EXAMEN DES POLITIQUES NATIONALES DE SPORT SÉCURITAIRE ET DU
PROCESSUS DE MISE EN ŒUVRE
DEMANDE DE PROPOSITIONS (DP) – Date limite : 25 février 2022
Gymnastique Canada (GymCan) est un chef de file au sein de la communauté des ONS dans la mise en œuvre de politiques et de pratiques relatives au sport sécuritaire. Plus particulièrement, depuis 2017, GymCan a mis en œuvre une plateforme de sport sécuritaire harmonisée entre les ONS et les OPTS qui a mis l’accent sur trois piliers : la gestion des cas (enquêtes), l’éducation et la défense des intérêts. Quatre ans plus tard, GymCan souhaite examiner l’efficacité du processus de mise en œuvre, tant du point de vue de la gestion continue des risques que de celui de l’harmonisation, mais aussi pour s’assurer que ses politiques de gouvernance sont solides d’un point de vue juridique et rationnel afin d’appuyer la mise en œuvre pratique de tous les programmes de sport sécuritaire.
Gymnastique Canada sollicite des propositions de particuliers ou d’entreprises professionnelles pour répondre à cette proposition d’ici le 22 février 2022. La présente demande de propositions (DP) contient des renseignements généraux sur Gymnastique Canada, ainsi que des renseignements précis sur ce qui doit être inclus dans la réponse à la DP.
CONTEXTE ORGANISATIONNEL /APERÇU
Établi en 1969, Gymnastique Canada (GymCan) est l’organisme national de régie du sport de la gymnastique au Canada.
Gymnastique Canada travaille en étroite collaboration avec les fédérations provinciales et territoriales et plus de 700 clubs pour offrir un large éventail de programmes et de services qui répondent aux besoins de tous les participants. Du développement de l’athlète à la formation des entraîneurs et des juges, Gymnastique Canada établit les normes et les pratiques opérationnelles du sport au Canada. Notre mandat est de promouvoir et d’offrir une expérience positive et diversifiée en gymnastique grâce à la prestation de programmes de gymnastique sécuritaires et de qualité.
La gymnastique est un sport pluridisciplinaire dont la pratique se divise en deux principaux volets : le volet développement des habiletés et le volet compétition. La gymnastique au Canada est régie par Gymnastique Canada, une fédération de membres provinciaux et territoriaux composée de clubs et d’individus membres. Gymnastique Canada est reconnu comme l’organisme de régie du sport de la gymnastique au Canada par l’organisme international (FIG).
CANAUX NUMÉRIQUES
Site Web : www.gymcan.org
Facebook : http://facebook.com/GymCan1 Twitter : @GymCan1
Instagram: @GymCan1
YouTube : https://www.youtube.com/user/gymcan1
STATISTIQUES
La gymnastique est reconnue par Sport Canada et le Comité international olympique comme étant l’un des trois sports sur lesquels reposent tous les autres.
Gymnastique Canada est un collectif regroupant 700 clubs et 12 fédérations provinciales et territoriales 325 000 membres individuels (avant la COVID) ;
20 000 gymnastes de compétition au Canada ; 7 500 entraîneurs certifiés inscrits
Répartition de gymnastes par tranche d’âge :
< 6: 27 % 6—12 : 55 % 13—18 : 10 %
>18 : 8 %
MISSION ET VISION
NOTRE VISION : En tant que sport fondamental, nous aspirons à créer un environnement
sécuritaire et inclusif où la croissance n’a pas de limites et où les participants trouvent la joie dans la poursuite de l’excellence.
NOTRE MISSION : Poser des bases saines. Former des champions et accroître leur autonomie. Inspirer la nation.
ANALYSE SITUATIONNELLE :
Gymnastique Canada et ses associations membres ont consacré d’importantes ressources humaines et financières à l’élaboration et la finalisation d’une stratégie nationale sur le sport sécuritaire qui englobe trois piliers clés : la gestion de cas, l’éducation et la défense des intérêts. L’ensemble des politiques et procédures nationales se trouve ici : (http://gymcan.org/fr/programmes/sport- securitaire/vue-d-ensemble).
