Introduction
I. L’administrateur de biens immobiliers
En 2010, la législation en matière de copropriété a été profondément modifiée. La loi du 2 juin 2010 modifiant la législation en matière de copropriété a été publiée au Moniteur belge le 28 juin 2010. La nouvelle loi est entrée en vigueur le 1er septembre 2010. Vous pouvez consulter une version consolidée de la loi sur la copropriété sur le site Internet de l’IPI (rubrique « textes juridiques »).
L'administrateur de biens immobiliers est une personne qui effectue des opérations de régisseur ou de syndic.
Le syndic d’immeubles se charge de la gestion des parties communes d'un immeuble ou d'un groupe d'immeubles en copropriété forcée. Il représente l’association des copropriétaires, exécute les décisions de l’assemblée générale des copropriétaires, etc.
Le régisseur effectue pour le compte de tiers des activités de gestion de biens immobiliers ou de droits immobiliers, autres que celles de syndic (il s’occupe par exemple de percevoir les loyers pour le compte du propriétaire). Il peut remplacer le propriétaire dans toutes les relations avec son ou ses locataires ou les corps de métiers, etc.
II. L’association des copropriétaires
1. Personnalité juridique
Pour acquérir la personnalité juridique, l’association des copropriétaires doit remplir deux conditions :
• une indivision : des propriétaires différents pour un même immeuble ;
• les statuts doivent être transcrits à la conservation des hypothèques.
Tous les documents émanant de l’association des copropriétaires doivent mentionner le numéro d’entreprise de l’association.
2. Organes
L’assemblée générale des copropriétaires et le syndic de la copropriété sont les organes indispensables, et obligatoires, à son fonctionnement. Le conseil de copropriété (anciennement conseil de gérance), un organe assistant le syndic et contrôlant sa gestion, est obligatoire pour les copropriétés de 20 lots ou plus (à l’exception des caves, des garages
et des parkings). Pour les copropriétés de moins de 20 lots, la constitution d’un conseil de copropriété est facultative.
L’assemblée générale des copropriétaires est l’organe souverain qui dispose des pouvoirs les plus étendus de gestion et d’administration de la copropriété. C’est là que chaque copropriétaire peut faire entendre sa voix et que le syndic devra rendre des comptes sur sa gestion de l’immeuble.
3. Règlements
Outre les règles prévues par la loi elle-même, l’association des copropriétaires est régie par ses statuts. Ceux-ci comprennent l’acte de base et le règlement de copropriété qui doivent faire l’objet d’un acte authentique. Très souvent, ils sont complétés par un règlement d’ordre intérieur qui, lui, ne doit pas faire l’objet d’un acte notarié, un acte sous seing privé suffisant.
Remarque : les statuts et le règlement d’ordre intérieur antérieurs au 1er septembre 2010 doivent – pour le 1er septembre 2011 au plus tard – être adaptés à la nouvelle loi du 2 juin 2010.
A savoir L’acte de base
L’acte de base comprend au moins la description de l’ensemble immobilier, des parties privatives (ou « lots », propres à chaque propriétaire) et communes (façades, hall d’entrée, chaufferie…) et la fixation de la quote-part des parties communes relative à chaque partie privative.
Le règlement de copropriété
Il détaille le fonctionnement de la copropriété en précisant au moins :
• les droits et obligations de chaque propriétaire quant aux parties privatives et communes ;
• les règles relatives au mode de convocation, au fonctionnement et aux pouvoirs de l'assemblée générale ;
• les critères et le mode de calcul de la répartition des charges ;
• le mode de nomination d’un syndic, l’étendue de ses pouvoirs, la durée de son mandat et les modalités de renouvellement de celui-ci, les modalités du renon éventuel de son contrat ainsi que les obligations consécutives à la fin de sa mission ;
• la période annuelle de quinze jours pendant laquelle se tient l’assemblée générale ordinaire.
Le règlement d’ordre intérieur
Ce document est un document pratique qui définit les principes de vie au sein de l'immeuble.
Constitution d'associations partielles
Si l’indivision principale comprend vingt lots ou plus, l’acte de base peut prévoir la création d’associations partielles avec personnalité juridique. La constitution de ces associations partielles est possible par immeuble dans un groupe d'immeubles ou, si un immeuble comporte une séparation physique en éléments clairement distincts, par élément de cet immeuble. Les compétences de ces associations partielles doivent également être décrites dans l'acte de base.
