PROCÉDURE D'ACHATS PROCEDURE CADRE DES ACHATS

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PROCÉDURE D'ACHATS

PROCEDURE CADRE DES

ACHATS

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PROCEDURE CADRE DES ACHATS

Siége Bonoumin:

Cocody Riviera Bonoumin Lot 1361 Island 101, Crossroad 2 Bulls, Abidjan, Ivory Coast +225 – 22 49 63 49 | info@cicables.ci

Local Attoban:

Cocody Riviera Attoban Derrière le 30è, Arrondissement de Police Abidjan, Côte d'Ivoire +225 – 22 51 07 00 | info@cicables.ci

Référence: PS2 – 01 Version: V1 Date: 28 / 07 / 2016 Page: 1/11

PROCEDURE CADRE DES ACHATS

Processus PS2 : GERER LES ACHATS

Processus PS2 : GERER LES ACTIVITIES FINANCIERES

Objet

Ce document présente les principes généraux et les documents de références qui dirigent l’organisation et la gestion des achats (services, fournitures et travaux) effectués par Côte d’Ivoire Câbles.

Domaine D’Application

Toutes les directions de Côte d’Ivoire Câbles.

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Local Attoban:

SOMMAIRE

I. DOCUMENTS DE REFERENCE, DOCUMENTS ASSOCIES ... 3

II. FAITS DECLENCHEURS / DONNEES D’ENTRÉE ... 3

III. DONNEES DE SORTIE ... 3

IV. PRINCIPES ... 3

V. ACTEURES ET RESPONSABILITE ... 5

VI. LA GESTATION DES FOURNISSEURS ... 9

VII. LA GESTIONS DE CONTRATS ... 9

VIII. LE DÉPARTMENT ACHATS ... 10

IX. NIVEAU DE RESPONSABILITE, INTERIM, DELEGATION DE POUVOIR ... 10

X. CLASSIFICATION DES ACHATS ... 10

XI. TABLEAU D’ACTIVITES DU DEPARTEMENT ACHATS ... 10

XII. LOGIGRAMME ... 11

XIII. DOCUMENTS RELATIFS A LA QUALITE ... 12

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Local Attoban:

DOCUMENTS DE REFERENCE, DOCUMENTS ASSOCIES

•

IPS2 « Gérer les achats »

•

FIPM2 « Gérer les activités financières »

•

PS2-02 « Procédure d’agrément et de gestion des fournisseurs »

•

Questionnaire de pré-qualification

•

Modèle demande d’appel d’offres

•

Modèle PV ouverture candidatures

•

Modèle PV analyse candidatures

•

Lettre rejet candidature

•

Lettre sélection candidature

•

Modèle PV ouverture offres

•

Modèles PV analyse offres

•

Lettre rejet offre

•

Lettre attribution offer

FAITS DECLENCHEURS / DONNEES D’ENTRÉE

•

Beson in achats

DONNEES DE SORTIE

•

Achat réceptionné

PRINCIPES

Demande de Soumission Écrite

•

Les demandes pour les achats de biens et/ou de services sont soumises par écrit à la Direction Achats et Financières, soit sous forme d’un mémorandum interne, soit en utilisant le formulaire de demande d’achat.

Les informations indiquées ci-dessous doivent être fournies pour toute demande d’achat:

o Spécifications techniques complètes pour une demande de biens ou o Cahier des charges détaillé pour les services demandés

o Délai de livraison prévu o Code budgétaire

o Signature du chef de projet ou de son suppléant et du demandeur

o

Liste de fournisseurs proposés (facultative)

•

Si le demandeur a déjà obtenu des offres compétitives, des copies de ces offres doivent être soumises avec la demande d’achat à la DFC qui pourra déterminer leur pertinence et leur acceptabilité.

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Local Attoban:

Cahier de Charges

•

Dans le cas d’une acquisition, l’énoncé des besoins devra se faire au moyen de descriptifs techniques génériques complets et sans ambiguïté. Les spécifications doivent être claires et suffisamment détaillées pour permettre aux fournisseurs de satisfaire au besoin énoncé et de se livrer une concurrence loyale. Dans la mesure du possible, le demandeur emploiera des descriptifs génériques. Si le produit recherché a été approuvé pour normalisation, le demandeur emploie les identifiants univoques généralement admis, tels que specifications types ou numéros de pièces et, si cela est opportun, des noms de marques pour indiquer le niveau de standard technique approuvé. Sauf dans le cas d’une normalisation approuvée, les spécifications ne doivent pas mentionner de marques, de numéro de catalogue ou de type de matériel d’un fabricant particulier, excepté lorsque cela est nécessaire pour garantir d’inclusion d’un modèle essentiel particulier ou d’une caractéristique particulière de fonctionnement, de construction ou de fabrication. En de tels cas, les références devront être suivies des mots « ou équivalent », ainsi que des critères permettant de déterminer l’équivalence.

