Les systèmes d'archivages électroniques en entreprise et leurs enjeux

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Les systèmes d’archivages électroniques en entreprise et

leurs enjeux

Sabrina Sénicourt

To cite this version:

Sabrina Sénicourt. Les systèmes d’archivages électroniques en entreprise et leurs enjeux. Sciences de

l’information et de la communication. 2015. �dumas-01686988�

Mémoire de

fin

d'études

Les

_Systèmes

_d'Archivages

_{Electroniques}

Entreprise

et

leurs

enjeux.

ArcelorMittal

SENICOURT Sabrina

Master 2

SID, GIDE

Remerciements

Jeremercie Monsieur Jean-PierreDuwelz, le chef du secteur«Aciérie»du service«Etudes

etTravaux_Neufs » (ETN) à ArcelorMittal Dunkerquepourm'avoir donné des réponses àmes

questions,pourm'avoir donné des conseils etpourm'avoirsoutenu dans montravail.

Je tiens à remercier _{également madame Céline Poiré, ma tutrice de stage qui est à la fois} assistante enchefetà la fois_{responsable dusupport et de la Gestion ETN. J'ai été très bien} accueilli par Céline Poiré qui m'a présenté et intégré à toute l'équipe. D'ailleurs, je tiens à

remercier _{également ma tutrice remplaçante, madame Sabine Bossu qui m'a conseillé}

également dans mon travail. Mais avant tout, je tiens précisément à remercier monsieur François Minne et le service informatique de Dunkerque pour avoir transmis ma candidature

de _{stage au service ETN. Mon stage n'aurait pas pu voir le jour sans l'implication de ces} personnes.

Un _{grand merci aux secrétaires ETN à ArcelorMittal Dunkerqueavec qui j'ai puapprendre}

sur le terrain. J'ai _{apprécié leur soutien lors de mes différents travaux réalisés. Cette}

expérience m'a beaucoup apporté aussi bien socialementqueprofessionnellement.

Merci à Joachim _{Schopfel, le tuteur universitaire de mon mémoire d'étude, qui m'a aussi} conseilléet_{qui m'a guidévers des pistespour monmémoire.}

Résumé :

Les _{entreprises rencontrentà l'heure actuelle des difficultés pour assurer une bonne gestion}

etunebonnecirculation des informations. En_effet,nous vivons dans unesociété _qui ne cesse

d'évoluer du fait de l'avènement d'Internet mais aussi dû à _{l'apparition des nouvelles}

technologies. De ce fait, les entreprises font face à uneréalité qui estde plus en pluspesante

pour certaines. Trop de données affluent tout comme les documents de tout type pullulent.

C'est le _{phénomène du Big Data. Il faut que ces documents et toutes ces données soient} archivées et _{gérées pour ne pasperdre leur contenu mais aussi leur traçabilité. S'adapter à la}

société dans _{laquelle nous vivons est le plus dur surtout} pour les grandes entreprises. Les Systèmes d'Archivage Electronique (SAE)permettent d'archiver les documentset de stocker

les données. Ils _{présentent beaucoup d'enjeux que nous aborderons dans le cadre de} mémoire.

Descripteurs:

Grandes _entreprises Utilisateurs

Systèmed'Archivage Electronique(SAE) Big Data

Abstracts:

Companies currently face difficulties in ensuring good management and a good flow of

information. Indeed, we live in a _{society that is constantly changing due} tothe advent of the

Internet but also dueto _{the appearance ofnew technologies. Therefore, companies are faced}

with a _{reality that is increasingly burdensome for some. Too much data as tributary}

documents of ail _{types abound. This is the phenomenon of Big Data. We need these} documents and such data are archived and _{managed not to lose their content but also their}

traceability. Adapt to the society in which we live is the hardest especially for large

companies. The Electronic Archiving Systems 5EAS) to archive documents and store data. Theyhavealotofissues thatwewill address in thememorypart.

Keywords

Largecompanies

Users

Electronic_{Archiving System (EAS)}

Table des matières Remerciements 3 Résumé : 4 Descripteurs : 4 Abstracts: 4 Keywords 5 Introduction_{générale 9} Introduction 10

I) Présentationdu lieu d'accueil :ArcelorMittal Dunkerque 11

1) Présentation générale d'ArcelorMittal 11

A) Historique: 11

B) Principauxmarchés 13 C) Valeurs de l'entreprise 14 2) Structure:ArcelorMittal Dunkerque 15

A) Spécificité 15

B) ServiceETN 16

Service : ses_{principes 16}

SecrétariatETN 17

3) Missiongénérale 18

A) Besoindel'entreprised'archiverélectroniquement 18 B) Principesdela mission : 19 II) Réalisation des tâches 21

A) Observation: 21

Découverte de l'environnement_{informatique du logiciel : 22}

> _{Application Windows Drive dans Outlook: 23}

B) Lesdifférents droits d'accès : 24

A) Lesmoyensdecommunication 26

B) MigrationWindows7 : 27 C) Demande de création des listes de diffusions: 28 D) Téléchargement dupaquet«Documentum » 29 A) Création d'unsupportde formation : 31 B) Création des règles de vie: 32 Organiserleplanning des différentes sessions: 32 C) Formationdes employés : 33

Résultat du_{questionnaire 34}

III) Retoursurle travail réalisé 36

1) Apportdel'expérience des secrétaires 36

2) Collecte des données (vued'ensemble) 36

1) Capacitéde stockage duserveur 36

2) Les supportsanalogiques de stockage: 36

Récapitulatif des tâchesquej'aidû réaliser<: 37

Cequiresteà faire: 37

IV) Bilan 38

Forcedulogiciel 38

Faiblesses 38

Limites 38

4) Perspectivesd'amélioration 39

A) Revoirl'identité du logiciel:définirun nompropre auSAE 39

B) Lenteurduserveur 39

C) Lesuivi continudu SAE 40

CONCLUSION 41 Bibliographie 42 Annexes 43 Caractéristiquesdu profil 48 Introduction 51 Contextede la_{problématique 52}

1) LeBig Data:uneexpressionalambiquée 52 A) Quecache l'expression Big Data ? 52

B) Lescaractéristiques duBig Data 53

2) Lebesoind'archiversousforme numérique 58 A) L'archivage électronique : un nouveaurégimede lamémoire complexe 58

B) Laproblématiquede l'archivageélectronique 59

C) Ladiversitédes secteursconcernésparl'archivage numérique 60

4) Problèmes actuels des SAE 63

A) Risquefinancier 63

B) Risquejuridique 65

C) Risquetechnologique 67 I) L'apport desSystèmes d'ArchivagesElectroniques 70

1) Le concept etsesprincipes 70 A) Unedéfinitionplusélaborée 70 B) Processusde Records Management moderne 72 C) L'environnement du SAE:GEDetPAE 74