Le fonctionnement d’une association partielle de copropriétaires ayant la responsabilité juridique peut, selon les circonstances, coûter cher. C’est pourquoi il est possible de renoncer à la responsabilité juridique et de seulement créer des associations partielles de fait, ce qui requiert une décision de l’assemblée générale prise à une majorité des 4/5. Ces associations partielles ne pourront préparer que les décisions relatives aux parties communes particulières. Les propositions de décision doivent être entérinées lors de l’assemblée générale.
Le syndic
I. Le contrat de syndic
La loi impose une convention écrite entre le syndic et l’association des copropriétaires.
Il convient que le contrat stipule clairement:
• l’objet ;
• les parties ;
• le début et la durée de la convention (durée maximale de 3 ans, peut être renouvelée par décision expresse, une prolongation tacite est impossible) ;
• les modalités de résiliation et de prolongation ;
• la description des prestations ordinaires et extraordinaires ;
• les honoraires et le remboursement des frais ;
• les modalités de reprise et de décharge ;
• les droits et obligations qui découlent des règles de fonctionnement propres à l’organisation du bureau du syndic.
II. Mission de syndic
Outre les connaissances juridiques et techniques requises, le syndic doit exercer sa mission en veillant à remplir le rôle social lié à sa fonction : clarificateur, conciliateur et modérateur.
1. Nomination du syndic
Le syndic est nommé soit par l’assemblée générale, soit par le règlement de copropriété (donc le promoteur), soit encore par le juge (syndic judiciaire). Si le syndic est désigné par le règlement de copropriété, son mandat expire de plein droit lors de la première assemblée générale.
Dans les huit jours à dater de la prise de cours de sa mission, il affichera de manière inaltérable et visible à l'entrée de l'immeuble concerné l'avis reprenant les indications prévues par la loi (la date de la nomination, les nom, prénoms, profession et domicile du syndic ou, s’il s’agit d’une société, sa forme, sa dénomination, son siège social ainsi que son numéro d'entreprise, etc.). Il est également recommandé d'y mentionner la période au cours de laquelle l'assemblée générale annuelle se tient (cette période doit de toute façon être publiée par affichage).
Informations à réunir
• liste des noms, adresses et coordonnées des copropriétaires et références de leur(s) lot(s) ;
• liste des noms, adresses des locataires et références des lots qu’ils occupent ;
• contrats liant l’association des copropriétaires ;
• situation comptable active et passive et état patrimonial de la copropriété, de même que les livres comptables et archives.
Mais aussi des éléments de base relatifs au bien à gérer :
• plan de construction ;
• cahier des charges ;
• rapports de contrôle et d’examen des installations techniques et attestations de conformité des communs ;
• garanties éventuelles ;
• permis de bâtir ;
• rapport et conditions imposées par les services d’incendie ;
• dossier d’intervention ultérieure ;
• statuts de l’immeuble (acte de base et règlement de copropriété) et règlement d'ordre intérieur.
2. Missions légales du syndic
Le syndic dispose de trois types de pouvoirs:
En tant qu’organe exécutif de l’association des copropriétaires, le syndic dispose de trois types de pouvoirs :
• légaux : ceux qui sont déterminés par la loi ;
• statutaires : ceux qui sont fixés par le règlement de copropriété ;
• conventionnels : ceux qui proviennent de décisions prises par l’assemblée générale.
Le syndic est légalement chargé de:
• convoquer l’assemblée générale aux dates fixées par le règlement de copropriété ou lorsqu’une décision doit être prise d’urgence ;
• consigner les décisions de l’assemblée générale et les modifications apportées au règlement d’ordre intérieur dans le registre ouvert à cet effet ;
• exécuter et faire exécuter les décisions de l’assemblée générale ;
• accomplir tous les actes conservatoires et tous les actes d’administration provisoire ;
• administrer les fonds de l’association des copropriétaires ;
• représenter l’association des copropriétaires, tant en justice que dans la gestion des affaires communes ;
• en cas de transmission de la propriété d’un lot, fournir au notaire, à la demande de celui-ci, le relevé des dettes, les procédures en suspens, les décisions prises, etc. ;
• communiquer aux personnes occupant l’immeuble en vertu d’un droit personnel ou réel mais ne disposant pas du droit de vote à l’assemblée générale (p. ex. aux locataires) la date des assemblées afin de leur permettre de formuler par écrit leurs demandes et observations relatives aux parties communes ;
• transmettre à son successeur (ou en l’absence de celui-ci, au président de la dernière assemblée générale) tous les documents concernant la copropriété ainsi que toute la comptabilité et les actifs dont il avait la gestion (dans les 30 jours qui suivent la fin du mandat) ;
• souscrire une assurance responsabilité ;
• permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété ;
• conserver, le cas échéant, le dossier d’intervention ultérieure ;
• en cas de missions et contrats (dépassant un montant fixé par une assemblée générale), présenter plusieurs devis établis sur la base d’un cahier des charges préalablement élaboré ;
• soumettre à l’assemblée générale ordinaire un rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières ;
• solliciter l’autorisation préalable de l’assemblée générale pour toute convention entre l’association des copropriétaires et le syndic (ses préposés, alliés prévus par la loi etc.) ;
• tenir à jour la liste des coordonnées des personnes en droit de participer à l'assemblée générale (les copropriétaires peuvent réclamer cette liste) ;
• tenir les comptes de manière claire, précise et détaillée ;
• préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes, ainsi qu’un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles (les budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote à l’assemblée générale).
