Communication Missions du département

L’ensemble des missions menées répondent à un objectif : mettre en place une politique de communication intégrée et cohérente. Ces missions peuvent être regroupées en 4 Objectifs stratégiques :

 véhiculer une image positive et identifiant clairement la commune

 développer une communication pertinente en fonction des publics-cible

 démocratie et transparence par la communication

 Communication interne (depuis juin 2018 -> engagement) Identité du service

Chef de département : Nathalie Toillon

RH : 8 ETP : 1 niveau A (responsable), 1 niveau A (responsable communication PPU), 1 niveau A (webmaster), 1 niveau A (communication digitale), 1 niveau A (communication interne), 1 niveau B (Schaerbeek Info), 1 niveau A (communication générale), 1 niveau D (assistant webmaster).

Activités 2018

Objectifs opérationnels/actions

 Décliner la nouvelle identité graphique

Formations des référents « charte graphique » : 13 formations organisées ; Plus de 120 agents formés

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Affichage : créer une cohérence visuelle « Schaerbeek », une identité reconnaissable Flotte communale : Le logo est apposé sur les véhicules communaux

Création/commande/Distribution de goodies aux services communaux

Développer du matériel de promotion + organiser le prêt (beachflags, desk, Publibox) Signalétique interne et externe : font l’objet d’un CSC. Le marché a été lancé.

 Veiller à assurer une communication efficace et harmonisée

 Visa du département Communication dans les analyses : respect de la charte graphique, la présence du logo et des mentions légales, la cohérence du message (langage/outil utilisé vs public-cible).

 Soutenir les services communaux à développer une communication efficace et transversale : plan communication, retroplanning.

 Evénements communaux : identifier clairement la commune comme organisatrice des évènements + veiller à une communication harmonisée et accessible à un grand nombre.

En interne : collaboration avec les services communaux => visa + charte graphique En externe : collaboration systématique et obligatoire avec les prestataires : Citizenlights ;

Action Propreté « Schaerbeek tout propre » ; Fête de la Cerise ; The Park to be.

o Programme de Prévention Urbaine :

o outils de communication (dépliant, flyers, beach flags, etc)

o une communication efficace et professionnelle (courriers aux habitants, invitations, communiqués de presse, actions, etc)

o une communication interne (175 agents) : organigramme, teambuilding, newsletter.

 Développer le sentiment d’appartenance à Schaerbeek

 Accueil des nouveaux engagés : chaque nouvel engagé reçoit un tasse et un bic avec le nouveau logo. L’objectif à terme : développer un welcome pack en le complétant d’informations utiles (mobilité, assurances, etc.)

 Soirées d’accueil des nouveaux habitants (deux fois par an) : organisation de la soirée.

Visite de l’Hôtel communale, rencontre avec les élus, drink et welcome pack et goodies.

 Création/Commande de goodies : développer le sentiment d’appartenance des citoyens à leur commune via des goodies. Exemple : porte-clés avec le nom de son quartier.

 Outils mis en œuvre fonction des publics cibles

 Schaerbeek Info : 16 pages - 2 fois par mois. Vision 2019 : Evolution vers une version numérique.

 Support de communication : Affichage/Flyers/Brochure/Dépliant, etc. : travail sur le message à communiquer, conseils, relecture, réécriture mise en page, bon à tirer

 Site web : lancement du site web le 15/03/18. Corrections des bugs, publication et mise à jour des informations.

 Medias sociaux - Communication de proximité digitale :

 FB - Twitter - Instagram - LinkedIn - Youtube

 Achille Colignon répond à chaque question posée par les citoyens en s’appuyant sur l’expertise des services. Il donne une réelle image de proximité et de réactivité du service public. Il désamorce frustrations et incompréhensions.

 A l’étude : Whatsapp

 Newsletters : création d’un nouveau modèle de newsletters. Travail sur le contenu et la mise en page (avec relais vers le site web) pour la culture FR/NL et services Jeunesse, Enfance et Maison des Femmes

 Vidéos : Lancement de vidéos produites par le département communication. Mars 2018, deux sujets traités mais non-publiés : la taille des arbres (de la taille à l’évacuation) et le prix d’architecture. Septembre 2018, un sujet traité : le club de rugby du Kituro, l’une

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des meilleures écoles de formation. Cette vidéo devrait être publiée. Finalisation de la réflexion sur l’habillage des vidéos avec un co-contractant

 Evénements : visa et veille du respect de la charte graphique auprès des organisateurs de Citizen Lights, Campagne « Schaerbeek tout propre », Fête de la Cerise, The Park to be. Organisation des deux soirées d’accueil aux nouveaux habitants.

