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Plan de reprise de l’activité COVID-19
Création : Mai 2020
Le plan de reprise de l’activité a été élaboré par la cellule de suivi du plan de continuité de l’activité, dans le cadre de l’épidémie de Coronavirus.
Le maintien du territoire de La Réunion en stade 2 de l’épidémie impose de prévoir des mesures adaptées pour organiser la sécurité des personnels et du public, à partir du 11 mai 2020.
Ce plan de reprise de l’activité (ci-après « PRA ») pourra faire l’objet de mise à jour pour prendre en compte l’évolution de la situation épidémique au niveau régional. En cas de nouvelle mise en œuvre par le gouvernement des mesures de confinement, le plan provisoire de continuité de l’activité sera automatiquement applicable.
Pour l’ensemble des mesures relatives à l’hygiène et à la sécurité sanitaire, la fiche conseil « prévention des risques dans le cadre de l’épidémie de COVID-19 » précise l’ensemble des prescriptions à respecter. Les chefs de service et les agents peuvent s’y reporter et/ou solliciter le pôle prévention de la commune en cas de questionnement.
I / Fonctionnement des services
Sous réserve des mesures prises pour les crèches et les écoles municipales ouverture à compter du 18 mai, les services municipaux reprennent progressivement leurs activités à compter du lundi 11 mai 2020.
Dates Objet Détails
11 mai 2020 Reprise des agents
selon les horaires normaux
Remise des kits individuels de désinfection et des
protections des agents 11 mai 2020 Reprise de l’accueil du
Public Mairie centrale
Etat Civil Elections
Police Municipale Guichet Parents 18 mai 2020 Reprise de l’accueil du
Public pour les autres directions
Concernant la reprise de l’accueil du public pour les autres directions un planning sera amendé au PRA le 13 mai.
L’accueil du public est conditionné par : - L’installation d’un hygiaphone
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- Le respect de la règle de distanciation sociale d’un mètre minimum entre les personnes
- La transmission de protection individuelle pour les agents Les horaires de travail applicables avant la mise en œuvre des mesures de confinement (8h30-16h00, sauf horaires spéciaux ou aménagés pour certains services) seront de nouveau à respecter par les agents. Afin de limiter les contacts entre les personnes, le télétravail pourra être maintenu.
II – Mesures de protection et de distanciation sociale
Entrée/Sortie et circulation dans les bâtiments communaux
Sauf impossibilité technique à mettre en œuvre, l’entrée et la sortie au sein des bâtiments communaux sont différenciées et un sens de circulation est mis en œuvre afin d’éviter que les personnes (agents entre eux, agents et usagers) ne se croisent.
Les usagers reçus sur rendez-vous sont accompagnés par les agents d’accueil pour assurer le respect des sens de circulation.
Distanciation entre les postes de travail
Les chefs de service veillent à faire respecter la distance d’un mètre entre les postes de travail de chaque agent et, dans la mesure du possible, à permettre de n’avoir qu’un seul agent par bureau.
Si nécessaire, un roulement est organisé entre les agents, en alternant présence physique et télétravail.
Mesures relatives au télétravail
L’exercice des missions en télétravail est possible pour l’ensemble des services éligibles et demeure encouragé, sauf pour les missions nécessitant impérativement une présence sur le poste de travail.
A minima, chaque responsable ou chef de service organise un point hebdomadaire avec les agents continuant à exercer leurs activités.
La direction des systèmes d’information est chargée d’accompagner la mise en œuvre optimale du télétravail.
Le télétravail constitue depuis le 16 mars la modalité d’organisation du travail de droit commun, dès lors que les activités peuvent être télé travaillées.
L’article 49 de la loi du 6 août 2019 de transformation de la fonction publique prévoit le recours au télétravail ponctuel dans la fonction publique.
Pour mémoire, la fiche de la DGAFP du 24 mars dernier indiquait : « le projet de décret prévoit qu’une autorisation temporaire de télétravail peut être délivrée lorsqu’une
circonstance inhabituelle perturbe temporairement l’accès au site de travail ou le travail sur site et que, dans cette situation :
- il est possible de déroger à la règle de présence sur site qui s’impose aux télétravailleurs ; - il est possible d’autoriser l’utilisation de l’équipement informatique personnel de l’agent.