2)Spécificationsdusystème 76

A) Leplan de classement 76

B) Ledocument 76

C) Larecherche 77

D) Letravail hors ligne 78

III)Bibliographieetsitographie commentée 79

Bibliographie: 79

Sitographie 81

IV) Bilan 82

1) Forcesdecetteétude 82

2) Faiblesses decetteétude 82 3) Solutionspour unarchivage à longterme 83

A) Lerecoursà des professionnels de l'information 83 B) Lamigrationetl'émulation 83 C) Lesmétadonnées 84 Conclusion 86 CONCLUSION GENERALE 87 Lexique 88 8

Introduction

_générale

Dans la société dans _{laquelle nous vivons là où les nouvelles technologies ne cessent de} s'accroître et du fait de l'avènement _d'Internet, nous faisons face à une croissance

exponentielle de données numériques. Ces données numériques représentent des

informations.

L'archivage de l'information numérique est aujourd'hui devenu fragile et de ce fait est

devenu une _{exigence pour la majorité des entreprises. Autrement dit, dans la plupart des}

secteurs d'activités, la conservation de la mémoire et des archives reste un sujet très préoccupant. Les organismes, qu'ils soient publics ou privés expriment de plus en plus le

besoin de conserver des informations _{vitales pour assurer leurs bons fonctionnements.}

Seulement, il faut encoreque l'archivage numérique fasse parti des priorités de ceux-ci. Les Systèmes d'Archivages Electroniques sont des solutions pour archiver des documents

numériques.

Nous posons la problématique suivante, les entreprises faisant face à une progression

exponentielle de données, les enjeux des SAE et leur apport sont flagrantes pourarchiveret

classer des informations _numériques.

Le mémoire est divisé en deux _{parties : une partie qui porte sur le stage effectué à} ArcelorMittal _{Dunkerque et la deuxième partieporte sur unequestion de recherche en rapport}

Partie

I

Rapport

de

_stage

Introduction

Mon _{projet est de parler de l'apport des Systèmes d'Archivages}

_{Électroniques}

entreprises. Nous le voyons bien à l'heure d'aujourd'hui toutes les entreprises ont besoin de gérer leurs donnéesexternes et internes. Gérertoutes ces données dans un organisme devient

de _{plus en plus complexe} en raison de leurs croissances exponentielles. Pour cela, les Systèmes d'Archivages Electroniques sont des solutions pour structurer, classer et archiver toutes ces informations _{numériques. Qu'une} entreprise soit grande, _{moyenne ou} petite, elles

expriment toutes le besoin d'archiver électroniquement. C'est le cas par exemple d'ArcelorMittal_{Atlantique etLorraine oùun nouveauSAE aété mis enplace dont j'assurele} suivi du_{déploiement de cetoutil.}

Si_{j'ai voulu aborder cette thématique, c'est} parce quejetrouve que c'est un sujet d'actualité mais aussi une _{problématique actuelle concernant le domaine des sciences de} l'information_et

du document. De _{plus, je suis passionnéepartout cequi touche l'archivagequece soit papier}

ou_{numérique. C'est pourquoi, j'ai décidé demefocaliser monprojetsur cesujet.}

Nous _{posons ainsi la problématique suivante, les entreprises faisant face àune progression}

exponentielle de données, elles doivent donc s'adapter en archivant celles-ci dans des SAE

pour les conserver. Nous présenterons cette problématique à travers l'étude de cas d'ArcelorMittal _Dunkerque.

Dans une _{première partie, il conviendra de présenter la structure d'accueil en l'abordant dans} ses _{généralitéspourcomprendre sonhistoire. Ensuite, dansune deuxième partie, il s'agirade}

discuter du besoin de _{l'entrepriseetdes tâches quej'ai effectuées. Dans unetroisième partie,} il_{s'agira deporterunregard surle travail réalisépourconnaîtreles avantages etles limites de} celui-ci. Et enfin, il conviendra de faire un bilan sur le déploiement de l'outil et de voir les perspectives qui peuventêtreeffectuéespour améliorerson usage.

I)

Présentation du lieu d'accueil

ArcelorMittal Dunkerque

Cette _{partie consistera à faire uneétude de cas en ce qui concerneArcelorMittal Dunkerque}

en_{y abordant des généralités comme l'historique, leurs valeurs, et les parts de marchés. Pour}

cela, il conviendra d'abord de discuter d'ArcelorMittal, ensuite, d'ArcelorMittalDunkerque

pour finir sur le service Etude et Travaux Neufs (ETN) et sur ma mission. Tout cela pour

comprendre lecontexte demonintervention auprès de leur service.

1) Présentation

générale d'ArcelorMittal

Tout_{d'abord, il convient d'aborder d'un point devue général l'entreprise ArcelorMittal afin} de _{comprendre son identité historique et culturelle. Cela permettra petit à petit d'aborder le}

sujet demamission etle but demonintervention. A) Historique:

Avantde_{parler de l'histoire decette société, il faut savoir qu'ArcelorMittal estuneentreprise}

qui estconsidéréecomme l'un des leaders mondial de la production sidérurgique etminier.

C'estune _{entreprise qui comprend environ 246 000 employés etqui estprésent dans plus de}

60 pays. ArcelorMittal est reconnu pour sesprincipaux marchés mondiaux de la construction,

de_{l'emballage, de l'électroménager, la construction, l'automobile et l'acier. Elle dispose des}

ressources de matières _{premières qui lui sont propres. ArcelorMittal mise beaucoup sur la}

portée de ses opérations, la diversité des produits qu'elle offre tout comme ses matières

premières. Ainsi,cettesociété n'estpas unepetite PME mais unegrande entreprise mondiale.

Quant àsonhistorique,cetteentreprisetrouvesesorigines dans la révolution industrielle

quand ily avaitplusieurs dynasties de l'acier, qui plus tard fut appelée« Maîtres de Forges»

qui la dirigeaient. La demande d'acier était très importante à l'époquepourconstruire des

navires, des rails, des locomotives, breftoutce_{qui pouvait construire des}moyens de locomotion.

A_{partir de 1950, la production d'acieraugmente.Malgréles criseséconomiquesdans les}

années _{1970, celaa eu unimpactinstantanésurlaproductionsidérurgique. Malgré les années} de déclinetdes fermetures_{massives, laproductiond'acierreste toutde même importante} pourcettesociété. Ellearéussi àsemainteniretàexister malgrélesdifficultésquecette entreprise.

