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Submitted on 5 Jun 2020
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Réorganisation d’une partie du fonds documentaire de la
bibliothèque de l’INRA sur le site de Lusignan
Alexander Felton
To cite this version:
Alexander Felton. Réorganisation d’une partie du fonds documentaire de la bibliothèque de l’INRA sur le site de Lusignan. [Stage] France. Université de Poitiers, FRA. 2016, 53 p. �hal-02800882�
FELTON Alexander
Master 1 EsDOC
Réorganisation d'une partie du fonds
documentaire de la bibliothèque de l'INRA sur le
site de Lusignan
R
APPORT
DE
STAGE
REMERCIEMENTS
Je remercie dans un premier temps Lilian Giry, directeur des Services Déconcentrés d'Appui à la Recherche, de m'avoir permis d'effectuer ce stage au sein du centre INRA Poitou-Charentes.
Je tiens à remercier Eric Marchoux, mon tuteur lors de ce stage, pour sa disponibilité et la qualité de son accompagnement ainsi que ses nombreux conseils lors de ces deux mois de stage.
Je remercie également l'ensemble des Services Déconcentrés d'Appui à la Recherche du site du Lusignan pour l'accueil chaleureux qu'ils m'ont réservé.
Enfin, je remercie la fondation Xavier Bernard qui m'a alloué une gratification pour ce stage.
Sommaire
Introduction...2
I.Présentation de la structure d'accueil...3
1. L'INRA et son centre en Poitou-Charentes : historique et missions...3
2. Le centre de documentation et l’Équipe Régionale d'Information Scientifique et Technique (ERIST)...5
II.La mission et ses enjeux...7
1. Description de la mission...7
2. Anticipations initiales...9
3. Attentes et mise en relation avec la formation...10
III.Analyse des activités réalisées...11
1. Le passage à la classification Dewey : le fonds Zoologie et la section Statistiques et informatique...12
Analyse de l'existant et particularités du fonds...12
Les outils utilisés et les techniques employées...14
L'indexation et la prise de décisions qui en découle...19
2. Le catalogage de documents entrants...25
3. L'indexation de productions scientifiques sur ProdInra...27
Spécificités et fonctionnement de la plateforme...27
Méthodologie et règles de catalogage...29
Enjeux pour les usagers et objectifs à l'échelle de l'institut...31
4. Activités annexes et ponctuelles...35
IV.Bilan personnel et analyse critique...37
1. Liens et différences entre les enseignements du Master et les pratiques observées sur le terrain...37
2. Le documentaliste scientifique : une fonction à part entière...38
3. Du document à la donnée, remarques sur les évolutions du métier...39
Conclusion...41
Table des sigles...42
Sitographie...43
Introduction
Le présent rapport, a pour vocation de présenter les différentes missions qui m'ont été confiées lors de ce stage d'une durée de deux mois, qui s'est déroulé du 4 avril au 3 juin 2016, et de formuler les différentes interrogations qu'elles ont pu suscité.
La première partie de ce rapport sera donc dédiée à la présentation de la structure d'accueil, l'INRA Poitou-Charentes ainsi qu'à la description des spécificités de l’Équipe Régionale d'Information Scientifique et Technique (ERIST) et du fonds documentaire qu'elle est amenée à gérer sur le site de Lusignan. Dans un deuxième temps, ce rapport s'attachera à présenter la mission de réorganisation du fonds documentaire et d'indexation qui est au cœur du stage, ainsi que ses enjeux, et le contexte dans lequel celle-ci a été exercée.
L'objectif est donc, dans un premier temps, de dresser état des lieux des spécificités du stage et de faire le lien entre les enseignements théoriques étudiés dans le cadre de la première année de Master et l'activité de la structure d'accueil afin d'être en mesure de mettre en évidence la portée des enjeux et la nature des objectifs de ce travail de réorganisation du fonds documentaire.
Ainsi, l'enjeu de ce stage à l'INRA, en raison de la nature de la mission de réorganisation du fonds documentaire de la bibliothèque du site de Lusignan, est justement de mettre en œuvre un certain nombre de pratiques, telles que le catalogage et l'indexation, étudiées au cours de l'année de Master et de transposer ces éléments théoriques au contexte d'une mise en situation professionnelle. Il s'agit donc non seulement de répondre à un besoin clairement exprimé par la structure d'accueil mais également d'adapter les techniques vues en cours aux réalités du terrain, en prenant notamment en compte les spécificités d'une structure telle que l'INRA.
Mots-clés : indexation, catalogage, INRA, classification de Dewey, archive ouverte, information scientifique et technique
I. Présentation de la structure d'accueil
1. L'INRA et son centre en Poitou-Charentes : historique et missions
L'INRA (Institut National de la Recherche Agronomique) est un organisme de recherche qui a été créé dès le sortir de la seconde guerre mondiale, avec pour principal objectif de nourrir la population française en menant des recherches dans le domaine agroalimentaire. Il s'agit d'un établissement public à caractère scientifique et technologique (EPST), qui est placé sous la double tutelle du ministère de l'Agriculture et du ministère de la Recherche.
Les principaux domaines de recherche de l'INRA sont l'alimentation, l'agriculture et l'environnement et son ambition est de mettre en place une agriculture qui soit compétitive tout en demeurant respectueuse de l'environnement, des territoires et des ressources naturelles et qui permette de répondre aux besoins nutritionnels de l'homme ainsi qu'aux évolutions des pratiques en ce qui concerne l'utilisation de produits agricoles.
La mission initiale, qui était de « nourrir la France », s'est désormais transformée en « nourrir durablement le Monde », et l'INRA compte parmi ses principaux objectifs la lutte contre le changement climatique, l'innovation en matière de sélection animale et végétale, la prévention de zoonoses mais également la réduction de la dépendance aux pesticides ainsi que la protection de certaines espèces et de la biodiversité génétique dans son ensemble.
De manière plus concrète, et afin de faire le lien avec certains dispositifs déployés par la structure, les principales missions de l'INRA, à l'échelle nationale sont les suivantes :
• Produire et diffuser des connaissances scientifiques à travers de nombreuses publications annuelles (plus de 4000) dans le Web of Science.
• Former à la recherche et par la recherche, en recrutant de nombreux doctorants. • Éclairer les décisions publiques.
• Publier des expertises scientifiques collectives, des études et des prospectives. • Contribuer à l'innovation par le partenariat et le transfert.
• Élaborer une stratégie de recherche européenne et nationale.
Le centre INRA Poitou-Charentes fait partie des 19 centres de recherche de l'INRA au niveau national et fait quant à lui de la gestion durable des prairies, des systèmes fourragers (plantes utilisées pour l'alimentation des animaux), des territoires de polyculture ainsi que de la gestion des productions animales, ses principaux objets d'étude.
Le centre regroupe quatre sites ayant chacun leur spécialité et leur spécificité : les sites de Lusignan-Rouillé, le Magneraud, Saint Laurent-de-la-Prée et Chizé.
Au total, ce sont 240 techniciens, ingénieurs et chercheurs qui travaillent au sein de ces ces dix unités.
Parmi ces unités, on trouve deux unités de recherche, sept unités expérimentales et une unité d'appui à la recherche :
• sept unités INRA à Lusignan, Le Magneraud et Saint Laurent-de-la-Prée, • une unité sous contrat INRA/CNRS à Chizé,
• deux unités du groupement d'intérêt public Geves
Ce sont plus de 600 hectares de terrains et 60 000 m² de bâtiments qui sont mis à la disposition du personnel du centre régional dans le cadre de leur activité.
