As entrevistas semiestruturadas e o grupo de discussão aconteceram em três momentos: explicação da pesquisa, caracterização do perfil dos participantes e perguntas abertas sobre as temáticas. Por ser um grupo pequeno (apenas 5 participantes) e justamente por isso facilmente identificável, a fim de preservar o anonimato e assegurar as questões éticas abordadas nesta pesquisa, decidiu-se não revelar o perfil sócio-demográfico desses participantes.
A seguir serão apresentados os resultados obtidos com as técnicas supracitadas. Faz-se necessário explicar que, seguindo a análise de conteúdo proposta por Bardin (2011), as respostas foram agrupadas em quatro categorias para atender aos objetivos dessa pesquisa: necessidade informacional; fluxos de informação; o uso do Módulo Central de Estágio e sugestão de melhorias. Essas categorias dividiram-se em subcategorias e em núcleos, conforme o Quadro 6 a seguir.
Quadro 6 - Categorias de análise
Categorias Subcategorias Núcleos associados e frequência (%)
Necessidades informacionais Em relação às demandas de estágio - As informações e procedimentos existentes atendem (20%) - As informações e procedimentos existentes atendem parcialmente (80%) Em relação à adoção de
estratégias
- Encaminha para a Coordenação (60%)
- Cria documentos que auxiliam o gerenciamento de dados (40%)
Fluxos informacionais
Quantos às normas de acompanhamento de estágio
- Não compreende muito (60%) - Conhece os fluxos devido às atividades que exercem (40%) Quanto ao processo e aos
procedimentos de estágio
- Não compreende muito (60%) - Conhece os fluxos devido às atividades que exercem (40%)
Uso do Módulo Central de Estágio Operacionalização do Módulo
- Não utiliza o Módulo (40%)
- Usa, mas existem funcionalidades subutilizadas (20%)
- Usa, mas existem funcionalidades insuficientes/deficientes (40%)
Categorias Subcategorias Núcleos associados e frequência (%)
Uso do Módulo Central de Estágio Barreiras
- Internas (40%) - Tecnológica (40%) - Culturais (20%)
Sugestões de melhorias
Para o processo de estágio
- Melhor divulgação dos procedimentos de estágios e dos fluxos de informação (100%)
Para o Módulo
- Treinamento (60%)
- Acréscimo de funcionalidades (40%)
Fonte: Elaborada pela autora (2019)
Uma das categorias analisadas no Quadro 6 foi a necessidade informacional (NI), a qual é inerente ao ser humano e significa a ausência de informação sobre um objeto, fenômeno ou evento, por exemplo, observável por meio do comportamento informacional do indivíduo (CUNHA;AMARAL; DANTAS, 2015). Identificadas pelas falas dos participantes, essa necessidade de informação surgiu tanto em relação às demandas de estágio quanto na adoção de estratégias para lidar com a ausência de informação (ambas caracterizadas como necessidades informacionais do tipo gerenciais).
No que tange às NI quanto às demandas de estágio, a maioria dos participantes (80%) indicou que as informações e procedimentos de estágio na UFRN atendiam parcialmente suas necessidades, pois, há situações que a norma não prevê e o Módulo Central de Estágio não contempla, por exemplo.
Essa questão também se confirmou na adoção de estratégias para lidar com a ausência de informações, tendo em vista que sessenta por cento (60%) dirigem suas dúvidas sobre estágio para a Coordenação e quarenta por cento (40%) criam documentos, como planilhas, fichas de avaliação, para suprir a ausência de informação. Ou seja, independente da ação adotada, mas todos afirmaram aplicar algum método para enfrentar a falta de informação.
Observou-se que as NI do tipo gerenciais são tão importantes quanto às demais (operacionais e estratégicas). Sobre isso, os autores Ferreira e Perucchi (2011); Valentim e Teixeira (2012); e Cunha, Pereira e Neves (2015), discutem que tanto as necessidades quanto os fluxos de informação perpassam os três níveis da organização, a saber: estratégico, tático (gerencial) e operacional. No nível estratégico há uma preocupação com a tomada de decisão e o planejamento, portanto, as informações são advindas mais de fontes externas à organização. No nível gerencial, as necessidades de informação estão voltadas para as fontes internas e detalhadas, pois precisa lidar com a elaboração de normas de procedimentos, controle de qualidade, acompanhamentos de gastos e custos. Já no nível operacional, as
informações precisam ser mais definidas, específica, tendo em vista que nesse nível ocorre o controle e execução de atividades.
