GROUPE DE LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT
DEPARTEMENT DES ACHATS ET DES SERVICES GENERAUX
DIVISION DES ACHATS INSTITUTIONNELS
Date: Mardi 23 Septembre 2014
DEMANDE DE PROPOSITIONS POUR LES SERVICES DE MAINTENANCE DES INSTALLATIONS ET EQUIPEMENTS D’ELECTRICITE DE L’IMMEUBLE CCIA
N° ADB/RFP/CGSP/2014/147
(Prière mentionner cette référence dans toute correspondance avec la Banque)
Madame/ Monsieur,
1. La Banque Africaine de Développement (BAD) (ci-après dénommée ‘BAD’ ou la ‘Banque’) vous invite à soumettre une proposition portant sur les services de maintenance des installations et équipements d’électricité de l’Immeuble CCIA à Abidjan en Côte d’Ivoire tel que spécifié dans la présente demande de propositions (DP).
2. La présente DP comprend ce document ainsi que ses annexes et leurs appendices:
Annexe A : Description sommaire des services/Termes de référence
Annexe B : Conditions générales à remplir pour la soumission d’une proposition Annexe C : Contenu de la proposition à soumettre+ les Appendices I, II, III, IV et V Annexe D : Modèle de contrat type
Annexe E : Fiche d’évaluation de performance des services Annexe F : Code de conduite des prestataires de la BAD
Annexe G : Conditions générales d’achat de biens, de travaux et de services Annexe H : Liste des pays membres de la BAD.
Veuillez noter que les modalités énoncées dans cette demande de propositions, y compris la description des services/termes de références présentées à l’Annexe A et les Conditions générales d’achat à l’Annexe G seront incluses dans tout contrat si la Banque Africaine de Développement accepte votre proposition. Tout contrat de cette nature exigera le respect de tous les exposés factuels et déclarations contenus dans la proposition.
3. Une visite des lieux suivie d’une réunion préparatoire avant soumission est prévue le 26 Septembre 2014 à 09h00. Le rassemblement se fera devant les locaux de la BAD à l’adresse ci-dessous :
Adresse pour la visite des lieux : BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT
IMMEUBLE CCIA A ABIDJAN-PLATEAU ENTREE PRINCIPALE (AVENUE JEAN PAUL II)
4. Votre proposition doit être obligatoirement soumise en Français, et sera envoyée en Cinq exemplaires (1 original + 1 copie). Les pièces jointes, appendices et annexes doivent toutes être également soumises en cinq exemplaires. L’original devra porter la mention ‘Original’ et la copie, la mention ‘Copie’. En cas de divergences entre l’original et la copie, l’original fera foi. Au cas où les documents originaux n’existent pas en Français ou en Anglais, le soumissionnaire doit obligatoirement joindre la traduction certifiée dudit document pour être considéré par la Banque.
5. Les propositions doivent être remises à la Banque au plus tard le Mardi 07 Octobre 2014 à 14H00, heure d’Abidjan, par porteur sous enveloppe scellée (contenant deux enveloppes distinctes : une enveloppe pour l’offre technique et une enveloppe pour l’offre financière), à l’adresse ci-dessous:
Banque Africaine de Développement
Département des Services Généraux et des Achats Division des Achats Institutionnels (CGSP.2)
Côte d’Ivoire, Abidjan-Plateau, Immeuble CCIA, 14ème étage porte 14V.
6. L’enveloppe doit mentionner en caractères gras, de façon bien lisible et bien en vue, le numéro de la demande de propositions.
7. La période de validité des propositions s’étend sur 90 jours au moins, à compter de la date limite indiquée pour la soumission.
8. Pour tout éclaircissement sur la DP, le soumissionnaire devra notifier sa requête, par e-mail à l’adresse suivante : tender@afdb.org, au plus tard le 01 Octobre 2014.
9. La Banque se réserve le droit de modifier à tout moment la DP aussi longtemps que la date limite de remise des offres n’est pas échue. Une telle modification peut être faite soit sur l’initiative de la Banque soit à la suite d’une demande d’éclaircissement présentée par le soumissionnaire. A cet effet, la Banque procédera à l’émission, selon le cas, d’un Additif ou d’un Rectificatif à la demande de propositions.
L’Additif ou le Rectificatif sera notifié par écrit (lettre ou fax ou e-mail) au soumissionnaire et aura valeur obligatoire à son encontre. Le soumissionnaire en accusera réception à la Banque par lettre ou fax ou e-mail dans les plus brefs délais.
10. La proposition restera valable jusqu’au quatre-vingt dixième jour suivant la date limite de remise des offres. Dans des circonstances exceptionnelles, la Banque peut solliciter du soumissionnaire une prolongation du délai de validité de son offre. La demande et les réponses qui lui seront données seront faites par écrit. Le soumissionnaire peut refuser de prolonger la validité de son offre. Le soumissionnaire acceptant la prolongation requise ne se verra pas demander de modifier son offre et ne sera pas autorisé à le faire.
11. Il conviendrait de noter que conformément à la politique de la Banque, les Soumissionnaires doivent observer les normes éthiques les plus élevées au cours des processus d’appel d’offres et dans l’exécution des marchés qui en résultent. Conformément à cette politique, la Banque rejettera toute offre s’il se révèle que le soumissionnaire a été coupable de pratiques de corruption ou de fraude dans le cadre de la concurrence pour l’obtention du marché concerné.
(a) aux fins d’application de la présente disposition, définit comme suit les termes suivants : (i) L’acte de corruption se définit comme le fait d’offrir, de donner, de solliciter ou d’accepter, directement ou indirectement, quelque chose de valeur en vue d’influencer indûment l’action d’une autre personne ou entité,
(ii) La fraude est un acte ou une omission, y compris une distorsion, qui délibérément ou par imprudence induit en erreur ou cherche à induire en erreur une personne ou une entité afin d’en tirer un avantage financier ou autre, ou de se soustraire à une obligation,
(iii) La collusion est une entente entre deux parties ou plus conçue dans un but malhonnête, notamment pour influencer indûment les actions d’autres personnes ou entités,
(iv) La coercition consiste à porter atteinte ou à nuire, ou à menacer de porter atteinte ou de nuire directement ou indirectement à une personne ou à ses biens en vue d’influer indûment les actes de ladite personne ;
(b) rejettera la proposition d’attribution du marché si elle établit que le soumissionnaire auquel il est recommandé d’attribuer le marché est coupable, directement ou par l’intermédiaire d’un agent, de corruption ou s’est livré à des manœuvres frauduleuses, collusoires ou coercitives en vue de l’obtention de ce marché ;
(c) sanctionnera tout individu ou entreprise, en l’excluant, soit indéfiniment soit pour une période déterminée, de toute attribution de marchés financés par la Banque, si la Banque établit, à un moment quelconque, que cette entreprise ou l’individu s’est livré, directement ou par l’intermédiaire d’un agent, à la corruption ou à des manœuvres frauduleuses, collusoires ou coercitives au cours du processus de passation de marchés ou d’exécution d’un marché que la Banque finance;
(d) Un Soumissionnaire ne peut se trouver en situation de conflit d’intérêt. Tout soumissionnaire qui se trouve dans une situation de conflit d’intérêt sera disqualifié. Un soumissionnaire peut être en situation de conflit d’intérêt vis-à-vis d’une ou plusieurs autres parties dans cet appel d’offres
• s’ils ont des partenaires communs en position de les contrôler ou diriger leurs actions ; ou
• s’ils reçoivent ou ont reçu des subventions directement ou indirectement de l’un d’entre eux ; ou
• s’ils ont le même représentant légal pour les besoins du présent appel d’offres ; ou
• ils ont les uns avec les autres, directement ou par le biais de tiers, une relation qui leur permet d’avoir accès à des informations ou une influence sur l’offre d’un autre Soumissionnaire, ou d’influencer les décisions de la Banque au sujet de ce processus d’appel d’offres; ou
• s’il participe à plus d’une offre dans le cadre de cet appel d’offres. Un soumissionnaire qui participe à plusieurs offres provoquera la disqualification de toutes les offres auxquelles il aura participé. Toutefois, un sous-traitant pourra figurer en tant que sous-traitant dans plusieurs offres, mais en cette qualité de sous-traitant seulement;
ou
• s’il a fourni des services de conseil pour la préparation des documents de la Section VI, Spécifications techniques et plans, utilisés dans le cadre du présent appel d’offres;
ou si le Soumissionnaire ou un de ses affiliés a été recruté (ou devrait être recruté) par la Banque afin de superviser l’exécution du Marché.