Par ailleurs, l'INRA Poitou-Charentes gère un certain nombre de plateformes expérimentales, qui s'inscrivent dans une logique de réseau à l'échelle nationale ou européenne :
• une plateforme d'élevage alternatif de volailles (Alteravi)
• un système d'observation et d'expérimentation pour la recherche en environnement (SOERE)
• une plateforme Ibisa de chirurgie préclinique porcine
• un dispositif d'observation des abeilles en milieu ouvert (Ecobee) • un dispositif d'étude des systèmes caprins à l'herbe (Patuchev)
Les Services Déconcentrés d’Appui à la Recherche (SDAR), qui constituent l'unité auprès de laquelle s'effectue ce stage, sont placés sous la responsabilité du directeur des services d’appui. Il s'agit d'une unité qui a pour objectif principal d'assurer la mise en œuvre des fonctions d’intérêt collectif relevant de la responsabilité locale.
De ce fait, les SDAR, organisés en équipes fonctionnelles (cf. annexe 1), constituent l’échelon dédié aux fonctions d'appui et de support de l’INRA. Les agents qui officient au sein de ces services travaillent en réseaux, qui constituent à la fois des lieux de formation et d’information. Au niveau national, ce sont les responsables fonctionnels qui sont chargés d'assurer l'animation et la gestion de ces réseaux.
En raison de la nature de l'INRA et des spécificités du centre de Lusignan, à savoir notamment la proximité avec le domaine de la recherche, la majorité des documents qui sont conservés et mis en valeur dans les fonds documentaires sont de nature scientifique et liés à la recherche agronomique, plus particulièrement aux plantes fourragères. De ce fait, ce sont principalement des chercheurs qui fréquentent la bibliothèque et consultent les documents qui s'y trouvent.
2. Le centre de documentation et l’Équipe Régionale d'Information
Scientifique et Technique (ERIST)
Si une grande partie des documents qui est amenée à être conservée dans la bibliothèque du centre Poitou-Charentes sont est de nature scientifique, c'est l'information scientifique et technique (IST) dans son ensemble qui est la principale ressource traitée par les documentalistes qui travaillent à l'INRA.
En effet, l'information scientifique et technique occupe une place prépondérante au sein de l'institut, puisque c'est tout un réseau constitué de 140 professionnels répartis dans dix pôles de compétences qui est concerné, ayant pour principal objectif d'assister les chercheurs dans leurs missions, en les aidant à s'informer, à rechercher mais également à communiquer. Ainsi, l'apport des professionnels de l'IST se présente sous la forme d'un appui considérable tout au long de la recherche mais également par la capacité à répondre à de nouveaux besoins en matière de gestion de l'information.
C'est sous la forme de l'ERIST (Équipe Régionale d'Information Scientifique et Technique) que se concrétise cet appui à la recherche à l'échelle régionale.
L'ERIST est intégrée au réseau national des unités de documentation présentes dans les centres INRA et a pour mission de mettre en application à l'échelle régionale la politique de l'INRA en matière d'information scientifique et technique.
Avec l'évolution des outils et techniques documentaires, la gestion des revues et plateformes électroniques et la formation des utilisateurs à ces nouveaux outils sont au cœur des activités des membres de ces équipes.
Le rôle des documentalistes, en matière de promotion de l'accès à l'IST, est de proposer un ensemble d'outils pour aider les chercheurs à faire état des documents publiés, à travers notamment :
• Un cadre pour la publication de leurs résultats.
• Une base de données de l'ensemble des productions de l'INRA. • Des services de veille et d'analyses bibliométriques.
Ayant complété son cursus scientifique en biologie avec une formation en documentation, M. Éric Marchoux, mon tuteur lors de ce stage, est le responsable de l’équipe régionale Information scientifique et technique du centre Poitou-Charentes.
Le service est placé sous la responsabilité du président du centre Poitou-Charentes et est rattaché aux services d’appui (SDAR). Sa principale mission est de de développer une offre de service en information scientifique et technique, à travers notamment la mise à jour des catalogues et la gestion des fonds documentaires locaux. Il s'agit donc d'assurer la gestion locale de l'IST, au plus près des chercheurs du centre régional.
De ce fait, la mission de M. Marchoux au sein du centre est d'apporter un appui aux utilisateurs et aux chercheurs des différentes unités mixtes de recherche pour les aider dans leur recherche d'information scientifique et technique mais également pour que ceux-ci soient en mesure de valoriser leurs résultats de recherche dans des publications scientifiques.
Plus concrètement, en tant que documentaliste, il a pour objectif d'assister la communauté scientifique dans le cadre de leurs activités de recherche, par le biais de services documentaires à forte valeur ajoutée, notamment grâce aux analyses bibliométriques citées précédemment mais également à travers la formation des usagers à différents outils et la promotion de l'archive ouverte ProdINRA. En outre, il est chargé de l'animation du pôle communication de la direction IST et est amené à organiser les séminaires annuels du réseau documentaire.
En outre, la fonction de documentaliste scientifique à l'INRA comporte un volet "gestion des connaissances" (ou "knowledge management"), qui prend une place de plus en plus importante, avec par exemple la construction et la gestion de vocabulaires, la fouille de texte, la numérisation mais aussi certains aspects liés à la veille stratégique (à l'aide de la suite logicielle DigiMind).
Le fonds documentaire de la bibliothèque du site de Lusignan comprend environ 3800 ouvrages et 260 collections de périodiques, qui sont pour une grande partie d'entre elles des collections « mortes ». Les principaux types d'ouvrages qui s'y trouvent sont notamment des ouvrages de synthèse et des ouvrages techniques, mais on y trouve également des actes de colloque ou encore des cours.
Par ailleurs, une partie importante du fonds documentaire est en langue anglaise, ce qui m'avait déjà été précisé lors de mon premier entretien avec M. Marchoux. Dans son découpage actuel, le fonds documentaire est constitué de trois sections principales : zoologie, génétique et écophysiologie, qui correspondent à trois anciennes bibliothèques liées à des unités de recherche.
II. La mission et ses enjeux
1. Description de la mission
La mission, qui a pour intitulé « Réorganisation d'une partie du fonds documentaire de la bibliothèque de l'INRA sur le site de Lusignan », a été avant tout centrée sur un travail d'indexation et de transition à un nouveau système de classement mais elle s'est effectuée en plusieurs étapes, avec des enjeux et des objectifs distincts.
Afin de remettre en contexte le besoin de restructuration du fonds documentaire, il convient tout d'abord de présenter les spécificités des dispositifs concernés par la mission, à savoir le fonds documentaire de la bibliothèque du site de Lusignan et le catalogue BeL-Inra.
En 2009, les trois sections citées précédemment ont été rassemblées au sein du centre de documentation mais n'ont toujours pas fait l'objet d'une véritable fusion et restent séparées physiquement, dans des rayonnages distincts. Pourtant, ces trois fonds ont pour point commun de concerner les plantes fourragères, mais en fonction de trois thématiques distinctes : la pollinisation par les insectes (zoologie), l'amélioration génétique des plantes (génétique) et l'écophysiologie des plantes fourragères (écophysiologie).
De ce fait, si l'organisation de la bibliothèque dans son ensemble est cohérente puisqu'elle cible le thème des plantes fourragères, l'ancienne classification et ses trois sections n'ont plus vraiment de sens. Par ailleurs, il existe des doublons qui ne sont pas correctement placés, et il est possible de retrouver des exemplaires d'un même ouvrage dans des sections différentes.
De plus, et cela pose un problème de lisibilité et d'accès à la documentation, les ouvrages sont classés par ordre d'arrivée dans chacune des sections, ce qui oblige les usagers à passer en revue l'ensemble des ouvrages d'un même rayon avant de mettre la main sur ce qui les intéresse. L'unique alternative pour le moment est de passer par la consultation du catalogue en ligne, ce qui ne correspond malheureusement pas aux pratiques d'un certain nombre d'usagers, et implique l'utilisation d'un outil qui peut leur sembler pointu et ne permettant pas de rebondir sur des documents sur des sujets connexes. Il paraît alors nécessaire d'affiner le classement afin de garantir une certaine proximité entre deux documents similaires.
