1 Introduction
La méthode GIM (Grai Integrated Method) appartient à l'ensemble des méthodes qui constituent la Méthodologie GRAI dont le principal objectif est l'amélioration des performances des entreprises. GIM est basée sur les composants de la Méthodologie GRAI, c'est à dire sur le modèle conceptuel GRAI, sur des formalismes qui traduisent les concepts du modèle GRAI et sur la démarche générique. Les étapes de GIM sont :
- la modélisation du système existant,
- le diagnostic des modèles obtenus pour en déduire les points forts et des points à améliorer,
- la conception du système cible sur la base de ces derniers éléments et des objectifs assignés par la direction.
- l’élaboration d’un plan d’Action pour satisfaire les objectifs de l’étude.
Les objectifs principaux de GIM sont de proposer un modèle cible susceptible d'améliorer les performances du fonctionnement actuel du système étudié. Les principes de la démarche générique de la méthodologie GRAI qui sert de base à la méthode GIM reposent sur le fait que l'on ne peut pas modifier directement un système (un système de production, une entreprise) pour l'améliorer, compte tenu de l'état technologique et organisationnel dans lequel il se trouve. Nous dirons que son état actuel fige le système et rend très difficile son évolution. Il est donc nécessaire, en accord avec la démarche générique, de rechercher les modèles conceptuels du système existant. On travaille en plusieurs étapes (Figure 63) :
- on part de l'existant (niveau opérationnel),
- on décrit cet existant tel qu'il est (niveau réalisationnel) : (point 1),
- on cherche à déterminer les activités conceptuelles qui se cachent derrière la description du niveau réalisationnel (point 3).Il est parfois difficile de repérer le niveau structurel qui est le deuxième stade de la conceptualisation. Les modèles conceptuels doivent être indépendants de l'organisation mise en place.
- on effectue un diagnostic de ces modèles pour déterminer les points forts et les points à améliorer. Pour cela on utilise les règles du Modèle GRAI mais également la connaissance de l’ensemble des acteurs.
- à partir de ce diagnostic et en prenant en compte les Objectifs assignés au système (système de production, entreprise), on élabore le système CIBLE à un niveau Conceptuel (point 4),
- à partir du modèle Conceptuel CIBLE on cherchera à déterminer la structure du système qui sera implanté et en particulier on cherchera à déterminer les performances atteignables (évaluation, simulation) : (point 5),
- le point 6 permet d’élaborer de façon précise les spécifications du système et d’élaborer le choix des composants,
- le point 7 permet d’implanter le système et d’intégrer les différents composants. - au point 8, on est en exploitation et on implante un Système d’Indicateurs de
Pilotage. Identification des besoins utilisateurs Modélisation/Analyse du système existant Conception du futur système Implantation du futur système Fonctionnement du nouveau système N iv e a u C o n c e p tu e l 2. Structure du système existant et evaluation de performances 1. Description du système existant 4. Modélisation du Système cible 5. Structuration du système et Evaluation des Performances
6. Spécifications et choix des composants du futur système
7. Implantation des composants (intégration) 8. Evaluation des performances réelles 3. Modélisation et Diagnostic du système existant : forces et faiblesses Nouveaux objectifs de l’entreprise N iv e a u S tu c tu re l N iv e a u ré a li s a ti o n e l N iv e a u o p é ra ti o n e l Identification des besoins utilisateurs Modélisation/Analyse du système existant Conception du futur système Implantation du futur système Fonctionnement du nouveau système N iv e a u C o n c e p tu e l 2. Structure du système existant et evaluation de performances 1. Description du système existant 4. Modélisation du Système cible 5. Structuration du système et Evaluation des Performances
6. Spécifications et choix des composants du futur système
7. Implantation des composants (intégration) 8. Evaluation des performances réelles 8. Evaluation des performances réelles 3. Modélisation et Diagnostic du système existant : forces et faiblesses Nouveaux objectifs de l’entreprise N iv e a u S tu c tu re l N iv e a u ré a li s a ti o n e l N iv e a u o p é ra ti o n e l
Figure 63. Les différentes étapes de re-engineering d'un système
La méthode GIM est une méthode participative dans laquelle toutes les étapes présentées sur la Figure 63 sont réalisées grâce à la mise en place de quatre groupes d'acteurs (Figure 64). La composition des groupes et leur rôle sont décrits comme suit :
- le groupe de pilotage, composé du ou des responsables du domaine étudié ainsi que du leader du projet, définit les objectifs et le domaine d'étude, évalue et valide les résultats à la fin des principales phases,
- le groupe de synthèse, composé des principaux décideurs du système étudié a deux types d'activités :
o fournir de l'information à un niveau global,
o rechercher, évaluer et choisir les solutions proposées aux différentes étapes.