• Un Soumissionnaire faisant l’objet d’une déclaration d’exclusion prononcée par la Banque conformément à l’article 3 des IS, à la date limite de réception des offres ou ultérieurement, est disqualifiée.
Le Soumissionnaire ne doit pas être sous le coup d’une sanction relative à une Déclaration de Garantie d’Offre dans un des Etats membres.
12. La soumission d’une proposition par le soumissionnaire constitue la confirmation qu’il a tenu compte de tous les documents contenus dans le dossier, dont les additifs (le cas échéant), toutes les annexes et, selon les cas, les appendices des annexes. En aucun cas, la Banque ne sera soumise à une obligation à laquelle elle n’aura pas souscrit par écrit.
13. En soumettant l’offre, vous signifiez votre acceptation des conditions générales de fourniture de biens et services ainsi que des conditions particulières jointes à la présente DP.
14. La soumission par le soumissionnaire de sa proposition constitue la confirmation qu’il est légalement autorisé à assurer les services requis et qu’il est en règle quant aux obligations fiscales et sociales de son pays. La Banque pourrait, à sa seule discrétion, demander au soumissionnaire de fournir des documents justificatifs à cet effet avant la signature du Contrat.
15. Nonobstant ce qui précède, la Banque se réserve le droit de modifier le contenu du présent dossier, d’accepter ou de rejeter tout ou partie de l’ensemble de la proposition, ou d’annuler le processus à tout moment avant l’adjudication du marché et, ce, sans obligation de la part du soumissionnaire.
16. Dans l’attente de votre soumission, nous vous prions d'agréer, l’expression de nos salutations respectueuses et nos remerciements pour l’intérêt que vous manifestez à être au nombre des fournisseurs de la Banque Africaine de Développement.
MARCELLE AKPOSSO
Chargée Principale des Acquisitions Division des Achats Institutionnels Département des Services Généraux et des Achats
GROUPE DE LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT DIVISION DES ACHATS INSTITUTIONNELS
DESCRIPTION DES SERVICES/TERMES DE REFERENCE
1. INTRODUCTION
Dans le cadre du retour de la Banque à Abidjan, l’immeuble CCIA a été entièrement rénové et mis à la disposition par le gouvernement ivoirien. Les travaux de rénovation, réceptionnés de façon provisoire depuis le 08 Octobre 2013, demeurent sous garantie de parfait achèvement par l’entreprise générale PFO, jusqu’au 07 Octobre 2014.
Pour garantir une exploitation confortable de cet immeuble, une bonne maintenance des équipements techniques est nécessaire et même obligatoire. C’est ainsi qu’avant la fin de la période de garantie, les spécifications ci-dessous sont faites pour recruter une entreprise spécialisée dans le domaine indiqué pour les prestations de maintenance complète des installations électriques du bâtiment.
L’immeuble du CCIA, objet de cette prestation de maintenance, est situé dans la commune du Plateau. C’est un immeuble à grande hauteur (IGH), comprenant trois sous-sols de parking, un rez-de-chaussée abritant des halls et circulations, 26 étages de bureaux, et 2 (deux) étages techniques. La surface globale est estimée à environ 35.000 m² (22 000m² de bureaux, 5000 m² de couloirs et de dégagements, 8000 m² de blocs techniques (ascenseurs, sanitaires, locaux techniques, etc..)). Les trois niveaux de sous-sol sont estimés à environ 18.000 m² de parkings, de locaux techniques et d’archives.
LES EQUIPEMENTS ET INSTALLATIONS ELECTRIQUES OBJET DE LA MAINTENANCE
• Poste de livraison et de transformation MT/BT
L’alimentation électrique de l’immeuble CCIA est faite à partir d’un poste d’un poste de distribution privé MT/BT d’une puissance installée de 2* 1 600 kVA + 1*2 000 KVA. Les transformateurs sont de marque Schneider electric. De ce poste, sont alimentées deux armoires générales : (i) l’une réservée aux armoires divisionnaires d’alimentation des unités de climatisation et (ii) la seconde assure l’alimentation des installations sécuritaires et prioritaires.
Le poste de transformation est équipé de cellule de protection suivant le standard en vigueur et de type SM6 de Schneider :
3 cellules d’arrivée 1 cellule de comptage
1 cellule disjoncteur de protection
2 cellules QM de protection des transformateur 1 600 KVA 2 cellules QM installées mais pas en utilisation
1 cellule Disjoncteur pour la protection du transformateur 2 000 KVA.
Annexe - A
Les sorties des transformateurs sont protégées par des disjoncteurs motorisés de marque Général Electrique.
• Alimentation de secours
Toutes les installations de l’immeuble sont secourues par trois groupes électrogènes de puissance unitaire 1 500 KVA dont deux assurant le secours des installations sécuritaires et prioritaires et le troisième le secours des installations de confort (Climatisation). Les deux premiers sont couplés ensemble pour assurer la charge des installations de sécurité et ce selon le besoin dans l’immeuble, sinon l’un des deux, marche pendant que l’autre est en attente.
• Tableaux Généraux BT
La distribution du courant dans l’immeuble est fait à travers deux grands tableaux généraux : (i) alimentation des installations prioritaires et sécuritaires et (ii) l’alimentation des installations de confort. Ces deux tableaux généraux sont tous secourus par les groupes électrogènes selon le principe de production du secours défini plus haut. A partir de ces tableaux, on alimente des tableaux divisionnaires pour les installations d grande puissance et une colonne montante desservant les coffrets d’étages (alimentation de l’éclairage, les prises normales, les ventilo-convecteurs et les unités intérieures de climatisation).
• Source et de distribution du courant ondulé
Les installations sécuritaires (Informatique, sécurité incendie, poste de travail, reproduction, contrôle d’accès et vidéo-surveillance, etc..) de l’immeuble CCIA sont alimentées à travers un réseau de courant ondulé. Cette tension ondulée est fournie par 3 onduleurs de type galaxy 7000 de marque APC by Schneider puissance 200 Kva chacun, branchés en redondance. La distribution est faite à partir de coffrets d’étages, branchés sur une colonne montante en Canalys.
• Coffrets des étages
A chaque étage, 2 coffrets permettent l’un la distribution du courant normal secouru et l’autre le courant ondulé. Certains coffrets dédiés sont installés dans des locaux spécialisés (informatique, local surpresseur, PC sécurité, reproduction, local caisson, etc…).
