Um dos resultados de uma Gestão da Informação eficiente é comprometer-se com as necessidades informacionais dos usuários de modo a atendê-las por intermédio de serviços e produtos que agregam valor, reduzem tempo, além de serem de fácil uso (CHOO, 2006). Dessa forma, nesta seção são apresentados os produtos informacionais elaborados conforme o objetivo geral e os objetivos específicos da pesquisa, buscando também harmonizar com as principais demandas encontradas nos resultados desse trabalho.
O produto informacional pode ser definido como a informação, que após passar por todas as etapas do processo (necessidade, busca, tratamento, distribuição e uso) foi direcionada para alcançar algum objetivo específico (ASSIS, 2009; SILVEIRA NETTO, 2017). Sendo assim, essa dissertação pode ser considerada como um produto informacional.
A partir da análise dos resultados, de forma bem simples verificou-se problemas e desafios relacionados aos fluxos de informação, ao uso do Módulo Central de Estágios e ao processo de acompanhamento de estágio. Alguns produtos foram criados para diminuir essas dificuldades. É importante lembrar que esses produtos não solucionam todos os problemas, mas no mínimo direcionam para uma compreensão mais aprofundada.
Um dos principais problemas que o curso de Engenharia de Produção enfrenta é não ter um fluxo das atividades definido e explícito, o que ocasiona diversos problemas para a Coordenação, professores e alunos. Diante dessa situação, elaborou-se um fluxograma do processo de acompanhamento de estágio (descrito na Figura 48), o qual será publicizado nos sites do curso (coordenação e departamento), além de quadro de aviso e redes sociais da Comunidade de Engenharia de Produção.
Figura 48 – Fluxograma do acompanhamento de estágio
Esse fluxograma segue a seguinte ordem:
1. Inicialmente o aluno precisa ler a resolução de estágio do curso e assim atentar-se aos seus direitos e deveres. 2. O discente também deve já ter escolhido a organização onde deseja estagiar antes de procurar a Coordenação. 3. Se o estágio curricular for do tipo obrigatório, a Coordenação consultará se o discente já cursou ou está cursando o pré-requisito Gestão de Sistemas de Produção III. 3.1 Se o estágio for não obrigatório, o pré-requisito analisado é ter cursado ou estar cursando Gestão de Sistemas de Produção I; caso o aluno não tenha nenhum desses pré-requisitos, então a CGEP informa ao aluno da impossibilidade de estagiar. 4. Independente de ser estágio do tipo obrigatório ou não obrigatório é imprescindível o discente ter um professor orientador. 4.1 Caso ele não tenha, deverá procurar um, de preferência da mesma área das atividades que executará no estágio. 5. Para formalizar esse processo de orientação, o aluno deverá imprimir e apresentar na Coordenação os documentos estágio. Esses documentos compreendem a carta de aceite de orientação e plano de atividades assinados pelo professor orientador e também as informações sobre os dados do supervisor (nome completo, CPF, RG, órgão expedidor e unidade federativa do RG, cargo e e-mail), os dados do estágio (data de início e término, horários de entrada e saída, valor da bolsa, valor do auxílio transporte por dia) e a cópia da apólice de seguro contra acidentes pessoais. 6. Essas informações o aluno preenche mediante auxílio do orientador e da empresa concedente.
7. O estágio pode ser realizado por intermédio do agente de integração ou não. 7.1 No caso de não ser, é verificado se a empresa possui convênio direto e ativo com a UFRN; se possuir, as documentações citadas em 5 são entregues na CGEP para posterior verificação, cadastro de estágio na Central de Estágio e emissão do termo de compromisso de estágio. 7.2 Caso não possua esse convênio, a Coordenação orienta ao aluno sobre o convênio e encaminha para que a Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD) auxilie nesse convênio. 8. Se o estágio ocorrer por meio do agente de integração, ele próprio emite o termo de compromisso de estágio (TCE) e entrega ao discente. 9. Esse, por sua vez, entrega na CGEP juntamente com a documentação mencionadas em 5. A entrega desses documentos deve ser feita com no mínimo três dias úteis de antecedência da data prevista para iniciar as atividades de estágio. 10. Isso se faz necessário porque a CGEP verificará as informações para não ocorrer problemas de superposição de horários de aulas e do estágio ou a falta da cópia da apólice de seguro, por exemplo. 10.1 Ocorrendo algum problema, a CGEP avisa o discente e solicita a correção; 10.2 ele realiza as correções e segue para a próxima etapa.
