Coûts pour le FS par composante et ou par activité Unité/Nombre Coût Unitaire $ EU Coût Total $ EU
Composante 1: Renforcer les capacités institutionnelles du Secrétariat Général de la CEEAC
AI 1 : Recrutement de cadres
(i) Recrutement d’un premier expert PDDAA (4 PNIA) 34 M/M 5,600 190,400
(ii) Recrutement d’un deuxième expert PDDAA (4 PNIA) 34 M/M 5,600 190,400
(iii) Recrutement d’un troisième expert PDDAA (suivi-évaluation, gestion des connaissances, base de données) 34 M/M 5,600 190,400
(iv) Recrutement d’un quatrième expert en gestion financière et comptable 34 M/M 5,600 190,400
AI 2 : Formation en gestion financière et comptable, passation des marchés, communication, suivi-évaluation, base de données nombre 55,000 55,000
AI 3 : Equipements et matériels de bureau
(i) Matériel informatique forfait 50,000 50,000
(ii) Logiciels de gestion financière, de suivi-évaluation et de gestion de base de données nombre 50,000 50,000
(iii) Matériel de bureau et consommables forfait 50,000 50,000
Sous-Total Composante 1 966,600
Composante 2 : Faciliter et coordonner le processus du PDDAA au niveau des pays
AI 4 : Activités pré-tables rondes nationales
(i) Concertation de dimension régionale avec PFN/PFR et experts-pays (3 ateliers dont 1 lancement, 1 méthodologie/analyses et modèles de documentation, 1 atelier synthèse) 3 43,333 130,000 (ii) Concertation dans les pays (6 ateliers pour 8 EM, dont 1 atelier lancement financé NEPAD, 4 ateliers thématiques sur piliers PDDAA, 1 atelier thèmes transversaux) 8 73,750 590,000
(iii) Réunion de validation nationale du PNIA (8 EM) 8 28,250 230,000
(iv) Analyses et études dans chacun des 8 EM 8 59,375 475,000
(v) Elaboration et reprographie des documents dans chacun des 8 EM (publication des documents de la table ronde sur modèle harmonisé) 8 46,250 370,000
AI 5 : Tenue des tables rondes nationales (organisation, tenue des tables rondes et signature des Pactes nationaux) 8 49,375 395,000
AI 6 : Activités post-tables rondes nationales
(i) Rédaction de Plans d'Opérations dérivés des PNIA (consultants/appui FAO - 8 EM, dont 4 autofinancés FAO) 4 31,250 125,000
(ii) Réunions avec les PTF dans chaque EM sur le financement des PNIA (8 EM) 0 0 0
(iii) Réunions semestrielles des CPN sur l'avancement des PNIA (8 EM) 0 p.m. p.m
(iv) Réunions annuelles nationales avec l'ensemble des partenaires sur l'avancement des PNIA (8 EM) 0 0 p.m
(v) Réunions semestrielles des PFN/PFR avec experts-pays au niveau régional sur l'avancement des PNIA 0 0 p.m
(vi) Réunions annuelles PFN/CPR et partenaires de niveau régional sur l'avancement des PNIA 0 0 p.m
Sous-Total Composante 2 2,315,000
Composante 3: Faciliter et coordonner le processus du PDDAA au niveau régional
AI 7 : Activités pré-table ronde régionale
(i) Concertation avec PFN/PFR et experts-pays/région (7 ateliers, dont 1 sensibilisation financé NEPAD, 4 thématiques piliers PDDAA, 1 sur thèmes transvers. et 1 synthèse) 2 42,500 85,000
(ii) Analyses et études régionales 1 55,000 55,000
(iii) Réunion ministérielle de validation du PRIA 1 50,000 50,000
(iv) Conception de documents et reprographie (publication des documents de la table ronde sur modèle harmonisé) 1 30,000 30,000
AI 8 : Tenue de la table ronde régionale (organisation, tenue de la table ronde et signature du Pacte régional) 1 80,000 80,000
AI 9 : Activités post-table ronde régionale
(i)Rédaction d’un Plan d’Opérations dérivé du PRIA (consultants) 1 25,000 25,000
(ii) Réunion avec les PTF sur le financement du PRIA 0 0 p.m
(iii) Réunions semestrielles des PFN et du PFR sur l’avancement du PRIA 0 0 p.m
(iv) Réunions annuelles PFN/PFR et partenaires au niveau régional sur l’avancement du PRIA 0 0 p.m
Sous-Total Composante 3 325,000
Composante 4 : Développer des fonctions stratégiques horizontales AI 10 : Établissement de Partenariats