Nota-se que os sujeitos conseguiram identificar suas necessidades informacionais e tentaram minimizá-las, tentaram suprir as lacunas construindo percepções de como o processo de estágio deve ser (DERVIN, 1983). Em alguns momentos buscaram informações em locais, em pessoas e por isso é de extrema importância que as fontes e os canais de informação sejam organizados, alinhados às necessidades de seus usuários e acessíveis.
Ainda sobre as NI assinaladas, percebeu-se que em nenhum momento os sujeitos indicaram fazer uso do site da instituição como alternativa aos seus questionamentos, à busca por informação. Esse achado corrobora com a análise documental realizada, pois como buscar e encontrar informações no site da Coordenação de Engenharia de Produção, por exemplo, se está desatualizado, se as informações não são acessíveis?
Sobre os fluxos informacionais (FI), esses foram agrupados em duas subcategorias: quanto às normas de acompanhamento de estágio e quanto ao processo e procedimentos de estágio. Em ambos os casos a maioria dos participantes (60%) não souberam relatar com segurança sobre esses fluxos porque as próprias informações que eles tinham estavam desorganizadas, desencontradas.
Uma organização, seja ela de âmbito público ou privado, é uma aglomeração de comunicação e informação. Um de seus indícios de eficiência está no quanto acessível as informações podem ser para seu público interno e externo (INOMATA; ARAÚO, VARVAKIS, 2015).
Os FI são compostos por demandas e o intuito é de proporcionar a disseminação da informação e da comunicação (GREEF; FRETAS; ROMANEL, 2012), então quando inexistentes ou desorganizados resultam em disfunções organizacionais (CUNHA; PEREIRA; NEVES, 2015). Devido às informações de estágio estarem desorganizadas, não circularem como se precisa, os fluxos informacionais apresentaram entraves e, consequentemente, os processos sustentados por esses fluxos também.
Com relação aos quarenta por cento (40%) que indicaram conhecer os fluxos informacionais e processuais, é importante mencionar que esse conhecimento se deu por meio das atividades/cargos que exercem. Esse dado reflete uma das características da informação: presente em diversos contextos, é um ativo intangível, imaterial (CARVALHO, 2010). Sendo assim, para ficar mais fácil de visualizar e compreender, é preciso associá-la a alguma atividade, a algum procedimento, processo. São nos processos, nas atividades dos processos
que o fluxo de informação se torna mais claro (BECKER; KUGELER; ROSEMANN, 2011; PERALES; OLIVEIRA, 2018).
No que diz respeito ao uso do Módulo Central de Estágio, o Quadro 6 subdivide essa categoria em operacionalização do Módulo e barreiras. Por uma questão didática, essas subcategorias serão apresentadas juntas.
Ao serem questionados sobre o uso da Central de Estágio, dois participantes (40%) disseram não utilizar e outros dois (40%) afirmaram fazer uso, mas é um uso restrito devido às funcionalidades do Módulo serem insuficientes para o exercício de suas atividades. Apenas um participante informou usar a Central de Estágio de maneira específica, utilizando uma única funcionalidade. A seguir estão alguns trechos de falas que servem como exemplos:
“Para falar a verdade eu não uso, nunca nem acessei (o Módulo). Mas é porque eu sou assim mesmo, não pesquiso novidades.” (PARTICIPANTE D, 2019).
“Eu uso, mas usaria mais se ele (o Módulo) tivesse os recursos que preciso. Por exemplo, não me dá indicadores. É por isso que prefiro utilizar os documentos que criei, passam mais confiança que o processo (de estágio) está seguindo direitinho.” (PARTICIPANTE B, 2019).
“Eu só sei que uso apenas essa função (Gerenciar Estágios), essas outras (Oferta de Estágio e Convênios) não sei para que é, não acho que seja importante para a execução das minhas atividades.” (PARTICIPANTE C, 2019).