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Toutefois, il est juridiquement possible de mette en œuvre le télétravail occasionnel sans attendre la publication de ce décret. En effet, dans son arrêt n° 389598 du 25 novembre 2015 le Conseil d’État a considéré que les dispositions de l'article 133 de la loi du 12 mars 2012 prévoyant que les fonctionnaires peuvent exercer leurs fonctions en télétravail peuvent s’appliquer même en l'absence de mesures réglementaires (le décret télétravail a été publié en 2016). Dans la situation actuelle, le télétravail occasionnel peut ainsi être mise en œuvre selon les modalités prévues par le décret n°2016-151 avec certains aménagements liés à la particularité de la situation. »
Le projet de décret modifiant le décret n°2016-151 du 11 février 2016 relatif au télétravail et prévoyant notamment le recours au télétravail ponctuel a été signé et sera publié rapidement. Il poursuit l’objectif de régulariser les situations existantes et d’encadrer le télétravail des agents après le 11 mai afin de le faciliter, sachant que la recommandation du Gouvernement consiste à maintenir le télétravail, compte-tenu du contexte sanitaire et des difficultés à prévoir concernant les transports ou encore l’organisation des locaux.
Réunions officielles et réunions de travail
Les réunions de travail s’organisent de façon privilégiée de façon dématérialisée, par visioconférence
Dans le cas où ces réunions ne peuvent être organisées par visioconférence, la distance minimale d’un mètre entre chaque participant est à respecter. Le port du masque est recommandé à cette occasion.
Pour l’application des distances barrières, les effectifs maximum au sein des salles de réunions municipales sont fixés comme suit :
Salle du Conseil municipal : 10 personnes maximum 4m2 par personne Mesures de protection collective
L’accueil du public est centralisé à l’hôtel de ville pour les services de l’hôtel de ville, de la police municipale, l’état civil, les élections.
Pour les sites distants (Centre communal d’action sociale, Service des Sports, maison des associations …), les chefs de service définissent en concertation avec l’autorité et la direction générale un programme de protection collective.
A minima, l’accès aux bâtiments municipaux est conditionné par : Le port obligatoire d’un masque de protection ou à défaut une visière
Le lavage des mains en entrée et en sortie si pas de point d’eau, utilisation du gel hydro alcoolique.
Le respect de la règle de distanciation sociale d’un mètre entre l’usager et l’agent, et entre les usagers
Les chefs de service peuvent préciser ces mesures pour des raisons propres au fonctionnement et à la configuration des locaux occupés (limitation du nombre de visiteurs, réduction des créneaux d’accueil, adaptation de la plage d’ouverture, etc.)
4 Nettoyages
Nettoyage des espaces communs
Le nettoyage des espaces communs recevant du public est assuré deux fois par jour pour les 2 sites suivants :
1. Hall d’accueil Mairie centrale, 2. Guichet Parents
Dont l’ouverture au public est prévue à compter du 11 mai
1. Nettoyage avec le marché actuel ALEFPA 1 fois par jour le matin
2. Nettoyage fait en interne avec une équipe dédiée qui sera mise en place par la direction de l’intendance 1 fois par jour à midi
3. Désinfection : 2 fois par semaine Nettoyage des bureaux
1. Nettoyage avec le marché actuel ALEFPA ou en interne 1 fois par jour
Il est demandé à chaque agent d’assurer la désinfection de son bureau après le passage des usagers reçus grâce au kit de désinfection fourni
Un protocole annexé au présent PRA détaille la procédure à respecter par le personnel (annexe 1)
Mesures de protection individuelle
Chaque agent se voit remettre un kit de protection individuelle composé de :
3 masques tissus lavables et réutilisables (durée de vie de 3 mois) ; lavage à 60°/
30min ; temps d’utilisation si exposition à moins de 1m50 d’un usager ou collègue 4 à 5 heures ; protocole de mise en place et de retrait du masque connu.
6 Masques pour les agents le plus exposés
Gel hydro alcoolique ou solution bactéricide en pulvérisateur pour les mains si lavage impossible au savon et à l’eau claire
Papier « Essuie-tout » pour le nettoyage individuel des postes de travail (humidifier et essuyer), matériel éteint.
Des équipements de protection individuelle complémentaires peuvent être mis à disposition en fonction de l’activité du service (visière, gants …).
Le protocole annexé au présent PRA détaille les recommandations à mettre en œuvre sous la responsabilité de chaque agent pour assurer la sécurité sanitaire au sein du poste de travail (annexe 2). Les personnels des écoles répondent à un protocole sanitaire spécifique qui leur sera présenté à la reprise d’activité.
Mesures spécifiques relatives à certains personnels
Le PRA prévoit, au-delà de la présence physique, trois positions administratives applicables aux agents :
a. Le recours au télétravail total ou partiel
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Lorsque le télétravail est compatible avec le poste, la commune de la Possession privilégie cette solution et en facilite l’accès de façon totale ou partielle (fonctions nécessitant un temps de présence régulier sur le poste de travail), en lien avec le chef de service et la direction des systèmes d’information.
