BUREAUTIQUE Élection ou référendum GUIDE DE L UTILISATEUR Poste de travail automatisé du bureau supplémentaire

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BUREAUTIQUE

Élection ou référendum

GUIDE DE L’UTILISATEUR

Poste de travail automatisé du bureau supplémentaire

EC 10503 (10/07)

10503 - french 11/27/07 2:22 PM Page 1

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EC 10503 (06/09)

Guide de l’utilisateur

Poste de travail automatisé du

bureau supplémentaire

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Registre de révision

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Registre de révision

Le Registre de révision énumère les changements apportés uniquement au fichier électronique PDF de la Version affichée au tableau ci-dessous.

Veuillez imprimer les pages indiquées à la colonne Commentaires, et les insérer dans votre manuel afin de le garder à jour. La Date de publication apparaît au bas de chaque page nouvelle ou modifiée.

Version Date de publication Commentaires

EC 10503 (06/09) Juin 2009 Version initiale

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Table des matières

EC 10503 (06/09) iii

Table des matières

Liste des figures ... v

Listes des tableaux ... vi

Chapitre 1 – Introduction ... 1

Chapitre 2 – Réception de vos postes de travail... 3

2.1 Choix d’un emplacement adéquat ... 3

2.2 Déballage des systèmes ... 3

2.3 Liste de vérification ... 4

Chapitre 3 – Installation des postes de travail ... 5

3.1 Installation des postes de travail ... 5

Chapitre 4 – Initialisation des postes de travail ... 7

4.1 Installation de l’image ... 7

4.2 Ajustement du moniteur ... 9

4.3 Ouvrir une session sur un poste de travail ... 10

4.4 Installation d’ECDocs ... 10

Chapitre 5 – Installation, configuration et utilisation de l’imprimante multifonction ... 11

5.1 Installer l’imprimante multifonction ... 11

5.2 Configuration de l’imprimante... 13

5.2.1 Touches de configuration ... 13

5.2.2 Changer la langue ... 13

5.2.3 Configurer la date et l’heure ... 14

5.2.4 Configurer la taille du papier ... 14

5.3 Envoyer et recevoir des télécopies ... 15

5.3.1 Envoyer une télécopie ... 15

5.3.2 Recevoir une télécopie ... 15

5.4 Photocopier des documents ... 16

5.5 Imprimer des documents ... 16

5.6 Numériser un document ... 17

Chapitre 6 – Autres logiciels et documents sur vos postes de travail ... 19

6.1 Microsoft Word ... 19

6.2 Microsoft Excel ... 19

6.3 Adobe Acrobat ... 19

6.4 ECDocs ... 20

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iv EC 10503 (06/09)

Chapitre 7 – Utiliser le Logiciel de recherche des électeurs ... 21

7.1 Validation de l’accès ... 21

7.2 Déroulement d’une recherche simple ... 22

7.3 Recherche dans plusieurs circonscriptions d’une même province ... 24

7.4 Visionner les informations d’un électeur ... 25

7.5 Changer l’ordre d’affichage des résultats ... 26

7.6 Recherches de longue durée ... 27

7.7 Techniques de recherche avancées ... 28

7.7.1 Noms partiels... 28

7.7.2 Noms composés ... 28

7.7.3 Accents... 28

7.7.4 Apostrophes ... 29

7.7.5 Noms débutant par Mc ou Mac ... 29

7.7.6 Saints ... 29

7.8 Effacer les résultats d’une recherche ... 29

7.9 Menu d’aide ... 30

7.9.1 Informations sur la version du LRE et sur celle de la base de données des électeurs ... 31

Chapitre 8 – Activités de fermeture ... 33

8.1 Vidange des données ... 33

8.2 Emballage de l’équipement pour l’expédition ... 34

8.3 Liste de vérification du matériel ... 35 Dans le présent manuel, le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but de faciliter la lecture.

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Liste des figures

Figure 1 Votre poste de travail ... 5

Figure 2 Vue arrière d’un poste de travail ... 6

Figure 3 Vue frontale d’un poste de travail ... 7

Figure 4 Écran de sélection du lecteur de démarrage ... 7

Figure 5 Fenêtre Confirmation ... 8

Figure 6 Configuration du moniteur ... 9

Figure 7 Positionnement du poste de travail et de l’imprimante ... 11

Figure 8 Connexion de l’imprimante ... 12

Figure 9 Vue arrière de l’imprimante multifonction ... 12

Figure 10 Fenêtre Imprimer ... 16

Figure 11 Fenêtre Propriétés de l’imprimante ... 17

Figure 12 Fenêtre Validation et accès ... 21

Figure 13 Avis légal ... 22

Figure 14 Écran de recherche principal du LRE ... 23

Figure 15 Écran Sélectionner les circonscriptions ... 24

Figure 16 Fenêtre Information de l’électeur... 25

Figure 17 Écran Triage ... 26

Figure 18 Avertissement de recherche prolongée ... 27

Figure 19 Confirmation de l’annulation d’une recherche ... 27

Figure 20 Écran d’aide à la recherche ... 30

Figure 21 Écran À propos du LRE ... 31

Figure 22 Mise hors tension automatique ... 34

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vi EC 10503 (06/09)

Listes des tableaux

Tableau 1 Touches de configuration de l’imprimante ... 13 Tableau 2 Champs de la fenêtre Validation et accès ... 21

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Introduction

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Chapitre 1 – Introduction

Le présent guide de l’utilisateur décrit les procédures d’installation et d’utilisation de vos postes de travail automatisés du bureau supplémentaire. Il explique également comment utiliser le Logiciel de recherche des électeurs (LRE) et les autres

programmes installés sur vos postes de travail, ainsi que les procédures à suivre pour effacer le contenu de nature confidentielle à la fin d’un scrutin.

