV et référence est faites.
Emploi du temps et cahier de charges
Outre les missions spécifiques affectées aux membres du staff, les autres membres de l’ONG se voient attribuer en fonction des activités ou des projets en cours, des missions spécifiques avec un cahier de charge personnalisée ainsi qu’un emploi du temps. Tous les membres de l’ONG engagé volontairement ont l’obligation d’accorder un certain temps à l’ONG par semaine. Ceci sera définit avec la secrétaire générale ou l’un des membres du staff qui a besoin de volontaires pour mener à bien ses missions.
Mission de travail
Un membre de l’ONG peut recevoir délégation d’un membre du staff pour accomplir une mission, course etc. Dans ce cas, il reçoit un ordre de mission signé du responsable dont le secrétariat reçoit copie pour archivage.
Rédaction de rapports
Sur la base des états d’exécution budgétaire ou d’activité, le responsible de l’ONG en charge d’une activité ou le chef d’une Commission rédigent un rapport financier et d’activité à la fin de chaque activités comprenant notamment:
− Une analyse de l’action menée et du contexte avec tous les détails des intervenants ou participants
− Une analyse globale de la situation financière et les performances par rapport aux objectifs de la période ;
− Une analyse détaillée du problème d’exécution des budgets par axe d’intervention, par activité et par catégories de dépenses.
− Une analyse des déboursements par catégorie de dépenses :
✓ Une analyse de la situation de trésorerie ;
✓ La situation des engagements.
LA GESTION DE LA COMMUNICATION
La communication est l'ensemble des moyens et techniques permettant la diffusion d'un message auprès d'une audience plus ou moins vaste et hétérogène. Elle permet à une Organisation d'informer et de promouvoir son activité auprès du public et d'entretenir son image par tout procédé médiatique. C’est le chef de la Commission Communication qui en est le garant. Il gère toutes les plateformes numériques et la presse. Il peut solliciter auprès du secrétaire général, une copie des rapports d’activités ou de réunions afin d’établir un plan de communication. Il a l’obligation de mettre à jour le site de l’ONG mais surtout d’actualiser les pages et comptes sur les réseaux sociaux dédiés à l’ONG. Les procédures en vigueur au sein du Secrétariat relatives à la gestion de la communication doivent donner les garanties suivantes : les délais de transmission des informations sont respectés ; les informations sont mises à jour ; la bonne circulation de l’information à l’interne et à l’externe ; l’élaboration d’articles, communiqués de presse pertinents et cohérents.
PROCEDURE DE GESTION ACHATS/APPROVISIONNEMENTS
La fonction est en général gérée par un service dédié et spécialisé de l’organisation à savoir la
Commission en charge également du Matériel, de la Logistique et des Stocks. Les obligations générales de mise en œuvre sont :
identifier et vérifier la conformité des besoins ;
assurer l’acquisition des biens et des services ainsi que l’exécution des travaux aux meilleures conditions de prix, de qualité et de délais ;
faire passer les commandes et suivre leur exécution ; Réceptionner les fournitures, les services ou les travaux.
Etapes de traitement
Tâches Responsable/visa
validation La demande
d’achat
Remplir la fiche de demande d’achat : le nom du service demandeur, la date de la demande, la description des biens, vivres et services demandés ou travaux à exécuter
Service demandeur
Valorisation de la demande d’achat
Valoriser la demande d’achats en inscrivant les prix des
articles ou des services demandés, Viser la demande d’achat et la transmet pour validation
Chargé d’Appui à l’Administration
Approbation de la demande
Vérification générale du budget, ligne budgétaire. Le Responsable du service
Approbation de la demande
Vérification de : - l’éligibilité de l’achat - Les signatures
Responsable Administratif et Financier
Approbation Validation de la demande Coordonnateur Général
l/Responsables d’Antennes Consultations
des fournisseurs
Trois fournisseurs sont consultés et présentent des pro- forma
Chargé d’Appui à l’Administration
Choix du fournisse ur
Analyse des factures pro-forma et choix du fournisseur
Commission d’achat
Commande Bon de commande (voir procédure commande) Signataires autorisés Réception de la
commande
Vérification de la conformité de la livraison ou de l’exécution
des travaux.
