Traitement et numérisation : contribution à une conception d'une base de données des archives de l'association Sud Nord Évolution

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Traitement et numérisation : contribution à une

conception d’une base de données des archives de

l’association Sud Nord Évolution

Walid Sellal

To cite this version:

Walid Sellal. Traitement et numérisation : contribution à une conception d’une base de données des archives de l’association Sud Nord Évolution. Sciences de l’information et de la communication. 2013. �dumas-01685060�

Walid SELLAL

MASTER1, MENTION ICD

(Option :Sciences del'Informationetdu Document)

MEMOIRE DE STAGE

Missioneffectuéedu 29Avril 2013au 7Juin 2013

À

L'Association Sud Nord Evolution 2/2 Rue deCannes,59000 Lille

Traitement

numérisation

contribution

à

conception d'une base de

données

des archives de

l'association

Sud Nord Evolution

Sous la direction de :

M. I. TIMIMI _{(resp. universitaire)}

M. A. BOUHOUF _{(tuteur professionnel)}

Soutenule24Juin 2013à l'UFRDECCID-SID

Université Charles deGaulle, Lille 3 (Campus Pont de Bois) BP60149, 59 653Villeneuve d'Ascq Cedex

Remerciements

Jetiensàremercieren_{premierlieuMonsieur TIMIMI,pourle suividemon} mémoire en tant_{que, tuteuruniversitaire.}

Je tiensà_{exprimermaconsidérationà mesprofesseursqui ontfourni des}

grandseffortspour me procurer le savoiretlesavoirêtredansdes conditions universitaires_favorables.

Mes remerciements vontau_{président de l'association SUD NORD} EVOLUTION_{quim'asoutenu etexpliqué avecpatiencetous lestravaux confiés.}

Je _{témoignemareconnaissanceà tousceuxquiontcontribué d'unemanièreou} d'uneautreàlaréalisation de ce modeste travail.

Ensuite_{j'exprimemesremerciements àmesparents, mafamilleetmesami(e)s}

qui ontfaitdemaréussiteleurprincipalepréoccupation.

J'exprimemagratitudeà tousceux, quim'ontaimablement, à unmomentouà

Résumé

Ce mémoire _{porte sur les des principales missions effectuées au sein de l'association} Sud Nord Evolution telles _{que le traitement et le classement archivistique, la} numérisation et _{l'archivage des documents d'archives et la conception d'une base de}

données des documents numérisés à l'aide du _{logiciel Get-eDoc. Ceci afin de mettreen} placeunsystème d'archivagepérenne, répondantaux besoins de sesutilisateurs dans un

contexted'utilisation des_{technologiesde l'information.}

Nous nous attacherons à _{développer particulièrement les missions citées ci-dessus et}

proposer des suggestions et recommandations aux insuffisances constatées du système d'archivage.

Mots-clés :

Archivage, Archivistique, Base de données, Classement, Documents d'Archives, Indexation, Numérisation, Records management,Traitement archivistique.

Abstract

This thesis focuses on the main missions _{performed within the "Sud Nord Evolution"} association such as _{processing and archivai arrangement, digitization and archiving of} documents and _{designing a database of scanned documents using the Get-eDoc} software. This to establish a _{permanent archiving system that meets the needs of its} userswithinacontextofuseof information_{technologies.}

Wewill focus on_{developing particular tasks mentioned above and provide suggestions} and recommendationsto the_{shortcomings of the archiving system.}

Keywords:

Archiving, Archivai sciences, Arrangement, Data Base, Records, Indexing, Digitization,

Sommaire

INTRODUCTION 7

1 LASTRUCTURE D'ACCUEIL :L'ASSOCIATION SUD NORD EVOLUTION 10

1.1 presentationde la structured'accueil 10

1.2 Lesactivites del'association 11

1.3 Objectifsdel'association 12

1.4 Lespartenaires del'association 12

1.5 Ressourcesmatérielles del'association 13 1.6 Siteweb del'associationSud Nord Evolution 13

1.7 Organigrammedel'association 15

1.8 Lesdocumentsd'archivesdel'association 16

1.8.1 Volumeetantériorité 16

1.8.2 Valeuret naturedes documentsarchives 16

2. NOTIONSTHEORIQUES APPLIQUEES 17

2.1 Archives 17

2.1.1 _{Définitions des archives 17}

2.1.2 Traitementetclassement des archives 18

2.1.2.1 _{Objectifs dutraitement etclassement des documents d'archives} 19

2.1.3 Lavaleur_{informationnelledesarchives 20} 2.1.4 Lesarchivesoutils de_{gestion 20}

2.1.5 Lavaleur_{patrimoniale 21}

2.1.6 Cycle de vie des documentsd'archives 22

2.2 Recordsmanagement et la normeISO 15489 23 2.2.1 _{Définition duRecordsmanagement 23} 2.2.2 Présentation de lanormeISO 158489 23 2.2.3 _{Objectifsdu Recordsmanagement 24} 2.2.4 _{Caractéristiques normaliséesdes documentsd'archives 24} 2.2.5 _{Caractéristiques d'un système d'archivage 26} 2.2.6 Conception etmiseenplace d'un systèmed'archivage 28

2.3 Numérisation des documentsd'Archives 31 2.3.1 _{Définition de lanumérisation 31}

2.3.2 Intérêtdelanumérisation 32

2.3.3 _{Principesde lanumérisation 32} 2.3.4 _{Objectifsde lanumérisation 33} 2.3.5 Matérielsetoutils denumérisation 33

2.3.6 Formatsdenumérisations 35

2.3.7 _{Typesdedocumentsnumérisés 36} 2.3.8 Les_{étapesde lanumérisationdes documents d'archives 36}

3. TACHES PRATIQUES EFFECTUEES 39

3.1 Opérationsde traitement et de classement desarchives del'association 39 3.1.1 Etapes suiviesdansle traitementetle classement des archives 41

3.2 Processusdunumérisation, archivage et de conceptiond'unebase de données al'aide

3.2.1 Fiche_{technique dulogicielGet-eDoc 45} 3.2.2 _{Application du logicielGet-eDocsurles documents d'archives de}

l'association 47

a) Créer des utilisateurs 47

b) Configuration duScanner 48

c) Numérisation desdocuments 49

d) Conception de la base de données des documents numérisés 50

e) Archivage/Restitutionde labase de données 51

f) Modes de Recherchessurla base de données 52

g) Consultation/impression des documents 54

3.2.3 Les_{avantagesdeGet-eDoc 55}

3.2.4 Lesinconvénients deGet-eDoc 55

4. APPRECIATIONCRITIQUE 56

4.1 LESPOINTS FORTS 56

4.2 Lespoi nts fai bles: 56

5. SUGGESTIONS ET RECOMMANDATIONS 59

CONCLUSION 61

BIBLIOGRAPHIE

Listedes abréviationset_sigles

AAF : Association des Archivistes Français.

