Nous avons recommandé aux centres communautaires juridiques concernés de procéder à une reddition de comptes complète et pertinente afin que le lecteur

puisse juger de leur performance.

4.100 Par ailleurs, nous avons recommandé à la Commission des services juridiques d’effectuer une reddition de comptes complète au ministère de la Justice.

4.101 Commentaires de la Commission des services juridiques : « Depuis maintenant près de trois ans, la Commission des services juridiques a introduit une série de modifications aux pratiques de gestion du réseau dans le but de favoriser une utilisation plus efficace, efficiente et économique des deniers publics. Entre autres, la Commission réalisait et/ou obtenait : l’uniformisation et l’éclatement de la charte de comptes du grand livre ; le suivi budgétaire mensuel de tous les centres régionaux ; l’imposition de nouvelles règles budgétaires aux centres régionaux ; l’élaboration de prévisions budgétaires triennales par les centres régionaux ; l’imposition d’un plan de rationalisation sur trois ans (dont l’an 1 a atteint ses objectifs) ; le développement de nouveaux rapports informatiques visant à améliorer le suivi du système d’aide juridique ; l’uniformisation de la politique d’ouverture des dossiers (demandes d’aide juridique) ; le développement en cours d’un système uniforme de suivi de tous les dossiers ; l’implantation d’un plan directeur informatique ; l’élaboration d’un système de prix de revient ; le développement d’indicateurs de gestion, tableau de bord à la Commission (en région à développer) ; l’élaboration d’un guide de formation sur la réforme de l’aide juridique.

« De plus, la Commission, de concert avec les centres communautaires juridiques, a consacré au cours des 12 derniers mois beaucoup de temps, d’énergies et d’efforts, à la mise en application de la nouvelle Loi sur l’aide juridique afin d’assurer une application uniforme de la loi sur l’ensemble du territoire québécois. Cette mise en place de la réforme devrait être complétée prochainement.

« Quant aux recommandations se rapportant à la planification des activités, les commissaires sont conscients qu’une fois cette réforme terminée, il nous faudra procéder à l’évaluation des économies qui pourraient être générées par la réorganisation et/ou l’élimination de certaines activités ou par des modifications à apporter à la structure organisationnelle du réseau.

« Nous prenons bonne note de la recommandation formulée relativement à l’information de gestion contenue dans le rapport annuel et comptons y souscrire. »

4.102 Commentaires des centres communautaires juridiques : Analyse de la demande.

Deux centres considèrent comme normal que les bénéficiaires fassent en moyenne 1,6 demande d’aide juridique en deux ans. Ils ne sont pas d’avis qu’un nombre anormalement élevé de personnes bénéficient de l’aide juridique sans y avoir droit. En outre, ils aimeraient savoir si ce problème est plus courant à l’aide juridique qu’à la sécurité du revenu, à chômage, à l’assurance-maladie, à la C.S.S.T. ou dans d’autres organismes qui investissent beaucoup dans les systèmes de contrôle. Enfin, ils soulignent que, en période de rareté de ressources, les administrateurs préfèrent consacrer plus d’argent aux services professionnels et moins à l’administration, ce qui représente un choix stratégique à leur avis. Un autre centre a mentionné que sa procédure d’ouverture des dossiers et de demande d’aide juridique a toujours été conforme à une directive de la Commission.

Contrôle de l’admissibilité. Un centre indique qu’il est conscient que certains bénéficiaires peuvent le tromper quant à leur situation financière, mais qu’il n’a pas les ressources disponibles ni les moyens technologiques pour effectuer ces vérifications. Il ajoute que ce sera sûrement différent avec la nouvelle Loi sur l’aide juridique, puisque la Commission a accordé des budgets pour implanter un système très informatisé grâce auquel il sera possible de communiquer avec les ministères concernés, si ceux-ci acceptent de donner accès à leurs informations.

Un autre centre mentionne que l’accès de certaines personnes à l’aide juridique malgré des revenus annuels supérieurs aux normes ne signifie pas qu’elles ont eu droit à la totalité des services requis. En effet, il procède à des retraits à la suite d’une dénonciation ou d’une nouvelle déclaration du bénéficiaire. Toutefois, il ne dispose pas de statistiques à ce sujet. À son avis, la solution serait d’obtenir un accès direct aux fichiers des ministères concernés lorsqu’un requérant remplit une demande d’admissibilité. Ainsi, tous les dossiers pourraient être vérifiés.

Un centre déclare que les directeurs de bureau ont pour consigne de lui transmettre le dossier lorsque la situation financière d’un bénéficiaire change et qu’il dépasse les barèmes d’admissibilité en cours de procédure ou à la fin. Dans un autre centre, les avocats salariés sont avisés de faire le maximum d’efforts pour recouvrer les coûts de l’aide juridique.