Ainsi, c'est le choix d'une transition d'une classification thématique à une classification Dewey qui a été fait.
En effet, c'est principalement à travers les divisions suivantes de la classification que les concepts concernés par les documents traités dans le centre de documentation peuvent être représentés :
• 500 : Généralités sur les sciences de la nature et les mathématiques • 550 : Sciences de la Terre
• 580 : Plantes – Botanique • 590 : Zoologie
• 630 : Agronomie, agriculture et activités connexes
Ce passage à la classification Dewey devrait permettre aux usagers de retrouver non seulement les documents liés à un même sujet au même endroit mais également d'avoir une bonne visibilité des documents similaires.
Toutefois, il convient d'adapter cette classification au fonds concerné afin de permettre un classement plus fin, plus spécialisé que ce que peut proposer la CDD abrégée, en prenant en compte le niveau de détail que requiert l'étude des plantes fourragères. C'est la 21ème édition de la classification, dans sa version complète (en quatre volumes), qui sera utilisée dans le cadre de ce travail.
Il est également à noter que ce travail d'indexation pourra s'appuyer sur ce qu'Amandine Lustrement, stagiaire à l'INRA l'année dernière, a pu produire, notamment sous la forme d'une liste de cotes validées permettant de cibler les principaux concepts représentés dans les documents et intégrant des recommandations en matière de pratiques d'indexation. Cette liste devra d'ailleurs être complétée et affinée au fil de l'indexation. L'objectif de la mission, dans son ensemble, est donc de proposer aux usagers un fonds documentaire restructuré et qui demeure avant tout simple d'utilisation.
De manière plus secondaire, ce travail de classement devrait permettre d'élaborer un inventaire des ouvrages présents et donc de fiabiliser les données rentrées dans le catalogue, ce qui permettrait à M. Marchoux d'avoir des chiffres plus précis concernant la proportion d'ouvrages en anglais, par exemple, ou bien de connaître le nombre de documents relatifs à un thème précis ou d'un type spécifique.
Le catalogue commun BeL-Inra propose quant à lui plus de 85 000 notices, constituant ainsi le point d'accès principal aux ressources des différentes bibliothèques de l'INRA. Il permet de mener des recherches dans l'ensemble des fonds documentaires de l'institut ainsi que parmi certains catalogues de structures qui lui sont affiliées. Chaque bibliothèque de ce réseau est chargée de la gestion et de la conservation de ses collections, mais doit s'engager à mettre à jour régulièrement les notices dans le catalogue et à fournir des indications relatives aux modalités d'emprunt et de photocopie des documents.
Pour mener à bien cette mission, je serai donc amené à mettre en œuvre les techniques de catalogage et d'indexation et aurai l'occasion d'utiliser le SIGB PMB, sur lequel l'architecture du catalogue BeL-Inra repose, vu en cours lors du premier semestre.
2. Anticipations initiales
Lorsque j'ai choisi de faire ma demande de stage auprès de l'INRA, c'est notamment dans l'optique de travailler sur la documentation scientifique et technique et de mettre en œuvre des techniques documentaires spécifiques. Cependant, et M. Marchoux me l'a rappelé lors de notre entretien, la nature scientifique des documents, qui peuvent contenir du vocabulaire technique et du jargon scientifique (noms d'espèces animales et végétales, termes techniques etc.), aurait pu constituer un obstacle, en raison de mon profil plutôt littéraire que scientifique. Ceci étant, je pense faire preuve d'assez de curiosité pour être en mesure de manipuler ces ressources et de saisir leur portée et les enjeux de leur traitement dans une structure telle que l'INRA, d'autant plus que les types de documents sont variés.
En outre, le caractère bibliothéconomique des activités peut paraître de prime abord en décalage avec mon cursus et mon projet professionnel, qui est davantage centré sur la gestion d'archives et la documentation. Toutefois, c'est justement afin de compléter cette expérience et de découvrir d'autres facettes du métier de documentaliste que cette mission m'a paru intéressante.
Par ailleurs, il me semble difficile d'aborder ce stage sans m'intéresser à la place et à la nature des missions annexes venant compléter la réindexation du fonds documentaire. En effet, puisque j'ai été amené à travailler non seulement sur des documents destinés à la plateforme ProdInra (l'archive ouverte déployée à l'échelle de l'INRA) mais également sur des archives afin de compléter le travail effectué dans le cadre de la mission principale, il m'a paru nécessaire de m'interroger préalablement quant aux dispositifs et aux pratiques de la structure concernant la mise en place d'une archive ouverte à l'échelle nationale et la gestion de ses archives.
La plateforme ProdInra est par ailleurs, dans une optique d'interopérabilité, interconnectée avec HAL, un outil que nous avons eu l'occasion d'utiliser à maintes reprises lors de la première année de Master.
3. Attentes et mise en relation avec la formation
Si j'ai initialement choisi de faire ma demande de stage auprès de l'INRA, c'est notamment en raison de l'intervention de M. Marchoux en octobre dernier, lors de laquelle il a mis en avant la place de l'information scientifique et technique dans sa structure. En effet, il s'agit d'un thème, ayant déjà eu l'occasion de travailler sur la littérature grise et l'IST lors du travail de recherche d'information au premier semestre, et plus largement d'un type de ressources documentaires, qui m'intéresse particulièrement.
De plus, en raison de la nature de la mission et des outils utilisés (notamment PMB), c'est tout un éventail de connaissances et compétences acquises lors de mon cursus et notamment lors de cette année de Master qui a été sollicité. Les techniques de catalogage et d'indexation, notamment à travers le travail à partir de la classification Dewey, constituent des outils qui m'ont permis de repérer rapidement les changements qui à effectuer dans le fonds documentaire et de comprendre les enjeux d'une telle transition. Ayant déjà mené des missions de restructuration de plans de classement lors me des précédents stages, une certaine rigueur et la mise en application d'une méthodologie, notamment lorsqu'il s'agit de proposer un produit ou un service documentaire adapté aux pratiques des usagers, me paraissent cruciales et c'est donc à l'ensemble des enseignements du second semestre qu'il a fallu faire appel.
III. Analyse des activités réalisées
IntroductionLe principal objectif du stage, à travers la réorganisation du fonds documentaire de l'INRA sur le site de Lusignan, est la mise en application de connaissances et de compétences vues au cours du Master. Il n'est pas réellement question, du moins pour une première partie du stage, d'un réel apprentissage de nouvelles compétences ou de la découverte de problématiques nouvelles. Cette dimension pratique, concrète, correspond à l'objectif recherché initialement, à savoir l'exercice d'une mission de gestion courante, quotidienne, au sein d'un service de documentation.
De ce fait, les principaux outils mobilisés ont pu être abordés lors de la formation ou du moins partagent de nombreuses caractéristiques communes avec les différentes ressources étudiées.
La mission a avant tout concerné deux grands ensembles documentaires présents sur le site de Lusignan, à savoir la section zoologie et la sous-section informatique et statistiques, qui présentent toutes deux un intérêt stratégique et une grande diversité documentaire.
Ceci étant, le stage s'est en réalité déroulé en deux parties, puisqu'une fois les sections zoologie et informatique en grande partie traitées, j'ai pu m'atteler à la valorisation de productions scientifiques sur l'archive ouverte institutionnelle de l'INRA dédiée à cet effet. En effet, cette deuxième partie, ou du moins ce deuxième objectif, m'a permis de découvrir un nouvel outil, sous la forme de la plateforme ProdInra. L'indexation et catalogage demeurent toujours au cœur de la mission et sont les techniques de base mobilisées, mais cette fois-ci avec de nouveaux enjeux et d'autres spécificités. Ainsi ce sont, au-delà des enjeux d'accès à l'information, les problématiques des données, l'importance des analyses bibliométriques ainsi que les mécanismes de la publication scientifique qui pourront être analysés de manière transversale à travers cette analyse des différentes activités.
