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Submitted on 6 Jun 2020
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Bibliothèque numérique à l’ Inra : Présentation du travail fait pour les fonds documentaires Thuret
Catherine Thiolon
To cite this version:
Catherine Thiolon. Bibliothèque numérique à l’ Inra : Présentation du travail fait pour les fonds documentaires Thuret. 2013. �hal-02808810�
documentaires Thuret (Actu ISt 5)
Merci à Mathieu Andro pour sa relecture attentive
Problématique et méthode
Après l’échec, en 2008‐2009, du projet Binae, qui visait à constituer une bibliothèque numérique commune sur l’agronomie et l’environnement avec le Cemagref, le Cirad , l’Inra et l’IRD, chacun des organismes a repris sa liberté. Au niveau de l’Inra, le souhait est de conduire 1 ou 2 opérations pilotes exemplaires sur des fonds patrimoniaux pour lancer la dynamique et aussi mettre au point méthodologie et évaluation des besoins (en temps de travail, en budget).
En raison de fonds connus, d’une certaine ambition, de volonté politique locale, les fonds de Paris et de Thuret sont choisis pour conduire ces opérations pilotes.
Paris car il existe de très beaux livres anciens illustrés (cf Denise Grail pour l’ancienne revue Inra Mensuel, emprunts de Quae) et la volonté de Patricia Wattenberg, alors présidente du centre ; une archiviste Fanny Keller travaille sur place et le déménagement des ouvrages de la rue Jean Nicot vers la rue de l’Université est annoncé pour janvier 2010 et rend urgent l’inventaire des collections.
Thuret (ANTIBES) car il existe un projet global de valorisation de la villa Thuret (lieu, jardin, collections documentaires, herbier) et sur place, une personne motivée, Catherine Ducatillon.
Le fonds Paris est traité en premier, l’inventaire des ouvrages et périodiques est réalisé documents en main, selon une feuille Excel mise au point, après discussion avec la BnF et au cours de premiers essais. Les mêmes outils et méthodes, qui montrent leur efficacité, sont utilisés pour réaliser l’inventaire de la villa Thuret.
Le travail effectué sur le fonds Thuret ne peut être décrit sans parler du fonds Paris, ni de la BnF et de sa politique vis‐à‐vis des partenaires associés.
Le fonds Thuret
La méthode de travail générale et utilisée pour Thuret s’articule en 3 phases :
1. les travaux préliminaires : inventaire, cotation des documents et classement rationnel des rayonnages, qualification « scientifique » du fonds (cohérence, lacunes), repérage de ce qui est déjà numérisé et disponible sur le web. Ces travaux peuvent différer selon qu’il s’agit d’une vraie bibliothèque avec personnel et lecteurs ou d’un fonds « mort » isolé.
2. la numérisation : selon 2 procédures principales. Soit avec la BnF qui héberge les documents à numériser sur sa chaîne (respecter alors la méthodologie de celle‐ci : fiche_état, code barre, caisses normées, transport) ; soit avec un prestataire propre (écriture d’un cahier des charges avec un marché par exemple à bons de commande, choix d’un ou de plusieurs prestataires, la mise en caisse, le transport aller et retour, le contrôle qualité …).
3. la valorisation des livres numérisés, dans Gallica et autres sites, notamment internationaux, avec le choix éventuel d’une plate‐forme propre et la conservation pérenne des fichiers (et des ouvrages)
Travaux préliminaires
La BnF souhaite avant tout travail d’inventaire que l’Inra procède à un « audit scientifique » pour Thuret, dont l’objectif est de positionner ce fonds en termes d’intérêt scientifique (cohérence, fiabilité, originalité) en vue de décider de la poursuite des travaux documentaires préalables à une numérisation. Il s’agit de sélectionner les documents et thématiques participant à une cohérence scientifique, noyau d’une bibliothèque de référence.
Ce nouveau critère « d’intérêt scientifique » au‐delà du simple intérêt patrimonial est indispensable maintenant pour tout travail de recherche de subventions pour numériser (BNF, Ministères, emprunts d’avenir, …).
Ce sera fait en mars 2011 avec la SNHF, l’Amap de Montpellier, … Parmi tous les documents de la villa Thuret sont sélectionnées les flores et monographies sur les plantes ; sont laissés de côté les tirés à part, l’herbier (dont la réfection et la numérisation sont envisagées dans un autre projet) , des livres dispersés sur la pathologie, la zoologie, la phytologie, bref tous les ouvrages nécessaires au laboratoire de Thuret pour travailler mais dans des collections lacunaires sans recherche de cohérence, de label de référence.
