Paramétrages du démarrage pour les Centres de vaccination >
Production Doclr
17/02/2021
Agenda
1. Accès à la production Doclr
2. Vérifier / compléter les paramètres de fonctionnement 3. Ajouter des salariés en tant qu’utilisateurs
4. Vérifier les types de rendez-vous
5. Mise en place d’un schéma de vaccination
6. Mise à disposition des créneaux horaires par le biais des horaires de travail
7. Inviter des personnes via la prise en charge des patients
2
Centre de vaccination Employés
3
Questions sur l'utilisation de
Ordinateurs Réseaux
Wifi Scanners de codes-barres
Consulter la documentation et du matériel de formation
https://covid.aviq.be/fr/vaccination-covid-19-informations- destination-des-professionnels
https://vaccincovid.doclr.be/
Support@doclr.be
Contactez le Service Desk DOCLR
VOUS AVEZ BESOIN D'UN SOUTIEN INFORMATIQUE ?
Contactez-moi
Contact informatique
Ou responsable de centre
Étape 1 : Accéder à Doclr
PRODUCTION
Accès à l'environnement de production
5
1. Recevoir le courrier électronique
d'inscription 2. Définir le mot de passe 3. Se connecter
Adresse e-mail Mot de passe
Code à 6 chiffres que vous recevez par SMS Vendredi, le directeur du centre
recevra un courriel d'instruction de support@doclr.be.
Le premier utilisateur reçoit un courrier électronique lui
demandant de créer un mot de passe.
URL de production
6
https://centrevaccin.doclr.be/login
Environnement test : BANNIÈRE
ROUGE Environnement de production : BANNIÈRE
BLEUE
TEST PRODUCTION
Étape 2 : Examiner/compléter
les informations pratiques
Informations pratiques
8 Sélectionnez les informations
pratiques
Informations pratiques - Paramètres du cabinet
9 Sélectionnez les paramètres du
cabinet
Veillez à ce que tous les champs obligatoires soient remplis, sinon vous ne pourrez pas enregistrer les données.
L'agenda est-il accessible aux patients ?
Vous souhaitez faire passer un message aux patients ? (réglé sur
Oui par défaut)
Le message est vide par défaut
Informations pratiques -
Paramètres de rendez-vous
10 Veillez à ce que tous les champs obligatoires soient remplis, sinon vous ne pourrez pas enregistrer les données.
Sélectionner les paramètres de rendez-vous
Informations pratiques -
Paramètres de rendez-vous
Veillez à ce que tous les champs obligatoires soient remplis, sinon vous ne pourrez pas enregistrer les données.Nombre d'heures avant le rendez-vous ou le patient peut annuler
Jusqu'à combien de minutes avant un rendez-vous un patient peut réserver
Heure à laquelle les rendez-vous sont fixés pour "libérer le jour", libérer
Laissez cette option sur "non".
Si l'on limite les rendez-vous à l'avenir, combien de semaines
Informations pratiques -
Paramètres de rendez-vous
Possibilité de rediriger le patient vers le site web choisi après avoir pris rendez-
vous
Veillez à ce que tous les champs obligatoires soient remplis, sinon vous ne pourrez pas enregistrer les données.
Informations pratiques - Coordonnées
Sélectionnez les coordonnées de contact
Informations pratiques - Coordonnées
Veillez à ce que tous les champs obligatoires soient remplis, sinon vous ne pourrez pas enregistrer les données.
Toutes les données de cet onglet seront incluses dans le courriel d'invitation au citoyen.
Vérifiez si ces coordonnées (pré- remplies) sont correctes pour votre centre de vaccination
Si vous n'avez pas (encore) votre propre numéro : 02 713 87 00 Si vous n'avez pas de site web propre : laatjevaccineren.be Nom du centre de vaccination
Rue, numéro, boîte, code postal et ville du centre de vaccination
Numéro de téléphone du centre de vaccination Site web du centre de
vaccination
Informations pratiques – Paramètres visuels
Sélectionnez les paramètres visuels
Informations pratiques – Paramètres visuels
Cette option vous permet de contrôler l'aspect de l'emploi du temps de votre centre
Veillez à ce que tous les champs obligatoires soient remplis, sinon vous ne pourrez pas enregistrer les données.
