Parc National W - Bénin
Alfakoara, B.P:75 Kandi, Bénin www.africanparks.org
TERMES DE REFERENCES POUR LE RECRUTEMENT D’UN PRESTATAIRE POUR LA GESTION DU RESTAURANT DES RANGERS DU PARC NATIONAL W BENIN
1- Contexte
African Parks est une organisation à but non lucratif qui assume la responsabilité directe de la réhabilitation et de la gestion à long terme des parcs nationaux, en partenariat avec les gouvernements et les communautés locales. En adoptant une approche commerciale de la conservation, soutenue par le financement des bailleurs de fonds, African Parks vise à rendre chaque parc durable à long terme, contribuant ainsi au développement économique et à la réduction de la pauvreté.
Dans le but d’assurer la restauration quotidienne de son personnel rangers, African Parks lance un appel à manifestation d’intérêt pour le recrutement d’un prestataire.
2- Objet du marché
Le présent marché porte sur la réalisation d’une prestation dans le domaine de la restauration collective pour le personnel rangers du Parc National W. Il sera conclu avec un fournisseur unique.
Tous les jours, sans distinction des week-end et jours fériés, le prestataire devra assurer 3 repas (Petit- déjeuner, déjeuner et diner) par jour pour une moyenne de 30 personnes dans des locaux (cuisine et restaurant) qui lui seront mis à disposition à titre gracieux par la direction du parc et qu’il devra équiper.
Le prestataire pourra également être sollicité pour des prestations particulières ou occasionnelles.
Il est à noter que le restaurant sera à l’usage exclusif du personnel ranger du parc. Cependant, des visiteurs pourront être autorisés à y accéder et devront bénéficier des mêmes tarifs offerts par le prestataire. Tout abus constaté ou signalé sera sanctionné
3- Obligations du prestataire
3.1- Equipement des locaux mis à disposition
Le prestataire devra présenter dans son offre les matériels de cuisine et de restauration dont il se servira pour sa prestation et avec lesquels il équipera les locaux qui lui seront mis à disposition après un état des lieux. Il s’agira entre autre de blocs de cuissons, de four, d’armoire frigorifique, de congélateur, moulin à épices, couverts etc.
Les équipements amenés par le prestataire demeureront sa propriété pendant et après la durée de l’exécution du marché. Il lui reviendra d’en assurer la maintenance et la réparation.
3.2- Approvisionnement
Le prestataire devra s’approvisionner de préférence sur les marchés locaux et avec des produits frais.
En tenant compte du temps limite de conditionnement des denrées périssables, il devra s’approvisionner en quantité pour limiter les couts d’approvisionnement et garder la fraicheur des produits (maximum une semaine). Il devra veiller à un approvisionnement en produits de qualité, respectant les normes d’hygiène.
3.3- Préparation des repas
Le prestataire s’assurera de la bonne préparation des 3 repas journaliers en quantité et en qualité. Ces repas devront être variés, appétissants, bien présentés et leurs apports nutritionnels doivent être conformes aux normes. L’usage excessif des bouillons de cuisines ne sera pas accepté.
Le prestataire s’assurera que les repas sont préparés dans un cadre respectant les normes d’hygiène et de sécurité.
Le prestataire s’assurera que les repas sont prêts et servis aux heures convenues.
3.4- Calendrier des prestations horaires
Le restaurant sera ouvert tous les jours sans distinctions de week-end et de jours fériés de 6h45 à 21h00.
Le petit déjeuner devra être proposé à 7h00, le déjeuner à 12h00 et le diner à 19h00. Le non-respect de ces horaires sera considéré comme une faute et pourrait entrainer une mise en demeure du contrat.
Ces horaires indiqués sont susceptibles d’être modifiés à tout moment par la direction du parc.
3.5- Composition des menus
Une planification hebdomadaire des mets sera faite avec le comité de suivi et sera rendue publique tous les dimanches. Cette planification devra être scrupuleusement respectée. La composition des menus sera arrêtée de concert entre les deux parties, tout en tenant compte de la saisonnalité des produits et de leur incidence sur le budget disponible. Les menus devront être suffisamment variés et répondre aux normes en termes de qualités gustatives et nutritives. Tous les déjeuners et diners doivent être accompagnés de protéines animales. Une boisson doit être proposée au déjeuner. La vente de boissons alcoolisée est interdite sauf en cas de dérogation.
