La gestion du savoir à l’ère du numérique : Les politiques de choix, de développement et de gestion de collections

(1)

36e Congrès annuel de la

Corporation des

bibliothécaires

professionnels du Québec

Séduire et fidéliser

Stratégies et finalités

18 au 20 mai 2005

(2)

2005, 36e Congrès CBPQ 2

Atelier 13

Gestion du savoir à l’ère de

l’électronique

et Le développement de la collection à la Bibliothèque de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’UdeM

Conférencière : My Loan Duong, BBSI, UdeM

(3)

La gestion du savoir à l’ère du

numérique :

Les politiques de choix, de

développement et de gestion

de collections

« Le grand inconvénient des livres nouveaux est de nous empêcher de lire

les anciens » ( Joseph Joubert, écrivain français, 1754-1824)

(4)

2005, 36e Congrès CBPQ 4 1e partie :

La gestion du savoir

et les Politiques de

(5)

Historique

 1è version : 1988

Plusieurs mises à jour en fonction des réformes et des ajouts de programmes de l’EBSI

• 1995 : nouveau programme de maîtrise • 1997 : programme de doctorat

• 1998 : refonte du programme de maîtrise • 1999: implantation du certificat de GIN

 Dernière version 2004:

Révision du mandat de la BBSI par la bibliothécaire

,

révision complète des

thématiques et des niveaux de développement et ajout des critères de développement de la collection

(6)

Révision du mandat de la BBSI

La Bibliothèque de bibliothéconomie et des sciences de l’information a pour mandat d'appuyer les activités d'enseignement et de recherche en archivistique, en bibliothéconomie et en sciences de l'information au niveau du premier, du deuxième et du troisième cycle. À cette fin, elle doit:

 favoriser l'acquisition de la documentation nécessaire aux besoins d'enseignement et de recherche de l'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information ;

 assurer la disponibilité et l’entretien des ressources matérielles et informatiques nécessaires pour la conservation, la consultation et l’exploitation des ressources informationnelles disponibles à la bibliothèque ;

 offrir un environnement de travail propice et des accès technologiques appropriés pour la consultation, l’exploitation et l’appropriation des ressources informationnelles disponibles à la bibliothèque ;

 fournir les ressources humaines nécessaires pour la formation et l’assistance des usagers à l’accès, à la consultation et au repérage des ressources documentaires imprimées, électroniques et analogiques disponibles à la bibliothèque et sur le site de la Direction des bibliothèques ;

 *veiller à la mise en place d’un espace virtuel pour le dépôt des ressources

informationnelles diffusées sur Internet ains i que la documentation numérique nécessaire aux besoins d’enseignement, de recherche et d’apprentissage de l’EBSI.



 *N.B Ce point entérine une pratique qui date de l’arrivée des sites WEB dans les bibliothèques. L’espace mémoire qui était alors attribué à titre individuel aux personnels des bibliothèques par la Diter, aujourd’hui la DGTIC, a été mis à profit par la bibliothécaire pour mettre sur pied le site de la Bibliothèque de bibliothéconomie et des sciences de l’information. Lancé le 1er_{septembre 1996, le site de la bibliothèque à}

ses débuts, avant l’octroi des espaces mémoire aux unités et aux services, portait l’adresse URL suivante : www.umontreal.ca/ ~duongml.

(7)

La bibliothèque de BSI

 En raison des domaines disciplinaires

qu’elle dessert, la bibliothèque de BSI doit

être partenaire de l’École:

- par son rôle de soutien à l’enseignement et la recherche de l’EBSI

- comme « laboratoire » et lieu de formation pour les étudiants de l’EBSI

(8)

Responsable de

développement de la

collection dans le nouvel

environnement documentaire:

 Un nouveau positionnement et une

augmentation des qualifications et des

responsabilités du bibliothécaire de référence:

• Spécialiste de disciplines et responsable du

développement des ressources informationnelles

• Conseiller pour l’utilisation des ressources et des outils technologiques

• Conseiller en formation pour l’utilisation et l’exploitation des ressources informationnelles

(9)

Le bibliothécaire dans le

nouvel environnement

documentaire

Un rôle accru:

• Due à la gestion simultanée des techniques nouvelles et anciennes de la bibliothèque

