PORTAIL ENTREPRISES SNCF
CRÉATION DES COMPTES UTILISATEURS
Version 14 – Novembre 2015
SOMMAIRE
I) Accédez au service d’administration des comptes utilisateurs ... 3
II) Créez de façon unitaire des comptes utilisateurs ... 4
III) Créez de façon massive des comptes Collaborateurs ... 10
IV) Les mises à jour unitaires des comptes ... 15
Contact ... 188
I) Accédez au service d’administration des comptes utilisateurs
Après avoir saisi votre identifiant et de votre mot de passe sur la page d’accès au Portail Entreprises SNCF, vous arrivez sur la page d’accueil du portail. Pour accéder à la page d’administration des comptes utilisateurs, cliquez sur « les profils utilisateurs » dans la rubrique
« Administrer ».
II) Créez de façon unitaire des comptes utilisateurs
En cliquant sur « Ajouter un Compte Collaborateur », vous accédez au formulaire de saisie d’un profil utilisateur.
Vous êtes Administrateur Central, vous pouvez créer : des comptes Administrateurs Opérationnels des comptes Collaborateurs
Vous êtes Administrateur Opérationnel, vous pouvez créer uniquement des comptes Collaborateurs.
Lors de la création des comptes Collaborateurs, l’Administrateur décide de donner accès ou non au Portail au collaborateur. Si l’Administrateur décide de ne pas donner l’accès au Portail au Collaborateur, la saisie du mot de passe devient alors impossible.
Saisissez au minimum les données obligatoires (l’intitulé des données obligatoires est en gras) et cliquez sur « Enregistrer les modifications ».
Le Portail Entreprise évalue le degré de sécurité du mot de passe selon trois niveaux :
Si vous avez souhaité donner l’accès au portail au collaborateur, un email de confirmation de création de compte d’accès lui sera envoyé. Il contiendra son « Identifiant » et son « Mot de passe ».
Pour les collaborateurs ayant des cartes de réduction (Senior, Jeune, Week-End) et des
abonnements, une fonctionnalité de paramétrage des destinataires des e-mails de rappel de fin de validité est proposée.
Pour créer un profil, un minium 8 données à renseigner sont obligatoires :
- Accès au Portail (oui/non) - Nom
- Prénom - Identifiant
- Mot de passe
- Adresse électronique - Téléphone professionnel - Date de naissance
Tableau récapitulatif des principales données à renseigner lors de la création unitaire de comptes utilisateurs
Donnée Obligatoire Commentaires
Accès Portail
Donner accès au Portail à
l’Utilisateur Oui Oui ou Non
Identité
Civilité Oui
Nom Oui 20 caractères alphanumériques
maximum
Prénom Oui 20 caractères alphanumériques
maximum
Matricule Non 15 caractères alphanumériques
maximum
Date de naissance Oui
La date de naissance du collaborateur est indispensable pour bénéficier du service e-billet.
Identifiant Oui
Compris entre 6 et 15 caractères alphanumériques
Au sein de votre entreprise, il ne peut pas y avoir 2 comptes avec le même identifiant. Si vous ne donnez pas accès au portail au collaborateur, l’identifiant par défaut sera composé des 2 premières lettres de son prénom ainsi que son nom (exemple : CEDULAC pour Cécile Dulac).
Mot de passe Oui, SI accès au
Portail 6 caractères minimum, sans espace.
Données professionnelles Entité
Non SAUF
paramétrage défini par l’administrateur central
50 caractères alphanumériques maximum
Sous-Entité
Non SAUF
paramétrage défini par l’administrateur central
50 caractères alphanumériques maximum
Adresse électronique Oui
50 caractères maximum
Cette adresse est utilisée pour les mails de confirmation (création de compte, commande, voyage…).
Téléphone professionnel Oui Compris entre 10 et 15 caractères numériques
Téléphone mobile Non Compris entre 10 et 15 caractères numériques
Adresse de livraison
Appartement Non
Immeuble, bâtiment … Non
N° et nom de la voie
Oui SI « Code postal » ou « Ville » est saisi.
Lieu-dit ou boîte postale Non
Code Postal
Oui SI « N° et nom de la voie » ou « Ville » est saisi.
Ville
Oui SI « N° et nom de la voie » ou « Code postal » est saisi.