- les spécialistes de la Méthodologie GRAI gèrent l'application de la méthode, collectent les informations, les mettent en forme, recherchent et proposent des solutions au groupe de synthèse.
- les interviewés, composé des autres décideurs et utilisateurs du domaine, fournit l'information aux spécialistes GRAI qui les mettent en forme grâce aux formalismes.
- les groupes de travail (composés de personnes compétentes de l'entreprise et/ou extérieurs), recherchent les solutions les mieux adaptées pour améliorer les points détectés. Interviewés (Fournissent de l'Information) Spécialistes GRAI (le capteur) (Supporte l'étude) proposer Analyser &Valider
fournir les Informations
Valider Groupe de travail 1 (Recherchent des solutions) Groupe Synthèse Principaux responsables (Réalise l'étude) proposer Analyser &Valider
Définit les objectifs de l'étude Oriente l'étude
Evalue les résultats GROUPE DE PILOTAGE Interviewés (Fournissent de l'Information) Spécialistes GRAI (le capteur) (Supporte l'étude) proposer Analyser &Valider
fournir les Informations
Valider Groupe de travail 1 (Recherchent des solutions) Groupe Synthèse Principaux responsables (Réalise l'étude) Groupe Synthèse Principaux responsables (Réalise l'étude) proposer Analyser &Valider
Définit les objectifs de l'étude Oriente l'étude
Evalue les résultats GROUPE DE PILOTAGE
Figure 64. Les groupes impliqués dans l'application de GIM
Cette structuration en groupes est très certainement le point le plus constant de la démarche générique avec la transition du modèle opérationnel au modèle conceptuel et réciproquement.
2 Les étapes de la méthode de GIM
GIM est la méthode de la méthodologie GRAI qui permet de restructurer une entreprise ou une partie d'entreprise (service, département, atelier..). Basée sur la démarche générique de la Méthodologie GRAI, la structure générale de GIM est représentée sur la Figure 65. Elle met en œuvre les groupes définis dans la démarche générique.
Figure 65. Structure générale de la démarche de GIM 2.1 La phase d'initialisation
Cette phase permet de préparer l'étude et d’élaborer un programme détaillé qui sera validé par le groupe de Pilotage (Réunion Gpi1). Au cours de cette réunion, le groupe de pilotage choisira les personnes qui seront impliquées dans l'étude (groupe de synthèse principalement). Le spécialiste GRAI qui mènera l’étude sera proposé. Ce spécialiste pourra être secondé par un ou plusieurs adjoints (dans le cadre d'une étude pour une unité inférieure à 100 personnes,
un spécialiste et éventuellement un adjoint sont nécessaires). Le rôle du spécialiste est d’être un véritable "capteur" d'information. Il doit avoir les mêmes qualités, à savoir : ne pas perturber le milieu dans lequel on le plonge et ne pas déformer l'information recueillie. Le spécialiste et ses adjoints pourront ou non appartenir à l'entreprise. Dans ce dernier cas ils devront avoir une connaissance sur le domaine concerné et recevront une formation de cinq jours : ils devront être guidés lors des deux premières études réalisées. Dans cette phase d'initialisation, on fera préciser au groupe de pilotage les objectifs de l'étude et la délimitation du domaine objet de l'étude. On prépare l'étude en établissant un planning très précis. Dans toute étude GIM, on retrouve des fondamentaux de base : les phases, les réunions à l'intérieur des phases et les interviews des décideurs (voir plus loin). GIM permet d'évaluer de façon précise les charges de travail aussi bien pour les intervenants (spécialistes) que pour l'entreprise (temps passé par les membres du groupe de synthèse, les interviewés et les membres du groupe de travail). Cette caractéristique de GIM (mais également de la Méthodologie GRAI) est importante.
2.2 La phase modélisation de l’existant
Cette phase permet la modélisation du système existant. Elle comprend la réalisation de la vue fonctionnelle et des trois systèmes (physique, décisionnel, informationnel) et de la vue processus. L’ordre dans lequel on réalise les modèles est important (Figure 66).
