DOSSIER TECHNIQUE NARBONNE

DOSSIER TECHNIQUE

NARBONNE

Samedi 05 décembre 2020

Parc des Expositions

UNE ÉQUIPE À VOTRE ÉCOUTE

Responsable commerciale Sandrine COILLOT

Port. : 06.66.38.00.60

sandrine.coillot@studyrama.com

Assistante commerciale Hafida HABHOUB

Tél.: 01.41.06.41.13

hafida.habhoub@studyrama.com

Présente sur place

Responsable communication Steven CESAR

Tél.: 01 41 06 51.30 Port.: 06 68 26 60 13

steven.cesar@studyrama.com Responsable technique

Mathilde Lopes Tél. : 01.41.06.56.87 Port. : 06.59.20.24.38

mathilde.lopes@studyrama.com

Présente sur place

COVID-19

PROTOCOLE SANITAIRE

➢ Port du masque obligatoire pour tous : des masques jetables seront proposés par l’organisateur si un visiteur venait à se présenter sans, afin d’en garantir le port dans l’enceinte de la manifestation.

➢ Limitation des supports d’information distribués : les opérations de distribution de sacs de main à la main sont supprimées. Les plans de salons et les guides sont distribués sur demande du visiteur. Limiter les manipulations par le personnel est notre priorité.

➢ Barrière physique de protection : installation de vitres plexiglass transparentes au niveau de l’accueil du site (photo ci-dessus). Aucun vestiaire n’est proposé sur les salons.

➢ Gel hydroalcoolique à disposition : installation de distributeurs de gel hydroalcoolique à disposition des publics de façon visible dans des lieux de passage. Studyrama a prévu un large stock de gel hydroalcoolique à la disposition des publics dans les zones de contact de la manifestation (entrées, accueils, espaces de réunion). L’espace d’accueil fait l’objet d’une attention particulière.

➢ Renforcement des protocoles nettoyage : augmentation de la fréquence de désinfection des points de contacts réguliers & mise en place d’une permanence dédiée à la désinfection des toilettes (poignées de portes, chasses d’eau, toilettes et sièges de toilettes, poignées de robinet d’eau, verrous), en concertation avec le site réceptif.

L’ensemble des mesures suivantes seront respectées lors de chaque manifestation organisée par Studyrama. Elles sont structurées autour du respect des gestes barrières, conformément aux normes gouvernementales en vigueur.

Protection des Publics (visiteurs, organisateurs, prestataires) :

COVID-19

PROTOCOLE SANITAIRE

➢ Non partage des accessoires (crayons, papier) : L’accès aux salons est gratuit.

Studyrama dématérialise ses supports d’inscription en favorisant l’inscription en ligne.

L’objectif étant de limiter les inscriptions papiers sur place et donc les contacts, via un smartphone et un QR CODE. Le visiteur reçoit son invitation directement sur son téléphone.

➢ Préinscriptions sur internet : les visiteurs sont invités à planifier leur venue en dehors des horaires de forte affluence.

➢ Rappel des distanciations de 1 mètre entre les personnes, appuyé par de la signalétique en place à différents points stratégiques du site réceptif.

➢ Organisation et dimensionnement du contrôle d’accès pour limiter les contacts.

➢ Réagencement des espaces : placement des visiteurs par un agent d’accueil afin de respecter la distanciation d’un siège sur deux, dans les salles de conférences, ateliers et auditoriums (un siège d’écart entre les visiteurs, sauf s’il s’agit d’un même groupe/famille).

Respect des mesures barrières :

COVID-19

PROTOCOLE SANITAIRE

➢ Marquage au sol et barrières physiques pour respecter la distanciation dans les files d’attente et dans les espaces de forte affluence, avec une attention particulière à l’accueil.

➢ Suppression de l’espace restauration : lorsque la localisation le permet, Studyrama a pris la décision de supprimer les espaces de restauration afin d’éviter au maximum les regroupements. Un site réceptif situé en centre ville permettra donc aux exposants et visiteurs de se restaurer à l’extérieur du salon. Lors de la mise en place d’un espace restauration sur le lieu du salon, le restaurateur s’engage à mettre en place l’ensemble des mesures de distanciations sociales en vigueur, sous notre vigilance (espacement des tables d’au moins 1 m, suppression des tables hautes « mange-debout », file d’attente avec marquage au sol).

➢ Gestion des flux : distinction entrées/sorties afin de limiter les croisements via du barriérage et des serre-files.