ADBS : Association desProfessionnels de l'Informationetdela Documentation.

AFNOR :Association française de normalisation.

CCD : _{Charge-Coupled Device -Dispositif à transfert de charge.}

DPI : Dots PerInch-Points_{par pouce.}

ISO : International Standard _{Organisation-}Organisation internationale de normalisation.

LAD : Lecture_{automatique de document.} M.L : Mètrelinéaire.

OCR : _{Optical Character Récognition- Reconnaissance Optique de Caractères.}

PDF : Portable Document Format.

RAD : Reconnaissance_{Automatique du Document.}

RM : Records_Management.

TIFF : _{Tagged Image File Format.}

XML : ExtensibleMarkup Language.

Worm : Write Once ReadMany- Disque optique numérique inscriptible 1 fois.

Tableau des

_figures

Figure 1 :Paged'accueil du site web de l'association sud nord évolution 13 Figure 2 :Afficheofficielle du dernier festival de cinéma organiseparl'association sud nord

évolution 14

Figure 3 :Leprogramme ethoraire du dernier festival de cinéma organiseparl'association sud

nord évolution 14

Figure 4 :Organigramme de l'association sud nord évolution 15 Figure 5 :Schémareprésentatif desétapesde numérisation des documents d'archives... 38

Figure 6 :Missions realisees durantnotre stage 39

Figure 7 :Etapesdu traitement etdu classement archivistique 43

Figure 8 :Paged'accueil du logiciel get-edoc 45

Figure 9 :Utilisateurs du logiciel get-edoc 48

Figure 10 :Méthodepourlaconfiguration duscanner 48 Figure 11 :Lafonction denumérisation du logiciel get-edoc 49

Figure 12 :Champs desaisis de la base de données appliquesparle logiciel get-edoc... 51

Figure 13 : Sauvegarde / restauration base de donnéessousle logiciel get-edoc 52 Figure 14 :Modes de recherche surla base de données elaboreeal'aide du logiciel

get-edoc 54

INTRODUCTION

De nos _{jours, les organismes quel que soit leur taille ou leur vocation, ne}

peuvent plus s'en passer des technologies d'information. Aussi, il convient de préciser que ces technologies sont incontournables dans la gestion des ressources informationnelles des _{entreprises et administrations, soucieuses le plus souvent} d'améliorer leurs fonctions et activités en _{ayant recours à un système d'archivage} normalisé et formalisé. Ces activités sont souvent enrelation directeavec la_{gestion des} ressources humaines et financières. Ces_{technologies d'information permettent de réunir} les conditions nécessaires à la _{préservation et à la réactivation de la mémoire} organisationnelle inhérente à uneadministrationou uneassociation.

En effet, _{pour atteindre leurs objectifs, en vue de répondre auxexigences d'une}

catégorie d'utilisateurs, les associations ont souvent recours aux normes et principes archivistiques, qui permettent, d'assurer une continuité et une cohérence des taches de gestion, de répondre aux exigences légales et réglementaires, de fournir une protection

etun soutienen casde _{litige, enfin, de protéger les intérêts de l'association ainsi que les} droitsdes_{employés, des utilisateurs potentielsou réels.}

Aussi, il convient de signaler que les technologies d'information une fois appliquées dans l'environnement administratif et associatif en particulier, elles vont

contribuer à trouver des solutions concrète à des _{problèmes qui se posent avec acuité} dans les milieux administratifs à savoir :

Augmentation du volume des documents d'archives (un volume non maîtrisé).

Une mauvaise des conservations des durées _{physiquesetélectroniques.} De moins en moins de méthodes de_{gestion des archives.}

Pertesde_{preuves etd'informations.}

Coût de la conservation_{physiqueet électronique.} Recherches _{longueset difficiles.}

Parmi les solutions_{queproposent les technologies de l'information,onpeut citer} à titre _{d'exemple la numérisation et l'archivage des documents d'archives produits ou} reçus.

Qu'enest-il dans les milieux associatifs ?

A l'instar d'autres institutionset mouvements_{associatifs, l'association Sud Nord}

Evolution, dans une orientation _{qui s'inscrit dans} une démarche qualité visant à une réflexion _{approfondie sur les procédures d'organisation d'un fond d'archives ayant} connue undéclassement etun éclatement dans le _{passépar laconceptionet à la miseen} œuvre d'un _{système d'archivage. A la demande de cette association et en commun} accord avec l'Université de Lille _{3, c'est ainsi que nous avons eu l'opportunité de}

participer à cette expérience ayant un aspect pratique et théorique dans le cadre, d'un staged'une durée de sixsemaines, du29 avril au 7 juin 2013, mon volume horaire était de _{trente-cinq heures par semaine dans lequel nous avons été amené à réaliser les} missions suivantes :

En _{premier lieu, un travail de reconstitution d'un fond d'archives éclaté et} déclassé_{parl'accomplissement d'un certain nombres de tâchespratiquesentre autres, le} traitement des documents d'archives _{produits ou reçus (tri/élimination), suivi de} l'accomplissement desopérations de classement.

Par la _suite, nous avons _{procéder à la numérisation,} et à la description, indexation des documents à l'aide du _{logiciel Get-Edoc que nous avons proposé à cette} association.

Enfin, nous avons abouti à la création et la conception d'une base de données à l'aide du _{logiciel Get-Edoc, afin d'alimenter} par la suite, celle-ci par les documents issus du processus denumérisation.

Ainsi, d'autres missions secondaires, telles que laparticipation à l'élaboration du bilan moraletfinancier de l'annéeencours.

C'est dans ce cadre _{aussi, que s'inscrit notre travail de réflexion dans lequel nous} allonstenterde _{répondre à laquestion principalesuivante :}

-Est-ce que le système de gestion des archives actuelles de l'association Sud NordEvolution_{peut-il répondreauxbesoins des utilisateurs ?.}

Les_{questions secondaires :}

- Existe-t-il des

procéduresnormaliséeset formalisées?

- Est-ce

que le systèmeexistant répondauxobligations légalesetréglementaires?

- Comment la numérisation et la

conception d'une base de données pourraient

faciliter l'accèset la restitution des documents d'archives ?