Cette troisième partie du rapport s'attachera à présenter les différentes étapes et activités menées en accordant un intérêt particulier aux différents enjeux que chacune d'entre elles implique pour le centre de documentation et l'usager. Il s'agit également de démontrer en filigrane la place prépondérante de l'information scientifique et technique à l'INRA et de s'intéresser aux types particuliers de documents que cela implique, notamment au regard de l'impact que cela peut avoir quant à l'indexation et à la mise à disposition des ressources documentaires.
1. Le passage à la classification Dewey : le fonds Zoologie et la
section Statistiques et informatique
➢ Analyse de l'existant et particularités du fonds
Si la mission de réorganisation du fonds documentaire aurait tout aussi bien pu concerner les sections Génétique ou Ecophysiologie, c'est finalement la section Zoologie qui a fait l'objet d'un traitement en profondeur. Ce choix n'est pas le fruit du hasard mais découle d'une décision en commun avec E. Marchoux, puisqu'en raison de son emplacement physique dans le centre de documentation (à savoir tout près des ouvrages déjà réindexés l'année dernière) et de son volume documentaire, le traitement de ce fonds représente avant tout un intérêt stratégique. De plus, la section Zoologie présentait alors une grande diversité de documents et permettait d'aborder des thématiques plus variées lors du travail d'indexation.
La section Zoologie est elle-même divisée en sous-sections, qui constituent des thématiques prédéfinies, permettant de regrouper les documents de nature similaire. Ainsi, à mon arrivée, cette partie du fonds était divisée en neuf sous-sections :
Systématique : 80 ouvrages dédiés aux différentes espèces d'insectes et à leur classification, de nombreux ouvrages généraux sur les grandes familles d'insectes.
Lutte et intervention humaine : une cinquantaine de documents de types et de natures diverses traitant des activités humaines (lutte biologique, lutte contre les nuisibles) en agriculture.
Physiologie : une quinzaine d'ouvrages liés aux différentes espèces d'insectes et à leur physiologie.
Ecologie : ~40 documents concernant l'écologie des populations, la dynamique des populations d'insectes
Plantes et relations plantes-insectes : près d'une centaine d'ouvrages ayant pour thèmes les différentes espèces de plantes, les insectes en tant que nuisibles, la lutte biologique ou encore la co-évolution entre insectes et plantes. Généralités : plus de 130 documents n'ayant pas de réelle thématique
commune mais comme le nom l'indique, présentant une portée générale. Invertébrés : cinq ouvrages seulement, sous-section difficile à justifier.
Ethologie : une douzaine d'ouvrages traitant du comportement animal et de l'influence des produits chimiques sur ce comportement.
Informatique et statistique : plus d'une centaine de documents qui n'ont aucun lien réel avec la zoologie mais qui, comme le nom de la sous-section l'indique, ont pour thèmes les mathématiques, les probabilités et statistiques et l'étude de logiciels et langages informatiques particuliers.
Cet état des lieux, à travers l'analyse de l'existant et l'inventaire des documents présents au sein de ces sous-sections, met en évidence qu'une certaine incohérence, due notamment à la méthodologie de classement initiale qui privilégiait l'ordre d'arrivée dans le fonds et reposait sur des intitulés qui n'ont plus lieu d'être, règne alors sur la section Zoologie.
Le principal intérêt de cette section pour les usagers est la consultation de documents relatifs aux différentes espèces d'insectes et à leurs interactions avec les plantes qui sont étudiées sur le site de Lusignan, notamment les plantes fourragères. Cela explique la prédominance d'ouvrages d'entomologie au sein de cette partie du fonds.
Une sous-section informatique et statistique, qui est quant à elle associée à la section Génétique/amélioration des plantes, a également fait l'objet d'un traitement particulier puisque là encore, d'un point de vue stratégique, en raison de l'existence de documents de nature similaire dans la section Zoologie, il paraissait intéressant de poursuivre la mission d'indexation avec ces documents. Il s'agit en effet de l'ensemble documentaire qui réunit la plupart des ouvrages concernant les logiciels utilisés à l'INRA, dont une grande partie est désormais obsolète et doit faire l'objet d'un désherbage, mais également des documents traitant des méthodes statistiques et des différents principes mathématiques qui peuvent être mis en application par les chercheurs du centre.
➢ Les outils utilisés et les techniques employées
Afin de mener à bien la mission qui m'a été confiée, c'est un large éventail d'outils qui était à ma disposition et celui-ci a pu être complété tout au long du stage.
Dans un premier temps, il a fallu me familiariser avec les outils utilisés par la structure d'accueil et son centre de documentation. Ainsi, j'ai rapidement pu découvrir le catalogue BeL-Inra, en ayant accès à la fois à l'OPAC et à son interface de gestion pour laquelle des identifiants personnalisés m'ont été fournis.
Le fonctionnement de BeL-Inra repose intégralement sur le SIGB PMB, un outil que nous avons eu l'occasion d'utiliser à maintes en reprises lors du premier semestre et les différents onglets et champs de saisie m'ont alors été familiers d'entrée de jeu, ce qui m'a permis de procéder facilement au catalogage.
En ce qui concerne les modalités d'accès et la marge de manœuvre en termes de gestion des notices et des exemplaires, il ne m'était possible de modifier que les exemplaires rattachés au centre de Lusignan et la suppression d'une notice comportant des exemplaires rattachés à d'autres centres ou d'autres sites était alors strictement impossible.
Enfin, afin de maîtriser les spécificités et règles de saisie propres à l'INRA et à son catalogue en ligne, un guide utilisateur (cf. annexe 2) ainsi qu'une présentation Powerpoint présentant le fonctionnement de l'outil, m'ont été présentés dès mon arrivée dans la structure. Ces deux documents ont été mes principaux outils au début de stage, me permettant de me familiariser avec les pratiques des services documentaires de l'institut.
Comme cela a été précisé dans la seconde partie de ce rapport, c'est la 21ème classification Dewey qui a servi de base à la mission de réorganisation du fonds documentaire. Il s'agit en effet de la version présente sur le site de Lusignan, qui n'est pas la dernière en date puisque la 23ème édition est parue en 2011. Toutefois, ce n'est pas réellement un problème puisqu'il n'y a pas de réelle volonté d'harmoniser le processus d'indexation, qui reste en réalité avant tout un outil pour la cotation des documents et la structuration des fonds, à l'échelle de l'ensemble de l'institut. D'ailleurs, cette volonté s'explique par les besoins de spécificité des cotes proposées, puisque les différents centres et leurs centres de documentation ne ciblent pas les mêmes thématiques et n'ont donc pas les mêmes besoins en termes de représentation intellectuelle du contenu des ouvrages.
Ceci étant, le fait de ne pas disposer de la dernière édition de la CDD implique de mener les vérifications nécessaires lors de la recherche de propositions d'indexation en ligne, sur des catalogues externes, et il s'agit alors de s'assurer que ces propositions sont effectivement prises en compte par la 21ème édition et ne sont pas des spécificités d'une édition antérieure ou au contraire plus récente.
Ce sont donc les quatre volumes, à savoir les tables auxiliaires, les tables générales 000 à 599, les tables générales 600 à 999 et le tome dédié à l'index et au guide d'indexation, correspondant à cette 21ème édition qui m'ont été fournis dès le début du stage.
Dans un deuxième temps, j'ai également eu l'occasion de mettre en application des outils étudiés lors de cette première année de Master. C'est notamment le cas des catalogues de la BNF, du SUDOC et du CCFR, qui permet quant à lui d'obtenir simultanément les résultats des deux catalogues précédents.
