CALENDRIERS DE VACANCES HIVER

CALENDRIERS DE VACANCES

HIVER 2021-2022

TABLE DES MATIÈRES

Objectifs ……….……….……… 5

Section 1 Calendrier des choix ..………..………..….… 6

1.1 Définitions ……….…. 7

1.2 Action importante à faire ……..………...………. 8

1.3 Solde de vacances non pris au 30 avril 2021 ...……….… 9

1.4 Banque de vacances temps partiel (TP) reportée …...……….………….…… 10

1.5 Répartition des calendriers ………..……….... 11

Section 2 Détermination des quotas ……….……….……….………..… 14

2.1 Qu’est-ce qu’un quota? ……….……….……….... 15

2.2 Formule et méthode de calcul ………..…….. 16

2.3 Étapes et exemples de calcul ………..……..17

2.4 Outil de calcul des quotas ……….. 19

2

TABLE DES MATIÈRES

Section 3 Affichage / Inscription / Approbation des choix ^(règles)

…….………..………….……… 20

3.1 Règles d’inscription des choix au calendrier .……… 21

3.2 Personnes salariées absentes durant la période des choix ………..……… 22

3.3 Vacances précédant un départ à la retraite ....……….………. 23

3.4 Particularités FIQ ………...………..…… 24

3.5 Particularités SCFP ………...……….….…… 29

3.6 Particularités CSN ………...……….……….. 31

3.7 Particularités APTS ………...………..……… 32

3.8 Résumé des étapes ………..…. 33

3.9. Processus d’approbation des choix de vacances ………...……….…… 34

Section 4 Après l’affichage officiel des vacances ……….………….……….…………..…… 35

4.1 Annulation ou report de vacances ……….……….. 36

4.2 Ajout d’une ou plusieurs semaines de vacances ……….……….. 38

4.3 Ajout de personnes salariées ………..……….……….. 39

4.4 Échange de congé annuel ………..……….………..….. 40

4

TABLE DES MATIÈRES

Section 5 Rappel ………...……….……….………..…… 41

5.1 Dates importantes .……….……….. 42

5.2 Règles pour l’affichage et le retour des calendriers ……….……….. 43

Section 6 Outils disponibles ………..………….…... 44

Coordonnées des personnes-ressources …….……… 48

OBJECTIFS

 Clarifier l’application des règles des dispositions locales ainsi que les particularités du Calendrier HIVER 2021-2022 .

 Présenter le processus global des choix de vacances et les outils disponibles.

 Soutenir les gestionnaires lors du processus des choix de vacances.

SUJETS

 Calendrier des choix de vacances

 Détermination des quotas

 Affichage / Inscription / Approbation des choix

 Après l’affichage officiel des calendriers de vacances

 Rappel

 Outils disponibles

CALENDRIER DES CHOIX

Section 1

1.1 Définitions

1.2 Action importante à faire

1.3 Solde de vacances non pris au 30 avril 2021 1.4 Banque de vacances temps partiel (TP) reportée 1.5 Répartition des calendriers

1. CALENDRIER DES CHOIX

1.1 DÉFINITIONS

A - ANCIENNETÉ *

En date du 17 juillet 2021

* L’ancienneté ne prévaut que sur un 1 choix (1 semaine ou plusieurs semaines consécutives)

B – BANQUE DE VACANCES

Solde en date du 31 juillet 2021 : Action importante à faire – voir page suivante

Le solde inclut les vacances reportées de l’année précédente ^(1er mai 2020 au 30 avril 2021).

C - ^QUANTUM

Nombre de jours de vacances restants auxquels la personne salariée a droit (payés ou non) jusqu’au 23 avril 2022.

Note : La personne salariée n’est pas tenue de prendre les journées de vacances quantum non payées.

Durée du calendrier d’hiver :

FIQ, CSN et APTS : du 17 octobre 2021 au 23 avril 2022 SCFP : du 18 octobre 2021 au 24 avril 2022

A B C

Période d’inscription des choix : Du 1^er au 16 septembre 2021

8

1. CALENDRIER DES CHOIX

1.2 ACTION IMPORTANTE À FAIRE

Établir le SOLDE RÉEL des banques et du quantum

Calendrier Hiver seulement

Le solde inscrit sur le calendrier est en date du 31 juillet 2021 et ne tient pas en compte des vacances planifiées jusqu’à la fin du calendrier d’été, soit du 1^er août au 16 octobre 2021.

Vous devez déduire de la banque et du quantum inscrits sur le calendrier :

 Tous les jours de vacances pris et planifiés entre le 1^er août et le 16 octobre 2021 et entre le 1^er août et 17 octobre 2021 (SCFP) - (incluant les vacances fractionnées).