11. De posse dessas documentações, a CGEP abre um dossiê individual para cada estagiário. Nesse dossiê estão contidos o checklist, o termo de responsabilidade, a carta de aceite e plano de atividades e as informações sobre o estágio. 12. A CGEP cadastra as informações no Módulo Central de Estágio e (13.) no caso da empresa possuir um convênio direto com a Universidade, (14.) o produto desse cadastramento é o TCE. 15. Independente de o TCE ser elaborado pela Coordenação ou pelo agente de integração, após o cadastro na Central de Estágio, em ambos são coletados a assinatura do coordenador de estágios e informado ao discente para que ele compareça a Coordenação e receba as vias assinadas; o aluno também é informado que tem quinze dias corridos para receber esses documentos e devolver uma via para a Coordenação. 16. O discente recolhe as demais assinaturas necessárias e (17.) devolve uma via do TCE para a CGEP. 18. A CGEP digitaliza o TCE, (19.) insere-o na Central de Estágios e (20.) cadastra os dados do estágio na planilha interna de controle geral.
21. O estagiário, no transcorrer do tempo, executa suas atividades na concedente e (22.) a CGEP acompanha esse processo. Em caso de ocorrer alguma alteração, como mudança de supervisor de campo, rescisão de estágio, aditivo, inserção de nota, (22.1.) tanto o aluno como a Coordenação realizam as alterações e (23.) a CGEP atualiza os dados na planilha interna, bem como na Central de Estágios. Se for estágio do tipo obrigatório, a Coordenação precisa também acessar o Módulo Acadêmico do SIGAA e inserir a nota do discente no histórico. 24. Ao final do estágio, a CGEP arquiva o processo, espera o final do semestre letivo e (25.) encaminha os processos finalizados para o Arquivo do CT.
Como o objetivo é divulgar esse fluxograma também nos sites da Comunidade de Engenharia de Produção, os itens 1. e 5. serão destacados e funcionarão como hiperlinks para que o usuário ao clicar neles, sejam direcionados para a página pública do site da Coordenação que contém a resolução e os documentos relacionados ao estágio.
Dentro desse fluxograma da Figura 48 há um subprocesso: a execução do estágio. Esse subprocesso está representado no esquema da Figura 49.
Figura 49 – Esquema da execução do estágio
Fonte: Elaborado pela autora (2019).
Esse esquema da Figura 49 indica que durante a execução do estágio, é preciso atentar-se para os procedimentos que o compõe. Contados da data de início do estágio, a cada dois meses o discente precisa elaborar um relatório parcial, recolher as assinaturas do supervisor de campo, do professor orientador e dele mesmo para entregar na Coordenação. Esse procedimento se repete até a finalização do estágio.
Também faz parte da execução do estágio a realização da visita técnica por parte do docente ou do Engenheiro de Produção do Departamento nomeado para isso. De acordo com a resolução de estágio, essa visita técnica deve acontecer preferencialmente dentro de trinta a sessenta dias do início do estágio. Na ocorrência da visita técnica, uma ata é elaborada, assinada pelos envolvidos (aluno, professor orientador e supervisor de campo) e o discente a entrega na Coordenação. Caso não seja possível a visita, uma justificativa de não visita técnica é elaborada e assinada pelos envolvidos e entregue na Coordenação.
Quando o estágio findar, o aluno deve elaborar um relatório final de no mínimo quinze páginas e coletar a assinatura do professor orientador para entregar na Coordenação. Ademais, precisa entregar na Coordenação também a avaliação do supervisor e do orientador. Todas essas informações são cadastradas na planilha interna do curso e, no caso de estágio obrigatório, também é preciso acessar o Módulo Acadêmico do SIGAA para cadastrar a nota, a qual é obtida a partir da média das avaliações do supervisor e orientador.
