3. Développement Stratéqique et Durable
3.1. D IRECTION DSD
3.1.1 Service d’Appui Administratif et financier Mission du service
Le service d’Appui Administratif et financier dépend directement de la Direction et a pour mission principale la centralisation et le suivi des informations administratives et budgétaires de l’ensemble du département (correspondant financier, gestion des congés, suivi des courriers, plan de formation, logistique des réunions, organisation des recrutements, correspondant informatique, etc…). Le service assure également la gestion logistique liée à la gestion des projets subsidiés (et/ou non). Plus généralement, et en particulier en tant que service facilitateur, il permet de mettre en place au sein du département, l’ensemble des procédures de
l’administration auxquelles les services DSD ne sont pas confrontés lors de la réalisation stricto sensu de leur mission.
Identité du Service
Le service est composé de 2 ETP : un secrétaire administratif (B) et un assistant administratif (C).
Activités 2018
Finances et budget DSD
- Elaboration et contrôle des inscriptions budgétaires y compris les modifications budgétaires.
- Suivi des engagements et des reports budgétaires (hors service PPU)
- Suivi des flux financiers et collaborations particulières avec le département Subventions &
Partenariat dans le suivi financier du PdV, du FEDER, du « Contrat de Propreté » (ABP) et des projets « DAS »;
RH et Informatique DSD
- correspondant RH et correspondant informatique,
- Gestion du courrier, gestion des imprimantes, helpdesk, informatique centralisé DSD, prêt de matériel multimédia à l’intérieur et à l’extérieur de la DSD ….
- Gestion et planification des congés et des absences de longue durée, distribution des chèques repas,
- Recrutement dans les différents services DSD : organisation logistique, accueil des candidats, préparation des dossiers (cv…).
Logistique et collaborations particulières DSD
- Installations des salles de réunions, commande de fournitures et matériel de bureau ; - Gestion centralisée des prêts de vélos (flotte communale) de leur entretien et utilisations - Mise à jour de différentes bases de données contacts et modèles Word et Excel spécifiques
à la commune : ex :asbl communales, associations diverses, sportives, département, dispositifs……
- Gestion du stock Welcome packs : distribution, mise à jour, inventaire, statistiques, confection
- Evènements DSD : semaine de la mobilité (dimanche sans voiture), mailings, semaine de la démocratie locale,….
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3.1.2. Service de Planification Stratégique Mission du service
Le service de Planification stratégique est attaché à la Direction et est chargé de la coordination du Plan Communal de Développement Durable qui est l’outil transversal de planification, suivi et évaluation de l’ensemble des projets de l’administration. Il intègre les différents plans
stratégiques existants. La coordinatrice Plan Climat est en charge de la mise en œuvre, du suivi et de l’évaluation des projets intégrés dans le Plan Climat. En matière de planification d’urgence, l’adjointe au fonctionnaire de planification se charge d’établir l’inventaire et l’analyse de risques sur le territoire communal et de veiller à préparer les infrastructures communales afin de prévoir les mesures de prévention adaptées.
Identité du Service
Le service de planification stratégique est composé de 3 coordinateurs (3 ETP-Niv.A) A) Coordination PCDD ( Plan Communal de Développement Durable) Activités 2018 :
Logiciel :
▪ Suivi des marchés relatifs au logiciel de gestion de projet
▪ Support pour l’utilisation du logiciel : explications, bugs, améliorations, reporting
▪ Suivi du développement du logiciel en fonction des besoins spécifiques de l’administration communale
▪ Suivi de la mise à jour des fiches-projet Formations :
▪ Suivi des marchés relatifs à la formation en gestion de projet
▪ Organisation des formations et des suivis en gestion de projet
▪ Participation à la définition de la méthodologie de formation dans le cadre de l’évaluation interne de la méthodologie PCDD
▪ Introduction au PCDD et aux formations Soutien de la dynamique
▪ Poursuite de la mise en place et du suivi de la méthodologie de gestion et d’évaluation du plan et des projets
▪ Organisation et animation des réunions de la coordination PCDD, du Comité de pilotage, des réunions avec les directions, les chefs de projets et chefs de groupe
▪ Accompagnement des coordinateurs et chefs de projet dans le suivi de leurs projets
▪ Soutien méthodologique et stratégique au management pour la gestion des projets
▪ Communication auprès des services Evaluation
▪ Evaluation interne de la méthodologie PCDD (analyse de la situation actuelle et propositions d’améliorations)
▪ Mise en place de la méthodologie et coordination de la priorisation des projets Autre :
▪ Participation à plusieurs formations sur la planification stratégique et la gestion de projet B) Coordination Plan Climat : Activités 2018 :
Gestion de projets
Développement d’un rapport pluriannuel énergie/eau – Projet pilote avec Sibelga
Développement d’une nouvelle salle serveur Green IT
Augmentation de la production d’énergie renouvelable
o Projet régional SolarClick : sélection des sites et coordination entre les architectes, entrepreneurs et les équipes de Sibelga
o Etude du potentiel restant de production d’énergie renouvelable via panneaux photovoltaïques : identification des sites et des mécanismes de financement
o Certification des installations photovoltaïques dont l’administration est propriétaire en vue de revendre les certificats verts
Participation à des projets transversaux
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o Service Bâtiment / Inventoriste : simplification de la procédure de collecte de données concernant les écoles ; conseil sur le développement de la nomenclature
sites/bâtiments
o Service Equipement / Responsable Energie : simplification de la procédure de vérification des factures Energie/Eau
o Service Budget / Responsable Energie : redéfinition de la méthode de calcul du budget prévisionnel pour les consommations de gaz et électricité
o Service Comptabilité : transmission des informations de consommations et coûts liées à l’Energie/Eau dans les bâtiments communaux (source des données : projet pilote Sibelga)
o Direction EC / Responsable Energie / Inventoriste : optimisation des procédures de demande de chauffe hors occupation scolaire ; optimisation des locaux occupés en fonction des circuits de chauffe
Coordination PUIC(Plan d’urgence et d’Intervention communal) : Activités 2018 : Analyse de risque :
- Participation à la mise en œuvre de l’audit relatif au contrôle des accès et à la sécurité dans les bâtiments communaux, ainsi que dans certains équipements sportifs.