Deux centres se disent généralement satisfaits des contrôles qu’ils exercent quant aux différents aspects de l’admissibilité et ils ne semblent pas enclins à augmenter leurs efforts. Ils utilisent les pièces justificatives au moment d’étudier l’admissibilité mais ne les conservent pas. Un troisième centre mentionne que la Loi sur l’aide juridique et ses règlements ne l’obligent pas à conserver ces pièces.

Quant à la description sommaire du fondement de droit, les centres la jugent satisfaisante. Un centre ajoute que le législateur a prévu, dans la nouvelle Loi sur l’aide juridique, des contrôles financiers qui requièrent la production de documents et la recherche de plus d’information.

Encadrement des services juridiques. La plupart des centres mentionnent que le peu de supervision qu’ils exercent sur la qualité du travail des avocats est compensé par d’autres types de contrôles, par exemple les commentaires des juges, des membres des tribunaux administratifs et des avocats de la partie adverse. Ils y voient une source d’information précieuse. De plus, ils estiment que la capacité des avocats de retenir leur clientèle indique qu’ils répondent adéquatement aux attentes des bénéficiaires. Deux centres rappellent leur choix stratégique, soit de consacrer le plus d’argent possible aux services professionnels et le moins possible à l’administration. Les avocats ont et doivent avoir une large autonomie professionnelle et il n’est pas souhaitable que l’employeur intervienne dans le contrôle de la qualité de l’acte professionnel. Les commentaires favorables qu’ils reçoivent des gens du milieu confirmeraient, à leur avis, le bien-fondé de l’orientation choisie. Enfin, un centre considère son style de gestion comme efficace et productif, ce qui ne veut pas dire qu’il n’y aurait pas lieu de disposer de meilleurs instruments de mesure.

Deux centres affirment qu’ils disposent de données relatives à plusieurs aspects du travail des avocats. L’un d’eux souligne que l’accès à d’autres outils informatiques lui faciliterait la tâche et lui permettrait de mesurer la productivité avec plus de rigueur. Certains programmes informatiques sont en voie de développement à ce chapitre.

LE VÉRIFICATEUR GÉNÉRAL DU QUÉBEC – RAPPORT DE 1997 (I)

Un centre mentionne qu’il a déjà utilisé un système pour connaître les actes effectués et le temps investi par les avocats, mais qu’il y a renoncé parce que ceux-ci posent des gestes divers et répartissent leur temps différemment. Tous les directeurs généraux travaillent actuellement avec la Commission à implanter un logiciel qui permettra d’obtenir la moyenne du temps investi pour chaque nature de dossier et de définir une façon de procéder, c’est-à-dire les actes qu’il faut habituellement poser pour mener à bien ce genre de dossier.

Un centre considère que la feuille de temps s’est avérée moins significative au cours des années puisque les avocats salariés ne sont pas rémunérés à l’acte. Par conséquent, cet instrument de mesure ne semble pas adéquat. De plus, le plan directeur informatique prévoit le développement d’un logiciel de suivi des dossiers.

Certains centres indiquent que le processus d’évaluation des avocats comporte plusieurs critères, notamment le nombre de demandes traitées, l’attitude face au travail en équipe, la disponibilité en dehors des heures normales de bureau et l’engagement dans le milieu. Un centre mentionne que, lors de l’évaluation du personnel, il tient compte de divers facteurs relatifs à la nature et à la catégorie des dossiers traités, bien que cette connaissance soit surtout empirique.

Organisation administrative du réseau d’aide juridique. Concernant la détermination d’objectifs précis et mesurables, deux centres mentionnent qu’ils n’ont aucun contrôle ni sur le nombre de demandes d’aide juridique, ni sur les critères d’admissibilité, ni sur la couverture des services. En outre, ce sont les bénéficiaires qui choisissent de s’adresser aux avocats salariés ou à ceux du secteur privé. D’une année à l’autre, ces centres se limitent donc à tenter de répondre à la demande, tout en respectant les budgets autorisés par la Commission.

Un centre déclare qu’il offre ses services à la population en tenant compte de l’emplacement des palais de justice et des différents tribunaux administratifs de sa région, lesquels sont situés dans les grands centres sans qu’il y soit pour rien. En général, les centres visités se disent satisfaits de l’emplacement de leurs bureaux. L’un deux a d’ailleurs fait faire, en 1972, une étude sociologique à ce sujet. La seule raison pour laquelle il songe à en réduire le nombre est la diminution importante de son budget de fonctionnement.

Quant à l’information de gestion et à la reddition de comptes, un centre déclare qu’il présente son rapport d’activité et ses états financiers comme le prévoient la loi et le règlement d’application. Il mentionne que ces informations tiennent compte de l’autonomie professionnelle des avocats permanents et de ceux du secteur privé.

Rapport à l’Assemblée nationale

Tome I

Chapitre 5