Commission d’achat
PROCEDURE DE GESTION DES FORMATIONS
GESTION DES STOCKS
Le stock est une quantité de biens, accumulés dans l'attente d'une utilisation, en vue d'harmoniser un flux d'entrée et un flux de sortie dont les rythmes sont différents. Il représente l’ensemble des fournitures et autres achats, appartenant à l’ONG et qui concourent à l’activité.
Les stocks sauf dispositions contraires prises par la Présidente sont conservés au siège de l’ONG. Le chef de la commission logistique est garant des stocks. Les procédures en vigueur au sein du Secrétariat Exécutif relatives à la gestion des stocks doivent donner les assurances
Etape Tâches Responsable/visa
Identification des besoins en formation
- Contexte général et domaine de la formation,
- Objectif de la formation, - Résultats attendus, - Actions de la formation, - Nombre de jours par action, - Nombre de participants et leur profil, - Dispositions de suivi et de l’évaluation, - Coûts estimatifs des actions
Service demandeur
Etude de la pertinence et de l’opportunité des besoins identifiés
- Vérification opérationnelle Chargé des programmes
Approbation de la demande
Vérification de :
- la disponibilité budgétaire - l’éligibilité de la formation
Responsable Administratif et Financier
Approbation - Validation de la demande Coordonnateur National et/ou le Représentant Légal
Lancement de l’appel
d’offre - Elaboration des TDR, Service demandeur avec
Chargé des programmes
Sélection - Evaluation des offres Commission de passation
de marchés Signature du contrat - Préparation du contrat suivant TDR Signataires autorisés Mise en œuvre - Suivi du déroulement de la formation SE et Contrôle interne,
Service demandeur, Chargé des programmes Rapport de formation - Validation de la formation Chargé des programmes et Coordonnateur national
suivantes : la traçabilité des stocks de fournitures de bureau et autres achats et l’enregistrement de toutes les entrées et sorties de stocks.
La Commission en charge s’assure que les stocks détenus sont gérés selon les règles d’art en ce qui concerne la gestion des stocks, le stockage et l’inventaire.
les stocks sont affectés d’une nomenclature et d’une codification ; le principe d’une fiche par article est de règle ;
les mouvements de stocks sont justifiés par des documents pré numérotés et pré- imprimés au niveau de la réception et de la sortie des articles (bons d’entrée et bons de sortie).
Réception des articles
Toute réception fait l’objet d’un enregistrement sur la fiche de stocks appuyé d’un Bordereau d’expédition (BE) accompagnant la livraison ;
Le Bon de réception est établi et signé par la Commission Logistique ;
Le Bon de réception indique clairement le détail des réceptions qui peut être vérifié à tout moment ;
Une fiche de stock est établie par article à stocker afin de marquer l’entrée de l’article en stock. C’est cette fiche qui est utilisée pour tout mouvement relatif à cet article.
Sortie des articles
Toute sortie d’article fait l’objet d’une réquisition faite par les Chefs de services utilisateurs ;
La réquisition renseigne sur la nature des fournitures, la quantité et la destination Le chef de la Commission Logistique s’assure de la régularité des signatures autorisées pour la réquisition des fournitures (signatures autorisées des services) et complète des Bons de sortie magasin ;
Le Bon de sortie vérifié et approuvé par le Vice-président Administratif et Financier est retourné au magasin pour sortie de matériel ;
Le chef Logistique sort le matériel contre signature de décharge par le bénéficiaire et actualise la fiche de stock.
Toute réception de fourniture est soumise à une commission de réception et fait l’objet d’un Bon de Réception (BR) ; Le Bon de Réception correspond aux quantités réceptionnées par article, par n° de commande et par bordereau d’expédition du
fournisseur qui accompagne la livraison ; Le Bon de Réception est le seul document autorisé pour les enregistrements des réceptions sur la fiche de stock. Il est établi et signé par la commission de réception. Le Bordereau d’expédition, accompagnant la fourniture est signé par le Responsable des stocks et le transporteur pour matérialiser sa décharge.