3. Actions en justice
Le syndic, représentant légal de l’association, pourra agir pour:
• recouvrer un arriéré de charges communes ;
• obtenir réparation des dégâts causés aux communs par un copropriétaire ;
• revendiquer une partie des communs que tenterait de s’approprier un copropriétaire ou un voisin ;
• mettre en cause la responsabilité d’un des fournisseurs ;
• …
• Inversement, si une action est introduite contre la copropriété, le syndic la représentera en justice.
D'autre part, la loi reconnaît à chaque propriétaire et à chaque occupant la possibilité d'intenter seul diverses actions:
• en annulation ou en réformation des décisions d’assemblée générale ;
• visant la convocation d’une assemblée générale ;
• autorisant l’exécution des travaux ;
• demandant une rectification des quotes-parts de copropriété ou du mode de répartition des charges communes ;
• en abus de majorité ou de minorité ;
• …
Tâches administratives
I. La relation avec le conseil de copropriété
Le conseil de copropriété est un organe qui a pour mission de veiller à la bonne exécution par le syndic de ses missions. Il est important que le syndic puisse instaurer une relation de confiance avec cet organe, puisqu’il est composé de copropriétaires habitant généralement l’immeuble et que leur expertise peut lui être utile. Un conseil de copropriété est obligatoire à partir de 20 lots (voir plus haut).
II. L'organisation et le fonctionnement de l'assemblée générale
1. CompositionL’assemblée générale est présidée par un copropriétaire et se compose de tous les copropriétaires qui ont chacun le droit de se faire représenter, moyennant procuration, par la personne de leur choix (sauf par le syndic). Toutes les procurations seront annexées au procès-verbal. La procuration est toujours écrite et désigne nommément le mandataire ; elle peut être générale ou spéciale. Nul ne peut accepter plus de 3 procurations par vote, sauf si le total des voix n’excède pas 10 % du total des voix affectées à l’ensemble des lots de la copropriété.
En cas de démembrement du droit de propriété ou d’indivision ordinaire, le droit de participer aux délibérations de l’assemblée générale est suspendu jusqu’à ce que les intéressés désignent la personne qui exercera ce droit.
2. Convocation
Le syndic doit convoquer l’assemblée générale ordinaire ou statutaire conformément aux statuts, mais aussi chaque fois qu’une décision doit être prise d’urgence.
Un ou plusieurs copropriétaires possédant au moins 1/5e des quotes-parts dans les parties communes peuvent aussi demander la convocation de l’assemblée générale au syndic. Si le syndic ne donne pas suite à cette requête, un des copropriétaires qui a cosigné cette dernière peut convoquer lui-même l'assemblée générale.
Les convocations sont adressées selon le mode et dans les délais fixés par le règlement de copropriété. Sauf dans les cas d’urgence, la convocation est communiquée quinze jours au moins avant la date de l’assemblée, à moins que le règlement de copropriété n’ait prévu un délai plus long. La responsabilité du syndic peut être mise en cause en cas de violation des règles qui fixent les délais de convocation.
3. Fixation de la date et de l’ordre du jour
Le règlement de copropriété mentionne la période annuelle de quinze jours pendant laquelle se tient l’assemblée générale ordinaire.
Tous les points de l’ordre du jour doivent être clairement indiqués dans les convocations.
L’assemblée générale ne peut délibérer et voter que sur les points inscrits à l’ordre du jour.