Premièrement, la société au eudifférentes appellationsau coursdesonhistoire. Voici les

différentsnomsde cettesociété de _{façonchronologique} :

> Sollac vers 1945

> Usinor vers 1986

> Arcelorenfévrier 2002

> ArcelorMittalen2007

Cette_{chronologieestapproximative selon lessourcesrécoltéesetenraison de la} confidentialité des données de_{l'entreprise.}

Le_{Groupe,ArcelorMittalestissu de lafusionen2006desdeux leaders de la sidérurgie}

mondiale:

la branche Arcelor:

Elleestconstituée d'Aceralia_{(Espagne), Arbed (Belgique, Luxembourg),etUsinor(France).} Cestrois sociétésestuneconsolidation_{Europe. Il s'agit plutôtdel'intégration}versl'aval (transformation). L'Amériquedu Sudestaussi concernéeparle groupeArcelordontvoici les

trois sociétés : _{Acindar,CST, AcesitaetDofasco. Cesontles leadersenAmérique du Sud.}

Huta_{Warszawa, Sonasid, sontdes sociétésdont laprésenceestaccruedansunmarché de} croissance.

labranche Mittal :

Elleestconstituée_d'ISG, leaderenvaleur ajoutée, PHS, ISCOR, Valin, Tôt quisontdes

leadersen_{Europede l'Est dont leur présenceestaccrue enAsieetenAfrique.Etenfin, la}

société Mittal dont_{l'intégration}estenamonten cequiconcerneles minesetdont lastratégie

Pourrésumer, c'estla fusion de ces deux branches :ArceloretMittal.MrMittalaacheté le

plan de mines. C'estpourquoi, lenomde« Mittal» estvenucompléterl'appellation Arcelor

d'où le nomde la société : ArcelorMittal.

B) Principauxmarchés

Voici les_{principaux marchés d'ArcelorMittal} :

> L'Automobile

Cette société est le _{premier fournisseur d'acier} pour ce domaine en proposant des produits,

des services ainsi que des solutions pour leurs clients automobiles. Mais également, c'est le

premier fournisseur d'acier plat aucarbone, des aciers avancés galvanisés revêtus et à haute résistance.

> Construction

C'estl'un des _{plusgrands marchés à l'échellemondiale. Eneffet, la consommation del'acier} s'élève à715 millions detonnes.Par_{exempleen2012, dans lesecteurdubâtiment, l'acier}a été livré_{plus de 27 millions detonnes. Ainsi,cetteentreprise}estle leader mondial surle marché de la construction.

> _Emballage

Cette_entrepriseesttoujours à la recherche denouveauxconceptsd'emballagepouravoirune différence _{grâce àleurs solutions d'acier.}

C) Valeurs de l'entreprise1

Lesvaleurs de _{l'entreprise sont importantescarcelapermetde connaître leurs principesmais} aussi de conn ître _{l'image qu'elle veut dégager tout comme la réputation qu'elle tient à}

forger.

Une des _{grandes valeurs de l'entreprise est la santé-sécurité. En effet, d'après Eric}

Niedziela2,

etdoitnous amener à _{changer durablementnotrefaçon dagir etdese comporter. L un des}

moyens d atteindre cet objectif, c'estdeprendre le temps d'analyser les rsques avant toute

tâche à réaliser. » Commenous_{pouvons le voir à traversses propos, L'objectifest de zéro}

accident pourcetteentreprise. La santé-sécuritéestdonc leur principale philosophie.

En_outre, nouspouvonsretrouverles valeurs suivantes :

> La durabilité:

l'évolution de l'acierest _{indispensablepourassurer l'avenir decette entreprise. Ladurabilité}

del'acierestdoncun_{engagementquecetteentreprise s'est fixée.}

> La_{qualité :}

la_{qualité est}unevaleuressentielle de l'entreprise. En effet, elle veutentretenirun service de qualité en mettant en place des actifs de qualité pour optimiser les coûts et une structure de

bilan renforcée. D'ailleurs, l'entreprise cherche à recruterdes personnes pouvantfournir des

solutions de_{qualité à leurs clients.}

> _{Leadership :}

l'entreprise se caractérise par sapensée audacieuse et savision claire pour l'avenir de l'acier

étant «le tissu de la vie». De _{même, la fierté des réalisations effectués et leur esprit}

d'entreprise c'estce queles acteursde l'entreprise veulentmettreenavant.

En _{résumé, les quatre principales valeurs de l'entreprise sont: la santé-sécurité, la durabilité,}

la_{qualité ainsi queleleadership.}

Après avoir abordé ArcelorMittal d'un point de vue général, il convient dès à présent de

discuter d'ArcelorMittal _{Dunkerque, le lieu demon stage.}

1

Règlesd'or de l'usine 2

2) Structure :ArcelorMittal Dunkerque

A) Spécificité

Le_{premier sitea étéinauguré à DunkerqueparCharlesdeGaulleen 1966. Il appartientà}

•3

l'entité_{AtlantiqueetLorraine. Le fait qu'ilyaitunArcelorMittal à Dunkerqueestpositif. En}

effet, Dunkerque bénéficie d'une position géographique stratégique. Dunkerqueestsituéau bord demer, elleestproche de la Mancheet de la Mer du Nord. Cetteroutemaritimeestla plus fréquentéeaumonde etd'ailleurs, le Tunnel sousla Manche représente beaucoup de

passages.Cetteroute permetà l'entreprise d'importer directement 14 millions detonnesde

matières_{premièresnotammentdu mineraietducharbon dans le but d'exportersesproduits} mondialement.

Dunkerqueestégalement proche des réseaux routierscommelesautoroutes versle Nord-Pas-de-Calais etla_{Belgique, ferrésparle TGVetvoies navigablesparle canal.}

Ainsi, c'estunendroit vraiment_stratégiquedans l'industrie.

Certes, unedeses _{spécificités}estd'êtrebien localiséegéographiquement mais le matériel

investi fait d'Arcelor Mittal _{Dunkerque aussi uneparticularité. En effet, la sociétéestdotée} de:

> 7 millions detonnes de brameset_{4,5millions de}tonnesde coilsà chaud

"y 3 hauts-fourneauxet3 traitementssous vide

> 3 machines de coulée continue > untrainà chaud

Le site de _{Dunkerque est le siège et la plus grande entreprise en France de tous les} ArcelorMittal. Il fournit du matériel et des brames d'acier à _{Sérémange en Lorraine. De}

même, les deux laminoirs lorrain et nordiste alimentent les autres sites comme

Basse-Indre, Desvres, Dudelange, Florange, Mardyck, Montataire et Mouzon. Ces derniers

transforment les coils en bobines _{décapées et revêtues destinées à une large gamme de}

3

[ARCEL01] (Consulté le25août2015). Disponiblesur :<http://flateurope.arcelormittal.com/dunkerque> http://flateurope.arcelormittal.com/dunkerque

produits. Ainsi, ArcelorMittal Dunkerque est important pour les autres ArcelorMittal de

France carc'est là_{qu'estgéréla plupart des affaires.}

En_{outre, ArcelorMittalDunkerque fait parti également dugroupe BusinessDivision North}

(BdNorth) quiregroupedeuxpays : la Franceetla Belgique. Nous pouvonscompter principalement 5 sites de la BdNorth : Florange, Dunkerque, Brème, Liège,etGent. Ce

groupe a pourvocation de collaborersurdes projets, departagerses connaissancesentrela

Franceetla_Belgique.