 Projets subsidiés par la Politique de la Ville

 PUIC : remaniement du plan mono-disciplinaire D5

 Démocratie et transparence par la communication

Filmer le conseil communal : demandes de devis en cours. Cahier Spécial des Charges en cours d’élaboration

Accéder aux informations (y compris politiques) via le site web

 Communication interne

Audit en cours afin de déterminer l’existant et les attentes du personnel.

3.6. Informatique

Missions du département

L’informatique communale est gérée par du personnel mis à disposition de l’administration par le Centre Informatique de la Région Bruxelloise (CIRB).

Actuellement, l’équipe IT est composée de 12 personnes : - 3 IS Engineers

- 6 IT Techniciens (dont 1 assigné exclusivement au réseau et en phase d’apprentissage pour devenir IS Engineer)

- 1 IT Manager

- 1 IT Technicien communal

- 1 Secrétaire Administrative communal

Cette équipe couvre la maintenance de l’infrastructure technique, la gestion des changements, l’implémentation de nouveaux logiciels et le support utilisateurs.

La commune est indépendante au niveau technique et les relations étroites avec le CIRB permettent à la fois de bénéficier de nombreuses synergies et conseils techniques ainsi que des économies d’échelle via la centrale d’achats.

Le parc informatique de la commune se compose de 1100 postes de travail, et 80 serveurs virtuels (Production et test localisés dans la salle informatique de la Commune ou délocalisées dans le Data Center du Cirb).

Le réseau est quant à lui composé de trois sites principaux et de +/- 90 sites distants (switches, routeurs et firewall).

Enfin, l’on compte +/- 1350 utilisateurs de l’informatique communale.

Identité du Service:

Chef de service / IT Manager : Eric Persoons - Iristeam 10 collaborateurs CIRB au total

2 agents communaux (dont 1 part en pension le 31/12/2018).

Tous les agents sont basés au Centre Technique Rodenbach Activités 2018

- Le service Informatique gère au quotidien toutes les tâches liées au support utilisateurs (HelpDesk).

- Le parc informatique est composé de 600 postes de travail de type Dell client zéro, 400 pc classiques (Pop, Autocad, écoles, sites distants), 75 portables, 25 tablettes

- Une nouvelle structure organisationnelle a été mise en place depuis le 01/07/2017 : 5 collaborateurs IT Tech prennent en charge le support utilisateurs, 1 IS Engineer + 1 IT Tech supportent le réseau, 2 IS Engineers s’occupent du support infrastructure.

- 1 IS Engineer a été nommé Cirb référent informatique et prend en charge le suivi quotiden du support utilisateur en tant que Team Leader.

156 Réseau :

- Finalisation du Projet réseau : installation matériel + performant, segmentation du réseau, triangulation CTR, CSA et HCO

- Mise en place d’un outil de connexion à distance Juniper

- Connexion des sites distants phase 1 (Ecoles) pour accéder au réseau communal (en lien avec Irisnet).

- Préparation du réseau Wifi (à finaliser / optimiser) - Renforcement des règles de sécurités (Cyber attaque)

- Préparation du réseau de la nouvelle salle IT CTR (à finaliser/configurer) Parc PC / clients

- Remplacement des postes de travail SAMSUNG par des clients Dell (300 au total) - Déploiement de doubles écrans pour +/- 150 postes de travail

- Installation de 100 postes client zéro clients supplémentaires

- Remplacement de 50 anciennes Ricoh par Konica (+ gestion code pin / Suivez-moi) - Intégration de 4 nouveaux IT Technicien dans l’équipe

Serveurs

- Optimisation du serveur + unité de stockage afin de soutenir la solution centralisée VDI - Installation nouvelle version OS serveurs Win 2012R2

- Préparation de la nouvelle salle IT du CTR (à finaliser).

- Démarrage du Site Web et Espace Personnel sur l’infrastructure Data Center Regional Cirb/

- Installation de la nouvelle version VMWare (gestion des serveurs virtuels) et VDI Horizon (image et nouvelle version des postes de travail)

- Accroissement de la sécurité du serveur de fichiers (load balancing, file over cluster) - Meilleurs temps de réponse des postes de travail VDI (client zéro Dell)

- Stabilisation de l’infrastructure VDI Support technique aux projets Applicatifs

- En collaboration avec le service « Maîtrise des Processus », le Service Informatique assure la mise à disposition d’une infrastructure serveurs dimensionnée aux besoins des différents projets.

- Avec les autres départements, le service informatique assure le support des applications centrales en collaboration avec ses différents partenaires externes (ex : Hub_Session)

- Mise en Production du nouveau site Web et Espace personnel

- Mise en production de l’application Irisnext (Scan des documents Pop étrangers) - Support technique des applications Civadis (Saphir, Persée, Phenix, Onyx)

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