1 ligne de l'ordre du jour couvre 10min (2 plages
horaires de 5min)
Informations pratiques –
Paramètres de vaccination
Sélectionnez les paramètres de vaccination
Informations pratiques –
Paramètres de vaccination
Cette fonction n'est plus applicable. Laissez ces valeurs comme indiqué ici (par défaut dans Doclr).
Étape 3 : Ajouter des employés en tant qu'utilisateurs
- Accès individuel, par nom
- Accès collectif, comptes communs
Ajouter d'autres utilisateurs
Sélectionnez les utilisateurs.
Ajouter d'autres utilisateurs
Cliquez sur le bouton "nouvel utilisateur" pour ajouter un utilisateur.
Remplir les données personnelles du nouvel utilisateur.
Sélectionnez la fonction souhaitée.
Cliquez sur "ajouter".
Fonctions / Rôles dans Doclr
Responsable du centre, gestionnaire du programme,
reponsable médical Personnel d’accueil, expert
pharmaceutique et
gestionnaire de population Employé du centre d’appels,
Preneur des plaintes, Vaccinateurs
- Ajustez les paramètres
- Modifiez les types de rendez-vous, les horaires de vaccination et les horaires de travail
- Consultez les statistiques
- Invitez des personnes via la gestion des patients - Consultez l’agenda (passé, présent, futur) - Utilisez le kiosque
- Ajoutez des collaborateurs en tant qu’utilisateur
- Consulter / modifier l’agenda (présent et futur)
- Utiliser le kiosque
Attention ! Veillez à ne pas accorder l’accès à un trop grand nombre de personnes (RGPD))
Fonctions / Rôles dans Doclr
Étape 4 : Modifier les types de
rendez-vous
Définir / Modifier les types de rendez vous
SélectionnezTypes de rendez-vous.
Définir / Modifier les types de rendez-vous
Choix de 3 types de vaccins : - Covid-19 AstraZeneca - Covid-19 Moderna - Covid-19 - Comirnaty
Préréglé à 3 min.
Les types de rendez-vous préréglé dans Doclr.
Vous n’êtes pas obligé de créer ces paramètres vous mêmes.
Assurez-vous que le type de vaccin est toujours
selectionné correctement.
Visible pour les patients ?
Peut être citoyen / référent.
A remplir par les patients ?
Envoyez la confirmation au patient par e-mail ?
Laissez les valeurs sur “oui”.
Étape 5 : Schéma de
vaccination. Réglables
Ajuster le schéma de vaccination
SélectionnezLes vaccinations.
Schéma de vaccination pour les 2 premières semaines
Les règles sont correctement définies par défaut.
Les infos dans ces champs sont visibles du public.
Nom du vaccine, description et URL.(par ex.
https://covid.aviq.be/fr/vaccination)
Étape 6 : Mettre à disposition des créneaux horaires
• Établir un calendrier de travail pour les premières semaines
Méthode suggérée
(exemple pour 1 ligne en partant du 23/02)
Semaine1 Semaine2 Semaine3 Semaine4 Semaine5 Semaine6 Semaine7 Semaine8 Semaine9 Semaine10 Semaine11 Semaine12 Semaine13 Semaine14 Semaine15 …
Créneau pour la première semaine
En attente de livraison et de clarté sur l'évolution de l’opération
Créneauen fonction du 2ème vaccin
Méthode suggérée
(exemple pour 1 ligne en partant du 23/02)
• Avec un créneau connu pour la 2ème semaine.
Par exemple, pour les changements de réservation, ou lorsque la livraison est déjà connue ou encore lorsqu’une prochaine série de premières vaccinations peut être réservée.
