Service de la Gestion du Charroi et des Outils Mécaniques

Ce service se compose d’une cellule technique, l’ancien garage communal, et d’une cellule stratégique, gérée par un « Fleet & Mobility Manager » (FMM).

Missions du service :

Il est chargé de l’acquisition, de l’entretien (mécanique et carrosserie), du déclassement des véhicules communaux, et de diverses missions périphériques (gestion des dossiers d’assurance, des immatriculations, des contrôles AIB, des contrôles technique, etc.). le FMM est plus

particulièrement chargé d’optimiser la gestion de la flotte et des autres moyens de

déplacements professionnels sur le plan économique et environnemental, en étant aidé pour ce faire par le logiciel Suivo, qui permet une gestion efficace de la flotte et d’élaborer des méthodes d’éco conduite.

Identité du service :

La cellule technique est gérée par Pascal Withofs, secrétaire technique, aidé d’une seconde secrétaire technique, Elsa Rayet, d’un chef d’équipe, d’un magasinier et 5 mécaniciens. La cellule stratégique est gérée par Guillaume Rans, inspecteur (FMM).

Réalisations du service :

Le charroi communal est composé actuellement de 132 véhicules motorisés 4 roues. A cela s’ajoutent 9 vélos à assistance électrique et 4 scooters. Ce qui fait un nombre total de 145 véhicules motorisés. Parmi ceux-ci 127 sont équipés du logiciel de gestion de flotte depuis le 1er janvier 2017. Certains véhicules spécifiques (comme la balayeuse, excavateur, tracteur) ne sont pas équipés du logiciel étant donné qu’ils ne roulent pas suffisamment de kilomètres.

Le charroi compte aussi plus de 400 outils mécaniques divers, qui vont de la tronçonneuse au marteau-piqueur, en passant par la débrousailleuse.

En 2017 le charroi a acquis :

1. 1 camion porte-conteneur pour le SP&EV : 132.457,49 € 2. 1 balayeuse 4 m³ pour le SP&EV : 160.570,04 €

3. 1 camion tapissière pour le Bâtiment : 93.811,30 €

198

4. 2 fourgons simples pour l’IP et la DSD : 26.517,76 € et 35.628,75 €

5. 3 fourgons pick-up dont deux pour le SP&EV et 1 pour la voirie : 117.389,96 €

6. 2 camionnettes 5 places essence pour l’informatique et la forge (bâtiment) : 39.555,37 €

7. 3 camionnettes 2 places essence, 1 pour le service plaine de jeux, 1 pour les afficheurs et 1 pour le service entretien : 48.208,44 €

8. 1 camionnette 100% électrique pour le SP&EV : 30.811,07 €

9. 1 Glutton (aspirateur électrique urbain) pour le secteur D : 16.767,70 €

10. 4 vélos avec assistance électrique, 1 pour la cellule répression, 1 pour les bibliothèques communales, 1 pour le responsable des peintres (bâtiment) 1 pour le directeur de la voirie : 8.528,95 € pour les 4

Investissement total de 710.246,83€ (TVAC)

Le logiciel de gestion de flotte Suivo permet de gérer en temps réel l’utilisation des véhicules et de disposer d’indicateurs de gestion liés à leur utilisation. Il permet entre autres d’estimer la distance parcourue par chaque véhicule, sa durée et fréquence d’utilisation, les jours

d’utilisation,… Cela permet d’estimer leur utilité et d’optimiser leur exploitation et leur usage en permettant, par exemple le partage du véhicule entre plusieurs services.

10 des véhicules du SP&EV sont sous contrat d’entretien ce qui fait que même si une réparation sur ces véhicules peut-être réalisée en interne, nous l’envoyons d’office chez le concessionnaire.

6.6 EQUIPEMENT

Le service joue un rôle central au sein de la commune pour tous les autres services communaux lors de l'acquisition, la mise à disposition et le maintien de ressources matérielles, de services et de divers services publics dont ces clients internes ont besoin pour mener à bien leurs tâches respectives.

Le service a un rôle de soutien dans 2 domaines:

→ Organisationnel dans la mise en place et le développement d'une politique d'achat cohérente, stratégique, efficace et transversale, conformément au cadre juridique applicable

→ Matériel dans l'exécution concrète et quotidienne de la politique d'achat établie Pour assumer sa fonction logistique, le service équipement est divisé en 4 unités: la cellule marchés publics, la cellule magasin central, la cellule consommation, la cellule comptabilité. De par ses attributions et tâches spécifiques chaque cellule est un acteur indispensable dans le processus d'achat et d'approvisionnement.

