Le règlement intérieur
Le règlement intérieur est élaboré par le chef de service et validé par le comité technique (CT) et les autorités compétentes. Il a pour objet de fixer les règles relatives à l’organisation du travail, les conditions de travail, les mesures d’applica- tion de la réglementation en matière de santé et de sécurité, ainsi que les règles générales et permanentes relatives à la discipline fixées par la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée, le décret n° 85-603 du 10 juin 1985 modifié et le décret n° 88-145 du 15 février 1988, ainsi que le Code du Travail, Partie législative, première partie, livre III.
En matière d’hygiène et de sécurité, il s’applique aux personnels titulaires et non titulaires, mais également aux salariés des entreprises exté- rieures dès lors qu’il a été porté à leur connais- sance. Les dispositions du règlement intérieur sont applicables dans tous les locaux de la collectivité ou de l’établissement ainsi qu’à l’extérieur, dans l’exercice des missions confiées aux agents.
— BON À SAVOIR —
Le dispositif nécessite de posséder une ligne sécurisée, de souscrire un abonne- ment spécifique et d’installer un boîtier de raccordement. Par ailleurs, il ne peut être mis en œuvre actuellement dans les zones de gendarmerie.
La mise en place de ce dispositif facilite la sensibilisation des forces de l’ordre à la valeur du patrimoine archivistique qui peut, par exemple, induire une meilleure prise en compte des risques et une intensifica- tion des rondes des patrouilles.
— BON À SAVOIR —
Pour être efficace, le délai d’intervention de l’agent de sécurité ne doit pas excéder quinze minutes. Lors de la passation d’un marché, il conviendra de demander aux candidats d’indiquer le nombre d’agents d’intervention disponibles dans la société de surveillance par rapport au nombre de bâtiments dont elle a la charge, ainsi que l’étendue de leur zone d’intervention.
Ainsi, un règlement intérieur permet d’intégrer une multitude de mesures nécessaires à la prévention des actes de malveillance :
> gestion du personnel (horaires de service, consignes de travail, consignes de sécurité, formation, plan de prévention, prestation de surveillance) ;
> circulation et gestion des flux de personnes et de matières dans l’établissement : horaires d’ouverture et de fermeture, accès et sorties (gestion des droits d’accès physique, espaces accessibles ou non au public, protocoles d’au- torisation d’accès, protocole de sécurité) ;
> prévention de certains risques professionnels (incendie, malveillance, agression verbale ou physique, risque routier, protocole de sécurité de chargement et de déchargement) ;
> mise en œuvre d’équipements techniques : dispositifs de contrôle d’accès, vidéo-surveil- lance, détection anti-intrusion, sécurité infor- matique, télésurveillance et télésécurité.
Le règlement intérieur doit être connu. Il est fortement recommandé de le diffuser à l’en- semble des agents travaillant dans l’établisse- ment, et notamment à chaque agent nouvellement recruté, y compris en remplace- ment ou renfort de courte durée (affichage sur les tableaux prévus à cet effet, remise d’un exemplaire à chacun).
La hiérarchie est chargée de veiller à son appli- cation et elle est tenue d’informer l’autorité compétente des difficultés rencontrées. En conclusion, un règlement intérieur est utile pour préciser les interdits, tant au personnel qu’aux lecteurs et aux autres personnes exté- rieures, et indiquer les dispositions relatives à l’organisation et au fonctionnement de l’établis- sement.
Les mesures liées à la gestion du site
•Les horaires de travail
Il est important de définir des horaires d’ouver- ture, de fermeture et d’accès aux services d’ar- chives.
Pour sa propre sécurité (risque d’agression, malaise, responsabilité en cas d’incident ou vol) et celle des documents d’archives, le personnel doit respecter les horaires de travail et ne doit pas avoir accès à l’enceinte des bâtiments en dehors de ces horaires ou des plages horaires déterminées, sans autorisation expresse du responsable du centre d’archives.
La fermeture effective de l’établissement permet de mettre sous sûreté les bâtiments (ronde de fermeture, fermeture des locaux et verrouillage des magasins, mise sous détection anti-intrusion, vidéo-surveillance, télésurveil- lance), de facilement repérer toute tentative d’intrusion et de garantir une traçabilité des événements (élément primordial en cas d’en- quête judiciaire).