Dans le cadre d’un ensemble de politiques-cadres, GymCan et ses associations membres gèrent les éléments respectifs des programmes de sport sécuritaire relevant de leur compétence, mais maintiennent un niveau de réciprocité, de communication et de mobilisation pour éviter les politiques ou les processus conflictuels dans la mise en œuvre des initiatives de sport sécuritaire à l’échelle du pays. Cette stratégie « pancanadienne » en place depuis 2017 a beaucoup évolué au cours des quatre dernières années. Mentionnons que les politiques et les procédures, notamment celles relatives à la gestion des cas, ont fait l’objet d’un examen juridique intense au cours de cette période.
De plus, au cours des deux dernières années, de nombreux pays occidentaux (Royaume-Uni, Belgique, Pays-Bas, Australie, Nouvelle-Zélande, etc.) ont procédé à des « examens culturels » externes de leurs programmes de gymnastique. Ces examens ont mis en évidence des préoccupations importantes et des recommandations d’ajustements de la culture de la gymnastique qui sont uniformes d’un pays à l’autre (y compris le Canada). Bien qu’un tel examen n’ait pas encore eu lieu au Canada, il faut examiner attentivement la façon dont un processus d’« examen culturel » peut être mis en œuvre au Canada dans le cadre de l’examen général de l’efficacité des politiques et des pratiques actuelles en matière de sport sécuritaire, et tout aussi important, dans le cadre du programme d’éducation continue des entraîneurs, des parents et des athlètes de GymCan et de ses associations membres.
Dans le cadre de sa stratégie de gestion des risques à l’échelle nationale et provinciale, et conformément à l’introduction d’un nouveau plan stratégique pour « La gymnastique au Canada », le conseil d’administration de GymCan a déterminé la nécessité d’une évaluation des politiques et des procédures actuelles en matière de sport sécuritaire en place au sein du GymCan par un organisme externe (indépendant), avec les attentes suivantes :
1. Examiner les politiques et les procédures nationales actuelles en matière de sport sécuritaire utilisées par Gymnastique Canada et formuler des recommandations de mise à jour ou d’amélioration pour les harmoniser avec les pratiques exemplaires actuelles ;
2. « Tester » (examiner) la mise en œuvre actuelle, par le personnel de GymCan et les professionnels externes, des politiques sur le sport sécuritaire dans la mesure où elles s’appliquent à la gestion des problèmes et des cas ;
3. Formuler des recommandations générales pour l’amélioration ou l’harmonisation continues des stratégies et des pratiques de sport sécuritaire dans l’environnement de Gymnastique Canada et des OPT en fonction des pratiques exemplaires et des procédures actuelles ;
4. Examiner les évaluations externes actuelles de « l’examen culturel » de la gymnastique menées à l’échelle internationale et formuler des recommandations à Gymnastique Canada sur une méthodologie et une approche pour la réalisation d’un « examen culturel » des programmes de gymnastique au Canada.
Ce processus d’examen est axé sur les opérations et les politiques relevant de la compétence de Gymnastique Canada, mais peut nécessiter une révision ou de la rétroaction de la part des OPT membres afin d’évaluer pleinement l’impact et l’efficacité du travail effectué à ce jour par GymCan.
Gymnastique Canada espère amorcer le processus d’examen d’ici avril 2022, mettre à la disposition des intervenants de GymCan et des associations membres un rapport provisoire d’ici la mi-juin 2022 (assemblée générale annuelle) et présenter un rapport final d’ici septembre 2022.
Afin d’être pris en considération pour ce contrat, veuillez fournir les renseignements suivants dans votre proposition :
INTRODUCTION* (y compris, mais sans s’y limiter):
• Aperçu de l’entreprise ou des candidats (antécédents, expérience, réalisations)
• Énoncés de mission et de valeurs (organisation)
• Expérience au sein d’organismes de sport ou d’organismes sans but lucratif pertinente pour ce projet
• Confirmation du statut d’entrepreneur (autres contrats actifs)
• Confirmation de la disponibilité pour la période indiquée dans la présente DP
SERVICE PROPOSÉ
• Répond spécifiquement aux exigences énumérées dans la présente DP
• Échéancier et autres facteurs à prendre en compte dans le processus décisionnel
BUDGET
• Honoraires et/ou structure tarifaire proposés pour le contrat
• Autres coûts connexes (soutien requis, s’il y a lieu)
DIVULGATION
• Conflit d’intérêts réel ou potentiel
RÉFÉRENCES
Au moins trois références, de préférence, comme suit : Relation client depuis plus de 5 ans
Relation client de 3 à 5 ans Relation client de 1 à 3 ans
Les références peuvent être vérifiées et évaluées
*GymCan se réserve le droit de demander tout document supplémentaire jugé nécessaire pour faciliter le processus d’examen et d’attribution du contrat.
