V ERZEKERINGEN 1. A LGEMEEN

In de loop van dit jaar, heeft de dienst een onderhandelingsprocedure gestart bedoeld in artikel 17 § 2 lid 2b van de wet van 24 december 1993 om onze opdracht inzake verzekeringen aan de verzekeringsmaatschappij Ethias toegewezen toe te wijzen.

Naast deze opdracht, heeft het college besloten een opdracht uit te schrijven betreffende de collectieve hospitalisatieverzekering ten einde de uitgaven te verminderen maar de waarborgen die aan de verzekerden thans worden voorgesteld te handhaven. De opdracht zal officieel in de komende weken bekendgemaakt worden.

De verjonging van het wagenpark is in de loop van deze 12 maanden voortgezet. Deze verjonging brengt met zich mee dat de gemiddelde leeftijd van wagenpark gedaald is. De gemiddelde leeftijd van het wagenpark bedraagt 7,5 jaar. Men kan eruit concluderen dat het wagenpark betrouwbaarder geworden is.

Om onze directe en indirecte uitgaven te verminderen inzake verkeersongevallenverzekering hebben wij een studie verwezenlijkt naar de oorzaken van de ongevallen te leiden door zowel de frequentie als de ernst van de ongevallen te onderzoeken. Wij hebben vastgesteld dat verschillende ongevallen toe te schrijven zijn aan het uitvoeren van de bijzonder manoeuvre van het achteruitrijden. Bij nader onderzoek van de voertuigen stelt men vast dat de voertuigen uitgerust met een achteruitrijdradar of een camera ontsnappen aan deze vervelende aanrijding.

Het resultaat van deze studie toont duidelijk aan dat veralgemening van dit preventiesysteem ons ten goede zou komen.

Les participations bénéficiaires incorporées dans nos contrats tous risques nous offrent toujours une belle réduction de nos primes de plusieurs % sans modifier pour autant la couverture d’assurance. Cette année le gain réalisé s’élève à 2.024,17 € contre 2 232,66 € l’année passée en raison d’une plus mauvaise sinistralité de nos assurances tous risques.

5.3.2. PERSPECTIVES D’AVENIR

L’année à venir sera consacrée à l’exploration de nouvelles pistes pour diminuer nos primes d’assurance sans porter atteinte à la protection du patrimoine de la commune.

5.3.3. LES SINISTRES

Comme d’habitude une partie du rapport est consacrée aux sinistres gérés par le service.

Contrairement à l’année passée, la commune n’a connu fort heureusement aucun sinistre d’une réelle ampleur causé par un incendie. On notera toutefois que quelques poubelles ont été incendiées volontairement occasionnant des dommages immobiliers pour un montant estimé à 5 347,78 €.

Cette année la commune a été confrontée à un regain des sinistres dégâts des eaux. Cette cause représente plus de 50 % de nos sinistres. Il s’agit essentiellement des dégâts des eaux par des infiltrations par toiture.

Le bris de vitres reste toujours un mauvais risque. La Maison du Citoyen a été une nouvelle fois la proie de nombreux vandales puisqu’elle a connu en quelques mois 12 bris de vitres. La fin du chantier de la Place Gaucheret règlera peut-être le problème ou réduira, à tout le moins, l’ampleur du phénomène. L’avenir nous le dira.

Année noire pour la branche accident du travail, elle s’est illustrée tristement par de nombreuses agressions à l’égard des travailleurs schaerbeekois. On a vu le nombre d’agressions croître à un tel point que le phénomène devient singulièrement inquiétant puisque le nombre s’élève à 6 alors qu’au cours de la précédente période un seul agent avait victime d’un tel acte délictuel. Maintenant en regardant à la loupe les chiffres, nous relevons 3 agressions survenues sur le chemin du travail dont l’objectif poursuivi par chaque auteur était le vol d’objets personnels appartenant à nos travailleurs. Les voleurs n’ont pas hésité à brandir une arme pour commettre ces méfaits. Les autres agressions concernent des actes survenus pendant les heures de travail. Ces actes concernent essentiellement les travailleurs affectés à l’entretien de l’espace public qui se sont permis d’interpeller des tiers jetant des détritus à terre dans le but de les sensibiliser à la propreté publique. Cet acte de bienveillance s’est soldé par une réaction agressive de plusieurs personnes à leur égard. Il est déplorable de constater que des agents communaux au service de la population subit une telle agressivité gratuite alors qu’ils agissent dans l’intérêt de l’ensemble des habitants de la commune.

Par contre, on peut se réjouir que le nombre total d’accidents a diminué de l’ordre de 20 %.