Vue
fonctionnelle
Système de
décision
Vue
processus
Système
physique
Système
d’informations
Vue
fonctionnelle
Système de
décision
Vue
processus
Système
physique
Système
d’informations
Figure 66. Ordre de Réalisation des Modèles
On commence par la Vue Fonctionnelle, puis on réalise en parallèle le Système Physique et le Système de Décision, ensuite la Vue Processus pour compléter et enfin le Modèle du Système d’Information est déduit des différents modules déjà réalisés et d’une collecte complémentaire
d’Informations. La Vue Fonctionnelle : elle permet de « Planter le décor » et de préciser le domaine d’étude. Comme il s’agit d’un domaine connu du groupe de Synthèse, elle permet de familiariser ce dernier avec les techniques de modélisation. La modélisation du Système Physique est relativement facile à réaliser. Tout d’abord ce modèle est un sous-ensemble de la Vue Fonctionnelle. Il traduit les activités qui contribuent directement à la réalisation des produits (des services) pour le client. Une fois le modèle A0 réalisé, on peut travailler par interviews. La modélisation Décisionnelle est plus difficile à réaliser. Il faut impliquer complètement le groupe de synthèse qui va fournir une synthèse globale de la structure décisionnelle. Ce modèle se consolidera au fur et a mesure : à la fois par le travail du groupe de synthèse et à la suite de la collecte d’informations par interviews. La Vue Processus permettra de représenter les liaisons transversales de l’entreprise. Un véritable PROCESSUS doit couvrir plusieurs fonctions de l’entreprise. On remarquera qu’il est pratiquement impossible de modéliser un processus à un niveau agrégé. Nous recommandons de démarrer à partir de la Vue Fonctionnelle (ou du Système Physique) à un niveau de décomposition avancé. On pourra utiliser des activités déjà identifiées dans les modèles cités. Le Système d’Information collecte l’ensemble des informations identifiées dans les quatre précédents modèles. Il peut être nécessaire de collecter des informations complémentaires qui n’auraient pas été identifiées précédemment.
Les différentes modélisations se font selon deux approches complémentaires :
- une approche descendante, menée avec le groupe de synthèse : on obtient les modèles globaux. Il faut toujours commencer par réaliser ces modèles.
- une approche ascendante, basée sur des collectes d'informations sur le terrain auprès des personnes qui ont la connaissance sur l'activité. Ces personnes sont identifiées par le groupe de synthèse. Ce travail est mené par le groupe de spécialistes auprès des personnes interviewées, désignées par le groupe de synthèse. Les informations collectées sont tout d’abord validées par l’interviewé puis présentées au groupe de synthèse.
On constate dans GIM en général, que trois ou quatre versions sont nécessaires pour obtenir une modélisation pertinente du système étudié. L'obtention des versions finales des modèles clôt la première étape de la phase de modélisation. La démarche de GIM a l'originalité d'utiliser une approche descendante qui donne la vision globale du système étudié. Cette vision est obtenue par un travail collectif avec le groupe de synthèse. Cette vision globale n'est pas suffisante mais très importante pour permettre aux responsables d'avoir une
représentation coordonnée de l'entreprise et surtout pour gagner du temps dans la collecte d’information par interview. On complète ainsi cette vision globale par une collecte d'informations dans une approche ascendante par interviews individuelles. Le rapprochement de ces deux visions est très important pour détecter les points à améliorer dans le système analysé.
2.3 La phase de diagnostic
Le diagnostic des modèles a pour but de détecter les points à améliorer mais également les points forts. Tout d'abord nous ferons remarquer qu'à ce stade de l'étude, la phase précédente a permis déjà d'apporter des améliorations. En effet à l'issue de chaque réunion, il est possible de comparer les modèles obtenus avec le groupe de synthèse (approche descendante) et les informations collectées à l'issue des interviews. Il arrive parfois que les modèles ne correspondent pas : le groupe de synthèse avait un point de vue, la modélisation de terrain montrant que la situation est différente. Par ailleurs, le fait de représenter le fonctionnement du système existant au groupe de synthèse amène celui-ci à proposer des améliorations basées sur l'expérience, la connaissance du domaine étudié et les discussions entre les membres du groupe de synthèse. L'obtention des modèles version finale à la fin de la phase modélisation a permis déjà d'apporter des améliorations au système existant qui d'ailleurs peuvent dans certains cas être implantées immédiatement sans attendre la fin de l'étude. On peut dire que la version finale des modèles, décrit une situation stabilisée. Il est recommandé néanmoins de récapituler l'ensemble des points à améliorer. La phase diagnostic proprement dite va consister en deux étapes :
- L’élaboration de la liste des points forts est absolument indispensable. En effet de nombreuses applications du « Re-engineering DRASTIC » ont comme conséquence de faire perdre les points forts de l’existant. Il faut au contraire chercher à les renforcer. Pour les déterminer on peut :
o déterminer des indicateurs de performance et chercher à se comparer aux
« Best Practices » du domaine considéré.
o réaliser des études de BENCHMARKING avec des concurrents ou des
organisations présentant des similarités. Ces études peuvent être très légères. - La détermination des points à améliorer qui utilise les techniques suivantes :
o analyse des modèles réalisés et application soit des « Règles de Bon Sens » soit
utilisation de la connaissance des Membres du groupe de Synthèse, ou celle des Interviewés ou éventuellement celles de spécialistes extérieurs.