EXEMPLE

 Isabelle Unetelle prend 15 jours au calendrier d’été : du 8 au 28 août 2021 (soit entre le 1^er août et le 16 octobre 2021).

 Sa banque de vacances doit être réduite de 112,5 heures (15 jours x 7,50H *).

 Le quantum doit être réduit de 15 jours.

55,50 H 10,00 J SOLDE RÉEL

 Tous les jours de vacances convertis pour l’aménagement du temps de travail (ATT) – FIQ (de 1 à 5 jours, selon le nombre de jours choisi lors de l’inscription à l’ATT).

 Tous les jours de vacances planifiés entre le 1^er août et la fin des horaires 7/7 et 6/8

(le 4 ou 11 septembre 2021, selon l’entente).

* À considérer :le nombre d’heures prévu au poste - Exemple TE d’infirmière :

7,25H/jr VS 7,50H/jr

1. CALENDRIER DES CHOIX

1.3 SOLDE DE VACANCES NON PRIS AU 30 AVRIL 2021

 Sur une copie de votre calendrier d’été, notez toutes les vacances ayant fait l’objet d’un report.

Vous pourrez vous y référer pour le calendrier d’hiver.

EXEMPLE

 Au calendrier d’été 2021, Gabriel Untel avait une banque de 150 h et un quantum de 20 jrs.

 Il a pris 2 semaines de vacances en juillet.

 Au calendrier Hiver 2021-2022, il devrait donc

avoir un solde = Bq vac. : 75 H / Quantum : 10 J Au lieu de 75,00 H et 10,00 J

 Le solde de la banque de vacances et du quantum inscrit au calendrier d’hiver inclut, s’il y a lieu, les vacances reportées de l’année précédente (solde non pris au 30 avril 2021)

 La personne salariée ne peut se prévaloir de son ancienneté pour planifier les vacances reportées. Celles-ci doivent être planifiées et accordées en 2^e, 3^e tour.

ASTUCE

pour détecter si des vacances ont été reportées

 Une personne salariée qui a quatre (4) semaines de vacances annuellement, qui a pris deux (2) semaines au calendrier d’été, et qui a un solde de quinze (15) jours au calendrier d’hiver (au lieu de 10 jrs) : les cinq (5) journées additionnelles proviennent d’un report de l’année précédente.

10

1. CALENDRIER DES CHOIX

1.4 BANQUE DE VACANCES TEMPS PARTIEL (TP) REPORTÉE

BANQUE

TP

Seules les heures payables non prises au 30 avril 2021

sont reportées et inscrites au calendrier HIVER 2021-2022

Banque vacances

(Heures payables) Quantum

Solde non pris au

30 avril 2021 22,50 heures

(Titre d’emploi à 7 h 30 / jour) 5 jours

Solde reporté au

1^er mai 2021 22,50 heures

(Titre d’emploi à 7 h 30 / jour) 3 jours

EXEMPLE



Mesure particulière : En raison de la situation exceptionnelle liée à la COVID-19, le monnayage automatique habituel des banques temps partiel (TP) au 30 avril 2021 a été suspendu.



À NOTER : Seules les heures payables ont été reportées.

1. CALENDRIER DES CHOIX

1.5 RÉPARTITION DES CALENDRIERS

Règles générales



FIQ : par centre d’activités et par regroupement de titres d’emploi, à moins d’entente particulière.

 Infirmières

 Infirmières auxiliaires

 Inhalothérapeutes

 Perfusionnistes cliniques

 Infirmières praticiennes spécialisées



SCFP : par service et par titre d’emploi.



CSN : par service et par titre d’emploi



APTS : par centre d’activités, par titre d’emploi ET par port d’attache.

 Les calendriers sont produits systématiquement par port d’attache.

 Si la prestation des services ne peut être assurée de cette façon, la répartition des calendriers peut être par centre d’activités (sans la notion de port d’attache).

1. CALENDRIER DES CHOIX

1.5 RÉPARTITION DES CALENDRIERS

Personnes détentrices d’un poste ou d’une affectation.

Titulaires d’un poste équipe volante ou personnes salariées inscrites sur la liste de rappel :

• qui ont (ou auront) une affectation dans votre centre d’activités/service.

• ou qui, au cours des 6 derniers mois, ont travaillé un plus grand nombre d’heures dans votre centre d’activités/service.

Cette répartition est conforme aux dispositions locales. ELLE NE PEUT ÊTRE MOFIDIÉE.

Qui se retrouve sur vos calendriers ?

CRITÈRES

1- Date de transfert 2- Date de confirmation d’obtention du poste / affectation Personnes ayant obtenu un poste ou une affectation (selon les deux (2) critères ci-dessous) :

ET

SCFP

N/A - La date de transfert n’a aucune incidence. N/A - La date de confirmation n’a aucune incidence.