Semaine1 Semaine2 Semaine3 Semaine4 Semaine5 Semaine6 Semaine7 Semaine8 Semaine9 Semaine10 Semaine11 Semaine12 Semaine13 Semaine14 Semaine15 …
Créneau pour la première semaine
Créneau pour la semaine suivante
En attente de livraison et de clarté sur l'évolution de l’opération
Créneauen fonction du 2ème vaccin
Programmer un créneau
SélectionnezCréneau.
SélectionnezNouveau Créneau.
Programmer un créneau – exemple en partant du 23/02/2021
Créneaux Semaine 1, pour 20 rendez-vous
Sélectionnez23/02.
Programmer un créneau pour ligne 1 – exemple en partant du 23/02
Créneaux Semaine 1
Sélectionnezla ligne 1
Programmer un créneau – exemple en partant du 23/02 Créneaux Semaine 1
Entrez les créneaux horaires pour le mardi
(23/02/2021).
Programmer un créneau – exemple en partant du 23/02 Créneaux Semaine 1 – définir le nombre ou temps
SélectionnezAstrazeneca 1.
Choisissez la durée et le nombre de rendez-vous.
Choisissez l’heure du début.
Choisissez l’heure de fin.
38
Programmer un créneau – exemple en partant du 23/02
Créneaux Semaine 1 - Résultat
Programmer un créneau – exemple en partant du 23/02 Créneaux Semaine 1
20 créneaux disponibles le vendredi.
Jusqu'à ce qu'un nouveau créneau soit créé, le créneau actuel sera récurrent. Ainsi, chaque vendredi,
il y aura 20 créneaux disponibles pour AZ 1.
40 20 créneaux disponibles le vendredi.
Programmer un créneau – exemple en partant du 23/02
Créneaux Semaine 1
Programmer un créneau – exemple en partant du 01/03/2021 Créneaux Semaine 2
Pour la semaine du 01/03 nous souhaitons ouvrir des créneaux.
Programmer un créneau – exemple en partant du 01/03/2021 Créneaux Semaine 2
La semaine 2 commence le lundi 01/03/2021
Programmer un créneau – exemple en partant du 01/03/2021 Créneaux Semaine 2
Saisissez les créneaux horaires du lundi (01/03/2021).
Programmer un créneau – exemple en partant du 01/03/2021
Créneaux Semaine 2
Programmer un créneau – exemple en partant du 01/03/2021 Créneaux Semaine 2
20 créneaux horaires disponibles le lundi 01/03/2021.
Jusqu'à ce qu'un nouveau calendrier soit établi, cela continuera. Ainsi, chaque lundi, 20
créneaux horaires seront disponibles pour AZ 1.
Vous pouvez utiliser le "calculateur de date" pour calculer la date à laquelle le deuxième vaccin devra
être réalisé.
Programmer un créneau - exemple à partir du 23/02/2021
Créneaux semaine 12
Recopier le même créneau horaire pour plusieurs jours
Vous pouvez copier le jour de la semaine sur les autres jours pour remplir une semaine
avec les mêmes créneaux.
Recopier le même créneau horaire pour plusieurs jours
Les créneaux du lundi sont copiés sur ceux du mardi-vendredi.
Ce programme de travail se poursuivra toutes les semaines après la semaine du 10/05/2021, jusqu'à ce qu'un nouveau
programme de travail soit établi.
Étape 7 : Inviter la population via
prise en charge des patients
Inviter la population
Sélectionner gestion des patients.
Inviter la population
Inviter la population pour le mardi 23/02/2021
Choisissez 80 invitations.
Choisissez AstraZeneca.
Sélectionnez commencer le 23/02/2021.
Choisissez Oui.
Choisissez Oui.
Inviter la population pour le mardi 23/02/2021
Après un téléchargement réussi, les données du patient seront affichées ici.N'enlevez pas les gens d'ici
! Vous ne pouvez pas les réinviter.