B)

Service:ses_principes

Le service Etude etTravauxNeufs estunservicequi _permetl'assistement _etqui s'occupe du

budget pour la maintenance. En règle générale, ce service s'occupe des budgets et des

investissements. Des_{ingénieurs, des dessinateurs, des chefs de projetetdes chargés d'affaires}

ont _{pour fonction de faire améliorer des outils oudes machines dans l'usine. Parexemple,}

une machine _{qui n'a pas été utilisé depuis des années, peut faire l'objet d'une étude}

approfondiepouraméliorer les performances d'une machine dans le but de la rénoveretde la perfectionner. Ce service est spécifique à Atlantique et Lorraine à savoir Florange et

Dunkerque. Ce service à Dunkerque comprend environ 149 personnescomprenant à la fois le personnel Arceloretle personnel extérieur (sociétés sous-traitantes).

A_{Dunkerque,ceserviceestdiviséen9sections :}

> Aciérie > Cokerie

> Hauts-Fourneaux

> Cokerie

> TrainContinu à Chaud_(TCC) > _Matagglo

> _Finishing

> GCBC _{(Génie Civil en Bâtiment et en Construction) qui intervient dans les sections} pourdes permis de construire.

> _{Projets transversaux dont le but est d'apporter des améliorations. Ils peuvent tout}

A _{Florange,ceserviceestdivisé endeux sections :}

> _{Primary NRJ}

> _{Finishing Logistique}

SecrétariatETN

C'est au secrétariat ETN où_{j'ai travaillé eteffectué ma mission. Le secrétariat est constitué} de _{quatre secrétaires et une assistante de direction, Mme Céline Poiré qui est ma tutrice}

professionnelle. Le secrétariata pourobjectif de :

> créerdes_{appels d'offres}

y de faire des commandes _{(de fournitures, d'équipements} comme des brassards, des casques, des chaussures, des lunettes de protection, des gants, des vêtements de travail)

> faire la validation des_{entreprises extérieures} 'y _{organiserles tableaux de bord, faire le pointage,etc}

y faire les _{statistiquessécuritéspourArcelorMittal AtlantiqueetLorraine} y _{s'occuped'administrerles droits d'accès de l'armoireélectronique DM5} > fait la miseà_{jour du site Intranet}

y fait le suivi de l'assurance _{qualité, le suivi des audits, le suivi de la sécuritéet diffuse} les informations

> _{s'occupe detoute la logistique (commande de cafés, de plateau-repaspour les chefs de} sectionetleurs clients.

Ainsi, le secrétariat a un rôle très important pour le service ETN aussi bien au niveau administratif_{qu'auniveau organisationnel.}

3) Mission

générale

A) Besoinde l'entreprise d'archiverélectroniquement.

Le service ETN a besoin d'archiver constamment _{électroniquement. Premièrement, archiver}

sousforme_{numériqueestun gain detemps etdeuxièmement, c'est plus facilepour eux.Mais}

aussi, c'est un gain de place. A contrario, le papier peut être plus contraignant car cela

s'entasseet au furet àmesure, sepose la question de la place des archives papiers. Cela leur

permetdeprouver leurs actionsenparticulier de savoirce quiaété faitetde savoircequi n'a

pas encoreété réalisé. Tout celapourconstituer des preuvesde leurs travaux.Demême,le fait

que le service ETN ait besoin de réutiliser leurs données dans le cadre de leur travail prouve que la conservation est importante. Le besoin constant de réutiliserses données dans le cadre d'un _{projetou d'une affaire est essentiel pour cetteentreprise pour s'inspirer de ce qui a été} fait dans l'existant.

Il faut savoir _{que chaque employé selon la fonction qu'il occupe doit archiver}

électroniquement pour avancer dans leur travail. C'est surtout un besoin de préserver la

mémoire deceservice

Nécessité d'un nouvel outil_d'archivage

Le service ETN _{possède plusieurs outils d'archivages appelés selon leur terme « armoires}

électroniques». En d'autrestermes, les armoires électroniquessontdes armoires bureautiques

où sont conservées toutes sortes de documents à des fins administratives. Un de leur outil

d'archivagese nommeDM5. Cet outil n'estpas unsystèmede gestion de projet àproprement

parler et n'apas unearborescence figée. 11 faut créersa propre arborescence etd'ailleurs, les

utilisateurs decet outil archivent à leur_{façon,ce qui pouvaitposerproblème. En outre,DM5}

afait rencontré auxutilisateurs des _{problèmes de connexion, ce qui était gênantpour eux car}

cela leur faisait_{perdre dutempsdans leur travail.}

La nécessité d'un nouvel outil _{s'exprime par le fait de répondre à deux besoins : la} collaboration sur un même _{projet et le partagedes documents entre la Belgique et la France.}

Gent pour une gestion de projet commune. Ainsi, ce nouvel outil a pour but de gérer des

projets dansunsystèmesécurisé etfiable.

La volonté d'avoir un nouvel outil était d'harmoniser la _{gestion de projet, de l'uniformiser afin de}

collaboreret_{partagerdes documentssansdifficulté.}

Par _{exemple, si le service ETN d'ArcelorMittal Dunkerque travaille sur un projet sur la}

rénovation d'un _{pont roulant, il} se peutque lesite de Liège travaille surle même projet mais

pour leurpropre site. Afin de faciliter la transmission des connaissances entreles deux sites,

cet outil servirait à _{échanger des documents pour aider à la rénovation du pont roulant. Les}

PortFolio _{Managers sont des référents de chaque section, ils peuvent avoir besoin des} informations sur un _{projet identique à unautre site d'ArcelorMittal pour voir commenta été}

effectué tel _{projet avec quels perspectives d'améliorations. De même, cela permetd'engager}

unediscussionentreles PortFolio_Managers.

