Support de formation
Word 2007
Ce support a été réalisé par Sylvie Dupard, enseignante en Bureautique.
Table des matières
PRESENTATION DE WORD... 2
MAITRISER LES FONCTIONS DE BASE... 3
CREER UN COURRIER ET LE METTRE EN FORME... 4
ENCADRER DES PARAGRAPHES... 7
ORGANISER DES PARAGRAPHES SUR PLUSIEURS COLONNES... 8
UTILISER LES CORRECTEURS ORTHOGRAPHIQUE ET GRAMMATICAL... 8
COPIER ET DEPLACER DU TEXTE... 8
ANNULER LA OU LES DERNIERES ACTIONS REALISEES... 8
POSER DES TABULATIONS... 9
RECHERCHER ET REMPLACER DU TEXTE... 10
REALISER LA MISE EN PAGE D'UN DOCUMENT... 10
IMPRIMER UN DOCUMENT... 11
CREER UN TABLEAU... 11
REALISER UN PUBLIPOSTAGE... 13
METTRE EN FORME ET GERER LA STRUCTURE D'UN DOCUMENT LONG... 17
REALISER UNE MISE EN PAGE ELABOREE... 20
IMPORTER UN TABLEAU EXCEL AVEC OU SANS LIAISON... 21
Présentation de Word
Connaître l'écran de Word 2007
Onglets Barre de Titre Réduction de Word Barre d’outils Accès rapide Bouton Office Boutons de commande Curseur Groupes Barre d’état Quitter Word Ruban Lanceur de boite de dialogue Règle Barre de défilement Mode d’affichage
Barre de titre : Indique le nom du document avec lequel vous travaillez et le nom du logiciel. Onglets : Permet d'accéder aux différents boutons de commandes.
Règle : Sert à poser des tabulations ou à faire des retraits. Barre de défilement : Permettent de se déplacer dans le document.
Modes d’affichage : Permettent de visualiser différemment le document à l'écran.
Connaître les possibilités de la souris
La souris change de forme suivant la partie de l’écran qui est pointée : dans le texte :
sélectionne des mots ou se place simplement dans le texte en cliquant à l'endroit désiré.
ou ou en fin de texte :
un double-clique placé à l’endroit désiré aligne le curseur à gauche, au centre ou à droite de la ligne, pour une nouvelle saisie de texte. dans les menus :
sélectionne une icône, un menu, une commande.
dans la marge gauche en face d’une ligne : sélectionne une ligne ou un paragraphe. sur une sélection : déplace la sélection à
un autre endroit dans le texte.
sur une sélection avec la touche Ctrl enfoncée : copie la sélection à un autre endroit dans le texte. sur le trait délimitant deux colonnes : change sa largeur.
Connaître les possibilités du menu contextuel
Cliquez avec le 2ème bouton de la souris, un menu spécifique s’affiche en fonction de l’endroit pointé, proposant des fonctions habituellement utilisées à cet endroit.
Utiliser la barre d’outils Accès rapide
A côté du bouton Office, personnalisez la barre d’outils Accès rapide pour y ajouter l’aperçu avant impression par exemple. Cliquez sur la flèche située à l’extrémité droite de la barre et cliquez sur la
Utiliser la mini barre d’outils
Après avoir sélectionné un mot ou un groupe de mots, il vous est possible d’utiliser la mini barre d’outils qui s’affiche près de votre sélection afin de sélectionner une fonction de mise en forme courante.
Connaître les différents modes d’affichage à l’écran
Sous l’onglet Affichage, groupe Afficher/Masquer, cochez : L’explorateur de documents :
il permet de naviguer dans le document en se repérant aux titres saisis. Passe directement sur une partie du
document, en cliquant dans le volet vertical situé à gauche de l’écran.
Caractères non imprimables : permet de visualiser les espaces sous forme de points, les tabulations par des flèches, les retours à la ligne, etc. Cliquez sur les différents modes en bas à droite de
l’écran :
Mode Page : permet de voir les bords de la feuille afin de se rendre compte de la mise en page du document, exemple : numéros de page, en-têtes/pieds de page, etc. sont visibles à l’écran.
Mode Lecture à l’écran : permet de visualiser le document sous forme de page-écran (mais ne correspond pas à l’impression).
Mode Web : affiche votre document sous forme d’une page Web.
Mode Plan : conçoit des documents longs constitués de titres, sous-titres, etc.
Mode Brouillon : favorise la frappe du texte à l’écran sans présenter la mise en page du document, exemple : les en-têtes/pieds de page, la numérotation de page, etc. ne sont pas visibles à l'écran.
Vous pouvez également obtenir ces différents modes sous l’onglet Affichage, groupe Affichages document.