Vos postes de travail comprennent ces logiciels préinstallés: Microsoft Word (pour le traitement de texte), Microsoft Excel (pour les feuilles de calcul et les tableaux), Adobe Acrobat (pour visualiser les documents en format PDF), et le Logiciel de recherche des électeurs (comprenant une liste électorale complète de toutes les circonscriptions). Vous disposerez aussi d’un CD-ROM appelé ECDocs comprenant l’ensemble des manuels et formulaires opérationnels en format interactif.

Votre système comprend aussi une imprimante multifonction : impression, photocopie, télécopie et numérisation.

Le Logiciel de recherche des électeurs contient des renseignements confidentiels sur les électeurs canadiens. Vous devez protéger le caractère confidentiel de ces renseignements et toujours les traiter avec soin et professionnalisme.

Il est interdit d’installer tout autre logiciel ou matériel sur ces postes de travail sans l’autorisation d’Élections Canada à Ottawa.

Si vous avez des questions sur l’installation ou l’initialisation du poste de travail, sur le fonctionnement du LRE ou d’autres logiciels, veuillez communiquer avec le réseau de soutien d’Élections Canada au 1 888 677-0301.

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Réception de vos postes de travail

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Chapitre 2 – Réception de vos postes de travail

Ce chapitre offre des renseignements quant à la procédure à suivre lorsque vous recevez les postes de travail.

2.1 Choix d’un emplacement adéquat

Avant même la livraison de vos postes de travail, vous devez leur choisir un emplacement. Les postes de travail devraient être placés :

 dans un endroit central et facile d’accès permettant aux agents réviseurs d’effectuer leurs recherches;

 dans un coin isolé, à l’abri des yeux du public et des passants afin que l’écran ne puisse pas être vu;

 près d’une source d’alimentation et d’une prise téléphonique pour minimiser le nombre de câbles et de cordons requis.

2.2 Déballage des systèmes

Les postes de travail devraient arriver à votre bureau supplémentaire entre le jour 36 et le jour 30. Dès que vous les recevrez, déballez soigneusement le contenu de toutes les boîtes.

Assurez-vous de ne jeter aucune boîte ni l’emballage. Il est important de conserver le tout dans un endroit sûr. À la fin du scrutin, vous allez devoir retourner tout le matériel dans les emballages originaux.

Dans l’équipement livré par IBM se trouve une enveloppe contenant la liste des pièces reçues ainsi que des étiquettes préadressées devant être apposées sur les boîtes à la fin de l’événement. Au moment d’ouvrir les boîtes, vérifiez que toutes les pièces sont présentes en comparant le contenu des boîtes à la liste. Utilisez la Liste de vérification (voir la section 2.3) pour vous assurer qu’il ne manque aucun élément.

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Réception de vos postes de travail

4 EC 10503 (06/09)

2.3 Liste de vérification

 2 moniteurs

 2 ordinateurs de bureau

 2 claviers

 2 souris

 4 cordons d’alimentation électrique

 2 blocs d’alimentation à prises multiples

 1 imprimante multifonction

 Accessoires de l’imprimante :

 1 cordon d’alimentation électrique

 1 cordon téléphonique

 1 cartouche de poudre d’impression

 1 câble USB pour relier l’imprimante à l’ordinateur

 1 paquet contenant la documentation

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Installation des postes de travail

EC 10503 (06/09) 5

Chapitre 3 – Installation des postes de travail

Ce chapitre décrit l’installation des deux postes de travail qui vous seront envoyés.

Seulement un des deux postes sera connecté à l’imprimante.

3.1 Installation des postes de travail

Pour installer un poste de travail :

1. Placez l’ordinateur, le moniteur, le clavier et la souris sur votre bureau. Ne placez pas l’ordinateur sur le côté ou à l’envers. Voici l’agencement recommandé.

Figure 1 Votre poste de travail

2. Connectez une extrémité (n’importe laquelle) du câble vidéo à l’arrière du moniteur et l’autre à l’arrière de l’ordinateur.

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Installation des postes de travail

6 EC 10503 (06/09)

Figure 2 Vue arrière d’un poste de travail

3. Connectez la prise bleue du câble des haut-parleurs à l’arrière du moniteur et la prise verte à l’arrière de l’ordinateur.

4. Connectez la souris puis le clavier aux ports USB situés à l’arrière de

l’ordinateur, tel qu’illustré. Assurez-vous de les brancher exactement dans ces ports et non dans ceux d’en avant ou même d’autres à l’arrière.

5. Connectez les câbles d’alimentation du moniteur et de l’ordinateur dans les appareils puis dans une source de courant.

6. Répétez les étapes 1 à 5 avec le deuxième poste de travail.

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Initialisation des postes de travail

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Chapitre 4 – Initialisation des postes de travail

Ce chapitre décrit les procédures ayant trait à l’initialisation des postes de travail qui vous seront envoyés.

4.1 Installation de l’image

Pour installer l’image vous aurez besoin du disque intitulé « Installation – Disque A ».

Ce DVD vous sera remis au début du scrutin.