➢ Système de comptage pour la régulation des flux, et garantir un non dépassement des jauges maximales, en concertation avec le site réceptif. Les agents de sécurité veillent au strict respect de nos consignes.

➢ Laisser les portes ouvertes dans la mesure du possible et mise en arrêt de la climatisation pour éviter tout brassage d’air en concertation avec le site réceptif.

Respect des mesures barrières :

COVID-19

PROTOCOLE SANITAIRE

➢ Désinfection systématique du mobilier avant le montage du salon et mise sous plastique dans la mesure du possible, le retrait du film s’effectuant directement par l’exposant afin d’éviter de multiples manipulations.

➢ Préconisations de limiter le nombre d’exposants sur les stands soit :

- 2 personnes maximum par stand de 6m² - 3 personnes maximum par stand de 9m² - 4 personnes maximum par stand de 12m²

- 6 personnes maximum par stand de 18m² et plus

Nous invitons toutefois à réduire au maximum le nombre d’exposants sur les stands.

➢ Espace de confinement : Création d’un espace dédié aux personnes présentant des symptômes afin de les isoler, lieu évolutif en fonction des possibilités liées à chaque manifestation et en concertation avec le site réceptif.

Respect des mesures barrières :

COVID-19

PROTOCOLE SANITAIRE

➢ Pour compléter les mesures sur nos salons et assurer un maximum de sécurité, nous vous proposons en option un KIT COVID19 comprenant :

* 1 vitre en plexiglas à disposer sur le mobilier du stand (à restituer à la fin du salon)

* 1 flacon 100ml de gel hydro alcoolique.

* 2 masques chirurgicaux.

* 1 pack de lingettes de nettoyage des surfaces.

Ce kit est à commander 7 jours avant le salon

Pour plus d’information sur ce kit (50€ H.T) et sa disponibilité n’hésitez pas à vous rapprocher de votre contact commercial.

KIT COVID

ACCÉDER AU SALON

Adresse

Parc des Expositions

74 avenue Maître Hubert Mouly 11100 NARBONNE

Accès livraisons

Pour toute livraison ou pour décharger votre matériel au plus près du hall, l’accès se fait par la rue de Creissel. Voir le plan sur la page suivante.

Moyens d’accès

 Voiture

Un parking gratuit de 1000 places est accessible tout autour du Parc des Expositions. Il y a également un parking public de 160 places à 50m de la salle.

 ^Taxi

Radio Taxi Narbonne : 04.11.66.56.65 ABCD Narbonne Taxi : 04.68.65.55.19

 ^Bus

Ligne E, arrêt Parc des Expositions

ATTENTION

Veuillez prendre connaissance des modalités pour accéder au

site

ACCÉDER AU SALON

L’accès au Parc des Expositions se fait via la rue de Creissel en empruntant la première entrée à droite.

Le déchargement et le stationnement des véhicules s’effectuent sur le parking se situant tout autour du site.

ENTRÉE DU SALON 74 avenue Maître Hubert Mouly

ACCÈS AU PARKING Rue de Creissel

Accès piéton depuis le parking

PARKING

HORAIRES / INFORMATIONS PRATIQUES

Livraisons par un prestataire

Veuillez prévenir le responsable technique en amont. Il pourra ainsi mieux s’assurer de la bonne réception du matériel.

Veuillez également compléter le bon de livraison que vous trouverez en dernière page et le coller sur chaque colis. Indiquez bien votre numéro de téléphone portable et vous serez prévenu dès que la livraison est reçue.

Installation

Si vous souhaitez vous installer la veille du salon, toute arrivée avant l’horaire indiqué ne garantira pas une mise à disposition complète des prestations commandées.

Si vous souhaitez faire intervenir un standiste pour le montage de votre stand, vous devez au préalable l’indiquer sur le Google Docs de réservation salon 2020 – 2021.

Ouverture du salon

Toute demande d’intervention au moment de l’ouverture du salon ne pourra être traitée dans l’immédiat car les équipes sur place doivent gérer en priorité l’accueil des visiteurs. Nous vous remercions par avance de votre compréhension.

Démontage

Dans l’intérêt de tous, nous vous invitons à assurer une présence jusqu’à la fermeture du salon. Dans le cas contraire, votre départ se fera sous votre responsabilité. L’organisation ne pourra vous garantir un accès au plus proche du salon. Veuillez également noter que votre matériel devra être retiré maximum 1h après la fermeture du salon.