(i) Échanges avec les autres CER forfait 30,000 25,000
(ii) Établissement de partenariats forfait 80,000 50,000
AI 11 : Mise en place d’un système de suivi-évaluation harmonisé, gestion des connaissances et base de données
(i) Mécanisme de suivi-évaluation, gestion des connaissances et valorisation de la base de données 1 112,500 98,400
(ii) Audits externes 3 20,000 60,000
AI 12 : Mise en œuvre d’activités d’information/communication 1 75,000 60,000
Sous-Total Composante 4 293,400
Financement total requis 3,900,400
44 Annexe 5 : Programme de travail et budget pour les 18 premiers mois
Composante et/ ou activité Unité/Nombre Coût Unitaire $ EU Coût Total $ EU
Composante 1: Renforcer les capacités institutionnelles du Secrétariat Général de la CEEAC AI 1 : Recrutement de cadres
(i) Recrutement d’un premier expert PDDAA (4 PNIA) 16H/M 5,600 89,600
(ii) Recrutement d’un deuxième expert PDDAA (4 PNIA) 16H/M 5,600 89,600
(iii) Recrutement d’un troisième expert PDDAA (suivi-évaluation, gestion des connaissances, base de données) 16H/M 5,600 89,600
(iv) Recrutement d’un quatrième expert en gestion financière et comptable 16H/M 5,600 89,600
AI 2 : Formation en gestion financière et comptable, passation des marchés, communication, suivi-évaluation, base de données nombre 37,000 37,000
AI 3 : Equipements et matériels de bureau
(i) Matériel informatique forfait 50,000 50,000
(ii) Logiciels de gestion financière, de suivi-évaluation et de gestion de base de données nombre 50,000 50,000
(iii) Matériel de bureau et consommables forfait 40,000 40,000
Sous-Total Composante 1 535,400
Composante 2 : Faciliter et coordonner le processus du PDDAA au niveau des pays
AI 4 : Activités pré-table ronde nationales
(i) Concertation de dimension régionale avec PFN/PFR et expert-pays (ateliers) 2 43,333.5 86,667
(ii) Concertation dans les pays (6 ateliers pour 8 EM, dont 1 atelier lancement financé NEPAD, 4 ateliers thématiques sur piliers PDDAA, 1 atelier thèmes transversaux) 22 14,750 324,500
(iii) Réunion de validation nationale du PNIA 2 28,750 57,500
(iv) Analyses et études Forfait 96,875 296,875
(v) Elaboration et reprographie des documents dans chacun des 8 EM (publication des documents de la table ronde sur modèle harmonisé) 2 46,250 92,500
AI 5 : Tenue des tables rondes nationales (organisation, tenue des tables rondes et signature des Pactes nationaux) 2 49,375 98,750
AI 6 : Activités post-table ronde nationale
(i) Rédaction de Plans d'Opérations dérivés des PNIA 0 0
(ii) Réunions avec les PTF dans chaque EM sur le lancement des PNIA 0 p.m.
(iii) Réunions semestrielles des CPN sur l'avancement des PNIA 0 p.m.
(iv) Réunions annuelles nationales avec l'ensemble des partenaires sur l'avancement des PNIA 0 p.m.
(v) Réunions semestrielles des PFN/PFR avec experts-pays au niveau régional sur l'avancement des PNIA 0 p.m.
(vi) Réunions annuelles PFN/CPR et partenaires de niveau régional sur l'avancement des PNIA 0 p.m.
Sous-Total Composante 2 956,792
Composante 3: Faciliter et coordonner le processus du PDDAA au niveau régional AI 7 : Activités pré-table ronde régionale
(i) Concertation avec PFN/PFR et experts-pays/région (4 ateliers) 2 12,750 25,500
(ii) Analyses et études régionales Forfait 17,500 17,500
(iii) Réunion ministérielle de validation du PRIA 0 0
(iv) Elaboration et reprographie des documents (publication des documents de la table ronde sur modèle harmonisé) 0 0
AI 8 : Tenue de la table ronde régionale (organisation, tenue de la table ronde et signature du Pacte régional) 0
AI 9 : Activités post-table ronde régionale
(i)Rédaction d’un Plan d’Opérations dérivé du PRIA 0 0
(ii) Réunion avec les PTF sur le financement du PRIA 0 p.m.
(iii) Réunions semestrielles des PFN et du PFR sur l’avancement du PRIA 0 p.m.
(iv) Réunions annuelles PFN/PFR et partenaires de niveau régional sur l’avancement du PRIA 0 p.m.