B) Principes de lamission:

Aideau_{déploiementde l'outil d'archivage}

Le _{Système d'Archivage Electronique qui s'intitule «le Webdrive» a été créé à Gent,}

spécifiquementpour leDépartementIngénierie (ETN). Il remplacera, àterme, DM5,pour une

gestion de projet commune. Comme il aété créé ettesté, il faut donc le déployer sur les 149 postes. Pour cela, l'entreprise avait besoin d'une personne pour s'occuper de cet outil,

d'assurer le suivi et aiderau _{déploiement de cet outil pour qu'à la fin de la mission, l'outil}

soit installé surtous les _{postes. Tout celapourpermettre aux futurs utilisateurs de s'en servir} dans le cadre d'un _{projet. Ils avaient besoin d'une personne spécialisée dans l'archivage}

électronique pours'occuper decet outil. Ainsi, le but principal demamission estd'aiderau

déploiement dece SAE.

Suivides_{problèmes d'installation}

Ma seconde mission était_{également de faire le suivi des problèmes d'installation du système}

en les _{répertoriant et en les listant afin de communiquer à l'équipe informatique de Gent les}

Sensibiliser le_{personnel àcetoutil}

Enfin, ma dernière mission était de sensibiliser le personnel à cet outil. En effet, le fait

d'assurer le suivi d'un nouvel outil _{d'archivage suppose forcément de la médiation envers le}

public. La médiationpermet de faire circuler des informations et d'établir des relations entre

II)

Réalisation des tâches

Cette_{partie consistera à aborder les tâchesquej'ai dû réaliser dans le cadre decestage. Pour}

cela,nousdiscuterons de chaquetâcheenprofondeuren discutant de la façon dont jemesuis prise pour les effectuer. L'appropriation du logiciel, le recueil de données ainsi que l'assistance en_{déploiementont été les principales tâchesquej'ai dû réaliser.}

1) Appropriation

du logiciel

A) Observation:

Au début de mon _{stage, le stade de l'observation est inévitable. En effet, il a fallu que je}

découvre le _{système et queje m'approprie le système en observant son ergonomie et son} architecture. Mais avant de testerle _{logiciel, il} afallu queje regarde le tutoriel du SAE pour

connaître _{davantage le système. J'ai dû observer toutes les étapes du système et assimiler}

toutes _{les actions que l'on pouvait effectuer.}

Présentationdu_logiciel

Le Webdrive _{comparéà DM5 estunlogiciel aupremier abord plus intuitif. En effet, cetoutil}

est _{beaucoup plus coloré et semble être plus simple d'utilisation. C'est un logiciel dont}

l'aspectest simpleetquiestplus orienté utilisateurquel'ancienne armoire électronique. Ence_{qui concerne l'ergonomie du logiciel, les couleurs dominantes sont le bleuet le blanc.}

Lacouleur bleue fait_{dégageruneimagesereine du logiciel etla couleur blanche fait dégager}

unecertaine unité. La volonté de faire _{dégagerune certaine unitépeut s'expliquerégalement}

par le plan de classement que propose ce logiciel. Autrement dit, ce logiciel propose une

arborescence _{figéepourtous. Celapermetd'éviterqueles utilisateurs archivent à leur façon,}

ce _{qui estpositifcarle but c'est de classer les documentsaubon endroit. L'interfaceestassez}

convivial : il estassez_{soignéet esthétique. Il estd'ailleurs assezsimple à prendreen main, ce}

Pour_{rappel, c'est un logiciel de gestion de projet. Les documents sont archivés dans le cadre}

d'un_projet.

Ence _{quiconcerne son architecture, j'ai puconstaterquece SAE respectait la hiérarchisation}

des dossiers _{pères et fils. Premièrement, le logiciel est constitué de plusieurs armoires}

électroniques. A l'intérieur decesarmoires, apparaissent des«dossiers Projets ». End'autres

termes, c'est l'intitulé des projets. Dans chaque dossier projet, une arborescence est apparente : celle des étapes d'un projet de ses débuts jusqu'à sa réalisation. A l'intérieur de

ces_{étapes,les thématiquespardomaines.}

Ainsi, l'architecture decelogicielestsolideet estplus ergonomiqueetplusintuitifqueDM5.

Quant à l'accessibilité de cet outil, il se présente comme un serveur de stockage. En effet,

nous _{pouvons y accéder par un lien Uniform Resource Locator (URL). En d'autres termes,} nous_{y avons accèspar uneadresse Web.Deplus, c'estun serveurqui indique qu'ilestsitué à}

Gent_{(làoùle logicielaété crée).}

Il m'a été difficile de définir cet outil à savoir s'il _{s'agissait plutôt d'un SAE, d'un outil de}

GEDou bien d'une_{plateforme de stockage.}

Découverte de l'environnement_{informatiquedulogiciel:}

Pour installer le _{logiciel, le téléchargement du paquet est nécessaire. Pour cela, c'est le} Technicien_{Système d'Information (TSI) qui s'en charge. Nousen reparlerons plus endétail} dans la_{partie suivante consacréeaurecueil de données.}

Au niveau de la _{comptabilité des formats et du logiciel, celui-ci accepte tous les documents}

bureautiques (Excel, Word, Ppt, PDF, mails), des images et des vidéos. Seulement, il n'accepte pas la liaison inter-tableaux entre plusieurs fichiers Excel et les applications des

CD-Rom.

Il faut savoir que même si le téléchargement du paquet s'est effectué sur un poste, il se peut que lesdifférentes applicationsne soient pasbien installées enraison de différents problèmes

En_{effet,nous pouvonsrépertorier troisapplications:}

> _{Application Windows Drive dans Outlook:}

Cette _{applicationpermet d'archiver des mails dans le Webdrive etdejoindre des documents}

en _{pièces-jointes. Ce qui est pragmatique, car cette application existe dans Outlook et est}

facile d'accès. Celaaété bien_{pensélefait d'archiversesmails directement danscelogiciel.}

> _{Application Windows Drive dans le Windows Explorer:}

Cette_{applicationpermetd'accéder via le Windows Explorerau logiciel. Celapermetd'avoir}

une vision _{plus intimiste et une vision plus minimisée des dossiers. Il est possible de}

paramétrer l'affichage des dossiers et des documents pour que ceux-ci soient plus lisibles.

Grâce àcette_{application, les utilisateurs peuventcréerundossieretimporterdesfichiers. Ils}

ne_{peuventpaseffectuer d'autresactions.}

> _{Application Windows Drive dans leWebdrive :}

Cette_{applicationpermetde faire la sauvegarde,decréerunenouvelle version des documents} ainsi quele verrouillage etle déverrouillage du document. Bref, c'esttoutcequi concerneles

actionssur_{les documents queles utilisateurspeuventeffectuer.}

Pour_résumer,sans cesapplications, lepersonnel ne pourra pasutiliser l'outilvuqu'ilne pourrani archiversesdocuments ni consulter des documents. S'ilen abesoin, ildevra faire

appel àl'équipe localeà Gentpour que sesproblèmes soientpris encompte etrésolus.