Actions Prises Au Sein de la DFC

•

Une fois la demande complète reçue et corrigée, la DFC entreprend toutes les actions nécessaires compte tenu du montant estimé de l’engagement financier de CIC et de la nature de la demande.

•

Les procédures applicables sont déterminées en fonction du montant de la demande d’achat. A cet égard, il est important de souligner qu’une demande d’achat peut être le résultat d’un simple achat ou d’une série d’achats reçus durant la période du contrat ou durant l’année civile. La DFC identifie si les achats sont relatifs à des achats plus anciens. S’ils le sont, la DFC entreprend les actions appropriées résultant d’un montant groupé de ces achats.

•

Les procédures d’appel d’offres peuvent être formelles ou informelles. Dans le cas d’une procédure formelle, les fournisseurs potentiels sont invités par notifications directes qui leur indique qu’une annonce a été publié dans le journal officiel. Dans le cas d’une procédure informelle, les procédures décrites dans les paragraphes suivants ci-dessous seront appliquées

Demandes d’achats n’excédant pas 5 000 000 FCFA

•

Pour les achats de biens et/ou de services dont le montant n’excède pas 5 000 000 F CFA, la commande peut être effectué directement auprès du fournisseur le plus habilité à y répondre; à condition que le total des paiements effectués à un même fournisseur pour des achats similaires sur une période d’une année civile n’a pas atteint ou dépassé 15 000 000 FCFA. Si le montant a été dépassé, trois offres seront obligatoires.

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Local Attoban:

Demandes d’achats de plus de 5 000 000 FCFA

•

Pour les demandes d’achat dont le montant estimé dépasse 5 000 000 F CFA, les soumissionnaires sont invités de manière formelle, soit par le biais d’un appel d’offre restreint, soit par un appel d’offre ouvert international.

1. Appel d’offre restreint: un appel d’offres est adressé à plusieurs fournisseurs remplissant les conditions requises (assez pour obtenir au moins trois offres).

Ou

2. Appel d’offre international ouvert: un appel d’offres est adressé directement aux foumisseures qui répondent à l’annonce, ou aux fournisseurs remplissant les conditions requises à la suite d’un appel international ouvert à manifestation d’internet.

Lorsqu’un appel d’offres formel est lance, qu’il s’agisse d’un appel d’offres restraint ou d’un appel d’offres international ouvert, une des deux procedures d’appel d’offres ci-après est suivie selon la nature de la demande:

o L’invitation à soumissioner est employée à l’acquisition de biens et de services standards; les biens ou services recherchés sont définis de manière précise ou utilisés régulièrement;

o L’appel à propositions est employé pour les opérations d’achat pour lesquelles il n’est pas possible de fournir des spécifications techniques qui décrivent

ACTEURES ET RESPONSABILITE

Etapes Entrées Activités Clés Resp&

Autorité Clé

Sorties / Livrables

Clés

Contrôle Clé Moyens

ACQUISITION DU VEHICULE

1

Besoin Expression de Besoin

• Rédige le cahier de charges

• Réalise le dossier technique et le retour sur investissement

• Procède à l’analyse technique des offres avec le soutien de l’acheteue

• Prépare le comité de dépense et d’investissement

Prescripteur (A) Cahier de charges rédigé Offres analysées Comité de dépense et d’investisseme nt préparé

Cahier de charges

2

Cahier de charges rédigé Offres analysées Comité de dépense et d’investissement préparé

Analyse et Validation du Prescripteur

• Validé les dossiers du prescripteur

• Validé le cahier des charges techniques

• Validé les devis

• Validé les contrats

Directeur Opérationnel (RA)

Cahier de charges validé Devis validés Contrats validés

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Local Attoban:

Etapes Entrées Activités Clés Resp&

Autorité Clé

Sorties / Livrables

Clés

Contrôle Clé Moyens

3

Cahier de charges validé Devis validés Contrats validés

Validation de la direction financière

• Vise les lettres d’intentions de commande et les contrats

• Vise les devis et proforma

• Dèfinit les conditions générales de paiement des fournisseurs Validation de la direction financière

• Montant inférieur à 5 000 000 FCFA (ètape 4)

• Montant supérieur à 5 000 000 FCFA (ètape 5)

Direction Financière et comptable (RA)

Lettres d’intentions de commandes et contrats visés devis et proforma visés

4 ^{Bon de}commande validé

• Vérifie la validation de la proforma par la direction Achat et/ou le responsable achats et le responsable du prescripteur

• Lance des consultations directes par mail selon les besoins de’activité et selon les seuils définis

• Propose de choix du fournisseur mieux disant au prescripteur, en accord avec la direction achats et/ou le responsable achats