Un arrêté individuel est pris pour chaque agent à ce titre, dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur.
b. Placement en autorisation spéciale d’absence (ASA)
A partir du 11 mai, les ASA seront accordées sous réserve de nécessité de service.
A partir du 18 mai, les ASA ne pourront plus être accordées aux agents qui travaillent dans les écoles ainsi qu’à ceux travaillant au pôle éducation, et qui ont leurs enfants dans une école primaire et/ou une crèche de la possession (L’accueil des enfants étant assuré).
c. Arrêt maladie
Tout agent présentant un certificat médical peut être absent dans les conditions de droit commun. L’agent est placé en congé de maladie ordinaire dans les conditions de droit commun. En application des dispositions relatives à l’état d’urgence sanitaire, aucun jour de carence n’est appliqué pendant la période d’état d’urgence.
III – Les Mesures de prévention
A - Situation d’un agent revenant d’une zone à risque
a) Même en l’absence de symptômes de maladie, l’agent est placé en quatorzaine, par arrêté préfectoral, et il est prié de rester au sein du lieu de confinement retenu pendant une durée de 14 jours et de respecter les consignes suivantes :
- surveiller sa température 2 fois par jour ;
- surveiller l’apparition de symptômes d’infection respiratoire (toux, difficultés à respirer…) ;
- se laver les mains régulièrement ou utiliser une solution hydro alcoolique ; - porter un masque chirurgical en présence de son entourage et en dehors du domicile
- éviter tout contact avec les personnes fragiles (femmes enceintes, malades chroniques, personnes âgées…) ;
- éviter de fréquenter des lieux où se trouvent des personnes fragiles (hôpitaux, maternités, structures d’hébergement pour personnes âgées…) ;
- éviter toute sortie non indispensable (grands rassemblements, restaurants, cinéma…).
Pendant cette quatorzaine l’agent est placé en autorisation spéciale d’absence et tous ses droits sont maintenus (rémunération, avancement, droit à pension), l’ARTT étant toutefois proratisée.
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b) En cas de signes d’infection respiratoire (fièvre ou sensation de fièvre, toux, difficultés respiratoires) dans les 14 jours suivant le retour d’une zone où circule le virus, il est demandé à l’agent de :
- contacter le Samu Centre 15 en faisant état des symptômes et du séjour récent,
- éviter tout contact avec son entourage et de porter un masque chirurgical ;
- ne pas se rendre chez le médecin traitant ou aux urgences, pour éviter toute potentielle contamination ;
B - Situation des agents au travail
1) les mesures barrières habituelles valables pour la grippe saisonnière sont à respecter :
- éviter les poignées de main et les embrassades pour se saluer ;
- se laver fréquemment les mains avec du savon et de l’eau (ou gel hydro alcoolique comme palliatif pour désinfecter) ;
- garder une distance de séparation normale (plus d’un mètre) pour les personnes recevant du public ;
- tousser dans son coude ;
- utiliser le cas échéant des mouchoirs à usage unique.
2) En cas de déclenchement ou détection d’un cas hors du temps de travail (agent présentant des symptômes avant de se rendre à son poste de travail), l’agent doit impérativement rester à son domicile et contacter le SAMU (15) pour pouvoir être pris en charge.
3) En cas de déclenchement ou détection d’un cas sur le lieu de travail, le protocole prévoit la procédure suivante
- Fermeture du bâtiment au public
- Contact du SAMU (15) pour signaler le cas d’un agent contaminé
- Confinement du personnel travaillant dans le bâtiment pendant 6 heures minimum (tests médicaux à effectuer)
- Information des familles par le chef de service ou son adjoint sur le confinement
- Nettoyage et désinfection de l’ensemble du bâtiment selon le protocole prévu en annexe du PRA (Annexe 3)
4) Pendant toute la période de mise en œuvre des mesures de confinement de la population et de prévention de la diffusion du Coronavirus, l’autorité territoriale peut demander à tout agent amené à se rendre sur son lieu de travail de justifier qu’il respecte les mesures de confinement et qu’il n’a pas eu d’activités privées en lien avec des personnes potentiellement à risque.
C - Situation des personnes à risques
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Les personnes à risques exercent leurs activités en télétravail si elles remplissent des fonctions essentielles ou sont placées automatiquement en autorisation spéciale d’absence. Un certificat médical attestant de la situation à risques doit être présenté par l’agent. Le maintien du salaire est alors assuré.