• Comme agent d’information sur les politiques, les fonctionnements et l’utilisation des ressources

• Par son savoir-faire technique et ses compétences bibliothéconomiques qui le placent en amont de la chaîne éditoriale

• Et par son implication de plus en plus importante dans le processus éditorial

(10)

10

Développement des

collections : acteurs, actions

et interactions

Responsable du développement des ressources informationnelles et éducatives

Coordonne, supervise les activités de la bibliothèque ou du centre d’information , gère et organise les ressources matérielles et informationnelles

Élabore les politiques de développe-ment et de gestion de la collection Sélectionne, diffuse et organise les ressources

Contrôle, administre et négocie le budget d’acquisition Intervenants et communauté de pratique: comité de la bibliothèque Champs d’expertise et de pratique : EBSI et BBSI

(11)

Développement, sélection et

acquisition

 3 étapes:

• planification : développement des collections, niveaux de développement des ressources

• sélection : inclusion et exclusion

• acquisition : choix des fournisseurs, négociations  3 niveaux ou modèles de décision :

• liberté de décision totale

• liberté de décision moyenne ou collégiale • liberté de décision restreinte

En général: niveau de décision 2

(12)

Processus de sélection et

d’acquisition



Les étapes :

-

perception ou identification des besoins - diagnostic - recherche - accès au produit - choix du fournisseur - évaluation et décision - autorisation d’achat

(13)

Contexte décisionnel et

critères d’évaluation

• Contexte

– la collection de la bibliothèque – le programme de cours – les besoins des

utilisateurs – le contexte thématique et institutionnel

• Critères

– le sujet ou contenu intellectuel – l’utilisation potentielle – la réputation de la maison d’édition – le type de publication et le format – la langue de publication

(14)

Les ressources documentaires

de la BBSI

Voici en nombre de titres, les ressources documentaires de la bibliothèque de BSI (Ressources documentaires REDO - Statistiques de la Direction des bibliothèques)

Année Monos titres Périodiques Titres Abonnements courants VHS Audios CD, DVD Diaporamas Micro-films Micro-fiches 2003 22 654 1 499 359 103 355 39 39 104 1374 2004 22 985 1 506 366 105 355 58 58 106 1377

(15)

Budget d’acquisition de

bibliothèque

Année Montant 1994-1995 86 205$ 1995-1996 83 624$ 1996-1997 81 857$ 1997-1998 81 625$ 1998-1999 77 016$ 1999-2000 83 974$ 2000-2001 83 666$ 2001-2002 91 664$ 2002-2003 100 185$ 2003-2004 109 481$

Le budget pour l’acquisition de la documentation en archivistique, en bibliothéconomie et en sciences de l’information représente environ 1,5 % du montant global alloué pour l’achat de la documentation dans les

(16)

Ressources électroniques

dans les bibliothèques de

l’UdeM

Documentation électronique : Voici les chiffres extraits du REDO

des Statistiques annuelles de la Direction des bibliothèques.

1999-2000 2000-2001 2001-2002 2002-2003 2003-2004 Bases de données 121 135 182 197 213 Périodiques électroniques avec imprimé 984 1165 2056 1899 2362 Périodiques électroniques. sans imprimé 154 1041 1859 4404

(17)

Ressources documentaires

des bibliothèques de l’UdeM

(18)

Fonds documentaire d’une

bibliothèque d’étude et de

recherche

Caractéristiques:

 Présenter une image de cohérence et d’équilibre à travers le temps

 Dégager des principes directeurs permettant d’assurer la continuité avec le « bâti » original de la collection

 S’articuler sur les intérêts d’étude et de recherche  Offrir un éventail de ressources internationales

 Posséder (ou offrir l’accès) à une grande gamme de périodiques et de bases de données

(19)

Changement de paradigme

Explosion de l’offre documentaire

Explosion des coûts d’abonnement des

périodiques

 Changement de paradigme au niveau :

• de la pratique : Périodiques : Achat en consortium Monographies : Achats en bloc ( ou ensemble)

• des problématiques : Infrastructure technologique, accès

(20)

Nouvel environnement

documentaire et cohabitation

des formats

• Ressources secondaires : collection électronique/collection imprimée

• Éditions électroniques : revues savantes , prépublications • Sources d’information alternatives ex.: dépôt institutionnel • Diversité des formats (bibliothèques hybride)

 Nécessité de reformuler et de redéfinir les scritères

(21)

Cohabitation des formats à la

BBSI

 Les critères d’acquisition et d’inclusion des ressources autres qu’imprimées à la BBSI:

1.

toute nouvelle acquisition devra être évaluée en f onction de

la pertinence et de l’utilité du mode de représentat ion de l’information offerte et de la capacité d’assu rer la lisibilité, l’intégrité et la pérennité de cet

te ressource.