M. Marchoux m'a par ailleurs encouragé à consulter ces catalogues afin de m'inspirer des propositions d'indexation qui s'y trouvent mais il convient de rappeler que ces propositions ne peuvent en aucun cas constituer des réponses absolues, car elle ne sont pas forcément adaptées à l'INRA et au centre de documentation du site de Lusignan. De ce fait, elles faisaient finalement office de tremplin afin de mener une réflexion plus approfondie et ne constituaient pas une solution « clés en main ».
De la même manière, les vedettes matières RAMEAU, à partir de ces catalogues, ainsi que les mots-clés qui y sont proposés, m'ont permis d'étoffer le vocabulaire utilisé lors des recherches dans l'index de la CDD et sur Internet, afin de mieux saisir les concepts des ouvrages à indexer.
En outre, le déploiement de ce projet de classement a été l'occasion de découvrir de nouveaux outils constituant eux aussi une aide et un appui considérable à l'indexation documentaire.
Après avoir manipulé les différents catalogues (BNF, SUDOC etc.) afin d'obtenir des pistes d'indexation, j'ai rapidement découvert l'outil d'aide à la classification documentaire OCLC Classify. Il s'agit d'un outil expérimental de l'OCLC (Online Computer Library Center), qui remplace l'ancienne interface DeweyBrowser, ayant pour objectif de faciliter le travail d'indexation des documentalistes et bibliothécaires à travers le monde, en recensant l'ensemble des propositions d'indexation faites par les bibliothèques, centres de documentation et d'archives recensés par la plateforme, et en indiquant la fréquence ainsi que la le nombre d’occurrencesde chacune d'entre elles pour un ouvrage. Le site propose donc un moteur de recherche permettant de chercher des ouvrages et de visualiser l'ensemble des indices Dewey proposés pour ceux-ci.
L'outil, relié au catalogue WorldCat, également géré par l'OCLC, complète donc le rôle des catalogues de la BNF et du SUDOC avec des propositions plus variées et des fonctions de recherche plus rapides et efficaces, bien que la recherche titre sans opérateurs se montre quelque peu restrictive et pousse à utiliser des expressions exactes.
Dans une optique similaire, j'ai également eu l'occasion d'utiliser l'outil de recherche d'indices Dewey en ligne créé par le documentaliste Denis Weiss et hébergé sur son site TahitiDocs. Cet outil permet une recherche rapide et facile sur un premier niveau de profondeur en matière d'indexation mais se montre toutefois peu efficace pour établir une proposition de cote complète. D'autant plus qu'une fois encore, il est nécessaire de vérifier la version de la CDD employée et de s'assurer que la cote proposée correspond effectivement au concept repéré. Il s'agit donc d'un outil d'assistance qui fait plutôt office de « pense-bête » plutôt que d'un réel outil de classification.
En outre, j'ai effectué une demande d'inscription, pour une période d'évaluation d'un mois, au service Web Dewey, lui aussi proposé par l'OCLC mais les codes d'activation du compte n'ont jamais été reçus.
De manière plus secondaire et en raison des thèmes pointus qu'impliquent la nature scientifique des document traités, j'ai eu l'occasion d'effectuer de nombreuses recherches sur Internet via un moteur de recherche généraliste et Wikipédia afin de cerner, du moins de manière superficielle, certaines notions scientifiques et d'avoir une meilleure représentation de la nomenclature de certaines espèces de plantes et animaux afin d'être en mesure d'indexer les documents de manière adéquate.
Enfin, ce sont plusieurs ressources utilisées en interne qui m'ont permis de mener à bien ce travail d'indexation et de garantir la pérennité du travail accompli.
Parmi ceux-ci compte un outil de recherche qui a fait également office de document de travail tout au long du stage : la liste de cotes validées (cf. annexe 3) proposée par Amandine Lustrement l'année dernière lors de son stage, qui avait une mission similaire bien qu'ayant traité des documents de nature différente.
Cette liste a permis de faciliter l'indexation et de travailler plus rapidement en constituant un document de référence. De plus, il a dû être complété au fur et à mesure de l'avancement de la mission de réindexation du fonds, et ce sont finalement de nombreux ajouts qui ont été effectués afin de répertorier les indices Dewey les plus fréquents et les plus adaptés aux différents concepts concernés par le fonds documentaire.
Il ne s'agit cependant pas réellement d'une liste de cotes validées au sens strict puisqu'il est question avant tout d'un document de travail qui sera amené à évoluer lors de la poursuite du travail de réindexation du fonds. Sa création et sa mise à jour constante traduisent toutefois une volonté d'harmoniser l'indexation et de préparer le terrain pour les initiatives à venir.
Dans une moindre mesure, le tableau de rejet des particules (cf. annexe 4), prépositions, articles et de classement des noms composés, récupéré auprès de la bibliothèque départementale de la Vienne, m'a permis de construire les cotes de manière cohérente et harmonieuse en écartant les particules du nom des auteurs lors de l'inscription des trois premières lettres du nom de l'auteur dans la cote. Il présente les règles de catalogage et de cotation en la matière, qui varient en fonction de la nationalité des auteurs, ce qui a nécessité d'être attentif pour préserver une certaine cohérence, notamment dans les cas des auteurs néerlandais, belges ou allemands ayant des noms en « Von » ou « Van » et pour lesquels les règles diffèrent.
➢ L'indexation et la prise de décisions qui en découle
Les indications qui vont suivre n'ont pas pour vocation d'être exhaustives mais plutôt de faire figure d'exemples permettant de démontrer la démarche qui a pu être mise en place dans son ensemble et d'apporter des précisions sur certains choix qui été effectués en accord avec le tuteur, leurs enjeux et la forme concrète sous laquelle ils se sont mis en place.
Tout d'abord, pour les ouvrages généraux de systématique, auxquels la CDD prévoit d'attribuer la cote 578.012 (qui correspond à l'indice pour la biologie et l'indice auxiliaire précisant qu'il s'agit d'une classification), il a été décidé d'aller plus loin dans le détail en précisant le sujet précis et en y ajoutant, en suivant la même méthodologie, l'indice 012 correspondant à la classification. Par exemple, en entomologie notamment puisque c'est le sujet principal du fonds zoologie sur le site de Lusignan, il s'agit d'attribuer à un ouvrage de systématique correspondant à une espèce d'insectes en particulier, l'indice correspondant à l’espèce en question (exemple : 595.76 pour les coléoptères) et de rajouter 012 afin de signaler qu'il s'agit d'un ouvrage de classification.
Il a donc fallu adapter les préconisations de la classification Dewey aux nécessités en matière de niveau de détail de l'indexation et de garantir une certaine cohérence quant à l'emplacement des ouvrages traitant des différentes espèces d'insectes.
En ce qui concerne la sous-section Relations insectes-plantes, il a été difficile de dégager un indice permettant de représenter la relation entre les deux concepts puisque aucun indice pré-construit idéal permettant de symboliser ce concept n'était prévu par la CDD. Il a donc fallu sélectionner une cote permettant de préserver une certaine cohérence, en prenant en compte les attentes et l'angle d'approche des chercheurs et étudiants du centre de Lusignan. Ainsi, c'est le choix de l'indice 632.7 (insectes et lutte contre les insectes en agriculture), en se reposant sur les propositions faites par de nombreuses bibliothèques et après négociation avec le tuteur, qui a été fait. Ceci étant, cet indice n'était pas tout à fait adapté puisqu'il concerne les insectes nuisibles tandis que l'interaction insecte-plante va bien au-delà de cet aspect, mais il constitue un compromis et permet de garantir la proximité physique des documents de même nature.
Pour la sous-section Physiologie, toujours dans la section Zoologie nous avons tenté de respecter une logique similaire à ce qui a été fait en systématique, en conservant la logique initiale, en respectant du mieux possible les différents concepts des ouvrages tout intégrant la notion de physiologie. De ce fait, il a fallu construire un indice dédié à la physiologie des insectes (571.157), tout en faisant le choix de ne pas y classer les ouvrages traitant d'insectes en particulier mais plutôt les documents généraux sur la physiologie des insectes, toujours dans un souci de cohérence.