Zoom : permet de visualiser à l’écran le document en gros plan ou en taille réduite.
L’affichage des caractères non imprimables et le zoom n’ont pas d'incidence à l’impression.
Maîtriser les fonctions de base
Créer un document
En lançant Word, un document vierge est automatiquement créé. Il se nomme Document 1 tant qu'il n'est pas enregistré. Pour créer un nouveau document, vous avez le choix entre plusieurs possibilités :
Cliquez sur le bouton Office puis Nouveau Choisissez Document vierge et cliquez sur
Créer
Ou bien sélectionnez un modèle parmi ceux proposés dans la liste à gauche de l’écran.
Au clavier, appuyez sur les touches Ctrl N
Ce raccourci crée un nouveau document vierge.
Enregistrer un document
Afin de conserver votre document, enregistrez-le. Vous avez le choix entre plusieurs possibilités : Cliquez sur l’icône
enregistrer dans la barre
d’accès rapide
Cliquez sur le bouton Office puis Enregistrer.
Au clavier, appuyez sur les touches Ctrl S
La 1ère fois, une fenêtre vous demande de nommer votre document.
Donnez un nom de maximum 256 caractères. Vous pouvez utiliser des espaces, caractères accentués, chiffres, etc.
Les fois suivantes, vous enregistrez les modifications apportées au document déjà nommé.
Enregistrer une deuxième version à partir d'un document existant
Dans le document concerné, cliquez sur le bouton Office puis Enregistrer sous et saisissez un autre nom.
Ouvrir un document
En cliquant sur le bouton Office, Word conserve la liste des documents récents réalisés ou ouverts.
Si le document désiré n’apparaît pas dans cette liste, ou s'il s'agit d'un document plus ancien, vous avez le choix entre plusieurs possibilités :
Cliquez sur le bouton Office puis sur Ouvrir. Au clavier, appuyez sur les touches Ctrl O Cliquez dans ou ,
puis sur Mes documents récents.
Dans l’explorateur Windows,
double-cliquez sur le document à ouvrir.
Créer un courrier et le mettre en forme
Saisir du texte
Saisissez votre texte au "kilomètre" sans effectuer de retours à la ligne dans les paragraphes, cela se fait automatiquement.
Changez de paragraphe, en appuyant sur la touche
Modifier du texte
Ajoutez du texte :
cliquez à l’endroit voulu, puis saisissez le ou les caractères à ajouter.
Supprimez du texte : Sélectionnez le texte puis appuyez sur la touche Suppr
Remplacez un mot par un autre : Sélectionnez le mot et saisissez le mot de remplacement
directement par dessus l'autre. • la touche Suppr efface la lettre après le curseur
Se déplacer dans un document au clavier
/ Fin Début / fin de ligne. Ctrl / Ctrl Fin Début / fin du document. / Caractère à gauche / droite. Ctrl / Ctrl Début de paragraphe
précédent / suivant. / Ligne du dessus / dessous. Ctrl / Ctrl De mot en mot vers la
gauche / droite.
/ Écran précédent / suivant. Ctrl / Ctrl Page précédente / suivante. La touche F5 correspond à l’onglet Accueil – groupe Modification – bouton Rechercher et
Atteindre. Cette fonction permet d'atteindre une page donnée.
Sélectionner du texte
Sélectionnez du texte pour le mettre en forme, pour l'effacer, pour le copier, etc. Un mot Double cliquez sur le mot à sélectionner.
Une ligne Pointez dans la marge gauche et cliquez (la souris prend la forme d'une flèche ) Une phrase Tout en restant appuyé sur la touche Ctrl
cliquez dans la phrase de votre choix. Un
paragraphe
Double cliquez dans la marge Ou bien
Cliquez trois fois dans le paragraphe.
Un document entier
Cliquez trois fois dans la marge du document ou bien
Appuyez sur les touches Ctrl A ou bien
Sur l’onglet Accueil – groupe Modification – bouton Sélectionner et Sélectionner tout.
Un groupe de mots, de lignes, de paragraphes… Avec la souris, pointez le début du texte à sélectionner et faites la glisser en maintenant le bouton enfoncé jusqu'à la fin de votre sélection puis relâchez le bouton de la souris
Au clavier, déplacez le curseur (flèches de direction) jusqu'au début de votre sélection. Puis maintenez la touche
enfoncée, et appuyez sur les flèches de direction jusqu'à la fin de votre sélection.
• La sélection apparaît en couleur bleue
• Désactivez la sélection en cliquant à un autre endroit dans le document.