3.6- Entretien des locaux
Le prestataire est entièrement responsable du nettoyage et de l’entretien de façon continue des équipements et du matériel ainsi que des locaux du restaurant. Le restaurant devra être mis au propre après les repas. Le prestataire devra pour ce faire utiliser du matériel et des produits de nettoyage conforme aux normes applicables et compatibles avec les équipements. Le prestataire est entièrement responsable de la lutte contre les nuisibles, du débarrassage et de l’évacuation des déchets produits.
Il est a noté que le Prestataire ne pourra en aucun cas utiliser les locaux et faire usage des commodités mises à sa disposition pour des prestations personnelles à l’extérieur du parc.
3.7- Débarrassage
Le personnel rangers dispose déjà de son propre couvert et s’occupera lui-même de sa mise au propre.
Par contre le prestataire devra prévoir un minimum de couvert pour d’éventuels visiteurs. Dans ce cas le débarrassage et le nettoyage de ce couvert sera à sa charge.
3.8- Spécification des uniformes et tenues
Le prestataire devra fournir des uniformes de qualité à son personnel. L’acquisition, le renouvellement ainsi que le nettoyage de ces uniformes sont à sa charge. Le prestataire veillera au respect strict des normes d’hygiène et de sécurité. Chaque membre du personnel devra disposer d’au moins deux tenues.
La présentation vestimentaire du personnel sera de rigueur. Les tenues non-conformes ou osées ne seront pas tolérées.
3.9- Qualité du personnel
Le prestataire doit utiliser pour la prestation un personnel qualifié et bien formé. Il doit garantir que ce personnel se conformera constamment aux différentes règles édictées par la direction du parc ainsi qu’à la discipline à l’intérieur de la base. Le parc se réserve le droit de demander le changement, à tout moment, d’un employé chaque fois qu’il sera établi que le comportement de ce dernier est incompatible avec l’esprit des présent TDRs. Dans ce cas, le prestataire s’oblige à procéder au remplacement dudit employé. La procédure de remplacement ne devra pas perturber ou nuire à la qualité des prestations.
3.10- Informations confidentielles
Le prestataire prend l'engagement pour lui-même et son personnel de ne divulguer de quelque façon que ce soit ou de mettre à la disposition d'un tiers aucune information ni document pouvant présenter, par sa nature ou son aspect, un caractère confidentiel auquel il pourrait avoir accès soit directement soit fortuitement pendant l'exécution de sa prestation.
4- Période et durée de la prestation
Le contrat formalisant la concession du présent marché sera souscrit à compter du 01 mars 2022 pour une première période d’une (1) année renouvelable après évaluation satisfaisante. A l’expiration du premier contrat, celui-ci pourra être renouvelé après évaluation satisfaisante pour une période d’un an, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des parties, formulée par écrit et par courrier avec accusé réception adressée avant le 31 janvier de l’année précédant la fin du contrat.
5- Contrôle de l’exécution et suivi-évaluation de la prestation
Le contrôle de l’exécution et le suivi-évaluation de la prestation sera assuré par un comité constitué d’un représentant du service achat, un représentant du service logistique et deux représentants du département Application de la Loi du Parc National W. Le prestataire s’engage à une bonne collaboration avec ce comité et à mettre en œuvre ses recommandations en lien avec la prestation.
Le comité fera le suivi évaluation des prestations effectivement fournies au moyen d’une fiche d’évaluation. La qualité de service sera évaluée trimestriellement suivant des critères déterminés en accord avec le prestataire. Les défaillances décelées seront immédiatement portées par écrit à la connaissance du prestataire, ainsi que les possibilités d’amélioration dans le souci de répondre aux normes et qualité de services requis.
Les résultats en dessous de ceux attendus par le parc exposent le prestataire à des sanctions allant de la mise en demeure, à la résiliation du contrat.