• Appareillage divers
Tous les petits appareils tels que les interrupteurs, les commutateurs et autres font partie des installations objet de la maintenance et sont repartis dans tout l’immeuble des sous-sols à la terrasse.
• Eclairage
L’éclairage de l’immeuble CCIA est assuré par environ 10 000 points lumineux de différents types repartis sur l’ensemble de l’immeuble et dans la cour.
A ces installations, s’ajoute un ensemble d’équipements électriques mobiles tels que les destructeurs de papiers, les lampes mobiles de bureaux, les réfrigérateurs de bureau (minibars), etc.
3 ETENDUE DES PRESTATIONS 3.1 Entretien préventif
Le contractant aura à sa charge toutes les prestations d’entretien préventif décrites sur le planning de maintenance joint à ce document (Tableau 1). Cette liste n’est pas exhaustive, elle sera complétée par les fiches et notices des fabricants ainsi que par l’expertise du contactant.
Toutes les opérations de contrôle et de révisions périodiques recommandées par les fabricants doivent être scrupuleusement suivies.
3.2 Dépannage et réparation
Le prestataire exécutera tous les travaux de dépannage et de remise en état, y compris la fourniture des consommables, pièces de rechange et main d’œuvre. Dans l’ensemble, tout équipement en panne devra être remis en état, par des travaux de dépannage appropriés ou par remplacement de pièce à l’identique sauf autorisation préalable des services techniques de la Banque. Tout équipement arrivant en fin de vie devra faire l’objet d’un rapport du prestataire au maître d’ouvrage. Il ne sera pas autorisé à mettre au rebus un équipement de sa propre initiative.
Les limites de dépannage sont spécifiées sur le tableau joint (tableau 2).
3.3 Petits travaux de modification et d’amélioration
La Banque peut confier au contractant la réalisation de certains travaux de modification sur les installations. Dans ce cas, la fourniture du matériel essentiel sera à la charge de la Banque qui procédera à son achat conformément à ses règles d’acquisition, mais la main d’œuvre incombera à l’équipe du prestataire.
3.4 Travaux neufs
Les travaux de rénovation et les travaux neufs sont exclus des prestations du contractant. Toutefois, la maintenance des nouvelles installations réalisées par la Banque pendant la durée du présent contrat sera à la charge du contractant dans les limites définies.
3.5 Contrôles réglementaires
Le contractant assurera la coordination avec les organismes de contrôle réglementaire pour les équipements dont il a la charge. Les corrections de maintenance issues de ces contrôles sont à la charge du contractant.
4 MOYENS DU CONTRACTANT 4.1 Personnel
4.1.1 Personnel affecté sur le site et chargé des opérations de maintenance Le soumissionnaire proposera dans son offre une équipe technique capable d’effectuer toutes les opérations préventives et curatives objet de la maintenance complète.
Cette équipe sera composée d’un (1) chef d’équipe et de trois (3) techniciens d’intervention.
Les membres de l’équipe auront les compétences et qualifications suivantes : Le Chef d’équipe :
Il est le coordonnateur des activités de maintenance sur le site. Il est l’interlocuteur direct des services techniques de la Banque. Il devra être détenteur d’un DUT (Diplôme universitaire de Technologie) ou BTS (Brevet de technicien Supérieur) en électricité et ayant effectué une formation auprès d’un organisme agréé sur les installations MT et MT/BT. Il doit avoir au minimum 5 ans d’expérience en maintenance et gestion d’équipes de techniciens d’intervention.
Techniciens d’intervention
Ils devront être titulaires d’un diplôme de CAP (Certificat d’Aptitude Professionnelle) ou BT (Brevet de Technicien) en électricité et une expérience minimale de 3 ans en maintenance électrique.
4.1.2 Personnel de coordination
En plus du chef de site, le prestataire désignera un interlocuteur technique basé au siège. Il sera d’un niveau ingénieur et devra avoir un rang de responsable au sein de l’entreprise (au moins chef de service) et devra être à mesure d’engager l’entreprise en cas de besoin. Cet interlocuteur technique devra être à mesure de répondre aux sollicitations de la direction de la Banque en cas de besoin et assister à toutes les réunions auxquelles il sera convié.
Les curricula vitæ signés des personnes proposées pour remplir chacune des fonctions ci-dessus citées seront fournis dans l’offre technique du soumissionnaire. Le personnel proposé dans le dossier de soumission sera celui effectivement affecté sur le site pour les prestations.
4.2 Outillage
L'outillage commun devra être prévu pour la réalisation des travaux sur le site.
Les techniciens ainsi que le chef de site, doivent avoir une (1) caisse complète d’électricien chacun.
Le personnel en place doit disposer de l’outillage et des chaussures de sécurité nécessaires pour toutes les interventions.
Chaque agent devra avoir sa tenue de travail et sa dotation en matériel de sécurité conformément aux textes et règlements en vigueur.
4.3 Pièces de rechange
Le prestataire est tenu de garantir la continuité de fonctionnement des installations à sa charge. En conséquence, un stock minimum devra être garanti sur le site. Ce stock sera composé en collaboration avec les services compétents de la Banque suivant les installations objet des prestations de maintenance. Un stock de 10% du nombre annuel de pièces de consommation courante sera tenu dans l’atelier et sera vérifié trimestriellement par les services techniques de la BAD. La liste exhaustive de ces pièces sera établie en accord avec les services techniques de la BAD
avant l’adjudication du marché.
4.4 Documentation technique
La documentation est essentielle dans la mise en œuvre des actions de maintenance.
Cette documentation regroupe les fiches techniques, notices et instructions techniques des constructeurs, les rapports techniques, les fiches de suivi et de visite des équipements, les schémas électriques, les plans d’implantation, les consignes d’exploitation des installations, etc.
Le contractant produira à ses frais une copie des documents techniques disponibles et nécessaires pour la maintenance des installations.
Dans les quatre mois suivants la prise de service, le contractant transmettra à la Banque l'ensemble des schémas et plans des équipements et installations tels qu'ils apparaissent dans leur état actualisé.
Il devra aussi produire tous les rapports techniques selon les périodicités contractuelles. Les fiches des équipements, les plans et schémas devront être régulièrement remplis. Une mise à jour sera effectuée chaque année.
4.5 Bureaux
La Banque mettra à la disposition du contractant un local de travail équipé d’un poste téléphonique pour les appels locaux qui devra être utilisé pour l'exécution exclusive du contrat.
4.6 Cahier de bord
Le contractant devra tenir sur le site un cahier de bord rendant compte, au quotidien, de ses activités et des évènements qui y interviennent. Ce cahier sera visé par le chef d’équipe et par les services techniques de la Banque.
Le contenu et la présentation du cahier seront discutés avec les services techniques de la Banque.
4.7 Rapport mensuel
Un rapport mensuel faisant la synthèse des activités et évènements sera soumis à la Banque au plus tard le dixième jour du mois suivant celui objet dudit rapport.
5 TRAVAUX PONCTUELS
Des prestations ponctuelles de travaux de rénovation/réhabilitation pourront être confiées au contractant. Ces travaux seront exécutés sur ordre de service dûment écrit par la Banque.
6 METHODOLOGIE DE TRAVAIL
L’importance de la mission nécessite la mise en œuvre d’un protocole de travail bien détaillé par le prestataire. A cet effet, le soumissionnaire devra élaborer et présenter dans sa soumission sa stratégie de travail. Il devra faire ressortir clairement pour chaque type d’appareil les actions de maintenance à entreprendre.