• Fait valider la fiche de consultation avec la liste des fournisseurs à consulter avant tout appel d'offres et/ou consultation directe

• Transforme la demande d'Achats en Bon de commande

• Transmet le Bon de commande au fournisseur avec copie au prescipteur

Service achat (A)

Responsable du prescripteur (I)

Proforma vérifié Consultation lancée Fournisseur

5

Comité d'Achat

• Envoie les appels d'offres / consultations sous format électronique et de la vérification de leur bonne réception (accusé de réception électronique

• Réceptionne les appels d'offres/consultations

• Effectue l'examen des chiers de charges en vue de définir le stratégie d'achat et de consultation de certains projets stratégiques

DG(RA) Direction des Opérations / Achat / Direction Financier / Départment Qualité / Responsable prescripteur de l'achat Examiné (A)

Critères de sélection des fournisseurs sont basés sur le spectre des risques encourus Opérationnels:

qualité de la prestation fonctionnelle et technique ; Financiers:

modalités de paiement ; Contractuels:

respect des termes des contrats ou conventions

PV Comité d'achat

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Local Attoban:

• Effectue l'adjudication selon les montants définies par commodités

▪ Validé (etape 6)

▪ Non validé (fin)

sociaux et environnement aux et le respect des règles de l’OIT ; Economiques : maitrîse des dépenses engagées et la transparence du choix des fournisseurs

Proform Vérifié Consultation

• Reçoit le bon de commande par le département Achats ou le responsable Achats

Lancée Fournisseur Proposé Fiche de Consultation Validé

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Local Attoban:

Acteurs Responsabilités

Direction Achat et Financière

▪ Est garant de l’optimisation de la négociation avec les fournisseurs

▪ Assure le management et l’optimisation du fonctionnement du département achats

▪ Valide les décisions d’attribution jusqu’à 5 000 000 FCFA pour tous les achats Signe les BC jusqu’à 5 000 000 F CFA

▪ Assure l’intérim du DAL selon les délégations définies

▪ Prépare et présente les dossiers de comité Achat

▪ Siège au comité achat

Service Administration des achats

▪ Assiste les directions opérationnelles dans la préparation des comités achats

▪ Recherche les fournisseurs référencés locaux dans les bases de données

▪ Lance des consultations directes par mail selon les besoins de l’activité et selon les seuils définis

▪ Fait valider la fiche de consultation avec la liste des fournisseurs à consulter avant tout appel d’offres et/ou consultation directe Lance des consultations directes par mail selon les besoins de l’activité et selon les seuils définis

▪ Est responsable de l’envoi des appels d’offres/consultations sous format électroniqe et de la vérification de leur bonne réception (accusé de réception électronique)

▪ Propose le choix du fournisseur mieux disant au prescripteur, en accord avec la direction achats et/ou le responsable achats

▪ Procède aux analyses comparatives des offres fournisseurs et des prix avec le prescripteur

▪ Participe à la préparation et au dépouillement des appels d’offres et traite les litiges fournisseurs

▪ Enregistre le dossier d’achats venant de l’acheteur

▪ Vérifie la validation de la proforma par la direction Achat et/ou le responsable achats et le responsable du prescripteur

▪ Transforme la demande d’Achats en Bon de commande

▪ Transmet le Bon de commande au fournisseur avec copie au prescripteur

▪ Participe à l’évaluation de la performance des fournisseurs

▪ Prépare le comité d’achat

▪ Elabore le reporting mensuel des délais de traitement des demandes d’achat et des bons de commande

▪ Assure la publication du tableau de bord du département achats et la remontée des informations auprès du responsable achats et directions. Tient à jour le dossier de référence évaluation et habilitation des fournisseurs et notamment les attestions d’assurances professionnelles

▪ S’assure de la conformité du dossier achats selon les règles en vigueur

▪ Vérifie que les signatures apposées sur les divers’ documents sont identifiables et conformes aux règles de gestion

▪ Classe, assure la conservation et l’envoi pour archivage des dossiers fournisseurs, contrats et appels d’offres

Département Financier

▪ Valide le montant de l’engagement par rapport au budget disponible

▪ Assure la création des fournisseurs

▪ Définit les conditions générales de paiement des fournisseurs

▪ Est en charge du paiement des factures des fournisseurs en liaison avec la

▪ Département Achats et Logistique Siège au comité dépense/investissement et comité achat

Responsable Achats

▪ Définit avec le département Achats la politique d’Achats générale

▪ Adapte avec le département Achats, les conditions spécifiques contractuelles dans le cadre des consultations à effectuer afin de garantir les intérêts de l’entreprise et l’optimisation des achats.

