Mise en situation scénario fictif

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Projet FLEGT-REDD+

Mise en situation – scénario fictif

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Réunion mensuelle des collaborateurs

7 avril 2021

GOOD WOOD

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Mme Boivert, Directrice générale

Bienvenue à tous !

Nous allons débuter la réunion.

Le premier point à l’ordre du jour est notre décision d’étendre notre gamme de

produits. Nous souhaitons pouvoir proposer à nos clients des panneaux en bois tropical.

Je souhaite notamment pouvoir proposer plusieurs qualités, dont du bois massif, du contreplaqué et du MDF replaqué.

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Mme Siri, Directrice qualité

Je tiens à rappeler deux éléments.

Premièrement, notre politique d’entreprise donne la priorité absolue aux produits certifiés.

Les seules exceptions admises sont lorsqu’aucun produit similaire n’est disponible sur le marché.

En effet, voici notre tableau comparatif des approches possibles au vu de nos approvisionnements dans de nombreux pays ayant des risques d’illégalité liées aux pratiques sur le terrain.

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Mme Siri, Directrice qualité

Chaînes non certifiées Chaînes certifiées

Niveau d’effort

Plus important Moins important Collecte documentaire complète

Planification d’actions sur le terrain

Collecte documentaire allégée Pas de mission de terrain en

interne

Compétence / qualité

Moins important Plus important

Connaissances en interne basiques sur l’ensemble des contextes

forestiers

Auditeurs experts du contexte dans lequel ils travaillent Indépendance & contrôle

Coût

Plus important Moins important

Probables actions de terrains coûteuses

Surcoûts lissés et répartis entre toute les entités impliquées

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Mme Siri, Directrice qualité

Deuxièmement, pour tout nouveau produit que nous plaçons sur le marché, nous devons

appliquer notre Système de diligence raisonné en conformité avec la Règlementation

européenne.

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M. Desfauret, Responsable conformité réglementaire

Je propose un plan d’action en trois étapes.

1. Trouver les produits et les fournisseurs adéquats.

Je compte sur l’équipe commerciale pour cela.

2. S’assurer que le système de certification relatif aux produits identifiés est bien intégré à notre SDR.

Si besoin, mettre à jour le SDR. Je m’en chargerai.

3. Appliquer notre SDR aux produits pour valider le faible risque d’illégalité avant leur mise sur le marché.

Nous le ferons ensemble.

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M. Desfauret, Responsable conformité réglementaire

Commençons par travailler sur les panneaux de contreplaqué.

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Equipe commerciale

C ONTRE PLA QUE S

1. Identification des produits 2. Mise à jour du SDR

Nous avons connaissance d’un fabriquant de panneaux situé en Chine. Il a une très bonne réputation.

Leur site internet mentionne des contreplaqués en Okoumé.

On peut choisir :

• FSC 100%

• FSC Mix 70%

• FSC Controlled wood

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Responsable conformité réglementaire

C ONTRE PLA QUE S

Notre SDR inclut déjà l’utilisation des produits certifiés FSC.

Nous devons notamment justifier que le système FSC : - Est robuste et conforme aux critères de qualité

définit par le RBUE

- Permet la traçabilité et le contrôle des matériaux tout au long des chaînes d’approvisionnement - Couvre bien les 5 catégories légales pertinentes

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Responsable conformité réglementaire

C ONTRE PLA QUE S

Aussi, nos procédures font référence au guide produit par FSC qui reprend ces éléments.

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Responsable conformité réglementaire

C ONTRE PLA QUE S

Nous devons aussi être vigilants sur les cas où il y a des possibles insuffisances / problèmes dans des pays spécifiques.

Nous avons constaté que les faiblesses documentées se produisent souvent dans les pays avec un fort taux de corruption.

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Responsable conformité réglementaire

C ONTRE PLA QUE S

Pour faciliter notre travail, nous avons pris la décision de renforcer les vérifications pour les pays de récolte dont l’IPC est inférieur à 45.

