La fiche de poste est révisée conjointement par les services Dotation et Recrutement, Administration du personnel, Évaluation et Formation, le Directeur de l’entité concernée et le responsable hiérarchique direct du poste.
A partir de la fiche de poste et de la précision en matière de besoins apportée par le service, le service Dotation et Recrutement extrait les caractéristiques (ou critères de sélection) du candidat recherché, en rédigeant une « fiche de définition du profil du personnel à recruter »
OUTILS
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RI/II-01 : Compréhension des rubriques de la fiche de poste
RI/II-02 : Fiche descriptive d’un poste
RI/II - 01 : Compréhension des rubriques de la fiche de poste
Les fiches de poste présentent le profil complet de tout poste à partir de différentes rubriques qui ont été élaborées avec le souci de répondre à plusieurs objectifs : i) permettre une présentation claire et cohérente de chaque poste / emploi de sa place dans l’économie générale des ressources humaines des ministères, ii) établir un prévisionnel des recrutements, iii) servir de référentiel de recrutement et faciliter le choix entre plusieurs candidats, iv) mettre en place une évaluation régulière des performances du personnel en poste au regard de ce qui en est attendu, iv) élaborer un plan de formation interne afin de renforcer les capacités du personnel recruté.
L’identité du poste regroupe les rubriques qui définissent le poste dans son positionnement institutionnel :
L’intitulé du poste indique la dénomination attribuée au poste. L’intitulé doit refléter le plus clairement possible la mission essentielle du poste, ainsi que son positionnement hiérarchique dans l’organisation.
L’intitulé exprime de manière condensée la légitimité du poste qui est conférée au personnel recruté lors de sa nomination.
Le statut et la catégorie précisent les conditions statutaires de recrutement. Elles sont impératives et encadrent le niveau de recrutement du personnel : elles en constituent les conditions sine qua non.
Les responsabilités exercées délimitent les attributions du poste. Elles correspondent aux missions dévolues au poste, dont elles reprennent parfois les termes.
La situation hiérarchique précise dans quelle position de subordination est placé le poste, et quel type d’autorité hiérarchique il doit exercer. La position hiérarchique est impérative, et doit être nettement identifiée. Toute position hiérarchique imprécise génère incertitudes, difficultés à exercer les responsabilités confiées, et crises potentielles.
La situation fonctionnelle indique les types de relations professionnelles qui sont impliquées par l’exercice des responsabilités. Moins contraignante que la situation hiérarchique, elle n’est pas présentée de façon exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction du contexte professionnel et/ou de l’interprétation qu’en fait le titulaire du poste ou son supérieur hiérarchique.
Le positionnement dans la structure est à préciser lorsque le poste peut être exercé soit au siège, soit dans un autre lieu.
Les contenus du poste précisent ce qui est attendu du poste en terme de missions et d’activités. Les contenus présentent le cœur du métier à exercer :
Les missions délimitent les responsabilités et champs d’intervention du poste. Elles définissent les finalités du poste, sa raison d’être.
Les activités listent les opérations que le poste doit accomplir. Chaque activité englobe plusieurs tâches qui la constituent. La fiche de poste ne présente pas les différentes tâches constitutives des activités lorsqu’il s’agit de postes de responsabilité (et non d’exécution), afin i) d’éviter de figer l’activité et de l’empêcher ainsi d’évoluer en fonction des circonstances, des besoins, des interprétations du titulaire du poste ou de son responsable hiérarchique, ii) de favoriser l’autonomie et la prise de responsabilité du titulaire dans l’interprétation des tâches constitutives de son activité.
N.B. Pour les postes de direction, les activités incluent à la fois les activités exercées en direct, et les activités exercées par l’intermédiaire des subordonnés (pour lesquels l’encadrement exerce une responsabilité d’impulsion, de coordination, de contrôle et supervision).
Les conditions d’accès au poste rassemblent les rubriques qui permettent d’identifier les acquis du personnel susceptible d’occuper le poste et son potentiel d’adaptation au poste :
La formation et le niveau de qualification requis permettent lors du recrutement de sélectionner les seuls candidats disposant du niveau requis. En cas de recrutement par défaut d’un personnel d’un niveau inférieur
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ou d’une formation partiellement adaptée, cette rubrique permet de fixer un objectif de formation complémentaire pour satisfaire aux exigences du poste.
Les compétences requises : les compétences regroupent les connaissances, les méthodes et les savoir-faire observables et éventuellement mesurables dont doit disposer le titulaire du poste. Elles sont le fruit combiné des formations et des expériences.
Les qualités et aptitudes ciblent la complexité de la personnalité. Elles relèvent plutôt d’une approche qualitative d’appréciation du potentiel du personnel.
Les expériences requises identifient les expériences nécessaires parce qu’elles permettent de comprendre les compétences, qualités et aptitudes dont le candidat au poste a dû faire preuve lors de ces expériences, et que le poste exige.
La formation complémentaire d’adaptation au poste permet de retenir un profil de candidat qui ne dispose pas de la totalité des compétences, aptitudes ou expériences requises mais dont le potentiel est suffisant pour estimer qu’avec une formation complémentaire il sera à même d’occuper le poste. Cette rubrique impose la mise en place d’une procédure d’accompagnement en renforcement des capacités (après recrutement) permettant de satisfaire à toutes les exigences du poste.
Les types et modalités de recrutement complètent les conditions d’accès au poste en précisant les stratégies de recrutement mises en place afin de sélectionner les candidats les plus compétents et potentiellement les plus performants.
Les spécificités du poste regroupent deux rubriques qui précisent certaines conditions annexes de tenue du poste, dont le candidat particulièrement doit être informé :
Les contraintes et conditions particulières d’exercice indiquent notamment les obligations du poste ou les règles particulières auxquelles il doit satisfaire.
L’évolution probable ou possible du poste annonce les modifications que le poste est susceptible de subir : augmentation ou diminution de charge, ajout de nouvelles missions, délocalisation, modification du périmètre de responsabilité du poste, etc.
RI/II - 02 : Fiche de Poste (TDR du poste)
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recrutement
4. Spécificités du poste Contraintes et conditions particulières d’exercice Évolution probable ou possible du poste
RI/III RECHERCHE ET SÉLECTION DES CANDIDATURES III. RECRUTEMENT ET