- Avancement analyse des risques identifiés comme étant prioritaires :
Ecoles communales : Elaboration d’un Plan Particulier d’Urgence et d’Intervention (PPUI).
Etablissement de fiches d’action pour chaque école. Elaboration d’une chaîne d’alerte pour la Direction de l’Enseignement Communal. Elaboration d’un modèle de Plan Interne d’Urgence à diffuser dans les écoles. Elaboration de recommandations en cas d’intrusion armée.
Hauts bâtiments : Prise de contact avec les personnes en charge de la sécurité dans les tours de bureaux et les tours d’habitation. Collecte et prise de connaissance des Plans Interne d’Urgence (PIU) existants pour les tours de bureaux. Entamé l’élaboration de fiches d’action pour toutes les tours de bureaux et d’habitations. Entamé l’élaboration d’un Plan Particulier (PPUI) pour les hauts bâtiments.
Etablissements recevant du public (ERP) : Entamé la prise de contact avec les salles de spectacles (Halles de Schaerbeek). Entamé l’élaboration d’un Plan Particulier (PPUI) pour les ERP.
PUIC :
- Mise à jour du PUIC juin 2018 Evénements :
- Conseil et assistance aux organisateurs d’événements de l’administration.
- Participation aux réunions préparatoires des grands événements à Bruxelles-Capitale, avec les autres administrations communales bruxelloises, avec les services du Haut Fonctionnaire de l’AABC et avec les différentes disciplines.
Gestion de crise :
- Suivi des dossiers : ICMS, Be-Alert, projet d'Arrêté royal relatif à la planification d'urgence locale et à la gestion des situations d'urgence locales.
3.2. PROGRAMME DE PRÉVENTION URBAINE (PPU) Missions du département
Le département Programme de prévention urbaine (PPU) rassemble les différents services de la commune de Schaerbeek subsidiés dans le cadre des politiques fédérales et régionales de la sécurité et de la prévention. Il coordonne et harmonise l’action locale et communale en matière de sécurité et de prévention.
Le PPU poursuit l’objectif général de mieux-vivre ensemble en sécurité à Schaerbeek. Cet objectif général répond aux principes suivants :
- Participer à la cohésion sociale au sein de la commune
- Articuler l’aménagement de l’espace urbain et l’accompagnement social nécessaire
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- Développer la capacité d’action du citoyen
Il regroupe 170 agents répartis dans 4 services, sous une seule direction, DSD, depuis juillet 2017 (nouvel organigramme) :
Le PPU est géré par une cellule de coordination sous la responsabilité directe du Fonctionnaire de prévention qui est également le Responsable du département. Cette cellule regroupe, outre le Fonctionnaire de prévention, son adjoint, les évaluateurs internes, la coordinatrice
administrative et financière et son adjoint ainsi que la correspondante RH et son adjoint administratif.
Identité du département : Responsable de département : Bertrand Dhuyvetter Les 4 services dépendants du PPU :
• Service d’Appui Terrirorial et thématiques (SATT) Gardiens de la paix
• Educateurs de rue
• Accompagnement, qui regroupe les cellules suivantes :RePR, Médiations, SEMJA, Soleil du Nord, Conseiller en prévention des vols, Espaces de proximité
La Conseillère en communication est intégrée au Service communication de la commune.
Nombre d’agents : 170 (cadre complet)
Implantation et répartition du nombre d’agents par implantation :
HC : 11 Maison des médiations : 11
Vifquin : 6 CSA : 27
Maison de quartier Navez : 6 Maison de quartier Haecht : 8 Espaces Vogler et 208 : 4 Espace 58 : 5
Place Solvay, 2 : 6 Rasquinet/Josaphat : 6
Maison des citoyens : 5 Espace de quartier Gaucheret : 8 Locaux de coordination GPX : 70 +30 ALE
Activités 2018
Poursuite de la mise en œuvre des chantiers dans le cadre de la réorganisation du PPU (débuté le 1er octobre 2013) :
Mise en place des réunions hebdomadaires de coordination (comité de département) pour le suivi des projets et actions proposés au Collège des Bourgmestre et Echevins.