En fin de contrat, ou en cas de rupture du contrat, le prestataire devra :
- remettre, dans le délai convenu, les locaux et les installations dans l'état et la situation où ils lui ont été confiés et définis par l'état des lieux.
- laisser dans ces locaux un matériel identique à celui installé, c'est-à-dire correspondant à l'inventaire contradictoire.
6- Conditions de résiliation du contrat
Le parc se réserve le droit de résilier le contrat dans le cas de tromperie (grave) et dûment constatée sur la qualité du personnel, la mauvaise qualité de la prestation et en cas de sous-traitance non déclarée. Le prestataire n’aura droit qu’à un seul avertissement.
7- Méthode de paiement
Pour le personnel rangers du parc W, le prestataire sera payé sur la base de factures adressées mensuellement à la Direction du parc. Tous les 10 jours, la liste du personnel rangers qui aura accès au restaurant sera transmise au prestataire. Ce dernier produira sa facture sur la base de ceux qui auront effectivement mangé et qui auront émargé sur une liste de présence qui sera ouverte à cet effet. Ladite liste sera annexée à la facture. Il est a noté que la facturation se fera sur la base du montant journalier par individu qui sera retenu avec le prestataire. Ce montant donnera droit à 3 repas par jour (Petit déjeuner, déjeuner et diner) est sera dû même si c’est seulement l’un de ces 3 repas qui est pris.
Pour tout autre personnel du parc qui ne sera pas dans la liste transmise, ou pour les visiteurs autorisés, les mêmes tarifs seront appliqués mais le paiement sera à la charge de l’intéressé. La direction du parc ne sera pas responsable dans une transaction quelconque.
8- Conditions pour soumissionner
Le prestataire, le soumissionnaire ou le fournisseur de service devra remplir au minimum les conditions ci-dessous :
- Être en en règle avec le fisc et l’Administration
- Disposer des capacités techniques et financières avec des expériences similaires - Ne pas être dans une situation de liquidation judiciaire ou de redressement judiciaire 9- Présentation des offres
Offre administrative et technique
Lettre de soumission ;
Registre de commerce ;
Attestation fiscale
Attestations de bonne fin d’exécution de prestations similaires réalisées au cours des 3 dernières années ;
Liste des prestations similaires réalisées au cours des 3 dernières années
Description de la méthodologie de travail proposée, y compris la description de la diversité des produits et mets offerts, de la rotation des menus, de la qualité de service qui sera assuré et des mesures qui seront prises pour préserver l’hygiène des locaux, du matériel et du personnel.
Liste des équipements affectés à l’exécution du marché ;
Copie des présents Termes de Références paraphée à chaque page, et signée en fin de document avec le cachet de l’entreprise et avec la mention lu et approuvé ;
Offre financière
Bordereau des prix unitaire en l’occurrence la proposition de prix à appliquer par individu par jour pour 3 repas (Petit-déjeuner ; déjeuner accompagné d’une boisson et diner). Le
prestataire devra tenir compte du fait que les locaux lui seront mis à disposition à titre gracieux et qu’il ne paiera pas l’eau et l’électricité ;
10- Evaluation des offres et choix des adjudicataires
L’évaluation des offres sera effectuée par un Comité d’Evaluation Interne et au moyen d’un processus à trois étapes tel que décrit ci-dessous :
A. Première Etape (Contrôle Préliminaire) : L’évaluation à cette étape portera sur les critères suivants qui permettront à APN de déterminer la conformité de l’offre aux termes et conditions de la demande de cotation :
L’offre soumise a été reçue par le PNW avant la date limite de dépôt des offres ;
Le soumissionnaire a les documents attestant qu’il peut exercer dans le domaine sollicité (Copie du RCCM et le document d’Identification Fiscale, ou tout autre document ; prouvant la capacité d’exercer
ATTENTION : Le PNW-Bénin se réserve le droit de rejeter toute offre jugée non-conforme à l’un des critères ci-dessus et de ne pas la considérer pour une évaluation technique. Toute influence de toute nature pourrait disqualifier le soumissionnaire et l’offre sera de fait rejeté.