Ce_{logiciel esttrèscomplexeàdéfinir,caril contientplusieursaspects :}

Une fois le_{projetterminé, les documentssontconservéspour unedurée limitée : cela} fait penser auSAE quia pourbutd'archiveretdestructurerdes documentsnon

vivants - Pendantle

projet, les documents conservéspeuventfairel'objet de modificationsen

créantde nouvelles versionsou enfaisant une_{sauvegardesimple : cela fait plutôt}

penseràunoutil de GED.

Jel'ai ainsi définicommeétantun SAE même si la_{gedestcomplémentaire àcetoutil}

B) Lesdifférents droits d'accès:

11estessentiel de définir les droits d'accèsetde les limiter_{pouroptimiser la pérennisation des} documents mais aussi pour assurer une certaine confidentialité des informations. J'ai du

m'appropriercetermeainsiquetousles rôles qui l'associent.

Profils desécurité

Pouradministrerles droits des _{utilisateurs, il fautcréerdes profils de sécurité. Avant de créer}

un _{projet dans le logiciel, il faut créer un profil de sécurité Les profils de sécurité sont}

l'ensemble des droits attribués à un dossierou à undocument. C'est ce_{qui permetde définir}

l'ensemble des droits d'accès à un utilisateur. J'ai dû créer un_{profil de sécurité pourchaque}

section _{(Aciérie, Cokerie, Hauts-Fourneaux, GCBC, Finishing, Tcc, Matagglo, Projets}

transversaux). Le fait de créer des profils de sécurité : c'est ce qui semblait le plus logique et

c'estce_{quiestplus pragmatiquepouradministrer les droitspourles utilisateurs.}

Différents rôles:

Certes, les profils de sécurité sont nécessaires pour administrer et limiter les droits d'accès aux utilisateurs. Mais pour cela, il m'a été nécessaire de comprendre les différents rôles des utilisateurs

afin_{d'analyser les différentes actions des utilisateurssurle logiciel. Les rôlesontétédivisés enquatre} groupes :

1_{) Le Keyuser :}

C'est celui _{qui va administrer les droits des utilisateurs. C'est en d'autres termes,} l'administrateur ou l'administratrice des droits. Pour cela, ce sera le secrétariat ETN qui va s'en _{charger en particulier ma tutrice professionnelle. C'est elle qui par la suite va créer les}

profils de sécurité et qui va gérer les listes de diffusions par section en ajoutant ou en

supprimant des utilisateurs. Encequiconcerneleslistes de diffusion, nousyreviendronsdans la deuxième_partie.

2) Managers :

Les managers, ce sont des différents chefs de section (Aciérie, Cokerie, Hauts-Fourneaux, GCBC, Finishing, Tcc, Matagglo, Projets transversaux). Ils peuvent créerdes dossiers etdes

documents, ils peuvent les modifier, les consulter, et les supprimer. Ils possèdent tous les

droits dans le _{logiciel. Les managers ontdeux interfaces : un serveur «FCKER» (spécifique} pour les managers de France et de Belgique) et un serveur «AM_GENT» pour les contributeurset_{guests(invités) de leur site.}

3) Contributeurs

Les contributeurs sont _{des personnes quifont partie de l'équipe projet interne et externe. En}

général, ce sont des chargés d'affaires, des dessinateurs, des ingénieurs, des assistantes

administratives. Ils _{peuventcréerdes dossiersetdes documents, les modifier, les consulter. A} la différence des managers, ils ne peuvent supprimer les dossiers et les documents. Ils possèdent seulement l'interface AMGENT.

4) Guests (invités)

Les _{guests (invités) ont le droit seulement de consulter les dossiers et les documents. Leurs}

accès sont donc très limités. En _{général, les invités sont des exploitants, des clients, des}

personnes faisantparties de la maintenanceou autres personnes ayant besoin de consulter le

document.

Ainsi, par les notions de Key user, des managers, des contributeurs et des invités, nous comprenons mieux les différents droits de chaquegroupe.

Pour résumer sur cette _{partie, il m'a fallu au début de} mon stage, me familiariser avec

l'environnement du_{logiciel, le testerau fur età mesure, et comprendre les termes en rapport}

avec les droits d'accès comme les _{profils de sécurité, le Key user, les managers, les}

contributeurs ainsi que les invités. Le début de mon stage a donc été très théorique afin

2) Recueil de

données

Après l'appropriationdu SAE etdesonenvironnement, le recueil des données a été une étape

essentielle carc'est ce qui vise à rassembler des données _etdes informations _{pourmettre en}

forme le suivi du _{déploiement du logiciel. Nous allons voirque la collecte des données estle} fruit detout_{travail, c'estce qui constitue la base de tout. J'ai donc dûcréerenquelque sorte}

ma _{propre «base de données » pour assurer le déploiementde cet outil. Nous allons aborder}

toutesles_{étapes oùj'aicollecté des données.}

A) Lesmoyensdecommunication

Premièrement, pendant ma mission, pourréussir à avoir des informations sur les utilisateurs

et sur leurs _{postes, j'ai dû utiliser plusieurs moyens de communication comme le téléphone,}

les mails mais aussi de manière orale. Comme_{je devais recueillir des informations sur 149}

personnes environ, il a fallu quej'utilise plusieurs moyens de communication pour mener à bien. Celanefut pas une_{tâche aiséecarilafallu s'adapterselonles circonstances etselon les}

situations. Sansces_{moyens de communicationn, je n'auraipas puréussirmamission.}

> Lemail :

Le mail est un _{moyen de communication rapide. Ce qui est pratique, c'est de pouvoir}

adresserun seul message _{qui estdestiné à plusieurs personnes. J'ai principalement utilisé ce}

moyen de communication pour m'adresser à plusieurs utilisateurs en même temps. Le problème c'estque souvent, il m'est arrivéque lespersonnes nerépondent pas. Etparfois, les utilisateurs ne _{disposaient que ce moyende communicationpouréchangeret discuteravec le}

personnel, ce qui était un peu contraignant. Par contre, ce qui était pratique, c'est que je

pouvais relancer

> Le_téléphone:

Le _{téléphone contrairementau mail est un moyen de communication moins rapide. Quand je}

n'avais pas de réponse par mail, quand le personnel disposait d'un téléphone, j'utilisais ce moyen de communicationpourrépondre àmon besoin informationnel. Par exemple, quand je voulais savoir si le _{logiciel était installé} surlepostede lapersonne, souventje téléphonaiscar il y avait des manipulations à effectuer sur l'ordinateur et pour que ce soit plus simple, je

téléphonais. Le téléphone est un peu embêtant car il s'adresse qu'à une seule personne à la

fois.