Les personnes font leurs choix dans le service où elles détiennent un poste/affectation long terme AU DÉBUT de la période des choix de vacances (1^er sept. 2021).

* Malgré la particularité des choix divisés en deux périodes.

FIQ

Le ou avant le 17 octobre 2021.

avant LE DÉBUT de la période d’inscription des choix de vacances (1^er sept. 2021).

CSN APTS

avant LA FIN de la période d’inscription des choix de vacances (16 sept. 2021).

1. CALENDRIER DES CHOIX

1.5 RÉPARTITION DES CALENDRIERS

Situations possibles

Personnes salariées déplacées en raison de leur condition de santé : immunosupprimées, enceintes ou de 70 ans et +

Personnes salariées délestées dans un autre secteur d’activité en raison de la modulation des activités entraînée par la COVID- 19

Règles applicables selon la situation et la catégorie syndicale

RÈGLE «A»

 Au moment de l’inscription des choix, ces personnes salariées feront leurs choix de vacances dans le secteur où elles sont déplacées.

 Vous devrez donc ajouter ou retirer ces personnes réaffectées de vos calendriers. Assurez-vous de faire le lien avec les gestionnaires responsables des calendriers de vacances.

Règles particulières en lien avec la COVID-19

Règle A

RÈGLE «B»

 Devront faire leur choix dans le secteur où elles détiennent leur poste ou leur affectation, et ce, même si elles travaillent actuellement dans un autre secteur.

 Ces personnes salariées sont déjà inscrites sur vos calendriers de vacances.

Règle B

Règle B Règle B

DÉTERMINATION DES QUOTAS

Section 2

2.1 Qu’est-ce qu’un quota?

2.2 Formule et méthode de calcul

2.3 Étapes et exemples de calcul

2.4 Outil de calcul des quotas

2. DÉTERMINATION DES QUOTAS

2.1 QU’EST-CE QU’UN QUOTA?

Qu’est-ce qu’un quota? Pourquoi calculer des quotas?

C’est le nombre de personnes salariées qui peuvent quitter simultanément CHAQUE semaine du calendrier de vacances.

 Assurer que les quotas établis sont suffisants sans être trop élevés.

 Assurer la continuité des services, considérant les ressources disponibles pour effectuer les

remplacements.

 Permettre à toutes les personnes salariées de prendre leurs vacances.

IMPORTANT – À SAVOIR

Réduire les quotas lors de la période des Fêtes et la semaine de relâche.

 Un quota doit être inscrit pour chaque semaine du calendrier de vacances.

 Le quota doit être un nombre entier et ne peut être inférieur à un (1).

* Exception FIQ : à moins d’une situation exceptionnelle connue au moment de la détermination des quotas.

Nécessite une entente avec le syndicat.

 Les quotas peuvent ET devraient varier d’une semaine à l’autre selon les besoins.

 Les quotas doivent être inscrits sur le calendrier avant l’affichage pour la période des choix et ne peuvent être modifiés après le début de l’affichage.

16

2. DÉTERMINATION DES QUOTAS

2.2 FORMULE ET MÉTHODE DE CALCUL

INDICATEUR = Nombre total de jours de vacances à donner X 100 %

135 jours

A –

• C’est l’addition des jours de vacances (colonne « quantum ») pour toutes les personnes salariées inscrites sur le calendrier.

• Les personnes salariées :

— en congé complet pour toute la durée du calendrier (sans solde, parental) = EXCLURE du calcul.

— absentes en maladie / CNESST = INCLURE dans le calcul, sauf *exception : avoir eu la confirmation que l’absence se prolonge pour la durée du calendrier.

A B

B –

• C’est la proportion du quantum de vacances que l’on doit permettre aux personnes salariées de prendre.

• La proportion est établie à 100 % pour permettre à toutes les personnes salariées d’écouler le solde de leur banque de vacances avant le 24 avril 2022.

C –

C

 Dans l’exemple, le résultat de 2,5 est un INDICATEUR du nombre de personnes salariées qui peuvent quitter en vacances lors d’une même semaine.

 Les résultats avec une décimale égale ou supérieure à 0,5 : arrondir au nombre entier supérieur.

Dans l’exemple, l’INDICATEUR est donc de 3 personnes salariées.

INDICATEUR = 338 jrs de vacances à donner X 100 % = 2,5 personnes 135 jours

2. DÉTERMINATION DES QUOTAS

2.3 ÉTAPES ET EXEMPLES DE CALCUL

ÉTAPE #1 : Calculer l’indicateur

ÉTAPE #2 : Déterminer les quotas de chaque semaine

Les quotas peuvent varier d’une semaine à l’autre selon les besoins de votre secteur.