Afin d'harmoniser l'ensemble du travail d'indexation et de garantir la pérennité du travail effectué, qui rappelons-le est un travail qui devra s'effectuer sur le long terme et qui ne prend pas fin avec ma mission mais devra être poursuivi à l'avenir, les décisions sus-mentionnées ainsi que de nombreuses autres ont directement été intégrées à la liste de cotes validées mentionnée précédemment, sous la forme de recommandations et d'encadrés présentant la marche à suivre dans certains cas spécifiques. Ainsi, il y est par exemple précisé que si un insecte en particulier est directement concerné, il est impératif de partir de l'indice Dewey lui correspondant plutôt que de l'approche prise par l'ouvrage, afin de le compléter par la suite, le cas échéant, par un indice issu des tables auxiliaires afin de préciser justement cet angle d'approche.
Par ailleurs, il y est également rappelé que si un insecte est abordé en tant que nuisible pour l'agriculture, l'ouvrage en question devra être indexé en 632.7, indice qui sera ensuite complété, comme le prévoit la CDD, par la partie d'indice correspondant à l’espèce concernée (c'est à dire à partir des sous-indices de 595.7).
L'objectif est donc ici de conserver les documents relatifs à un même animal ou à une même plante au même endroit, de garantir la proximité des ces documents dans l'espace et donc finalement de faciliter l'accès à l'information. Ces décisions permettent également de séparer les ouvrages généraux d'entomologie, de biologie ou de lutte en agriculture, des documents plus spécifiques.
La section Généralités, quant à elle, regroupait des documents de types et de natures très divers et reflétait alors parfaitement les lacunes du classement initial, qui favorisait l'ordre d'arrivée des documents dans le fonds. En effet, il n'y avait pas vraiment de lien entre les ouvrages de cette partie du fonds, bien qu'ils soient juxtaposés au sein des rayonnages, et finalement, tous les documents se sont intégrés de manière fluide au reste du fonds traité, une fois indexés à l'aide de la classification Dewey.
En outre, en raison du niveau de détail et de spécificité des ouvrages indexés dans les fonds traités, il a fallu modifier quelque peu les règles précisées l'année dernière, en matière de cotation des ouvrages. En effet, le document de cotation recommandait alors une limite de sept chiffres pour les indices présents sur les cotes des ouvrages et nous avons décidé, avec E. Marchoux, d'étendre cette limite à neuf chiffres, afin de rester précis au niveau de l'indexation sans pour autant devoir modifier le modèle utilisé pour les étiquettes.
Pour certains indices, il a fallu revenir sur la décision prise au départ et l'indexation s'est affinée au fil du traitement du fonds. C'est notamment le cas pour les produits phytosanitaires, puisqu'après une longue hésitation et des recherches sur la nomenclature et la classification des différents pesticides, il a été décidé de les classer en 632.95 (pesticides) plutôt qu'en 631.8, qui est l'indice réservé aux produits chimiques agricoles mais qui concerne avant tout les différents types d'engrais.
Pour ce qui est des ouvrages concernant les langages informatiques, il a été décidé de les regrouper à l'aide de l'indice 005.133 (langages de programmation particuliers) plutôt que sur le type d'activité (statistique, préparation de document, documentation), puisqu'il s'agit la plupart de temps de guides et de manuels d'utilisation. Les ouvrages concernant LaTeX, par exemple, qui est un langage de balisage et préparation de documents textuels numériques, se retrouvent donc classés en 005.133 avec les autres langages informatiques plutôt qu’en 686.2, qui est l'indice réservé à l'imprimerie et à la publication assistée par ordinateur.
Ces différentes décisions ont pour point commun la volonté de favoriser l'accès aux documents et de constituer des ensembles cohérents au sein du centre de documentation.
➢ Méthodologie et observations sur l'importance de la transition
La méthodologie de travail a dû évoluer tout au long du stage afin de prendre en compte les spécificités des documents et les fonctionnalités des différents outils utilisés.
En effet, pour chaque section du fonds documentaire traitée, j'ai été amené à réaliser un inventaire (cf. annexe 5) sur un logiciel de traitement de texte, répertoriant l'ensemble des documents à partir de leur cote initiale, qui en raison du plan de classement initial, correspondait à leur ordre d'arrivée dans le fonds, afin d'être en mesure de faire régulièrement un état des lieux du travail effectué. En outre, cet inventaire m'a permis d'assurer le suivi des décisions prises au fil du projet et pour chaque document, de signaler dès la phase de repérage de celui-ci sur le catalogue, l'éventuelle existence de doublons et la section dans laquelle il se trouve afin d'être en mesure de le traiter au plus vite et sans avoir à refaire des recherches. C'est également lors de cette phase de repérage et de passage en revue des différents ouvrages que j'ai pu directement signaler les documents en mauvais état ou à réparer avant réintégration dans le fonds. En outre, il était nécessaire, notamment pour les ouvrages en plusieurs tomes ou volumes, de vérifier si l'exemplarisation des documents était correcte et correspondait effectivement à la réalité.
Après avoir listé les références telles qu'elles sont présentées sur le catalogue, j'ai rapidement décidé d'intégrer un lien hypertexte renvoyant directement sur la notice BeL-Inra du document répertorié afin de pouvoir y revenir et effectuer d'éventuelles modifications sans avoir à le chercher à nouveau sur l'OPAC ou sur l'interface de gestion. Enfin, la création et la mise à jour constante de cet inventaire m'ont permis d'indiquer directement pour chaque document une ou plusieurs propositions d'indexation Dewey ou du moins des pistes à confirmer ultérieurement, en précisant le raisonnement et la démarche derrière la construction des indices en question.
De la même manière, la liste de cotes validées a été mise à jour régulièrement et j'ai conservé les versions précédentes afin de garantir un suivi de l'évolution du projet et des décisions prises au fil du temps. Il a notamment été nécessaire d'y ajouter tous les indices correspondant aux différentes espèces d'insectes mais également les indices des tables auxiliaires les plus utilisés, tels que 021 pour les tables (en mathématiques ou statistiques principalement) ou 015 1 pour les principes mathématiques, utilisés à de nombreuses reprises pour les documents de la section informatique et statistique.
En ce qui concerne l'indexation elle-même, il a souvent été nécessaire de feuilleter les documents concernés, notamment en consultant l'introduction, l'avant-propos et la table des matières afin de repérer des mots-clés permettant de sélectionner une entrée intellectuelle principale. En effet, il était hors de question de s'arrêter au titre puisque celui-ci peut être trompeur et mettre en exergue une approche qui ne correspond pas forcément à la réalité et à l'angle d'approche effectif. C'est le cas pour de nombreux ouvrages de statistiques appliquées par exemple, qui mettent souvent en avant une matière (biologie, génétique etc.) mais qui finalement restent avant toute chose des ouvrages de mathématiques et de statistique et il est alors plus sensé de les conserver avec les autres documents de même nature plutôt que de partir de la thématique en question et d'y ajouter un indice issu des tables auxiliaires. De cette manière, un ouvrage intitulé La régression non-linéaire, méthodes et applications en biologie (S. HUET, INRA, collection Mieux Comprendre, 1992) s'est tout de même vu classé en statistiques et non en principes statistiques en biologie, car il s'agit avant tout d'un ouvrage de statistiques, faisant occasionnellement références à des exemples concrets en biologie.
Il convient alors d'éviter de chercher à traduire à tout prix les différentes expressions du titre d'un ouvrage pour parvenir à l'indexer mais plutôt de tenter de représenter au mieux le ou les concepts que l'on retrouve effectivement dans le document concerné.
