PHASES DURÉE (indicative)

CONTENU MODALITÉS

Phase I 3 mn Accueil

Rappel des règles de l’entretien Rappel des objectifs

Énoncé par le cadre qui fixe les bases de sa conduite d’entretien

Phase II 30 mn à 40 mn

Bilan et analyse :

Revue de l’année écoulée, examen des faits, des circonstances, comparatif des objectifs (cf. N-1 et fiche de poste) et des activités effectives.

Dialogué avec temps de parole supérieur de l’évalué.

Interventions de sollicitation, demandes de précisions de l’évaluateur à l’évalué Auto-analyse de l’évalué et appréciation de l’évaluateur.

Phase III 30 mn Synthèse du bilan et objectifs d’évolution :

 Du service

 Du poste

 Personnels de l’agent

 Planification de la réalisation des objectifs

 Moyens à mettre en œuvre (service, agent)

Synthèse dialoguée, conduite par l’évaluateur. Recherche des points de convergence.

Énoncé clair des divergences s’il y a lieu.

Fixation des objectifs de l’agent

Phase IV 10-15 mn Conclusion synthétique globale verbalisée et rédigée.

Chiffrage de la notation.

Si possible partagée, sinon énonçant les points d’accord et divergences.

Émargement immédiat ou différé après rédaction finale par l’évaluateur, selon les pratiques

Phase V Après l’entretien

Transmission hiérarchique Selon dispositif prévu

Phase VI Après

Retour des validations et décisions :

 Objectifs validés

 Moyens octroyés (organisation, mobilité, formation…)

Transmission aux évalués.

Opérationnalisation des objectifs validés.

Modalités d’accompagnement décidées (formation, moyens matériels…)

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 Avancement, s’il y a lieu

E/III - 12 : Fixer les nouveaux objectifs de l’agent (1)

Rappel de la Fiche de poste Rappel des objectifs du service (cf. Tableaux ABC)

Nouveaux objectifs de l’agent et moyens d’accompagnement

Intitulé du poste :

Responsable de bureau de l’unité opérationnelle

Mission principale :

Gestion budgétaire des recettes et dépenses de 2 établissements infra-UO

Position hiérarchique :

 Sous l’autorité du responsable de l’unité opérationnelle

 Encadre 2 adjoints administratifs

Missions (détails)

Gestion budgétaire et comptable Conduite de l’équipe et organisation des tâches

Activités :

 Gestion technique de la

ventilation des budgets des deux établissements

 Mandatement des dépenses

 Gestion du compte de

commerce (dépenses de cantines et rémunérations des détenus)

 Passation des marchés publics

Objectifs généraux du service (cf.

Tableau A) :

Assurer l’efficacité de la gestion de l’unité opérationnelle

Objectifs d’évolution du service (cf.

tableau B - C) :

 Gagner en efficacité

 Améliorer le fonctionnement de l’équipe

Nouveaux objectifs de l’agent évalué :

 Améliorer la cohésion de son équipe : gérer les conflits

 Améliorer son mode de management

 Améliorer l’organisation et la performance du service

Moyens sollicités pour

l’amélioration professionnelle de l’agent :

 Formation à la gestion de conflit

 Formation aux outils de gestion informatiques

 Rédaction des fiches de poste du service précisant les missions et activités de chaque agent

 Planification de l’atteinte des nouveaux objectifs

191

E/III - 13 : Fixer les nouveaux objectifs de l’agent (2) PRINCIPES : Un objectif doit être

 Accessible, réaliste, en rapport avec les possibilités de la personne et du Ministère ou du service

 Cohérent avec la fonction de l’évalué, ses compétences, ses moyens (cf. Fiche de poste)

 Coordonné avec ceux de ses collaborateurs, du service

 Observable et éventuellement mesurable

 Accompagné des moyens appropriés

 Planifié dans le temps

 Limité en nombre et hiérarchisé

 Négocié et accepté

 Décliné en plan d’action opérationnel

 Formulé en termes précis et concrets

À FAIRE À NE PAS FAIRE

Lier les objectifs individuels aux objectifs du service Établir des objectifs trop partiels Etablir les objectifs conjointement, et indiquer qu’ils sont

révisables en fonction des évolutions

Remettre une copie des objectifs sans les avoir négociés et faits valider

Récolter le maximum d’informations pour fixer les objectifs au niveau de pertinence et difficulté approprié

Fixer des objectifs trop modestes ou trop exigeants Fixer un nombre d’objectifs réaliste, et hiérarchisés par

ordre d’importance

Fixer trop ou trop peu d’objectifs

Fixer des objectifs dont la réalisation est observable et éventuellement mesurable

Fixer des objectifs vagues ou trop généraux

Prévoir et négocier les moyens nécessaires Fixer des objectifs complexes sans négocier les moyens mis en œuvre et les plans d’action

Co-élaborer les plans d’actions permettant de réaliser les objectifs

Ignorer les contraintes liées à la réalisation

Prévoir un calendrier négocié de suivi et de régulation Évaluer la mise en œuvre seulement lors de l’entretien annuel

Négocier les critères d’évaluation et de suivi de l’atteinte des objectifs

Supposer que les critères vont de soi

Prévoir un document de suivi Ne rien écrire

Fixer les objectifs en tenant compte du potentiel de performance du collaborateur, du service

Être trop critique sur le passé

Fixer les objectifs en tenant compte des besoins exprimés par le collaborateur

Ignorer les besoins de développement du collaborateur

193 Obtenir l’adhésion de l’agent aux objectifs Accepter des objectifs non pertinents par rapport au

service

E/III - 14 : Barème et composition de la notation

Compétences à évaluer Niveau évalué pour chaque compétence Respect des règles professionnelles

Compétences techniques

Qualités et aptitudes personnelles Qualités et capacités relationnelles Qualités et capacités managériales

Excellent

Appréciation de l’évolution du progrès pour chaque compétence, par rapport à l’évaluation précédente

Compétences à évaluer En progrès

(3)

Constant (2)

A améliorer (1)

Respect des règles professionnelles Compétences techniques

Qualités et aptitudes personnelles Qualités et capacités relationnelles Qualités et capacités managériales

La notation est obtenue en combinant les résultats des deux tableaux (niveau de compétence acquis / progression par rapport à l’évaluation précédente)

195 E/III - 15 : Modèle de fiche individuelle d’évaluation

La fiche comporte : une grille de critères, un bilan global, les nouveaux objectifs fixés, les propositions (formation, promotion, mutation, sanction, récompense, …)