TABLEAU 1 : LISTES DES EQUIPEMENTS ET DES OPERATIONS DE MAINTENANCE PREVENTIVE RECOMMANDEE
DÉSIGNATION DES OPÉRATIONS FRÉQUENCES
J H M T S A
1 ARMOIRES, COFFRETS ELECTRIQUES ET AUTRES
Dépoussiérage X
Resserrage de toutes les connexions sur appareillages et jeux de barres X
Contrôle visuel de l'état des contacts X
Mesure des intensités absorbées X
Vérification du réglage des relais thermiques X Vérification calibrage fusibles et disjoncteurs X
Contrôle de l'échauffement des câbles X
Nettoyage des jeux de barres X
Reprise de schémas avec mise à jour X
Mesure de la résistance de terre du bâtiment X
Entretien paratonnerre (vérification des connexions et support) X
Vérification de l’éclairage extérieur X
Vérification des raccordements électriques des équipements de X Bureau (rallonges électriques, prises et goulottes)
Entretien des destructeurs de papiers X
2 POSTE DE LIVRAISON MT/BT (pour mémoire)
Contrôle visuel d’ensemble X
Vérifications de fonctionnement des DGPT2 X
Entretien transformateur X
J : journalière H : hebdomadaire M : mensuelle T : trimestrielle S : semestrielle A : annuelle.
E : LIMITES DES PRESTATIONS
N° DESIGNATION INCLUS LIMITES DE DEPANNAGE
1
Armoires, Coffrets, appareillages et
installations électriques
Dépannage courant, Remplacement de tous les
consommables et appareillages : lampes relais, contacteurs, câbles, disjoncteurs, fusibles, sectionneurs, résistances, résistances de démarrage,
transformateurs, cartes électroniques, borniers, accessoires de câblage, …
Remplacement des
disjoncteurs, des relais et des contacteurs de plus de 50 A et des câble de section supérieure à 16 mm² ou sur une longueur supérieure à 50 ml
2 Poste de transformation
Dépannage courant, Remplacement de tous les
consommables : lampes de signalisation, huile, fusible, câblage d commande
Remplacement d’une cellule MT
Remplacement d’un transformateur
Remplacement des câbles et disjoncteurs de puissance
BORDEREAU DE PRIX
Les prix à communiquer sont les coûts annuels pour les équipements et installations concernés.
Ordre DESIGNATION Unité QTE PU HT/an PT HT/an
1 Opérations de maintenances
1.1 Poste de livraison et transformation MT/BT Ens 1
1.2 Tableaux Généraux BT Ens 1
1.3 Armoires divisionnaires Ens 1
1.4 Coffrets divisionnaires Ens 1
1.5
Petit appareillage (interrupteurs,
télérupteurs, interrupteurs horaires, lampes, etc..)
Ens 1
Total HT 1
2 Pièces de rechange et consommables de maintenance
Total HT 2
Total HT
GROUPE DE LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT
DIVISION DES ACHATS INSTITUTIONNELS
(A inclure dans l’offre)
CONDITIONS GENERALES A REMPLIR POUR LA SOUMISSION D’UNE PROPOSITION
Soumission des propositions :
Les propositions relatives aux spécifications indiquées dans la présente demande de propositions doivent être soumises en français. Ces propositions doivent fournir toutes les informations nécessaires pour la présente demande de propositions et répondre clairement et brièvement à tous les points présentés dans cette demande de propositions. Toute offre qui ne répond pas de manière exhaustive à cette demande de propositions peut être rejetée.
Néanmoins, les brochures et autres documents inutilement détaillés qui donnent des informations autres que celles nécessaires à une présentation complète et efficace des propositions ne sont pas encouragés.
Caractéristiques techniques des exigences :
Les soumissionnaires doivent scrupuleusement se conformer aux exigences de la présente demande de propositions. Aucun changement, remplacement ou autre modification apporté aux caractéristiques techniques des spécifications indiquées dans cette demande de proposition ne sera accepté, sauf approbation écrite de la Banque africaine de développement.
Caution de bonne exécution
Dans les 4 jours suivant la signature du contrat, la société doit, à ses propres frais, fournir à la Banque Africaine de Développement une caution de bonne exécution ou une garantie identique agréée par la Banque Africaine de Développement, d’un montant équivalent à 10
% du prix total HT du contrat. La caution de bonne exécution est valable pendant 3 semaines à compter de la date d’extinction du contrat. La Banque africaine de développement aura le droit de réclamer la caution de bonne exécution/garantie dès sa première demande écrite, sans qu’elle n’ait besoin de prouver la responsabilité de l’entrepreneur, conformément aux conditions générales énoncées à l’annexe B. (Non applicable)
Dommages-intérêts convenus
Si l’entrepreneur retenu ne livre pas les services indiqués dans les délais prescrits dans sa proposition ou dans les délais indiqués dans un contrat, la Banque africaine de développement doit, sans préjuger des autres voies de recours prévues dans le contrat, défalquer du Bon commande ou du prix du contrat, comme dommages intérêts, une somme équivalente à 0,5 % du prix de livraison des services non livrés en temps voulu, pour chaque semaine de retard jusqu’à la livraison effective, à concurrence d’une déduction maximale de 5 % du prix du contrat. (Non applicable)
Annexe - B
Pas d’engagement
La présente demande de propositions n’engage pas la Banque africaine de développement à adjuger un marché ou à payer les frais engagés lors de la préparation ou de la soumission des offres. La Banque africaine de développement se réserve aussi le droit de n’adjuger qu’une partie des prestations.
Critères d’évaluation
Toutes les propositions doivent être évaluées conformément aux critères d’évaluation indiqués à l’Annexe F.
Modalités de paiement
Les modalités habituelles de paiement de la Banque africaine de développement sont de 30 jours à compter de la livraison des biens ou de la prestation des services dans des conditions satisfaisantes, et après vérification et acceptation des factures. La modification des modalités de paiement est inhabituelle.
Validité des propositions
Les propositions doivent rester valables et susceptibles d’être acceptées pendant une période minimale de 90 jours à compter de la date de clôture indiquée pour la réception des offres dans la présente demande de propositions.
Rejet des propositions et scission des lots
La Banque africaine de développement se réserve le droit de rejeter toute proposition ou l’ensemble des propositions si, entre autres choses :
- Elles sont reçues après la date limite indiquée dans la présente demande de propositions ;
- Elles ne sont pas autrement conformes à la présente demande de propositions.
Retrait et modification des offres
Les offres peuvent être modifiées ou retirées par écrit, avant la date de clôture indiquée dans la demande de propositions, passé ce délai, les offres ne peuvent ni être modifiées ni retirées. En outre, la Banque se réserve le droit de conserver la proposition en vue d’une consultation future.
Confidentialité
Tout ou partie de la présente demande de propositions et tous les exemplaires de celle-ci doivent être renvoyés à la Banque africaine de développement à sa demande. Il est entendu que cette demande de propositions est confidentielle et est la propriété de la BAD ; elle contient des informations privilégiées, dont une partie peut être protégée par des droits d’auteur, informations communiquées aux soumissionnaires et reçues par eux à condition qu’aucune partie de cette demande ou aucune information y afférente ne soit copiée, diffusée ou communiquée à des tiers sans le consentement écrit préalable de la BAD, toutefois, le soumissionnaire peut montrer les documents à des sous-traitants potentiels aux
seules fins d’obtenir d’eux des propositions. Nonobstant les autres dispositions de la demande de propositions, les soumissionnaires sont liés par le contenu de ce paragraphe que leur firme soumette ou non une proposition où qu’elle réponde de quelque autre manière que ce soit à cette demande de propositions.