Figure 3 Vue frontale d’un poste de travail Pour installer l’image :

1. Appuyez sur le bouton d’alimentation du moniteur pour le mettre en marche.

2. Appuyez sur le bouton d’alimentation de l’ordinateur pour le mettre en marche et commencez IMMÉDIATEMENT à appuyer sur la touche F12 du clavier, de façon répétée à intervalles d’environ une demi-seconde. Continuez jusqu’à ce que vous voyiez cet écran :

Figure 4 Écran de sélection du lecteur de démarrage

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8 EC 10503 (06/09)

3. Avant même d’entrer un choix, ouvrez le lecteur de disques en appuyant sur le bouton d’éjection du lecteur de disques et insérez le DVD intitulé

« Installation – Disque A ». Refermez le lecteur de disques en appuyant de nouveau sur le bouton d’éjection.

4. Appuyez sur la touche flèche vers le bas du clavier pour sélectionner la ligne qui contient les mots IDE CD: ATAPI DVD, puis appuyez sur Enter.

La ligne est sélectionnée lorsqu’elle apparaît en blanc.

5. Après quelques secondes, l’écran Acronis Rescue Media va apparaître.

Cliquez sur le bouton Acronis One-Click Restore.

6. L’écran de confirmation devrait alors apparaître. L’écran est en anglais

seulement mais en voici la traduction française. Cliquez sur Yes pour confirmer.

Figure 5 Fenêtre Confirmation

7. Une fenêtre vous demandera ensuite un mot de passe. Entrez le mot de passe d’installation, puis cliquez sur OK pour continuer.

Le mot de passe vous sera communiqué par votre directeur du scrutin.

8. L’installation de l’image commencera alors et un écran affichera la progression de l’installation pendant les quelque 25 prochaines minutes.

9. À la fin de l’installation, un écran de confirmation s’affichera. Cliquez sur le bouton d’éjection du lecteur de disque, enlevez le disque et refermez le lecteur de disque en appuyant une seconde fois sur le bouton d’éjection.

10. Cliquez sur Exit pour redémarrer l’ordinateur.

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4.2 Ajustement du moniteur

Les applications créées par Élections Canada sont prévues pour une résolution de 1024 x 768 pixels. Le moniteur préfère toutefois une résolution différente et va en avertir l’utilisateur à l’aide de messages à chaque démarrage.

Vous pouvez simplement appuyer sur le bouton Select du moniteur pour fermer ces avertissements. Pour prévenir la répétition de ces messages, vous pouvez

désactiver la notification du moniteur. Pour ce faire, veuillez vous référer aux étapes et à l’image suivante.

Figure 6 Configuration du moniteur Pour désactiver la notification du moniteur :

1. Appuyez sur le bouton Select du moniteur pour activer le menu de l’écran.

2. Appuyez 3 fois sur le bouton Moins du moniteur pour illuminer l’option Tools.

3. Appuyez sur le bouton Select du moniteur pour accéder au menu Tools.

4. Appuyez 3 fois sur le bouton Plus pour illuminer l’option Resolution Notifier.

5. Appuyez sur le bouton Select pour accéder au menu Resolution Notifier.

6. Appuyez sur le bouton Moins pour illuminer l’option Off.

7. Appuyez sur le bouton Select pour activer l’option Off.

8. Appuyez 4 fois sur le bouton Minus pour illuminer l’option Exit.

9. Appuyez sur le bouton Select pour activer l’option Exit et revenir au menu précédent.

10. Appuyez 2 fois sur le bouton Plus pour illuminer l’option Exit.

11. Appuyez sur le bouton Select pour activer l’option Exit et quitter le menu.

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4.3 Ouvrir une session sur un poste de travail

Pour ouvrir une session sur un poste de travail : 1. Veuillez lire l’avis légal avant de cliquer sur OK.

2. Cliquez sur English ou Français.

3. Entrez le mot de passe dans la zone blanche. Si vous ne connaissez pas ce mot de passe, demandez-le à votre directeur du scrutin (DS) ou à votre

coordonnateur de l’informatisation (CI).

4. Appuyez sur Enter ou cliquez sur la flèche verte.

4.4 Installation d’ECDocs

Après votre première connexion vous devez installer la dernière version d’ECDocs.

Le disque nécessaire sera inclus dans le paquet contenant le DVD d’installation envoyé par Élections Canada.

Pour installer ECDocs :

1. Insérez le CD-ROM ECDocs dans le lecteur de disques. À partir du menu Démarrer, cliquez sur Poste de travail.

2. Double-cliquez sur l’icône ECDocs pour commencer l’installation.

3. Un message de bienvenue apparaîtra alors. Sélectionnez la langue désirée, puis appuyez sur le bouton Installer.

4. À la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer.

5. Retirez le disque du lecteur.

6. Répétez les étapes 1 à 5 sur le second poste de travail.

Un raccourci sera placé sur votre bureau. Pour utiliser ECDocs, double- cliquez sur l’icône.

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Installation, configuration et utilisation de l’imprimante multifonction

EC 10503 (06/09) 11

Chapitre 5 – Installation, configuration et utilisation de l’imprimante multifonction

Ce chapitre vous donne les renseignements essentiels concernant l’imprimante multifonction.

5.1 Installer l’imprimante multifonction

Bien que vous disposiez de deux postes de travail, un seul sera connecté à

l’imprimante. Choisissez l’emplacement de l’imprimante pour répondre le mieux aux besoins du personnel du bureau puis suivez les étapes ci-dessous. L’imprimante devrait être située près d’une prise téléphonique murale pour minimiser la longueur des câbles.