Pays Non
Paramétrage du profil
Sélectionner
un niveau d’habilitation (statut)
Oui
« Administrateur Opérationnel » ou
« Collaborateur » si vous êtes Administrateur Central.
« Collaborateur » si vous êtes
Administrateur Opérationnel.
« Collaborateur » si vous ne souhaitez
pas donner l’accès au Portail.
Affecter une FCE (Fiche Client Entreprise) de
rattachement à chaque profil
Oui
Chaque utilisateur doit être rattaché à
une FCE, lui donnant ainsi accès aux avantages liés.
Menu déroulant contenant la liste de
TOUTES LES FCE de l’entreprise SI vous êtes Administrateur Central.
Menu déroulant contenant la liste des
FCE dont vous avez la gestion si vous êtes Administrateur Opérationnel.
Sélectionner une FCE de rattachement Oui
Ce paramétrage est accessible
uniquement à l’administrateur central souhaitant créer un profil
administrateur opérationnel.
Ce paramétrage correspond à la liste
des FCE dont l’administrateur opérationnel aura la gestion.
Il est indispensable de surligner les
FCE dont l’Administrateur Opérationnel aura la gestion.
Il est possible d’en sélectionner plusieurs en utilisant « Ctrl + clic gauche »
Affecter un gestionnaire de profil Oui
Vous êtes « Administrateur Central »,
un menu déroulant vous affiche l’ensemble des administrateurs rattachés la FCE sélectionnée.
Vous êtes « Administrateur
Opérationnel », vous devenez automatiquement le gestionnaire du profil créé.
Paramétrer un e-mail copie
commande
Non
50 caractères maximum.
Ce champ est visible si vous avez demandé l’activation de cette
fonctionnalité. Si un mail est renseigné dans ce champ, pour chaque commande de l’utilisateur, un mail de confirmation sera également envoyé à cette adresse mail.
III) Créez des comptes utilisateurs en nombre avec la fonctionnalité d’import massif.
3.1. Préambule
IMPORTANT :
1. Pour toute création massive de comptes, nous vous invitons à solliciter notre Centre de Contact afin qu’il vous accompagne lors de la constitution de votre fichier d’import et lors du chargement de celui-ci sur votre portail.
2. Lors de votre import, nous recommandons l’importation de fichiers de moins de 400 profils.
En cliquant sur « Charger une liste d’utilisateurs », vous accédez à la page de chargement (et d’export) de liste utilisateurs.
La création massive de comptes ne peut se faire que pour des comptes « Collaborateur » et les comptes « Administrateur Opérationnel ». Les comptes Administrateurs Centraux et Directeurs Achats ne peuvent être créés que par l’équipe de pilotage en faisant la demande auprès de votre chargé de compte.
Le modèle de fichier d’import vous permet de connaître la liste des données devant figurer dans votre fichier ainsi que leur position. Il reprend également les caractéristiques de chaque donnée (obligatoire/facultative ainsi que le nombre et type de caractères acceptés).
Il est indispensable de respecter l’ordre et la syntaxe des données tels que figurant dans le modèle.
Le guide et le modèle de fichier d’import
sont accessibles depuis cette
page
3.2. Tableau récapitulatif des principales données lors de la création massive de comptes utilisateurs
Donnée Obligatoire Commentaires
Identité
Identifiant Oui
Compris entre 6 et 15 caractères alphanumériques
Au sein de votre entreprise, il ne peut pas y avoir 2 comptes avec le même
identifiant.
Civilité Oui Données acceptées : M, MME, MLE
Nom Oui 20 caractères alphanumériques maximum
Prénom Oui 20 caractères alphanumériques maximum
Matricule Non 15 caractères alphanumériques maximum
Date de naissance Oui
Format : jj/mm/aaaa
La date de naissance du collaborateur est indispensable pour bénéficier du service e-billet.
Adresse email Oui
50 caractères maximum
Cette adresse est utilisée pour les mails de confirmation (création de compte, commande, voyage…).
Données professionnelles
Téléphone professionnel Oui Compris entre 10 et 15 caractères numériques
Téléphone mobile Non Compris entre 10 et 15 caractères numériques
Entité
Non SAUF
paramétrage prédéfini en amont par
l’administrateur central
50 caractères alphanumériques maximum Si l’administrateur central à paramétrer une liste déroulante de valeurs dans ce champ, veuillez à respecter ces valeurs.