Sous-Total Composante 3 43,000
Composante 4 : Développer des fonctions stratégiques horizontales
AI 10 : Établissement de Partenariats
(i) Échanges avec autres CER Forfait 25,000 25,000
(ii) Établissement de partenariats Forfait 35,000 35,000
AI 11 : Mise en place d’un système de suivi-évaluation harmonisé, gestion des connaissances et base de données
(i) Mécanisme de suivi-évaluation, gestion des connaissances et valorisation de la base de données Forfait 55,000 55,000
(ii) Audits externes 1 20,000 20,000
AI 12 : Mise en œuvre d’activités d’information/communication Forfait 33,000 33,000
Sous-Total Composante 4 168,000
Financement total requis 1,703,192
45 Annexe 6 : Chronogramme de mise en œuvre des activités sur les 18 premiers mois
2010 2011
Activités T1 18 T2 T3 T4 T5 T6
AI 1 : Recrutement de cadres
(i) Recrutement d’un premier expert PDDAA (4 PNIA) (ii) Recrutement d’un deuxième expert PDDAA (4 PNIA)
(iii) Recrutement d’un troisième expert PDDAA (suivi-évaluation, gestion des connaissances, base de données) (iv) Recrutement d’un quatrième expert en gestion financière et comptable
AI 2 : Formation en gestion financière et comptable, passation des marchés, communication, suivi-évaluation, base de données AI 3 : Equipements et matériels de bureau
(i) Matériel informatique
(ii) Logiciels de gestion financière, de suivi-évaluation et de gestion de base de données (iii) Matériel de bureau et consommables
AI 4 : Activités pré-table ronde nationales
(i) Concertation de dimension régionale avec PFN/PFR et experts-pays (2 ateliers dont 1 lancement, 1 méthodologie/analyses) (ii) Concertation dans les pays (22 ateliers pour les 8 EM)
(iii) Réunion de validation nationale du PNIA (2 EM) (iv) Analyses et études
(v) Elaboration et reprographie des documents dans 2 EM (publication des documents de la table ronde sur modèle harmonisé) AI 5 : Tenue des table ronde nationales (organisation, tenue des tables rondes et signature des Pactes nationaux)
AI 6 : Activités post-table ronde nationales
(i) Rédaction de Plans d'Opérations dérivés des PNIA
(ii) Réunions avec les PTF dans chaque EM sur le financement des PNIA (iii) Réunions semestrielles des CPN sur l'avancement des PNIA
(iv) Réunions annuelles nationales avec l'ensemble des partenaires sur l'avancement des PNIA
(v) Réunions semestrielles des PFN/PFR avec experts-pays au niveau régional sur l'avancement des PNIA (vi) Réunions annuelles PFN/CPR et partenaires au niveau régional sur l'avancement des PNIA AI 7 : Activités pré-table ronde régionale
(i) Concertation avec PFN/PFR et experts-pays/région (2 ateliers) (ii) Analyses et études régionales
(iii) Réunion ministérielle de validation du PRIA
(iv) Elaboration et reprographie de documents (publication des documents de la table ronde sur modèle harmonisé) AI 8 : Tenue de la table ronde régionale (organisation, tenue de la table ronde et signature du Pacte régional)
AI 9 : Activités post-table ronde régionale
(i)Rédaction d’un Plan d’Opérations dérivé du PRIA (ii) Réunion avec les PTF sur le financement du PRIA
(iii) Réunions semestrielles des PFN et du PFR sur l’avancement du PRIA
(iv) Réunions annuelles PFN/PFR et partenaires de niveau régional sur l’avancement du PRIA
AI 10 : Établissement de Partenariats
(i) Échanges avec autres CER (ii) Établissement de partenariats
AI 11 : Mise en place d’un système de suivi-évaluation harmonisé, gestion des connaissances et base de données (i) Mécanisme de suivi-évaluation, gestion des connaissances et valorisation de la base de données
(ii) Audits externes
AI 12 : Mise en œuvre d’activités d’information/communication
___________________________
18 T: Trimestre
46 Annexe 7 : Chronogramme de mise en œuvre des activités 2010-2014
2010 2011 2012 2013 2014 Activités
AI 1 : Recrutement de cadres
(i) Recrutement d’un premier expert PDDAA (4 PNIA) (ii) Recrutement d’un deuxième expert PDDAA (4 PNIA)
(iii) Recrutement d’un troisième expert PDDAA (suivi-évaluation, gestion des connaissances, base de données) (iv) Recrutement d’un quatrième expert en gestion financière et comptable
AI 2 : Formation en gestion financière et comptable, passation des marchés, communication, suivi-évaluation, base de données AI 3 : Equipements et matériels de bureau
(i) Matériel informatique
(ii) Logiciels de gestion financière, de suivi-évaluation et de gestion de base de données (iii) Matériel de bureau et consommables
AI 4 : Activités pré-table ronde nationale
(i) Concertation de dimension régionale avec PFN/PFR et experts-pays (3 ateliers dont 1 lancement, 1 méthodologie/analyses et modèles de documentation, 1 atelier synthèse) (ii) Concertation dans les pays (6 ateliers pour 8 EM, dont 1 atelier lancement financé NEPAD, 4 ateliers thématiques sur piliers PDDAA, 1 atelier thèmes transversaux) (iii) Réunion de validation nationale du PNIA (8 EM)