Les points repris sous le « divers » doivent être détaillés dans l’ordre du jour.
Chaque copropriétaire a le droit de demander l’inscription d’un point à l’ordre du jour. Cette demande se fait par écrit au syndic, en temps utile pour pouvoir être insérée dans la convocation (c.-à-d. au moins 3 semaines avant le premier jour de la période, fixée dans le règlement de copropriété, au cours de laquelle l’assemblée générale ordinaire doit avoir lieu).
L’assemblée générale annuelle se tient à la date, à l’heure et à l’endroit indiqués sur les convocations ou, par défaut, au siège de l’association des copropriétaires.
4. Constitution de l’assemblée
L’assemblée générale n’est valablement constituée que si les règles de convocation ont été respectées (forme, délais, etc.). Les délibérations et décisions valablement prises par l’assemblée générale obligent tous les copropriétaires concernés pour les points à l’ordre du jour, qu’ils soient représentés ou non, défaillants ou abstentionnistes.
5. Règles de quorums et de majorités a) Droit de vote
Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix correspondant à sa quote-part dans les parties communes. Le syndic ne dispose d'aucune voix, sauf s'il est également copropriétaire.
Si une personne est mandatée ou employée par l’association des copropriétaires pour réaliser une mission, elle ne pourra pas participer aux délibérations ni aux votes concernant cette mission.
Nul ne peut prendre part au vote (même comme mandataire) pour un nombre de voix supérieur à la somme des voix dont disposent les autres copropriétaires présents ou représentés.
b) Quorum de présence
L’assemblée générale ne délibère valablement que si plus de la moitié des copropriétaires sont présents ou représentés au début de l’assemblée et pour autant qu’ils possèdent au moins la moitié des quotes-parts dans les parties communes.
L’assemblée générale délibère aussi valablement si les copropriétaires présents ou représentés au début de l’assemblée générale représentent plus de trois quarts des quotes- parts dans les parties communes.
Si aucun des deux quorums n’est atteint, une deuxième assemblée générale sera réunie après un délai de quinze jours au moins.
Elle pourra délibérer, quel que soit le nombre de membres présents ou de quotes-parts représentées, sauf si la décision requiert l'unanimité des voix de tous les copropriétaires.
c) Majorités et unanimité
Les décisions sont prises à la majorité absolue (plus de la moitié des votes) des voix des copropriétaires présents ou représentés, sauf si la loi exige une majorité qualifiée (supérieure à la majorité sans atteindre l’unanimité des votes) ou l’unanimité (tous les copropriétaires).
Les abstentions, les votes nuls et blancs ne sont pas considérés comme des voix émises pour le calcul de la majorité requise.
Précision
Certaines décisions doivent être prises à une majorité qualifiée, voire à l’unanimité, en vertu de la loi.
L’assemblée générale décide :
à la majorité des 3/4 des voix présentes ou repr ésentées:
• de toute modification aux statuts pour autant qu’elle ne concerne que la jouissance, l’usage ou l’administration des parties communes ;
• de tous travaux affectant les parties communes, à l’exception de ceux qui peuvent être décidés par le syndic ;
• dans toute copropriété de moins de 20 lots, de la création et de la composition d’un conseil de copropriété (le conseil de copropriété est obligatoire à partir de 20 lots) ;
• du montant des marchés et des contrats à partir duquel une mise en concurrence est obligatoire ;
• moyennant une motivation spéciale, de l’exécution des travaux à certaines parties privatives qui, pour des raisons techniques ou économiques, sera assurée par l’association des copropriétaires (pensez par exemple à une infiltration d’eau provenant d’une terrasse privée).
à la majorité des 4/5 des voix présentes ou représentées:
• de toute autre modification aux statuts, en ce compris la modification de la répartition des charges de copropriété ;
• de la modification de la destination de l’immeuble ou d’une partie de celui-ci ;
• de la reconstruction de l’immeuble ou de la remise en état de la partie endommagée en cas de destruction partielle ;
• de toute acquisition de biens immobiliers destinés à devenir communs ;
• de tous actes de disposition de biens immobiliers communs (comme la vente d’une parcelle) ;
• de la modification des statuts en fonction de la constitution d'associations partielles à l'intérieur d'une copropriété ;
• de la constitution d’associations partielles dépourvues de la personnalité juridique, celles-ci pouvant uniquement préparer les décisions relatives aux parties communes particulières indiquées dans la décision. Ces propositions de décisions doivent être ratifiées lors de l'assemblée générale suivante.