» Duong, 2004, PCDGC, p.8

2. l’inclusion des publications gratuites en format numérique sur le site de la page Web de la

bibliothèque obéit aux mêmes critères de

(22)

Pourquoi des politiques de

développement de la

collection ?

Les années 90 : Remise en question de l’utilité

des politiques de développement de

collections par les bibliothécaires (Ross Atkinson ,1996) Causes multiples:  Internet  Restrictions budgétaires  Coût de l’imprimé  Lourdeurs administratives

(23)

Changement de modes

opératoires

 Est-il encore possible dans le contexte obligé

d’achats en blocs, en ensembles, en consortium, d’assurer la meilleure adéquation entre les

besoins des usagers, les programmes de cours et les orientations de recherche , les impératifs budgétaires, les infrastructures technologiques disponibles?

 Face au flux considérable d’informations dématérialisées, comment concilier la

(24)

Choix et acquisition

(Duong, 2004. PCDG, p.43

La diversification des outils de sélection a des conséquences sur le travail des

responsables des politiques de choix et de développement de la collection. L’assignation à chaque thème ou sujet d’un niveau déterminé de développement nécessite un bon inventaire des instruments de sélection pour l’explicitation du travail intellectuel requis afin de procéder à l’acquisition et une très bonne connaissance des ressources

disponibles publiées. L’acquisition des ressources documentaires impliquent des

approches multiples, rendues encore plus difficiles par la complexification et l’explosion de l’offre informationnelle. Parcourir une bibliographie courante, lire u ne critique dans une revue spécialisée, évaluer les suggestions reçues sur Internet, faire de la veille

documentaire sur les sites et les répertoires en ligne, comparer et sélectionner les types de ressources, les offres de service, les modalités d’accès d es acquisitions en format électronique, font appel à des diverses compétences dont la principale est bien

connaître les sources les plus fiables à chaque catégorie de documents ou de publications afin de bien distinguer le grain de l’ivraie.

(25)

Gestion et organisation de

collections / Développement

de collections

Développement de collections ou plutôt de gestion de ressources ?

 la mise en commun des ressources via les sites WEB  la collecte et la mise en disponibilité des ressources

informationnelles numériques en accès libre ou payant  l’intégration de ressources électroniques et numériques

dans les fonds de la bibliothèque est devenue une activité vitale dans la gestion des fonds d’une

bibliothèque www.bib.umontreal.ca/BE (Duong, 2004 , PCDGC , p.40)

(26)

Raisons de publier une

politique de développement

de collections dans une BU

 Mettre en valeur les ressources spécifiques de la bibliothèque et de l’Université

 Définir les principes qui servent à la fois de

guides et de garde-fous (subjectivités locales ou personnelles) pour la communauté

 Identifier les lignes directrices pour les

développements futurs des collections et des tendances de recherche et d’enseignement  Servir à la communication interne et à la

(27)

Raisons de publier et

d’adopter une politique de

développement de collections

(suite)

 Permettre d’établir des indicateurs susceptibles d’évaluer et de préserver les acquis

 Mettre en valeur les particularités * ou la richesse des fonds

 Fournir un outil de gestion et d’évaluation des ressources

*

La BBSI détient l’exhaustivité des normes ISO en documentation et sciences de l’information

(28)

Politiques de développement

de collection

 Doivent être: • Dynamiques • Actualisées • Articulées • Cohérentes • Flexibles  Et non • Réactives • Statiques • Verbales • Disparates • Rigides

(29)

Politiques de développement

de collection

 Elles doivent:

• Être définies en termes d’objectifs à atteindre • Être élaborées en liaison étroite avec les

autorités de la collectivité

• S’inscrire dans un cadre budgétaire qui fixe les limites et détermine les priorités

 Contenir des critères qui permettent de

préserver l’identité et l’essence de la collection

Et, condition essentielle, elles doivent

être écrites et sanctionnées

(30)

Évaluation des collections

 Distinction entre évaluation des

collections constituées et évaluation

des acquisitions

 Évaluation des collections signifie vérifier

l’adéquation de l’ensemble documentaire

aux objectifs globaux

 Évaluation des acquisitions signifie vérifier

si les effets souhaités sur les usages de la

collection sont atteints

(31)

Évaluation des collections

(suite

)

 Approche quantitative :

• taille globale de la collection : selon chacune des catégories identifiées dans les politiques

(thématiques, langues, périodes, supports), l’âge ou la fraîcheur

• accroissement moyen de la collection par an

• taille par rapport aux variables comme le nombre d’usagers, d’exemplaires etc.

• budget attribué à cet effet comparé au budget total

(32)

Évaluation des collections

(suite)

 Approche qualitative:

• éventail et profondeur des ressources

offertes par thèmes de sélection et

niveaux choix

• nombre d’acquisitions réelles des

ressources pour chaque domaine

d’usage identifié par support et format

• usage et exploitation des ressources

(33)

Évaluation des collections

(suite)

Analyse de l’usage des fonds :

le taux de rotation R= (H+I ): S X

100

R= taux de rotation du fonds considéré

H= nombre de prêts effectués sur ce fonds I = nombre de consultations sur place de ce fonds

(34)

Pourquoi publier les Politiques de

développement des collections ?

 Pour les besoins d’ accréditation et d’évaluation interne ou externe d’un département, d’une

faculté

 Pour les demandes de subvention ou de ressources

 Pour des raisons de visibilité ou de rayonnement  Pour établir des partenariats et des

collaborations

 Pour évaluer les politiques de développement de la collection

(35)

2e partie : Les Politiques de choix, de

développement et de gestion de la collection de la BBSI

La version 2004 :

 *Redéfinition de l’environnement documentaire et et du mandat de la bibliothèque (Chapitre 1)

 Présentation du contexte budgétaire général et des ressources physiques et matérielles *

(Chapitre 2)

* (les ressources matérielles , l’infrastructure

technologique permettant la consultation, l’accès et l’exploitation de la documentation (postes de

(36)

2005, 36e Congrès CBPQ 36 2e partie : Les Politiques de choix, de

développement et de gestion de la collection de la BBSI (suite)

Repositionnement dans le nouvel contexte disciplinaire  Présentation des programmes de cours de l’EBSI

(Chapitre 3)

 Définition des thématiques, présentation des intérêts interdisciplinaires (Chapitre 4)

 Redéfinition des niveaux de développement: niveaux souhaités et *niveaux atteints ( *à venir) (Chapitre 4)  Mise à jour et redéfinition des politiques d’acquisition

(37)

2e partie : Les Politiques de choix, de

développement et de gestion de la collection de la Bibliothèque de

bibliothéconomie et des sciences de l’information (suite)

Intégration des ressources en ligne et imprimées dans la même politique de gestion et de conservation

 Définition des modes de conservation et de sélection de la documentation électronique (Chapitre 6)

 Présentation des ressources documentaires de la bibliothèque regroupées par thèmes et sujets et présentation des outils de de référence et des

(38)

2005, 36e Congrès CBPQ 38 2e partie : Les Politiques de choix, de

développement et de gestion de la collection de la BBSI (suite)

 _{Annexe: (Chapitre 8) :}

• Liste des périodiques électroniques en archivistique, bibliothéconomie et sciences de l’information en ligne disponibles en accès libre ou payant

• Liste des abonnements courants à la Bibliothèque • Liste des titres reçus en don

• Liste des titres reçus avec la cotisation de membre institutionnel à la Bibliothèque

• Listes des normes ISO en bibliothéconomie et en sciences de l’information disponibles à la Bibliothèque

(39)

Merci de votre

attention

☻

• « Collection development and

management are the meat and potatoes of libraries »

(Johnson, 2004, Fundamentals of collection development and management)