Avant de _{répondre à ces interrogations nous allons de prime abord, donner un} aperçugénéralsurnotretravail. Le présentmémoire seprésentede la manière suivante : Une introduction _{générale contenant la problématique de notre travail de réflexion,} ensuite une partie _{consacrée à la structure d'accueil du stage, ainsi que des parties} abordant d'une _{part les notions théoriques appliquées et d'une autre part les tâches} effectuées au cours notre mission à l'association Sud Nord Evolution telles _{que le} traitement _{archivistique, la numérisation et l'archivage des documents et ainsi, la}

conception d'une base de données. On a conclu notre travail de réflexion par une appréciation critique abordant les points forts et faibles du système de gestion

Après avoir présenté notre travail nous allons nous donner un aperçu sur l'organisme

d'accueil du _stage.

1 La structure d'accueil : l'association Sud Nord Evolution 1.1 Présentation de la structure d'accueil

L'association Sud Nord Evolution est une association à caractère et but non

lucratif, régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 relative au

contrat d'association.

Elle a été créée en Décembre 2001 _{par son président actuel MrAli BOUHOUF.}

Son _{siège setrouveà 2/2 ruede Cannes àLille Sud.}

Cette association a un _{objet social en} l'occurrence _: promouvoir l'échange interculturelet_{sportifentre la Franceetles paysdu Maghreb.}

Le_{quartier de Lille sudreconnu pouravoir une forte présence de la communauté} maghrébine désirant connaître les deux cultures maghrébineet française. Pour permettre

le _{rapprochement decesdeux cultures, M. Ali BOUHOUF, avec quelques amis à lui ont}

eu l'idée de créer l'association Sud Nord Evolution.

Des moyens humains, financiers, matériels sont indispensables pour mettre en

œuvre ce_{projet associatifetfaire fonctionner cette association .}

Le _{projet associatifqui caractérise le fonctionnement de l'association Sud Nord} Evolution est la _{promotion de l'échange interculturel entre la communauté maghrébine}

et laFrance.

Pour que ce projet puisse voir le jour, des moyens humains (les adhérents, les

bénévoles, les membres et les salariés de l'association), financiers (cotisationset apports des _{adhérents, subventions municipales, dons, et sponsoring), et matériels (le local,} équipement, matériel) sont combinés tout en respectant les contraintes réglementaires

telles _{que les normes de sécurité des locaux, la capacité d'accueil, et les agréments,} (voirannexe 1 : statutsde l'association«Sud Nord Evolution »).

1,2 Les activités de l'association

L'activité _{principale de l'association consiste à promouvoir l'échange} interculturelentre laFrance etles _{pays du Maghreb.}

Dans ce _cadre, cette association présente des activités culturelles algériennesen France en l'occurrence le festival du film _{algérien en France. Ce festival organisé}

chaque année est un événement très important. Des films algériens sont diffusés dans différentes salles à _{Lille, et} même à _{l'espace Kino-Ciné du} campus de l'université de Lille3.

En outre,des réalisateurs et des comédiensconnus en _{Algérieviennent présenter}

lors de différentes conférences leurs travaux, et font un constat sur L'état de l'art etdes

artistesen _{Algérie, ils font un résumésur le film projeté.}

Cette activité _{qui se manifeste par une exposition, une projection de films etune}

rencontre avec les réalisateurs et les comédiens, est réalisé _{chaque année grâce}

notamment à l'aide des _{partenaires et dusponsormaissurtout auxsubventions de l'Etat.}

Grâce à cet événement culturel, l'association se fait connaître et _{conquière de}

nouveauxadhérents_{qui viennent enaide auxactivités de l'association.}

Par _ailleurs, cette activité constitue une _importante source de financement, dans

la mesure où elle collecte des recettes _{qui servent à financer les autres activités de}

l'association.

Des activités _{d'échanges sportifs aussi sont organisées par l'association Sud} Nord Evolution. C'est ainsi _{que l'équipe féminine du Hand Bail algérienne s'est vue}

invitéeà Lille etenSuède _{pourparticiperauxtournois de Hand Bail.}

L'association Sud Nord Evolution _{participe à l'organisation de plusieurs autres} activités _{culturelle, entre autres, la commémoration du printemps berbère, et des} expositions relevant de la culture maghrébine.

1.3 _{Objectifs de l'association.}

Les_{objectifsde l'association Sud Nord Evolutionsontles suivants :}

- Favoriser l'accès

aux loisirs età la _{pratique sportive.}

-Participerau développement culturel de la métropole lilloise.

- Elaborer des

projets de séjouren France et à l'étranger favorisant ainsi le tissage de liens sociauxentre_{jeunes d'Europe etd'ailleurs.}

-Encadreret_{encourager lesgroupesde musiqueamateurs.}

-Organiser des spectacles lors des fêtes nationales.

-Organiser des expositions pour promouvoir la culture des paysafin de connaître leur cultureet leurs traditions_{pourrapprocher les peuples entreeux.}

- Promouvoir les activités des

jeunesen matière de la pratique dusport.

- Sensibiliser les autorités

sur _{l'importance du sport des activités culturelles et les} inciter à les_promouvoir.

-Favoriser la _{citoyenneté active des jeunes} en développant leurs aptitudes et

compétences.

1.4 Les _partenaires

_{de l'association}

L'association Sud Nord Evolution exerce ses activités en collaboration avec

plusieurs partenaires à l'instar des associations culturelles. Ces partenaires se

répartissent ainsi :

• Associations _{et partenaires culturels}

: Coordination des Etudiants Algériens de Lille _{(C.E.AL), TIWIZI 59, association lumières-Algérie, Ministère de la culture} en _{Algérie, Ambassade de France en Algérie, Wattrelospartage.}

• _{Partenaires financiers :} les _{partenaires qui aident financièrement les activités}

de l'association à travers notamment des subventions sont : La _{préfecture du} Nord. Ville de Lille...etc.

• _Sponsors

: Le restaurant LE CROUSTILLANT est le sponsor de l'association Sud NordEvolution.

