Identification du poste
Intitulé du poste : Assistant(e) administratif(ve) – F/H Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Référence à prendre en compte dans le référentiel des Emplois-Types – REFERENS III : Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Emploi-type : Technicien en gestion administrative / Code emploi-type : J4C42 Diplôme règlementaire exigé : Baccalauréat
Présentation de l’Université
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.
Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.
La recherche est développée au sein de 30 laboratoires, certains associés au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Service : Service des études, de la vie étudiante et de la scolarité (SEVES) (appeler peut-être à évoluer dans le cadre de la création d’une Direction de la Formation)
Composition du service (effectifs) : 23 personnes Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Cheffe du service des études, de la vie étudiante et de la scolarité Conditions particulières d’exercice : disponibilité horaire, déplacements ponctuels
Missions principales et description du poste
Missions Activités
Assistanat administratif
Aide à la communication des informations relatives à la politique de formation de l’établissement auprès de la communauté sur l’ensemble des outils de communication existants : ENT, site internet USPN, courriels, etc.
Gestion et suivi des outils de suivi du service : répertoire des contacts internes et externes, suivi offre de formation, liste des responsables de formation, etc.
Collaborer à la bonne gestion administrative du service o Gestion des fournitures de bureau du service
o Gestion et suivi des commandes en relations avec les fournisseurs extérieurs et le Pôle gestion et dépenses de l’USPN
Accueil physique et téléphonique,
Gestion du courrier départ/arrivée
Rédaction de courrier et mise en forme de documents
Classement et archivage des documents du service Gestion et suivi des
stages gratifiés dans les structures de l’université
Accueil des étudiants
Interface avec les composantes et les laboratoires
Réception et contrôle des dossiers des stagiaires
Transmission des dossiers à l’agent comptable pour traitement
Remise des badges d’accès à l’université et pour la restauration
Enregistrement des conventions de stages
Saisi et suivi des stagiaires gratifiés dans le logiciel SIHAM
Suivi du tableur de bord concernant la consommation des gratifications
Accueillir, informer et orienter les usagers (téléphoniquement ou physiquement)
Référent de la plateforme
TrouvermonMaster
Préparation de la campagne de candidature
Gestion des dossiers de saisines
Participation aux réunions avec la DGESIP
Correspondant auprès des composantes
Référent de la plateforme Parcoursup
Préparation de la campagne de candidature
Participation aux réunions Parcoursup
Paramétrage établissement
Accompagnement des responsables de formations
Suivi des calendriers et des échéances
Les missions de ce poste seront éventuellement amenées à évoluer suite à la réorganisation prochaine du service.
Outils spécifiques à l’activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée, Hyperplanning, Parcoursup, TrouvermonMaster, SIFAC et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel confirmé, Access
Compétences / Connaissances
Compétences attendues sur le poste : E : Expert – M : Maitrise – A : Application – N : Notions
E – Expert : L’agent doit savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles fonctions, former d’autres agents et être référent dans le domaine.
M – Maitrise : L’agent met en œuvre la compétence de manière régulière, peut corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A – Application : L’agent doit savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, et savoir repérer les dysfonctionnements.
N – Notions : L’agent doit disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...).
Connaissances
E M A N Connaissance de la réglementation juridique,
administrative et financière relative aux établissements de l’ESR, notamment dans les domaines de la formation et de la vie étudiante domaines administratifs de la formation
X
- Connaissance de l‘environnement professionnel : circuits
de décision de l’Université, technique de communication X - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de
gestion complexe / Savoir hiérarchiser les priorités X
- Maîtriser les outils bureautiques X
Compétences opérationnelles/
Savoir faire
-Savoir rendre compte, , alerter, proposer, répondre aux
demandes X
- Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie X - Savoir concevoir des procédures et les formaliser X - Mettre en œuvre des procédures et des règles X - Savoir entretenir les relations avec les services et les
composantes X
Compétences comportementales
/ Savoir être
Capacité à adapter ses explications aux différents
interlocuteurs X
Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe X
Etre force de propositions X
Etre disponible lors des pics d’activités et être réactif X
Etre rigoureux et fiable X
Etre organisé, rigoureux dans les activités et autonome
dans son travail X
Faire preuve de confidentialité au regard des données
traitées X
Liaisons fonctionnelles
Liens avec d’autres postes ou services Nature du lien
- La cheffe de service du SEVES
- Le VP- CFVU
- Les autres pôles du SEVES
- Les autres services centraux et communs - L’ensemble des composantes et des
laboratoires de recherche
Hiérarchique
Collaboratif
Modalités de recrutement Poste à pourvoir immédiatement.
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) à recrutement@univ-paris13.fr avant le 10 janvier 2022.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.
Contacts
Nom – Prénom : MAGOT Marine
Fonction : Responsable du pôle accompagnement des personnels – Conseillère mobilité carrière – Responsable recrutement de l’université
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse Téléphone : 01.49.40.36.96 / Mail : recrutement@univ-paris13.fr
Des renseignements sur le poste peuvent être obtenus auprès de : Nom – Prénom : THIAM-SY Rouguy
Fonction : Cheffe du service des études, de la vie étudiante et de la scolarité Mail : rouguy.thiam-sy@univ-paris13.fr
