CAHIER DES CLAUSES
TECHNIQUES PARTICULIERES
POUVOIR ADJUDICATEUR :
Commune d’Epernon, Hôtel de Ville d’Epernon : 8, rue du Général Leclerc – BP 30041 – 28231 EPERNON CEDEX
Représentée par Monsieur François BELHOMME, Maire – tél. 02 37 83 40 67 – Fax. 02.37.83.46.49
Objet de la consultation
EXECUTION ET SUIVI DE LA REALISATION DE SUPPORTS DE COMMUNICATION
1 – Objet de la consultation
La consultation concerne :
L’EXECUTION ET LE SUIVI DE LA REALISATION DE SUPPORTS DE COMMUNICATION
2 – Structure de la consultation
Les prestations sont réunies en un lot unique comprenant :
1/ des prestations pour la MAIRIE2/ des prestations pour les PRAIRIALES
La ville d’Epernon souhaite poursuivre la mise en place de sa politique de communication à travers l’ensemble de ses supports écrits diffusés auprès de la population, soit essentiellement :
1) pour la MAIRIE
A – « En Bref »
Bulletin d’informations de 3 volets en quadri recto verso
(5 numéros - parution : 1er février, 1er avril, 1er juin, 1er septembre, 1er novembre) Format : plié 210 x 297 mm – ouvert 525 x 297 mm – 2 pliages
4 000 exemplaires sur papier cocoon silk 150 gr ou similaire Indiquer le prix pour la parution éventuelle :
- d’un numéro supplémentaire « En Bref » de 3 volets - d’un numéro spécial « En Bref » de 2 pages (recto-verso)
B – Brochures culture
Fascicules de huit pages quadri recto verso Brochures annuelles (parution début juin) B1 - Ecole municipale de musique
B2 - Médiathèque
Format A5 : plié 150 x 210 – ouvert 300 x 210
4000 exemplaires de chaque sur papier couché mat 135 gr ou similaire.
C – Le répertoire municipal sportif et culturel Brochure annuelle (parution 1er septembre) 44 pages quadri recto-verso
Format : plié 130 x 250 – ouvert 260 x 250
4500 exemplaires sur papier couché mat 135 gr ou similaire
D – Le Sparnonien :
Magazine d’actualités municipales annuel (parution début janvier) 36, 40 ou 44 pages en quadri recto verso – Avec publicités
Format : plié 210 x 297 – ouvert 420 x 297
4000 exemplaires sur papier couché brillant 135 gr ou similaire.
E – Dépliant stationnement en ville (parution occasionnelle)
Format ouvert 520 x 250 mm - Format plié 130 x 250 mm
Quadri recto-verso sur papier couché mat 135 gr ou similaire Finition 4 volets 3 plis portefeuille
2 000 exemplaires
F – Cartes d’invitation
Quadri recto seul - Format : 210 x 100 – Papier couché cocoon silk 250 gr ou similaire Avec cartons réponse assortis – Format : 10 x 6
Faire une proposition pour 150 - 300 – 500 – 1000 avec cartons réponse seul ou détachable
G – Cartes de voeux Quadri recto-verso
Format : 15 x 15 plié – Papier couché brillant 400 gr Avec enveloppes assorties
500 exemplaires
Faire proposition sur autre format
H – Affiches
Format : 420 x 594 – 150 g couché mat - 10 exemplaires
I – Affiches
Format : 1170 x 1760 – 150 g couché mat - 10 exemplaires Option : amalgame par deux ou quatre
J – Banderoles publicitaires
Réalisation pour les manifestations municipales telles que le forum des associations, la Saint Fiacre ou autres animations culturelles
Avec reprise de la charte graphique.
Indiquer le prix pour 1 exemplaire selon dimension : - 300 x 0,70 m
- 600 x 0,70 m
K – Kakémonos d’extérieur sur pied
Réalisation pour les manifestations municipales telles que le forum des associations, la Saint Fiacre ou autres animations culturelles
Avec reprise de la charte graphique.
Format : 1200 x 1600
Faire proposition pour 1, 5 ou 10 exemplaires
L – Papier à en-tête
Création d’un papier à en-tête pour la mairie (avec choix d’une police pour les utilisateurs) qui mettra en avant le dynamisme de la ville et sa labellisation « Petites cités de caractères ».
En option, proposer une déclinaison pour les différents services municipaux rattachés à la mairie, par exemple l’espace culturel Les Prairiales, la médiathèque La Pergola, etc …
2) pour l’Espace Culturel « Les Prairiales »
M – Saison culturelle :
Brochure annuelle des programmes
32 ou 36 pages quadri avec ou sans rabat en deux de couverture en fonction des programmes de la saison
Format A5 : plié 150 x 210 – ouvert 300 x 210
5 000 exemplaires sur papier couché demi mat 135 gr ou similaire.