B) Deuxième Etape (Evaluation Technique)
La deuxième étape examinera la compétence technique du soumissionnaire (proposition technique) selon les principaux critères d’évaluation repris dans le tableau ci-dessous :
# Critères d’évaluation Technique Note Maximum
1 Expérience du Prestataire / Organisation Soumissionnaire 20 1.1 Expérience pertinente dans le domaine de la restauration 5 points seront
octroyés pour chaque marché similaire déjà exécuté avec copie de contrat ou bon de commande comme preuve)
15
1.2 Années d’expérience (5 pts seront octroyés pour au moins 5 d’expérience, si non 0)
5 2 Méthodologie et compréhension des termes de référence 40 2.1 Compréhension et méthodologie d’exécution des prestations 20 2.2 Organisation proposée pour la réalisation des prestations et adéquation du
avec les termes de référence
20 3 Qualification et compétence du personnel clé 20 3.1 Qualifications générales (diplômes, formation et expérience
professionnelle) – chef Cuisine
10 3.2 Qualifications générales (diplômes, formation et expérience
professionnelle) – équipe
10
4 Moyens matériels 20
Liste de matériels proposés 2 points par matériel 20
TOTAL 100
Une fois, l’évaluation technique finalisée, seules les propositions financières des soumissionnaires dont les propositions techniques auront obtenu la note technique minimale de 70 points du score maximum de 100 points seront dépouillées et comparées.
C) Troisième Etape (Evaluation Financière) : les offres financières doivent être présentées sous forme de bordereau des prix unitaire en l’occurrence la proposition de prix à appliquer par individu par jour pour 3 repas (Petit-déjeuner ; déjeuner accompagné d’une boisson et diner). Le prestataire devra tenir compte du fait que les locaux lui seront mis à disposition à titre gracieux et qu’il ne paiera pas l’eau et l’électricité ;
11- Attribution du marche
Apres évaluation et comparaison des offres, Le PNW-Bénin décidera de l’attribution des marchés et notifiera le ou les soumissionnaires retenu(s) par courrier avis de réception ou par remise contre émargements, que son (leurs) offre(s) a (ont) été acceptée(s).
Les soumissionnaires non sélectionnés seront informés de la décision prise. Cette décision sera sans appel ni recours. Le PNW- Bénin retiendra dans ses archives les dossiers des soumissionnaires non adjudiqués.
Le PNW Bénin se réserve le droit d’inspecter l’existence physique et l’installation du soumissionnaire au préalable (avant l’attribution du marché), et à tout moment pendant l’exécution du contrat.
À tout moment et avant la date limite du dépôt des offres, le PNW Bénin se réserve le droit de modifier le dossier de demande de cotation, pour tout motif, que ce soit à son initiative ou en réponse à une demande d’éclaircissement formulée par un soumissionnaire, en publiant un additif. Tout additif ainsi publié fait partie intégrale du dossier de demande de cotation et sera communiqué par écrit ou par e- mail à tous les soumissionnaires qui ont reçu le dossier de demande de cotation.
Pour donner aux soumissionnaires le temps nécessaire à la prise en considération de l’additif dans la préparation de leurs offres, le PNW Bénin a la faculté de reporter la date limite de dépôt des offres.
Le PNW Bénin se réserve le droit d’accepter ou d’écarter toute offre et d’annuler la procédure de demande de cotation et d’écarter toutes les offres, à tout moment avant l’attribution du marché sans de ce fait, encourir une responsabilité quelconque vis-à-vis du (ou des) soumissionnaire(s) affecté(s) des raisons de sa décision.
Apres dépouillement et évaluation par le PNW Bénin, un procès-verbal comprenant un rapport détaillé de l’évaluation faite, la comparaison des offres ainsi qu’une proposition d’attribution motivée seront rédigés.
12- Date limite de dépôt des soumissions
Les offres devront être obligatoirement transmises par mail à l’adresse suivante norberto@africanparks.org avec en copie les adresses ci-après sedjroz@africanparks.org ; habtet@africanparks.org;nsegbeb@africanparks.org ;zoulkiflia@africanparks.org;
igorh@africanparks.org , au plus tard le 20 Février 2022 à 16heures précise
