Par ailleurs, la commission/mission peut envisager d’adopter un règlement intérieur qui permet de mieux définir ses méthodes de travail et responsabilités internes. Bien que les commissions/
missions dont les mandats sont à plus court terme ont peut-être moins besoin d’un ensemble de règles aussi complet, il demeure conseillé d’examiner et d’envisager le règlement intérieur
78 COMMISSIONS D’ENQUÊTE ET MISSIONS D’ÉTABLISSEMENT DES FAITS SUR LE DROIT INTERNATIONAL DES DROITS DE L’HOMME ET LE DROIT HUMANITAIRE INTERNATIONAL
type présenté à l’annexe ii. Ce modèle a été élaboré par le HCDH sur la base du règlement intérieur type établi en 1970 à l’intention des organes des Nations Unies s’occupant des violations des droits de l’homme, et modifié à la lumière de l’expérience.
I. Gestion des informations
La gestion diligente et systématique des informations est à la base de la protection de leur intégrité et de leur confidentialité ainsi que des sources. Le stockage, l’extraction, l’archivage final et la préservation des informations sont les concepts fondamentaux d’un système de gestion de l’information. La commission/mission doit adopter un système de gestion de l’information qui contribuera à documenter, organiser, stocker et extraire les informations d’une façon systématique et cohérente.
Le coordinateur du secrétariat a la responsabilité globale de la création et de la préservation de ce système, conformément aux règles et aux procédures des Nations Unies. idéalement, un membre du personnel du secrétariat sera désigné comme point focal de la gestion de l’information. Néanmoins, la gestion de l’information est une responsabilité partagée et chacun des membres du personnel gérera et stockera les données qu’il ou elle a recueillies et produites.
Les enregistrements et les archives documentent l’histoire des Nations Unies. Chaque commission/mission doit adopter un système de gestion de l’information, conformément aux règles et aux procédures des Nations Unies.
Photo ONU / Mark Garten
Les commissions/missions utilisent généralement une plate-forme en ligne, dotée d’une base de données, fournie par le HCDH. La plate-forme en ligne comprend un espace partagé où l’on enregistre et stocke en toute sécurité les documents et d’autres matériels, et une base de données structurée dans laquelle on enregistre les entretiens en toute sécurité et télécharge les matériels associés (par exemple, les copies de documents ou les photographies) recueillis pendant les enquêtes.
1. PLAN DE CLASSEMENT
L’un des outils les plus importants, pour la gestion de l’information, est le plan de classement, qui classe les informations et met ensemble les informations similaires (par exemple, les dossiers administratifs et financiers) afin de faciliter leur extraction et leur utilisation. Le plan de classement définit également les droits d’accès, gère la sécurité des informations, et établit les règles de stockage et d’archivage. Le plan de classement est applicable aux fichiers papier et électronique. Le HCDH a élaboré un modèle électronique de plan de classement, disponible sur la plate-forme en ligne utilisée par les commissions/missions, qui permet à leurs personnels de partager les informations en provenance de différents lieux en toute sécurité.
Exemple de classement des informations
A. ADMINISTRATION & GESTION A.1 Termes de référence A.2 Budget
A.3 voyages A.4 Logistique
A.5 Orientations et plans de travail internes A.6 Contacts
A.7 Documents personnels des membres du personnel – confidentiel A.8 Correspondance – EXPÉDiÉE
A.9 Correspondance – REÇUE A.10 Réunions
A.11 Consignes de sécurité A.12 Communiqués de presse A.13 Rapports internes B. CRÉATION DE LA COMMISSION B.1 Résolution
B.2 Concept des opérations
80 COMMISSIONS D’ENQUÊTE ET MISSIONS D’ÉTABLISSEMENT DES FAITS SUR LE DROIT INTERNATIONAL DES DROITS DE L’HOMME ET LE DROIT HUMANITAIRE INTERNATIONAL
B.3 TdR du personnel du secrétariat B.4 Déroulement des débats
B.5 Correspondance avec le président du Conseil des droits de
l’homme
C. MATERIELS DE RÉFÉRENCE ET MÉTHODOLOGIE C.1 Matériel de référence à caractère général C.2 Rapports relatifs au suivi des médias C.3 Rapports sur les ONG
C.4 Outils méthodologiques
D. ENQUETES & MISSIONS SUR LE TERRAIN D.1 Plans d’enquête et de mission D.2 Réunions
D.3 Contacts D.4 Photographies D.5 vidéo
D.6 Missions E. RAPPORTS
E.1 Rapports des experts E.2 Comptes rendus verbaux
E.3 Avant-projets du rapport – confidentiel E.4 Rapport final
E.5 Annexes
2. RAPPORTS
Un bon système de gestion de l’information doit pouvoir permettre d’établir de nombreux rapports. Certains des rapports prédéfinis qu’il doit pouvoir permettre d’établir sont :
• Listes des victimes, témoins, sources (y compris les données relatives au sexe et à l’âge)
• Listes des auteurs présumés
• Listes des principaux événements ou thèmes
• Types de violations
• Liste des lieux où se sont déroulés les incidents.