Suivant l’exemple du fonds Paris, un binôme est recruté à l’été 2011 et est chargé de réaliser l’inventaire des monographies et des périodiques du fonds sélectionné, de coter chaque document selon la classification Dewey (en écrivant sur un bandeau de papier spécial entourant le livre) et de ranger_classer les fonds documentaires de façon cohérente ; une recherche systématique est faite dans le catalogue de la BnF (présence du document dans les collections de la BnF via le dépôt légal ou non) et dans Gallica (ce document est‐il déjà numérisé, par qui, BnF ou pôles associés, et avec quelle qualité), et ce afin de repérer les doublons.
Titres (notices) Volumes Anciens (avant 1950) 1071 1656
Anciens libres de droit
(avant 1900) 507 868 Précieux (armoire) 51 116
Périodiques 56 1638 Récents (après 1950) 134 134
Anciens, libres de
droits et précieux 558 984
A l’automne 2011, 2 séances de travail sont organisées avec le département de la coopération de la BnF et la direction des Collections/Département Sciences/Sciences Naturelles. La BnF explique n’être pas intéressée par le fonds Paris : constitué par diverses donations (notamment quand des stations ferment, ex Beaune), il n’y a aucune cohérence scientifique. Ce n’est pas une bibliothèque organisée en collections et il n’y a aucun lecteur. Par ailleurs, la BnF commence à numériser systématiquement ses collections (cf Dépôt légal), et a de nombreux partenaires associés, dont le MNHN, l’Académie des Sciences, des sociétés savantes comme la Société Nationale d’Horticulture de France, que l’élimination des doublons est très chronophage et qu’il y a trop peu de documents originaux pour que cela vaille le coup (pour la BNF).
En revanche, la BnF se montre très intéressée par le fonds Thuret.
Au cours du premier semestre 2012, sont discutées la date et le volume du premier lot (80 000 pages, soit environ 20 caisses), le profil du personnel à recruter (une des étudiantes de l’été 2011 pendant un peu plus d’un mois) en binôme avec un technicien de la Villa Thuret, l’organisation de la sélection (par un spécialiste de la BnF qui viendra 2 jours sur place à Antibes), la formation du personnel.
Un contrat de partenariat est signé entre le BnF et le centre Inra de PACA.
Les caisses partent mi‐août 2012 pour Bussy Saint‐Georges, site technique de la BnF où des contrôles sont faits avant l’envoi des caisses aux prestataires de numérisation. Les traitements sont toujours en cours en décembre 2012, comme d’ailleurs pour le premier lot de la bibliothèque historique sur l’agronomie tropicale du Cirad. Les fichiers et le retour des caisses sont prévus début 2013, certains documents de Thuret étant déjà visibles à la mi‐janvier (http://bit.ly/13lrzFx.).
Les résultats acquis sur ces 2 opérations pilotes :
1. Une double méthodologie d’inventaire et de description des documents, y compris de leur état physique en vue de leur numérisation.
2. La connaissance pour lancer une numérisation de fonds anciens documentaires (avec la BnF ou seul) : constitution d’une caisse, impression de codes barres, tout pour tracer un
document, …
3. L’estimation juste du temps de travail1, des besoins en hommes, en financements.
4. Pour Paris, un fichier d’inventaire complet, avec synthèse et note de lecture. Cet inventaire des périodiques sera sans doute utilisé pour combler des lacunes des collections de la BnF et de la SNHF.
5. Pour Thuret, un fichier d’inventaire complet, avec synthèse et note de lecture ; et bientôt les fichiers correspondants à environ 80 000 pages numérisées.
Un bémol : ce travail de localisation d’une version numérisée fait à l’été 2010 ou 2011 est aujourd’hui à refaire car la BnF numérise plus de 100 000 documents par an (et Google 10 à 20 fois plus). Autant il était rationnel de regarder uniquement dans Gallica dans l’hypothèse d’alors de travailler avec la BNF, autant il faudrait regarder maintenant dans tout internet (notamment Google Books, Internet Archive et Biodiversity Heritage Library) pour savoir si un document est disponible de par le monde et rapatrier le lien vers le document numérisé en texte intégral. Car il faut savoir que plus le temps passe et plus de documents, même anciens, rares et précieux, sont numérisés et disponibles sur Internet.