Vendredi 04 décembre 2020

Samedi 05 décembre 2020

LIVRAISONS 10:00 – 12:30

14:00 – 18:30 8:30 – 9:30

INSTALLATION 17:00 – 19:00 8:30 – 9:45

OUVERTURE

10:00 – 17:00

DÉMONTAGE 17:00 – 18:00

RESTAURATION

Le food truck « Le Petit Bangkok » assurera un service de restauration rapide sur le salon.

Il se situera à l’extérieur du Parc des Expositions.

Il proposera les plats suivants : Entrées à 5€

Nems aux légumes

Samoussas au poulets, pommes de terre et coriandre Plats à 9€

Curry rouge avec courge au poulet et riz Riz sauté thaï aux crevettes

Légumes et riz sauté végétarien Dessert à 3€

Salade de fruits exotiques Boissons à 2€

Orangina, Ice Tea, Perrier

Le restaurateur travaille avec des produits frais, il se peut que la carte soit adaptée.

Pour passer commande, merci de bien vouloir envoyer un SMS au 07.83.55.13.22 en précisant le nom de votre école et votre commande

Les commandes doivent être effectuées au plus tard le jeudi 3 décembre au soir.

Présentez vous le matin du salon pour convenir avec la personne sur place de l’heure de mise à disposition de votre repas.

Le paiement se fera sur place. Règlement en espèces ou par carte bancaire (les chèques ne sont pas acceptés).

L’espace EXPOSANT ouvrira ses portes à partir de 10h et le traditionnel

petit déjeuner avec viennoiseries ne pourra malheureusement pas être

servi (mesures COVID). Nous vous présentons nos excuses.

VOTRE STAND

Stand de base de 6m² Ouvert sur un côté

Stand de base de 6m² Ouvert sur deux côtés

Composition

 Cloisons mélaminées blanches

 Profilés aluminium laqués gris

 Eclairage individuel du stand (1 spot pour 3m²)

 Une enseigne recto-verso

 Moquette bleue

Caractéristiques techniques

 Face visible d’une cloison : 2389 x 940mm

 Dimensions d’un poteau : 2401 x 45,5mm

 Dimensions de la traverse A : 2910 x 45,5mm

 Dimensions de la traverse B : 940 x 45,5mm

 Dimensions de la traverse C : 1925 x 45,5mm

A

B

C A

B

VOS OPTIONS

Les options doivent être commandées auprès de votre contact commercial avant le salon.

Nous ne pouvons garantir une commande complémentaire le jour J.

Mobilier A



Une banque accueil L 90, P 45, H 110 cm



Un présentoir L 48, P 30, H 150 cm



Deux tabourets L 39, P48, H 87 cm



Une corbeille à papier

Mobilier B



Une table L 110, P 70, H 75 cm



Deux chaises L 43, P37, H 83 cm



Une corbeille à papier

Autre mobilier

Nous vous proposons de composer vous-même votre dotation mobilier ou de commander du mobilier complémentaire. Prenez connaissance de notre catalogue mobilier 2020-2021.

Branchement

Mise à disposition d’une prise électrique pour une utilisation standard (PC, écran TV…). Consultez-nous pour toute demande de puissance plus importante.

Multiprise ou rallonge non fournie

Connexion Wifi Connexion payante utilisable pour un seul PC. Identifiant et mot de passe vous seront remis à l’accueil lors de votre installation.

Options

complémentaires

Nous vous proposons différentes options complémentaires :

réserves, solutions d’aménagement de votre stand, signalétiques

spécifiques, point d’élingue… N’hésitez pas à nous solliciter.

Votre présence sur le salon présuppose la connaissance et l’acceptation des règles suivantes

Horaires

Pour garantir le bon déroulement du salon, les exposants s’engagent à respecter scrupuleusement les horaires définis par STUDYRAMA. Les exposants ne respectant pas ces consignes s’exposent à des désagréments dont l’organisation ne pourra être tenue pour responsable.

Respect des allées de circulation

Pour des raisons de sécurité, le respect des allées de circulation est obligatoire.

Votre matériel ou mobilier ne devra pas dépasser de votre stand. De même, les personnes intervenant sur votre espace ne devront pas occuper outre mesure les allées à proximité.

Bon voisinage

STUDYRAMA ne saurait accepter toute attitude qui remettrait en cause la bonne cohabitation de l’ensemble des exposants. Pour ne pas gêner les stands à proximité, il est également nécessaire que le nombre de personnes sur votre stand soit en adéquation avec sa surface (pas plus d’une personne par m²). En cas de manquement à ce principe, STUDYRAMA se réserve le droit d’agir en conséquence.