Une copie est remise au fournisseur/ transporteur.
La commission de réception est composée du Vice président en charge de l’Administration et des Finances et du chef de la Commission Logistique et ses membres
L’inventaire
Un inventaire du stock et du matériel doit être effectué par le chef de la Commission Logistique, matériel et stock au moins tous les mois et après chaque organisation d’activités.
Le procès-verbal de ce dernier est envoyé en copie aux archives Lorsqu’il existe un inventaire permanent, les fiches de stock doivent être ajustées et les écarts expliqués.
L’inventaire physique est un décompte physique des existants à la date de prise de cet inventaire. Par ce contrôle, les quantités réelles (résultant de l’inventaire) sont rapprochées aux quantités théoriques selon les fiches de stock ou registre des immobilisations.
L’objectif poursuivi est donc de s’assurer de la bonne gestion des biens. L’inventaire physique est réalisé obligatoirement en fin d’année.
L’inventaire physique des immobilisations comprend 5 étapes, à savoir:
- La préparation de l’inventaire ; - Le déroulement de l’inventaire ; - Le contrôle des résultats d’inventaire ;
- La valorisation et le traitement comptable et administratif des différences éventuelles d’inventaire ;
- La transmission des inventaires au Secrétariat.
Si le Vice président Administratif et Financier ne trouve pas d’explication à un écart d’inventaire négatif, il doit se poser la question de savoir si l’écart résulte d’un vol ou d’une malversation. Si c’est le cas il en informera la Coordination et prendra toutes les dispositions pour renforcer les dispositifs de sécurité et ouvrira une enquête.
Aussi les écarts inexpliqués, qu’ils soient positifs ou négatifs et les écarts résultants de vols doivent faire l’objet d’un procès-verbal de rectification de stock en vue d’ajuster le stock
théorique au niveau du stock physique.
Inventaire des Immobilisations et des Stocks
- Inventaire physique des immobilisations,
- Edition du tableau des immobilisations et rapprochement avec les pièces justificatives et la comptabilité générale,
- Après l’inventaire physique, identification des immobilisations à sortir éventuellement du fichier et des comptes ou des
immobilisations à céder, - Inventaire physique des stocks,
- Rapprochement avec les fiches de stock et établissement d’une situation actualisée des stocks,
- Identification des articles avariés à sortir des fiches de stock.
La commande
La procédure concerne tous les achats supérieurs à 500.000XAF. Les carnets de bons de Commandes sont pré imprimés et pré numérotés et ne peuvent jamais être conservés par un signataire.
Dans les cas de réception des commandes, une commission de réception désignée par la Présidente ou celui qui a recu délégation procède à la réception. La procédure est initiée dès que les fournitures et équipements sont livrés par le fournisseur. Les travaux sont réceptionnés sur le lieu d’exécution.
L’enregistrement
Sur base de original du bon de réception: le Responsible de la Commission Logistique complète la fiche de stock par article et la classe; son Adjoint range les articles suivants les instructions en la matière:
✓ Rangement par date de réception ;
✓ Rangement par article.
Etapes Tâches Responsable
Contrôle et approbation de la livraison ou de l’exécution
- Vérifier que les articles livrés sont ceux mentionnés sur le bordereau de livraison ou d’expédition;
- Contrôle qualitatif et physique des articles livrés par comptage des quantités portées sur le bordereau de livraison;
- Vérifier que les articles sont ceux qui ont été commandés et qui figurent sur le Bon de Commande;
- Signature du bordereau de livraison et remise au Chargé
d’Appui à l’Administration avec une copie du PV de réception.
- Elaboration, paraphe et signature du PV de réception.
Commission de réception
1.2.La gestion financière de l’ONG
Elle constitue la base de toute bonne organisation qui se veut pérenne. Ces règles s’appliquent principalement à la trésorière
LA TRESORERIE Règle de base
Aucune opération n’est faite sans présentation d’une pièce justificative de la dépense, quel que soit le mode de règlement. Tout règlement doit être soumis à l’approbation de la présidente et elle seul ordonne les décaissements, signe les chèques, ordres de virement et acceptation d’effets. Les remises doivent être faites chaque jour à la banque avant l’heure de caisse. Une copie des bordereaux de remise de chèques ou de décaissement sera remis aux commissaires aux comptes et au responsable des archives.
