Manipulation des fonctions de listes dans un tableur
Cours
a) Excel
Excel servant à faire des calculs sur des données, en s’appuyant sur les cellules de tableaux, nous allons commencer par l’utiliser pour gérer des données.
Il est fréquent qu’un tableau représente une liste d’éléments analogues, les attributs de chacun de ces éléments étant spécifiés dans les diverses colonnes du tableau, sur une même ligne : ce sont les champs.
Par exemple une liste d’étudiants peut se présenter dans un tableau à 4 colonnes, la première donnant le numéro d’étudiant, le second les nom et prénom, le troisième la dominante choisie, la quatrième le groupe de TD. Excel propose des outils pour manipuler les listes.
Quand un tableau contient des en-têtes de colonnes, et que la liste des données correspondantes se présente sous ces en-têtes de façon continue (sans sauter une ligne après les en-têtes, et sans sauter de colonnes), Excel repère automatiquement les limites de la liste et les en-têtes de colonne pour y appliquer les fonctionnalités que nous allons voir. Il n’est pas nécessaire de la sélectionner au préalable, il suffit de cliquer n’importe où dans la liste. Il est recommandé d’éviter de créer plusieurs listes dans une même feuille.
i) Tri
On peut trier les données par ordre croissant ou décroissant des valeurs d’une colonne. On peut aussi combiner plusieurs critères de tri, si l’on veut trier successivement sur les valeurs de plusieurs colonnes.
Par exemple, étant donné un tableau comprenant une liste d’étudiants dont le nom est donné dans la première colonne, et le numéro de groupe auquel il appartient dans la seconde colonne, on peut demander à trier les étudiants d’abord en fonction de leur groupe, puis par ordre alphabétique de leurs noms.
Pour cela, on choisit la commande Données Trier. Une boîte de dialogue permet de préciser jusqu'à trois critères à appliquer successivement. Il suffit de sélectionner pour chacun de ces critères la clé associée, c’est-à-dire le nom de la colonne concernée.
ii) Filtre automatique
Quand un tableau contient un grand nombre de données, on peut désirer n’en voir qu’un sous-ensemble auquel on s’intéresse plus particulièrement. Le filtre automatique permet
1. d’exprimer très simplement les critères selon lesquels on veut filtrer les données, et 2. de n’afficher que les données vérifiant ces critères.
Seul l’affichage des données du tableau est modifié, les données qui n’apparaissent plus sont toujours en mémoire.
Pour faire cela, on choisit la commande Données>Filtre et on choisit « automatique ». Excel repère les titres des colonnes et associe à chacun une liste (accessible en cliquant sur la petite flèche) de toutes les valeurs présentes dans cette colonne. Ainsi, pour une ou plusieurs colonnes, on peut sélectionner une valeur particulière dans la liste, et seules les lignes ayant cette valeur seront affichées.
Si on souhaite élaborer un critères plus compliqué, on peut sélectionner Personnalisé... dans la liste des possibilités offertes. On peut alors entrer deux conditions, combinées par un Et ou un Ou. Dans l’exemple ci-dessous, on sélectionne les étudiants ayant obtenu soit au moins 10, soit 0 en économie.
Pour supprimer le filtre automatique, il suffit de choisir à nouveau la commande Données Filtre automatique.
iii) Filtre élaboré
Excel permet d’exprimer des critères sur une liste qui sont plus élaborés que ceux qu’on peut exprimer avec le filtre automatique.
Création d’une zone de critères
Il faut d’abord créer une zone de critères dans la même feuille, au-dessus de la liste, qui sera séparée de la liste par au moins une ligne vide.
Pour cela, on doit
ajouter au-dessus de la liste au moins 3 lignes
coller dans la première de ces nouvelles lignes les étiquettes de colonne qui sont susceptibles d’intervenir comme critère (pas nécessairement toutes)
Utilisation de la zone de critères
Pour exprimer un critère relatif à une en-tête de colonne, il suffit d’entrer sous l’en-tête l’expression du critères :
soit une simple valeur (par exemple sous Dominante, on entre FORMA),
soit une expression de comparaison (par exemple sous Economie, on entre >12).
Pour combiner deux critères, il faut choisir si il doivent être combinés
par un ET (les deux doivent être vérifiés simultanément), ou
par un OU (l’un ou l’autre doit être vérifier).