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Responsable conformité réglementaire

C ONTRE PLA QUE S

Voici notre arbre de décision pour les produits certifiés, dont FSC.

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C ONTRE PLA QUE S

Le système de certification utilisé est-il approuvé dans nos procédures de diligence raisonnée?

Récolter les informations sur les essences de bois ainsi que le/les pays de récolte

Y a-t-il un pays de récolte dont l’IPC est <45?

Identifier tous les fournisseurs jusqu’à la forêt, preuve documentaire à l’appui (factures)

Y a-t-il un élément de doute sur la fiabilité et l’exhaustivité des pays d’origine identifiés?

Identifier tous les fournisseurs au moins jusqu’au pays d’origine, preuve documentaire à l’appui (factures)

Y a-t-il un élément de doute sur la fiabilité et l’exhaustivité des essences identifiées?

Validation du fournisseur et de la chaîne

OUI

OUI NON

NON

OUI Prévoir un test de bois en labo à réception de la livraison

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C ONTRE PLA QUE S

Vérifier la validité du certificat des fournisseurs identifiés

Inclure la demande de produits certifiés dans les contrats et bons de commande

A la réception des produits, vérifier les mentions de certification pour ces produits sur les factures reçues

Validation du fournisseur et de la chaîne

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Responsable conformité réglementaire

C ONTRE PLA QUE S

OUI

Je confirme que cette première condition est vérifiée pour le système FSC.

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Equipe commerciale

C ONTRE PLA QUE S

Appelons le fournisseur pour nous renseigner sur les essences et les pays de récolte.

L’ Okoume de nos panneaux vient du Gabon. Certains plis intérieurs sont du peuplier qui vient d’autres pays. Je vous envoie un tableau récapitulatif.

Dehua TB

! EXEMPLE FICTIF !

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Equipe commerciale

C ONTRE PLA QUE S

Re: Composition des panneaux contreplaqués De : Dehua TB

A : Good Wood ^07/04/2021

Veuillez trouver ci-joint le détail des essences et pays d’origine pour nos panneaux ainsi que des documents complémentaires sur nos approvisionnements.

FSC 100%

Peuplier

Populus deltoides

Origine: Chine Oukoume

Aucoumea klaineana Origine: Gabon FSC Mix 70% Peuplier

Populus tremuloides Origine: USA

FSC CW

Voilà l’email reçu.

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Equipe commerciale

C ONTRE PLA QUE S

Voici un premier document joint.

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Equipe commerciale

C ONTRE PLA QUE S

Et un deuxième document.

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Equipe commerciale

C ONTRE PLA QUE S

Sur la base des documents reçus, c’est bien le cas.

TGI

Gabon – Usine de déroulage BV-COC-109734

CEB

Gabon – concession forestière BV-FM/COC-840169

DEHUA TB

Chine – Fabriquant Code FSC?

L’IPC du Gabon est de 30.

Selon nos procédures, nous devons avoir une chaîne

d’approvisionnement claire et documentée jusqu’à la forêt.

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Equipe commerciale

C ONTRE PLA QUE S

Allons vérifier la validité des certificats FSC de ces trois fournisseurs.

TGI

Gabon – scierie BV-COC-109734

CEB

Gabon – concession forestière BV-FM/COC-840169

DEHUA TB

Chine – Fabriquant Code FSC?

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C ONTRE PLA QUE S

Avons-nous des éléments supplémentaires concernant la composante en peuplier ?

Non. Nous n’avons rien reçu à ce sujet.

Soyons vigilants. Des investigations récentes du FSC ont mis en lumière des violations du système en place par des entreprises chinoises commercialisant du

contreplaqué dont les faces sont en bois tropical.

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C ONTRE PLA QUE S

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C ONTRE PLA QUE S

Cela veut-il dire que l’ensemble du système est décrédibilisé et inutilisable ?

Pas du tout !