(iv) Analyses et études dans chacun des 8 EM
(v) Elaboration et reprographie de documents dans chacun des 8 EM (publication des documents de la table ronde sur modèle harmonisé) AI 5 : Tenue des tables rondes nationales (organisation, tenue des tables rondes et signature des Pactes nationaux)
AI 6 : Activités post-table ronde nationales
(i) Rédaction de Plans d'Opérations dérivés des PNIA (consultants/appui FAO - 8 EM, dont 4 autofinancés FAO) (ii) Réunions avec les PTF dans chaque EM sur le financement des PNIA (8 EM)
(iii) Réunions semestrielles des CPN sur l'avancement des PNIA (8 EM)
(iv) Réunions annuelles nationales avec l'ensemble des partenaires sur l'avancement des PNIA (8 EM) (v) Réunions semestrielles des PFN/PFR avec experts-pays au niveau régional sur l'avancement des PNIA (vi) Réunions annuelles PFN/CPR et partenaires au niveau régional sur l'avancement des PNIA AI 7 : Activités pré-table ronde régionale
(i) Concertation avec PFN/PFR et experts-pays/région (7 ateliers, dont 1 pour sensibilisation financé par NEPAD, 4 ateliers thématiques piliers PDDAA, 1 sur thèmes transvers.
et 1 synthèse)
(ii) Analyses et études régionales
(iii) Réunion ministérielle de validation du PRIA
(iv) Elaboration et reprographie de documents (publication des documents de la table ronde sur modèle harmonisé) AI 8 : Tenue de la table ronde régionale (organisation, tenue de la table ronde et signature du Pacte régional)
AI 9 : Activités post-table ronde régionale
(i)Rédaction d’un Plan d’Opérations dérivé du PRIA (consultants) (ii) Réunion avec les PTF sur le financement du PRIA
(iii) Réunions semestrielles des PFN et du PFR sur l’avancement du PRIA
(iv) Réunions annuelles PFN/PFR et partenaires de niveau régional sur l’avancement du PRIA
AI 10 : Établissement de Partenariats
(i) Échanges avec autres CER (ii) Établissement de partenariats
AI 11 : Mise en place d’un système de suivi-évaluation harmonisé, gestion des connaissances et utilisation appropriée de la base de données (i) Mécanisme de suivi-évaluation, gestion des connaissances et utilisation de la base de données
(ii) Audits externes
AI 12 : Mise en œuvre d’activités d’information/communication
47
48 Annexe 8 : Ventilation de l'appui du FS sur la période 2010-2013
Composante et ou activité Coût en $ EU Total
$EU
2010 2011 2012 2013
Composante 1: Renforcer les capacités institutionnelles du Secrétariat Général de la CEEAC AI 1 : Recrutement de cadres
(i) Recrutement d’un premier expert PDDAA (4 PNIA) 22,400 67,200 67,200 33,600 190,400
(ii) Recrutement d’un deuxième expert PDDAA (4 PNIA) 22,400 67,200 67,200 33,600 190,400
(iii) Recrutement d’un troisième expert PDDAA (suivi-évaluation, gestion des connaissances, base de données) 22,400 67,200 67,200 33,600 190,400
(iv) Recrutement d’un quatrième expert en gestion financière et comptable 22,400 67,200 67,200 33,600 190,400
AI 2 : Formation en gestion financière et comptable, passation des marchés, communication, suivi-évaluation, base de données 27,000 10,000 18,000 55,000 AI 3 : Equipements et matériels de bureau
(i) Matériel informatique 50,000 50,000
(ii) Logiciels de gestion financière, de suivi-évaluation et de gestion de base de données 50,000 50,000
(iii) Matériel de bureau et consommables 32,000 8,000 5,000 5,000 50,000
Sous-Total Composante 1 248,600 286,800 291,800 139,400 966,600
Composante 2 : Faciliter et coordonner le processus du PDDAA au niveau des pays AI 4 : Activités pré-table ronde nationales
(i) Concertation de dimension régionale avec PFN/PFR et experts-pays (3 ateliers dont 1 lancement, 1 méthodologie/analyses et modèles de documentation, 1 atelier synthèse) 43,334 43,333 43,333 0 130,000 (ii) Concertation dans les pays (6 ateliers pour 8 EM, dont 1 atelier lancement financé NEPAD, 4 ateliers thématiques sur piliers PDDAA, 1 atelier thèmes transversaux) 118,000 206,500 265,500 0 590,000
(iii) Réunion nationale de validation du PNIA (8 EM) 0 57,500 172,500 0 230,000
(iv) Analyses et études dans chacun des 8 EM 59,375 237,500 178,125 0 475,000
(v) Elaboration et reprographie de documents dans chacun des 8 EM (publication des documents de la table ronde sur modèle harmonisé) 0 92,500 277,500 0 370,000
AI 5 : Tenue des tables rondes nationales (organisation, tenue des tables rondes et signature des Pactes nationaux) 0 98,750 296,250 0 395,000
AI 6 : Activités post-table ronde nationales
(i) Rédaction de Plans d'Opérations dérivés des PNIA (consultants/appui FAO - 8 EM, dont 4 autofinancés FAO en 2011-2012) 0 0 62,500 62,500 125,000
(ii) Réunions avec les PTF dans chaque EM sur le financement des PNIA (8 EM) p.m. p.m. p.m. p.m. p.m.