1,5 Ressources matérielles de l'association

L'association Sud Nord Evolution _{dispose des ressources matérielles suivantes :}

Désignation Marque Quantité

Scanner

Scanner_{EpsonCX 6400} 1

ScannerSamsung SCX 4x21 1

Imprimante Imprimante Lexmarkx 1180 1

Micro-ordinateur

Packard Bell intelceleron_{disque dur 250 Go} 3

Necintel celeronDisque dur 250 Go 2

Divers Audio Mixer Inkel Mx-995 1

1.6 Site web de l'association Sud Nord Evolution

Le site web de l'association Sud Nord Evolution est accessible sur le lien

suivant : htt_{p://www.sudnordevolution.com/ il est considéré comme le guichet d'entrée}

unique aux activités culturelles de l'association, nous allons présenter les différentes rubriques du Site web :

• _{Page d'accueil}

:

Dans la _{page d'accueil on retrouve un reportage résumant la 7éme édition de la} semaine du cinéma _{algérien dans la métropole lilloise qui s'est déroulé en décembre}

2010, ainsique le logo de l'association Sud Nord Evolution.

Sur le Menu _{gauche de la page d'accueil, on y trouve différentes rubriques du} site web de l'association à savoir « Accueil _{», « Invitation Festival 2012 », « affiche} festival_{», « le programme », « horaire film », « contact ».}

• _{Invitation festival 2012 :}

C'est l'invitation sous format _{électronique de la 9éme édition du festival de}

la semaine du cinéma _{algérien qui s'est déroulé entre le 07 et le 16 décembre} 2012.

• _{Afficheofficielle :}

C'est l'affiche officielle du festival du cinéma_{algérien qui est comme suit :}

A..- «.U;..t ,1. .

m

m

Figure 2 :affiche officielle du dernier festival de cinéma organiséparl'association Sud Nord Evolution

• _{Le programme ethoraire de films}

:

Cette _{rubrique contient le programme intégral du festival et les horaires des} films _{qui ont été diffusés lors de cette semaine du cinéma algérien, ainsi que un} panoramacompletsurles films.

j

[y

(O

XL

wmw

Figure 3 : leprogrammeethoraire du dernier festival de cinéma organiséparl'association Sud Nord Evolution

• Contact: Cette _{rubrique contient les informations nécessaires pour}

contacter _{l'association, mais aussi pour avoir des informations}

supplémentaires sur les activités culturelles et sportifs de l'association

Sud Nord _{Evolution, parailleurs, l'association gèreaussi, une page sur le} réseau social Facebook accessible sur le lien suivant : https

://www.facebook.com/pages/SUD-NORD-Evolut ion/3 79154482173284

1.7 _Organigramme

_de

_{l'association}

1.8 Les documents d'archives de l'association

Nous devons noter _{que les archives existantes au niveau de l'association Sud}

Nord Evolutionsont conservésse _{compose de deux parties :}

Une _{partie conservée dans les différents services, se rapportant à la gestion des} affairescourantes. Il_{s'agit des documents actifsou courants.}

Une autre_{partie, conservée au niveau d'une salle aménagée pour la conservation}

des archives _{ayant perdu la valeur administrative et financière. Il s'agit des documents} semi-actifs.

1.8.1 Volume etantériorité

L'association Sud Nord Evolution _{gère des documents d'archives de sept mètres} linéaires environs70 boites d'archives.

Ce volume _{représente les archives de l'association depuis sa création depuis} 2001 à ce _{jour. Il reflète essentiellement tous les documents d'archives produits ou}

reçus _{des différents organismes étatiques}ou privés. 1.8.2 Valeuret nature des documents archives

Le fond d'archives de l'association Sud Nord Evolution renferme des documents d'archives _{ayant en général des valeurs légales administratives et financières qui se} résument commesuit :

• _{Lesdocuments ayant}

unevaleur juridique,

• _{Dossiers administratifs et financiers(registres comptables, factures, etc.),} • _{Documentscontractuels (contrats, conventions,...),}

• _{Dossiers des activitésculturelles, sportives}

et solidarités citoyennes,

• _{Dossier Bilanet Subventions}

(annuels),

• _{Dossier administratifs des adhérentsde l'association,} • _{Chrono de correspondance Arrivé/Départ,}

2. Notions

_{théoriques appliquées}

2.1 Archives

Aussi, il convient avant, d'énumérer ces différentes tâches pratiques que nous avons réalisées, de donner un ancrage théorique à ces fonctions

archivistiques1

mettant en _{exergue, les définitions nécessaires, ainsi que la notion de valeur des}

documents d'archives.

2.1.1 Définitions desarchives.

Les archives sont définies selon la loi du 3 _{janvier 1979 définit les archives} comme étant « l'ensemble des _{documents, quelque soient leur date, leur} forme _et leur

support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout

service ou organisme public _ou privé, dans l'exercice de leur activité. La conservation de ces documents est _{organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion} et de la _{justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou} privées, quepour la publication historique de la recherche ».

Par _{ailleurs, le Gouvernement}

_Canadien3

« Ensemble _{organique de documents (collection de pièces, titres, dossiers anciens, etc.),}

quels que soient leur date, leur forme ou leur support, qu'unepersonne, une institution ou un _{organisme public ou} privé _{a élaborés ou reçus} dans le cadre de _ses activités,

organisés et conservés pour une durée en principe illimitée en vue de leur utilisation éventuelle. »

Après avoir donné cesdeux définitions des archives, on a relevé des similitudes

et des _{divergences. Pourquoi des similitudes ? L'analyse de ces deux définitions nous}

permet de comprendre qu'un document a le statut d'archives dès sa création, puisque aucunecondition d'ancienneté n'est_posée.

Que le support physique n'intervient pas pour caractériser les archives. 11 suffit que les documents aient été produits ou reçu par l'organisme détenteur dans l'exercice

1

Archivistique:Sciencerelative à l'organisation, la législation, la réglementation,autraitementetà la gestion des

archives.

2

Loin°79-18du3janvier1979surles archives

3

GouvernementCanadien, Thésaurus del'activité gouvernementale (TAG),

de son activité : il _{peut s'agir de papier, mais aussi de support audiovisuel ou}

informatiques.

Le document doit être_{produitou reçu etnonconstitué d'une manière artificielle.} Les documents ou dossiers documentaires établis _{par des services de documentations} sont _{donc, en principe,exclu de cettedéfinition.}

Pourquoi des divergences ?

Dans la _{première définition, on a mis l'accent, sur la finalité, des documents}

d'archives, à savoir le _{pourquoi, de leur conservation. On précise bien} que les documents, sont conservés pour l'intérêt public, et pour justifier des droits en cas de litiges. Autrementdit, les archives sont utiliséesen tant que moyen de preuve, pourfaire valoir des droits _{auprès des instances administratives oujudiciaires, particulièrement,} lorsqu'il y a des contentieuxou des litiges posés devant les tribunaux.