D’une part, on voit bien que le système lui-même intègre des actions de lutte contre les fraudes et les mauvais usages. C’est plutôt un bon signe.

Nous devons simplement être conscients des cas et des

contextes particuliers ou cela est susceptible de se produire.

C’est pour cela que nos procédures requièrent une traçabilité renforcée pour certains pays.

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C ONTRE PLA QUE S

Oui. Suivons donc nos procédures.

Pour le peuplier de Chine (IPC = 42), nous allons demander la traçabilité de toutes les entités jusqu’à la forêt, factures à l’appui.

Pour le peuplier des Etats-Unis, nous allons demander la traçabilité de toutes les entités jusqu’à l’exportateur américain.

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C ONTRE PLA QUE S

En fonction de ces éléments, nous prendrons une décision sur quel produit choisir.

FSC 100%

Peuplier

Populus deltoides

Origine: Chine Oukoume

Aucoumea klaineana Origine: Gabon FSC Mix 70% Peuplier

Populus tremuloides Origine: USA

FSC CW

Peut-on vraiment faire confiance aux produits « Controlled Wood » (CW) ?

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C ONTRE PLA QUE S

Les produits CW sont un peu particulier.

Premièrement, ils ne peuvent être vendus avec une mention de certification qu’entre entreprises certifiées.

Ce statut ne sera pas communiqué au consommateur final.

Voici les mentions de certifications que l’on peut trouver sur les labels.

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C ONTRE PLA QUE S

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C ONTRE PLA QUE S

Les produits CW peuvent venir d’une forêt certifiée CW, qui

respecte donc les critères de légalité mais n’inclut pas autant de critères de durabilité qu’une forêt certifiée gestion durable).

Plus couramment, ils peuvent venir d’une forêt non certifiée.

Il ont dans ce cas fait l’objet d’une analyse de risque d’illégalité par un acteur de la chaîne habilité.

Cette entité aura un code de certification FSC CW. Voici un exemple.

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C ONTRE PLA QUE S

Cette entité devra respecter un référentiel spécifique pour cela, et sera auditée sur cette base.

Dans l’ensemble, le référentiel FSC Controlled Wood porte sur la même démarche que celle d’un opérateur plaçant du bois sur le marché européen.

Il s’agit de s’assurer de la légalité du bois avec une approche d’analyse de risque.

Acheter du bois certifié CW revient donc à dire que le risque d’illégalité a déjà été évalué par un autre acteur de la chaîne.

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C ONTRE PLA QUE S

En ce qui concerne le risque d’illégalité au niveau du pays d’origine, nous pouvons donc conclure « risque faible » quelque soit la mention de certification.

Enfin, en dehors de nos obligations réglementaires, nous pouvons orienter notre décision si nous voulons favoriser la part de bois venant de forêts certifiées en gestion durable.

Attendons tout de même les documents de traçabilité demandés pour atténuer le risque de fausse déclaration.

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Responsable conformité réglementaire

Regardons à présent les possibilités

d’approvisionnement en panneaux massifs.

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BOIS MASSIF

Regardons la disponibilité de la ressource

directement sur les bases de données en ligne des certifications forestières présentes dans la région.

Je suggère de cibler du bois en provenance du Cameroun.

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BOIS MASSIF

Nous avons déjà une pré-selection d’entreprises.

Demandons à un agent commercial sur place de nous proposer quelque chose et de se charger des démarches.

Agentimber

Je peux vous proposer du bois OLB. Je vous envoie une facture proforma.

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BOIS MASSIF

OUI

Notre système n’inclut pas encore la certification OLB.

Je m’occupe de chercher des éléments d’évaluation nous permettant de justifier de sa conformité avec les critères du RBUE.

Je mettrai à jour notre SDR en fonction de ces éléments.

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BOIS MASSIF

Voici le document reçu de l’agent.

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BOIS MASSIF

Il s’agira donc d’une chaîne de traçabilité interrompue.