à l’unanimité des voix de tous les copropriétaires (ce qui implique que tous les copropriétaires doivent être présents ou représentés):
• sur toute modification de la répartition des quotes-parts de copropriété (sauf si celle- ci est la conséquence d’une autre décision prise à une majorité qualifiée – comme à la suite de la constitution d'associations partielles) ;
• sur toute décision de l’assemblée générale de reconstruction totale de l’immeuble ;
• de la décision de dissoudre l’association des copropriétaires.
III. Le procès-verbal et l’exécution des décisions de l’assemblée générale
Le syndic rédige le procès-verbal des décisions prises par l’assemblée générale avec indication des majorités obtenues et du nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus.A la fin de la séance et après lecture, ce procès-verbal est signé par le président de l’assemblée générale, par le secrétaire désigné lors de l’ouverture de la séance et par tous les copropriétaires encore présents à ce moment ou leurs mandataires.
Le syndic doit exécuter et faire exécuter toutes les décisions prises par l'assemblée générale. Il est par conséquent obligé d’entreprendre les travaux décidés, d’entamer les procédures visées et approuvées par l’assemblée générale et d’exécuter toute autre mission qui lui serait confiée.
Le syndic consigne les décisions dans le registre dans les 30 jours suivant l'assemblée générale, et transmet celles-ci, dans le même délai, aux copropriétaires et autres syndics (associations partielles). Si le copropriétaire n’a pas reçu le procès-verbal dans le délai fixé, il en informe le syndic par écrit.
IV. Le fonctionnement du secrétariat de l’association des copropriétaires
Les tâches du secrétariat consistent à:• mettre à jour les adresses des copropriétaires ;
• mettre à jour le règlement d’ordre intérieur ;
• gérer le courrier de l’association des copropriétaires ;
• mettre à jour les polices d’assurances ;
• informer les copropriétaires en cas d’action en justice ;
• donner accès aux pièces concernant les points à l’ordre du jour (au bureau ou par internet) ;
• constituer les dossiers de procédures, de demandes d’autorisation, de subventions, de réclamations et de permis, …
V. L’archivage des documents
Le syndic conserve les pièces justificatives relatives aux décomptes ainsi qu’un état détaillé du patrimoine pendant 5 ans à dater de sa décharge, en ses bureaux et à la disposition de toute personne intéressée.
En cas de changement de syndic, le syndic sortant sera dans l’obligation de les transmettre à son successeur (ou, en l’absence de celui-ci, au président de la dernière assemblée générale).
De plus, le syndic doit conserver les correspondances de et avec ses mandants et les copropriétaires, ainsi que les écrits relatifs aux contrats passés avec les fournisseurs.
Par ailleurs, le syndic devra respecter les obligations légales de conservation, notamment celles qui imposent de conserver les livres et documents comptables pendant 10 ans à partir du 1er janvier de l’année qui suit leur clôture.
A savoir
L'emploi des langues
L'usage de la langue est libre. Cependant, un copropriétaire peut, à sa demande, obtenir une traduction de tout document relatif à la copropriété émanant de l’association des copropriétaires, si la traduction visée doit être effectuée dans la langue ou dans l’une des langues de la région linguistique dans laquelle l’immeuble ou le groupe d’immeubles est situé. Les frais de traduction sont à charge de l’association des copropriétaires. Sauf en ce qui concerne les statuts, le droit du copropriétaire d'obtenir une traduction des documents de l'association des copropriétaires ne s'applique qu'aux documents rédigés après le 1er septembre 2010.
Les tâches comptables
I. Obligations légales
Le syndic doit tenir les comptes de l’association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée. Un arrêté royal prévoira un plan comptable minimum normalisé.
Toute copropriété de moins de vingt lots (à l'exclusion des caves, des garages et parkings) est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve, les créances et les dettes des copropriétaires.
Les fonds de l’association des copropriétaires doivent être placés sur des comptes, dont obligatoirement un compte distinct pour le fonds de roulement et un compte distinct pour le fonds de réserve. Ces comptes doivent être ouverts au nom de l’association des copropriétaires.
Le syndic doit établir un budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble. Il doit faire de même pour les frais extraordinaires prévisibles. Ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l’association des copropriétaires.
II. Constitution de la trésorerie
C’est sur la base des budgets ordinaires approuvés par l’assemblée générale que le syndic procèdera aux appels de fonds nécessaires auprès des copropriétaires.