Mettre en forme les caractères
Sélectionnez le texte à présenter. Vous avez le choix entre plusieurs possibilités : Cliquez sur l’onglet Accueil, groupe Police
Ou bien cliquez sur
le lanceur de boite de dialogue
Ou bien, déplacez votre pointeur vers la mini barre d'outils au-dessus de votre sélection
ou encore
cliquez avec le menu contextuel (2ème bouton de la souris) dans la sélection et cliquez Police • Pour désactiver le gras, l'italique, le souligné :
Convertir du texte saisi en majuscule ou en minuscule
Sélectionnez le texte à convertir et appuyez sur les touches F3
En renouvelant plusieurs fois l'opération, le mot université devient Université puis UNIVERSITE.
Aligner les paragraphes
Les alignements déterminent la position du texte par rapport aux marges du document et aux retraits de paragraphes. Sur l’onglet Accueil, groupe Paragraphe, vous avez le choix entre plusieurs possibilités :
Alignement Icône Clavier Exemple
Gauche Ctrl G Texte à gauche
Centre Ctrl E Texte centré
Droit Ctrl D Texte à droite
Justifié Ctrl J T e x t e j u s t i f i é
ou bien cliquez sur
le lanceur de boite de dialogue
ou encore
cliquez avec le menu contextuel (2ème bouton de la souris) dans la sélection et cliquez Paragraphe.
Mettre en retrait les paragraphes
Effectuez des retraits de paragraphes pour décaler le texte, (exemple : pour présenter le destinataire dans un courrier). Vous avez le choix entre plusieurs possibilités :
Retrait à gauche
Retrait à droite
Retrait de 1ère ligne
Retrait de tout le paragraphe sauf la 1ère ligne
ou bien, onglet Accueil, groupe
Paragraphe, cliquez sur
le lanceur de boite de dialogue à la rubrique Retrait
ou encore, cliquez avec le menu contextuel (2ème bouton de la souris) dans la sélection et cliquez Paragraphe.
Enfin vous pouvez également cliquer sur augmenter ou diminuer le retrait
Espacer les paragraphes
N'appuyez pas sur la touche plusieurs fois entre chaque paragraphe mais préférez fixer un certain nombre de sauts de lignes. Cela vous permet ainsi d’aérer votre texte. A partir de l’onglet Accueil, groupe
Paragraphe, cliquez sur
le lanceur de boite de dialogue à la rubrique Espacement
Changer l'interligne
L'interligne correspond à l'écartement des lignes situées à l'intérieur des paragraphes. A partir de l’onglet Accueil, groupe
Paragraphe, cliquez sur
le lanceur de boite de dialogue à la rubrique Interligne
• Pour changer de ligne sans changer de paragraphe, appuyez simultanément sur les touches
Insérer des puces et numéros devant les paragraphes
Sélectionnez les paragraphes au préalable. A partir de l’onglet Accueil, groupe Paragraphe, vous avez le choix entre plusieurs possibilités :
Cliquez sur puces
pour insérer un symbole devant vos paragraphes.
Cliquez sur numérotation
pour numéroter vos paragraphes.
Pour désactiver les puces ou numéros : Cliquez sur les mêmes attributs.
Cliquez la flèche permettant de dérouler les autres possibilités, et choisissez parmi les propositions ou cliquez sur définir une puce
Encadrer des paragraphes
Sélectionnez le ou les paragraphes à encadrer.
Encadrer un paragraphe
A partir de l’onglet Accueil, groupe Paragraphe, Cliquez sur la flèche de bordure
Sélectionnez la bordure souhaitée
ou cliquez dans la liste sur Bordure et trame… afin d’accéder au menu complet.
Tramer un paragraphe en couleur
A partir de l’onglet Accueil, groupe Paragraphe,
Cliquez sur la flèche de trame de fond Sélectionnez la couleur souhaitée.
Organiser des paragraphes sur plusieurs colonnes
Sélectionnez les paragraphes concernés, puis cliquez sur l’onglet Mise en page, groupe Mise en
page - Colonnes et choisissez le nombre de colonnes désirées.
Autre solution : vous pouvez également insérer un tableau comprenant plusieurs colonnes et une ligne. Saisissez le 1er paragraphe dans la première cellule, le 2ème paragraphe dans la deuxième cellule, etc. Puis ôtez toutes les bordures de votre tableau.
Utiliser les correcteurs orthographique et grammatical
Utiliser les correcteurs
Word possède un correcteur orthographique en temps réel, qui souligne en rouge les erreurs de saisie, d'accentuations, etc.
Cliquez avec le menu contextuel (2ème bouton de la souris) sur un mot souligné de rouge, et choisissez le mot bien orthographié parmi les suggestions proposées.