En revanche, il devient de plus en plus aisé, au fil de l'indexation, de repérer l'angle d'approche et le niveau de spécialité d'un document en fonction du nom de l'auteur, puisqu'il n'est pas rare dans une même section de croiser des auteurs-clés, dont les écrits font autorité en la matière. Cela permet de faciliter l'indexation des documents puisqu'il est plus facile de repérer la logique à prioriser.
➢ Traitement des doublons et désherbage
Une procédure de traitement des doublons, en ce qui concerne les annotations à inscrire directement sur les ouvrages mais également sur les mentions à signaler sur le catalogue, a d'ores et déjà été prévue par l'ERIST de Lusignan et a été affinée au cours de l'année de 2015 et inscrite directement sur le document de cotation des ouvrages.
Ainsi, il convient pour chaque doublon, qui ne doit pas être vu comme un terme péjoratif puisqu'il s'agit en fait d'exemplaires supplémentaires qui ont vocation à rester dans le fonds, de signaler sur la page de titre de l'ouvrage, et sur le fantôme, le numéro de doublon précédé de la lettre D (exemple : D1, D2, D6 etc.) à la suite de la cote Dewey. De la même manière, il est prévu de suivre la même logique sur le catalogue et de symboliser cette nature de doublon, d'exemplaire supplémentaire, en inscrivant les mêmes informations dans la cote de l'exemplaire sur BeL-Inra. Cependant, la cote de l'ouvrage en rayon, sur l'étiquette, ne doit pas faire mention de l'état de doublon du document concerné.
Par ailleurs, certains ouvrages ne correspondant plus plus aux besoins du centre de documentation et de ses usagers, ou faisant référence à des techniques ou outils obsolètes, ont dû faire l'objet d'un désherbage, c'est à dire d'une élimination du fonds. La procédure implique de rayer au stylo rouge toute mention rattachant le le document en question au centre de documentation de Lusignan et d'inscrire sur la page de titre la mention « désherbé le » suivie de la date. Il convient également de retirer le fantôme de l'ouvrage afin de ne laisser aucune ambiguïté quant à sa suppression du fonds et à son éventuelle destruction.
La majorité des documents qui ont fait l'objet d'un désherbage se présentaient sous la forme de guides d'utilisation ou de manuels concernant des logiciels et des langages de programmation (tels que S-Plus, Texto ou encore Logotel) qui ne sont plus utilisés et qui sont souvent laissés à l'abandon en faveur d'autres outils, ne représentant plus d'intérêt pour les usagers.
➢ Équipement et mise en rayonnage des ouvrages
Le travail d'équipement, c'est à dire le retrait des étiquettes obsolètes et des mentions n'ayant plus de sens des documents mais également la cotation et l'étiquetage ainsi que la mise en rayon des ouvrages, a constitué une part considérable de la mission, en raison du volume documentaire traité. En effet, ce travail long et somme toute quelque peu répétitif a dû être effectué pour plusieurs centaines d'ouvrages et des difficultés en matière d'aménagement de l'espace ont dû également être prévues, en prenant en compte les bouleversements à venir en ce qui concerne l'emplacement des documents.
Pour mener à bien de ce travail, il a fallu partir des modèles d'étiquettes proposés par mon tuteur et A. Lustrement l'année dernière, sur lesquelles devaient être imprimées les cotes (neuf chiffres suivis des trois premières lettres du nom de l'auteur), afin de coller chacune d'entre elles sur la tranche des ouvrages avant d'y appliquer une bande adhésive supplémentaire permettant de garantir son maintien. Pour ce faire, une imprimante dédiée à l'impression d'étiquettes ainsi que le logiciel (P-touch editor) l'accompagnant, permettant d'éditer le gabarit initial, ont été mis à ma disposition.
Pour un certain nombre de documents, pour ceux qui n'en disposaient pas ou pour les documents entrants, il a également été nécessaire de rédiger un fantôme, c'est à dire une fiche présentant les informations (titre, auteur, numéro d'inventaire et cote) liées à l'ouvrage, et d’insérer celui-ci au niveau de la page de titre de l’ouvrage. C'est directement sur ce fantôme que les usagers inscrivent leur nom, l'unité à laquelle ils sont rattachés et la date, lorsqu'ils souhaitent emprunter un ouvrage. Au moment de l'emprunt, le fantôme est laissé à la place du document. La cote de l'ouvrage et son numéro d'exemplaire sont également inscrits directement au niveau de la page de titre afin d'être toujours en mesure d'identifier l'ouvrage et de retrouver sa place dans la collection.
Pour ce qui est de l'aménagement de l'espace, il a été nécessaire de déplacer à plusieurs reprises une partie du fonds afin d'être en mesure d'y intégrer les nouveaux documents traités, et il a fallu faire basculer l'ensemble des thèses et des rapports de stage présents dans le centre de documentation sur d'autres rayonnages afin de disposer d'assez de place pour tous les ouvrages traités. De plus, il a été décidé de laisser des espaces entre les principales thématiques et d'éviter de stocker des documents dans les rayons du bas afin de permettre une meilleure visibilité dans le fonds.
Enfin, pour chaque sous-thématique déterminée lors de l'indexation, il a fallu imprimer des étiquettes permettant de les symboliser et de les faire ressortir afin de faciliter la consultation et l'accès à l'information pour les usagers. Ainsi, directement sur les rayonnages, des étiquettes portant des inscriptions telles que « 631.523 – Amélioration des plantes » sont affichées et permettent de repérer d'un coup d’œil les principaux ensembles d'ouvrages.
2. Le catalogage de documents entrants
Si la majeure partie de la mission s'est présentée sous la forme d'un vaste travail de réindexation, j'ai également été amené à cataloguer de nombreux documents afin de maintenir à jour le catalogue BeL-Inra. En effet, certains documents présents physiquement dans le fonds étaient pourtant absents du catalogue et un certain nombre de documents récemment acquis sur le site de Lusignan étaient en attente de catalogage.
Le catalogue BeL-Inra fonctionnant à partir du SIGB PMB, il ne paraît pas nécessaire de revenir sur son interface et sur son fonctionnement dans sa globalité. Cependant, comme cela a été signalé dans l'analyse des différents outils utilisés, l'INRA a mis en place, à l'échelle nationale, un certain nombre de règles de catalogage qui doivent être respectées dans l'ensemble des centres afin de garantir une gestion documentaire cohérente. Cette volonté est matérialisée par un guide utilisateur (cf. annexe 2) accessible à l'ensemble des documentalistes de la structure et présentant les spécificités en matière de saisie.
Ces normes de catalogage concernent avant tout certains champs, qui s'affranchissent des règles habituelles de catalogage, tels que le nombre de pages ou le format (dans la zone collation) puisque le niveau de détail nécessaire au fonctionnement de l'INRA n'est pas forcément le même, en termes de traitement documentaire, que pour une bibliothèque ou une médiathèque de lecture publique. En revanche, le traitement des auteurs nécessite une attention particulière puisqu'il convient de faire basculer, à partir du moment où il y a plusieurs auteurs, l'ensemble de ceux-ci en tant que « autres auteurs » et de respecter des règles concernant les personnes morales et les collectivités lorsqu'elles figurent parmi les auteurs. Le champ réservé au prénom (ou élément rejeté), en revanche, ne doit faire figurer que l'initiale, et non le prénom en entier.
Le fonctionnement de BeL-Inra prévoit évidemment le recours aux listes d'autorités (auteurs, éditeurs, collections etc.) afin d'harmoniser l'ensemble de la saisie.
Afin de travailler de manière efficace et de pouvoir prendre en main l'outil rapidement, j'ai commencé par cataloguer des documents sur la base test de BeL-Inra, disponible à une autre URL et dont le principal intérêt est de pouvoir s'entraîner au dépôt de notices sur la plateforme, sans pour autant que celles-ci soient intégrées directement au catalogue public. Cela a permis à mon tuteur, dans un premier temps, de vérifier le respect des règles de saisie pour un premier corpus de documents à cataloguer.