Par contre, on constate au niveau de la deuxième définition ces _{aspects-là, ne} sont _{pas abordés. L'accent est mis particulièrement, sur la durée de conservation des}

documents d'archives, la seconde définition précise bien, l'idée d'une conservation illimitée des archives. Ce _{qu'on neretrouve pas au niveau de la première définition.}

2.1.2 Traitementet classement des archives

La fonction traitement en _{archivistique constitue la pierre angulaire sur laquelle}

repose un système d'archivage.

En_{effet, le traitementest la raison d'être de}tous lesprofessionnels des archives, il _{représente pour eux un moment important et décisif. Il est intrinsèquement lié à} fonction communication4. Un traitement de _{qualité facilite l'accès aux ressources}

informationnelles, par conséquent contribue à une meilleure prise en charge de la demande des utilisateurs surle_{plan qualitatifet quantitatif.}

Certes, le traitement est au cœur même du métier des archivistes _{depuis fort} longtemps, mais il intéresse aussi d'autres disciplines d'autres spécialistes, entre autre

4

les historiens les _{anthropologues. Acetitrenouscitons Serge Margel5 qui affirmece qui} suit « ...Cela commence _{toujours avec le geste de mettre à part, disons de trier, de} choisir ou de sélectionner, mais aussi de ramasser, de collecter, de rassembler....Non

seulement les _{objets, et quels qu'ils soient, ou quel que soit le support qu'ils} représentent, trouvent une autreplace dans l'espace unvoisinage, et un nouvel ordre de répartition de distribution, mais, de plusen plus, ils changent de statut. 11 deviennent des objets culturels, des valeurs instituées, des lieux sociaux, des lieux de mémoire investis de _{signes, d'indices, detracesqui agencent unnouvel univers du discours ».}

On _{peut définir le tri et le classement comme l'opération matérielle et} intellectuelle _{qui sert à séparer les documents d'archives des objets entassés dans le} même local, à identifier les ensembles de documents selon leurprovenance et enfin àen distinguer, les documents destines à une conservation6 permanente et ceux préparés à l'élimination7. A savoir les documents existants en_{plusieurs exemplaires mais aussi les} documents _{qui ont subis une altération qui sont devenus irrécupérables dû à leur} dégradation.

Elimination

L'éliminationestdéfini _{par le dictionnaire de terminologie}

_{archivistique8}

2.1.2.1 _{Objectifs du traitementetclassement des documents} d'archives

Les_{objectifs du traitement etdu classement des archives sont commesuit :}

• Faciliter la recherche des documents d'archives.

• Faciliter le

rangementdes documents après leurs consultations.

•

S'adapter à l'accroissement des documents d'archives.

• _{Bénéficier d'un}

gain du temps considérable.

5

SergeMargel, Lesarchives fantômes, Fécamp, Edition lignes,2013. 96p.

6

Conservation:Fonctionessentielleconsistantàassurer_{l'intégrité physique des documents confiés ànotregarde.}

7

MoncefFakhfakh, Pland'urgencepourl'assainissementetla sauvegarde des documents administratifsetdes

archives: uneétuderamp,Paris, Unesco, 1995.p.16.

8

Directiondes Archives deFrance, Dictionnairedeterminologie archivistique, Paris, 2002.

• _{Regrouperetassembler les documents}

parthème, catégorie, activité, etc.

• _{Simplifier la gestion des documents d'archives dans le cadre des activités.}

•

Protéger et préserver les documents contre des éléments qui peuvent les altérer (humidité,rangers, poussière, etc.).

2.1.3 Lavaleur informationnelle des archives

Les archivistes sont de _{plus en plus conscients que ce qu'ils conservent dans} leurs _{dépôts, c'est de l'information, pas seulement du papier, des microfilms ou autres} supports. Aucun de ces documents n'a de valeur pour les archives, sinon comme véhicule d'information. _Or, cette information est la moins connue, la moins _{comprise et}

parconséquent la moins bien utilisée de toutes les ressources d'informations.

Les archivesen tant _{que support d'informationet au même titre que les matières}

premières, les capitaux ou la main-d'œuvre constituent de véritable ressources informationnelles.Et il est _{important, de comprendre àtous les niveaux leur nature, leur} emploi et le bénéfice que l'on peut en tirer. Mais il faut aussi remarquer que les administrations comme les associations souffrent _{chroniquement d'une surabondance} d'informations _{inutiles, incomplètes ou perdues quelque part dans l'environnement} administratif.

Faute d'informations de _{qualitéou, parfois, faute d'avoirsuutiliser à bon escient} les informations_{disponibles, l'association n'atteintpas les objectifs fixés au préalable et} n'est pas en mesure d'assurer la continuité de ces actions dans le présent et dans le futur.

2.1.4 Les archives outils de_gestion

Pour arriver _{rapidement à de bonnes décisions, le gestionnaire doit disposer} d'une information _{qui lui permet de prendre en considération tous les facteurs et} problèmes pertinents. Mais l'accès à cette information dépend de la manière dont les fonds de documents et d'archives sont _{organisés. L'efficacité dans l'utilisation des}

documents et des archives dans le _{processus de décision dépend de leur niveau} d'organisation etde gestion.

L'un des facteurs _{qui contribuent le plus puissamment à perpétuer et à} approfondir les écarts de développement qui séparent les pays les plus développés de

ceux où il _{n'y a pas eu lieu encore un démarrage économique, est l'écart en matière de}

qualité de gestion de l'information.

A cet _{égard, on remarquera que l'objectif numéro un adopté par la conférence}

intergouvernementale sur la planification des infrastructures nationales en matière de documentation, de _{bibliothèques} et d'archives, énonçait que : « pour s'acquitter de ses tâches de _{planification, de décision et d'administration, l'Etat a de plus en plus besoin} d'informations sûres, qui ne peuvent être obtenues qu'au prix d'une organisation

systématique.»9

D'autre_{part l'Etat entantqu'organe permanentchargé des intérêts de la société,} doit baserson actionsur la notion de continuité. On sait, d'autre part, toute la valeurque les administrations attachent à l'idée de « _{précédent ». Dans ce cadre, les archives ont} un rôle _{privilégié, en tant que dépositaires des documents représentants l'action des}

gouvernementspasséset de leur administration.