La branche roulage brille toujours par les accidents imputables à de simples manœuvres. Au cours de cette année de référence, cette cause de sinistre représente toujours un certain pourcentage de nos dossiers « roulage ». La généralisation d’un système de prévention devrait, sans aucun doute, faire disparaître ce chiffre noir. Un autre élément marquant, relevé au cours de cette année, est le déclassement d’un véhicule accidenté pour des raisons économiques. Comme la valeur de la réparation dépassait la valeur de remplacement du véhicule, les experts ont décrété la perte totale économique mettant ainsi fin à la carrière de ce véhicule.

L’état de la voie publique reste toujours un terrain « fertile » aux demandes d’indemnisation introduites par les victimes de chute ou d’accident de roulage. Le décaissement total de notre assureur sur base de ce contrat s’élève à 20 556,84 € pour l’année de référence.

5.4. A

RCHIVES

5.4.1. MISSIONS DU SERVICE

• Conservation et préservation des archives communales selon la règle des quatre "C":

collecter, classer, conserver, communiquer.

• Établissement des documents de travail nécessaires à la bonne gestion des archives.

• Regroupement des archives en un lieu central (C.T.R.).

• Tri, classement et inventaires des documents.

• Établissement d’un index pour permettre l’accès aux archives.

Om eventuele verschillen van zienswijze die tussen de dienst verzekeringen en de dienst garage, die instaan voor de aankoop van het wagenpark, zouden bestaan weg te werken zou een werkvergadering moeten gepland worden. Deze studie zal binnenkort vorm krijgen.

De techniek van de winstdeelnemingen ingebouwd in onze “alle risico’s” contracten biedt ons altijd een mooie vermindering van onze premies met verschillende % zonder evenwel de verzekeringsdekking te wijzen. Voor dit dienstjaar bedraagt de winst 2 024,17 € tegen 2 232,66

€ voor het vorige dienstjaar. De daling is te wijten aan een verhoogde schadelast van onze verzekeringen alle risico's

5.3.2. TOEKOMSTPERSPECTIEVEN

Het komende jaar zal besteed worden naar het onderzoeken van nieuwe mogelijkheden om onze premies te verminderen zonder echter de bescherming van het gemeentepatrimonium in gevaar te brengen.

5.3.3. SCHADEGEVALLEN

Zoals gewoonlijk handelt een deel van dit verslag over de schagevallen beheerd door de dienst.

In tegenstelling met het vorige dienstjaar heeft de gemeente geen enkele schade met enige omvang en veroorzaakt door een brand gekend. Men zal echter opmerken dat enkele vuilnisbakken opzettelijk in brand werden gestoken die een onroerende schade voor een bedrag geschat op 5 347,78 € hebben veroorzaakt.

Dit jaar werd de gemeente geconfronteerd met een verhoging van schadegeval veroorzaakt door waterschade. Deze schadegevallen vertegenwoordigen meer dan 50% van onze schaden en worden veroorzaakt door een infiltratie door het dak.

De glasbreuk blijft altijd een slecht risico. Het burgerhuis werd opnieuw geplaagd door talrijke vandalen. In enkele maanden werden 12 glasbreuken door vandalisme geconstateerd.

Aangezien het eind van de werf aan de Gaucheretplein bijna voltooid is kunnen we stellen dat de omvang van het probleem misschien zal verdwijnen of enigszins tot een minimum zal herleid worden. De toekomst zal het uitwijzen.

Zwart jaar voor de tak “arbeidsongevallen”, tal van gemeentepersoneelsleden werden het slachtoffer van agressies. De verhoging van het aantal agressies is verontrustend en is opgelopen tot 6 in tegenstelling met het vorige dienstjaar waar slechts één beambte het slachtoffer werd van een misdadige handeling. Bij het nader bestuderen van deze ongevallen stellen we vast dat 3 agressies zich hebben voorgedaan op de weg van en naar het werk zijn voorgekomen waarbij de auteurs het vooral gemunt hadden op de persoonlijke bezittingen van onze werknemers. De dieven deinsden er niet voor terug om een wapen te trekken om misdaden te plegen. De andere agressies betreffen handelingen die gedurende de

“kantooruren” zijn voorgekomen. Het zijn voornamelijk de werknemers die instaan voor het onderhoud van de openbare ruimte en die derden, dat zich schuldig maken aan het achterlaten afval, interpelleren en sensibiliseren die daarvan het slachtoffer zijn. Deze daden lokken bij sommige agressieve reacties uit. Het is bedroevend dat gemeentebeambten ten dienste van de bevolking het voorwerp uitmaken van blinde agressie terwijl zij in het belang van alle gemeente-inwoners handelen

Men kan zich daarentegen verheugen dat het totaal aantal ongevallen met ongeveer 20%

verminderd is.