É importante ressaltar que o fluxograma da Figura 48 e o esquema da Figura 49 foram baseados no Modelo de Fluxo de Informação proposto por Adriana Beal (2012), segundo o qual a informação percorre sete etapas dentro da organização, a saber:
- Identificação das necessidades e requisitos: a partir da identificação da necessidade do curso de Engenharia de Produção em obter um fluxo de informação e de procedimentos de estágio mapeados e divulgados, deu-se início também a construção dos requisitos para suprir essa demanda;
- Obtenção: uma parte importantíssima para atender essa necessidade e os requisitos foi a coleta e o estudo da informação. Essa coleta foi realizada interna (resolução de estágio, reunião dirigida com os docentes, entrevista com o coordenador do curso, análise dos documentos de estágio do curso) e externa a coordenação (Lei Federal de Estágio, Regulamento dos cursos regulares da UFRN, Estatuto da UFRN, entrevista com a Coordenadoria de Estágios);
- Tratamento: as informações coletadas foram analisadas, reduzindo a ambiguidade entre elas. Dessa forma, organizaram-se os fluxos informacionais e processuais de modo que pudessem ser visualizados de uma só vez no formato de fluxograma;
- Distribuição e uso: a quarta e quinta etapas descritas por Beal (2012) estão unidas porque à medida que esse fluxo for circulando (distribuído) com o auxílio dos sites da Coordenação e Departamento, de quadros de avisos e das redes sociais (Instagram e Facebook) do curso, a projeção é que mais usuários conhecerão e utilizarão;
- Armazenamento: o armazenamento do fluxograma será feito em meio eletrônico até mesmo para garantir rapidez na disseminação, uso e reuso.
- Descarte: a última etapa que Beal discorre coincide com a última fase do processo de acompanhamento de estágio que é a destinação dos dossiês de estágios dos alunos quando são finalizados. Essa destinação começa com o arquivamento desses dossiês na Coordenação para que ao final de cada semestre sejam enviados ao setor de arquivo do Centro de Tecnologia. É necessário destacar que, seguindo as legislações, os documentos referentes aos estágios dos discentes devem permanecer na instituição por cinquenta e dois anos.
Outra necessidade identificada foi a realização de treinamentos não apenas para fazer uso mais efetivo do Módulo Central de Estágios, mas também para obter conhecimento sobre as suas funcionalidades. Diante disso, esse trabalho faz a sugestão de que no próprio SIGAA contenha uma rápida e interativa apresentação do Módulo. Também é interessante inserir alguns procedimentos no Módulo, como o preenchimento de uma ata de visita técnica. Com essas ações, abrem-se espaços para o entendimento das funções da Central de Estágio e também na sua utilização. A Figura 50 ilustra um possível esboço de como seria o início dessa apresentação do Módulo.
Figura 50 – Esboço da apresentação do Módulo Central de Estágio
Fonte: Adaptado do SIGAA (2019a).
Uma outra proposta de produto informacional está nas alterações na planilha-controle dos estágios da CGEP. Enquanto o Módulo Central de Estágios não está configurado para atender as especificidades com relação ao tempo de entrega de relatórios (parciais e finais) de cada coordenação e também visando diminuir os atrasos dessa entrega na CGEP, a planilha- controle funcionará por cores como indicadores para lembrar ao aluno desses relatórios.
Como pode ser visto na Figura 51, foi inserida a coluna “Dias Restantes” (destacada em rosa) e nela aplicada uma fórmula que informa quantos dias faltam para o discente entregar o próximo relatório a fim de que a Coordenação o avise. Diariamente essa planilha precisará ser visualizada para verificar as situações dos discentes. Ao faltar quinze dias para a entrega do relatório, a cor da célula na coluna supracitada ficará azul e um e-mail deve ser enviado para o aluno lembrando-o do prazo. Faltando três dias para a entrega do relatório, caso o discente ainda não tenha feito, a cor da célula ficará vermelha e mais um e-mail é enviado.