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 Pourquoi ? - Pour s’assurer que les quotas soient suffisants sans être trop élevés .

 Comment ? - Calculer la moyenne de tous les quotas inscrits à l’intérieur du calendrier.

Pour être suffisants sans être trop élevés : La moyenne doit être égale ou supérieure au résultat de la formule.

Dans l’exemple, le résultat de la formule = 2,5.

ÉTAPE #3 : Valider les quotas établis

2. DÉTERMINATION DES QUOTAS

2.3 ÉTAPES ET EXEMPLES DE CALCUL (SUITE)

Exemple de calcul :

74 = total de tous les quotas indiqués pour chaque semaine comprise à l’intérieur du calendrier.

74 / 27 semaines = 2,7 personnes.

Ce résultat de 2,7 est supérieur au résultat de la formule (2,5), donc les quotas établis sont suffisants.

---

• Si la moyenne est égale ou supérieure, c’est indiqué : OK, quotas adéquats.

• Si la moyenne est inférieure, c’est indiqué : quotas insuffisants, ne permettent pas à toutes les personnes salariées d’avoir des vacances.

• Si la moyenne est trop élevée, c’est indiqué : quotas trop élevés, révisez à la baisse les quotas déterminés à l’étape 2.

2. DÉTERMINATION DES QUOTAS

2.4 OUTIL DE CALCUL DES QUOTAS

EXEMPLE

AFFICHAGE / INSCRIPTION/

APPROBATION DES CHOIX

Section 3

3.1 Règles d’inscription des choix au calendrier

3.2 Personnes salariées absentes durant la période des choix 3.3 Vacances précédant un départ à la retraite

3.4 Particularités FIQ 3.5 Particularités SCFP 3.6 Particularités CSN 3.7 Particularités APTS

3.8 Résumé des étapes

3.9 Processus d’approbation des choix de vacances

3. AFFICHAGE / INSCRIPTION / APPROBATION DES CHOIX

3.1 RÈGLES D’INSCRIPTION DES CHOIX AU CALENDRIER



L’ancienneté d’une personne salariée ne prévaut que pour un (1) seul choix de vacances à l’intérieur de chacun des deux (2) calendriers (été et hiver).

• Un (1) seul choix = 1 semaine ou plusieurs semaines consécutives.

• Inscription du premier (1^er) choix sur le calendrier X¹



La personne salariée peut inscrire plusieurs autres choix si elle le désire.

• Ces demandes sont accordées en 2^e tour (à la suite de l’approbation des choix #1)

• Inscription du deuxième (2^e) choix sur le calendrier X²

• Inscription du troisième (3^e) choix sur le calendrier X³ et ainsi de suite pour les choix subséquents

 L’expression d’un choix de vacances (X) sur le calendrier est en semaine complète donc 5 jours.

• Le quantum doit être d’un minimum de 5 jours pour sélectionner une semaine au calendrier de vacances (même lors d’une semaine qui comprend un congé férié).

• Pour FIQ et APTS : Aucune journée de vacances fractionnées ne doit être inscrite au calendrier.

Elles doivent être approuvées en confection d’horaire selon le calendrier de demandes de congés de la Gestion des effectifs ou en demande ponctuelle.

• ATTENTION ! Voir Particularités pour SCFP (point 3.6) et CSN (point 3.7) pour le calendrier d’hiver seulement

22

3. AFFICHAGE / INSCRIPTION / APPROBATION DES CHOIX

3.2 PERSONNES SALARIÉES ABSENTES DURANT LA PÉRIODE DES CHOIX

Du 1

au 16 septembre 2021

Les personnes salariées absentes* pendant cette période sont tenues de communiquer leur préférence, par écrit, à leur gestionnaire :

* Tout type d’absence: vacances, maladies, invalidités, congé sans solde…

FIQ avant le début de la période d’affichage

en raison de l’approbation au fur et à mesure des 1^er choix des personnes salariées

SCFP

au cours de la période d’affichage

Pour les calendriers de 20 personnes et + : Tenir en compte la période pour les choix du 1^er ou 2^e groupe

 Référence – Section 3.5 pour les dates

APTS CSN au cours de la période d’affichage

La personne salariée qui ne communique pas ses préférences au moment requis,

aura accès aux semaines restantes.

 Les personnes salariées peuvent planifier des journées de vacances précédant leur départ à la retraite.

 Ces journées de vacances peuvent provenir de la banque courante et/ou de la banque prochaine.