Coordination et direction

Karen Stevens : depuis le 1^er avril 2017 Directeur Adjoint (en stage) Service Equipement Sous la direction de Bernard Royen : Directeur Direction Infrastructure

Implantation et répartition du nombre d’agents:

o Cellule Comptabilité (1) o Cellule Consommation (2) o Cellule Marchés publics (6) o Directeur–Adjoint ff (1)

CTR 5ème étage 4 bureaux

o Cellule Magasin Central (8) CTR magasin central

3 bureaux et un espace de stockage sur 2 niveaux de 2304m²

Evolution et situation au niveau du personnel période septembre 2017- août 2018 o Engagement des 2 postes vacant (niveau B) dans la cellule Marchés Publics o Engagement d’un « Responsable Magasin Central » (niveau A)

199

Observations générales et objectifs

 Une coopération et une interaction accrues entre les 4 cellules qui composent le service, notamment la mise en place de procédures collectives et globales permettant de redistribuer et /ou de centraliser des tâches similaires et identiques effectuées auparavant dans chaque service

 Coopération plus aisée et une cohésion accrue entre le service équipement d’une part et les autres services municipaux / clients internes d’autre part, en partie grâce à l’identification de certaines tâches et à une meilleure répartition des compétences spécifiques et techniques de chaque service, la mise en place des rétro plannings réalistes et une attention particulière à l'information, à la communication et à la concertation

 Informer continuellement les services communaux des règles et procédures (internes) récemment renouvelées applicables à la passation, à la conclusion et à l'exécution des marchés publics

 De nombreuses initiatives et actions visant à terme la dématérialisation des différentes procédures liées au processus d'achat et d'approvisionnement

 Instauration des délégations de pouvoir tel que prévu par la NLC : mise en place d'un groupe de travail

6.6.1. Cellule Comptable

Cette unité s’occupe principalement des opérations comptables liées aux activités d’achat, telles que, entre autres,

 l'estimation de (certains) budgets

 l'engagement des crédits

 la liquidation des factures Identité du service : Missions spécifiques du service

- Vérification des engagements et imputations budgétaires suivant demandes des services (en vue de l’établissement d’un bon de commande par l’équipement soit MP soit magasin central)

- Mise en liquidation administrative des factures liées aux bons de commande établis par l’Equipement (liquidation comptable en vue d’un mandatement)

- L’engagement des crédits dans le cadre des contrats (pluri)-annuel existant et portés à la connaissance du service

Gestion du parc de terminaux de paiement: inventorisation des terminaux de paiement précédemment achetés ou loués et utilisés ou non et audit des contrats en cours 6.6.2. Cellule Consommation

Les tâches de la cellule consistent en

 le suivi et la gestion de

 contrats de services publics pour le gaz, l'électricité, l'eau et le mazout

 les contrats avec l'opérateur responsable à la fois des données mobiles et fixes et du trafic téléphonique

 le contrat de location des photocopieurs

 les équipements de téléphonie mobile mis à la disposition des fonctionnaires et des représentants politiques dans l'exercice de leurs fonctions et les abonnements fournis (facturation partagée)

 les titres de transport ou indemnités de déplacement mis à la disposition des fonctionnaires et des représentants politiques pour les voyages effectués dans le cadre de leur travail;

 examen et la liquidation des factures entrantes liées aux contrats concernés

200

 l'engagement des dépenses et l'estimation des budgets prévus

 l’établissement des ER (par exemple, antennes, police, CPAS) Identité du service

- Traitement des factures entrantes (eau, gaz, électricité, mazout, téléphonie, mobilophonie, mobilité) et engagement

- Interface entre les services clients et les fournisseurs (ouverture/fermeture de compteurs, commande de centraux téléphoniques, cartes et abonnements STIB, activation des abonnements etc.)

- A la demande des services mise à disposition des données recensées dans les bases de données du service

- Etablissement des ER pour divers consommation (antennes, police, ONE) - Gestion des frais de déplacement du personnel et des mandataires

- Gestion des téléphones portables et appareils photos et mise à disposition suivant le règlement existant

- Gestion du parc télécopieurs pour les aspects liés au paiement des factures et à la commande Réalisations spécifiques du service durant l’année écoulée

- Mise à jour complète de la base de données existante des contrats dits « Split Billing »

- Identification, gestion et résolution des problèmes liés au post migration du lot 1 vers lot 2 du réseau Irisnet

- Suivi et gestion du contrat Konica & du contrat Minolta et mise en place d’un dispositif commun avec le service informatique de la commune visant à identifier et répartir les actions et les tâches respectives dans le remplacement progressif du parc de photocopieurs

- Désignation des gestionnaires en charge au sein du service consommation avec la vérification et la réception des diverses factures entrantes du chef des consommations d’eau, gaz, électricité, mazout, téléphonie, mobilophonie, mobilité et photocopieurs comme « correspondant financier » assurant d’emblée la liquidation de ces factures

Objectifs du service

- Planification des commandes et suivi de l’installation du et de la facturation pour le (nouveau) parc des photocopieurs des crèches de Schaerbeek

- Réflexion sur le stockage des divers toners des machines Konica Minolta actuellement centralisé au CTR

- Gestion des appareils et abonnements de téléphonie mobile et du trafic de données mis à disposition par la commune aux fonctionnaires et aux mandataires politiques : Mise en place d'un groupe de travail composé de représentants du service équipement, d'un ou plusieurs représentants du DRH, du service juridique ainsi que des différents directions et / ou départements en vue de