Tenue de la caisse
Le contrôle de la caisse doit être effectué journellement. Pour les commerces de détail, nous vous conseillons d’utiliser un agenda sur lequel vous notez la recette de la journée un journal de caisse Toutes les dépenses ou recettes en espèces doivent également être notées chaque jour. Le solde de la caisse (fonds de caisse + recettes – dépenses – remises en banque) est calculé tous les jours et rapproché des espèces détenues dans la caisse. Cette procédure permet de suivre en permanence l’évolution du solde de la caisse et de révéler sans tarder un éventuel solde créditeur. L’existence d’un tel solde constituerait une grave présomption d’irrégularité de la comptabilité. L’imprimé de contrôle doit être signé, après vérification et validation, par un responsable autorisé. Les mouvements et le solde pourront être enregistrés dans un livre de caisse (livre papier ou fichier Excel).
Comptabilisation
Les factures doivent être comptabilisées dans un journal d’achats dès leur réception ou transmises tous les mois au Commissaire aux comptes. Après comptabilisation, l’original de la facture reçoit le timbre « comptabilisé » et un numéro d’enregistrement. Même s’il manque une pièce, par exemple le reçu d’achat, la facture est comptabilisée, mais elle ne sera réglée qu’après réception du document manquant.
Alimentation de la caisse
Elle est alimentée par les recettes des activités menées par l’ONG, les dons, legs, cotisations ou contributions volontaires des membres.
Signataires légaux
Tout retrait doit être autorisé par les personnes mandatées pour la gestion des différents comptes de Malachie et une liste des signataires est établi. Un tableau des limites des montants avec signataires autorisés sera proposé par le Secrétariat et approuvé par la Présidente de Malachie ; ce tableau est régulièrement mis à jour chaque fois qu’il y a changement de signataires. Les signataires légaux signent les paiements deux à deux pour une opération valable. Les pouvoirs de signature sur les comptes sont délégués aux deux vice-présidents par la Présidente de l’ONG Malachie, ou à une autre personne désignée par le staff. Ils signent sur les comptes deux à deux.
Changement de signataires
Tout changement de signataires fera l’objet d’une notification avec transmission de spécimen de signature par une personne compétente aux banques qui hébergent les comptes de Malachie
; le Staff doit régulièrement s’assurer auprès des banques de la validité de signatures et des signataires autorisés par compte ouvert au nom de Malachie. Cette section est à mettre à jour lors des changements des signataires.
Procédure de gestion de compte bancaire
Etapes Traitement Responsable
Contrôle des
factures Traitement des factures Comptable
Préparation du dossier de règlement
Pièces justificatives + Préparation du moyen de règlement (ordre de virement ou chèque) en fonction du compte utilisé + report du numéro de série du moyen de paiement (n° de chq ou de l’OP)
Comptable
Contrôle, approbation
- Vérification de la régularité et la conformité des paiements (en s’assurant notamment du choix du compte concerné par la dépense)
- Paiements supportés par les justificatifs (factures, bordereaux de livraison, bons de commande joints),
- Montants des moyens de règlement cohérents avec les factures. En cas d’anomalie détectée, le dossier est retourné au service comptable
Chef Comptable
Paiement Signature de l’ordre de virement ou du chèque Signataires autorisés Remise du
paiement
Remise du chèque au bénéficiaire ou dépôt de l’ordre de virement à la banque contre acquittement du dossier sur les justificatifs
Retour du dossier au service comptable
Comptable
Classement du dossier Comptable
Avance de fonds
Les fonds avancés sont justifiables dans les 24 heures pour les achats au comptant et dès la fin des activités pour les dépenses réglées dans le cadre de ces dernières. Toutes les avances de fonds sont comptabilisées en débitant le bénéficiaire. Son compte sera soldé après justification des fonds perçus.
