7.1. Gestion financière et comptable
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Résultats de revue de la gestion financière et comptable : une évaluation de la gestion financière et comptable a été réalisée par les spécialistes de la gestion financière et comptable de la Banque. Une synthèse des conclusions est présentée ci-dessous, alors que le rapport complet est fourni en Annexe 10.
Evaluation de la gestion financière et comptable: l’évaluation de la gestion financière et comptable du Secrétariat Général de la CEEAC a été réalisée en décembre 2009. L’objectif de cette évaluation était de déterminer l’adéquation du dispositif de la gestion financière et comptable du Fonds Fiduciaire de l’Enfance (FFE) et si ce dispositif obéit aux exigences de la Banque Mondiale. Ce dispositif a l’agrément de la Banque si : (a) il est capable d’enregistrer correctement et complètement toutes les opérations et les soldes relatifs au FFE ; (b) il peut faciliter la préparation des états financiers réguliers, fiables et en temps opportun ; (c) préserver les actifs du FFE et (d) il comprend un dispositif en matière d’audit ayant l’agrément de la Banque.
Après avoir pris en compte l’ensemble des mesures d’atténuation, le dispositif de la gestion financière et comptable proposé pour le FFE est acceptable et répond bien aux exigences de la Banque Mondiale.
L’évaluation du risque de gestion financière et comptable du projet est estimée comme modérée.
L’évaluation de la CEEAC s’est résumée aux principales conclusions suivantes:
· Le personnel et le système d’information actuels devront être renforcés pour être à même de gérer les fonds. Par conséquent un spécialiste en gestion financière et comptable devra être recruté.
· Le plan comptable informatisé actuellement utilisé par le Secrétariat Général de la CEEAC ne conviendra pas pour générer des rapports financiers justes en temps opportun pour le FFE du fait de sa capacité limitée à intégrer les activités de suivi de passation de marchés. D’où la nécessité d’acquérir un logiciel de gestion comme le ‘TOMPO’, capable de suivre l’activité de passation de marchés ainsi que la gestion financière.
· Les contrôles actuels intégrés dans le présent manuel de procédures seront révisés, renforcés pour tenir compte du dispositif spécifique du FFE.
· Les états financiers annuels du FFE seront vérifiés par des auditeurs externes ayants l’agrément de la Banque, à nommer ou les mêmes que la CEEAC s’ils sont déjà en place.
· Pou atténuer les risques de fraude et de corruption, l’audit interne devra être réalisé par l’actuel Contrôleur Financier pour s’assurer de la bonne application des procédures et de leurs améliorations. Ses termes de référence devront être étendus pou couvrir l’audit interne.
Etant donné que de l’organisme chargée de la mise en oeuvre n’a pas d’expérience antérieure avec la Banque Mondiale, les conditions suivantes pour la gestion financière et comptable sont proposées: (i) actualisation du manuel de procédures; (ii) mise en place d’un système comptable informatisé; et (iii) actualisation des TR du Contrôleur financier pour intégrer l’audit interne.
Le Plan d’action suivant a été proposé:
Actions Exécutées par Responsable
Actualiser les TR du Contrôleur Financier pour intégrer l’audit interne.
Avant négociations Secrétariat Général CEEAC Mettre en place un plan comptable
informatisé
Avant négociations Secrétariat Général CEEAC Améliorer le manuel des procédures Avant négociations Secrétariat Général CEEAC Améliorer les termes de référence des
auditeurs
Dans les 4 mois suivant la prise des faits
Secrétariat Général CEEAC Recrutement du personnel pour la gestion
financière et comptable pour le projet
Lors de la prise des fait Secrétariat Général CEEAC Ouvrir un compte dédié Lors de la prise des fait Secrétariat Général CEEAC
7.2. Passation des marchés
L’évaluation des capacités du Secrétariat Général de la CEEAC en matière de passation des marchés a été effectuée par un expert de la Banque mondiale en décembre 2009. Le rapport d’évaluation de cet expert est fourni en Annexe 11, accompagné d’un projet de plan de passation des marchés en Annexe 12.
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Les principales conclusions de cette évaluation peuvent être résumées de la manière suivante : (i) le Secrétariat Général de la CEEAC dispose d’un manuel de procédures détaillé et d’équipes administratives en place (notamment un Agent Comptable et deux agents de la DPBARH chargés des fonctions d’approvisionnement et de maintenance) qui sont en mesure d’appliquer ces procédures, mais qui n’ont pas l’expérience d’opérations menées sur les ressources de la Banque mondiale ; (ii) le manuel de procédures du Secrétariat Général de la CEEAC est conçu pour ses propres opérations de passation des marchés et ne prend pas en compte l’ensemble des règles habituellement suivies dans le cadre d’opérations financées sur les ressources de la Banque mondiale ; (iii) le Secrétariat Général de la CEEAC dispose également d’un Règlement Financier, lequel institue un Comité des Marchés dont le fonctionnement est jugé efficace, mais qui ne dispose pas formellement d’un Sous-comité Technique d’évaluation des offres de nature à empêcher que le Comité puisse être perçu comme étant juge et partie lors des adjudications.
