Identification du poste
Intitulé du poste : Gestionnaire administratif et pédagogique – F/H Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage » Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative / Code emploi-type : J4C42 Correspondance statutaire : Techncien.ne / Diplôme règlementaire exigé : baccalauréat
Présentation de l’Université
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.
Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiant·e·s en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.
La recherche est développée au sein de 30 laboratoires, certains associés au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) – Campus de Villetaneuse Composante / Service : UFR des Sciences de la Communication
Composition du service (effectifs) : 13 Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Responsable administrative et financière et Responsable du Pôle FI Rattachement fonctionnel : Responsables de formation et de mention
Le·a gestionnaire administratif·ve et pédagogique assure la gestion administrative et pédagogique des étudiant·e·s des Masters de la mention Industries Culturelles depuis le dépôt de leurs dossiers de candidature, leur inscription administrative jusqu’à la délivrance de leur diplôme. Il/elle assiste également le responsable de la mention et les deux responsables de parcours.
L’agent·e est le·a principal·e interlocuteur·rice administratif.ve des étudiant·e·s de ces quatre années de master.
Missions principales et description du poste
Missions Activités
Accueil et information
Accueil, information et orientation des usagers.
Participation aux salons et actions de communication (JPO, journées d’accueil, forums…) Participation aux campagnes de recrutement des étudiant·e·s (Etudes en France –
E-candidat-Trouvermonmaster) en lien avec les responsables de formation et de la commission de sélection et d’équivalence.
Accueil des partenaires, participation à l’organisation des évènements de la composante.
Gestion pédagogique
Assure la gestion administrative et pédagogique des formations initiales et/ou de formation continue, dans le respect de la règlementation et des actions mises en œuvre dans le cadre de la démarche Qualité :
- Gestion et suivi des inscriptions administrative et pédagogique des étudiant·e·s en lien avec les responsables de formation, les partenaires (CEDIP).
- Elaboration du calendrier universitaire et de la constitution des groupes d’étudiant·e·s en lien avec les responsables de formation.
- Etablissement des mailings listes d’étudiant·e·s.
- Suivi de l’assiduité suivant les modalités propres aux formations initiales et/ou à la formation continue.
- Assurer le suivi spécifique des étudiant·e·s Erasmus (accueil et départ), notamment pour la validation de leur semestre, en collaboration avec le référent enseignant et le SREI.
- Suivi des stages, des projets tuteurés et des mémoires.
- Assistance à l’organisation des examens et des soutenances de mémoires, de rapports d’analyse et de projets.
- Participation aux conseils de perfectionnement et aux commissions.
- Participation à l’organisation et secrétariat des commissions et jurys semestriels et de délivrance de diplôme (saisie des notes, RNPV, rédaction des PV de jury, relevés de notes, attestations de réussite, suppléments au diplôme).
- Modélisation et suivi de l’évolution des maquettes sur Apogée.
- Mettre en œuvre le planning en collaboration avec le responsable du parcours et la gestionnaire du planning pour l’attribution des salles.
- Organisation des contrôles et rattrapages.
- Participation à l’organisation des cérémonies de remise de diplômes.
Gestion administrative
Assure la gestion administrative et pédagogique des formations initiales et/ou de formation continue, dans le respect de la règlementation et des actions mises en œuvre dans le cadre de la démarche Qualité :
- Rédiger et transmettre les courriers administratifs, électroniques, convocations et autres documents aux différents intéressés (enseignant·e·s et étudiant·e·s).
- Suivi des heures d’enseignement des enseignant·e·s vacataires : suivi et contrôle des émargements, collecte, contrôle et transmission des heures effectuées au Pôle RH pour mise en paiement pour l’ensemble des formations.
Outils spécifiques à l’activité
Savoir utiliser les outils bureautiques et informatiques à un niveau avancé (Pack Office), la messagerie électronique, Apogée, Hyperplanning, E-candidat- Etudes en France, Trouvermonmaster.
Compétences / Connaissances
Compétences attendues sur le poste : E : Expert – M : Maitrise – A : Application – N : Notions
Connaissances / Savoir
E M A N Connaître l’organisation de l’enseignement supérieur et de la
recherche ; connaissance du statut des EPCSP et de leur environnement ;
X
Posséder une bonne culture administrative et des
connaissances juridiques. Connaître les règles de scolarité. X Connaissance générale de la gestion administrative X Connaitre parfaitement l’offre de formation de l’UFR ;
connaître l’offre de formation de l’université. X Maîtriser l’expression écrite et orale, les techniques de
rédaction administrative, ainsi que les techniques d’accueil. X
Compétences opérationnelles/
Savoir faire
Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et
l’environnement Web. X
Maîtriser les applications informatiques de gestion
pédagogique (Apogée, Hyperplanning, E-candidat). X Travailler en équipe et faire preuve de disponibilité X
Communiquer et faire preuve de pédagogie X
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de
gestion complexe X
Savoir représenter l’établissement X
Savoir rendre compte de son activité X
Savoir exploiter les données des systèmes d’information et
les outils bureautiques X
Mettre en œuvre des procédures et des règles X
Compétences comportementales /
Savoir être
Avoir le sens des relations publiques et de la
communication X
Savoir s’adapter rapidement et faire preuve de polyvalence
et d’autonomie X
Capacités à prendre des initiatives et à être force de
propositions X
Capacités d’analyse, de synthèse et aisance rédactionnelle
Savoir rechercher l’information et la transmettre X
Capacités d’écoute et à gérer le stress X
Savoir organiser et planifier ses activités (rigueur et
méthode) et hiérarchiser les urgences X
Sens de la confidentialité X
Liaisons fonctionnelles
Liens avec d’autres postes ou services Nature du lien
Liaisons internes à l’UFR
- Responsable administrative & Financière - Responsable du Pôle FI
- Responsables de mention et de parcours.
- Autres pôles centraux de l’UFR, Responsable du Pôle FA/FC
- gestionnaires pédagogiques.
Liaisons internes Université
- SAJI ; Scolarité centrale ; CEDIP ; SEVES ; VOIE Liaisons externes
- Partenaires socio-économiques
Hiérarchique Hiérarchique Fonctionnel Fonctionnel Fonctionnel Fonctionnel Fonctionnel
Modalités de recrutement
Poste à pourvoir au 1er février 2022.
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) à recrutement@univ-paris13.fr avant le 31 janvier 2022.
Les candidat·e·s retenu·e·s seront auditionné·e·s par un jury, composé a minima de la responsable administrative et financière de l’UFR des Sciences de la communication et d’un représentant de la DRH.
Contacts
Nom – Prénom : DIEU Rachel
Fonction : Responsable administrative et financière – UFR des Sciences de la Communication Adresse administrative : 99 avenue Jean Baptiste Clément – 93430 VILLETANEUSE
Téléphone : 01.49.40.32.73 / 06.64.56.12.27/ Mail : rachel.dieu@univ-paris13.fr Nom – Prénom : MAGOT Marine
Fonction : Responsable du pôle accompagnement des personnels – Conseillère mobilité carrière – Responsable recrutement de l’université
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse Téléphone : 01.49.40.36.96 / Mail : recrutement@univ-paris13.fr