Pour installer l’imprimante multifonction :

1. Placez l'imprimante près du poste de travail auquel vous voulez qu'elle soit connectée. Ne placez pas l'imprimante sur le côté ou à l'envers. Assurez-vous aussi qu'elle est assez proche du poste de travail afin que les cordons puissent y être connectés. L'installation suggérée est illustrée dans l'image ci-dessous.

Figure 7 Positionnement du poste de travail et de l’imprimante

2. Connectez la prise plate du câble USB à l’arrière de l’ordinateur dans le port du bas situé à l’extrême droite. Veuillez vous référer aux images ci-dessous, car il est important de brancher le fil dans le bon port. Connectez ensuite le bout carré du câble à l’arrière de l’imprimante.

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Figure 8 Connexion de l’imprimante

3. Connectez le fil téléphonique à l’arrière de l’imprimante, dans le port de droite.

Connectez l’autre prise du fil à la prise téléphonique murale dédiée à la réception et à l’envoi de télécopies.

Figure 9 Vue arrière de l’imprimante multifonction

4. Connectez le câble d’alimentation de l’imprimante à l’arrière de l’imprimante puis à une source de courant.

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5.2 Configuration de l’imprimante

Lorsque vous avez initialisé l’ordinateur, vous avez automatiquement installé les pilotes et le guide d’utilisation de l’imprimante (en format PDF). Le guide constitue un supplément d’informations détaillées sur l’installation et l’utilisation de l’imprimante.

Si vous désirez lire le guide d’utilisation, double-cliquez sur son icône sur le bureau.

Pour configurer l’imprimante :

1. Insérez la cartouche de poudre d’impression puis ajoutez du papier dans l’imprimante. Pour plus de détails à ce sujet, référez-vous au guide d’utilisation de l’imprimante.

2. Mettez l’imprimante en marche.

Vous êtes maintenant prêt à imprimer (section 5.5), à numériser (section 5.6), à envoyer et à recevoir des télécopies (section 5.3) ou à photocopier des documents (section 5.4).

5.2.1 Touches de configuration

Le tableau qui suit décrit les touches de configuration de l’imprimante.

Tableau 1 Touches de configuration de l’imprimante

Pour accéder au menu de configuration

Pour naviguer parmi les options d’un menu

Pour accéder à un sous-menu ou pour sélectionner une option en particulier

Pour revenir au menu précédent Pour quitter le menu de configuration

5.2.2 Changer la langue

Pour changer la langue de l’imprimante : 1. Appuyez sur Menu.

2. Sélectionnez « 0. Réglage Init. » (la dernière option de la liste), puis appuyez sur OK.

3. Sélectionnez « 0. Langue », puis appuyez sur OK.

4. Sélectionnez la langue désirée, puis appuyez sur OK.

5. Appuyez sur Exit.

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14 EC 10503 (06/09)

5.2.3 Configurer la date et l’heure

Pour configurer la date et l’heure de l’imprimante : 1. Appuyez sur Menu.

2. Sélectionnez « 0. Réglage Init. » (la dernière option de la liste), puis appuyez sur OK.

3. Sélectionnez « 2. Date/Heure », puis appuyez sur OK.

4. Utilisez les touches numériques et le bouton OK pour entrer l’année, le mois, la date et l’heure.

Vous devez utiliser le format 24 heures (1:00 pm = 13:00).

5.2.4 Configurer la taille du papier

L’imprimante possède un bac standard appelé Plateau 1 ainsi qu’un bac multiusage appelé Bac MP. Le bac standard devrait être rempli de papier de format lettre. Si jamais vous avez besoin d’un autre format, vous pouvez utiliser le bac multiusage.

Pour obtenir plus de détails concernant la taille ou le type de papier, l’utilisation du bac multiusage, le contraste et le changement d’échelle, consultez le guide

d’utilisation du manufacturier.

Pour configurer la taille du papier :

1. Insérez le papier désiré dans le bac. Déplacez les guides dans les encoches désignant la taille du papier inséré.

2. Appuyez sur Menu.

3. Sélectionnez « 1. Prog. Général », puis appuyez sur OK.

4. Sélectionnez « 3. Taille papier », puis appuyez sur OK.

5. Sélectionnez le bac à configurer « 1. Bac MP » ou « 2. Plateau 1 », puis appuyez sur OK.

6. Sélectionnez la taille du papier inséré, puis appuyez sur OK.

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5.3 Envoyer et recevoir des télécopies

Avant d’envoyer ou de recevoir des télécopies, assurez-vous qu’une extrémité du fil téléphonique est branchée dans l’imprimante et que l’autre est dans la prise

téléphonique dédiée au télécopieur.

5.3.1 Envoyer une télécopie Pour envoyer une télécopie :

1. Appuyez sur le bouton Fax de l’imprimante. Le bouton devrait s’illuminer en bleu, indiquant l’action effectuée lors de l’utilisation du bouton Start.

2. Placez le document face vers le haut dans l’alimentation automatique des documents ou face vers le bas sur le plateau de numérisation.

3. Appuyez sur les touches numériques pour entrer le numéro de télécopieur à rejoindre. N’oubliez pas le préfixe de signalisation (comme le 1 ou le 9) si votre bureau l’exige.

4. Appuyez sur Start pour commencer la numérisation.

L’appareil va alors numériser le document. Si vous avez utilisé l’alimentation

automatique, le document sera numérisé en entier puis sera télécopié tout de suite.