3. AFFICHAGE / INSCRIPTION / APPROBATION DES CHOIX

3.3 VACANCES PRÉCÉDANT UN DÉPART À LA RETRAITE

Banque courante Banque prochaine Doivent-elles être incluses dans le calcul pour

déterminer les quotas? OUI NON

Doivent-elles être inscrites au calendrier lors des

choix? OUI À titre indicatif

Doivent-elles être considérées comme des

semaines prises au calendrier? OUI NON

 Doivent être approuvées par le gestionnaire.

À noter : Si les vacances sont planifiées, au moment de compléter les documents de retraite, l’équipe Régimes de retraite transmet une demande d’approbation des vacances aux gestionnaires à ce moment.

C’est la banque de l’année référence en cours qui est disponible depuis mai 2021 et que la personne salariée peut

planifier jusqu’au 30 avril 2022

C’est la banque de vacances qui s’accumule présentement et qui sera

disponible à compter de mai 2022.

24

Gestionnaire

:

 Le gestionnaire (ou la personne désignée) confirme au fur et à mesure, le choix #1 des personnes salariées.

 Après le traitement complet du 1^er tour, les choix subséquents sont confirmés s’ils sont disponibles, ou les alternatives possibles, par ancienneté.

 Si vous prévoyez être absent, vous devez désigner un responsable qui assurera le suivi du processus.

3. AFFICHAGE / INSCRIPTION / APPROBATION DES CHOIX

3.4 PARTICULARITÉS FIQ

 Délai maximum de 48 heures pour la personne salariée ET approbation au fur et à mesure

Personne salariée :

 Elle dispose d’un délai maximal de 48 heures pour inscrire et signifier tous ses choix de vacances (choix #1, #2, #3, …) en respectant l’ordre de priorité.

 La personne salariée n’ayant pas inscrit ou signifier ses choix à la fin de son délai de 48 heures :

• perd l’avantage de son tour de rôle et son nom est inscrit à la fin de la liste;

• devra faire son choix en fonction de son nouveau rang.

3. AFFICHAGE / INSCRIPTION / APPROBATION DES CHOIX

3.4 PARTICULARITÉS FIQ

Au premier jour d’affichage le 1

septembre 2021

La personne salariée A la plus ancienne a un délai de 48 heures pour faire ses choix.

Elle inscrit son choix #1 à 11 h du matin. Le gestionnaire doit confirmer immédiatement le 1^er choix à la personne salariée.

Le délai de 48 heures pour la personne salariée B commence à 11 h le 1^er septembre.

La personne salariée inscrit son choix #1 le 2 septembre à 14 h. Le gestionnaire doit confirmer immédiatement l’octroi de ce 1^er choix à la personne salariée.

Le 1

septembre 2021, 11 h

Le 2 septembre 2021, 14 h

Le délai de 48 heures pour la personne salariée C commence à 14 h le 2 septembre. La personne salariée n’a pas fait son choix à l’intérieur des 48 heures, elle perd donc

l’avantage de son tour de rôle par ancienneté et son tour est reporté à la fin de la liste.

Le 3 septembre 2021, 14 h

Le délai de 48 heures pour la personne salariée D commence à 14 h le 3 septembre.

3. AFFICHAGE / INSCRIPTION / APPROBATION DES CHOIX

3.4 PARTICULARITÉS FIQ

ASTUCE pour appliquer la règle des 48 heures :

1. Sélectionner le plus petit quota de votre calendrier. Par exemple, le plus petit quota est de 4 personnes salariées qui peuvent quitter en même temps.

2. Le délai de 48 heures pour les 4 premières personnes salariées du calendrier débute en même temps.

3. Lorsque ces 4 personnes salariées auront fait leur choix, ou que le délai est expiré, confirmer leur choix #1.

4. Par la suite, le délai de 48 heures débute pour la 5^e personne, et ainsi de suite pour toutes les personnes salariées inscrites sur le calendrier.

 Suspension du délai de 48 heures pour les conjoints travaillant au CIUSSS de l’Estrie – CHUS

3. AFFICHAGE / INSCRIPTION / APPROBATION DES CHOIX

3.4 PARTICULARITÉS FIQ

Lorsque deux (2) conjoints travaillent pour le CIUSSS :

Leur période de congé annuel est celle du conjoint ayant le moins d’ancienneté, à la condition que celle-ci n’affecte pas le choix des autres personnes salariées ayant plus d’ancienneté.

Lorsqu’au moins un des deux conjoints fait partie de l’accréditation FIQ, il est possible de suspendre la règle des 48 heures jusqu’à l’atteinte des choix de la personne salariée moins ancienne.

Vu les multiples situations possibles, veuillez nous contacter pour de l’accompagnement.

Possibilité d’impact pour la période des choix et l’affichage officiel :

 Le processus d’inscription avec le délai de 48 heures se poursuit jusqu’à la fin du 1^er tour, même si la période des choix est terminée.