Sous-Entité
Non SAUF paramétrage prédéfini
en amont par l’administrateur central
50 caractères alphanumériques maximum Si l’administrateur central à paramétrer une liste déroulante de valeurs dans ce champ, veuillez à respecter ces valeurs.
FCE (Fiche Client Entreprise) de rattachement
Oui Chaque utilisateur doit être rattaché à une FCE, lui donnant ainsi accès aux avantages liés.
Vous avez accès à TOUTES LES FCE de l’entreprise SI vous êtes
Administrateur Central.
SI vous êtes Administrateur
Opérationnel, vous pouvez rattacher des collaborateurs uniquement aux FCE que vous pouvez gérer (paramétrage défini par l’administrateur central)
Paramétrage du profil
E-mail copie commande Non 50 caractères maximum.
Donner accès au Portail à
l’Utilisateur Oui Oui ou Non
Niveau d’habilitation (statut)
Oui
« Administrateur Opérationnel » ou
« Collaborateur » si vous êtes Administrateur Central.
« Collaborateur » si vous êtes Administrateur Opérationnel.
« Collaborateur » si vous ne souhaitez pas donner l’accès au portail.
3.3 Créez vous-même votre fichier d’import
Ci-dessous les étapes clés de l’import de fichier si vous créez votre base vous-même (si vous disposez une extraction de données de vos collaborateurs, vous pouvez consulter quelques conseils un peu plus loin ci-dessous) :
1) Ouvrez un tableau Excel et paramétrez les colonnes E, H, I, J et K au format « texte »
Les colonnes E, H, I, J et K correspondent respectivement aux données « matricule »,
« téléphone fixe », « téléphone portable », « entité » et « sous-entité ».
Excel supprimant automatiquement les « 0 » placés en début de données, cette procédure est indispensable pour garder le (ou les) zéro(s) placées dans ces données.
2) Créez votre base de données en respectant le placement des données et le type de données accepté (cf. modèle de fichier ou le guide de création des comptes « Utilisateurs ».) Le fichier ne doit pas contenir d’entête de colonne sur la première ligne de données.
3) Renseigner la balise de fin (« <FIN> ») à la fin de votre base de données comme cela est indiqué sur le modèle de fichier
4) Enregistrer votre fichier Excel au format CSV.
5) Charger votre fichier au format CSV sur le Portail Entreprises SNCF
En cas de réussite de l’import, le Portail Entreprises vous enverra automatiquement un email récapitulatif avec en pièce jointe les données ayant été importées.
En cas d’échec de l’import, le Portail Entreprises générera un rapport d’erreurs détaillé afin que vous puissiez ajuster votre fichier et le réimporter. Si vous ne comprenez pas les raisons de l’échec de votre import, n’hésitez pas à vous mettre en relation avec notre Centre de Contact.
3.4. Vous disposer d’une extraction de données pour créer votre fichier d’import
Voici quelques conseils si vous disposez d’une extraction de votre base de données de collaborateurs :
1) Si vous souhaitez visualiser ou retravailler vos données une fois l’extraction réalisée, il ne faudra pas ouvrir votre base avec Excel (Excel supprimant les « 0 » en début de donnée ex : les numéros de téléphone). Nous vous conseillons d’utiliser des logiciels tels que « Notepad++ » afin de ne pas modifier votre base de données.
2) Vérifiez votre base de données pour voir si celle-ci respecte bien le placement et le type de données acceptés par le Portail Entreprises SNCF
3) Vérifiez que le fichier ne contient pas d’entête de colonne sur la première ligne de données.
4) Renseignez la balise de fin (« <FIN> ») à la fin de votre base de données comme cela est indiqué sur le modèle de fichier
5) Vérifiez que votre fichier est bien au format CSV
3.5. Les résultats de l’import réussite/échec
Si l’import est un succès, le Portail Entreprises vous enverra automatiquement un email récapitulatif avec en pièce jointe les données ayant été importées.
En cas d’échec de l’import, le Portail Entreprises générera un rapport d’erreurs détaillé afin que vous puissiez ajuster votre fichier et le réimporter. Si vous ne comprenez pas les raisons de l’échec de votre import, n’hésitez pas à vous mettre en relation avec le Centre de Contact.