Si par contre vous avez utilisé le plateau de numérisation, le numériseur vous

demandera si vous désirez numériser une autre page. Utilisez les boutons fléchés et le bouton OK pour choisir entre « 1. Oui » pour numériser une autre page ou

« 2. Non (envoi) » pour télécopier le document numérisé.

Le télécopieur ne confirmera pas si la transmission a été envoyée avec succès ou non. Pour obtenir la confirmation, vous devez imprimer un rapport depuis le sous- menu Rapport. Pour plus de détails, consultez le guide du manufacturier.

5.3.2 Recevoir une télécopie

Comme vous utilisez une ligne dédiée à la télécopie, en autant que l’appareil soit sous tension, il recevra les télécopies automatiquement.

Normalement, vous garderez du papier de format lettre (8½″ x 11″) dans le bac standard. Si vous savez que la prochaine télécopie que vous recevrez sera en format légal (8½″ x 14″), et que vous désirez l’obtenir dans son format original ,vous pouvez mettre du papier en format légal dans le bac standard. Comme vous ne pouvez pas toujours savoir la taille d’une télécopie entrante, garder du papier de format lettre dans le bac standard est acceptable. L’imprimante réduira

automatiquement les documents de format légal pour qu’ils s’impriment sur du papier de format lettre. De cette façon, vous êtes certain de ne pas perdre d’information ou de manquer des télécopies.

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5.4 Photocopier des documents

Pour photocopier des documents :

1. Appuyez sur le bouton Copy de l’imprimante. Le bouton devrait s’illuminer en bleu pour indiquer l’action qui sera effectuée lors de l’utilisation du bouton Start.

2. Placez le document à photocopier face vers le haut dans l’alimentation automatique ou face vers le bas sur le plateau de numérisation.

3. Ajustez les options comme la taille du papier, le niveau de contraste et le changement d’échelle à l’aide des touches fléchées et du bouton OK.

4. Pour faire plus d’une copie du document, entrez simplement le nombre désiré à l’aide des touches numériques.

5. Appuyez sur Start pour commencer la photocopie.

5.5 Imprimer des documents

Votre imprimante peut imprimer n’importe quel document de format Word (.doc), Excel (.xls) ou PDF (.pdf) à partir des applications Microsoft Word, Microsoft Excel et Adobe Acrobat.

Pour imprimer un document :

1. Dans la barre de menu du programme, cliquez sur Fichier.

2. Dans le menu Fichier, cliquez sur Imprimer. La fenêtre Imprimer s’ouvrira.

Figure 10 Fenêtre Imprimer

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EC 10503 (06/09) 17

3. Cliquez sur le bouton Propriétés. La fenêtre Propriétés de l’imprimante s’ouvrira.

Figure 11 Fenêtre Propriétés de l’imprimante 4. Choisissez l’orientation de votre document.

5. Choisissez la taille et la source de papier appropriées.

6. Vérifiez que le papier placé dans le bac spécifié est de la taille choisie.

7. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre Propriétés de l’imprimante et revenir à la fenêtre Imprimer.

8. Entrez le nombre de copies désiré dans le champ Nombre de copies.

9. Cliquez sur OK pour imprimer le document.

Plusieurs autres options sont accessibles depuis ces fenêtres. Cliquez sur Aide dans la fenêtre des propriétés de l’imprimante pour obtenir plus de détails.

5.6 Numériser un document

Pour numériser un document :

1. Insérez le document face vers le bas sur le plateau de numérisation.

2. Double-cliquez sur Poste de travail sur votre bureau.

3. Double-cliquez sur Brother MFC-8860DN.

4. Double-cliquez sur Microsoft Scanner and Camera Wizard.

5. L’assistant de numérisation va démarrer. Cliquez sur Suivant.

6. Sélectionnez le type d’image désiré et la source du papier (Plateau).

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7. (Optionnel) Cliquez sur Aperçu. L’appareil numérisera l’image et montrera le résultat dans la partie droite de la fenêtre.

8. (Optionnel) En utilisant la souris pour déplacer le rectangle, ajustez la zone de l’image que vous désirez conserver.

9. Cliquez sur Suivant.

10. Entrez le nom, le format et l’emplacement désiré du fichier image.

11. Cliquez sur Suivant. L’appareil numérisera alors l’image et l’enregistrera dans l’endroit spécifié.

12. Cliquez sur Suivant, puis sur Terminer.

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Autres logiciels et documents sur vos postes de travail

EC 10503 (06/09) 19

Chapitre 6 – Autres logiciels et documents sur vos postes de travail

Vos postes de travail disposent de plusieurs logiciels préinstallés et sur disque :

 Logiciel de recherche des électeurs (voir le Chapitre 7 – Utiliser le Logiciel de recherche des électeurs)

 Microsoft Word

 Microsoft Excel

 Adobe Acrobat

 ECDocs (sur disque).

Cette section vous donnera un bref aperçu de Word, Excel, Acrobat et ECDocs.

6.1 Microsoft Word

Vous pouvez utiliser Word pour lire ou créer des documents composés principalement de texte, tels des lettres, listes et formulaires. Pour ouvrir ce programme, double-cliquez sur son icône située sur le bureau.

Si vous avez des questions concernant Word, cliquez sur Aide au bout de la barre de menus. Vous pouvez trouver de l’information grâce à la table des matières ou encore en utilisant la recherche par mots-clés.

6.2 Microsoft Excel

Utilisez Excel pour lire ou créer des documents composés principalement de nombres, tels des feuilles de calcul, des tableaux, des graphiques et des bases de données. Pour ouvrir ce programme, double-cliquez sur son icône située sur le bureau.