2.1.5 Lavaleur _patrimoniale

Il y a une acceptation générale des principes affirmés au bout d'un long processus d'évolution de l'archivistique, à savoir qu'en plus de leur utilisation pratique, les archives sont un _{patrimoine culturel, une mémoire collective et que c'est une}

obligation fondamentale pour une société de préserver les documents de son passé etde les rendre accessibles au _{public. Or, pendant des siècles personne ne reconnaissait aux} archives de valeurs en tant _{qu'instrument de recherche historique. Les documents}

n'avaient _{d'importance pourleur propriétaires que, grâce à leur valeur de preuve.}

En _{Europe, une perception nouvelle du rôle des archives est apparue} progressivement. Dès le XIXe siècle, les dépôts d'archives deviennent des laboratoires de recherche _{historique ; les archives ne fonctionnent depuis lors, que pour cette fin.} L'archiviste _{qui servait les administrateurs encomblant leurs besoins en documents, est} devenu unvéritable auxiliaireau service de l'historien.

9

Unesco, NATIS:systèmenationauxd'information,Paris, 1975. http://unesdoc.unesco.org/images/0000/000097/0Q9793FB.pdf

Ce lien entre les archives et l'histoire _{explique, en partie, l'ambiguïté dans la} perception du travail de l'archiviste.

A ce titre, nous devons préciser que même les archives des associations considérées dès leur création comme des archives vivantes _{peuvent devenir} ultérieurement des archives à valeur d'information _{permanente c'est-à-dire utilisées à} des fins de _{recherches, historiquesou autres.}

2.1.6 _{Cycle devie des documents d'archives}

Le _{cycle de vie des documents d'archives fût inspiré de la théorie des trois âges} élaboré _{par l'archiviste américain Théodore Schellenberg, le cycle de vie des} documents10 contient trois _{étapes chronologiques11 essentielles à savoir la période des} archives dites «_{courantes », celle des archives «intermédiaires »} et celle des archives

« définitives ».

En _{premier lieu, les archives courantes ou archives actifs sont des documents} fréquemment utilisées dans le cadre des activités et des services et qui sont conservés pour le traitement des dossiers et affaires non clos c'est-à-dire qui sont toujours en

cours. En effet, durant _{cette période les documents vont s'accumuler dans les dossiers}

ouverts ; à l'issue du traitement d'une affaire ou une activité en cours, le dossier sera

clos, marquantainsi la fin dececycle.

En deuxième lieu, les archives intermédiaires ou archives semi-actifs, sont des documents, qui, n'étant plus d'utilité courante, sont conservéstemporairement à des fins administratifs ou_{juridiques et financiers. En outre, dans cette période, les documents}

seront conservés un certain _{temps, généralement pendant une durée dite « d'utilité}

administrative» à l'issue de _{laquelle ils subiront un tri, certains étant éliminés et} d'autresconservés définitivementce_{qu'onappelle communément le pré-archivage.}

En troisième lieu, les archives définitives sont les documents, _quiayant subi des

tris, ne sont plus susceptibles d'élimination, contrairement aux archives courantes ou

10

Yves,Pérotin,L'administrationetles«troisâges»des archives,SeineetParis, n°20,octobre1961. P. 1-4.

11

Philipe,Lenepveu,Archivage électroniqueetrecordsmanagement:Etatdel'artetprésentation desept solutions.Paris, ADBSEdition, 2011. P. 13-14.

intermédiaires, et qui sont conservés à des fins de gestionou de preuve des personnes morales et _{physiques,ainsique pourla recherche scientifique et historique.}

2.2 Records _{managementet la norme ISO 15489} 2.2.1 Définitiondu Records _management

Le Records _{Management est, selon la définition de l'association française de} normalisation _(AFNOR)12 et en accord avec la norme ISO 15489 1-2 le «champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un contrôle efficace et systématique de la création, de la _{réception, de la conservation, de l'utilisation} et du sort final des

documents d'archives, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l'information liées à la forme des documents ». Les documents électroniques représentent un sous-ensemble des documents entrant dans cette

définition.

2.2.2 Présentation de la norme ISO 158489

On ne _{peut pas, aborder le records management sans intégrer à notre mémoire} norme internationale ISO 15489 _{(Genève, 2001) qui a été élaborée par un comité} international. Elle a été lancée lors de la conférence internationale de l'Association des administrateurs et des _{gestionnaires de documents (à Montréal) en 2001, et elle est} appuyée par le Conseil Canadien des normes.

Cette norme sur le Records _{management définit les responsabilités des}

personnes physiques et morales qui produisent ou reçoivent des documents d'archives,

et les_{principes, procédures, systèmeset méthodes àsuivre pour assurer la bonne gestion} de cesdocuments.

Cette norme se fonde _{également sur la démarche qualité des normes ISO} 9001/9002 et ISO 14 000, dont _l'objectifest deconcevoir unsystème d'archivage fiable

et_{pérenne pour les archivescourantes et intermédiaires.}

Par _ailleurs, l'ISO 15489 s'intéresse pour la première fois aux documents non-créés, c'est-à-dire qu'elle prépare le terrainauxdocumentsavant même leur création.

Ce travail en amont se révèle _{bénéfique pour les entreprises ou les organismes} ou associations à but non _{lucratif, comme celles que notre mémoire aborde en leur}

permettantun gaindetemps etune réduction des coûts considérables.

12

2.2.3 _{Objectifs du Records management}

La mise en _{place d'un système de RM pour une entrepriseou une institutionest} essentielle. En effet, ce _{système de Records Management doit permettre à l'entreprise}

ou à l'institution de _{pouvoir disposer du document dont elle a besoin au moment}

opportun pour conduire ses activités, répondre aux exigences légales et réglementaires, réduire les_{risqueset protégerses intérêts en casde litiges.}

Ce _{système se base sur la maîtrise des activités de l'entreprise ou de l'institution.} De ce fait, _{pour chaque activité ou sous-activité, le système se charge de définir les} documents_{qui doivent être créés, les informations qui doivent nécessairement yfigurer} ainsi_{que lesupport etla forme du document.}

Le _{système de records management doit donc tenir cinq objectifs principaux tel} queénumérés parle groupe métiers AAF-ADBS'3 :

• _Prendre en _{compte le document de sa création jusqu'à son sort final qui est la}

conservationou l'élimination.

• _{Conserver le document dans soncontexte.}

• Garantir la _{conservation des documents et leur restitution dans des délais et des}

supportsadaptés.

• _{Assurer latraçabilité du document afin éviter}

touteperte.

• _{Communiquer le document selon les droits d'accès associés.}

2.2.4 _{Caractéristiques normalisées des documents d'archives}

L'intérêt de cettenormeconsiste à _{respecterles caractéristiques du document qui} font _{partie des exigences archivistiques à savoir : Fiabilité, Intégrité, Authenticité,} Exploitabilité.