Pour exprimer une combinaison par un ET, il suffit d’entrer les 2 critères sur une même ligne.
Pour exprimer une combinaison par un OU, il suffit d’entrer les 2 critères sur deux lignes différentes.
Lancement du filtrage élaboré
Pour appliquer le filtrage défini dans la zone de critères, il faut lancer la commande Données Filtre Filtre élaboré. On obtient alors une boîte de dialogue où on doit préciser la plage contenant la liste (généralement trouvée automatiquement par Excel), puis la plage correspondant à la zone de critères (Excel se base sur la plage sélectionnée lors du filtrage précédent, il faut parfois modifier cette plage).
Attention : la zone de critères entrée dans cette boîte de dialogue ne doit pas contenir de ligne entièrement vide ! Si on a prévu plusieurs lignes dans cette zone, mais que lors d’un filtrage particulier, certaines lignes restent vides, il ne faut pas les inclure dans la plage désignant la zone de critères.
Dans l’exemple ci-dessus, la zone de critères a été mise en forme avec des bordures pour permettre jusqu’à trois critères combinés par des OU (trois lignes). Le critère exprimé signifie : tous les étudiants de dominante FORMA ET appartenant au groupe 1 OU les étudiants de dominante SO. La troisième ligne n’étant pas utilisée, il ne faut pas l’inclure dans la plage « Zone de critères » (les pointillés identifient la plage effectivement sélectionnée pour cet exemple).
iv) Sous-totaux
Excel permet de calculer automatiquement des sous-totaux qui jalonnent une longue liste. Par exemple, étant donné une liste d’étudiants triée selon le numéro de groupe auxquels ils appartiennent, on peut effectuer le sous-total de l’effectif pour chaque groupe.
Il faut choisir la commande Données Sous-totaux. Une boîte de dialogue permet de
1. préciser le critère qui détermine l’introduction d’un sous-total (par exemple, à chaque changement de groupe),
2. la fonction qui calcule ce sous-total (une somme, un décompte, etc.), 3. la colonne sur laquelle est calculé ce sous-total.
On peut aussi demander à changer de page pour chaque début de groupe, et de donner une synthèse globale sous les données. Enfin lorsqu’on demande des sous-totaux pour une liste qui en contient déjà, on peut demander de remplacer les sous-totaux existants.
A gauche de la barre des coordonnées de colonne, des boutons permettent de réduire les sous-groupes pour ne voir que le résumé du sous-total, niveau par niveau (boutons 1, 2 et 3), ou sous-groupe par sous- groupe (bouton –/+).
Pour supprimer les sous-totaux, il suffit de choisir à nouveau la commande Données Sous-totaux..., de cliquer sur le bouton Supprimer tout et de valider (OK).
v) Consultation et mise à jour des données par une grille
La commande Données Formulaire offre une grille pour saisir de nouvelles données à ajouter dans une liste existante. Ce formulaire permet aussi de naviguer parmi les données déjà entrées, de les modifier, de les supprimer.
Le bouton Critères permet de restreindre la liste dans laquelle on navigue à seulement certaines données.
Dans l’exemple ci-dessous, en entrant 2 dans le champ Groupe Info, puis en cliquant sur Grille, on ne verra s’afficher que les étudiants appartenant au groupe 2.
vi) Consolidation
La commande Données Consolider permet de consolider des données issues de plusieurs feuilles, en y appliquant une fonction statistique (somme, moyenne, nombre de valeurs, etc.).
Prenons l’exemple d’un ensemble de feuilles comprenant chacune une liste d’étudiants avec leur note dans une matière. Ici nous avons 4 feuilles, une pour l’économie, une pour la gestion, une pour les maths et une pour l’anglais.
On identifie d’abord les plages devant être consolidées : nom et note, et on les nomme, pour chaque feuille.
Dans l’exemple, la plage pour l’économie est appelée « Economie ».
On crée d’abord une nouvelle feuille où seront consolidées les données.
La commande Données Consolider donne une boîte de dialogue où il faut choisir la fonction statistique (ici la moyenne), puis entrer les plages à consolider (entrer le nom de la plage et cliquer sur Ajouter). Enfin on choisit le lieu des étiquettes, qui sont dans notre exemple la colonne de gauche, c’est-à-dire les noms des étudiants.