Ou bien cliquez sur l’onglet Révisions, groupe Vérification, Grammaire et
orthographe pour lancer le vérificateur.
Paramétrer la correction en cours de
frappe
Word peut détecter et corriger
automatiquement les erreurs de saisie courantes.
Paramétrez ces corrections en cliquant sur le
bouton Office – Vérification
- Options de Correction automatique Saisissez dans la zone Remplacer le mot mal orthographié, et dans la zone Par sa correction puis cliquez dans Ajouter
Pour effacer un mot de la liste, sélectionnez-le et cliquez dans Supprimer
Copier et déplacer du texte
Déplacer du texte
Sélectionnez le texte à déplacer.
A partir de l’onglet Accueil, groupe
Presse-papiers, cliquez sur couper
La sélection disparaît du document.
Cliquez à l'endroit où doit réapparaître le texte Cliquez sur Coller
Copier du texte
Sélectionnez le texte à copier.
A partir de l’onglet Accueil, groupe
Presse-papiers, cliquez sur copier
Cliquez à l'endroit où doit être copié le texte. Cliquez sur Coller
Glisser/Déplacer
Sélectionnez le texte à déplacer.
Quand la souris survole la zone sélectionnée, elle prend la forme suivante :
Cliquez et faites-la glisser vers l'endroit désiré.
Glisser/Copier
Sélectionnez le texte à copier.
Quand la souris survole la zone sélectionnée, appuyez sur la touche Ctrl
elle prend la forme suivante :
Cliquez et faites-la glisser vers l'endroit désiré.
Annuler la ou les dernières actions réalisées
Cliquez dans la barre d’outils Accès rapide sur Annuler une ou plusieurs fois si nécessaire
Poser des tabulations
Alignez du texte sur une ligne à position fixe grâce aux tabulations.
Utiliser les tabulations par défaut
Appuyez une ou plusieurs fois sur la touche tabulation pour vous aligner à l'endroit voulu. Vous déplacez le curseur tous les 1,25 cm à chaque fois que vous appuyez sur cette touche.
Connaître les différents types de tabulations
possibles
Poser des taquets dans la
règle
Taquet gauche
Taquet centre
Taquet droit
Taquet numérique
Aligne les nombres sur le
séparateur des décimales (virgule ou point).
Barre verticale Effectue des traits verticaux. Retrait de 1ère ligne Réalise un retrait de première ligne. Retrait négatif Réalise un retrait négatif sur un paragraphe.
Cliquez une ou plusieurs fois dans la partie gauche de la règle pour faire apparaître le type de taquet voulu.
Cliquez dans la règle à la position voulue.
Appuyez sur la touche pour vous positionner au taquet, et saisissez votre texte. Si les caractères non
imprimables
sont affichés, vous visualisez des flèches.
Déplacer un taquet
Si les taquets se situent sur plusieurs lignes,
sélectionnez-les d’abord. Cliquez dans la règle sur le taquet à déplacer.
Faites-le glisser horizontalement à
l’intérieur de la règle vers son nouvel emplacement.
Supprimer un taquet
Si les taquets se situent sur plusieurs lignes,
sélectionnez-les d’abord. Cliquez dans la règle sur le taquet à supprimer.
Faites-le glisser
verticalement à l'extérieur de la règle.
Ou bien à partir de l’onglet
Accueil, groupe Paragraphe,
cliquez sur
le lanceur de boite de dialogue
à la rubrique – Tabulations et cliquez sur Effacer ou Effacer tout
Poser des points de suite
Posez un taquet (aligné à droite) à l’endroit où doivent s'arrêter les points de suite. Cliquez sur l’onglet Accueil, groupe Paragraphe, lanceur de boite de dialogue -
Tabulations (ou double
cliquez sur un taquet déjà posé dans la règle) Cliquez sur la tabulation concernée et choisissez dans la rubrique Points de suite
Rechercher et remplacer du texte
Rechercher du texte
Cliquez sur l’onglet Accueil – groupe
Modification – bouton Rechercher et
Saisissez le texte recherché puis cliquez sur
Suivant
Cliquez sur Plus si vous souhaitez renseigner les options
Remplacer du texte
Cliquez sur l’onglet Accueil – groupe
Modification – bouton Rechercher, onglet
Remplacer. Saisissez le texte recherché puis dans la zone Remplacer par saisissez le texte de remplacement.
Cliquez sur Remplacer pour rechercher et remplacer le texte un par un ou cliquez sur
Remplacer tout
Réaliser la mise en page d'un document
Modifier les marges
Les marges sont définies à 2,5 cm en haut, en bas, à gauche et à droite de la feuille, par défaut.
Modifiez vos marges en double cliquant dans la partie grise de la règle.
