Printed Circuit Board

Antes de iniciar um pedido de encomenda é necessário selecionar os armazenistas ou laboratórios que irão fornecer os medicamentos/produtos. A decisão tem em conta parâmetros como a satisfação de pedidos, condições de pagamento (a pronto ou a 30 dias, por exemplo), descontos comerciais (produtos fornecidos como bónus ou com descontos), horário de entregas e número de entregas diárias. A FCC trabalha com três armazenistas, onde o principal é a OCP Portugal. Desta forma, os medicamentos éticos são preferencialmente encomendados na OCP, enquanto os medicamentos de venda livre são pedidos primeiramente na Cooprofar. Em último recurso é eleita a Cofanor.

Na FCC a elaboração de encomendas é executada com o recurso ao sistema informático (via modem), ou por telefone. O Sifarma 2000® permite a elaboração de diversos tipos de encomendas, das quais se destacam as diárias e as manuais. No que concerne às diárias, é gerada automaticamente uma lista de produtos/medicamentos a encomendar, tendo em conta o ponto de encomenda, ou seja, os níveis máximos e mínimos inseridos na ficha de cada produto, e as vendas realizadas desde a encomenda anterior. Cabe ao DT, ou ao farmacêutico adjunto, analisar a lista de modo a aumentar ou reduzir a quantidade necessária de produtos/medicamentos. Aprovada a encomenda, esta é enviada diretamente ao fornecedor via modem. No início e a meio de cada mês são realizadas encomendas de maiores dimensões, que suprimam as necessidades da farmácia durante um período próximo de 15 dias. É então gerada a lista antes mencionada, porém esta é analisada tendo em conta a média de vendas nos últimos meses e a época do ano em questão, por exemplo, de modo a não encomendar, ou encomendar em menores proporções, produtos e medicamentos que se prevêm terem menores vendas ou o inverso.

Caso ocorram situações em que o utente solicita um medicamento ou produto que a FCC não possui, e caso o utente esteja disposto a esperar pelo novo horário de entrega de encomendas, é possível contactar os armazenistas via telefone e verificar se estes o possuem e quando será entregue. Idealmente deve ser realizada uma encomenda manual logo após o pedido telefónico para facilitar a receção da encomenda. Neste caso deve ser selecionada a opção de enviar por papel, para que não haja duplicação de pedidos. Este tipo de encomendas pode também ser utilizado quando a encomenda é realizada diretamente aos laboratórios, o que normalmente ocorre quando se tenciona comprar uma grande quantidade, por exemplo, de produtos cosméticos de determinada marca. Nestas situações, como a encomenda não é criada diretamente no sistema informático, é necessário criar uma manual que possibilite a sua receção.

A receção de encomendas é executada com o auxílio do Sifarma 2000®, através da leitura dos códigos de barras dos produtos/medicamentos. São introduzidas as quantidades recebidas de cada um, a sua data de validade (caso o stock seja zero), o preço de venda à farmácia, as condições de venda (como descontos ou bónus, por exemplo), caso existam, e a margem da FCC, se se tratar de um produto/medicamento de venda livre. A fatura que acompanha a encomenda possibilita conferir se as quantidades faturadas são as recebidas, os medicamentos pedidos e não fornecidos, se as condições de venda foram as acordadas (consultar a nota de encomenda), o preço de venda à farmácia, o preço de venda a público e se o imposto sobre valor acrescentado está correto. Adicionalmente é avaliado o estado de conservação das embalagens recebidas. O sistema informático permite introduzir observações que sejam reveladas quando se receciona um produto, sendo esta ferramenta utilizada para assinalar a reserva de produtos/medicamentos. Desta forma, o profissional que receciona as encomendas recebe um aviso com a identificação do utente a que se destina o produto e coloca-o no local das reservas. Outra situação que pode ocorrer é o utente pagar, por comodidade, um produto que não levou, pelo que quando o produto é rececionado há a indicação de que já foi vendido. Neste caso consulta-se a tabela onde estão fixadas as cópias dos comprovativos de venda, anexa-se o produto ao comprovativo e coloca-se na caixa do operador que realizou a venda. No final da receção são impressas e coladas as etiquetas dos produtos/medicamentos de venda livre, com o cuidado de não cobrir nenhum dado importante como data de validade, lote, composição ou avisos, por exemplo.

As encomendas de produtos químicos e matérias-primas são acompanhadas do boletim de análise, que deve ser assinado pelo profissional que os recebeu e arquivado. Devem também ser registados a data de receção, o fornecedor, as quantidades e o preço de custo.

Após a receção segue-se o armazenamento dos medicamentos que são essencialmente colocados no armário de gavetas principal e o excedente no armazém. Os medicamentos genéricos são arrumados separadamente dos de referência, sendo que os estupefacientes e psicotrópicos são armazenados num local à parte. Os MNSRM e restantes produtos são maioritariamente colocados nos lineares na sala de atendimento ao público, sendo o excedente mantido no armazém. O armazenamento é sempre realizado segundo a regra FEFO (first expired, first out), por ordem alfabética (de nome comercial ou Denominação Comum Internacional) e por forma farmacêutica.

Na FCC pude realizar todas as tarefas que concernem às encomendas, desde o seu planeamento (que engloba avaliar o stock existente, averiguar as necessidades presentes e futuras e decidir sobre a quantidade a encomendar), execução (envio do

pedido de encomenda a armazenistas e laboratórios, via modem e telefónica), receção (conferir todos os dados associados e estipular preços para os medicamentos e produtos de venda livre) e armazenamento. As dificuldades encontradas relacionaram-se com os pedidos de encomenda, no que toca à decisão da quantidade a encomendar, uma vez que a execução correta desta tarefa implica o conhecimento das vendas mais comuns e dos medicamentos mais importantes a possuir. Contudo, a permanência no atendimento permitiu adquirir essas perceções, pelo que no final do estágio estava mais confiante nessa tarefa.

No processo de receção podem ser detetados danos no estado de conservação das embalagens dos produtos/medicamentos, envio de produtos não encomendados, ou mesmo erros no pedido de encomenda. Nestes casos é possível a devolução ao respetivo fornecedor, sendo que o prazo legal para a sua realização é de três dias. Esta é realizada informaticamente e origina uma nota de devolução triplicada com o número, data da fatura em que o produto/medicamento foi enviado e motivo de devolução. Duas notas de devolução, carimbadas e assinadas, são enviadas acompanhando o produto/medicamento e uma fica nos registos da farmácia, com o rótulo dado pelo encarregado de transporte. Os fornecedores podem aceitar a devolução, emitindo uma nota de crédito ou enviando produtos com o mesmo valor, ou não aceitar e devolver os produtos à farmácia. Adicionalmente, todos os meses é gerada uma lista dos produtos/medicamentos que irão expirar no prazo de dois meses, sendo separados para devolução aqueles que irão expirar nesse período e atualizada a lista de datas de validade dos restantes.

Neste âmbito foi possível realizar as tarefas de criação e gestão de devoluções, bem como o controlo dos prazos de validade e as devidas devoluções.