Procédure d’avance de fonds
Traitement comptable des pièces de Caisse
Chaque pièce fait l’objet du traitement chronologique suivant : Renseignement des imputations par le cassier : Le numéro de série de la pièce ; Le compte général imputé ; Le compte analytique imputé. Saisie de la pièce au journal concerné par le Caissier ; Vérification de la saisie ; le libellé de saisie doit être clair et précis ; Pose du cachet portant la mention « saisie ».
En fin de saisie : Edition du brouillard de contrôle par le comptable ; Pointage des écritures par le comptable ; Corrections éventuelles par le comptable ; Validation du journal par le comptable.
Classement: L’édition du journal de Caisse validée accompagnée des pièces justificatives est classée dans le classeur de caisse.
En fin de période comptable: Le compte Caisse de la période est édité et accompagne le PV de Caisse validé par le Responsable de Caisse, le Chef Comptable et le Responsable de l’Administration et des Finances.
Etapes Traitement Responsable
Mise à disposition des fonds
Avance d’un montant <50000XAF Vérifier les autorisations de la demande de décaissement
ainsi que l’Autorisation de décaissement.
Décaisser la somme nécessaire contre acquittement du bon de Caisse par le bénéficiaire,
Classer le bon de Caisse dans le chrono « bons de Caisse à justifier ».
Avance d’un montant ≥50.000 XAF Préparer et faire signer au RAF et au Coordonnateur un ordre de paiement pour des avances de montants supérieurs à
≥50.000 XAF ,
Remettre le chèque au bénéficiaire contre décharge d’un bordereau de remise de chèque ou dans un registre crée à cet effet.
Caissier
Comptable
Justification des fonds reçus
Présenter au comptable ou au Caissier les pièces justificatives des dépenses effectuées, selon que la dépense a été faite par Caisse ou par banque.
Reverser le reliquat éventuel en Caisse ou en banque contre bon de Caisse ou Bordereau de versement à présenter à la comptabilité.
Bénéficiaire
Enregistrement de l’opération
Enregistrer le montant réel de la dépense dans le brouillard,
Classer les pièces justificatives dans le chrono des pièces de Caisse/banque
Caissier/comptable
LE BUDGET
Le budget est l’acte par lequel sont prévues et autorisées pour le staff, les recettes et les dépenses d’un exercice. Il est établi d’après les résultats connus à un moment déterminé de l’exercice de la mise en œuvre du programme annuel ou mensuel d’activités en cours et les prévisions des contributions ou financements nécessaires avant tout exercice
La procédure d’élaboration du budget doit suivre le processus OPM (Objectifs ; Programmes d’Actions ; Moyens d’actions) ci-après :
- Objectifs : à partir de l’objectif général défini par la présidente de l’ONG, chaque membre du Bureau Exécutif ou du Staff doit assigner à ses différents démembrements des objectifs spécifiques qualifiables, quantifiables et mesurables dans le temps permettant de réaliser l’objectif général.
- Programmes d’actions : il s’agit ici de répertorier au niveau de responsables du staff les activités à réaliser pour atteindre les objectifs définis. Ces activités doivent être programmées selon le calendrier de leur réalisation.
- Moyens d’actions : cette étape constitue la phase de prévision budgétaire où les moyens sont mis en œuvre pour l’exécution des programmes. Ces moyens d’action découlent évidemment des activités répertoriées et doivent être classés suivant leur nature (comptes de comptabilité générale).
La présentation du budget est principalement effectuée à partir des fiches budgétaires : Les fiches d’imputation budgétaires sont des états récapitulatifs des produits de l’ONG et/ou d’états de récapitulation des dépenses de fonctionnement et d’investissement par nature pour chaque organe de l’ONG.
Le budget est un sous-produit de la comptabilité à laquelle il est intégré. Le Plan d’Action et Budget Annuel (PABA) est élaboré par le Secrétariat de Malachie, validé et approuvé par l’Assemblée des membres. Le PABA précise les coûts détaillés par : axe ; objectif ; stratégie d’intervention ; activité ou action ; catégorie de dépense.