Une base de données entièrement consultable et des rapports prédéfinis facilitent les procédures de recherche et d’analyse des informations ainsi que l’établissement des rapports.
3. TRAITEMENT ET STOCKAGE DES INFORMATIONS SENSIBLES
La commission/mission doit établir des orientations internes afin de préserver la confidentialité des sources d’information ainsi que la sécurité des informations et doit s’assurer que tous les membres et le personnel sont conscients des responsabilités qui leur incombent en matière de mise en œuvre des mesures. Celles-ci peuvent inclure l’utilisation exclusive de la base de données de la commission/mission pour collecter, documenter et stocker les informations pendant les missions sur le terrain, l’utilisation de disques durs ou de clés UBS cryptés, et la protection des mots de passe. Lorsqu’ils sont sur le terrain, les membres du personnel doivent consigner les informations collectées dans la base de données à la première occasion et tenter de s’assurer que la connexion internet qu’ils utilisent est sécurisée. il est conseillé au personnel et aux membres de ne garder sur eux que les informations indispensables pour s’acquitter de leurs tâches.
Panel d’experts du Secrétaire général sur la responsabilité au Sri Lanka. Photo ONU / Eskinder Debebe
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4. CLASSEMENT DES INFORMATIONS SENSIBLES
Afin de s’assurer que les informations sensibles sont traitées de façon appropriée, la commission/mission identifiera quelles sont les informations qui doivent être classifiées et à quel niveau (« strictement confidentielle », « confidentielle » ou « non classifiée »)68, en s’inspirant des règles appliquées par les Nations Unies dans ce domaine. Par exemple, les rapports relatifs aux entretiens sont toujours considérés comme « strictement confidentiels ».
Toutes les informations obtenues auprès d’une source publique demeurent non classifiées.
5. CRÉATION DES DOSSIERS D’ARCHIVAGE
Afin de s’assurer que les informations recueillies par la commission/mission sont intégralement conservées et que leur intégrité est préservée, elles doivent être stockées conformément aux règles et procédures des Nations Unies, sur support papier et électronique. Les informations classifiées et non classifiées doivent être clairement séparées et les dossiers doivent être aisément identifiables.
Les informations doivent être stockées comme suit :
• La plate-forme en ligne contenant toutes les informations administratives et de substance, y compris les copies numérisées des documents sur papier reçus dans le cadre des travaux de la commission/mission ainsi que l’ensemble des photographies, vidéo et autres données numériques.
• Un dispositif de stockage des données électroniques comprenant l’ensemble des informations présentes sur la plate-forme en ligne, ainsi que l’ensemble des courriels envoyés à destination ou en provenance de l’adresse électronique de la commission/mission, et un système de vérification permettant de déterminer qui a accédé à telle information, quelle information a été extraite et à quelle date.
Ultérieurement, ce dispositif sera remis aux Nations Unies afin d’y être archivé ainsi que la version papier.
• Un recueil sur papier de l’ensemble des informations qu’il convient d’archiver, imprimées en vue de leur stockage ultérieur dans les archives des Nations Unies.
Ce recueil sur papier constituera la mémoire officielle de la commission/mission et il est donc fondamental que toutes les informations pertinentes soient imprimées et classées. Le recueil sur papier doit également inclure les transcriptions de l’ensemble
68 Selon les règles des Nations Unies, on entend par informations « non classifiées » toutes les informations ou matériels qui peuvent être divulgués sans autorisation préalable ; par informations « confidentielles » les informations qui seront automatiquement déclassifiées au bout de 20 ans, mais auxquelles l’accès ne sera accordé que sur demande ; et par informations « strictement confidentielles » les informations qui ne sont jamais automatiquement déclassifiées. Les informations et dossiers portant la mention « strictement confidentiels » seront examinés en vue d’une éventuelle déclassification au bout de 20 ans au cas par cas, puis tous les 5 ans.
des entretiens réalisés, les photographies qui ont permis de tirer des conclusions, tous les documents originaux, tous les dossiers officiels de la commission/mission, les courriels envoyés à destination ou en provenance de l’adresse électronique de la commission/mission et tout dossier administratif qu’il convient d’archiver.
Lorsque les travaux de la commission/mission s’achèvent, chacun des membres du personnel devient responsable de la gestion de l’information qu’il ou elle a obtenue ou produite. Un responsable de la gestion des données / archiviste ou membre du personnel désigné supervise et donne des conseils sur toutes les questions relatives à la gestion et au stockage des informations afin de s’assurer, inter alia, que toutes les données sont classifiées pour des raisons de sécurité et que les dossiers qu’il convient d’archiver ont été créés. Les informations et les dossiers imprimés ainsi que les copies électroniques sont stockés dans les Archives des Nations Unies à Genève ou, le cas échéant, aux Archives du Secrétariat des Nations Unies.