 L’affichage officiel des calendriers pourrait être également reporté, selon les situations.

28

 Vacances anticipées précédant la retraite

•

Pour qu’il soit possible de planifier des vacances anticipées avant le départ à la retraite :



la personne salariée doit informer par courriel son gestionnaire, ainsi que le service PRASE (Régimes de retraite) lors de la période des choix de vacances



Sinon, les vacances anticipées seront monnayées au départ.

3. AFFICHAGE / INSCRIPTION / APPROBATION DES CHOIX

3.4 PARTICULARITÉS FIQ

•

Les journées de vacances anticipées avant le départ à la retraite ne doivent pas être inscrites sur le calendrier, ni avoir pour effet de réduire les quotas

disponibles indiqués sur le calendrier.

•

Pour complément d’information (voir Point 3.3)

3. AFFICHAGE / INSCRIPTION / APPROBATION DES CHOIX

3.5 PARTICULARITÉS SCFP

 Les vacances sont prises du lundi 00 h 01 au dimanche 23 h 59.



Le quantum doit être d’un minimum de 4 jours pour sélectionner une semaine complète au calendrier d’hiver seulement.

 Selon l’horaire, quatre (4) ou six (6) jours de vacances doivent codés VAC.

NOUVEAUTÉ

30

 Particularité d’affichage pour les calendriers de 20 personnes et +

Diviser le calendrier en 2 groupes distincts égaux pour la période de choix.

3. AFFICHAGE / INSCRIPTION / APPROBATION DES CHOIX

3.5 PARTICULARITÉS SCFP

Groupe 1 Groupe 2

Affichage pour les choix Du 1^er au 7 septembre 2021 Du 9 au 15 septembre 2021

Retrait du calendrier et validation

des choix priorité #1 par groupe Le 8 septembre 2021 Le 16 septembre 2021 Traitement des choix subséquents

(2^e, 3^e ...) pour tous À compter du 16 septembre 2021

Groupe 1 :

• Les choix se déroulent durant les 7 premiers jours et il n’est plus possible pour ce groupe de modifier leurs choix après cette période.

• La personne salariée du 1^er groupe qui n’exprime pas de préférence durant les 7 premiers jours pourra le faire après la période de choix du groupe 2.

La personne salariée pourra choisir parmi les semaines qui seront disponibles.

Groupe 2 :

• Les choix se déroulent durant 7 jours, suivant la période des choix du groupe 1.



Possibilité d’inscrire des journées de vacances fractionnées au calendrier durant la période des choix

CALENDRIER D’HIVER SEULEMENT

3. AFFICHAGE / INSCRIPTION / APPROBATION DES CHOIX

3.6 PARTICULARITÉS CSN

3¹ x²

x¹ ₄²

Exemple d’inscription des journées de vacances fractionnées au calendrier

3¹ x²

x^{1 42}

Sem. du 2 janvier : 5-6-7 janvier 2022

Sem. du 17 avril : 19-20-21-22 avril 2022

• Trois (3) ou quatre (4) journées, lors d'une même semaine, peuvent être planifiées au calendrier d'hiver.

• La priorité de l’ancienneté prévaut pour la sélection de ces journées de vacances fractionnées inscrites au calendrier.

• Ces journées sont comptées dans les quotas pris pour la semaine (équivaut à un (1) quota).



Possibilité d’inscrire des journées de vacances fractionnées au calendrier durant la période des choix

CALENDRIER D’HIVER SEULEMENT

32

3. AFFICHAGE / INSCRIPTION / APPROBATION DES CHOIX

3.7 PARTICULARITÉS APTS



Possibilité de mettre en banque des congés fériés qui surviennent pendant les vacances.

•

La personne salariée doit en faire la demande AVANT le début de la période de vacances. Aucune correction rétroactive ne sera faite.

•

Une requête SAFIR doit être complétée > PRASE – Demande de report de

congé férié pendant les vacances (F-024)

3. AFFICHAGE / INSCRIPTION / APPROBATION DES CHOIX

3.8 RÉSUMÉ DES ÉTAPES

RÉCAPITULATIF

FIQ SCFP CSN APTS

Affichage

Choix Du 1^er au 16 septembre 2021

Inscription des choix

Personnes salariées

Approbation Gestionnaires

Affichage officiel Calendriers approuvés

Le 1^er octobre 2021 Le 1^er octobre 2021

(au plus tard) Le 1^er octobre

2021 À tour de rôle par

ordre

d’ancienneté.

Délai de 48 heures pour signifier ses choix (#1, 2, 3,..).

Au fur et à mesure pour les choix #1.

Les choix subséquents sont approuvés en 2^e, 3^e tour, etc.