Tal van auto-ongevallen zijn te wijten aan het uitvoeren van eenvoudige manoeuvres. In de loop van dit verwijzingsjaar vertegenwoordigt deze schadeoorzaak een zeker percentage onze dossiers "verkeer". De veralgemening van een preventief systeem zou zonder enige twijfel een invloed hebben op het aantal schadegevallen. Een ander opvallend element, dat in de loop van dit jaar is vastgesteld, is het declasseren van een verongelukt voertuig wegens economische redenen. Aangezien de waarde van de herstelling de vervangingswaarde van het voertuig overschreed hebben de deskundigen het voertuig total-loss verklaard.

De staat van de openbare weg is de oorzaak van verscheidene aanvragen tot schadevergoeding ingediend door het slachtoffer van een val of van een verkeersongeval. De totale uitbetaling van onze verzekeraar op basis van dit contract bedraagt 20 556,84 € voor het referentiejaar.

5.4. A

RCHIEVEN

5.4.1. OPDRACHTEN VAN DE DIENST

• Bewaren en beschermen van de gemeentelijke archieven

• Opstellen van werkdocumenten nodig voor de goede werking van de archieven

• Groeperen van de archieven op een centrale plaats (C.T.R.)

• Sorteren, rangschikken en de inventaris opmaken van documenten

• Opstellen van een trefwoordenregister om de toegang tot de archieven mogelijk te maken

• Accueil du public.

• Aide aux services et aux particuliers.

• Prêts de documents pour des expositions.

• Rédaction de travaux et de publications sur Schaerbeek.

5.4.2. ACTIVITES

Transferts et inventaires

• Transfert, classement, inventaire et rangement d'archives venues de différents services:

Expédition, Propreté publique, Finances.

• Transfert, classement inventaire et rangement d'archives issues de "dépôts sauvages"

effectués dans les différentes implantations de l'administration communale.

Base de données

• Acquisition d'une licence d'accès au logiciel professionnel d'encodage archivistique Pallas.

• Transfert des inventaires vers Pallas encodés préalablement sur Access vers Pallas.

Formation continue

• Étude approfondie du cours professionnel d'archivistique dispensé sur le portail international archivistique francophone en vue d'établir les documents de travail, de maintenir les membres du service informés des progrès scientifiques propres à leur domaine et, partant, d'augmenter leur niveau professionnel.

Accueil du public

• Accueil de chercheurs dans le cadre de diverses études historiques menées par eux.

• Accueil d'étudiants en quête de documents historiques pour la rédaction de travaux effectués dans le cadre de leurs études.

• Collaboration avec les différents services communaux dans l'aide à la consultation de documents d'archives répertoriés et entretenus par le service Archives.

Participation à des expositions

• Aide à la recherche et apport scientifique pour l'organisation de l'exposition consacrée aux cent ans de la fondation de l'École Industrielle, rue de la Ruche, exposition à venir courant 2009.

5.4.3. ORGANISATION DU SERVICE Personnel

• Un agent supplémentaire au statut article 60 a été mis à la disposition du service durant la période allant du 1^er juillet au 31 décembre 2008.

• L'archiviste en titre a été remplacée du 26 novembre 2007 au 30 avril 2008, en raison de son absence pour congé de maternité.

Locaux

• Depuis juin 2008, le service est nettement mieux sécurisé et les locaux beaucoup moins facilement accessible grâce à l'installation d'une porte donnant accès à l'ascenseur du service. Le service peut donc désormais être fermé à clef.

• En raison de l'installation prochaine au CTR de l'Imprimerie, le service Archives a perdu une grande partie de l'espace destiné au tri et à l'inventaire des archives nouvellement arrivées. Dans la mesure où c'est au deuxième étage que sont entreposés la majeure partie des documents, les Archives risquent très rapidement de manquer de place. Pour remédier à cela, une demande de pouvoir bénéficier à terme de l'étage supérieur a été officiellement introduite.

Budget

• Reconduction pour l'année 2009 de l'article budgétaire de 5000 euros, pour la restauration de documents.