Sont concernés à ce titre les personnels suivants : - les femmes enceintes,
- les personnes atteintes de maladies respiratoires chroniques (asthme, bronchite chronique…),
- les personnes atteintes d’insuffisances respiratoires chroniques, - les personnes atteintes de mucoviscidose,
- les personnes atteintes d’insuffisances cardiaques (toutes causes), - les personnes atteintes de maladies des coronaires,
- les personnes avec antécédents d’accident vasculaire cérébral, - les personnes souffrant d’hypertension artérielle,
- les personnes atteintes d’insuffisance rénale chronique dialysée,
- les personnes atteintes de diabète de type 1 insulinodépendant et de diabète de type - les personnes avec une immunodépression atteintes de pathologies cancéreuses et 2, hématologiques, ou ayant subi une transplantation d’organe et de cellules souches hématopoïétiques,
- les personnes avec une immunodépression atteintes de maladies inflammatoires et/ou auto-immunes recevant un traitement immunosuppresseur,
- les personnes avec une immunodépression infectées par le VIH, - les personnes atteintes de maladie hépatique chronique avec cirrhose,
- les personnes présentant une obésité avec un indice de masse corporelle (IMC) égal ou supérieur à 40.
IV – La communication A- La communication interne
LES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
Le PRA sera présenté au pré - comité technique qui aura lieu le jeudi 07 mai à 14h et comité technique du 13 mai
Le conseiller de prévention est associé à l’élaboration et à la mise à jour du présent PRA. A ce titre, il peut émettre toute recommandation propre à garantir la santé et la sécurité des agents sur leurs postes de travail.
Le PRA sera soumis aux instances consultatives précitées et à délibération du conseil municipal dans les meilleurs délais.
LES AGENTS
La communication sur le PRA et plus généralement sur l’épidémie de Coronavirus est assurée par la diffusion des notes de service et de notes d’information. Les responsables et chefs de service sont chargés de s’assurer de la bonne transmission et compréhension de l’information et de la remise des équipements de protection individuelle. Ils veillent à la bonne utilisation de ces derniers par les agents.
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Les réunions de travail sont organisées en priorité par visioconférence ou audioconférence. En cas d’impossibilité technique, les réunions sont organisées en comité restreint, permettant de maintenir une distance minimale d’1 mètre entre chaque participant.
Les outils de communication suivants sont utilisés : - Affichages
- Courrier électronique
Il relève de la responsabilité individuelle de chaque agent de respecter les consignes et recommandations en matière d’hygiène et de sécurité sanitaire, afin de garantir le bien-être de tous, usagers, agents et élus.
Kit affichage
Un Kit affichage a été envoyé à l’ensemble des membres du CODIR extra élargi, pour une mise en place dès le 07 mai 2020
Le kit affichage se compose :
Au personnel Entrée de bâtiment
Nettoyage • Point d’eau
B - La communication externe
Le plan de communication autour prévoit des actions de communication auprès des usagers (1) et des prestataires et partenaires (2).
1) Les usagers
Les usagers sont informés régulièrement des modalités de fonctionnement des services publics communaux, notamment en matière d’accueil du public.
2) Les prestataires et partenaires
Une communication autour des modalités de fonctionnement dans le cadre du PRA est organisée à l’égard des prestataires et partenaires par chaque service communal.
9 V – La mise en œuvre et le suivi du PRA
1. Le rôle et la composition de la cellule de suivi
La responsable du PRA est la directrice générale des services. En cas d’absence ou d’indisponibilité, elle est suppléée par le directeur du pôle ressources. La cellule de suivi se réunit à minima une fois toutes les semaines.
La cellule de suivi est composée comme suit :
Prénom Nom Fonction
Michelle HOARAU Directrice générale des services
Caroline Timon Collaboratrice de cabinet
Gérard Letoullec Directeur du pôle Ressources
Edouard D’Hotman DGA
Florence Hoareau DGA
Jimmy Etheve Chef de police municipale
Josian Hoareau Directeur du CCAS
Francoise Darel Directrice de la Caisse des
Ecoles
Vincent Leroux Conseiller de prévention
L’ensemble des chefs de service et des responsables peut être sollicité pour participer aux différents travaux et réunions de la cellule de suivi.
Seront également sollicités les instances paritaires.
Les missions de la cellule de suivi sont :
- Conseiller l’autorité territoriale sur les décisions à prendre et les évolutions à apporter au
- Être le relais avec les institutions (médecine de prévention, Service Hygiène et Sécurité du CDG, Préfecture et ARS)
- Gérer et coordonner les actions (fourniture d’EPI, consignes spécifiques pour chaque métier, recensement d’agents présents, suivi des arrêts maladies, évolutions de la situation, information et sensibilisation des agents, …)
- Organiser et suivre la continuité des activités dans le respect des mesures de prévention
- Piloter les actions de communication en interne ; - Assurer un suivi de la mise en œuvre du PCA.
2. La mise en œuvre opérationnelle des mesures du PRA
Au sein de chaque direction et service, le chef de service a pour mission de mettre en œuvre les prescriptions prévues par le PRA.