Contrat
Tout contrat résultant de la présente demande de propositions se passera à partir du modèle joint en Annexe D, et doit inclure les Conditions générales d’achat de biens, de travaux et de services (Annexe G).
Signature du représentant habilité du soumissionnaire
(Précédée de la mention « Lu et approuvée) _______________________
DATE _______________________
GROUPE DE LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT DIVISION DES ACHATS INSTITUTIONNELS
ELEMENTS CONSTITUTIFS DE LA PROPOSITION
Toutes les soumissions doivent être rédigées en français.
L'offre préparée par le soumissionnaire doit être présentée en deux (02) dossiers distincts (Enveloppes A et B). Ces dossiers comprendront les documents ci-après :
C.1 PROPOSITION TECHNIQUE (Enveloppe A)
Le prestataire doit fournir une proposition technique prouvant qu’il possède les capacités et disposent des ressources nécessaires pour mener à bien l’exécution des prestations requises.
La proposition technique doit contenir les informations requises ci-dessous dans l’ordre suivant, ainsi que tous renseignements additionnels, au moyen de supports visuels :
1. La déclaration de conformité (Appendice I) ;
2. Le registre de Commerce/ le Statut de l’entreprise ;
3. La Certification par la Compagnie Nationale d’Electricité (CIE) pour les interventions sur les installations de MT (éliminatoire si non fournie)
4. Les conditions générales à remplir pour la soumission d’une proposition (Annexe B)
5. l’Attestation d’assurance pour la couverture de responsabilité civile selon les termes et conditions énoncés à l’article 14 du projet de contrat en Annexe D) ; 6. Une description de l’activité de la société, de son organisation
(organigramme), de ses effectifs, de son expérience dans le domaine (références de marchés similaires avec les attestations/certificats de service fait ;
7. Une note explicative de l’organisation à mettre en place et de la méthodologie pour l’exécution des prestations attendues conformément au point 6 des termes de références.
8. Les qualifications et le niveau de compétence (CV+Diplômes légalisés) du personnel d’encadrement et des superviseurs qui seront affectés à l’exécution du présent marché (recourir au format recommandé dans l’Appendice III);
9. les formulaires de renseignements sur les qualifications (dûment remplis) ainsi que tous les documents requis à l’Appendice V ;
Annexe - C
10. La confirmation de l’acceptation des Conditions générales (Annexe G) ; 11. L’attestation de régularité fiscale (IMPÖTS) (en cours de validité) et
12. L’attestation de mise à jour des cotisations sociales (CNPS) (en cours de validité).
C.2 PROPOSITION FINANCIERE (Enveloppe B) La proposition financière doit comporter:
- Un formulaire de soumission d’offre entièrement rempli et signé (en recourant au format recommandé dans l’Appendice II) ;
- La proposition de contrat (Annexe D) complétée et paraphée, sur toutes ses pages, par la (les) personne (s) habilitée (s) à engager l’Entreprise mais non encore signée.
APPENDICE I PRESTATIONS DE SERVICES DE DERATISATION ET DESINSECTISATION DES LOCAUX DE LA BAD
A ABIDJAN
ADB/RFP/CGSP/2014/147 (A inclure dans l’offre)
DECLARATION DE CONFORMITE
A : Banque Africaine de Développement Division des Achats Institutionnels 01 BP 1387 Abidjan 01
Côte d’Ivoire, Abidjan-Plateau Messieurs,
Nous, soussignés (Nom, Prénom et qualités), agissant au nom de la Société (Nom, raison sociale et adresse complète de l'Entreprise), en vertu du pouvoir qui nous a été conféré par acte du (date de l'acte donnant délégation de pouvoir),
Après avoir examiné toutes les pièces constitutives de la Demande de propositions Réf. : ADB/RFP/CGSP/2014/147,
1. Nous soumettons et nous nous engageons à exécuter, dans les conditions prévues dans le Contrat et tous les documents contractuels constituant le Marché, les prestations décrites à l’Article 1 du Contrat et conformément aux Termes de Référence.
2. Reconnaissons le caractère contractuel de toutes les pièces énumérées au point C.1 ci-dessus.
3. Nous proposons d'exécuter ces prestations aux prix unitaires hors taxes précisés dans le Cadre du bordereau de prix unitaires joint à la présente soumission,
4. Acceptons d'être liés par la présente soumission pour un délai minimal de quatre- vingt-dix (90) jours à compter de la date limite de remise des offres,
5 Demandons que le paiement des sommes dues à l'Entreprise se fasse par virement au Compte N°_____________, ouvert en son nom à la Banque (Nom et adresse complète de la Banque de l'Entreprise).
En foi de quoi, nous apposons notre signature sur la présente offre.
Fait à _____________, le _______________2014
APPENDICE II SERVICES DE MAINTENANCE DES INSTALLATIONS ET EQUIPEMENTS D’ELECTRICITE DE
L’IMMEUBLE CCIA ADB/RFP/CGSP/2014/147
FORMULAIRE DE SOUMISSION D’OFFRE
À l’attention de la Banque Africaine de Développement 01 BP 1387 Abidjan 01
Côte d’Ivoire
Monsieur,
Après avoir pris connaissance de votre demande de propositions (ADB/RFP/CGSP/2014/147) dont nous accusons réception par la présente, nous, soussignés, offrons d’assurer les prestations de services requises et, ce, en pleine conformité avec les termes de ladite demande de propositions pour les prix unitaires (francs CFA hors taxes) indiqués en Appendice IV.
Nous nous engageons à respecter notre proposition sur la période de quatre-vingt-dix (90) jours au minimum, à compter de la date de soumission des propositions indiquée par la Demande de propositions. Elle nous engage et vous avez toute la latitude de la juger recevable à tout moment avant l’expiration de ladite période.
En attendant l’établissement et la signature d’un contrat entre nous, la présente offre ainsi que votre acceptation écrite et la notification par vous de l’adjudication du marché en notre faveur constitueront le contrat nous liant et ayant force exécutoire.
Date:
Dûment autorisé à signer pour et au nom de:
[Signature]
En ma qualité de
_____________________________________________________________________
[Fonction]
APPENDICE III
FORMAT DES CURRICULUM VITAE (CV) DES MEMBRES CLES
DU PERSONNEL PROPOSE (PERSONNEL D’ENCADREMENT, SUPERVISEURS, TECHNICIENS) Fonction proposée:
Dénomination de l’entreprise:
Nom de l’employé:
Profession:
Date de naissance:
Nombre d’années au service de l’entreprise: Nationalité:
Sociétés professionnelles dont l’employé est membre:
Cahier de charges détaillées de l’employé:
Qualifications essentielles:
[Donner un aperçu de l’expérience de l’employé et de sa formation les plus pertinentes pour les tâches qui lui sont confiées. Faire état du degré de responsabilité assumé par chaque membre du personnel dans le cadre de missions pertinentes similaires antérieures en fournissant les dates et lieux. Maximum une demi-page.]
Formation:
[Résumer les études universitaires et toute autre étude spécialisée faites par chaque membre du personnel en donnant les noms des écoles fréquentées, les dates de fréquentation et les diplômes obtenus. Maximum un quart de page.]