Les personnes indiquent leurs choix au cours de le période d’inscription des choix.

Il n’y a pas d’ordre d’inscription entre les personnes, ni de tour de rôle.

Les personnes indiquent leurs choix au cours de le période d’inscription des choix.

Il n’y a pas d’ordre d’inscription entre les personnes, ni de tour de rôle.

*Calendriers de 20 personnes et + : choix en 2 groupes distincts, chacun ayant une période de 7 jours .

1^er groupe : Validation des choix #1 après les 7^er jours.

Du 17 au 30 septembre :

Validation / approbation de tous les choix (1^er, 2^e, 3^e tour) selon la priorité des choix (#1, #2, #3)

34

3. AFFICHAGE / INSCRIPTION / APPROBATION DES CHOIX

3.9 PROCESSUS D’APPROBATION DES CHOIX

Autres possibilités – Révision du 1^er choix :

- Prendre seulement la semaine qui est disponible – ex. 16 janv.

- Sélectionner d’autres semaines disponibles – ex. 5 et 12 déc.

 Le processus d’approbation s’effectue après le retrait des calendriers, à la suite de la période d’affichage pour les choix (SAUF FIQ – approbation au fur et à mesure durant la période des choix)

 Par ordre d’ancienneté et en fonction des quotas disponibles

 Exemples d’approbation :

Exemple B– avec un quota à 1

x² x¹

x¹

x^{1 Refusé 1er} tour - La personne salariée doit revoir son 1^er choix – il ne peut être approuvé puisque la sem. du 18 n’est plus disponible.

Approuvé 1^er tour Approuvé 2^e tour

Exemple A – avec un quota à 1

Approuvé 1^er tour

Refusé 2^e tour – La personne salariée doit revoir son choix en fonction des quotas disponibles.

x¹ x²

x¹ x¹

APRÈS L’AFFICHAGE OFFICIEL DES CALENDRIERS

4.1 Annulation ou report des vacances

4.2 Ajout d’une ou plusieurs semaines de vacances 4.3 Ajout de personnes salariées

4.4 Échange de congé annuel

Section 4

36

4. APRÈS L’AFFICHAGE OFFICIEL DES CALENDRIERS

4.1 ANNULATION OU REPORT DES VACANCES

Annulation ou report des vacances à la suite de l’affichage

 Les calendriers de vacances ne peuvent être modifiés après l’affichage officiel.

 Les vacances doivent être prises aux dates prévues aux calendriers.

Les vacances peuvent être reportées SEULEMENT :

 Lors d’un retrait préventif ou des congés parentaux - Reportées automatiquement

 Lorsqu’une personne salariée agit à titre de juré - Reportées à la demande de la personne salariée

 Lors d’une invalidité (assurance salaire, CNESST, SAAQ, IVAC)

• La personne salariée DOIT AVISER son gestionnaire par écrit* AVANT le début de la période de vacances prévue.

Sinon, les vacances devront être inscrites par le gestionnaire au relevé de présence.

* Une preuve écrite pourrait être demandée par le Service de la paie.

• Le gestionnaire doit s’assurer que le relevé de présence est conforme selon la situation de report ou non.

• Aucune demande de modification rétroactive au relevé de présence n’est permise après la période de congé annuel, à moins de fournir la preuve écrite.

• Le gestionnaire doit déterminer la nouvelle date de congé annuel dès le retour au travail de la personne salariée, en tenant compte de ses préférences et des quotas disponibles (ou en 2^e tour durant la période des choix).

• Le gestionnaire doit aviser le technicien horaire afin d’assurer la planification des ressources de remplacement.

4. APRÈS L’AFFICHAGE OFFICIEL DES CALENDRIERS

4.1 ANNULATION OU REPORT DES VACANCES

Règle particulière en lien avec la COVID-19

 Selon l’évolution de la crise sanitaire, valider les règles et particularités qui s’appliquent en lien avec le report ou l’annulation des vacances :

Section Questions sur les conditions de travail sur le site Web santeestrie.qc.ca.

 L’annulation de vacances doit être accordée EN COURS D’HORAIRE.

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4. APRÈS L’AFFICHAGE OFFICIEL DES CALENDRIERS

4.2 AJOUT D’UNE OU PLUSIEURS SEMAINES DE VACANCES



La personne salariée qui désire obtenir une semaine de congé annuel encore disponible (ajout) après l’affichage officiel, peut en faire la demande à son gestionnaire.



La demande doit être faite et approuvée selon le calendrier de demandes de congés de la Gestion des effectifs, afin de permettre la planification des ressources de

remplacement.