Rappelons l’obligation déontologique du syndic de ne commander des travaux que s’il est en possession des fonds nécessaires.
III. Méthodes possibles
1. Reconstitution quadri(tri)mestrielle du fonds de roulement
Au moment de la mise en état d’habitabilité de l’immeuble, le syndic constitue le fonds de roulement qui doit permettre de couvrir les charges jusqu’à la prochaine répartition de celles- ci.
Pour estimer l’importance du fonds de roulement, le syndic passe en revue les dépenses auxquelles la copropriété doit faire face pendant l’exercice.
Au jour de la clôture trimestrielle, le syndic appellera les fonds qui ont été absorbés au cours de cette période.
Cette méthode a la préférence de nombreux copropriétaires, malgré la lourdeur du système et les variations que subissent les appels de fonds.
2. Appel de fonds trimestriel fixe sur la base du budget voté par l'assemblée générale
Lors de l’assemblée générale, le syndic doit obtenir un accord sur le budget qu'il présente.
Sur la base de l’enveloppe globale jugée nécessaire pour couvrir les dépenses ordinaires et extraordinaires (travaux décidés par l’assemblée générale), le syndic invitera trimestriellement les propriétaires à couvrir la copropriété de leur quote-part à concurrence d’une provision représentant 25 % de l'enveloppe globale estimée.
A la clôture annuelle de l’exercice, le syndic présentera à l’assemblée générale une situation mettant en parallèle les charges de fonctionnement, de conservation et de restauration, les frais privatifs de consommation individuelle et le total des provisions versées par chacun. Le solde créditeur ou débiteur de l’exercice échu est imputé sur l'exercice suivant.
L’avantage de ce mode de contribution à la trésorerie est qu’il permet au propriétaire de programmer ses obligations à l’égard de la copropriété.
3. Adaptation des fonds de roulement et des appels de fonds trimestriels fixes
Il va de soi qu’il sera possible d’adapter les appels de fonds trimestriels si cela s’avérait nécessaire en cours d’exercice suite à des circonstances particulières, sous réserve de l’accord de l’assemblée générale.
Dans les reconstitutions de fonds de roulement, c’est également l’assemblée générale de fin d’exercice qui approuvera les comptes. Le syndic pourra proposer une augmentation éventuelle afin de l'ajuster à l'évolution économique des produits et services.
IV. Répartition des charges communes et clôtures comptables
La clôture annuelle, obligatoire d’un point de vue déontologique, doit répondre à certaines règles de transparence:
• le décompte de clôture doit intégrer la répartition des consommations individuelles ;
• un relevé des frais avec regroupement par type de dépense et clé de répartition doit exister ;
• un tableau de répartition des frais entre copropriétaires ou un relevé individuel des frais à répartir doit être joint ;
• un état patrimonial de l’association des copropriétaires doit être établi.
V. Les vérifications comptables
L'assemblée générale désigne annuellement un commissaire aux comptes, copropriétaire ou non, dont les obligations et les compétences sont déterminées par le règlement de copropriété.
Le commissaire a pour mission de constater l’exactitude des écritures comptables et l’existence de la concordance des écritures du syndic avec les relevés bancaires.
VI. Les mutations – Intervention du syndic et du notaire, de l’agent immobilier ou du vendeur
Qui va payer les frais engagés antérieurement à la vente du lot privatif ? Qui, du vendeur ou de l’acheteur, devra en supporter la charge?
Lors de la vente d’un appartement situé dans un immeuble à appartements multiples, comment arriver à informer de manière complète et transparente le copropriétaire entrant ? Qui se charge des coûts de ce devoir d’information ?
1. L’article 577-11 du Code civil tend à répondre à ces questions :
a) Dans la perspective de la cession du droit de propriété d'un lot, le notaire, l’agent immobilier ou, le cas échéant, le cédant transmet au cessionnaire (acheteur) - avant la signature de la convention - les informations et documents suivants, que le syndic lui communique sur simple demande dans un délai de quinze jours :
• le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve ;
• le montant des arriérés éventuels dus par le cédant ;
• la situation des appels de fonds, destinés au fonds de réserve et décidés par l’assemblée générale avant la date certaine du transfert de la propriété ;
• le cas échéant, le relevé des procédures judiciaires en cours relatives à la copropriété ;
• les procès-verbaux des assemblées générales ordinaires et extraordinaires des trois dernières années, ainsi que les décomptes périodiques des charges des deux dernières années ;
• une copie du dernier bilan approuvé par l’assemblée générale de l’association des copropriétaires.