En conséquence, l’évaluation a émis plusieurs recommandations de nature à renforcer le dispositif actuel et à le mettre en conformité avec les règles et bonnes pratiques requises dans la gestion du FS :
· formaliser la création d’un Sous-comité Technique d’évaluation des offres, au sein du Comité des Marchés du Secrétariat Général de la CEEAC ;
· ajuster les procédures de passation des marchés qui figurent dans le manuel du Secrétariat Général de la CEEAC, pour prendre en compte les règles et bonnes pratiques requises pour les opérations financées par la Banque mondiale ;
· renforcer l’équipe responsable de la passation des marchés par redéploiement interne de personnels au sein de la DPBARH et par la formation de ces personnels sur les ressources du FS ;
· actualiser le projet de plan de passation des marchés établi pour une première période de 18 mois, dés lors que le FS sera rendu opérationnel.
Ces recommandations ont été intégrées par le Secrétariat Général de la CEEAC dans la préparation de la présente proposition de Plan Stratégique et Opérationnel du FS. En outre, la Commission de l’Union européenne a mis à la disposition du Secrétariat Général de la CEEAC, pour une période de onze mois, un expert capable d’assister le Secrétariat Général dans la révision de son manuel de procédures. Il convient aussi de noter que les opérations de passation de marchés prévues dans le cadre du FS ne sont pas de nature complexe et que l’unité administrative responsable pourrait, le cas échéant, avoir ponctuellement recours aux services de consultants pour l’aider dans la gestion des premières opérations.
7.3. Etude environnementale et Principes de sauvegarde
Les activités du FS ne sont pas de nature à engendrer des impacts négatifs sur les plans environnemental ou social. Aucun des principes de sauvegarde opérés par la Banque Mondiale n’est donc activé par le FS.
Les documents d’analyse de ces principes de sauvegarde ne sont pas requis puisque le FS ne financera aucune activité physique sur le terrain, pas plus qu’il ne financera de travaux de génie civil. Cela est tout simplement dû au fait que le FS s’attache au développement d’un processus et non pas à des investissements proprement dits.
8. BUDGET ET RISQUES 8.1. Ressources (budget)
L'élaboration du budget du FS (voir Annexe 4) a suivi un processus de consultation entre les Services du Secrétariat Général de la CEEAC, le Secrétariat du NEPAD, la FAO et la BM. Autant que faire ce peut, le budget tient compte des financements en cours dans le cadre du PDDAA ou d’autres financements au sein du Secrétariat Général de la CEEAC (voir Annexe 2). Il servira à orienter les services du Secrétariat Général de la CEEAC au cours de la mise en œuvre du FS
Le financement total requis pour mettre en œuvre les activités du Plan Stratégique et Opérationnel est de 3.900.000 $EU (Annexe 4). La composante 1 représente 9666.600 $EU, soit 24,8% ; la composante 2
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représente 2.315.000 $EU, soit 59,4% ; la composante 3 représente 325.000 $EU, soit 8,3% et la composante 4 représente 440.000 $EU, soit 8%. La ventilation du budget total entre les soutiens aux activités des pays et les soutiens à l’institution et aux actions propres du Secrétariat Général de la CEEAC est respectivement de 60% et 40%.
Le Secrétariat Général de la CEEAC prévoit d’apporter un concours très significatif à la mise en œuvre du FS, à travers notamment : (i) la mise à disposition partielle d’agents du Secrétariat Général, au Service Agriculture et Développement Rural, au Service Communication et dans plusieurs unités de la DPBARH ; (ii) la part des loyers et charges locatives des experts recrutés par le FS ; (iii) la quote-part de l’utilisation d’équipements et autres matériels pour les besoins du FS ; (iv) la prise en charge de certains frais de transport et de mission ; (v) la prise en charge de certains frais liés à l’organisation d’ateliers régionaux et de la réunion ministérielle régionale pour l’adoption du PRIA et (vi) des frais de communication additionnels liés aux activités du FS. De même, les EM apporteront un concours très significatif à la mise en œuvre du FS, à travers l’implication de moyens humains, la prise en charge de certains frais de communication, de logistique, etc.