5.4.4. BILAN DES ACQUIS

• Archivage des documents de plusieurs services:

Secrétariat Personnel Population État civil Travaux publics Affaires juridiques Contentieux Instruction publique Propriétés communales

• Onthaal van het publiek

• Hulp aan diensten en particulieren

• Uitlenen van documenten voor tentoonstellingen

• Opstellen van werken en publicaties over Schaarbeek 5.4.2. ACTIVITEITEN

a) Overbrengingen en inventarissen

• Overbrengen, klasseren, inventariseren en rangschikken van de archieven komende van verschillende diensten : Verzending, Openbare netheid, Financiën

• Overbrengen, klasseren, inventariseren en rangschikken van ongeoorloofde achtergelaten archieven in de verschillende inplantingen van het gemeentebestuur b) Database

• Aanschaffen van een licentie met login naar het ontsluitingssysteem Pallas

• Inventarissen indienen naar Pallas die voorheen in ingediend werden via Access naar Pallas

c) Doorlopende vorming

Grondige studie van de archiefcursus op het Franstalige internationale portaal teneinde werkdocumenten op te stellen, de personeelsleden van de dienst op de hoogte te houden van de wetenschappelijke vorderingen die werden gemaakt en zodoende hun beroepskennis bij te schaven.

d) Onthaal van het publiek

• Onthaal van vorsers in het kader van verschillende historische studies die ze maken.

• Onthaal van studenten op zoek naar historische documenten voor het opstellen van werken in het kader van hun studies;

• Medewerking verlenen aan de verschillende gemeentediensten bij het raadplegen van gerepertorieerde en onderhouden archiefdocumenten door de dienst Archieven.

c) Medewerking aan tentoonstellingen

• Medewerking en wetenschappelijke bijdrage verlenen aan de organisatie van de tentoonstelling, die zal doorgaan in 2009, ter gelegenheid van het honderdjarige bestaan van de Industriële school, Bijenkorfstraat.

5.4.3. ORGANISATIE VAN DE DIENST a. Personeel

• En bijkomende bekomende beambte onder statuut artikel 60 werd ter beschikking gesteld van de dienst tijdens de periode van 1 juli tot 31 december 2008.

• De archivaris werd vervangen van 26 november 2007 tot 30 april 2008 tengevolge van een moederschapverlof.

b. Lokalen

• Sinds juni 2008 zijn de lokalen beter beveiligd en de lokalen minder gemakkelijk toegankelijk voor alle personen vreemd aan de dienst door de installatie van een deur dat toegang verleent tot de lift. De dienst kan voortaan de deur die in het gebouw op slot doen.

• Tengevolge de installatie van de dienst Drukkerij in het CTR heeft de dienst Archieven een groot deel van de plaats bestemd voor het sorteren en het inventariseren van nieuwe archieven verloren.

Aangezien het merendeel van de archieven op de 2^de verdieping opgeborgen zijn zal de dienst met een plaatsgebrek te kampen hebben. Om daaraan te verhelpen werd een aanvraag ingediend om te kunnen beschikken over de bovenverdieping. Een officiële aanvraag werd ingediend.

c. Begroting

• Handhaving op de begroting 2009 van een krediet van 5.000 € voor de restauratie van documenten.

5.4.4. BILAN VAN DE VERWEZENLIJKINGEN

Archivering van documenten van verschillende diensten

• Secretarie

• Personeel

• Bevolking

• Burgerlijke Stand

• Openbare Werken

• Juridische zaken

• Betwiste zaken

• Openbaar onderwijs

• Gemeenteeigendommen

Assurances Finances Recettes Taxes CPAS DSD

Infrastructure Police Expéditions

Société coopérative des locataires

• Classement et restauration de 1500 plans.

• Établissement de 51 inventaires.

• Encodage d'une partie des anciens inventaires dans la nouvelle base de données.

• Encodage de tout nouveau dossier dans la nouvelle base de données.

• Rédaction de 25 rapports.

• Rédaction de 17 travaux ou publications.

5.5. I

MPRIMERIE

Le service de l’imprimerie a fait face à tous les travaux courants, tels que compte, budget, modifications budgétaires, rapport annuel, bulletins communaux, rapports et délibérations au Conseil communal et les imprimés divers (affiches, cartes d’invitation, programmes, fiches, registres, papier à lettres, cartes et enveloppes, etc...) sollicités par toute l’administration, les écoles communales et diverses ASBL.

En outre, il s’est chargé de la reliure et du brochage des divers documents administratifs et registres pour compte des différents services communaux.

Tous les travaux d’impression sont réalisés au moyen de presse offset, de stencileuse ou de copieur.

Elle prend en charge la gérance d’un magasin de papier de plusieurs dizaines de tonnes ainsi que le stock papier copieur et le stock enveloppes pour l’ensemble de l’administration.

Elle gère également le département photocopies.

Depuis début juin 2008 les locaux de l’imprimerie ont été transférés au Centre Technique Rodenbach (entrée rue Anatole France 29 à Schaerbeek).

5.6. P

OLICE ADMINSITRATIVE

Dans le document 2007 - 2008 2007 – 2008 (Page 53-58)