— BON À SAVOIR —
Il conviendra de veiller à ce que le règle- ment intérieur ne contienne pas de clauses contraires aux lois et règlements. Il ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir, ni dispro- portionnées au but recherché. Les disposi- tifs tels que contrôle d’accès, plan Vigipirate, vidéo-surveillance, biométrie, contrôle des vestiaires et effets des personnes en cas de vol, doivent répondre à ces exigences. Le règlement intérieur doit par ailleurs inté- grer, dans les règles générales et perma- nentes relatives à la discipline, les conditions de circulation dans ou en dehors de l’éta- blissement et le respect de l’horaire de travail.
•Le respect des règles de sûreté
Tout agent est tenu de respecter et faire respec- ter les prescriptions générales et particulières de sécurité et de sûreté dont il aura pris connais- sance. Il lui est notamment interdit de neutraliser tout dispositif de sûreté ou de divulguer des éléments concernant les équipements mis en place, ou l’organisation de la sûreté, ou de donner les codes d’accès ou de mise/hors service du système d’alarme anti-intrusion à des personnes non habilitées. Tout agent sera tenu d’informer le supérieur hiérarchique de tout dysfonctionnement ou dégradation d’un équi- pement de sûreté dans les plus brefs délais.
•La vérification des véhicules, des vestiaires et des effets du personnel
L’employeur est tenu de prendre toute disposi- tion nécessaire pour garantir les conditions d’hy- giène et de sécurité des personnes.
Les personnels peuvent être invités, dans le cadre d’une inspection visuelle, à ouvrir leur vestiaire, leur sac, cabas et paquets ou véhicule, à l’entrée comme à la sortie de l’établissement. Cette vérification, pour ne pas porter atteinte aux droits des personnes et aux libertés collec- tives, ne peut se faire que si le règlement intérieur le prévoit. Elle doit être effectuée dans le respect de l’intimité des personnes :
>information préalable des personnels ;
> mise en œuvre uniquement en présence des intéressés et d’un tiers, d’un autre agent ou d’un représentant du personnel (la présence d’un membre de la direction et d’un repré- sentant du personnel est conseillée) ;
> contrôle effectué dans les mêmes circons- tances et avec les mêmes garanties.
En cas de délit flagrant, défini à l’article 53 du Code de Procédure pénale, et notamment si la personne est retrouvée en possession d’objets appartenant à un lecteur, à l’établissement ou à un collègue de travail, il pourra être immédia- tement conduit devant l’officier de police judi- ciaire le plus proche, en vertu de l’article 73 du Code de Procédure pénale.
— BON À SAVOIR —
Une sensibilisation des agents à la problé- matique sûreté devrait permettre une vigi- lance partagée de l’ensemble des personnels travaillant dans l’établissement, de faire respecter les règles de sûreté/ sécurité et de déceler toute anomalie (présence de lecteurs ou de personnes non autorisées dans des zones sensibles ou des espaces non autorisés, portes d’issues de secours ouvertes, portes — sous contrôle par code — non refermées et non verrouil- lées, acte de malveillance, début d’incen- die, problème technique).
— BON À SAVOIR —
Une jurisprudence de la chambre sociale de la Cour de cassation, dans un arrêt du 15 avril 2008, a autorisé l’ouverture, par l’employeur, d’un vestiaire dont l’utilisateur n’est pas identifié. Elle juge, en effet, ce procédé licite lorsque l’utilisateur, qui en avait été averti par une information géné- rale, ne s’est pas manifesté et que l’ouver- ture a lieu en présence d’un représentant du personnel et d’un agent de sécurité.
— BON À SAVOIR —
Il est judicieux de mettre en place des protocoles d’autorisation d’accès afin de permettre aux personnes devant travailler en dehors des horaires de travail de pouvoir le faire dans un cadre réglemen- taire garantissant leur sécurité et celle des documents d’archives. Un contrôle d’ac- cès automatisé facilite la gestion des droits d’accès physique et assure une traçabilité efficace.