As justificativas sinalizadas nessas falas para o (não) uso da Central de Estágio encontram respaldos na literatura sob o nome de barreiras. As barreiras são entraves, interferências que prejudicam a fluidez da comunicação, da informação (ALVES; BARVOSA, 2010). São ligadas à busca, ao acesso e ao uso de informações, presentes geralmente nos canais e fontes de informação (BURGER et al, 2018).
As barreiras podem ser do tipo organizacionais, culturais, tecnológicas, de linguagem etc (LEITÃO, 1985; DU PLESSIS, 2008; SIDDIQUE, 2012). No caso do participante D, a barreira identificada foi a interna, ou seja, ele mesmo tem a postura de não buscar o novo e por isso, pouco conhece.
As barreiras assinaladas pelos participantes B e C remetem a tecnologia, pois esse entrave não existe apenas quando o indivíduo não sabe usar, mas também quando a tecnologia (no caso em questão o Módulo Central de Estágio) não oferece o devido suporte para as atividades, os processos (WONS et al, 2018).
A barreira cultural pode ser analisada no seguinte trecho: “O maior problema que encontro para o uso da Central de Estágio é em relação à cultura. Veja, não são todos, mas
criou-se uma cultura aqui (UFRN) de fazer de qualquer jeito.” (PARTICIPANTE A, 2019). Por meio dessa fala constata-se que a cultura organizacional desenvolvida na UFRN é uma interferência para o pleno uso do Módulo Central de Estágio. E, de acordo com os especialistas em cultura organizacional, problemas que surgem nessa área tendem a ser mais complexos solucionar, pois a cultura é um dos elementos que mais perpetua ao longo do tempo (ZANELLI; BORGES-ANDRADE; BASTOS, 2014).
A última categoria abordada no Quadro 6 foram as sugestões de melhorias. Por unanimidade (100%), os participantes disseram que se faz necessário desenvolver mais os fluxos informacionais sobre estágio na instituição. Enquanto esses fluxos não se organizarem, não se alinharem às necessidades dos seus indivíduos, os procedimentos de estágio sofrerão dificuldades para a sua consolidação.
É importante mencionar que embora esta pesquisa se deu em um ambiente público, mas os fluxos de informação acontecem também em instituições privadas, dentro e fora da organização, em todos os ambientes onde há interações de pessoas, processos e tecnologias a fim de atingir os objetivos traçados (ROCHA, 2018). É por isso que se esses fluxos não forem bem geridos, a instituição se perde no seu próprio caminho outrora planejado (CHINNI; BLATTMANN, 2018).
Outras sugestões de melhorias foram mencionadas para a Central de Estágios. Quarenta por cento (40%) desejam que o Módulo tenha funções mais condizentes com suas funções e necessidades. Sessenta por cento (60%) sugeriram treinamentos para usar e entender o Módulo e suas funcionalidades. Essas duas sugestões são reflexos que, observando os aspectos jurídicos, esse Módulo foi criado e implantado sem contemplar, de forma plena, as necessidades dos demais usuários.
A não participação dos possíveis usuários na elaboração e implantação de sistemas de informação (computacionais ou não) é uma falha considerada grave pelos estudiosos, tendo em vista que pode gerar aversão ao uso, subutilização e até mesmo sabotagem (MATTOS, 2005). Inclusive, por não considerar as pessoas como sistemas de informação, entre 1970 e 1980 muitas empresas que apostaram apenas no tecnológico faliram, afinal a tecnologia é uma ferramenta e não o centro (DAVENPORT, 2002).
O’Brien e Marakas (2013) em seus estudos apontam que as principais causas de falhas de um sistema de informação estão na falta de planejamento e na insuficiência ou ausência de treinamento com seus usuários. Antes da implementação de qualquer sistema, é preciso realizar uma investigação contemplando a visão de todos os usuários. Nessa
investigação uma análise dos problemas enfrentados é feita e deve-se propor possíveis soluções, as quais são bases para a implementação do projeto.
Eles também argumentam que a fase de testes do sistema deve ser feita à medida que as outras fases acontecem. Dessa maneira a probabilidade de problemas relatados e o nível de insatisfação com o software diminui consideravelmente.