Si vous avez des questions concernant Excel, cliquez sur Aide au bout de la barre de menus. Vous pouvez trouver de l’information grâce à la table des matières ou encore en utilisant la recherche par mots-clés.

6.3 Adobe Acrobat

Utilisez Acrobat pour voir le contenu des fichiers PDF, que nous utilisons pour plusieurs manuels et formulaires. Acrobat s’ouvre en double-cliquant sur un document ayant l’extension .pdf. Ce n’est qu’un lecteur – vous ne pouvez pas modifier ce type de document.

Si vous avez des questions concernant l’utilisation d’Acrobat, cliquez sur Aide dans la barre d’outils du haut.

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Autres logiciels et documents sur vos postes de travail

20 EC 10503 (06/09)

6.4 ECDocs

ECDocs fournit un ensemble complet de documents opérationnels en format électronique à des fins de soutien en ce qui concerne les procédures, les calendriers, les formulaires et les listes de contrôle.

ECDocs s’ajoute aux versions imprimées afin d’offrir au bureau du directeur du scrutin les renseignements les plus à jour.

Cliquez sur cette icône afin d’afficher la page d’accueil qui vous permettra d’accéder aux manuels et aux formulaires utilisés dans le bureau du DS (y compris les

formulaires électroniques).

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Utiliser le Logiciel de recherche des électeurs

EC 10503 (06/09) 21

Chapitre 7 – Utiliser le Logiciel de recherche des électeurs

Le Logiciel de recherche des électeurs (LRE) contient une copie complète de la Liste électorale préliminaire pour toutes les circonscriptions. Les agents réviseurs utilisent le LRE pour trouver les électeurs et déterminer le type de transaction requis. Double-cliquez sur l’icône du LRE pour démarrer

l’application.

7.1 Validation de l’accès

La fenêtre Validation et accès s’affiche en anglais par défaut. Pour activer l’affichage en français, cliquez sur le bouton French.

Figure 12 Fenêtre Validation et accès

Tableau 2 Champs de la fenêtre Validation et accès Utilisateur Par défaut l’utilisateur est esu_gen.

Mot de passe Votre coordonnateur de l’informatisation vous remettra votre mot de passe. Ce mot de passe est sensible à la casse.

Standard Ne pas changer.

Annuler Pour quitter le programme.

OK Cliquez pour démarrer le LRE après avoir entré votre mot de passe.

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22 EC 10503 (06/09)

Ce message devrait apparaître, vous rappelant que les informations contenues dans le LRE sont hautement confidentielles.

Figure 13 Avis légal

Cliquez sur l’icône de la porte qui se ferme ou appuyez sur Enter pour démarrer l’application.

7.2 Déroulement d’une recherche simple

Le seul champ obligatoire est la Province. Comme dans plusieurs logiciels de recherche, un nombre minimal de critères entraîneront un grand nombre de

résultats. Pour sauver du temps et concentrer la recherche, essayez d’entrer le plus grand nombre de critères possible et utilisez le critère Égal.

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Figure 14 Écran de recherche principal du LRE Pour effectuer une recherche simple :

1. Sélectionnez la province.

2. Entrez le nom de famille ainsi que le prénom.

3. Sélectionnez le critère de recherche Égal.

4. Cliquez sur Recherche. Les résultats seront affichés selon l’ordre de recherche par défaut, qui est alphabétique par Nom de famille, puis par Prénom, puis par Autre nom.

Pour naviguer parmi les résultats, utilisez la barre de défilement verticale ou les flèches à droite des résultats de la recherche.

Les agents réviseurs DOIVENT suivre les procédures décrites dans le Manuel des agents réviseurs assignés à la révision sur papier (EC 40233), incluant quand et comment utiliser le LRE.

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7.3 Recherche dans plusieurs circonscriptions d’une même province

Vous pouvez chercher un électeur dans plusieurs circonscriptions en même temps, en autant qu’elles fassent parties de la même province.

Par exemple, Jean Untel, qui demeure dans la région de Montréal, se présente au bureau de révision pour savoir s’il est sur la liste. Montréal est divisé en plusieurs circonscriptions. Dans un cas comme celui-ci, où il n’est pas possible d’identifier la circonscription, il est préférable de chercher dans toutes les circonscriptions de Montréal à la fois plutôt qu’une par une ou encore que dans toute la province.

En utilisant l’outil de recherche dans les circonscriptions d’une province, la sélection suivante pourrait être faite pour obtenir de meilleurs résultats :

Figure 15 Écran Sélectionner les circonscriptions

Pour effectuer une recherche dans plusieurs circonscriptions de la même province : 1. Sélectionnez la province.

2. Cliquez sur Sélectionner les circonscriptions.

3. En maintenant enfoncée la touche Ctrl du clavier, sélectionnez la combinaison de circonscriptions désirée, puis cliquez sur OK. Les circonscriptions

sélectionnées apparaîtront alors dans la zone Circonscriptions sélectionnées dans l’écran de recherche principal.

4. Continuez en entrant les autres critères de recherche tels que nom de famille, prénom, etc.

5. Cliquez sur Recherche. Les résultats montreront les électeurs provenant des circonscriptions sélectionnées.

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7.4 Visionner les informations d’un électeur

Pour voir les détails d’un électeur en particulier, double-cliquez sur n’importe lequel des champs de la ligne de l’électeur. Cela fera apparaître la fenêtre Information de l’électeur.