On obtient la liste des noms avec la moyenne pour les 4 notes.
vii) Tableau croisé dynamique
Un tableau croisé dynamique est un tableau interactif qui permet d'effectuer une synthèse rapide et de croiser de grandes quantités de données. On peut faire pivoter ses lignes et ses colonnes pour obtenir différentes synthèses des données source, filtrer les données en affichant différentes pages, ou afficher les détails pour les zones qui vous intéressent.
Les données sources peuvent être une liste stockée dans une feuille Excel. L’assistant Tableau croisé dynamique (commande Données Rapport de tableau croisé dynamique) propose des étapes pour composer le tableau croisé à partir des champs de la liste.
Prenons l’exemple des étudiants ci-dessous :
On peut choisir de visualiser :
- le nombre d’étudiants (Nom et prénom en « données », avec la fonction de synthèse Nbval, c’est-à- dire nombre de valeurs)
- par dominante (Dominante en « colonne »)
- en détaillant pour chaque dominante le nombre d’hommes et de femmes (Sexe en « ligne »).
- en filtrant éventuellement par année de naissance (Année de naissance en « pages »)
ce qui donne le tableau suivant :
viii) Fonctions de recherche d’Excel
Les fonctions de recherche d’Excel effectuent une recherche dans la première colonne (ou première ligne) d'un tableau et se déplacent sur la ligne (ou la colonne) pour renvoyer la valeur d'une cellule.
Elles servent lorsqu’on a un tableau de référence, comme un dictionnaire, et qu’on a besoin d’aller y chercher des informations particulières pour les utiliser dans un autre tableau.
Par exemple, nous avons un tableau contenant des tarifs pour tous les produits vendus par une entreprise...
Réf.Modèle Type pompe Type moteur Marque moteur Tarif
B1 BROUETTE 50 Litres, 2 roues Comet MC-16 Electrique monophasé
- 3 075,00 F
B2 BROUETTE 50 Litres, 2 roues Comet MC-16 Explosion, 2 temps - 3 195,00 F B3
BROUETTE 100 L, 2 roues, cuve polyéthylène
Comet MC-25
Electrique monophasé
- 3 985,50 F
B4
BROUETTE 100 L, 2 roues, cuve polyéthykène
Comet MC-25 Explosion, 4 temps Honda G-100 5 782,50 F B5
BROUETTE 100 L, roue, cuve polyéthylène
Comet MC-25 Explosion, 2 temps Campeon H-60 4 068,00 F B6
BROUETTE 100 L, roue, cuve polyéthylène
Comet MC-25 Explosion, 4 temps Robin EY-08D 5 014,50 F B7
BROUETTE 100 L, roue, cuve polyéthylène
Comet MC-25 Explosion, 4 temps Honda G-100 5 499,00 F B8
BROUETTE 100 L, roue, cuve polyéthylène
Comet MP 40 Explosion, 4 temps Honda GX-120 7 474,50 F
Nous voulons, dans un autre tableau, faire une facture où les prix unitaires des produits commandés sont récupérés automatiquement dans le tableau des tarifs...
Dans la colonne « Réf. », on entre la référence du produit, et le modèle ainsi que le tarif doivent s’afficher automatiquement. Pour cela on va utiliser la fonction RECHERCHEV, qui permet de faire une recherche dans une liste disposée verticalement (d’où le V).
Cette fonction a 4 paramètres : RECHERCHEV(quoi ; où ; dans quelle colonne ; valeurs proches).
Quoi La valeur connue à chercher dans le tableau numéro de référence (cellule A3)
Où Le tableau de référence ; la valeur à chercher doit se trouver dans la
première colonne de ce tableau tableau des tarifs (plage
située sur la feuille des tarifs)
Dans quelle
colonne Le numéro de la colonne où se trouve le résultat, en commençant à
1 pour la première colonne 2 pour le modèle, 6 pour le
tarif Valeurs
proches VRAI ou omis si on se contente de trouver une valeur proche FAUX si on impose que la valeur exacte soit trouvée (si elle n’est pas trouvée, il s’affiche un message d’erreur)
FAUX, car il faut trouver la référence exacte du produit
Autre exemple : à partir d’un fichier de notes, créer le bulletin de réussite ou d’échec à expédier à chacun des étudiants.