J'ai également eu l'occasion, via le protocole Z39.50, de procéder à l'import de notices issues des catalogues de la BNF et du SUDOC, afin de faciliter le travail de saisie et d'accélérer le processus d'intégration des notices. Toutefois, il demeure nécessaire de veiller, lors de la procédure, à ce que les informations contenues dans les champs correspondent effectivement aux directives de saisie précisées par le manuel utilisateur de BeL-Inra et mentionnées précédemment. Ainsi, et particulièrement pour les zones responsabilité et collation, il a fallu passer en revue l'ensemble des informations et dans de nombreux cas harmoniser l'ensemble, ce qui limite fortement l'intérêt, en termes de gain de temps, de la procédure d'import.
Il m'a également fallu cataloguer et indexer des ouvrages de la collection Sciences en question (cf. annexe 6) éditée par Quae, la maison d'édition commune de l'INRA, de l'Ifremer, du Cemagref et du Cirad, en veillant à respecter certaines spécificités. En effet, pour ces documents, il a été décidé d'en intégrer un exemplaire dans une section séparée et dédiée à cette collection, et de conserver un autre exemplaire au sein du fonds commun, et donc de l'indexer à l'aide de la classfication Dewey.
En termes de catalogage, cela implique de créer une notice commune si l'ouvrage n'est pas présent sur le catalogue en ligne, puis d'ajouter deux exemplaires attribués au centre de documentation de Lusignan.
De plus, suite au départ à la retraite d'un chercheur du centre, il nous a paru important de récupérer ses archives et la documentation dont il disposait dans son bureau afin d'intégrer au fonds les documents constituant un intérêt pour les agents du site. De ce fait, il a été nécessaire de faire le tri des documents avant de procéder au catalogage des quelques ouvrages pouvant être intégrés au fonds, notamment des documents d'ordre général sur les abeilles et les bourdons ainsi que des ouvrages de référence.
Si la première partie de la mission, telle qu'elle vient d'être présentée, à travers l'indexation et le catalogage sur un fonds documentaire « classique », vise à favoriser l'accès à l'information, la fonction de documentaliste scientifique implique également de travailler avec les chercheurs et de mettre en valeur les productions des scientifiques. C'est là qu'intervient la mise à disposition des publications des scientifiques du centre sur l'archive ouverte institutionnelle ProdInra. Si l'on peut effectivement parler d'une rupture entre ces deux activités, en termes de tâches à effectuer et de pratiques documentaires, en raison des outils utilisés et de la nature des documents, il existe une certaine forme de continuité en ce qui concerne le processus de traitement documentaire. Ainsi, le respect du cycle du document et la place centrale de l'usager demeurent au cœur des préoccupations.
3. L'indexation de productions scientifiques sur ProdInra
➢ Spécificités et fonctionnement de la plateforme
L'archive ouverte institutionnelle de l'INRA, ProdInra, constitue l’un des principaux outils à disposition des professionnels de l'information scientifique et technique qui travaillent au sein de l'institut afin de valoriser les publications des chercheurs. Il donne accès à des fonctionnalités de dépôt de notice, de recherche dans une base de données de références bibliographiques et permet dans certains cas l'accès au texte intégral. Ses fonctionnalités reposent sur plusieurs mécanismes de restitution de l'information et de statistiques qui sont accessibles aux usagers par le biais de leur tableau de bord personnel.
Son moteur de recherche, à travers des modules de recherche avancée et de recherche experte, permet des requêtes plus ou moins complexes dont les modalités sont détaillées directement sur la plateforme. Les différents opérateurs de recherche et la syntaxe à respecter, ainsi que des exemples de requêtes susceptibles d'être utiles aux chercheurs sont mises en avant sur les onglets de recherche avancés.
Il est également possible d'accéder aux notices au format XML, ce qui permet d’obtenir des informations supplémentaires par rapport à ce que peut présenter l'interface de base, notamment le nom du dépositaire d’un document et des informations concernant le workflow.
Comme cela avait été mentionné lors de la présentation initiale de la mission, l'archive ouverte est interconnectée avec HAL. Concrètement, afin d'établir ce lien et de faire figurer une notice de ProdInra sur HAL, il suffit d'indiquer une thématique spécifique dans les informations générales du document à référencer et de cocher une case signalant un référencement sur HAL. La manœuvre est donc très facile à effectuer et favorise la diffusion du document.
ProdInra permet également l'import des notices à partir du Web of Science et de PubMed, qui sont deux plateformes de recherche de références bibliographiques. Encore une fois, tout comme pour l'import de notices sur BeL-Inra avec le protocole Z39.50, il est impératif de vérifier les informations présentes au sein des différents champs et le respect de la syntaxe, avant l'intégration de la notice. L'import passe par là aussi par zone tampon et les notices importées se retrouvent alors intégrées dans un premier temps dans une section de l’espace personnel, avant la transmission au relecteur et l'éventuelle intégration dans ProdInra.
Le fonctionnement de la plateforme, afin de garantir la conformité des données saisies et la cohérence de la base de données, est justement soumise à une hiérarchisation stricte. Ainsi, les différentes actions qu'il est possible d'effectuer (dépôt, intégration de notices, modifications, ajout de pièces jointes etc.) dépendent de plusieurs niveaux d'autorité : du dépositaire à l'administrateur en passant par le relecteur. L'intégration définitive d'une notice se fait donc sous la forme d'une série d'étapes successives qui garantissent la cohérence du fonctionnement de l'outil.
Si l'objectif de la plateforme et de permettre l'accès aux productions scientifiques et la valorisation de celles-ci, il s'agit avant tout d'une base de données de référencement et de recherche de données bibliographiques propres à l'institut. En effet, ce ne sont au final qu'un peu plus de 13% (13,23% le 17/05/2016) des notices qui proposent un accès aux texte intégral, à travers l'intégration d'une pièce jointe, le plus souvent au format PDF.
Dans un souci d'accessibilité et afin de faciliter l'utilisation des différentes fonctions de l'interface, on retrouve également sur ProdInra un wiki recensant les différentes règles de catalogage et d'indexation et les normes à respecter pour le dépôt des productions scientifiques.
Des modules de e-learning sont également mis à disposition et présentent les fonctionnalités de l'archive ouverte, décrivant étape par étape comment procéder à un dépôt. Ainsi, tout est pensé pour faciliter le dépôt de documents pour les usagers, à savoir la communauté scientifique, qui n'ont pas de compétences spécifiques en documentation et en traitement de l'information.
Cela s'explique notamment par le fait qu'une archive ouverte institutionnelle n'a de réelle valeur que si elle est mise à jour constamment et dans une optique d'exhaustivité, et que si elle peut être prise en main rapidement par ses utilisateurs.
➢ Méthodologie et règles de catalogage
En ce qui concerne la tâche qui m'a été confiée, j'étais chargé de cataloguer les productions de l'unité Fourrages, environnement, ruminants (FERLUS) pour les années 2011 à 2014, fournies par la secrétaire de l'unité expérimentale, qui en fait un inventaire annuel dans un classeur. Ces documents se présentent sous la forme d'articles parus majoritairement dans des revues à comité de lecture, mais il a également fallu cataloguer des documents de communication tels que des posters ou des extraits de présentations orales. Pour ce faire, un accès à l'interface de dépôt m'a été fourni et il m'a fallu dans un premier temps chercher les publications afin de vérifier qu'elles n'étaient pas déjà référencées dans la base, puis inscrire, le cas échéant, sur chaque document son identifiant ProdInra afin de faciliter les recherches à l'avenir.
ProdInra : cartographie des auteurs