Le PABA est élaboré à partir du plan d’action stratégique annuel présenté par le Staff de Malachie, il porte sur une année ;
La préparation du PABA s’étale sur trois mois et associe tous les partenaires clés de Malachie il comprend : la présidente, les deux vices présidents, les chefs de Commission et la Secrétaire Générale. Le PABA est soumis à l’avis du Secrétariat Exécutif et l’approbation de l’Assemblée Générale. Une copie est réservée à chaque bailleur identifié pour financement.
Procédure
Les travaux de l’élaboration du PABA de Malachie suivent les étapes suivantes :
Période Actions Intervenants
01 Septembre Réunion préparatoire à l’élaboration du PABA
Staff
02 septembre Rédaction et diffusion des instructions pour la préparation du PABA
Les deux vices presidents Secrétariat
15 septembre Transmission des besoins pour les prévisions budgétaires annuels
Chef de Commission Responsables du Staff 20 septembre Elaboration du projet de budget Trésorière
30 septembre Discussion du projet de budget au comité technique de la Coordination
Présidente Trésorière 15 octobre Examen du projet de budget Staff
Règles de gestion
− Le budget approuvé dans sa version définitive est mis en exécution par les deux vices présidents de Malachie.
− Le Secrétariat assure le suivi de l’exécution des budgets alloués aux différents services sous la supervision des deux vice-présidents. Les budgets sont engagés sur la base de la version définitive du PABA approuvé.
− Les chefs de commissions et responsables du staff autorisent l’engagement de la dépense après vérification qu’elle est éligible, qu’il existe un budget disponible et les fonds nécessaires à l’engagement de la dépense.
− Au cours de l’exécution, il sera mené une étude systématique et permanente des perturbations susceptibles de modifier les prévisions de l’Association.
− Le suivi de l’exécution budgétaire doit se faire sur des bases mensuelles, trimestrielles, semestrielles et annuelles.
− Toute modification du budget doit être motivée et demandée par la Présidente L’utilisation du budget
Aucune dépense n'est autorisée si elle n'est pas inscrite au budget annuel approuvé dans le cadre des programmes et budgets annuels :
➢ Les dépenses sont initiées par le Bureau Exécutif de Malachie ;
➢ L'avis de la Trésorière pour la dépense et l’indication de la ligne budgétaire à imputer est nécessaire ;
➢ La dépense n'est effectivement engagée qu'après accord de la Présidente ou de l’un de ses vice-présidents.
Suivi quotidien, mensuel et trimestriel
Dans la phase d'exécution du budget, le Vice-président Administratif et Financier ou la Trésorière un contrôle des budgets disponibles avant tout engagement de dépense. A cet effet, une demande et autorisation de décaissement sera établie pour chaque catégorie de dépenses.
Pour le suivi mensuel : le Vice-président administratif et financier produit l’état d’exécution budgétaire mensuel permettant de suivre de façon fiable l’exécution des budgets par axe d’intervention, par activité et par catégories de dépenses.
Fournit chaque mois l’état d’exécution du budget pour le mois écoulé ainsi que les dépenses cumulées depuis le début de l'année. Ces états lui permettront de visualiser l’état d’exécution des projets, et de communiquer avec les Responsables des activités pour des corrections et réaménagements éventuels. Il en informe régulièrement la Présidente
Pour le suivi trimestriel, le Vice président Administratif et Financier fournit un états d'exécution du budget aux autres Responsables du staff, la partie du budget qui les concerne pour le trimestre écoulé ainsi que les dépenses cumulées depuis le début de l'année. Ces états sont édités tous les trimestres et intégrés dans la présentation des rapports financiers trimestriels. La fiabilité des informations fournies, requiert la tenue à jour de la comptabilité. La Présidente convoque des réunions avec les Responsables concernés pour commenter le niveau d'exécution du budget et recommander des actions correctrices s'il y lieu.
Les travaux suivants doivent être exécutés et suivis tous les trimestres: Elaboration de l'état d'exécution du budget par source de financement et par ligne budgétaires; Elaboration des rapports financiers trimestriels.
1.3.Procédure de gestion comptable
CADRE COMPTABLE
Le système comptable est l’ensemble organisé des documents nécessaires à l’enregistrement des opérations comptables. Le système comptable détermine les méthodes et les procédés de travail qui permettent de répondre efficacement aux besoins d’informations comptables financières et de conformité.