(iii) Réunions semestrielles des CPN sur l'avancement des PNIA (8 EM) p.m. p.m. p.m. p.m. p.m.
(iv) Réunions annuelles nationales avec l'ensemble des partenaires sur l'avancement des PNIA (8 EM) p.m. p.m. p.m. p.m. p.m.
(v) Réunions semestrielles des PFN/PFR avec experts-pays au niveau régional sur l'avancement des PNIA p.m. p.m. p.m. p.m. p.m.
(vi) Réunions annuelles PFN/CPR et partenaires de niveau régional sur l'avancement des PNIA p.m. p.m. p.m. p.m. p.m.
Sous-Total Composante 2
220,709
736,083 1,295,708 62,500 2,315,00 0 Composante 3: Faciliter et coordonner le processus du PDDAA au niveau régional
AI 7 : Activités pré-table ronde régionale
(i) Concertation avec PFN/PFR et experts-pays/région (7 ateliers, dont 1 sensibilisation financé NEPAD, 4 thématiques piliers PDDAA, 1 sur thèmes transvers. et 1 synthèse) 0 25,500 59,500 0 85,000
(ii) Analyses et études régionales 0 17,500 37,500 0 55,000
(iii) Réunion ministérielle de validation du PRIA 0 0 50,000 0 50,000
(iv) Elaboration et reprographie de documents (publication des documents de la table ronde sur modèle harmonisé) 0 0 30,000 0 30,000
AI 8 : Tenue de la table ronde régionale (organisation, tenue de la table ronde et signature du Pacte régional) 0 0 80,000 0 80,000
AI 9 : Activités post-table ronde régionale
(i)Rédaction d’un Plan d’Opérations dérivé du PRIA (consultants) 0 0 0 25,000 25,000
(ii) Réunion avec les PTF sur le financement du PRIA p.m. p.m. p.m. p.m. p.m.
(iii) Réunions semestrielles des PFN et du PFR sur l’avancement du PRIA p.m. p.m. p.m. p.m. p.m.
(iv) Réunions annuelles PFN/PFR et partenaires de niveau régional sur l’avancement du PRIA p.m. p.m. p.m. p.m. p.m.