Cursus professionnel:
[En commençant par la fonction actuelle, présenter dans l’ordre inverse tous les emplois tenus par l’employé, ainsi que les fonctions qu’il a assumées depuis l’obtention de son diplôme, en donnant les dates, les noms des structures qui l’ont employé, ses titres et ses lieux d’affectation. En ce qui concerne son expérience au cours des dix dernières années, faire état des types d’activités assurés et donner, le cas échéant, les coordonnées des clients.]
Langues:
[Indiquer la compétence en langue parlée et écrite, ainsi qu’en lecture dans chaque langue à l’aide des mentions: excellent, bien, assez bien, ou faible.]
Attestation:
Je, soussigné, atteste de la véracité de ces déclarations.
Date:
Signature de l’employé ou du responsable de l’entreprise soumissionnaire Jour/mois/année
APPENDICE IV
CADRE DU DEVIS QUANTITATIF ET ESTIMATIF
Les prix à communiquer sont les coûts annuels pour les équipements et installations concernés.
Ordre DESIGNATION Unité QTE PU HT/An PT HT/An
1 Opérations de maintenances
1.1 Poste de livraison et transformation MT/BT Ens 1
1.2 Tableaux Généraux BT Ens 1
1.3 Armoires divisionnaires Ens 1
1.4 Coffrets divisionnaires Ens 1
1.5
Petit appareillage (interrupteurs,
télérupteurs, interrupteurs horaires, lampes, etc..)
Ens 1
Total HT 1
2 Pièces de rechange et consommables de maintenance
Total HT 2
Total HT
APPENDICE V RENSEIGNEMENTS SUR LES QUALIFICATIONS DU SOUMISSIONNAIRE
A.1 Volume annuel total des prestations 2011_________________
Maintenance des installations et équipements 2012__________________
d’électricité durant ces trois dernières années en FCFA 2013__________________
A.2 Prestations déjà fournies
Travaux et prestations fournis par le soumissionnaire de nature et de volume similaires aux présentes prestations au cours des cinq dernières années.
Désignation du marché ou du
contrat
Nom du client
Type et nature des prestations ou des travaux
exécutés
Date de début Date de fin
Montant du marché ou
contrat (F.CFA) ___________
___________
___________
___________
_____________
_____________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
___________
___________
Etc.
___________
___________
_____________
_____________
_________
__________
__________
__________
__________
__________
A.3 Certificats de services bien faits
Le soumissionnaire fournira au moins trois (3) certificats de services bien faits, pour les prestations et travaux de même nature, délivrés au cours des cinq dernières années (2009-2013).
A.4 Matériels, outillages et produits d’entretien
a) Les moyens logistiques du soumissionnaire comprennent les équipements, les matériels et outillages essentiels à la réalisation des prestations. Le soumissionnaire fournira tous les renseignements ci-après sur les matériels et outillages qu'il possède ou se propose d'acheter ou de louer :
Matériel spécialisés d’électricité (y compris
engins à moteur et véhicules)
Quantité
Année d’acquisition ou
âge (moyenne)
Etat de fonctionnement
(neuf, bon, moyen, mauvais)
Acquis, loué, devant être
acheté
_______ _______ _______ _______ _______
_______ _______ _______ _______ _______
Etc.
A.5 Méthodologie
Description détaillée sur l’organisation des prestations, la méthodologie et le calendrier des interventions envisagées.
A.6 Personnel
Le soumissionnaire fournira tous les renseignements ci-après pour chacun des membres de son personnel. Il y joindra leurs CV et diplômes légalisés datant de moins de 3 mois.
Nom Fonction ou poste envisagé Qualifications (CV à joindre)
Années d'expérience
(en général)
Années d'expérience dans le poste
envisagé ___________
___________
___________
Chef d’équipe ou
Technicien d’intervention
A.7 Propositions de sous-traitance
Spécification des prestations
Montant des prestations en sous-
traitance
Sous-traitant (nom et adresse)
Expérience du sous-traitant dans les prestations
similaires _______________
Etc.
_______________ _______________ ___________________
A.8 Renseignements sur les litiges en cours impliquant le soumissionnaire
Autre(s) partie(s) ou
plaignants Cause du litige Montant impliqué
_____________________
Etc.
_____________________ ____________________
GROUPEDELABANQUEAFRICAINEDEDEVELOPPEMENT
CRITERES D’EVALUATION
Le comité d’évaluation désigné par la Banque procédera à une évaluation en deux étapes des propositions. Toutes les offres recevables seront examinées au regard des critères éliminatoires ci-dessous. Pour être admis à l’évaluation technique, les offres devront satisfaire les critères éliminatoires spécifiés au point 1.1. Par la suite, interviendra l’évaluation technique qui se fera sur la base des critères et du système de points spécifiés au point 1.2 et l’évaluation financière.
1.1 CRITERES ELIMINATOIRES
Toute offre ne respectant pas les critères ci-dessous sera purement et simplement rejetée et ne fera pas l’objet d’une évaluation :
- Les soumissionnaires devront fournir une autorisation d’exercice (Registre de commerce, Statuts), opérer principalement dans le domaine de l’électricité et justifier d’une expérience de Cinq (5) ans dans les prestations de fourniture, installation et entretien des équipements d’électricité;
- Ils devront fournir également la Copie certifiée conforme à l’original de la Certification par la Compagnie Nationale d’électricité (CIE) pour les interventions sur les installations de MT ;
- Etre installé à Abidjan et/ou avoir un partenaire local disposant de toutes les installations et autorisations nécessaires (ressources humaines, techniques et matérielles) pour l'exécution appropriée des prestations ;
- Justifier d’un chiffre d’affaires minimum moyen annuel équivalent à Cent millions (100 000 000) de Francs CFA, documents comptables (Bilans/Etats financiers) certifiés à l’appui, au cours des 3 dernières années (2011, 2012, 2013).
1.2 ÉVALUATION TECHNIQUE (100 POINT) (poids = 60 %)
Une procédure en deux étapes intervient dans l’évaluation des propositions. C’est l’évaluation technique qui sera effectuée en premier lieu, ensuite viendra l’évaluation financière. Le classement des entreprises sera fait sur la base d’une combinaison de notes attribuées dans le cadre de l’évaluation technique (Nt) et de l’évaluation financière (Nf) et, ce, selon les modalités ci-après:
Afin d’être recevables, les offres doivent contenir toutes les informations requises plus haut en rapport avec chaque enveloppe. Elles seront ensuite soumises à une analyse technique sur la base des critères ci-après:
CRITERES D’EVALUATION Nbre de
points
1
Expérience générale et pertinente dans les prestations similaires : Liste des références et Attestation/certificat de services bien fait, indiquant le nom du client, les types de prestations fournies et la valeur hors-taxes du contrat (05 points par contrat) pour un total de 15 points
Qualité de la présentation de l’offre (5 points)
20
2
Ressources humaines
Qualifications et niveau de compétence du personnel clé affecté à l’exécution du marché. (recourir au format recommandé dans l’Appendice III)
1 Chef d’équipe sur site (DUT ou BTS en électricité) (10 points) 3 Techniciens d’intervention (BT ou CAP en électricité) (05 points par Technicien) pour un total de 15 points
25
3
Années d’expérience du personnel 2 ans <expérience<5 ans (5 points) 5 ans <expérience<10 ans (10 points) expérience>10 ans (15 points)
15
4
Organisation, méthodologie et moyens d’intervention
Méthodologie d’intervention sur les Principaux équipements et installations électriques (20 points)
Organisation de l’équipe et qualité d l’outillage (20 points)
40
TOTAL GENERAL 100
Seules seront ouvertes les offres financières des soumissionnaires dont les offres techniques auront été jugées recevables (ayant fourni les documents exigés au point 3.1 ci-dessus) et auront reçu au moins la note technique minimale exigée dans la DP. Les soumissionnaires qui auront obtenu la note technique maximale en seront informés, de même que leur seront notifiées (par courrier électronique ou par télécopie) les dates et heure d’ouverture de leurs enveloppes financières.