Ou bien
Cliquez sur l’onglet Mise en page, groupe
Mise en page et sur Marges, marges personnalisées.
Modifier l'orientation des pages
Votre document est orienté en portrait par défaut.
Modifiez l'orientation de la feuille en double cliquant dans la partie grise de la règle. Ou bien
Cliquez sur l’onglet Mise en page, groupe
Mise en page et sur Orientation.
Insérer un saut de page
Cliquez sur l’onglet Mise en page, groupe Mise en page, Sauts de pages et choisissez Page ou bien au clavier, appuyez sur les touches Ctrl .
Numéroter les pages
Cliquez sur l’onglet Insertion - Numéros de page, choisissez Haut ou bas de page, puis cliquez dans la liste sur le type de numérotation souhaitée (simple, avec des formes, etc.).
Utiliser l'aperçu avant impression
Cliquez sur le bouton Office, placez-vous (sans cliquer) sur Imprimer et cliquez Aperçu avant
Insérer un en-tête, un pied de page
Cliquez sur l’onglet Insertion – En-tête ou pied de page, sélectionnez Vide ou un autre modèle. Saisissez le texte à mémoriser sur toutes les pages de votre document. Utilisez l’onglet Création des outils en-têtes/pieds de page si nécessaire :
insère la date bascule en en-tête ou en pied de page. insère le n° de page à partir de l’en-tête. Choisissez votre numéro de page dans : Position actuelle pour ne pas perdre votre en-tête
éventuellement déjà saisi.
active le mode lier
au précédent en
cas d’en-têtes/pieds de pages multiples.
revient dans le corps du texte.
pour naviguer dans les en-têtes/pieds de pages multiples.
pour éviter l’en-tête ou le pied de page sur la première page de votre document
Imprimer un document
Cliquez sur le bouton Office, cliquez sur Imprimer, choisissez l’imprimante, précisez le nombre de copies et les pages à imprimer.
Créer un tableau
Vous pouvez présenter vos textes sous forme de tableau avec ou sans encadrements
(les tableaux sans encadrements permettent de placer facilement des paragraphes côte à côte).
Cliquez sur l’onglet Insertion, groupe Tableaux et Tableau, sélectionnez le nombre de cellules désiré.
Se déplacer dans un tableau
Passez à la cellule suivante avec la touche tabulation
à la précédente avec les touches
Ou cliquez directement dans la cellule à l'aide de la souris.
Appuyez sur la touche dans la dernière cellule du tableau pour créer une nouvelle ligne.
Saisissez au kilomètre le contenu des cellules. La touche effectue un saut de ligne à l'intérieur de la cellule.
Sélectionner dans un tableau
Des cellules : Faites glisser la souris de la première vers la dernière à sélectionner. Une ligne : Cliquez dans la marge à gauche. Pour plusieurs lignes, faites glisser la souris dans la marge de la première à la dernière ligne à sélectionner.
Une colonne : Cliquez en haut de celle-ci, la souris prend la forme suivante :
Le tableau : Cliquez dans le menu Tableau - Sélectionner - tableau.
Ou cliquez sur le symbole situé en haut à gauche du tableau quand on survole la souris au-dessus du tableau.
Insérer une ligne ou une colonne
Sélectionnez une ligne ou une colonne : Cliquez sur l’onglet Disposition des Outils
de tableau, et choisissez Insérer au dessus ou en-dessous ou à gauche ou à droite.
Supprimer une ligne ou une colonne
Sélectionnez la ou les lignes ou colonnes à supprimer :
Cliquez sur l’onglet Disposition des Outils
de tableau, Supprimer, et choisissez l’option
désirée.
• Après sélection, appuyez sur la touche Suppr pour effacer le contenu des cellules, le tableau conserve le même nombre de lignes et de colonnes.
Changer la largeur des colonnes
Dans la règle, faites glisser le symbole de la colonne à ajuster.
La souris prend la forme suivante : Ou dans le tableau, faites glisser le trait vertical séparant deux colonnes.
La souris prend la forme suivante :
Changer la hauteur des lignes
Dans le tableau, faites glisser le trait horizontal séparant deux lignes. La souris prend la forme suivante :
Centrer un tableau dans la feuille
Sélectionnez tout le tableau. A partir de l’onglet Accueil, groupe
Paragraphe, cliquez sur
Centrer le contenu des cellules
Sélectionnez le contenu des cellules
(et non pas tout le tableau ou lignes entières). Cliquez sur l’onglet Disposition des Outils de
tableau, et choisissez l’alignement désiré
Fusionner des cellules
Sélectionnez les cellules à fusionner afin de rassembler plusieurs cellules en une seule. Cliquez sur l’onglet Disposition
des Outils de tableau, et choisissez
Fusionner les cellules
Scinder une cellule
Sélectionnez la cellule à scinder afin de la couper en plusieurs lignes ou colonnes. Cliquez sur l’onglet Disposition
des Outils de tableau, et choisissez
Fractionner les cellules
• Mettez en forme rapidement votre tableau, en cliquant sur l’onglet Création
des Outils de tableau, et choisissez le modèle désiré dans le groupe Styles de tableau. • Otez toutes les bordures de votre tableau pour disposer des paragraphes côte à côte.