A défaut de réponse du syndic dans les quinze jours de la demande, le notaire, l’agent immobilier ou le cédant, selon le cas, avise les parties de la carence de celuici.
b) En cas de cession du droit de propriété d’un lot entre vifs ou pour cause de mort le notaire instrumentant demande au syndic de l’association des copropriétaires, par lettre recommandée à la poste, de lui transmettre des informations et documents suivants :
• le montant des dépenses de conservation, d’entretien, de réparation et de réfection décidées par l’assemblée générale ou le syndic avant la date certaine du transfert de la propriété mais dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date ;
• un état des appels de fonds approuvés par l’assemblée générale des copropriétaires avant la date certaine du transfert de propriété et le coût des travaux urgents dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date ;
• un état des frais liés à l’acquisition de parties communes, décidés par l'assemblée générale avant la date certaine du transfert de la propriété, mais dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date ;
• un état des dettes certaines dues par l’associations des copropriétaires à la suite de litiges nés avant la date certaine du transfert de la propriété, mais dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date.
A défaut de réponse du syndic dans les trente jours de la demande, le notaire avise les parties de la carence de celui-ci.
Les frais de transmission de ces informations (A et B) sont à charge du copropriétaire cédant (vendeur).
Sauf conventions contraires entre parties concernant la contribution à la dette, le copropriétaire entrant supporte le montant de ces dettes ainsi que les charges ordinaires à partir du jour où il a joui effectivement des parties communes.
En cas de cession de propriété, le notaire instrumentant informe le syndic de la date de la passation de l’acte, de l’identification du lot privatif, de l’identité et de l’adresse des personnes concernées.
VII. Sort du fonds de roulement et du fonds de réserve
Le fonds de roulement concerne les dépenses périodiques, comme les frais de chauffage et d’éclairage des parties communes, les frais de gérance et de conciergerie.
Le fonds de réserve concerne les dépenses non périodiques, comme celles occasionnées par le renouvellement du système de chauffage, la réparation ou le renouvellement d’un ascenseur ou la pose d’une nouvelle chape de toiture.
Pour le fonds de roulement, le vendeur doit être remboursé de sa quote-part correspondant à la période durant laquelle il n'a pas joui effectivement des parties communes. Ce sera au syndic d’établir ces comptes, en fonction de la date du transfert de jouissance repris dans l’acte authentique.
Quant au fonds de réserve, il reste la propriété de l'association des copropriétaires.
VIII. Les actions en récupération des charges et provisions impayées
Les copropriétaires des immeubles à appartements doivent participer aux dépenses communes nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété, ainsi qu’à la conservation et à l’entretien des parties communes de l’immeuble.Les associations de copropriétaires peuvent cependant être confrontées à la défaillance de certains copropriétaires qui négligent de s’acquitter de leur quote-part. C’est par voie de justice que l’association des copropriétaires pourra faire procéder au recouvrement. L’action est introduite par le syndic au nom de l’association des copropriétaires. La plus grande partie de la jurisprudence considère qu'une assemblée générale n'est pas nécessaire pour introduire cette action. Le syndic peut prendre l’initiative d’agir en justice pour récupérer des charges impayées.
IX. Qu’en est-il des arriérés en cas de transfert de propriété ?
S’il s’avère, lors de la cession d’un lot, qu’il reste des arriérés dus, le notaire instrumentant est obligé de retenir le montant des arriérés sur le prix de vente (après paiement des créanciers hypothécaires, privilégiés). Si le cédant (vendeur) conteste ces arriérés, le notaire instrumentant en avise le syndic par lettre recommandée à la poste envoyée dans les trois jours ouvrables qui suivent la réception de l’acte authentique constatant la cession. A son tour, le syndic doit, dans les 12 jours ouvrables, informer le notaire d'une saisie-arrêt conservatoire ou d'une saisie-arrêt-exécution. A défaut, le notaire peut valablement payer le montant des arriérés au cédant.
Tâches techniques
1. Le syndic doit :
• veiller à l’approvisionnement et à l’entretien de l’immeuble ;
• s’informer régulièrement de l’état des parties communes, notamment par des contrôles périodiques ;
• prendre les mesures adéquates en temps utiles pour maintenir l’immeuble en état de fonctionnement et assurer des conditions de vie optimales ;
• prendre les initiatives requises en cas d’urgence et convoquer une assemblée générale extraordinaire des copropriétaires si nécessaire ;
• formuler des propositions utiles et constructives pour la conservation du bien lors de l’assemblée générale des copropriétaires.