Une offre est déclarée techniquement valable afin d’être soumise à l’analyse financière lorsqu’elle obtient au maximum soixante-dix (70) points.
1.3. ÉVALUATION FINANCIÈRE (poids = 40%)
1.3.1 L’évaluation des offres financières s’effectuera au préalable, par la vérification des différentes rubriques estimées, par la correction des erreurs éventuelles et l’ajustement approprié de toutes variations ou divergences constatées.
1.3.2 Ensuite qu’interviendra l’évaluation financière détaillée. Le Soumissionnaire dont l’offre financière est la plus avantageuse (Fm) obtiendra 100 points. Les notes financières des autres soumissionnaires (F) seront calculées comme suit:
Nf (note financière) = 100 x Fm / F
(F = montant de la proposition financière convertie dans la devise commune).
1.3.3 La proposition financière la moins-disante (Fm) recevra une note financière (Nf) de 100 points, la formule suivante étant utilisée pour le calcul des autres notes financières : Nf = 100 x Fm/F (F étant le montant de la proposition financière).
1.4 DETERMINATION DE L’OFFRE LA PLUS AVANTAGEUSE
1.4.1 Pour déterminer l’offre la plus avantageuse, les offres seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées, avec application des pondérations de 60% pour l’offre technique et 40% pour l’offre financière (T = poids donné à la proposition technique; F = poids donné à la proposition financière;
T + F = 1), pour aboutir à une note finale (NG), soit : NG = Nt x T % + Sf x F %.
1.4.2 Le soumissionnaire qui aura obtenu la meilleure note cumulée sera classé en première position et sera déclaré adjudicataire provisoire du contrat.
Pour les besoins de l’évaluation, la Banque convertira en Unités de compte de la Banque (UC) tous les montants des offres respectives exprimés dans la monnaie indiquée par la DP en recourant au taux moyen mensuel mobile applicable au mois en cours (dernier délai de soumission des propositions).
1.5 ATTRIBUTION DU MARCHE
1.5.1 Le contrat est attribué une fois qu’un accord est trouvé sur les termes définitifs du contrat. La Banque fait alors savoir dans les meilleurs délais, aux autres Soumissionnaires que leurs propositions n’ont pas été retenues et leur renvoie les propositions financières non ouvertes.
1.5.2 Le Soumissionnaire retenu est censé commencer à exécuter les services à la date et au lieu spécifiés dans la lettre de marché et/ou le contrat.
GROUPE DE LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT
DIVISION DES ACHATS INSTITUTIONNELS
SERVICES DE MAINTENANCE DES INSTALLATIONS ET EQUIPEMENTS D’ELECTRICITE DE L’IMMEUBLE CCIA
PROJET DE CONTRAT
(Important : La Banque se réserve le droit de soumettre au soumissionnaire retenu le projet définitif de contrat pour examen lors de l’attribution du marché)
Annexe - D
BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT
DEPARTEMENT DES SERVICES GENERAUX ET DES ACHATS
DIVISION DES ACHATS INSTITUTIONNELS
CONTRAT DE MAINTENANCE DES INSTALLATIONS ET EQUIPEMENTS D’ELECTRICITE DE L’IMMEUBLE CCIA
Nº ADB/CTR/CGSP/2014/147
ENTRE
LA BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT
ET
LA SOCIETE ……….….
Septembre 2014
_____________________________________________________________________________________________________
SOMMAIRE
ARTICLE 1 : OBJET DU CONTRAT
ARTICLE 2 : PIECES CONTRACTUELLES
ARTICLE 3 : CONSISTANCE DES PRESTATIONS
ARTICLE 4 : MOYENS A METTRE EN OEUVRE PAR L’ENTREPRISE ARTICLE 5 : RAPPORTS ET EVALUATION DES PRESTATIONS ARTICLE 6 : ACCES AUX LOCAUX DE LA BANQUE
ARTICLE 7 : DUREE DU CONTRAT
ARTICLE 8 : MONTANT DU CONTRAT
ARTICLE 9 : MODALITES ET MODE DE REGLEMENT
ARTICLE 10 : AUTORITE CHARGEE DE LA SUPERVISION ET DU CONTROLE DES PRESTATIONS
ARTICLE 11 : COPYRIGHT, CONFIDENTIALITE ET PROPRIETE DES DOCUMENTS ARTICLE 12 : CESSION ET SOUS-TRAITANCE
ARTICLE 13 : ACCIDENTS DU TRAVAIL
ARTICLE 14 : ASSURANCES
ARTICLE 15 : CORRUPTION ET MANOEUVRES FRAUDULEUSES
ARTICLE 16 : FORCE MAJEURE
ARTICLE 17 : SUSPENSION DES PRESTATIONS ARTICLE 18 : RESILIATION DU CONTRAT ARTICLE 19 : PAIEMENT APRES RESILIATION ARTICLE 20 : REGLEMENT DES LITIGES
ARTICLE 21 : MODIFICATIONS - AMENDEMENTS ARTICLE 22 : NOTIFICATIONS
ARTICLE 23 : DECLARATIONS DIVERSES
ARTICLE 24 : DROIT APPLICABLE
___________________________________________________________________________________________________
2
CONTRAT DE MAINTENANCE DES INSTALLATIONS ET EQUIPEMENTS D’ELECTRICITE DE L’IMMEUBLE CCIA
CONTRAT N° : ADB/CTR/CGSP/2014/147 DATE D’ENTREE EN VIGUEUR : Date de signature du Contrat DUREE DU CONTRAT : Un (01) an
MONTANT DU CONTRAT :
ENTRE LES SOUSSIGNES
La BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT Institution financière internationale ayant son siège avenue Joseph Anoma, 01 B.P. 1387, Abidjan, Côte d’Ivoire, représentée à l’effet des présentes par son Chef de Division des Achats Institutionnels, Département des Services Généraux et des Achats, ci-après désigné par la « Banque »,
D’UNE PART ET
La Société ………., société anonyme au capital de ………..FCFA dont le siège social est à Abidjan, ….. BP .…. Abidjan 01, immatriculée au Registre de Commerce et du Crédit Mobilier sous le numéro ……….... du ………., représentée par M. ……….., Directeur Général, dûment habilité, désignée ci-après par le «Prestataire »,
D’AUTRE PART
ETANT PREALABLEMENT RAPPELE QUE :
Afin de pouvoir bénéficier des services de maintenance des installations et équipements d’électricité de l’immeuble CCIA, la Banque a souhaité s’attacher les services d’une société spécialisée. Elle a à cet effet, lancé le ……… une demande de propositions, au terme de laquelle, la société ………. ayant présenté une offre jugée satisfaisante, a été retenue.
La société ……… affirme qu’elle possède l’expérience, le matériel et les équipements nécessaires ainsi que les assurances appropriées pour assurer efficacement les services tels que décrits ou convenus implicitement dans le présent Contrat, suivant les modalités et conditions établies ci-après :
___________________________________________________________________________________________________
3
Les parties ont donc convenu et arrêté ce qui suit :
ARTICLE 1 : OBJET DU CONTRAT
1.1 Le présent contrat a pour objet la réalisation par le Prestataire de l’ensemble des prestations de maintenance des installations et équipements d’électricité de l’immeuble CCIA, tels que définis dans les Termes de Référence joints en Annexe 1, au présent Contrat.