Constatation des ressources
Les ressources provenant des bailleurs de fonds comme préfinancement seront comptabilisées sur le compte courant du bailleur de fonds jusqu’à leur utilisation effective ou en Comptes Fonds de dotation reçus ou financement reçu pour les fonds non considérés comme avances à justifier.
Constatation des dépenses
Les dépenses seront prises en compte dès que les factures éligibles conformes aux missions pour lesquelles le financement a été reçu.
Transactions en devises
En cas de financement de l’ONG par des devises étrangères autres que le Francs CFA utilisé au Gabon et par l’ONG Malachie précisément, les opérations comptables seront effectuées de manière à ne pas faire apparaître des différences de change ou tout au moins à minimiser leur impact. Toute différence de change liée à des dépenses sera affectée en augmentation ou en diminution du coût de l’activité à laquelle se rapporte la dépense.
Cadre comptable analytique et budgétaire
Pour permettre un suivi efficace des activités menées par l’ONG Malachie, la comptabilité analytique et budgétaire reposera sur cinq axes d’analyse principaux : Le projet (en cours de réalisation si financement ou sur fonds propre), la destination de la dépense (activité ou composante),le financement de la dépense (bailleur de fonds),l’entité de mise en œuvre (s’il s’agit de tous les membres ou parties du staff ou alors d’une autre organisation partenaire à l’ONG Malachie, la nature de la dépense (catégorie).
ORGANISATION COMPTABLE (système)
Des principes de base de saisie
Elle découle de la co-responsabilité de la trésorière et du commissaire aux comptes de l’ONG MALACHIE. Il s’agit de la saisie chronologique des pièces comptables concerne toutes les pièces, chaque écriture saisie doit s’appuyer sur des pièces référencées, les écritures doivent être contrôlées avant d’être validées, les écritures validées ne peuvent être modifiées
Organisation comptable
L’organisation comptable doit satisfaire aux exigences de régularité et de sécurité pour assurer l’authenticité des écritures. La comptabilité mise en place devra : Etre tenue en XAF ; Employer la technique de la partie double (débit/crédit) ; Permettre la justification des écritures par des pièces datées, conservées et classées ; Respecter l’enregistrement chronologique des opérations ; Identifier chaque enregistrement en précisant son origine, son imputation, le contenu de l’opération et les références; Permettre le contrôle pour l’inventaire de l’existence et de la valeur des biens, créances et dettes de Malachie ; Etablir un plan des comptes ; Etablir les livres obligatoires.
Les livres comptables à tenir obligatoirement sont: Les journaux; Le grand-livre; La balance des comptes; Le livre d’inventaire.
Travaux comptables
La procédure d’enregistrement des pièces comptables se déroule en cinq (05) étapes à savoir la réception et enregistrement des factures et pièces justificatives ; vérification et approbation
; imputation et saisie comptables ; classement chronologique de l’ensemble des documents ; édition des documents comptables.
Travaux d’audit
Assurer la consistance, la disponibilité et le bon ordre (classement) de la documentation nécessaire pour la justification correcte des écritures comptables conformément au manuel de procédures.
Mise en place d’un plan d’action de suivi des recommandations des audits
Après chaque audit, élaborer un plan d’action pour le suivi des recommandations structurées comme suit :
- énoncé du constat établi par l’auditeur et du risque de gestion y relatif ; - formulation de la recommandation détaillée ;
- identification des actions séquentielles nécessaires à mettre en œuvre pour corriger la situation de distorsion ou de dysfonctionnement ;
- fixation de la date butoir de réalisation de l’action ;
- désignation du/des Responsable(s) chargé(s) de la mise en œuvre des actions ; - désignation du Responsable chargé de la supervision et du contrôle de la réalisation
- indication des rapports nécessaires pour le suivi du plan d’action ;
- entre deux audits, vérifier que toutes les distorsions relevées lors du dernier audit sont régularisées et documentées en se référant au plan d’action de suivi des recommandations.