D’ailleurs, notre agent ne figure pas dans la base de données des entreprises certifiées OLB pour la chaîne de contrôle.

Il n’y a pas de mention de certification sur la facture.

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BOIS MASSIF

Un échantillon de factures avec mention OLB depuis

l’exploitant forestier jusqu’à Agentimber sera donc nécessaire.

De toute façon, nous devons cartographier la chaîne

d’approvisionnement jusqu’à la ou les forêts certifiées OLB.

Agentimber

Je m’en charge.

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BOIS MASSIF

Nous avons reçu tous les documents demandés à Agentimber.

A la réception des produits, nous complèterons notre dossier de suivi avec : - La facture finale d’Agentimber

- Les documents d’exportation disponibles

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BOIS MASSIF

Avec ces factures, la traçabilité est bien confirmée entre la forêt et Agentimber.

Après examen, je considère que le système OLB couvre bien les catégories légales pertinentes et répond aux critères du RBUE.

Au niveau de la forêt, il n’y a donc pas de risque d’illégalité puisque des vérifications tierce parties robustes sont conduites.

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BOIS MASSIF

Agentimber ne prend pas physiquement en charge les sciages.

Ceux-ci voyagerons directement entre la scierie et nous.

Nous n’achèterons pas un produit avec une mention de certification à Agentimber.

Nous ne pourrons pas vendre ce produit avec mention certifiée à nos clients.

Je vous laisse voir si cela a un impact commercial.

En ce qui me concerne, cela ne change pas le risque d’illégalité puisque le risque de mélange avec du bois qui viendrait d’une autre forêt non certifiée est faible.

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Directrice qualité

Où en sommes-nous en ce qui concerne le MDF replaqué ?

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Equipe qualité

Nous avons repéré un fabriquant au Vietnam.

Il indique avoir des panneaux certifiés PEFC.

Il doit nous envoyer une facture proforma.

MDF REPLA QU E

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Responsable conformité réglementaire

MDF REPLA QU E

Le système PEFC est déjà intégré à nos procédures de diligence raisonnée.

L’arbre de décision est le même que pour les produits FSC.

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Re: Proforma invoice De : Best Plywood VN

A : Good Wood ^07/04/2021

Veuillez trouver ci-joint une facture proforma.

Voilà leur email ! Ouvrons la pièce jointe.

MDF REPLA QU E

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MDF REPLA QU E

C’est bizarre, il n’y a qu’un logo PEFC.

Il n’y a pas de mention de certification clairement reliée au produit, ni de code de certificat.

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MDF REPLA QU E

Allons vérifier si cette usine figure dans la base de données officielle PEFC.

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MDF REPLA QU E

Best PANNELS

En effet, nous achetons des produits

certifiés mais nous ne sommes pas nous- mêmes certifiés.

Encore une chaîne certifiée interrompue ? Demandons des clarifications sur l’origine du bois et les essences.

Best PANNELS

Je vous envoie des échantillons de facture avec nos fournisseurs.

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MDF REPLA QU E

Voilà ce que nous avons reçu pour le MDF.

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MDF REPLA QU E

! EXEMPLE FICTIF ! Pour l’une d’elle, je vois bien la mention de certification.

Pour l’autre en revanche, il semble que les produits ne soient pas certifiés.

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MDF REPLA QU E

Si je comprend bien, il y a deux usines du même groupe qui envoient des panneaux.

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MDF REPLA QU E

Allons vérifier cela dans la base de données officielle PEFC.

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Responsable conformité réglementaire

MDF REPLA QU E

De mon côté, je suis allé voir sur le site internet du groupe et j’y ai trouvé une déclaration sur les essences et origines de tous leurs produits.

Le document date d’octobre 2020 et est donc bien à jour.

Allons voir les deux usines en question.

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MDF REPLA QU E

Nous pouvons donc savoir les régions d’origine et les essences des panneaux venant de l’usine russe.