Fonte: Elaborada pela autora (2019).
As células que mostram as datas de entrega dos relatórios ainda continuarão com a mesma configuração de outrora, ou seja, em caso de atraso, tornam-se amarelas. Contudo, foram acrescentadas duas cores para a coluna “Nome do Aluno”: roxo e amarela. A primeira indica que é um novo cadastro de estágio, sendo, portanto, ativo no semestre. A segunda indica que o estágio foi finalizado e precisa ser arquivado na Coordenação, bem como ter suas informações ocultas na planilha, deixando apenas os estágios ativos a amostra.
A planilha controle geral é utilizada pelos coordenadores, pela secretária e bolsista de apoio técnico administrativo. Portanto, é preciso que as cores e o significado delas sejam de conhecimento de todos da Coordenação para padronizar ações e evitar possíveis confusões no preenchimento dela.
Embora os e-mails sobre o preenchimento de relatórios já façam parte da Central de Estágios, como o curso de Engenharia de Produção possui um prazo menor que os seis meses padronizados pela UFRN, faz-se necessário adaptar as ferramentas existentes, no caso a planilha, para suprir tal demanda. Contudo, no Módulo Acadêmico do SIGAA, na sua versão Beta para discentes, existe um calendário que demonstra e organiza as atividades avaliativas, como pode ser visto na Figura 52.
Fonte: SIGAA (2019a).
Uma possível sugestão é a Central de Estágio utilizar-se desse calendário, o qual passaria a ser presente na versão clássica do SIGAA também, e além de notificar aos alunos por e-mails sobre o preenchimento dos relatórios, entrega de documentação pendente, também cadastrá-lo como atividade no calendário. Dessa forma, o discente ficaria mais ciente e se auto gerenciaria de forma mais eficiente.
Durante a análise documental, verificou-se um volume consideravelmente grande de documentos nos dossiês de estágios dos alunos. Isso ocorre devido a Central de Estágio e o processo de acompanhamento de estágio ainda estarem dissonantes e os alunos precisarem entregar impresso todos os documentos na Coordenação, a saber: relatórios parciais e finais, avaliação do supervisor e do professor orientador, ata de visita técnica ou justificativa de não visita técnica, apólice de seguro contra acidentes pessoais, termos de rescisão e aditivos. Ou seja, a gestão documental é um fator também problemático.
Para isso, recomenda-se inserir a funcionalidade de assinaturas eletrônicas. Essa funcionalidade já existe em outro sistema da UFRN, no caso no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC). A ideia é acrescentar essa funcionalidade também para a Central de Estágios. Dessa forma, torna mais ágil as assinaturas dos envolvidos nas documentações supracitadas e também mais rápido o início dos estágios. Ademais, essa ação diminuirá a quantidade documentos produzidos em papel, adequando-se cada vez mais ao Plano de Gestão de Logística Sustentável da instituição.
- Integrar o Módulo Acadêmico do SIGAA ao Módulo Central de Estágios para que dessa maneira se consiga, por exemplo, unir em uma só tela o cadastro do estágio obrigatório e sua matrícula no componente curricular.
- Ampliar o acesso das empresas concedentes de estágio a fim de que participem bem mais do acompanhamento de estágio. Sendo assim, incentiva-se que uma das funcionalidades pertencentes a esse perfil seja a de inserir os certificados ou cópias das apólices de seguro individual dos estagiários contra acidentes pessoais. Dessa maneira dar-se-á cumprimento a lei Federal de Estágio quando informa que é responsabilidade da concedente repassar esses dados para a instituição de ensino.
- Trabalhar a ideia da conexão de dados existentes no Módulo para que ele possa fornecer relatórios gerenciais e indicadores, evitando o retrabalho das coordenações de curso e da COEST.
- Criar um canal de comunicação, como um chat, no Módulo para os perfis do professor orientador e do aluno para que eles tirem dúvidas, obtenham explicações, troquem materiais. Dessa forma viabiliza que as orientações sejam feitas virtualmente e é um meio de comprovar o tempo que o docente leva realizando suas orientações de estágio.