Comptabilisation à l’attention des bailleurs de fonds ou financiers qui versent sur les comptes de l’ONG Malachie
Exemple : observer le tableau ci-dessous dans les cas de subventions pour la réalisation d’une activité ou d’un Projet de l’ONG.
N° de N° de Libellés des comptes Montant Montant
compte compte Libellé de l’écriture débit crédit
débit crédit
Exemple : observer le tableau ci-dessous dans les cas d’achats de matériels au profit de l’ONG.
N° de N° de Libellés des comptes Montant Montant
compte compte Libellé de l’écriture débit crédit
débit crédit
Spécificité des projets : Principe d’équilibre.
La comptabilité de projet se distingue de la comptabilité de société par le fait qu’elle n’a pas un objectif de résultat comptable. Le Projet est une structure d’exécution qui réalise des activités qu’elle finance au moyen de subventions de l’Etat ou des bailleurs de fonds.
La comptabilité de projets doit respecter l’équilibre entre les dépenses (emplois) et les subventions (ressources) qui servent à les financer.
Le système de "reporting" de la Comptabilité générale génère des brouillards de saisie, journaux auxiliaires, balances et Grands Livres (G/L) généraux, balances et G/L analytiques, liste complète des immobilisations, tableau Emplois – Ressources, Bilan et des Comptes d’Exploitation. Tandis que le « reporting » de la comptabilité analytique et budgétaire génère :
✓ Les tableaux de bord budgétaires pour le suivi par activité, par financement, par catégorie décaissement de
l’accord de Don, etc.
✓ Les rapports de suivi financiers (RSF) : Sources et Utilisation des fonds par catégorie de dépenses, Sources et Utilisation des fonds par composante, Emploi des fonds par activité, rapports sur la passation des marchés de fournitures et travaux, rapports sur la passation des marchés de services de consultants,
✓ Etc.
Amortissements des immobilisations
Les immobilisations de Malachie constituent tous ses effets immobiliers necessaires à son fonctionnement et quantifiables. La comptabilisation des immobilisations se fait au coût historique. Les immobilisations acquises en devises sont comptabilisées au taux de change du jour de paiement du fournisseur. Les amortissements sont calculés en utilisant les taux suivants:
Désignation Durée de vie estimée Taux d’amortissement
Logiciels 3 ans 33 %
Construction et génie civil 20 ans 5 %
Matériel informatique 3 ans 33 %
Véhicules 4 ans 20 %
Matériel et outillage 5 ans 20 %
Mobilier et matériel de bureau 5 ans 20 %
Planning
Trésorerie Caisse
- Imputation des transactions par Caisse, - Contrôle des imputations,
- Saisie des transactions par Caisse dans le logiciel comptable, - Edition des brouillards de saisie,
- Contrôle des saisies, - Validation des écritures.
Achats
- Imputation des factures par le Chef Comptable ;
- Contrôle des imputations par le Responsable Administratif et Financier ;
- Numérotation des pièces justificatives par les comptables ; - Saisie des factures par les comptables ;
- Classement des pièces justificatives par les comptables.
Travaux mensuels Opérations de Banque
- Collecte des relevés bancaires, - Comptabilisation des frais bancaires, - Saisie des frais bancaires,
- Edition des journaux de banque, - Contrôle des saisies du mois,
TROISIEME PARTIE
I- Outils de gestion administrative
FICHE D’ADHESION A L’ONG
Elle est remise par le secrétariat à tous volontaires qui souhaitent rejoindre l’ONG Malachie et y œuvrer bénévolement
FICHE D’ADHESION (prototype)
Fonction . . .
Madame/Monsieur . . .
Né(e) à . . . le . . .
Résident(e) à . . .
N a t i o n a l i t é. . .
N°CNI / PPP . . .
Délivrée à . . . le . . .
M’engage volontairement à oeuvrer bénévolement au sein de l’ONG Malachie, de me conformer à ses principes et ses valeurs et à aider mon prochain du mieux possible.
ORDRE DE MISSION MALACHIE
ORDRE DE MISSION/TRAVAIL
(A rédiger en trois exemplaires) L’un est depose au secretariat, l’un aux archives et l’autre au mandate)
Monsieur/Madame . . .