Mise en place du Comité de département élargi
Adaptation du fonctionnement au nouvel organigramme
Mise en place des réunions mensuelles de suivi des projets avec la cellule de coordination et chaque responsable de services du PPU.
Développement de projets dans le cadre du plan de lutte contre la radicalisation.
Harmonisation des procédures d’occupations des salles des 10 espaces de proximité (recherche d’un logiciel de gestion)
Mise en place de l’observatoire des quartiers et des incivilités et mise en place d’un indice de qualité de vie
Développement du projet Implication des habitants Mise en œuvre des objectifs du PPU :
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Département PPU
Rédaction des conventions / plans avec le SPF Intérieur et la Région de Bruxelles-Capitale.
Réalisation d’un diagnostic local de sécurité à l’échelle de la commune et des différents rapports d’évaluation à destination des pouvoirs subsidiants.
Mise en œuvre, suivi et évaluation des plans : gestion stratégique et opérationnelle.
Gestion et optimalisation financières.
Suivi du plan de communication pour le PPU.
Poursuite de la collaboration avec la zone de police : réunion du comité de pilotage, participation de représentants de la zone de police aux réunions diagnostic, …
Mise en œuvre d’une politique de prévention intégrale et intégrée : organiser 4 réunions diagnostic par an, regroupant les acteurs communaux de la prévention, pour échanger des informations.
Service d’Appui territorial et thématique (SATT)
Suivi des problématiques de quartier.
Suivi du plan de prévention en matière d’assuétudes et de drogues.
Suivi du plan de gestion de la prostitution
Suivi du plan de lutte contre la radicalisation violente
Mise en place d’un processus participatif (implication des habitants)
Conseils aux habitants et commerçants schaerbeekois qui le souhaitent sur la protection de leur bien contre le cambriolage (visites à domicile, information sur les mesures à prendre, information sur les aides publiques).
Traitement des demandes de primes communales à l’encouragement de la protection des habitations contre le cambriolage (octroi de la prime).
Mise en place de la coordination des animations dans l’espace public 3.2.1 Service des Gardiens de la paix)
Organisation de la présence sécurisante des Gardiens de la paix dans l’espace public de Schaerbeek, aux abords des écoles, dans les parcs et lors des marchés et des braderies-brocantes sur la commune.
Rappel des normes en cas de non-respect de celles-ci par les usagers de la commune.
Mise en place de campagnes de sensibilisation à la prévention des vols, au respect des règlements…
Participation aux initiatives communales et régionales en matière de mobilité.
Renforcement du service par l’engagement de Gardiens de la paix constatateurs 3.2.2 Service Travail social de rue
Organisation du travail de rue des Travailleurs sociaux de rue.
Accompagnement des personnes par un suivi individuel.
Accompagnement des personnes dans le cadre de projets collectifs.
Développement d’actions communautaires et transversales dans les quartiers (dispositif Ramadan, Fête du Sacrifice, Pâques orthodoxes…).
3.2.3 Service Accompagnement
Gestion administrative et organisationnelle des occupations dans les 10 espaces de proximité.
Accueil, accompagnement et orientation des personnes en grande précarité ou en errance vers des services spécialisés lors des permanences de Latitude Nord.
Mise en place d’un travail de rue pour entrer en contact avec le public en grande précarité, principalement autour de la gare du Nord, au niveau des squats et sur demande des services du PPU (Latitude Nord).
Soutien et accompagnement des habitants de la commune en situation de vulnérabilité sociale par un accueil, une guidance socio-administrative et une aide juridique de première ligne (Soleil du Nord).
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Soutien technique et logistique de tout projet schaerbeekois collectif ou communautaire d'habitants du quartier Gaucheret qui crée une dynamique participative (Soleil du Nord).
Participation à des activités offrant une visibilité pour le quartier Gaucheret sur le reste de la commune (Soleil du Nord).
Mise à jour d’un diagnostic en matière de décrochage scolaire (causes, conséquences, facteurs de risque…) (Déclic).
Soutien des jeunes et/ou leur famille dans leurs démarches administratives au niveau de la scolarité et/ou leurs difficultés scolaires (Déclic).
Information des parents sur le fonctionnement du système scolaire (Déclic).
Mise en place des ateliers thématiques dans les classes en rapport avec la scolarité, les relations interpersonnelles, la médiation… (Déclic).
Offrir un espace de médiation aux personnes et groupes de personnes en situation de conflits (Médiation de proximité).
Offrir un espace de médiation aux nouveaux arrivants étrangers de la commune dans leur démarche d'inscription (MANAE).
Organisation de l’action « Parcours ton orientation »
Accompagner les schaerbeekois prévenus et en attente de jugement (RePR).
Lancement d’un projet logement pour les ex-détenu (RePR)
Accompagner et suivre les détenus schaerbeekois après la condamnation : durant la détention et après la libération (RePR).
Organisation des peines de travail autonome et des travaux d'intérêt général mandatés par la Maison de justice francophone et néerlandophone (SEMJA).
3.3. Subventions et Partenariats