Tractage

Les opérations de distribution de tracts dans l’enceinte ou aux abords du salon qui n’auraient pas fait l’objet d’un contrat préalable avec STUDYRAMA seront prohibées.

Respect du matériel mis a votre disposition

L’emploi d’éléments adhésifs sur les cloisons ou le mobilier est toléré dans la mesure où vous procédez à leur enlèvement en fin de salon. L’utilisation d’adhésifs puissants qui ne pourraient se décoller, ainsi que le perçage des éléments constitutifs du stand ou du mobilier, sont formellement interdits. Le non respect de ces règles entraînera la facturation du nettoyage ou des réparations.

RÈGLEMENT

Assurance

Votre organisme devra avoir souscrit avant le début de la manifestation, une garantie responsabilité civile, afin de couvrir les éventuels dommages pouvant être causés à autrui par imprudence ou négligence. Nous vous invitons également à vérifier auprès de votre compagnie d’assurance, l’éventuelle nécessité d’une extension de garantie dans le cadre de la participation à un salon (s’agissant notamment du matériel de valeur vous appartenant ou vous étant confié).

Vols, pertes et dommages

D’une manière générale, les manifestations publiques sont la cible de personnes malveillantes. Il est donc nécessaire de veiller à votre matériel et vos effets personnels. Le groupe STUDYRAMA se dégage de toute responsabilité concernant les éventuels vols, pertes et dommages sur les biens appartenant aux participants, et cela durant la totalité de la manifestation (montage / exploitation / démontage). La responsabilité de la salle ne pourra nullement être engagée .

Intervention d’un standiste extérieur

Le montage d’un stand particulier suppose le respect des points suivants :

- Le montage et le démontage du stand doivent intervenir dans la limite des créneaux horaires fixés par les équipes d’organisation.

- Le stand doit répondre aux règles de sécurité en vigueur dans les établissements recevant du public (ERP).

- Les personnes présentes sur place doivent être en mesure de fournir les procès verbaux de réaction au feu des matériaux utilisés.

Diffusion de musique

La diffusion de musique sur votre stand est autorisée si celle-ci est mesurée et ne dérange pas les exposants à proximité. Les équipes d’organisation se réservent le droit d’interdire les diffusions qui ne respecteraient pas ces principes.

Par ailleurs, le code de la propriété intellectuelle prévoit que les auteurs, compositeurs et éditeurs donnent leur autorisation et reçoivent une rémunération contre la diffusion publique de leurs œuvres. Si vous souhaitez diffuser de la musique vous devrez donc respecter vos obligations légales auprès de la SACEM.

Pour plus d’informations : www.sacem.fr

RÈGLEMENT

La législation concernant la sécurité incendie sur les salons vous oblige à respecter la règle qui suit :

Les matériaux utilisés pour les aménagements et la décoration des stands sont réglementés.

La classification est la suivante : M0 = incombustible

M1 = non inflammable

M2 = difficilement inflammable M3 = moyennement inflammable M4 = facilement inflammable

Vous devez être en mesure de prouver la résistance au feu des matériaux autorisés en présentant le procès-verbal d’ignifugation.

Sont autorisés :

- Les matériaux M1 pour les éléments de décoration ou d’habillage flottants (guirlande, objets légers de décoration…).

- Les matériaux M2 pour les rideaux et voilages. Ils sont cependant interdits au travers des dégagements.

- Les matériaux M3 pour les plantes et fleurs de synthèse.

Les peintures et vernis sont interdits car inflammable.

Le contrôle du respect de la législation est assuré par le chargé de sécurité du salon. S’il l’estime nécessaire, il pourra vous demander d’enlever les matériaux non conformes.

Le non respect de son autorité pourra aboutir à l’interdiction d’ouverture de votre stand. STUDYRAMA dégage toute responsabilité dans ce cas.

SÉCURITÉ INCENDIE

BON DE LIVRAISON

BON DE LIVRAISON

EXPEDITEUR

EXPOSANT

NUMERO DE STAND

CONTACT

(Nom - Prénom – Portable)

NUMERO / NOMBRE DE COLIS (ex : 1 / 2)

DESTINATAIRE

SALON Salon STUDYRAMA de Narbonne

ADRESSE DE LIVRAISON

Parc des Expositions Rue de Creissel (accès parking)

11100 NARBONNE

CONTACT SUR PLACE

Mathilde LOPES

Responsable technique Studyrama Tél. : 06.59.20.24.38