PROCESSUS DE SÉLECTION
GymCan déterminera quels fournisseurs sont les mieux qualifiés pour réaliser le projet en fonction des renseignements demandés dans la DP.
GymCan, sans responsabilité, coût ou pénalité, à sa seule discrétion, peut disqualifier tout fournisseur à tout moment, si :
1) Sa présentation contient des renseignements inexacts ;
2) GymCan estime que le soumissionnaire a déformé tous les renseignements fournis dans sa soumission ;
3) Le soumissionnaire ne divulgue pas un conflit d’intérêts réel ou potentiel ; 4) La communication révèle un conflit d’intérêts.
Les fournisseurs présélectionnés seront invités à un processus d’entrevue en deux étapes : une entrevue exploratoire de la DP et une entrevue en personne ou en mode virtuel.
Le but de l’entrevue exploratoire de la DP est de fournir aux fournisseurs la capacité d’obtenir des précisions supplémentaires sur les résultats attendus de la portée des travaux énumérés dans la DP.
L’objectif de l’entrevue exploratoire est de découvrir toutes les hypothèses liées à la portée des travaux par le fournisseur ou par GymCan.
OBLIGATIONS ULTIMES DU SOUMISSIONNAIRE RETENU
Si un soumissionnaire est sélectionné dans le cadre du présent processus de DP, le soumissionnaire et GymCan doivent négocier et signer une entente. La réponse du soumissionnaire à la présente DP dans son intégralité, ou si elle est modifiée pendant les négociations, fera partie de l’entente.
GymCan se réserve le droit, à sa seule discrétion :
• Refuser toute proposition, y compris le droit de rejeter toutes les propositions.
• Négocier avec l’un ou l’autre des fournisseurs après la date de clôture.
• Faire passer un entretien à tous les fournisseurs présélectionnés.
• Attribuer le contrat après un processus de négociation réussi.
NOTIFICATION
GymCan informera tous les participants du résultat du processus de sélection par courriel.
QUESTIONS ET SOUMISSION DES PROPOSITIONS
Pour toute question concernant la présente DP, veuillez communiquer avec Ian Moss, directeur général de Gymnastique Canada (imoss@gymcan.org) . M. Moss sera disponible pour tous les candidats potentiels jusqu’à la date limite de présentation des demandes.
La date limite de réception de votre proposition est le 25 février 2022 à 17 h (HE). Les documents doivent être soumis en format électronique à :
Mary Degrasse, adjoint de direction Gymnastique Canada
mdegrasse@gymcan.org
DATES LIMITES CLÉS *
Présentation des propositions à GymCan : 25 février 2022 Annonce des candidats présélectionnés : Mars
Entrevues exploratoires : Mars/avril
Annonce du candidat sélectionné : Avril 2022
*Sous réserve de modifications
CAPACITÉS ET EXPÉRIENCE DE LA PERSONNE OU DE L’ORGANISME SOUMISSIONNAIRE (50 %)
• Expérience de travail avérée avec des organismes comparables et des projets d’une portée similaire
• Expérience de l’environnement sportif
• Expertise avérée en matière de présentations écrites et orales
• Disponibilité pour la période déterminée
MODÈLE D’ÉTABLISSEMENT DES COÛTS (35 %)
• Les propositions budgétaires reflètent les objectifs et les livrables du projet
• Maîtrise des tâches du projet grâce à des plans de travail exhaustifs
• Capacité démontrée à respecter les délais et le budget du projet (d’autres exemples de travaux)
• Identification et stratégies de gestion des risques
• Coût par rapport à la valeur du travail et aux autres offres
• Créativité et innovation en vue d’atteindre les objectifs du projet
• Initiatives à valeur ajoutée qui n’ont pas été identifiées dans la DP et qui respectent le calendrier et le budget du projet ou qui ajoutent de la valeur à la soumission retenue
AUTRES (15 %)
• Références
• Excellente compréhension de la vision, de la mission et des priorités stratégiques du GymCan