> Demanière orale :

Parfois, quand les personnespassaient dans lebureau, je leur demandais des informations et

je les relançais pour qu'elles répondent à mon besoin informationnel. Dans le cadre de ma

mission, je suis allée dans l'usine afin de rencontrer les personnes concernées par

l'installation du_{système. Le souci, c'estquetoutes les personnesn'étaientpas présentes dans} leur bureau parcequ'ils étaientsurle chantier,ou bien étaientendéplacementouparticipaient

à des réunions. Si_{j'ai voulu aller les rencontrer dans l'usine, c'était pour présenterle nouvel} outil dans le but de les sensibiliser. Le _{problème de parler oralement quand les personnes}

viennent dans le _{bureau, c'estqu'elles risquent d'oublier ce qu'on leur demande. En effet, le} fait de leur demander si le_{logicielestbien installé, ellesnepeuvent pasrépondretoutde suite}

car il faut _{qu'elles regardent sur leur poste. La meilleure façon est d'accompagner les}

utilisateurs et de _{regarderavec eux si le logiciel est bien installé. Le souci, c'est queles 149}

personnes étaient dans différents endroits dans l'usine. Ainsi, parler oralement estunebonne

solutioncarcela_{permetd'accompagner l'utilisateur mais c'est aussi unepertedetemps.}

Pour_{communiquer avec l'informaticien de Gent, la plupart du temps,j'utilisais le mail qui}

était assez _{rapide. Pour des questions plus techniques et complexes, je l'appelais pour avoir}

des _{réponses quasi instantanéesetdesréponses plus développées. La communication aveccet} interlocuteur était très _{importante car c'est cet acteur qui gérait tous les problèmes liés au} SAE._{Ainsi, la communicationaveccet acteurétaitindispensable.}

B) MigrationWindows7:

Avantde faire installer le_{logiciel surle postedes futurs utilisateurs, il afalluqueje constitue}

mabase de données. Sous forme de fichier_{Excel, etsous forme de tableau,j'airépertoriétous}

les noms, _{prénoms, les identifiants Armony (identifiants de leurs ordinateurs) ainsi} que leurs

adresses mails. Pour aiderau mieux à la lisibilité des informations _{qui étaient inscrites dans}

cette « base de données»,j'ai répertorié par section les différents utilisateurs en listant dans

un _{premiertemps ceux qui faisaient partis du personnel Arcelor et ceux qui faisaient partie}

Il faut savoir _{que les ordinateurs étaient encore sous XP. Lahiérarchie a pris la décision de} faire _{migrer tous les postes sous Windows 7 pour avancer d'un point de vue technologique} mais aussi parce qu'à l'heure d'aujourd'hui, beaucoup de postes informatiques dans la vie privée sont sous Windows 7. Les employés ontdû prendre de nouvelles habitudes de travail. Cependant, Windows 7 est plus agréable d'un point de vue ergonomique que Windows XP.

Auparavant,le logiciel était installésousXp maisil n'étaitpasprésentéde lamême façonque

surWindows7.

11 _{y a eu plusieurs vagues de migration: les premiers migrés étaient ceux qui avaient des}

logiciels basiques sur leurs postes et les derniers migrés étaient ceux qui possédaient

beaucoup de logiciels. D'ailleurs, les derniers migrésont disposé d'une nouvelle version d'un logiciel. C'estpourquoi, cespersonnesétaient lesdernières à avoir Windows 7.

Ila donc fallu _{queje demandeaux 149 personnes si elles avaientdéjà migréeset sice n'était}

pas le cas, quand leurs postes étaient prévus àcet effet. Il fallaitqueje sache àtout prix qui

avait _{migré car cela me permettait de préparer} une liste sous fichier Excel pour faire la

demande de_{téléchargement de paquets auprès du TS1. Dans} unpremiertemps,j'ai utilisé un mail _{groupéetensuite,j'utilisais le téléphonesi je n'avaispas deréponses. J'ai donc effectué}

beaucoup de relancesparmails.

C) Demandedecréation des listes de diffusions :

J'ai dû faire créer des listes de diffusions _{par section en fonction des différents rôles des} utilisateurs : _{manager, contributeur, invité. Si je devais les créer, c'est avant tout pour que ce}

soit _{plus simple pour l'informaticien de Gent, Stijn Dehenau pour ajouter ces listes dans le}

système du logiciel. Automatiquement, une fois les listes créées dans Outlook et une fois

ajoutées dans le Webdrive, quand des modifications sont apportées (ajout/suppression d'un utilisateur), une synchronisation entre les listes de diffusions Outlook et le Webdrive est

effectuée durant la nuit. Et le lendemain, les modifications sont apportées. Il était donc très important de créertoutesces listes de diffusions.

La liste des _{managers était déjà créée dans Outlook. Je n'avais qu'à faire la demande de} création des contributeursetdes invités_{auprèsdenotreTS1. Poureffectuercettetâche, j'ai dû} demander à _{chaque chef de section de savoir quelles personnes, il voulait mettre en} contributeur et en invité. _{Après avoireu la réponse de chaque chefde section,j'ai répertorié}

Armony ainsi que l'adresse mail du personnel. Après avoir répertorié toutes les listes, j'ai envoyé ces fichiers Excel au TS1 qui a permis de lancerune procédurepour qu'elles soient

créées. Une fois créées dans Outlook, j'ai dû transmettre ces liste à Stijn Dehenau, l'informaticien de Gent pour qu'il puisse les ajouter dans le système du Webdrive (dans la

base de _données)

S'il fallait créer ces listes de diffusions avec _{les personnes concernées de chaque section,} c'était avant tout_{pour qu'ils puissent disposer de l'application Windows Drive dans Outlook}

(pourarchiver des mails). Ainsi, s'ils n'étaient pas inscrits dansces listes, en aucun cas, ilsne

pouvaient utiliser lelogiciel.

D) Téléchargementdupaquet«Documenturn»

Le _{logiciel pouvait setélécharger à partir d'un paquet qui se nomme «Documenturn ». Sous}

forme d'un fichier Excel, j'ai répertorié selon les différentes vagues de migration, les différents _{postes où le logiciel pouvait être téléchargé. La seule condition pour faire la} demande de_{téléchargement du paquet, il fallait quele poste soit migré sous Windows 7. J'ai} dû souventdonner un fichier Excel _{qui répertorie les nouvelles demandes de téléchargement}

de _{paquets mais aussi les relances des demandes de téléchargement de paquet. En effet,} selon les _{départsencongés, les arrêts maladies, les déplacements, il sepouvaitquelelogiciel}

ne fût pas _{installé. Je devais donc relancer assez souvent les personnes par mail ou par}

téléphonepoursavoir si le logiciel était installé.

