Le processus actuel

Nous présentons le processus actuel de la préparation de cas afin de comprendre la situation. Nous collectons également les données afin de mesurer les performances actuelles selon nos trois critères qui sont les coûts, le taux d’erreur et la qualité de soins au patient. Ces mesures nous serviront de références pour voir nos améliorations.

Pour visualiser et comprendre l’état actuel, nous utilisons une cartographie représentant le processus actuel de la préparation de cas. Le but de la cartographie est de visualiser la situation actuelle afin de progresser. Pour établir la cartographie, nous observons la préparation des cas sur chaque site pendant une semaine. Nous identifions tout d’abord les étapes du processus. Ensuite nous identifions tous les individus impliqués dans le processus. Enfin nous étudions les points de transfert entre les individus. Voici le processus actuel de la préparation de cas au CHUM (figure 3.1).

Figure 3.1 Processus actuel de la préparation de cas au CHUM

Le programme opératoire est saisi en début d’après-midi dès que l’agente administrative est en possession de toutes les requêtes opératoires du lendemain. La saisie se réalise dans le logiciel Opéra qui est un logiciel de planification opératoire. Le logiciel génère un programme opératoire qui est ensuite imprimé par l’agente administrative en plusieurs copies. Cette dernière achemine les copies au poste du bloc opératoire pour les remettre à l’assistante infirmière-chef. Cette dernière mandate un infirmier pour aller afficher le programme à différents points identifiés dans le bloc.

Le personnel infirmier qui prélève le cas consulte le programme et recherche la fiche technique correspondante au cas à prélever dans un classeur. La fiche technique contient toute la liste des fournitures et instruments nécessaires pour réaliser la chirurgie. Les cas sont

prélevés soit par des chefs de spécialité, soit par du personnel clinique expérimenté (plus de un an d’expérience), soit par du personnel clinique débutant (moins de un an d’expérience).

En règle générale, le premier cas de la journée est prélevé la veille entre 16H00 et 18H00 pour toutes les salles. Le personnel se partage la tâche quelque soit la spécialité. Les autres cas sont prélevés en début de journée ou au cours de la journée par le personnel clinique de jour. Les fournitures et les instruments sont prélevés dans les réserves stériles à l’intérieur du bloc opératoire sur des tables. Les produits sur demande sont placés à part sous le chariot afin de les distinguer.

Les chariots de cas préparés sont entreposés dans le corridor. En soirée, tous les chariots sont déplacés vers une salle afin de permettre au service d’entretien de laver les corridors. La fiche technique ou l’identification du chariot permet d’associer le cas à la salle. Lorsqu’il y a plusieurs cas de même type, le nom du patient est collé sur le chariot.

Quelques minutes avant le début de la chirurgie, le personnel infirmier rentre le chariot dans la salle. Ensuite, il complète le cas à partir des produits qui sont dans les salles. Le cas n’est pas complet auparavant, car lors du prélèvement dans la réserve, des produits peuvent être en attente de réapprovisionnement, des instruments peuvent être en cours de stérilisation... Une fois le cas complété, le personnel clinique installe le matériel sur leurs tables et l’opération débute.

Voici les temps associés à chaque étape du processus actuel :

Tableau 3.2 Temps du processus actuel de préparation de cas

Processus actuel de préparation de cas

Numéro Tâches Temps

B1 Établir l'ordre de prélèvement 00:51:00

B1-1 Saisir le programme opératoire dans le logiciel Opéra 00:25:00 B1-2 Imprimer le programme opératoire 00:05:00 B1-3

Afficher le programme opératoire en format papier dans le

bloc opératoire 00:20:00

B1-4

Consulter le programme opératoire pour connaitre les cas à

prélever 00:01:00

B2 Prélever un cas 00:12:25

B2-1 Rechercher la fiche technique du cas à prélever 00:00:31 B2-2 Chercher une table pour le prélèvement 00:00:20

B2-3 Prélever les produits 00:11:19

B2-4 Entreposer le chariot de cas prélevé 00:00:15 Mise à jour des cartes de préférences de toutes les

spécialités du site de l’hôpital Saint-Luc 134 heures/an

La saisie du programme opératoire dans le logiciel Opéra commence en général à 15h30. Le personnel clinique est en mesure de commencer les préparations de cas à partir de 16h21. La mise à jour des cartes de préférence occupe les chefs de spécialité et l’agente administrative durant 134 H chaque année pour le bloc opératoire de l’Hôpital Saint-Luc. Le temps total pour prélever un cas correspond au temps moyen de prélèvement de cas par le personnel clinique toutes spécialités confondues. L’étape « compléter le cas » correspond aux décisions cliniques à prendre avant le début de l’opération par les infirmières qui engendre le besoin d’un outil spécifique que l’on ne peut pas déterminer avant (comme les gants d’infirmière, les sutures mécaniques,…). Cette tâche ne sera pas travaillée dans cette étude et sera toujours faite par le personnel clinique.

Nos observations nous ont permis de bien cerner le processus dans son ensemble. Cependant, nous établissons des standards de performance pour suivre les gains de nos améliorations. Nos 3 critères de performance sont le coût du processus, le taux d’erreur de prélèvement et la qualité de soins aux patients.

Nous évaluons la performance actuelle en collectant des données pour mesurer nos trois critères.

Coût annuel actuel de la préparation de cas en Hépato-Biliaire :

Tableau 3.3 Tableau des coûts du processus actuel

Temps moyen de préparation d'un cas en

biliaire 00:12:25 Coûts prélèvement d'une ligne ($/ligne) 0,17 Coûts moyens d'un cas de biliaire ($/cas) 8,14

Coûts annuels en biliaire ($) 5814

Actuellement, la préparation de cas en Hépato-Biliaire au bloc opératoire de l’Hôpital Saint- Luc coûte en moyenne 5814$ par an au CHUM.

Taux d’erreur de prélèvement de la préparation de cas en Hépato-Biliaire :

Le taux d’erreur de prélèvement actuel lors de la préparation de cas en Hépato-Biliaire dans le bloc opératoire de l’Hôpital Saint-Luc est en moyenne de 31 %, suite aux observations de tous les cas prélevés durant notre période de temps.

Qualité de soins au patient actuel :

Voici le résultat du questionnaire sur la situation actuelle :

Tableau 3.4 Tableau des résultats de la qualité de soins actuel

Note de 1 à 10 des conditions de travail

de l'implication dans l'activité de préparation

de cas

du temps libéré consacré aux soins des patients

1=très mauvaises conditions 5=niveau acceptable 10= très bonnes conditions 1=impliqué à 100% 5=impliqué à 50% 10=aucune implication 1=aucun temps 5=moitié du temps 10= tous le temps libérés Moyenne pondérée Moyenne pondérée Moyenne pondérée

8 1 1

Nous remarquons que le personnel clinique estime avoir de bonnes conditions de travail lorsqu’il prélève les cas. Cependant, il est impliqué à cent pour cent dans la préparation de cas et il ne peut donc pas consacrer de temps nécessaire aux soins du patient.

Pour commencer un projet d’optimisation, il est capital de comprendre dans son entier le processus actuel. La prise de mesure des performances actuelles est le point de départ pour s’assurer des gains suite aux actions d’amélioration. Dans ce chapitre nous établissons la cartographie du processus suite à des observations sur le terrain. La collecte de données permet de donner les performances actuelles de ce système. Nous analysons maintenant ces données ainsi que le processus pour cibler les zones où des améliorations potentielles peuvent être réalisées.