Réaliser un publipostage
Connaître le principe et les étapes de la fusion de données
Le publipostage également appelé mailing ou fusion permet de réunir ou fusionner un fichier de données avec une lettre type, afin d'imprimer une lettre personnalisée.
Fichier de données
Société Titre Nom Adresse
Université Madame Dupard 61 av du Général de Gaulle
SportClub Monsieur Audet 5 rue des Alouettes
Lettre type
Fusion
Utilisez la fusion pour envoyer un grand nombre de documents personnalisés pour chaque destinataire (société, nom, adresse,...)
Créer un fichier de données
Vous pouvez créer un tableau soit à partir d’un nouveau document sur Word ou sur Excel. Il est cependant préférable de stocker les données dans un tableau Excel, permettant un volume important d’informations.
Vous inscrirez les titres de toutes les informations destinées au publipostage, exemple : Nom de la société, Prénom et Nom de l’interlocuteur, Adresse, Code postal, Ville, etc.
Puis vous saisirez les données, c’est-à-dire les coordonnées des personnes à référencer dans le publipostage. Pensez à enregistrer votre document.
Société Titre Nom Adresse
Université Madame Dupard 61 av du Général de Gaulle
SportClub Monsieur Audet 5 rue des Alouettes
Attention, quelque soit le logiciel utilisé (Word ou Excel) le tableau doit comporter uniquement les données à utiliser pour le publipostage sans aucun texte à l'extérieur du tableau, ni de données sur plusieurs colonnes sous peine de ne plus pouvoir réaliser de fusion.
Créer une lettre destinée au publipostage en utilisant un fichier d’adresses existant
Créez un nouveau document dans Word, qui vous permettra de saisir votre courrier. Cliquez sur l’onglet Publipostage –
Renseignez les étapes ci-dessous :
Etape 1 : Dans le groupe Démarrer la fusion et le
publipostage, cliquer sur Démarrer la fusion et le
publipostage
Sélectionnez Lettres Elle contient :
- le texte saisi en fixe
- les champs de base de données
dans lesquels contiendront les variables Cliquez sur le lien : Suivante : Document de base situé en bas du volet Office
Etape 2 : Cliquez sur Sélection des destinataires La source de données correspond au contenu des champs de base de données stockés dans un fichier de données.
Cliquez sur le bouton Utiliser une liste existante et sélectionnez le fichier contenant les adresses à utiliser. S’il s’agit d’un fichier Excel, sélectionnez la feuille de calcul dans laquelle se trouvent les données,
cliquez sur OK
La commande Modifier la liste de destinataires vous permet de visualiser les données.
Etape 3 : Saisissez votre courrier
Insérez un champ de base de données dans votre document principal en cliquant sur :
la flèche Insérer un champ de fusion
du groupe Champs d’écriture et d’insertion Cliquez sur le champ souhaité.
Le nom du champ s’affiche entre guillemets : « Nom » par exemple.
Répétez cette action afin d’insérer tous les champs nécessaires.
Effacez un champ, en le sélectionnant entièrement (avec ses guillemets) et en appuyant sur la touche Suppr Pensez à mettre des espaces entre les champs
Insérer des mots clés et des options conditionnelles
Etape 3 bis : Cliquez sur Règles du groupe Champs d’écriture et d’insertion Choisissez Si…Alors…Sinon… dans la liste.
Selon les données de votre fichier, vous pouvez afficher un texte différent en fonction du critère demandé.
Par exemple, affichez :
Cher Monsieur ou Chère Madame Sélectionnez le champ sur lequel porte la condition, l'élément de comparaison, et saisissez la valeur de la comparaison.
Saisissez le texte à afficher si la condition se vérifie dans Insérer le texte suivant,
et le texte à afficher si la condition ne se vérifie pas dans Sinon celui-ci, puis cliquez sur OK Visualisez la syntaxe du champ : cliquez sur le champ et appuyez simultanément sur les touches
Visualiser la lettre type avec les données
Etape 4 : Quand votre courrier est prêt, Cliquez sur: Aperçu des résultats
Vérifiez quelques destinataires en cliquant sur les flèches du groupe Aperçu des résultats
Appliquer des critères de tris et de sélection avant la fusion
Etape 4 bis : Sans critères, vous fusionnerez tous les enregistrements du fichier de données. Cliquez sur Modifier la liste de destinataires
Trier
dans un ordre croissant ou décroissant par rapport au champ code postal par exemple.