ARTICLE 2 : PIECES CONTRACTUELLES
Le contrat est constitué des pièces suivantes énumérées ci-après par ordre de préséance : i) le présent Contrat.
ii) les Annexes au Contrat :
- Termes de Référence (Annexe 1)
- Proposition technique du Prestataire (Annexe 2) - Bordereau des prix unitaires du Prestataire (Annexe 3) - Conditions générales d’achats de la Banque (Annexe 4) - Formulaire d’évaluation des prestations (Annexe 5) - Code de bonne Conduite BAD/ Prestataires (Annexe 6).
ARTICLE 3 : CONSISTANCE DES PRESTATIONS
3.1 Les prestations qui doivent être exécutées par le Prestataire dans le cadre du présent contrat, sont celles indiquées dans les spécifications techniques, telles que contenues dans l’offre du Prestataire.
Il est entendu que s’agissant des prestations d’intervention le délai maximum accordé au Prestataire court à compter de l’information du Prestataire par un agent de la Banque ou par l’équipe d’intervention du Prestataire.
3.2 Le Prestataire ne peut de sa seule initiative apporter des modifications aux prestations.
3.3 Toutefois, malgré le caractère forfaitaire du marché, la Banque peut prescrire des changements ou des tâches supplémentaires à la condition que ces modifications n’amènent pas le Prestataire à effectuer des prestations extérieures à l’objet du présent contrat, sauf accord de cette dernière. De telles modifications devront faire l’objet d’un avenant écrit entre les parties définissant les éventuels aménagements des délais d’exécution et les coûts supplémentaires afférents à ces prestations.
___________________________________________________________________________________________________
4
ARTICLE 4 : MOYENS A METTRE EN OEUVRE PAR LE PRESTATAIRE
4.1 Le Prestataire s’engage à mettre à la disposition de la Banque une équipe composée de trois (03) Techniciens d’intervention supervisés par un Technicien Supérieur (Chef d’équipe sur site). En cas de problèmes spécifiques dépassant la compétence de cette équipe, le Prestataire s’engage à diligenter sur les lieux, dans les meilleurs délais et au plus tard dans les délais maxima indiqués dans les spécifications techniques, un personnel d’encadrement de niveau Ingénieur, disposant de la compétence nécessaire à la résolution du problème rencontré. Le rôle de ces agents consistera à accomplir, avec diligence et dans les règles de l’art, toutes les prestations détaillées dans les spécifications techniques, sous la direction et la responsabilité du Prestataire.
4.2 Tout membre du personnel du Prestataire affecté à l’exécution du contrat ne pourra être remplacé par le Prestataire sans l’accord préalable et écrit de la Banque. Il est entendu que le personnel qui fera l’objet d’un remplacement aura au moins les mêmes qualifications que celles exigées par la Banque, sans coût supplémentaire pour celle-ci.
4.3 La Banque se réserve le droit de demander le changement, à tout moment, de tout agent qu’elle estime ne plus lui convenir soit pour faute professionnelle relevée par les services techniques, soit pour non respect des stipulations convenues entre les deux parties.
ARTICLE 5 : RAPPORTS ET EVALUATION DES PRESTATIONS
5.1 Le Prestataire désignera un responsable pour la supervision des prestations. Il sera d’un niveau d’études acceptable et connaîtra parfaitement la nature et le contenu du travail à exécuter. Il veillera :
- à la qualité du travail en se rendant sur les lieux d’exécution des prestations;
- à l’existence sur place des équipements, des absences éventuelles du personnel et prendra toutes les dispositions nécessaires pour remédier aux défauts constatés.
- aux besoins à satisfaire et devra prendre toutes initiatives pour la bonne exécution des prestations (masse de travail, approvisionnement, mutation, embauches, etc.).
5.2 La Banque assurera semestriellement le suivi-évaluation des prestations au moyen d’une fiche d’évaluation. Cette évaluation n’affecte en rien le contrôle de qualité des services qui est du ressort du Prestataire. Le contrôle de qualité s’effectue par le personnel d’encadrement du Prestataire. Aussi, ce dernier doit-il faire état et en détail, auprès des Services Techniques de la Banque, de tout événement inhabituel survenu ou à venir dans l’exécution des prestations.
5.3 Un « cahier de consignes » sera tenu sur le site. Ce cahier sera visé chaque semaine par le représentant des Services Techniques de la Banque qui pourrait y inscrire toute anomalie ou instruction spéciale. Le responsable de la supervision désigné par la société doit quant à lui enregistrer toutes les anomalies constatées par le personnel du Prestataire et les instructions spéciales qui pourraient être données par les Services Techniques de la Banque.
___________________________________________________________________________________________________
5
5.4 Le Prestataire, une fois par semestre ou à la demande, se prêtera à l’exercice d’audit opérationnel et financier du contrat. Le contrôle de qualité pourra être effectué de manière inopinée par les Services Techniques de la Banque. Les manquements décelés seront immédiatement portés à la connaissance du Prestataire ainsi que les possibilités d’amélioration dans le souci de répondre à la qualité des services requis.
ARTICLE 6 : ACCES AUX LOCAUX DE LA BANQUE
Le prestataire s'engage à respecter les conditions d'accès dans les locaux de la Banque; en particulier, ses agents devront être munis d'une carte de leur Société qu'ils présenteront à la demande des gardiens et agents de sécurité de la Banque.
La Banque fournira des badges d’accès à l’Entreprise. L’utilisation frauduleuse de ces badges constituera une faute lourde qui sera sanctionnée et pourra donner lieu à l’application, le cas échéant, des stipulations de l’article 4.4 à l’égard de l’agent de l’Entreprise concerné. En cas de perte de ces badges, l’Entreprise devra rembourser à la Banque les frais forfaitaires de confection qui s’élèvent à 15.000 FCFA par badge.
ARTICLE 7 : DUREE DU CONTRAT
La durée du présent contrat est fixée à un (1) an à compter du ……….., renouvelable à la demande de la Banque pour un maximum de deux renouvellements.
ARTICLE 8 : MONTANT DU CONTRAT
8.1 Le montant annuel du contrat est fixé à la somme globale et forfaitaire de ………..… Francs CFA Hors Taxes (………. FCFA HT).
8.2 Les prix préférentiels des prestations indiqués dans le Bordereau de prix unitaires incluent tous les frais à la charge du Prestataire. Ces prix sont fermes et non révisables pendant la durée de la période contractuelle initiale ou renouvelée.
8.3 En vertu de l’accord portant création de la Banque africaine de développement, en son article 57 la Banque ainsi que ses biens, ses autres avoirs et revenus, ses opérations et transactions sont exonérés de tous impôts et de tous droits de douane.
8.4 Pour permettre au Prestataire de bénéficier des exonérations au titre du présent contrat, il devra fournir à la Banque une facture ou une pro-forma permettant à celle- ci de lui délivrer un Bon d’exonération. Le Prestataire devra prendre les dispositions pour la transmission de ses factures dans les meilleurs délais.
8.5 A cet effet, l’Entreprise devra établir au profit de la Banque tous les documents utiles (factures, proforma entre autres) afin qu'elle puisse déposer une demande d'exonération auprès des autorités locales. Ces documents doivent être fournis en quatre (4) exemplaires. Toute conséquence financière liée à une non transmission ou une transmission tardive desdits documents sera directement supportée par l’Entreprise.