▪ Valide les décisions d’attribution à partir de 5 000 000 FCFA pour tous les achats sur proposition du département Achats

▪ Valide les lettres d’intention de commande et les contrats avant signature DG

▪ Signe les bons de commande et les contrats selon les délagations données

▪ Siège au comité achat

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Local Attoban:

Acteurs Responsabilités

Direction Générale ▪ Signe tous les contrats et les lettres d’intention de commande pour CIC

Fornisseur

▪ Est consulté dans le cadre d’un besoin d’achat ou d’un appel d’offres

▪ Reçoit le cahier de charges par courrier électronique avec accusé de réception

▪ Fournit tous renseignements au prescripteur et à l’acheteur sur ses produits ou son offre

▪ Reçoit le bon de commande par le département Achats ou le reponsable Achats 

▪ Valide, paraphe et signe le contrat le liant à CIC

▪ Est responsable de l’enregistrement légal du contrat signé avec CIC

▪ Remet à CIC un exemplaire du contrat signé

N.B : Il peut exister des validations en circulation par mail du comité dépense/investissement et comité achat en cas d’impossibilité de réunion physique.

LA GESTATION DES FOURNISSEURS

LA GESTIONS DE CONTRATS

Définir le plan d’achats. Tester les échantillons produits lors des pré-qualifications fournisseurs. Communiquer les résultats du Sourcing. Finaliser la mise à jour des contrats avec un système de suivi de la relation

fournisseurs. Effectuer des réévaluations périodiques.

Facteurs clés de succès: Collecte des données périodiques suivies d’analyses.

Les fournisseurs sont créés par DF sur proposition de l’acheteur du domaine validée par DAL

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Local Attoban:

LE DÉPARTMENT ACHATS

Le département Achats, sous la responsabilité du responsable Achats et dans le respect des plans stratégiques, des lettres respectives d’orientation annuelle du Directeur Général de CIC et en conformité avec la politique Achats de l’entreprise, assure:

▪ La définition et la gestion de la politique Achats de CIC

▪ Le respect des procédures Achats

▪ L’optimisation des expressions de besoins

▪ La remontée des informations tant au niveau de chacune des directions CIC

NIVEAU DE RESPONSABILITE, INTERIM, DELEGATION DE POUVOIR

Les responsabilités énoncées au tableau des acteurs et responsabilités ne peuvent être déléguées que par un écrit dûment validé par le directeur de la direction concernée. (Note d’intérim directeur, chef de département)

L’intérimaire dûment désigné par notification écrite de son directeur est reconnu comme se substituant totalement à son directeur pendant la période désignée sauf indication particulière limitant son champ d’actions et responsabilités.

CLASSIFICATION DES ACHATS

Classification des achats selon le code en annexes

TABLEAU D’ACTIVITES DU DEPARTEMENT ACHATS

Les activités du département Achats font l’objet d’un suivi mensuel. Ce suivi est repris sous forme d’un tableau de bord et diffusé mensuellement selon le niveau d’information au Comité de direction

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Local Attoban:

LOGIGRAMME

Commandes Supérieures à 5 000 000 FCFA

Activités Acteurs Commentaires / Livrables

Achteurs

Devis signé par le Directeur + Cachet validation du comité achats selon les seuilsdéfinis Prescripteur

Gestionnaire de Commande

Délai = 1⁄2 j par acteur

Si engagé+ dépenses réelles>

budgété = blocage de la commande. Un mail sera envoyé au directeur opérationnel. La DA est débloquée par la DF après

vérification de la bonne imputation ou approbation du

dépassement.

Délai= 1⁄2 j par acteur Responsable de

Départment

DF (Contrôle de gestion)/ chef du

dpt. Achat

Responsable de Départment

Responsable Achat Délai = 1 j

Gestionnaire de

Commande Délai= 1⁄2 j

Prescripteur

Comptabilité Consultation des Fournisseurs

Saisie de DA valorisée

Transformation de en Commande

Dépassement

du budget? Validation

Directeur OUI

Validation OK?

Approbation de la Commande OK

FIN NOK Impression du bon de Commande

Signature du bon de Commande

Remise du bon du Commande au Fournisseur

Saisie date de remise du bon de Commande

Réception de la Livrasion

Saisie de la Livrasion

FIN

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Local Attoban:

DOCUMENTS RELATIFS A LA QUALITE

Référence Désignation Responsable Classement

Durée de Classement

Responsable Achivage

Durée d'archivage PS2 - 01 -

01 ERQ01

Catalouge des

fournisseurs DAF 13 mois Services Archives 2 ans

PS2 - 01 -

01 ERQ02 Catalouge des articles DAF 1 an Dept. Achats 2 ans

PS2 - 01 - 01 ERQ03

Bordrereau de Livraison

Dept. Achats of

Direction Cliente 1 an Responsable des

stocks 2 ans