Faire proposition pour le 1000 supplémentaire.
N – Affiches programme de saison Format : 1200 x 1700 - 10 exemplaires
O – Kakémonos Roll up
Avec reprise de la charte graphique Formats : 600 x 2060 – 1200 x 2060 Faire proposition pour 4 exemplaires
P – Vitrophanie
Avec logo Prairiales pour le véhicule de service et les vitres de l’espace culturel Formats : 400 x 122 – 400 x 183 – 400 x 151 – 400 x 148
Faire proposition pour 1 ou 2 exemplaires
Faire proposition avec papier recyclé pour l’ensemble de ces supports de communication.
Les principaux supports écrits présentés ci-dessus, édition 2020/2021, sont disponibles sur le site de la ville : www.ville-epernon.fr
(Attention : en raison de la Covid, les brochures de l’espace culturel Les Prairiales, de la médiathèque et de l’école municipale de musique n’étaient que de 4 pages cette année)
3 – Régie publicitaire
Le titulaire prendra également en charge la régie publicitaire du magazine « Le Sparnonien ».
Il devra établir et négocier les contrats publicitaires avec des annonceurs locaux en vue de financer le coût de réalisation du magazine et/ou de la brochure.
Il est demandé au titulaire de proposer le système de fonctionnement de cette régie.
4 – Prestations demandées
a) Finalisation des maquettes
Il reviendra au prestataire de finaliser les maquettes sur l’ensemble des éditions et de proposer des aménagements avec une ligne conductrice de charte graphique.
b) Exécution des supports concernés
Le titulaire fournira à l’imprimeur les fichiers nécessaires pour photogravure et impression. Il sera également chargé du suivi technique et qualité avec l’imprimeur sélectionné.
c) Planning 2020/2021 (à titre indicatif)
PUBLICATION
Fourniture textes et photos
Présentation documents
Vérification
Validation Livraison En Bref
- 1er février Semaine 52 ou 01 Semaine 02 Semaine 03 Semaine 04
- 1er avril - 1er juin - 1er septembre - 1er novembre
Semaine 09 Semaine 18 Semaine 27ou 28 Semaine 40
Semaine 10 Semaine 19 Semaine 29 Semaine 41
Semaine 11 Semaine 20 Semaine 30 Semaine 42
Semaine 12 Semaine 21 Semaine 34 Semaine 43
Brochures culture Semaine 17 Semaine 19 Semaine 21 Semaine 22
Répertoire municipal Semaine 24 Semaine 28 Semaine 30 Semaine 34
Les Prairiales Semaine 18 Semaine 19 Semaine 20 Semaine 21
Le Sparnonien Semaine 44 Semaine 48 Semaine 50 Semaine 01
Un planning précis, en particulier des maquettes finalisées, sera élaboré avec le titulaire retenu.
5 – Vérification et admission des prestations
a) Vérification / Validation
Les opérations de vérification ont pour but de constater la correspondance entre le service fourni et les prestations du marché. Elles portent sur la qualité de la prestation.
b) Admission des prestations
Si les prestations ne sont pas jugées satisfaisantes, la personne responsable notifie au titulaire une décision motivée : d’ajournement ou de rejet.
Le titulaire fera son affaire de toutes les options techniques nécessaires à l’exécution complète de la prestation.
6 – Modalités et délais de livraison
Le délai d’exécution court à l’émission du bon de commande. Le bon de commande fixera une date limite d’exécution des prestations selon, à titre d’information, le calendrier défini ci-après.
Les prestations comprennent la livraison qui doit être effectuée à l’Hôtel de Ville :
A – En Bref : au plus tard les 25 janvier, 29 mars, 25 mai, 30 août et 25 octobre 2021 B – Brochures culture : au plus tard le 4 juin 2021
C – Répertoire municipal : au plus tard le 30 août 2021 D - Le Sparnonien : au plus tard le 7 janvier 2022
E – Cartes d’invitation cocktail fin d’année : 1er novembre 2021 Cartes d’invitations vœux du Maire : 1er décembre 2021 F – Cartes de vœux : 1er décembre 2021
G – Brochure annuelle « Prairiales » : au plus tard le 28 mai 2021
Elle sera effectuée sous la responsabilité exclusive du titulaire du marché.
Les fournitures livrées non-conformes à celles demandées seront refusées et retournées aux frais du titulaire du marché.
Elles devront être remplacées dans les meilleurs délais aux frais exclusifs du titulaire du marché.
Si au cours du marché, la municipalité souhaite mettre à la disposition de ses administrés des informations sur un support non répertorié dans le bordereau des prix ou si elle souhaite une modification de format ou de présentation, elle sollicitera un devis au titulaire du marché. Une commande sera alors effectuée sans obligation d’effectuer un avenant, le montant maximal du marché restera inchangé.