IV) Les mises à jour unitaires des comptes utilisateurs
Si vous souhaitez mette à jour votre profil, cliquez sur « mon profil » dans le menu « Gérer »
Si vous êtes « Administrateur Central », vous ne pouvez mettre à jour tous les comptes de l’entreprise sauf votre compte. Toutes les modifications apportées (à votre demande) par SNCF sur votre compte « Administrateur Central » devront faire l’objet d’un avenant à votre contrat Portail Entreprises.
Si vous êtes « Administrateur Opérationnel », vous ne pouvez mettre à jour que les comptes
« Collaborateur ».
La page de recherche de comptes utilisateurs permet des recherches sur les critères « NOM »,
« NOM + ENTITE », « ENTITE »
Vous pouvez directement depuis cette liste :
Consulter un profil utilisateur : cliquez sur « Consulter » dans la ligne correspondante au profil.
Activer un profil utilisateur (si Statut = ) : cliquez sur « Activer » dans la ligne correspondante au profil).
Désactiver un profil utilisateur (si Statut = ) : cliquez sur « Désactiver » dans la ligne correspondante au profil.
A la création d’un profil, son statut est « Actif » par défaut.
Pour modifier un compte, il suffit de cliquer sur « consulter » et de modifier les données. Pour valider les modifications, cliquez sur « Enregistrer les modifications ». Les règles de mise à jour des données sont les mêmes que lors de la création.
La suppression d’un compte se fait uniquement de façon unitaire et lors de la consultation du profil collaborateur (cf. ci-dessus)
V) Les mises à jour massives des comptes utilisateurs
IMPORTANT : Pour toute modification massive de compte, nous vous invitons à appeler notre Centre de Contact afin qu’il vous accompagne lors de la modification de votre fichier d’import et lors du chargement de celui-ci sur votre portail.
Les étapes clés :
1. Exporter la liste de vos comptes utilisateurs en cliquant sur « Exporter la liste des utilisateurs » « et sur le lien « Exportutilisateurs.csv » puis enregistrer le fichier d’export sous format CSV sans l’ouvrir avec Excel.
L’administrateur central peut exporter tous les comptes de l’entreprise.
L’administrateur opérationnel peut exporter que les comptes qui lui sont rattachés.
2. Ouvrir votre fichier d’export avec un logiciel tel que le Bloc-notes ou Notepad ++
L’ouverture avec Excel supprimerait automatiquement les « 0 » en début de donnée sur des données comme les numéros de téléphone, les entités, les sous-entités et les matricules. Pour éviter cette suppression, nous vous invitons à suivre la procédure ci-dessous avec Bloc-notes.
3. Dans le Bloc-notes, sélectionner toutes les données, les copier et les coller dans Excel
4. Sélectionner la colonne A, accéder à l’onglet « Données » puis cliquer sur l’icône
« Convertir »
5. Suivre les trois étapes de l’outil de Conversion a. Cocher « Délimité » puis cliquer sur « Suivant »
b. Cocher Point-virgule puis cliquer sur « Suivant »
c. Cliquer sur les colonnes : téléphone fixe, téléphone portable, entités, sous-entités et matricules afin de les noircir. Cliquer sur le bouton « Texte », puis sur « Terminer ».
Avec cette opération, nous sommes certains de conserver les 0 en début de données dans les colonnes pouvant comporter des chiffres.
6. Effectuer les modifications souhaitées dans le fichier. Pour le faire de manière massive, n’hésitez pas à utiliser la fonction remplacer par
Veiller à supprimer les lignes correspondant à l’administrateur central et au directeur achat car ils ne peuvent être modifiés uniquement par l’administrateur SNCF.
7. Ajouter « MAJ » dans la colonne O pour toutes les lignes et renseigner la balise de fin (« <FIN> ») à la fin de votre base de données comme cela est indiqué sur le modèle de fichier.
8. Enregistrer le fichier sous format CSV puis importer le sur votre Portail Entreprises
Besoin d’aide ? Vous pouvez joindre notre Centre de Contact au 09 69 32 35 31 (numéro non surtaxé hors éventuel surcoût de votre opérateur).
Il est disponible du Lundi au Vendredi de 08h45 à12h30 et de 13h30 à 17h20.