Fiabilité :

En _{premier lieu, la Fiabilité est importante parce que d'une part, un document} d'archives ne _{peut revêtir le caractère de fiabilité que lorsque soncontenu reflète d'une}

manière exacte et _{complète des faits, des activités administratives ou des opérations}

1J

LeGroupemétiersAAF-ADBS"Records management", Comprendreetpratiquerle recordsmanagement:Analyse

de lanormeISO 15489au_{regard despratiquesarchivistiquesfrançaises, Documentaliste-Sciences de}

l'Information_{2/2005 (Vol. 42),}p. 106-116.

comptablesou financières; d'autrepart, undocument fiable sert d'appui lorsd'une prise de décisionoud'activités ultérieure.

C'est pour cela que la norme ISO 15489 recommande de créer des documents d'archives_{juste après le déroulement d'une activité oud'un faitqu'il retrace: autrement}

dit, plus on s'éloigne de la date de l'activité, plus on risque de produire des documents nonfiables.

Intégrité :

En deuxième _{lieu, la} norme ISO 15489 précise qu'un document ne revêt le

caractère _{d'intégrité « que lorsqu'il est complet et non altéré »14, c'est-à-dire que le} document d'archives, une fois créé, nedoitpasconnaîtrede surcharges, derajoutsoude suppressions, qui constituent des altérations abusives. Autrement, le document est

touché dans son_{intégrité, c'est-à-dire dans soncontenu.}

Et lanorme ISO recommande de_{protégerles documents des diverses altérations}

quipeuventêtre à l'origine des actes irresponsables. Lorsque les documentsne sontpas bien_{protégés, l'acte d'altération est punipar la loi « code pénal ». Nous pouvons aussi}

préciserque l'altération donne lieu à la falsification. Authenticité :

Ensuite, l'authenticité est importante parce que, pour qu'un document soit authentique, il doit réunir trois conditions essentielles à savoir :

a- l'Authenticité du _{point de vue du rapport entre contenu des documents et} activités :

-Que le contenudu document aitune relationavec ce _{qu'il prétend être,} c'est-à-dire enrelation directeavec le faitou l'activité _{qu'ilreflète.}

b-Authenticité du _{point devuede la production oude la réception du document}

-Il faudrait que le document soit réellement créé ou reçu par une personne morale ou _{physique, qui prétend, dans le cadre de ses activités, avoir effectivement}

produit ou réceptionné ledit document, et qu'il n'y ait pas une tierce personne qui revendique la créationoula réception dudocumenten question.

c-Authenticitédu_{point devuede datation«date».}

- La

norme _{précise que, pour qu'un document puisse être authentique, il faut}

qu'il soit créé ou reçu au moment même où il prétend l'avoir été, c'est-à-dire qu'un

14

Norme ISO 15489-1-2:2001:Informationetdocumentation-«Records_{management»,}Partie 1: Principes

documentd'archives, s'il revêt le caractère d'authenticité, doit avoir une dateunique en rapport direct avec le moment de sa création. Dans le cas où il y a une inadéquation

entre la date du document et le moment exact où il a été _{créé, on peut recourir à}

l'authentification de la date du document. Exploitabilité :

Enfin, _{pour qu'undocument d'archives ait un caractère d'exploitabilité la norme}

précise qu'il doit y avoir toujours des liens entre texte et contexte. C'est-à-dire le document et soncontenu, ou le lienentre le document d'archives et l'environnement où

il a _{pris naissance. 11 existe une relation intrinsèque entre les documents d'archives et} leurcontexte d'activité.

2.2.5 _{Caractéristiques d'un système d'archivage}

Après avoir énuméré les caractéristiques essentielles que peut revêtir un document _{d'archives, la norme nous renseigne enfin sur les caractéristiques d'un} système d'archivage. Il convient de préciserque la norme du point vue méthodologique

est _{partie du particulier au général, c'est-à-dire que la norme a pris comme point de}

départ la question du document d'archives (ses caractéristiques), et qu'ensuite elle a posé la question du système d'archivage, quia uncaractère plus général etplus global.

Quelles sont les caractéristiques d'un système d'archivage d'après la norme ? Ces _{caractéristiques sont au nombre de cinq, etonpeut les énumérercomme suit :}

Fiabilité :

En _{premier lieu, la fiabilité, c'est-à-dire pour qu'un système d'archivage soit} fiable, il convient d'assurer les_{opérations suivantes} :

- Assurer

l'intégration d'une manière automatique de tous les documents relevant d'un _{champ d'activité, d'un organisme donné: c'est-à-dire qu'on ne doit pas} exclure _{l'intégration de certains documentsen évoquant certains prétextes.}

- Assurer

l'organisation de tous les documents (leur classement...etc) de façon à

ce_{qu'ils puissent refléter exactement les principes etméthodes utilisés par le producteur}

dans le cadre de ses activités.

- Assurer _une

protection des documents pour éviter des altérations ou des éliminations_{abusives, c'est-à-dire réunir deséquipementsde conservation adéquat.}

- Le

première d'informations inhérentesaux différentes activités.

- Il doit aussi être

en mesure de _{permettre un accès rapide à tous les documents} età leurs métadonnées.

Intégrité :

En deuxième lieu, concernant l'intégrité, la norme préconise la création d'un système spécifique où des mesures adéquates sont déterminées en vue de garantir le contrôle de l'accès aux documents d'archives et l'identification des utilisateurs

potentiels ouréelset aussi lavalidité de la destructiondes documents. Etce, dans le but d'empêcher toute consultation 15 ou destruction ou altération abusive des documents d'archives.

Aussi, nous pouvons affirmer que ce système protège les documents d'archives produits ou reçus par un organisme donné, dans la mesure où il garantit le contrôle de

l'accès, et particulièrement la destruction des documents d'archives et leur altération, problèmequise pose avec acuité ausein des administrationsengénéral.

Conformité :

Concernant la_{question de la conformité la norme ISO 15489 recommande que}

l'organisationet la gestiond'un système d'archivage doit êtreenvisagéeau préalableen

parfaite conformité avec les diverses exigences, exprimées soit lors de la gestion des

affaires courantes, ou imposé par l'environnement juridique et réglementaire, et les

attentesd'unsecteurd'activité_précis. Etendue :

Et _{pour ce qui concerne l'étendue, la norme précise que, pour qu'un système}

d'archivage acquière ce qualificatif, il doit impérativement prendre en charge la gestion de latotalité des documents_{produits oureçus lors de l'ensemble des activités accomplis} par une entité juridique bien déterminée (entreprise ou administration ou associations). Ce _{qui revient à dire que le gestionnaire du système d'archivage n'a pas le droit} d'exclure certains documents issus d'une activité donnée. Autrement _dit, un _système

d'archivage doit refléter l'ensemble des activités ayant une relation avec

l'organigramme d'une institution (directions générales, direction, département, services, etc).