- Criar um perfil no Módulo para a para a Diretoria de Gestão e Fiscalização de Contratos (DGC) e criar também uma opção na função “Cadastrar Estágio”, no perfil dos secretários, coordenadores e vice-coordenadores de curso. Esse perfil e função são necessários para ocorrer integração no momento que se cadastra os dados do seguro do estágio obrigatório, as informações possam ser acessadas e gerenciadas pela DGC. - No perfil do coordenador de curso, inserir na funcionalidade “Relatório de Estágios” a opção de o coordenador configurar o tempo que o Módulo solicita ao aluno o preenchimento de relatórios.
8 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Ao considerar as organizações como conjunto integrado de pessoas, infraestrutura e tecnologia em prol do alcance de objetivos, nota-se a informação perpassando todo esse conjunto, portanto, constituindo diversos processos para a criação e a continuidade das organizações. Sendo assim, as organizações são formadas por diversos processos (GONÇALVES, 2000b; CHOO, 2006). Para auxiliar na gerência tanto dessas informações quanto dos processos, as empresas investem na utilização de sistemas de informação integrados. Esses sistemas são “desenvolvidos para otimizar o fluxo de informação relevante das organizações” (BEAL, 2012, p. 18), podendo reduzir o grau de incerteza e aumentar a confiabilidade na tomada de decisão.
Como as organizações são formadas pelos aspectos citados acima (pessoas, infraestrutura e tecnologia), quando um desses apresenta complicações devido às dificuldades na gestão da informação, os demais são afetados e as organizações são desestruturadas. Considerando esse assunto, a presente pesquisa buscou responder ao seguinte problema: como aprimorar o uso do Módulo Central de Estágio do SIGAA no gerenciamento do processo de acompanhamento de estágio obrigatório e não obrigatório da UFRN?
A escolha por esse problema deu-se quando na criação da Central de Estágios (tecnologia), um dos módulos do Sistema Integrado de Gestão e Atividades Acadêmicas da UFRN, não se contemplou de forma plena todos os usuários (pessoas). Em decorrência disso, verificou-se desestruturações, como a subutilização, bem como necessidades diferentes do que é ofertado pela Central de Estágios.
Dessa forma, este trabalho se propôs a estudar sobre a Central de Estágios e maneiras de desenvolver mais seu uso, tomando como base o processo de acompanhamento de estágio da Coordenação do Curso de Engenharia de Produção. Para entender melhor esse estudo, foram delineados três objetivos específicos, os quais são: descrever o fluxo informacional existente do processo de estágio na CGEP; verificar as necessidades de informação tática (gerencial); identificar as lacunas entre processo de estágio na CGEP e o Módulo de Estágio.
Para atingir o primeiro objetivo (descrever o fluxo informacional existente do processo de estágio na CGEP) adotou-se como técnicas de coleta de dados a análise documental e o mapeamento do processo. Essas duas técnicas permitiram adentrar e conhecer o curso em relação ao processo de estágio, demonstrando situações-problemas como: um fluxo de estágio desorganizado e confuso; atrasos na entrega de documentos de acompanhamento de estágio; utilização de considerável quantidade de documentos em papel no cadastro e acompanhamento de estágio; site da Coordenação onde é difícil encontrar informações referentes ao estágio. A fim de trazer melhorias nessas situações citadas, foram elaborados:
a) fluxo do processo e do subprocesso de estágio para serem amplamente divulgados; b) alteração da planilha interna do curso de forma que ao menos minimize os atrasos na entrega de documentações;
c) sugestões de novas funções para a Central de Estágio, como as assinaturas eletrônicas no Módulo Central de Estágio, o preenchimento da ata de visita técnica (ou a justificativa de não visita) no próprio Módulo, dentre outros.
No intuito de verificar as necessidades de informação tática (gerencial), assinalada como segundo objetivo específico, foram realizadas as entrevistas individuais