La fourchette des documents à numériser dans une collection inventoriée est de 5 à 10 % : la numérisation proprement dite ne représente environ que 20 % du temps de travail, et très peu d’argent (notamment en cas de subvention de la BNF) par rapport à l’ensemble des coûts humains et de valorisation.
La valorisation
Pour le fonds Thuret, l’Inra dispose de l’inventaire précis des fonds cotés et rangés, d’un premier lot numérisé (sans doute suivi en 2013 d’un second lot numérisé à la BNF), et d’un autre par l’Inra pour tous les documents imprimés à l’étranger et en langue étrangère (qui ne relèvent pas de la mission de la BNF). Se pose le problème de la diffusion et valorisation maximale de ces fonds numérisés.
Un début de diffusion de tous ces fichiers (avec les notices correspondantes) est envisagé dès la réception des fichiers : dans Gallica, dans Biodiversity Heritage Library, Internet Archive (archiv.org), Hortalia de la Société Nationale d’Horticulture de France2 … Vérifier le bon référencement de ces documents (qui reposent sur des métadonnées descriptives fiables) pour qu’un document soit vraiment visible sur internet. Autant le moissonnage des métadonnées au protocole OAI est aisé, autant le dépôt de fichiers est une opération longue.
Il y a un double usage : accès par collection (entrée de l’internaute dans une vitrine), et accès par document unitaire (suite à une recherche sur Google). Un projet est en cours de montage pour diffuser aussi au niveau local sur le site de la villa Thuret et dans un éventuel espace « bibliothèque numérique » de l’Inra ( contacter [email protected]). La question est posée et non encore tranchée d’avoir un lien aux seuls fichiers corpus dans Gallica ou de gérer ses propres fichiers.
1 En moyenne 10 m linéaires représentent 300 documents et 230 notices et il faut 7 jours de travail pour les
cataloguer.
2 Gallica (http://gallica.BnFBnF.fr/), Internet Archive (http://archive.org/index.php), BHL
(http://www.biodiversitylibrary.org/), Hortalia (http://www.snhf.org/mediatheque/decouvrez‐la‐
fonds. D’ailleurs, aucun autre fonds patrimonial de taille et de référence n’a été repéré par la DV/IST à ce jour (Mathieu Andro est en relation avec le réseau IST).
Zoom sur la politique actuelle de la BnF
Depuis le lancement de Gallica en 1998, la politique de la BnF a évolué selon les marchés, en raison de l’expérience avec les premiers partenaires, des budgets alloués à la BnF et des contraintes imposées. Il faut suivre cette politique et surfer sur l’effet d’aubaine.
Dans le marché actuel de numérisation de masse 2011‐2015 (mais ce n’est certain que jusque fin
2013), il est prévu d’accueillir des collections de partenaires associés pour 1/3 sur les chaînes dédiées (extérieures) à la BNF. 100% du financement de numérisation est alors assuré par la BnF ; les partenaires récupèrent les documents originaux papier, ainsi que tous les fichiers maîtres de numérisation, avec la garantie d’archivage pérenne. Pour faciliter le travail, un lot (80 000 pages) doit être homogène, d’une seule thématique et d’un seul propriétaire. Tous les travaux préliminaires, et faisant suite aux livraisons des fichiers sont du ressort du partenaire.
Sinon, pour des chaînes propres au partenaire (par exemple pour des documents étrangers ou des documents précieux), la BnF peut subventionner jusqu’à hauteur de 70 %. Au‐delà de 2013, ce pourcentage risque d’être ramené à 50 % ; comme c’était le cas avant 2011.
En bref : à se rappeler
Il existe un centre de compétences à l’Inra à la DV/IST pour aider à monter un projet de numérisation, vous aider à évaluer temps de travail et budget nécessaire, à organiser le travail concret (Mathieu Andro).
Aucun nouveau fonds important n’a actuellement été repéré à l’Inra.
Pour tout fond, il y a peu de documents originaux à numériser, donc peu de coûts directs à engager.
Vous serez sans doute étonnés de la nature des documents scientifiques trouvés dans Gallica.
Mais c’est un vrai travail assez ingrat à réaliser, en amont (inventaire), puis en aval (enrichir les notices avec le lien vers le document intégral trouvé sur Internet, ou les fichiers de livres numérisés en propre).
Pour obtenir une aide financière, il faut que tout nouveau projet de numérisation d’une collection ou d’un fonds ait un intérêt scientifique actuel ….
Catherine Thiolon