15

Systématique :

Enfin, la Systématique veut dire qu'il faut préconiser d'une manière conjointe la

mise en_{place des systèmes d'archivage et l'organisation des différentes activités d'une} institution donnée.

Il faudrait aussi _{que la création et la conservation et la gestion des documents} soient assurés d'une manière _{systématique, en définissant des méthodes de gestion} formalisées et _{appropriées. Pour chaque activité on doit arrêter d'une manière}

systématique les documents à produire et les méthodes de conservation et de gestion afférentes.

2.2.6 _{Conception et mise enplace d'un système d'archivage} La norme ISO 1548916 propose une _{méthodologie en vue de piloter un projet de} Records _{Management, et il convient aussi de préciser quecette méthodologie n'apas un} caractère linéaire: bienaucontraire, elle permet _{d'entreprendre diverses opérations àdes}

étapesdifférentes d'une manière interactiveet progressive.

Etce en _{prenant en considération des besoins exprimés par les utilisateurs et les}

exigences de conformité à la démarche qualité et l'évolution d'une manière générale de l'environnement _{organisationnel en vue d'assurer une bonne gouvernance d'une} organisation, de sorte qu'elle puisse rendre des décisions en moment opportun et

d'assurer normalementcesmissions.

Aussi, que la norme ISO 15489 (partie 2) propose en vue de piloter un projet RMde suivre les_{étapes suivantes :}

1- Une _{enquêtepréliminaire :}

Cette _{étape consiste à recueillir des informations au moyen des sources} documentaires _{disponibles et d'interviews, identifier et documenter le rôle d'une}

organisation, sa structure son environnement légal, réglementaire, économique et

politique, ainsi que ses points forts et ses points faibles dans la gestion des documents d'archives.

Enfin, elle est un _{préalable à l'élaboration d'un plan de classement des activités} et au_{développement des processus de sélection, de fixationde délai de conservation.}

16

2- _{L'Analyse des activités :}

Lors de cette _{étape, ils'agit de comprendre les missions d'un organismetelsque}

les associations, c'est-à-dire ce que fait l'organisme et comment il accomplit ses activitéset avec _quels documents, _cequi _{revient à dire}qu'il faudrait identifier _toutesles fonctions etles hiérarchiser dans un_{plan de classement.}

Elle contribue à une bonne _{prise de décisions lors de la création, l'archivage le}

contrôle, le stockage, lesort final des documents ainsique leuraccès.

Cette _{étape est utile pour documenter les activités des organismes et ses} méthodes de _{travail, déterminer les différentes activités, définir les moments où les} documents sont créés ou _{reçus, et} l'élaboration des outils de gestion (calendrier de conservationet_{classification).}

3- Identification des _{exigences archivistiques : il s'agit d'identifier les besoins de}

l'organisme enmatière de création, deréceptionetdeconservation des documents. Ces _{exigences sont identifiées par le biais d'une analyse des besoins} économiques, les contraintes légales et réglementaires et les responsabilités des

différents utilisateurs. Il convient de :

- Rassemblercelles

quisont applicablesà l'organisme.

- Etablir

une liste des _{exigences réglementaires, économique, ou autres en} matièrede conservation des documents d'archives.

Anoter aussi que, pour qu'un systèmed'archivage soit efficace, il faudrait qu'il réponde aux exigences archivistiques, qui sont le plus souvent difficile à cerner étant donnée l'évolution et l'instabilité de l'environnement _{administratif,} surtout lorsque ce dernier connaît des_{rupturesrépétés dans letemps etdans l'espace.}

4- L'Evaluation des _{systèmes existants : il s'agit d'analyser les différents systèmes} existant dans un environnement donné _{exemple système} d'information, _système

informatique,systèmequalité, etc.

En_fin,ce travail permetd'aboutir àun inventaire exhaustif des systèmes existants et

la rédaction d'un_{rapport permettantde souligner dans quellemesurepeut-onutiliserces} systèmes dans le cadre de la prise encharge des archiveset aussi dans quelle mesure ils

peuventrépondreauxdifférentes exigences archivistiques.

conclusions retenues lors des _{étapes précédentes, la politique, les responsabilités, les} pratiques, les normes, les outils et autres mesures appropriées pour garantir à un

organisme lacréationet la conservation des documents nécessaires à l'accomplissement de ces activités ainsi que _{à sapérennité. Cette étape peut conduireà l'élaboration d'une} liste de _{stratégie, d'une modélisationet d'unrapportdétaillé à l'intention de la direction} de _l'entreprise ou d'un organisme, ces stratégies sont ensuite exploitées aux normes de la_{conceptiond'un système d'archivage.}

6- _{Conception d'un système RM : Il faut concevoir un système qui intègre les}

procédures, les recommandations de lanorme, même si le système existaitauparavant il peutêtremodifié, c'est-à-dire redéfinir les méthodes etles procédures de travail, afin de

cerner les_{améliorations, lesadaptationsàapporter.} Les _{documents utilisés poureffectuercetteétape :}

- Plandu

projet : décrivant les taches, les responsabilitéset leur calendrier, rapportde

révision_périodique.

- Plan

d'intégration deprojet.

- Planinitiale de formationetdeteste

Cette _{étape permet d'appliquer les stratégies arrêtées dans le but de concevoir un} système d'archivage qui documente les responsabilités et les obligations, et qui exclut,

tout_{dysfonctionnement d'un organisme.}

Lors de cette _{étape on doit prendre en considération tous les changements qui}

peuvent avoir lieu à l'intérieur d'une organisation adapter et intégrer les solutions technologiques en vue d'améliorer la gestion et la qualité des documents d'archives

d'un_organisme.

7- La mise en œuvre du _{système d'archivage : après la rédaction du cahier des}

charges contenant l'ensemble des composantes du système, procédures, ressources humaines et _{technologie il faut procéder à l'implantation technique et informatique du}

système.

Cette _{étape est peut être considérée aussi une série de mesures stratégiques pour la} mise en œuvre du _{plan conçu au cours de l'étape précédente et de l'appliquer} concrètementsur le terrain_{par l'élaboration d'un planning préciset unedocumentation.}

La documentation_{généréeparcette étapepeutinclure :}