Sous-Total Composante 3 0 43,000 257,000 25,000 325,000
Composante 4 : Développer des fonctions stratégiques horizontales AI 10 : Établissement de Partenariats
(i) Échanges avec autres CER 7,500 17,500 0 0 25,000
(ii) Établissement de partenariats 20,000 15,000 7,500 7,500 50,000
AI 11 : Mise en place d’un système de suivi-évaluation harmonisé, gestion des connaissances et utilisation appropriée de la base de données
(i) Mécanisme de suivi-évaluation, gestion des connaissances et utilisation de la base de données 15,000 40,000 21,700 21,700 98,400
(ii) Audits externes 0 20,000 20,000 20,000 60,000
AI 12 : Mise en œuvre d’activités d’information/communication 10,000 23,000 15,000 12,000 60,000
49
Sous-Total Composante 4 52,500 115,500 64,200 61,200 293,400
Financement total requis par année 521,809 1,181,383 1,908,708 288,100 3,900,00
0
50
Annexe 9 : Rapport d’évaluation des procédures en gestion financière et comptable
Note de synthèse
Gestion financière et comptable: L’évaluation de la capacité en gestion financière et comptable du Secrétariat Général de la CEEAC a été réalisée en décembre. L’objectif de cette évaluation était de déterminer l’adéquation du dispositif de la gestion financière et comptable pour le Projet et si ce dispositif répondait aux exigences de la Banque Mondiale OP/BP10.02. Le dispositif a l’agrément de la Banque si (a) il est capable d’enregistrer correctement et complètement toutes les opérations et les soldes relatifs au Projet ; (b) il peut faciliter la préparation de relevés financiers fiables régulièrement et en temps opportun ; (c) il préserve les actifs du Projet, et (d) il comprend un dispositif en matière d’audit ayant l’agrément de la Banque. La politique de la Banque exige que des systèmes comptables et de contrôle interne ayant son agrément soient mis en place avant que ne démarre le décaissement des fonds dans le programme de l’organisme d’exécution. Le dispositif comprend des systèmes de rationalisation des choix budgétaires, de flux des fonds de comptabilité, de publication de l’information financière, de contrôle et d’audit internes et de détermination si l’Organisation dispose d’un personnel possédant les compétences requises en gestion financière et comptable pour exercer les fonctions. Après avoir pris en compte l’ensemble des mesures d’atténuation, le dispositif de gestion financière et comptable proposé pour le Projet a l’agrément et répond bien aux exigences de la Banque Mondiale conformément au OP/BP10.02.
L’évaluation du risque de gestion financière et comptable est estimée comme modérée.
Le Secrétariat Général de la CEEAC n’utilisera qu’une partie du système actuel de gestion financière et comptable pour les fonds du Projet et justifier leur utilisation. Le personnel et le système d’information actuels devront être complémentés pour être en mesure de gérer les fonds. Par conséquent un spécialiste de gestion financière et comptable devra être recruté. Le Secrétariat Général de la CEEAC prépare un budget général et un programme de travail pour l’exercice (calé sur l’année civile). Le budget prévisionnel pour le programme de travail de 2010 est de 974,000 $US.
Le plan comptable informatisé actuellement utilisé par la CEEAC a bien fonctionné, mais ne conviendra pas générer des rapports financiers justes en temps opportun pour ce projet du fait de suivi de passation de marchés. D’où la nécessité d’acquérir un logiciel de gestion comme le ‘Tompo’, capable de suivre l’activité de passation de marchés ainsi que le gestion financière et comptable. Les contrôles actuels contenus dans le présent manuel de procédures seront révisés et renforcés pour prendre en compte le dispositif spécifique du projet.
Pour permettre au Secrétariat Général de la CEEAC de soumettre des Rapports financiers intérimaires trimestriels consolidés et fiables en temps opportun ainsi que les premiers états financiers annuels vérifiés après 18 mois d’exécution, un usage intégral du nouveau logiciel doit être encouragé et le personnel nouvellement recruté bénéficie d’une formation concernant les procédures de la Banque Mondiale dans le domaine de la gestion financière et comptable.
Les état financiers annuels du projet seront vérifiés par des auditeurs externes compétents ayant l’agrément de la Banque Mondiale, à nommer ou les mêmes que la CEEAC. S’ils sont déjà en place, seuls leurs termes de référence seront actualisés pour intégrer le projet. Les 5,62 millions de dollars du budget seront financés par le FS. Il y aura également une contribution complémentaire (de la CEEAC) d’un montant de 562,000 $US, environ 10% du financement total en appui à la partie des coûts de la CEEAC alloués au projet.
Pour atténuer les risques de fraude et de corruption, l’audit interne devra être réalisé par l’actuel Contrôleur financier pour assurer une bonne application des procédures et de leurs améliorations.
51 Description sommaire du projet:
Le but du PDDAA est d’aider les pays africains à atteindre et à soutenir un sentier plus élevé de la croissance grâce à un développement tiré par l’agriculture. Le Fonds fiduciaire programmatique appuiera le renforcement des capacités et les activités des institutions africaines pour conduire l’adoption et l’utilisation à travers le continent du Programme Détaillé pour le Développement de l’Agriculture Africaine (PDDAA) de l’UA/NEPAD. Il facilitera aussi le renforcement de la coordination des donateurs dans leur appui aux activités dans le cadre du PDDAA et à l’agriculture africaine d’une manière pus générale.
Les dispositions du FFMD du PDDAA sont intéressantes en ce sens que la Banque Mondiale a les capacités administratives pour gérer un tel fonds efficacement et parce que la Banque Mondiale a les capacités pour donner l’impulsion technique ainsi que les niveaux ‘donateur chef de file’ d’appui financier dans plusieurs, sinon tous les secteurs du PDDAA.