Sur la base de la facture reçue, il s’agit de panneaux non certifiés.

Même si nous pouvons avoir des panneaux certifiés PEFC en provenance de cette usine russe, l’IPC de la Russie est de 30.

Appliquer nos procédures reviendra à tracer les chaînes d’approvisionnement plus en amont.

C’est possible mais cela sera plus long.

Le risque est plus faible avec les panneaux certifiés PEFC dont l’origine est européenne.

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MDF REPLA QU E

Best PANNELS peut-il nous faire en sorte que les panneaux que nous achetons seront exclusivement ceux provenant de l’usine de Wismar en Allemagne?

Best PANNELS

Oui, cela est tout à fait faisable de notre côté.

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MDF REPLA QU E

Best PANNELS n’est pas soumise à un référentiel de chaîne de contrôle vérifié par une partie tierce.

Il faudra donc rassembler des éléments supplémentaires nous permettant de conclure qu’il y a un faible risque de mélange à leur niveau.

Dans un premier temps, nous pourrions programmer une réunion en visio-conférence avec Best PANNELS afin de

comprendre le fonctionnement de l’usine. Ils pourront nous décrire oralement leurs procédures de réception, stockage, transformation et envoi des produits.

Cela nous permettra de tirer une première conclusion.

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MDF REPLA QU E

Un membre de l’équipe commerciale doit se rendre au Vietnam dans 6 mois.

Nous pourrons en profiter pour rendre visite à Best PANNELS et réaliser des observations directes sur la

ségrégation et la traçabilité des produits au sein de l’usine.

Il sera important de rédiger un rapport de visite sur site mentionnant ces observations.

Il sera enregistré dans le dossier diligence raisonnée de cette chaîne d’appro.

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MDF REPLA QU E

Nous avons assez d’éléments sur le MDF.

Que savons-nous sur le placage bois de ce produit ?

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MDF REPLA QU E

Voilà ce que nous avons reçu pour le placage.

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MDF REPLA QU E

Aucun de ces placages n’est certifié.

Après tout cela ne représente qu’une proportion minuscule du produit final.

C’est vrai, mais le RBUE ne fait pas de

différence. Nous devons appliquer notre SDR.

Si ces produits ne sont pas certifiés, personne n’a évalué leur légalité.

Il nous revient de le faire.

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MDF REPLA QU E

Beaucoup de risques d’illégalité sont attachés à la récolte du bois dans ces trois pays.

Pouvons-nous identifier si des sociétés proposent de l’Aniégré certifié ?

Regardons d’abord sur la base de données FSC.

Nous pouvons faire une recherche par essence.

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MDF REPLA QU E

Best PANNELS peut-il se rapprocher de la société CIB au Congo pour s’approvisionner en bois certifié FSC pour le placage en Aniégré à inclure sur nos produits ?

Best PANNELS

Oui, cela est tout à fait faisable de notre côté.

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MDF REPLA QU E

Je retiens donc cette chaîne

d’approvisionnement à confirmer.

Best PANNELS

Vietnam – Producteur Non certifié

EGGER Wismar

Allemagne – Producteur MDF PEFC/06-38-171

Good Wood

CIB

Congo – Exploitant / scierie SGSCH-COC-010949

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MDF REPLA QU E

Si le nouvel approvisionnement du Congo est confirmé, il nous manquera la

traçabilité jusqu’aux forêts, factures à l’appui.

Pour le MDF et le placage, en ce qui concerne le risque d’illégalité au niveau de l’ensemble des forêts et des pays de récolte, nous pourrons conclure « risque faible ».

En revanche, nous devrons prendre des mesures pour pouvoir vérifier et justifier un faible risque de mélange au sein de l’usine vietnamienne.

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Directrice générale

Nous avons bien progressé !

J’attends avec impatience notre nouveau catalogue.

Nous pouvons ajourner cette réunion !

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Projet FLEGT-REDD+