Filtrer
pour filtrer les envois en utilisant un critère de sélection, tel que les "Madame" à "Paris" Vous disposez de 2 opérateurs logiques : Et/Ou
Attention, tant que vous n'effacez pas les critères de tri et de sélection, ils restent actifs et s'enregistrent avec le document.
Effectuer une fusion simple
Etape 5 :
Cliquez sur Terminer et fusionner du groupe Terminer Vous avez le choix entre 3 options :
- Modifier des documents individuels - Imprimer les documents
Imprimer les documents :
Cliquez sur OK
Envoyer des messages électroniques : Modifier les documents individuels :
(avant d'imprimer, vérifiez ainsi le résultat de la fusion à l'écran)
Cliquez sur OK
Vous obtenez un nouveau document appelé Lettre 1. Vérifiez-le.
En cas d'erreur, fermez le fichier sans l'enregistrer, faites les modifications nécessaires sur le document principal et relancez la fusion de la même façon.
Vous obtenez un nouveau document appelé Lettre 2, etc.
Imprimez le résultat de la fusion : Cliquez sur le bouton Office, cliquez sur
Imprimer depuis le fichier Lettre 1 ou Lettre 2,
etc.
Sélectionnez le champ contenant les adresses de messagerie dans votre liste de
destinataires et cliquez sur OK
Mettre en forme et gérer la structure d'un document long
Utiliser un style existant
Les styles correspondent à la mémorisation de la mise en forme d’un texte dans le but de la réutiliser pour mettre en forme d'autres textes. Ils permettent aussi de générer une table des matières.
Word propose des styles pré-établis tels que les styles Normal, Titre 1, Titre 2, Titre 3.
Il est également possible de faire appel à des styles de Titre 4, Titre 5, Titre 6, Titre 7, Titre 8, Titre 9. Cliquez n’importe où sur la ligne ou dans le paragraphe à mettre en forme (ou sélectionnez
plusieurs paragraphes si nécessaire), puis utilisez l’une des 2 méthodes suivantes : A partir de l’onglet Accueil,
groupe Styles,
cliquez sur le style désiré, exemple Titre 1
Cliquez sur le lanceur de boite de dialogue du groupe Styles
La fenêtre des styles apparaît, cliquez sur le style désiré.
Si vous avez besoin d’utiliser le style Titre 3 et qu’il n’apparaît pas dans la feuille de style,
Modifier un style existant
La modification d'un style permet de changer sa mise en forme, et garantit l’homogénéité de celle-ci. Dans la liste des styles, cliquez sur le menu déroulant du
style à modifier
Choisissez Modifier
Changez ses attributs en cliquant
sur Format ou sur les icônes de la fenêtre
Créer un nouveau style
Sélectionnez un paragraphe et changez ses attributs (gras, italique, police, taille des caractères, puces, retrait, alignement, espacement, bordure ou trame...)
Le paragraphe mis en forme étant toujours sélectionné,
Dans la liste des styles, cliquez sur Nouveau Style Tapez le nom du nouveau style en remplaçant le nom existant et cliquez sur OK
Supprimer un style
Dans la liste des styles, cliquez sur le menu déroulant du style à supprimer
Mettre en place des titres, sous-titres, etc.
en utilisant la numérotation hiérarchique ou des puces
A partir de l’onglet Accueil,
cliquez sur Liste à plusieurs niveaux du groupe Paragraphe
Choisissez une numérotation comprenant l’intitulé Titre afin de numéroter tous les niveaux en une seule fois.
Exploiter l'explorateur de document
L'explorateur de document vous permet de vous déplacer rapidement dans un document long. Dans un volet situé à gauche de l'écran, sont affichés les titres et sous titres du document gérés par les styles. A partir de l’onglet Affichage, cochez
Explorateur de documents du groupe
Afficher/Masquer
Cliquez sur un titre pour atteindre la partie du texte correspondante.
Concevoir une table des matières
Créez une table des matières après avoir appliqué les styles sur les différents titres du document. Placez le curseur à l'endroit où la table doit être insérée.
A partir de l’onglet Références, groupe Table des matières, cliquez sur Table des matières et choisissez la table automatique 1 ou 2.
Réaliser une mise en page élaborée
Créer des en-têtes et pieds de pages multiples en insérant des sauts de sections
Une section est une partie du document comportant une mise en page particulière : marges, orientation du papier, en-têtes et pieds de pages différents…
Les sections permettent d'avoir plusieurs présentations dans le même document.
