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Le présent titre a pour finalité de rappeler la façon dont le président du conseil départemental et le payeur départemental organisent matériellement les échanges d'informations budgétaires et comptables qui leur sont nécessaires pour assumer les missions dont ils ont respectivement la charge.
L'existence d'un budget et l'application des règles de la comptabilité publique aux départements comme à l'ensemble des collectivités locales, s'expliquent par le caractère public de leurs ressources et plus particulièrement par le recours à l'impôt. La séparation des fonctions qui en découle, entre le président du conseil départemental et le payeur départemental, donne au conseil départemental l'assurance que les autorisations qu'il accorde en votant le budget, seront respectées.
Toutefois, cette organisation, qui contribue à rendre particulièrement fiable les mouvements financiers et comptables d'un département, ne doit pas priver le président du conseil départemental de sa liberté de gestion ni entraver le bon fonctionnement des services départementaux.
C'est la raison pour laquelle la présente instruction a prévu des échanges d'informations réciproques entre le président du conseil départemental et le payeur départemental.
Le président du conseil départemental doit ainsi transmettre au payeur départemental les décisions budgétaires, les titres de recettes et les mandats de paiement accompagnés de leurs bordereaux.
De son côté, le payeur départemental doit porter régulièrement à la connaissance du président du conseil départemental, selon des périodicités définies au titre 4, chapitre 2 « La comptabilité du payeur départemental » du présent Tome, toutes les données enregistrées dans sa comptabilité notamment celles concernant les encaissements et les décaissements.
Cette mise à disposition d'informations peut prendre des formes diverses selon les besoins des services de l’ordonnateur. Il s'agit, dans la plupart des cas, d'états portant sur la situation de trésorerie, des comptes de tiers (classe 4) et financiers (classe 5) et du développement de certains soldes.
En outre, le comptable adresse, périodiquement, une copie de la « balance générale des comptes » à l’ordonnateur.
Ces échanges d’informations peuvent être assurés sous forme papier et transmis par voie postale. Ils peuvent aussi prendre des formes plus modernes en utilisant des supports magnétiques et de messageries informatiques mais cela suppose au préalable la détermination de normes communes.
14. LA NOTION D’INTERFACE
Le recours à l'informatique a conduit à repenser les modalités d'échange d'informations entre l’ordonnateur et le comptable.
Des procédures d'interface ont ainsi été mises en place pour assurer la continuité des traitements entre les services de l'ordonnateur et ceux du comptable, quels que soient les équipements dont ils sont dotés 1. En effet, pour que les outils informatiques du payeur départemental puissent donner leur pleine mesure, il est apparu opportun de rechercher une complémentarité avec les moyens de traitement dont dispose le président du conseil départemental.
Des systèmes totalement incompatibles entre eux conduisent à la ressaisie des données, d'où un ralentissement des traitements, des risques d'erreurs et des retours d'informations moins aisés : la généralisation de procédures d'interface qui définissent des normes communes tout en préservant les prérogatives des ordonnateurs, notamment dans le choix de leurs équipements informatiques, doit permettre d’y remédier.
1 L’informatisation des paieries départementales s'appuie sur la technique de la télégestion, qui fait intervenir un département informatique du Trésor relié à la paierie départementale par une liaison spécialisée ;
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15. LES PROTOCOLES INDIGO ET OCRE
Dans le cadre des travaux conduits avec le Conseil National des Services Publics Départementaux et Communaux, des procédures d’échanges avaient été arrêtées et mentionnées dans un document dénommé
« Protocole RCT ».
La rénovation du cadre budgétaire et comptable des collectivités a fourni l'occasion d'actualiser ce protocole et de systématiser les retours d'informations en provenance du comptable.
Il existe deux protocoles distincts :
- un protocole, dans le sens «aller», appelé INDIGO (annexe 14);
- et un protocole, dans le sens «retour», appelé OCRE (annexe 15).
..15.1. L
E PROTOCOLE« INDIGO »
Ce protocole correspond aux échanges d'informations émanant du conseil départemental à destination du comptable. C'est la raison pour laquelle, il est appelé protocole «aller». Son intitulé « INDIGO » signifie
« INterface D'échange d'Information de Gestion Ordonnateur-comptable ».
Le protocole INDIGO comprend trois fichiers de base : - « INDIGO BUDGET », pour les données budgétaires ; - « INDIGO TITRE », pour les émissions de titres ; - « INDIGO MANDAT », pour les émissions de mandats.
A ces trois fichiers, le protocole INDIGO intègre un fichier appelé « INDIGO INVENTAIRE », destiné au suivi informatisé de l’état de l’actif, par le biais d’un numéro d’inventaire (Cf. Titre 3, chapitre 4
« Opérations de fin d’exercice » du présent Tome).
Le protocole INDIGO généralise, en outre, des zones de références stables permettant notamment d'identifier les fournisseurs et les redevables du département, sous réserve bien évidemment que ces zones soient servies par les services départementaux. Il est précisé que les identifiants retenus par le département doivent être en conformité avec la législation «informatique et liberté» et avec les dispositions de la Commission Nationale Informatique et Liberté (C.N.I.L.) telles que définies par la loi du 6 janvier 1978.
Enfin, ce protocole permet de gérer les cas d'imputation multiple et intègre les nouvelles normes postales et bancaires.
Le protocole « INDIGO » est joint en annexe 14 du présent Tome.
..15.2. L
E PROTOCOLE« OCRE »
L’intitulé « OCRE » signifie Ordonnateur Comptable REtour.
Il permet aux ordonnateurs qui le souhaiteraient de disposer de l'ensemble des données détenues dans les fichiers du payeur départemental.
En effet, le protocole OCRE est destiné à restituer au président du conseil départemental la « valeur ajoutée » apportée par le payeur départemental dans le traitement des opérations reçues du département.
Peuvent notamment être disponibles :
- les dates de prise en charge, de paiement et de recouvrement ;
- la nature des recettes et des dépenses encaissées ou payées avant émission de titres ou de mandats ; - la situation des débiteurs, des créanciers et des tiers.
En outre, le protocole OCRE met à disposition des services ordonnateurs les données détenues par le payeur sous une logique de flux, après avoir fourni, au démarrage du système, une situation globale des titres, mandats et comptes de tiers.
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Cette logique de flux conduit à ne fournir que les informations afférentes à une période donnée (par exemple, la prise en charge entre le 1er mars N et le 31 mars N).
Enfin, le fichier OCRE suppose, pour être opérationnel, que le département définisse auparavant ses besoins et mette au point un applicatif qui lui soit propre, de type «tableau de bord» ou «contrôle de gestion».
Le fichier OCRE est restitué au président du conseil départemental selon la périodicité (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle) et le type de support souhaités (disquette, bande magnétique, messagerie électronique).
Le protocole « OCRE » est joint en annexe 15 du présent Tome.
Les interfaces INDIGO et OCRE permettent ainsi de renforcer les liens entre les services du conseil départemental et ceux du payeur départemental. Ils raccourcissent les délais de traitement des opérations.
Ils participent de cette façon à la modernisation de la gestion locale et accélèrent la restitution des informations traitées par le comptable public.
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