La préservation du patrimoine archivistique rend nécessaire la mise en place d’un règlement de salle de lecture qui régit les conditions d’admis- sion, de communication et de consultation en salle de lecture.
Ce règlement, fondé juridiquement sur un arrêté pris par l’autorité de tutelle, s’impose à chaque lecteur comme au service lui-même. Il formalise particulièrement le comportement, les droits et obligations des usagers par rapport à la commu- nication des documents d’archives, le respect des locaux et des biens mis à leur disposition ainsi que vis-à-vis du personnel.
— BON À SAVOIR —
Dans le cadre du plan Vigipirate, un service d’archives peut être amené à demander au public d’ouvrir son sac et à contrôler visuellement le contenu. En cas de refus, l’interdiction pure et simple d’entrer dans le service d’archives peut lui être signifiée.
La circulaire du 14 septembre 1990 (AD 90-6) dresse la liste des éléments constitutifs du règle- ment intérieur (obligations incombant aux lecteurs, conditions de communication, éten- due et limites des obligations incombant au service) et rappelle les modalités d’application par le personnel.
Les points essentiels à mentionner sont précisés ci-dessous :
> l’interdiction stricte de pénétrer dans les locaux non accessibles au public, comme les magasins de conservation, les espaces de travail, les locaux techniques. L’accès aux bureaux et à la salle du service éducatif n’est possible qu’aux lecteurs accompagnés d’un agent du service ;
> les consignes liées à la sûreté : moyens de donner l’alerte, avertir le personnel de tout incident, se conformer aux directives du personnel ;
> le lecteur doit avoir une attitude courtoise à l’égard du personnel ainsi que des autres chercheurs : tout comportement irrespec- tueux est susceptible d’entraîner une exclusion immédiate et le retrait de la carte de lecteur ;
> les modalités d’inscription et les horaires d’ou- verture ;
> l’obligation de déposer aux vestiaires ou consignes les effets personnels (vêtements d’extérieur, vestes de costume, de tailleur et autres, sacs et sacs à main, serviettes, cartables, pochettes de tout format et chemises, livres, archives, microfilms, bloc- notes, mallettes d’ordinateurs portables et étuis d’appareils photos, parapluies) et, d’une manière générale, tout objet personnel pouvant permettre la dissimulation ou la dégradation de documents. Les consignes doivent être systématiquement vidées de leur contenu en dehors des heures d’ouverture des salles de lecture. En cas de nécessité, elles pourront être ouvertes par le personnel des archives ;
> en cas de nécessité, les accès du service peuvent être fermés et la sortie des usagers et visiteurs contrôlée jusqu’à l’arrivée d’un officier de police judiciaire (article L114-3 du Code du Patrimoine) : contrôle des lecteurs en sortie de salle de lecture (présentation des documents et dossiers de travail, demande d’ouverture de leur ordinateur portable) et vérification du contenu des sacs et serviettes ;
> l’interdiction de fumer, de boire ou d’introduire des animaux, des aliments solides ou liquides dans les salles de consultation ;
AD de la Manche - architectes Feypell et Poupard - le hall d’accueil.
© Conseil général de la Manche, arch. dép., 3 Num 2012 / 192 (cl. Alexandre Poirier).
> l’interdiction d’utiliser des stylos, encres, colles ou tout objet coupant ou susceptible d’en- dommager les documents (ciseaux, cutters, liquides). Seul le matériel nécessaire à la prise de notes peut être emporté dans les salles de lecture : crayons à papier sans trousses, feuilles volantes, micro-ordinateurs et matériel photo- graphique sans housses (fournir un sac plas- tique transparent) ;
> l’organisation de la communication : gestion des places, délivrance des documents, mise en réserve ;
> les précautions de manipulation (éviter toute manipulation susceptible de détériorer les documents, de les marquer ou d’en modifier l’aspect ou la forme de quelque manière que ce soit ; l’ordre des pièces à l’intérieur des boîtes et des liasses ne doit pas être modifié ; ne pas poser les coudes ou s’appuyer sur les documents, ne pas lécher ses doigts pour tourner les documents, ne pas écrire dessus, ni les décalquer, notamment les plans anciens et cadastraux ; imposer l’utilisation de gants pour les documents fragiles, notamment les photographies). Tout désordre, mauvais état, disparition ou anomalie doit être signalé au président de salle : seul le personnel des archives est habilité à y remédier ;
> le lecteur signe le bulletin de communication qui place sous sa responsabilité le document qui lui est communiqué (y compris pendant son absence de la salle de lecture). Il ne peut en aucun cas confier à une autre personne les documents qu’il a demandé à consulter ;
> l’interdiction de tout comportement pouvant troubler le calme nécessaire à la recherche ;
> l’interdiction de sortir, même temporairement, un document de la salle de lecture ;
> les règles relatives à la photocopie, à la photo- graphie et à tous les modes de reproduction, qu’ils soient le fait du service ou des lecteurs eux-mêmes ; la liste des documents exclus de photocopies et de reproduction photogra- phique.
Il convient d’inclure un article sur la possibilité d’exclusion temporaire ou définitive d’un lecteur qui ne respecterait pas les règles énoncées. Il s’agit d’une exclusion par décision de l’autorité dont relève le service : directeur des Archives de France, président du conseil général ou régional, maire (article L214-10 du Code du Patrimoine). Le lecteur doit également savoir qu’il s’expose à des poursuites pénales prévues en cas de dégradation ou de vol (articles 311-4- 2, 322-3-1, 322-4, 322-13 et article 433-4 du Code pénal).
Pour être opposable à tout usager, le règlement doit se trouver affiché en évidence dans le hall d’accueil et dans la salle de lecture. Il convien- dra d’apposer une signalétique claire et visible, notamment à l’aide de pictogrammes, facile- ment compréhensible par le lecteur ou le public étranger. D’autres solutions peuvent compléter cette information : marque-page rappelant les interdits, panneaux d’affichages, sous mains, livret d’information. Il apparaît nécessaire que tout nouveau lecteur en prenne connaissance lors de son inscription ou son renouvellement d’adhésion.