Placez le curseur à l’endroit à partir duquel il faut changer de section. Cliquez sur l’onglet Mise en page, groupe Mise en page, Sauts de
pages et choisissez Page suivante
Placez-vous dans la zone d’En-tête ou de pied de page concernée. Dans l’onglet Création des outils d’en-tête et pied de page,
Cliquez sur Section précédente ou suivante si nécessaire pour afficher la section à modifier Cliquez sur Lier au précédent afin de désactiver cette option.
Réalisez les modifications à apporter dans la section, puis fermez l’en-tête ou le pied de page en
cliquant sur l’icône du ruban ou en double-cliquant dans le corps du document.
Modifier la mise en page des différentes sections
Créez au préalable les sauts de sections nécessaires. Changez l'orientation d'une section
Placez-vous dans la section à modifier
Cliquez sur l’onglet Mise en page, groupe Mise
en page et sur Orientation.
Modifiez les marges d'une section Placez-vous dans la section à modifier Cliquez sur l’onglet Mise en page, groupe
Mise en page et sur Marges, marges
personnalisées.
Créer une note de bas de page
Cliquez à l’endroit où vous souhaitez créer la note, puis cliquez dans l’onglet Références et choisissez Insérer une note de bas de page du groupe Note de bas de page.
Importer un tableau Excel avec ou sans liaison
Utiliser les différentes options du collage spécial
Cette action permet de copier un tableau ou une partie de tableau issu d’Excel dans un document Word. L’objectif est de pouvoir modifier le contenu des cellules du tableau original en mettant à jour ou non les cellules liées.
Ouvrez le logiciel Excel et le fichier concerné, sélectionnez le tableau à copier. A partir de l’onglet Accueil, groupe Presse-papiers, cliquez sur copier
Ouvrez le logiciel Word et le fichier concerné, ou basculez vers cette application dans la barre des tâches de Windows (située tout en bas de votre écran)
Cliquez à l'endroit où doit être copié le tableau. Cliquez sur la flèche de
Coller
et choisissez Collage spécial
Sélectionnez
Feuille Microsoft Office Excel Objet Vous pouvez éventuellement cocher Coller avec liaison, si nécessaire.
Raccourcis clavier
Se déplacer dans le texte Touches de saisie
/ Fin Début de ligne / Fin de ligne Ctrl Espace Espace insécable Ctrl / Ctrl Fin Début de document / Fin de document Ctrl 6 Tiret conditionnel
/ Écran précédent / Écran suivant Ctrl 8 Tiret insécable Ctrl / Ctrl Début de paragraphe Précédent/Suivant Ctrl Saut de page Ctrl / Ctrl Mot Précédent / Mot Suivant Ctrl Saut de colonne
F5 ou Ctrl B Édition - Atteindre Alt D Insère le champ date courante F5 Position précédente Alt P Insère le champ page courante
Se déplacer dans un tableau
Alt / Alt Première cellule / Dernière cellule Alt / Alt Haut de colonne / Bas de colonne
Sélectionner Utiliser le presse-papiers, le pique-notes
F8 Extension de la sélection Suppr / Ctrl X Déplace vers le Presse-papiers Echap Annule extension sélection Inser / Ctrl V Colle le contenu du Presse-papiers
Début de ligne Ctrl Inser / Ctrl C Copie vers le Presse-papiers Fin de ligne F3 Développe l’insertion automatique Ctrl Début de document Ctrl F3 Copie vers le pique-notes Ctrl Fin de document Ctrl F3 Colle depuis le pique-notes et le vide Ctrl 5 Tout le document Ctrl Alt V Colle depuis le pique-notes Alt + Souris Sélection en mode colonne (texte ou tableau)
Alt 5 (pavé num.) Sélection tableau entier
Mettre en forme les paragraphes
Ctrl G Aligné à gauche Ctrl J Justifié
Ctrl E Centré Ctrl D Aligné à droite
Ctrl Q Supprime la mise en forme des paragraphes
Mettre en forme les caractères
Ctrl E Taille Ctrl G Gras
Ctrl U Caractère masqué Ctrl I Italique
Ctrl K Petite capitale Ctrl + Exposant
Ctrl K Majuscule (bascule sans perdre les accents) Ctrl = Indice Ctrl U Souligné
F3
Majuscule / Minuscule
(bascule avec perte des accents) Alt U Souligne les mots Ctrl P Police
Ctrl Alt U Double souligné
Ctrl > / Ctrl < Taille supérieure / inférieure Ctrl Espace
Supprime la mise en forme des caractères