La Banque Mondiale évaluera chaque proposition émise par le Comité pour s’assurer que la proposition satisfait aux exigences politiques de la Banque. Chaque évaluation faite par la Banque comprendra une gestion fiduciaire (financière, une passation de marchés) et des évaluations de sauvegardes du bénéficiaire et la proposition. Une évaluation de la gestion financière et comptable de chaque bénéficiaire de don au titre de la composante 1 ou 2 sera réalisée avant l’octroi par la Banque d’un don à ce bénéficiaire au titre du Fonds fiduciaire. La conformité avec les recommandations pour chaque bénéficiaire serait une condition préalable pour l’octroi du don à ce bénéficiaire dans le cadre du PDDAA.
Le Fonds fiduciaire aura quatre composantes (1) la première pour appuyer le développement et ma mise en oeuvre du processus du PDDAA; (2) la deuxième pour appuyer le développement, le mise en oeuvre, le suivi et l’évaluation des programmes des piliers du PDDAA et des institutions responsables ; (3) la troisième pour appuyer la gestion stratégique du Fonds fiduciaire et l’harmonisation des activités des partenaires au développement de l’Afrique d’appui au PDDAA ; et (4) la quatrième pour développer les fonctions transversales stratégiques..
Agence d’exécution
La CEEAC a été créée en octobre 1983 à Libreville et est devenue opérationnelle après l’entrée en vigueur du Traité signé par les Chefs d’Etat en décembre 1984. Le Secrétariat Général a été mis place en 1984. Les objectifs de la CEEAC sont définis dans le chapitre II, article 4 du Traité instituant la Communauté. Son principal objectif est l’instauration d’un marché commun entre les Etats de l’Afrique Centrale. La CEEAC est une personne morale reconnue. Le Secrétariat Général de la CEEAC présente actuellement les données fondamentales suivantes:
a) Enregistrement et publication en temps opportun des opérations et tenue de documents et pièces justificatives comptables actualisés ;
b) Elaboration des états financiers annuels;
c) Documentation des processus comptables et de contrôle interne pour s’assurer que chaque opération est dûment autorisée et enregistrée correctement sur la base de la séparation des fonctions, et que, à la fin de chaque mois le rapprochement du compte désigné est fait systématiquement ; et que les actifs sont sauvegardés ;
d) La capacité de produire périodiquement des informations financières, y compris le flux des capitaux cumulatifs pour le projet, les dépenses par catégorie de décaissements et par composante, et la trésorerie de clôture et les soldes en banque ;
e) Un personnel compétent pour exercer les fonctions mentionnées ci-dessus.
52 Comptabilité et dotation en personnel
Le personnel actuel des finances est composé d’un comptable dont le rôle consiste essentiellement à réaliser les activités financières et comptables et de tenue d’archives, un contrôleur financier, charge du contrôle interne de l’exécution du budget et de la qualité de la gestion financière. Un responsable des finances ayant un rôle de suivi et de publication des états financiers et deux aides-comptables. Le Projet désignera un spécialiste en gestion financière qui sera consacré exclusivement au projet. Ainsi, il ou elle perpétuera le système de gestion financière, gèrera les fonds alloués au projet et rendra compte.
Le spécialiste en gestion financière s’occupera de tous les problèmes comptables dans le cadre du nouveau plan comptable informatisé qui sera acquis par la CEEAC. Un folio précis sera à l’intérieur du logiciel pour suivre les opérations techniques et financières. Le spécialiste en gestion financière du projet publiera des relevés financiers périodiques comprenant (i) un état des sources et de l’usage des fonds et (ii) les états rapprochés du compte désigné. Toutes les pièces justificatives sur les dépenses engagées dans ce compte désigné seront correctement classées sur des documents papier pour des besoins de contrôle et de vérification.
Les politiques et procédures comptables en vigueur basées sur l’OHADA seront appliquées.
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Budgétisation et planification:
En dehors du budget de la Communauté qui figure dans un document annuel appelé « Budget de la Communauté » comprenant trois parties : budget de fonctionnement, budget d’investissement et allocations spéciales dont la configuration est définie par la Conférence des Chefs d’Etat de la Communauté, les activités à financer au titre de ce projet sont bien identifiées et décrites dans ses quatre composantes bien détaillées et sa fonction stratégique. Le financement du Fonds Fiduciaire pour l’Enfance sera basé sur un plan de travail exhaustif et un budget général annuels. Le plan de travail et le budget seront approuvés d’abord par le Secrétariat Général de la CEEAC et ensuite par le Comité de pilotage du Fonds fiduciaire avant exécution. L’Agence d’exécution assurera le suivi de son exécution et rendra compte de l’état d’avancement tous les trois mois avec l’analyse des écarts qui seront intégrés dans les états financiers intérimaires trimestriels.