Une fois le _{paquet installé, il fallait} queje revienne vers le personnel pour demander si les

applications Windows Drive Outlook et Windows Drive Office étaient installées. Dans un

premier temps, j'ai envoyé par mail des indicateurs dans un fichier PDF avec des copies d'écran pourguider les futursutilisateurs.Déjà, cela leur permettait de cherchereux-mêmeet

de commencerà _{l'appréhender, ce qui était plus positif. Seulement, souvent, lespersonnes ne}

comprenaient pas ce qu'il ne fallait faire. Il a donc fallu queje les guide àtravers différents

manuels d'utilisation en PDF et _{parfois je me rendais sur place pour leur expliquer ou je}

Le_{problème quej'ai rencontré, c'estque l'usine de Dunkerque étantassezgrande, il m'était}

impossible de me déplacerd'uncôté de l'usinevers l'autre. L'idéal aurait été d'aller voir les

futurs utilisateurs sur_{place. Seulement,jenepouvaispasle faireenfonction desautrestâches} queje devais effectuer. De même, étant seule à accompagner les personnes, il m'était donc

impossible d'allervoir chaquepersonne sur sonposte etvérifierquetoutétait installé.

Le cas le _{plus fréquent} était _{que même} si le _logiciel était installé, l'application _Windows

Drive dans Outlook n'était pas installée, il a fallu que l'informaticien de Gent vienne sur

Dunkerquepourvoir les différents problèmes liées à l'installation du système.

Asavenue,je lui ai donc dressé uneliste detouslesproblèmesrencontrés dans le Webdrive à

savoircette_{application qui n'étaitpas installée sansl'arborescence des dossiers, le faitqueje}

ne _{pouvais pas visualiser de document PDF ainsi que la langue du logiciel qui était en}

flamand. Il m'a fait _{part que ces problèmes venaient de leur système car le script}

d'enregistrement aurait cessé de fonctionner. 11 m'a donc signalé qu'une fois le script d'enregistrementmodifiéetajusté,ilnedevraityavoiraucunproblème.

Al'heure _{d'aujourd'hui, quelques problèmes à ce niveau-là persistent encore notamment le}

problèmede l'application dans Outlooksans son arborescence de dossiers.

Pour résumer, la collecte des informations concernant les utilisateurs et leurs postes était primordialepour assurer aumieux ledéroulementdemamission.

Après avoir abordéle recueil de données, il conviendra de discuter de l'assistance technique

3) Assistanceen

déploiement

L'assistance _{technique est très importante pour} accompagner les futurs utilisateurs de ce

logiciel. Le SAE a beau être déployé sur tous les postes des utilisateurs, il faut former les

ceux-ci pourqu'ils puissent s'en servir. La formationpermetd'une certaine façon d'assurerla pérennité du système etd'accompagner les utilisateurs afin de les préparerauchangement.

A) Création d'unsupportde formation:

Pour former les _{utilisateurs, j'ai dû créer} un support de formation qui était un document

Powerpoint. Cela permettait d'afficher ce document sur un rétroprojecteur pour que les utilisateurs _{puissentsuivre}pasà pas ce queje disais. D'ailleurs, le pptestunbonmoyen pour

medonnerdes_{repères visuelspourformer les participants. Ainsi, lacréationd'unsupport ppt}

estavanttout_{pour meguider dans les propos queje doisaborder.}

La _{difficulté quej'ai rencontrée lors de la création de ce support est de faire au plus simple}

pour que les participants comprennentce queje leur disais. 11 a fallu queje fasse modifier le

pptàplusieurs reprisescarparfois, je rentraistropdans le détail. Le fait d'allerau plus simple

était pour moi un exercice complexe carjen'avais pas encore cette prise de recul. En effet,

comme_{je connaissais le logiciel surtous sesaspects,la difficulté était dememettreàla place}

de _{quelqu'un qui ne connaissait pas le logiciel. Ma tutrice m'a alors aidé à faire au plus}

simpleetàmettreseulement les fonctionnalités debase du logiciel.

J'ai donc abordé les_{points suivants :}

> Définitionet_{principe du SAE}

> Les différentsaccès

> Les fonctionnalités de base > Lesfonctionnalités avancées > Les_{règles de vie}

> _{Questions-Réponses}

B) Création desrèglesde vie:

Les _{règles de vie sont les conseils d'archivage et la façon dont doit archiver les utilisateurs.} Ces _{règles de vie sont alors essentielles pour éviter que chacun archive à sa façon et pour} essayerde pérenniser les documents à longterme.Lesrègles de vie étaient de :

> _{Partager un lien hypertexte par mail plutôt que d'envoyer un document} volumineux_{parmail :}

Cela _{permet d'éviter la saturation de} maboîte mail, ce qui peut être pragmatique. Cela évite

ainsi de_{perdre des documents etdes données} une foisquela boîte mail estsaturée.

> _{Respecterl'arborescence existante pourclasser les documents :}

L'arborescenceétant _{figée, il faut archiver les documents enfonction de cettearborescenceen}

amont etenaval _{pourqueceux-ci soientau bonendroit.}

> Verrouilleretdéverrouiller le document :

Lefait de verrouillerun document _{permetqu'aucune autre personne nele modifie.Le fait de}

déverrouiller le document _{permetde laisser libre le document aux autrespersonne souhaitant} le modifier. Une fois le document mis à_{jour, une autre personne peut la modifier en créant}

une nouvelle version. C'est vraiment une_{règle de vie très importante sinon le contenu peut}

être _{changé et cela peut amener une perte de temps pour d'autres utilisateurs dans leurs}

recherches informationnelles.

Organiserle planning desdifférentessessions :

Uneautretâche était _{d'organiser le planning des différentes sessions de formation. Pour cela,} il a fallu que je réfléchisse à des dates en les listant dans un fichier Excel. Ensuite, j'ai du

demanderàune demes_{collègues de réserver les salles pour les jours quej'avais proposés. Et}

enfin,unefois la salleréservée, j'aipu envoyer unmail àtoutle personnel ETN. Enfonction

des _{réponses obtenues, j'envoyais une invitation Outlook pour que cela apparaisse sur}

l'agenda des personnesetje proposais des nouvelles sessions de formation pour ceux qui ne

pouvaient pas y assister. Au début, j'ai proposé un panel de dates à toutes les personnes faisant _{partie des sections. Le problème que j'ai rencontré, c'est que parfois, il n'y avait}