Cette fenêtre est utilisée pour consultation seulement; aucune modification ne peut être effectuée.

Figure 16 Fenêtre Information de l’électeur

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7.5 Changer l’ordre d’affichage des résultats

Le tri par défaut du LRE affiche les électeurs par ordre alphabétique du nom de famille, puis du prénom, puis de l’autre nom.

Pour changer cet ordre, cliquez sur le bouton Trier. L’écran suivant est invoqué, affichant l’ordre par défaut.

Figure 17 Écran Triage Pour changer l’ordre du tri :

1. Cliquez sur un champ pour afficher la liste déroulante qui permettra de changer le champ servant au tri.

2. Le champ sera trié par ordre alphabétique et ascendant par défaut. Pour trier par ordre descendant, assurez-vous que la case à cocher Ascendant n’est pas cochée.

3. Pour ajouter un champ au-dessus de celui qui est présentement sélectionné, cliquez sur Insérer.

4. Pour ajouter un champ sous ceux affichés, cliquez sur Ajouter.

5. De plus, vous pouvez enlever un champ de la liste. Sélectionnez celui que vous désirez enlever et cliquez sur le bouton Supprimer.

6. Pour enregistrer vos préférences, cliquez sur OK.

Tri Ad hoc

Chaque colonne de la table des résultats de recherche peut être rapidement triée par ordre alphabétique ascendant ou descendant, simplement en cliquant sur

l’entête de la colonne. Chaque fois que vous cliquez sur l’entête, l’ordre sera inversé.

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Déplacer des colonnes

Vous pouvez déplacer les colonnes pour afficher les informations dans l’ordre le plus efficace pour votre recherche.

Pour déplacer des colonnes :

1. Cliquez sur l’entête de la colonne à déplacer.

2. Maintenez le bouton de la souris enfoncé pendant que vous déplacez la colonne vers son nouvel emplacement.

L’utilisation du bouton Effacer n’a aucun effet, ni sur l’ordre de tri, ni sur l’ordre des colonnes. Vos préférences seront retenues pour toutes les recherches subséquentes jusqu’à ce que vous fermiez le LRE ou la fenêtre de recherche principale.

7.6 Recherches de longue durée

Si par exemple la province est votre seul critère, la recherche prendra beaucoup de temps à s’effectuer. Le LRE affichera un message comme celui-ci :

Figure 18 Avertissement de recherche prolongée

Si vous répondez Yes, la recherche s’effectuera. Si vous répondez No, vous serez retourné à l’écran de recherche principal où vous pourrez entrer plus de critères de recherche.

Pour interrompre une recherche prolongée, cliquez sur le bouton Annuler. Cette demande de confirmation s’affichera alors :

Figure 19 Confirmation de l’annulation d’une recherche

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Si vous répondez Yes, la recherche sera interrompue et la table des résultats ne contiendra que les résultats trouvés jusqu’à ce point.

Si vous répondez No, les résultats continueront de s’accumuler jusqu’à la fin de la recherche ou jusqu’à ce que vous cliquiez sur Annuler de nouveau.

7.7 Techniques de recherche avancées

Selon la façon dont les noms ont été entrés dans la base de données, différentes approches peuvent être nécessaires pour trouver un électeur. Par exemple, Lécuyer et L’Écuyer sont considérés comme étant différents.

Lorsque vous utilisez l’option Égal, l’application effectue une comparaison caractère par caractère. Si vous utilisez Égal en cherchant les électeurs ayant D’amours comme nom de famille, vous ne trouverez pas les électeurs qui ont Damours comme nom de famille. La même chose se produit pour Boudreau et Boudreault, etc.

Ci-dessous vous trouverez des scénarios communs et des instructions sur la meilleure approche à suivre pour trouver les électeurs.

7.7.1 Noms partiels

La recherche de Parent en utilisant Égal ne donnera pas Parenteau comme résultat.

Par contre, l’utilisation de l’option Semblable donnera comme résultat tous les électeurs dont le nom commence par les lettres entrées.

Par exemple, utiliser Semblable avec Ouellet donnera la liste de tous les noms débutant par Ouellet, incluant Ouellet, Ouellette, etc.

7.7.2 Noms composés

Pour les électeurs ayant un nom composé, comme Tremblay-Caron, la meilleure approche est d’utiliser Semblable sur la première partie du nom composé puis, si la recherche échoue, d’effectuer une autre recherche Semblable mais sur la deuxième partie du nom composé cette fois.

Par exemple, pour trouver Yves Tremblay-Caron, commencez par une recherche Semblable avec Tremblay. Si la recherche échoue, faites une seconde recherche Semblable, cette fois avec Caron.

7.7.3 Accents

Pour les électeurs ayant des caractères spéciaux comme des accents, la meilleure approche est l’utilisation d’une recherche Égal avec les caractères spéciaux.

Si la recherche échoue, essayez Égal sans les accents.

Si cette recherche aussi échoue, il ne vous reste qu’à effectuer une recherche Semblable avec les caractères précédant le premier caractère spécial.

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Par exemple, la recherche de François débutera par une recherche Égal avec François, puis une autre Égal avec Francois, et finalement une Semblable avec Fran.

7.7.4 Apostrophes

Pour les électeurs ayant une apostrophe dans leur nom, le mieux est d’effectuer une recherche Semblable avec les caractères précédant l’apostrophe.

Par exemple, en cherchant D’arc, faites une recherche Semblable avec D. Comme vous obtiendrez énormément de résultats, n’oubliez pas que vous pouvez changer l’ordre de tri de chaque colonne en utilisant le bouton Trier.