Améliorer le système d’informations financières:
Le plan comptable informatisé utilisé dans le cadre des projets existants gérés par la CEEAC est Sage Saari ligne 100. Il ne répondra pas aux exigences du projet actuel, surtout du fait du manque de capacité d’intégration avec les activités de suivi de passation de marchés.
Dans le cadre de la composante 1 du projet, qui consiste à renforcer les capacités du Secrétariat Général de la CEEAC, une configuration multi projet et multiposte en plus de la configuration du suivi de l’activité de passation de marchés rendra obligatoire l’acquisition d’un progiciel. Il a été convenu par le bénéficiaire que Tompro serait un choix idoine. Ce plan comptable informatisé sera mis en place pour satisfaire aux caractéristiques du projet et générer les rapports financiers en temps opportun.
Contrôles internes:
Les contrôles en vigueur contenus dans le manuel actuel de procédures seront révisés et renforcés pour tenir compte du rôle croissant de la gestion dévolu au Secrétariat Général de la CEEAC. En outre le renforcement du contrôle interne comprendra l’actualisation des TR actuels du Contrôleur financier de sorte que la fonction d’audit interne soit appliquée au projet.
53 Information comptable et suivi:
Les rapports financiers intérimaires (RFI) non vérifiés seront soumis à la Banque Mondiale par le Secrétariat Général de la CEEAC 45 jours après la fin de chaque trimestre civil. Ces rapports financiers intérimaires comprendront les sources et l’utilisation des fonds ainsi que les dépenses détaillées par composante dans un format ayant l’aval de la Banque pour faire l’objet de discussions lors des négociations. A la fin de chaque exercice budgétaire, l’Unité de coordination du projet publiera les états financiers du projet qui seront vérifiés par l’auditeur externe.
Dispositions pour le décaissement
A l’instar des autres FFE, le projet utilisera la méthode de décaissement qui repose sur les rapports. La CEEAC soumettra au départ une projection prévisionnelle de cash-flow pour six mois, pour recevoir un premier versement dans le compte bancaire désigné. Par la suite, la demande de retrait sera normalement faite après la fin de chaque trimestre civil. La demande de retrait sera composée d’une projection prévisionnelle de cash-flow pour six mois et d’un rapport financier intérimaire (RFI) non vérifié pour le trimestre précédent. Le rapport financier intérimaire (RFI) représentera les fonds utilisés pendant le trimestre. Ces demandes de retrait et les RFI seraient soumis à la Banque Mondiale 45 jours après la fin d’une période de 3 mois.
La méthode qui repose sur les rapports permettra au projet de disposer de fonds régulateurs pour une période de 3 mois, alors que les projections de flow le sont pour 6 mois. Les projections de cash-flow doivent être appuyés par les plans de travail et le plan de passation de marchés.
La CEEAC ouvrira un compte dédié séparé, libellé en dollars des Etats Unis dans une banque commerciale ayant l’agrément de la Banque Mondiale pour le Fonds fiduciaire. Le récipiendaire doit confirmer qu’il a ouvert ce compte bancaire et les spécimens de signature devoient être envoyés à la Banque avant les décaissements.
Le plafond sera des dépenses prévisionnelles pour un projet de six (6) mois.
Modalités de décaissement
Les modalités de décaissement suivantes peuvent être utilisées dans le cadre du FF:
Remboursement Avance
Paiement direct Engagement spécial Audit
Les états financiers annuels du projet seront vérifiés par un auditeur externe qualifié ayant l’agrément de la Banque. L’auditeur procèdera selon les normes internationales en matière d’audit et publiera (i) un rapport d’audit avec un seul avis sur les états financiers et (ii) une lettre de gestion indiquant les faiblesses et les recommandations pour traiter les faiblesses identifiées. Tous les cas de fraude et de corruption seront signalés dans un paragraphe spécifique et solidement documenté. Les rapports seront soumis à la Banque six mois avant la clôture de chaque exercice budgétaire. Si c’est plus pratique, les termes de référence de l’actuel ou du futur auditeur de la CEEAC seront actualisés dans les 4 mois suivant la date d’effet pour intégrer le projet. Conformément à ses principes directeurs en matière d’audit, la Banque Mondiale se réserve le droit de réaliser une revue des états de dépenses sur le montant effectif des fonds.
Clauses de Gestion financière
Etant donné que l’agence d’exécution n’a pas d’expérience antérieure avec la Banque Mondiale, la conditionnalité suivante de gestion financière est proposée:
• Actualiser le manuel de procédures