2. Travaux d’entretien et de conservation
La loi donne mission au syndic d’accomplir tous actes conservatoires et d’administration provisoire. Cela signifie que certains travaux peuvent être initiés par le syndic seul.
Les autres travaux résultent d’une décision prise en assemblée générale. Ces travaux ne peuvent être décidés par l’assemblée générale que si au moins les 3/4 des propriétaires présents et représentés y sont favorables.
3. Respect du code du logement
Les codes du logement de chaque Région définissent les exigences techniques concernant les logements et interdisent de mettre en location un logement qui ne répond pas à ces exigences.
Le syndic de copropriété devra examiner si les parties communes qu’il gère répondent aux exigences de sécurité élémentaires, spécialement en ce qui concerne les installations de gaz et d’électricité.
De plus, si certains immeubles intègrent des conciergeries, il appartient au syndic de veiller à ce que ces locaux répondent aux exigences d’équipement élémentaire.
4. Assurance de l’immeuble
Il est indispensable que l’immeuble soit assuré. Aussi le syndic doit-il recommander avec objectivité à l’association des copropriétaires de prendre les assurances qui doivent être souscrites.
Il appartient au syndic de prévoir que les polices soient établies au nom de l’association des copropriétaires. Le syndic signe la police en sa qualité de représentant de l’association.
En cas de sinistre, il appartient au syndic de prendre les initiatives que sa qualité lui impose.
Fin de la mission du syndic
Causes de fin de mission:
• l’arrivée du terme du mandat ;
• le décès ;
• la dissolution de l’association ;
• la démission ;
• la révocation ;
• l’expiration des fonctions du syndic lors de la première assemblée générale, au cas où il aurait été désigné dans le règlement de copropriété ;
• l’échéance du terme légal de 3 ans.
I. Dissolution et liquidation de l’association des copropriétaires
Dès l’instant où l’association des copropriétaires est dissoute, la mission du syndic prend fin.
Il convient de distinguer trois causes de dissolution:
1. La dissolution de plein droit
L’association des copropriétaires est dissoute dès le moment où cesse l'état d'indivision pour quelque cause que ce soit. Il en va ainsi, par exemple, s’il n’y a plus qu’un seul propriétaire de l’immeuble à la suite de l’achat par ce dernier de l’ensemble des lots.
2. La dissolution décidée par l’assemblée générale des copropriétaires
Les décisions d’assemblée générale prévoyant la dissolution d’associations des copropriétaires sont relativement rares. De telles décisions doivent être adoptées à l’unanimité de tous les copropriétaires et constatées par acte authentique transcrit.
3. La dissolution prononcée par juge
La dissolution peut être prononcée par le juge à la demande de tout intéressé pouvant faire état d’un juste motif. Tel sera le cas, par exemple, lorsqu’il n’y a pas eu unanimité des copropriétaires pour décider de dissoudre l’association, alors que cette dissolution est nécessaire (par exemple, en cas de destruction totale de l’immeuble).
Une fois l'association de copropriétaires dissoute, elle est toutefois réputée subsister pour sa liquidation.
Toutes les pièces émanant d’une association de copropriétaires dissoute mentionnent qu’elle est en liquidation.
C’est l’assemblée générale qui décide du mode de liquidation et qui désigne le ou les liquidateurs. A défaut de décision, la loi désigne le syndic comme liquidateur.
La clôture de la liquidation est constatée par acte notarié transcrit à la conservation des hypothèques. Cet acte mentionne :
• l’endroit désigné par l’assemblée générale où les archives de l’association seront conservées pendant cinq ans au moins ;
• les mesures prises en vue de la consignation des sommes et valeurs revenant aux créanciers ou copropriétaires dont la remise n’a pu leur être faite à la date de liquidation.
II. Démission du syndic
Le syndic peut démissionner sans devoir motiver nécessairement sa décision, mais il devra respecter les dispositions convenues avec l'association des copropriétaires, notamment dans le contrat de syndic, en ce qui concerne les modalités (préavis, indemnités, etc.) de sa démission.
III. Révocation du syndic
L’assemblée générale peut toujours révoquer le syndic moyennant le cas échéant préavis et/ou indemnités, en fonction de ce qui a été convenu contractuellement entre l’association des copropriétaires et le syndic.