Requête SAFIR > Demande de congé de moins de 30 jours

4. APRÈS L’APPROBATION OFFICIELLE DES VACANCES

4.3 AJOUTS DE PERSONNES SALARIÉES



Les personnes salariées qui obtiennent un poste ou une affectation après

l’approbation officielle conservent les choix de vacances qui ont été approuvées dans le secteur d’où elles proviennent.

ASTUCE : Maintenez vos calendriers à jour Faire l’ajout ou le retrait sur vos calendriers

des personnes salariées qui obtiendront un poste ou une nouvelle affectation.

40

4. APRÈS L’APPROBATION OFFICIELLE DES VACANCES

4.4 ÉCHANGE DE CONGÉ ANNUEL



S’applique pour les personnes salariées CSN et APTS seulement .



Il est possible, pour deux (2) personnes inscrites sur le même calendrier de vacances, d’échanger entre elles leurs congés annuels.



Après entente avec le supérieur immédiat.

RAPPEL

Section 5

5.1 Dates importantes

5.2 Règles pour l’affichage et le retour des calendriers

42

5. RAPPEL

5.1 DATES IMPORTANTES

PÉRIODE DES CHOIX :

Du 1^er au 16 septembre 2021

• Assurez-vous que vos calendriers seront prêts pour le début de la période des choix.

(validation, ajouts/retraits de personnes salariées, quotas)

• Au besoin, déléguez une personne responsable si vous prévoyez être absent.

ENVOI DES CALENDRIERS PAR COURRIEL : 13 août 2021

• Résumé des consignes + Aide-Mémoire - Pour gestionnaires

• Procédure pour les choix de vacances - Pour les personnes salariées

5. RAPPEL

5.2 RÈGLES POUR L’AFFICHAGE ET LE RETOUR DES CALENDRIERS

Pour l’affichage officiel, vous devez :

 Au terme de l’approbation de tous les choix de votre personnel, afficher une copie des calendriers de vacances autorisées avec la mention « Approuvé » et votre signature.

Pour le retour de vos calendriers, vous devez :

 Numériser les calendriers par

catégorie syndicale

PDF

• à l’adresse [email protected] et,

• à votre technicien horaire s’il y a lieu.

 Échéance : Au plus tard, le 3 octobre 2021

 Les choix de vacances approuvés doivent être transmis sur les calendriers qui ont été produits par le service PRASE (avec l’indication du centre d’activités / service et le titre d’emploi).

OUTILS DISPONIBLES

Section 6

6. OUTILS DISPONIBLES

 Complément à l’Aide-mémoire qui introduit des précisions et des exemples concrets.

 Courtes capsules créées par segment pour mieux cibler l’information ainsi que les particularités applicables selon les catégories syndicales.

Capsules audiovisuelles

Disponibles sur le site Web PRASE, dans la page « Congés | Vacances », section « Vacances », onglet « Vacances ».

6. OUTILS DISPONIBLES

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Vous trouverez également sur le site Web PRASE, dans la page Congés | Vacances > section Vacances, les informations pertinentes et les outils pour l’affichage de vos calendriers.

 Tableau « Dates importantes » (incluant les précisions pour le retour des calendriers approuvés)

 Les 4 guides de gestion des vacances par catégorie syndicale

(à l’intention des gestionnaires et des personnes salariées)

 Guide de références (PDF de la présentation TEAMS à l’intention des gestionnaires)

 Outil de calcul des quotas^(Excel)

 Liste du personnel (*indication du service (ou C.A.) où est inscrit le personnel, leur ancienneté, solde de la banque et du quantum) – Outils unifiés : Liste du personnel et Répartition du personnel.

 Calendriers modèles en blanc (un modèle du dimanche au samedi et un autre modèle du lundi au dimanche pour SCFP seulement)

 Aide-mémoire du processus des choix de vacances ^(PDF)

 Capsules audiovisuelles * Nouveauté (information segmentée selon les étapes de l’Aide-mémoire)

 Procédure pour le choix de vacances du personnel salarié (aussi joint à l’envoi des calendriers aux gestionnaires en date du 13 août 2021)

Autre outil joint à l’envoi des calendriers aux gestionnaires : le résumé des consignes aux gestionnaires.

6. OUTILS DISPONIBLES

ÉTAT DES BANQUES EN UN COUP D’OEIL

1

Données sur les banques de vacances, congés fériés, maladie,

banque de temps Outil mis à jour à chaque

période de paie

2

3

4

48

Coordonnées des personnes-ressources :

Par courriel au : [email protected]

Secteur Congés | Vacances

Par téléphone au : 819 780-2220, poste 47777, option 3 ou sans frais au 1 855 780-2200, option 3 Par courriel au : [email protected]

Pour les gestionnaires et responsables des calendriers

Pour les personnes salariées