7.7.5 Noms débutant par Mc ou Mac

Dans les cas où le nom de l’électeur ressemble à McLeod ou MacLeod, la meilleure approche est l’utilisation de Semblable avec Mc puis en cas d’échec, une autre recherche Semblable mais avec Mac cette fois.

La recherche Semblable de Mc va retourner tous les noms débutant par « Mc »,

« Mc avec un espace », « Mc- » , etc.

En cas d’échec, la recherche Semblable de Mac retournera quant à elle les noms débutant par « Mac », « Mac avec un espace », « Mac- », etc.

7.7.6 Saints

La meilleure approche pour les électeurs dont le nom débute par Saint, Sainte, St, Ste, St- etc. est l’utilisation d’une première recherche Semblable avec Saint puis d’une seconde Semblable avec St en cas d’échec.

Par exemple, pour trouver Saint-Denis, commencez par Semblable avec Saint.

Puis, en cas d’échec, effectuez une deuxième recherche Semblable mais avec St.

7.8 Effacer les résultats d’une recherche

Vous n’êtes pas obligé de cliquer Effacer pour effectuer une nouvelle recherche.

Cela est utile pour raffiner votre dernière recherche ou pour en effectuer une semblable.

En cliquant sur Effacer, la table des résultats ainsi que tous les champs des critères de recherche seront effacés.

Cliquer sur Effacer ne ramène pas l’ordre de tri par défaut. La seule façon de ramener l’ordre de tri par défaut est de fermer la fenêtre de recherche principale ou de redémarrer l’application.

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7.9 Menu d’aide

Un bref résumé de la marche à suivre pour effectuer une recherche de base est inclus dans le LRE. Pour y accéder, cliquez sur le menu Aide puis sur Sujet d’aide.

L’écran suivant sera affiché :

Figure 20 Écran d’aide à la recherche

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7.9.1 Informations sur la version du LRE et sur celle de la base de données des électeurs

Pour afficher l’écran d’information sur les numéros de versions, cliquez sur le menu Aide, puis sur À propos de.

Dans cet écran vous verrez le numéro de version du LRE, la date de création de la base de données des électeurs ainsi que le numéro de version de la base de données des électeurs installée sur votre poste.

Figure 21 Écran À propos du LRE

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Activités de fermeture

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Chapitre 8 – Activités de fermeture

Ce chapitre décrit les activités de fermeture.

8.1 Vidange des données

À cause de la nature confidentielle des informations stockées sur vos postes de travail, vous n’êtes pas autorisé à les démonter ou à les renvoyer à

Élections Canada avant d’en avoir effacé le contenu.

Ne suivez pas cette procédure avant d’en avoir eu l’autorisation explicite par Élections Canada.

Pour épurer les postes de travail :

1. Redémarrez le poste de travail et ouvrez votre session comme d’habitude.

2. Double-cliquez sur l’icône Poste de travail située sur votre bureau.

3. Double-cliquez sur Disque Local (D:).

4. Double-cliquez sur le dossier Cipher.

5. Double-cliquez sur Purge.

6. Le processus de vidange des données débute. Il est automatisé et ne requiert aucune intervention de votre part.

7. Le message suivant apparaîtra brièvement avant que le poste de travail ne se mette hors tension automatiquement. Lorsque le poste de travail sera hors tension, le processus de vidange des données sera terminé.

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Figure 22 Mise hors tension automatique

8. Répétez les étapes 1 à 6 pour le second poste de travail.

8.2 Emballage de l’équipement pour l’expédition

Tout l’équipement informatique doit être emballé dans les boîtes originales qui ont été fournies lors de la livraison et sur lesquelles vous appliquerez solidement les étiquettes de retour.

Assurez-vous d’enlever ou de noircir avec un crayon marqueur toute autre étiquette qui pourrait se trouver sur ces boîtes avant d`y coller les nouvelles.

Utilisez la Liste de vérification du matériel (voir la section 8.3).

1. Débranchez tous les équipements et les barres d’alimentation.

2. Mettez l’imprimante dans sa boîte d’origine ainsi que le cordon d’alimentation et le câble d’imprimante USB. Laissez la cartouche de poudre d’impression dans l’imprimante.

3. Placez le moniteur du premier poste de travail dans sa boîte d’origine ainsi que le cordon d’alimentation, la base et le câble du moniteur.

4. Placez le boîtier du premier poste de travail dans la boîte d’origine, la souris, le cordon d’alimentation pour l’ordinateur et la barre d’alimentation ainsi que la boîte contenant le clavier.

5. Répétez les étapes 3 et 4 pour le deuxième poste de travail.

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6. Scellez chaque boîte avec du ruban adhésif. Vous devriez avoir cinq boîtes au total :

 deux boîtes contenant chacune un ordinateur

 deux boîtes contenant chacune un moniteur

 une boîte pour l’imprimante.

7. Apposez les étiquettes de retour préadressées sur les boîtes. Chaque boîte de matériel doit être identifiée d`une étiquette.

8.3 Liste de vérification du matériel

Poste de travail :

 2 moniteurs

 2 ordinateurs de bureau

 2 claviers

 2 souris

 4 cordons d’alimentation électrique

 2 blocs d’alimentation à prises multiples Imprimante et accessoires :

 1 imprimante multifonction

 1 cordon d’alimentation électrique

 1 cordon téléphonique

 1 câble USB pour l’imprimante

 1 paquet contenant la documentation