A partir de la liste des points à améliorer et des objectifs définis pour le futur système à concevoir ou établira une liste de "pistes de solutions". En effet, il peut s'avérer qu'à plusieurs points à améliorer, correspondent une solution qu'il faudra analyser, évaluer et consolider : c'est pour cela que l'on parle de pistes de solutions. Il est recommandé de ne pas retenir plus de 3 ou 4 pistes de solutions couvrant le maximum de points à améliorer. En général la phase diagnostic se réduit à une réunion (peut être deux).
2.4 La phase de conception du système cible
La phase conception consiste à rechercher les modèles du futur système, c'est à dire les modèles qui d'une part répondent aux objectifs assignés et qui d'autre part permettent de répondre aux "points à améliorer" détectés dans la phase précédente tout en conservant les points forts identifiés. La phase conception conserve le principe des groupes de synthèse avec le même rôle : recherche de solutions et de cohérence, validation des propositions. Afin de faciliter la recherche de solutions, pour chaque piste de solutions, on constituera un groupe de travail (des personnes compétentes en interne ou en externe, appartenant ou non au groupe de synthèse) qui faciliteront cette recherche de solutions. Néanmoins le groupe de synthèse aura à valider ces propositions de solutions et surtout à contrôler la cohérence globale. Le groupe de synthèse devra initialiser la phase conception en proposant deux ou trois solutions globales à l’aide des différents modèles. Des considérations liées à la vue processus peuvent influencer cette recherche de solution globale. Une solution globale devra être choisie basée sur une évaluation des performances liées aux objectifs. A partir de cette solution globale, une conception détaillée sera entreprise sur les trois systèmes de base : Physique, Décision, Information, la vue fonctionnelle donnant le cadre de la solution, la vue processus détaillant quelques processus transversaux jugés critiques. Cette solution détaillée devra être déclinée à deux niveaux : conceptuel et structurel :
Niveau conceptuel : description de l'ensemble des activités indépendamment de l'organisation et de la technologie,
Niveau structurel : on propose un regroupement d'activités, toujours de façon indépendante de la technologie mais en tenant compte :
- Des contraintes "dures" identifiées dans la phase modélisation de l’existant, - Des critères de type flexibilité, sécurité, évolutivité, du système cible.
Ce modèle décrit donc dans le langage GRAI, ce que les utilisateurs souhaitent. C’est pour cela qu’on l’appelle le modèle CIBLE.
2.5 Remarques sur les modèles de référence spécifiques
Les modèles de référence sont des modèles représentant des systèmes de production des types d'entreprises bien identifiés (MRP, Production Unitaire, Juste-A-Temps, service, …). Ces systèmes de production sont particuliers car ils représentent une catégorie de systèmes de production en fonction de la réponse au marché, de la répétitivité de la production, de l'importance des séries, de l'organisation produit/process, de la nature de la valeur ajoutée, … Ils sont idéaux car la solution qu'ils proposent est celle qui convient le mieux en théorie. Les modèles de référence servent de guides dans la conception d'un système de production ou de modèles de comparaison pour juger de l'écart entre une situation réelle et une situation future possible. Des modèles de référence dans le service sont aujourd'hui en cours de développement. Ils se présentent sous la forme de modèles construits avec les formalismes de modélisation de GRAI accompagnés de règles explicatives. Les modèles de référence spécifiques représentent une capitalisation des connaissances des experts et peuvent servir de base à des approches de type "benchmarking".
3 Phase Elaboration du Plan d’Actions
La mise en œuvre de la méthodologie GRAI correspond toujours à un objectif qui aura été défini par la Direction Générale : Pourquoi on effectue cette étude ? (à ne pas confondre avec les objectifs du Système Cible qui doivent être déduits des objectifs de l’entreprise).
Le plan d’actions dépendra donc des Objectifs de l’étude. Les principaux domaines de mise en œuvre du Modèle Cible sont :
- le schéma Directeur Intégré.
- la mise en place d’un système d’Indicateur de Pilotage.
- la documentation des procédures Qualité et la gestion des Connaissances. 3.1 Le Schéma Directeur Intégré
La définition d’un Schéma Directeur Intégré débouchant sur la recherche de solutions dans les domaines Informatiques, Organisationnels au même METIER (c’est la conséquence d’une remise en cause du Système Physique). Dans ce cas le Plan d’Actions devra planifier la phase choix des Solutions (on pourra utiliser le module GIMSOFT de la Méthodologie GRAI) et la phase implantation des solutions (on pourra utiliser le module GIMPLANT de la Méthodologie GRAI).
3.2 La mise en place d’un Système d’Indicateur de Pilotage
Le module ECOGRAI de la Méthodologie GRAI est particulièrement recommandé. La mise en place peut se faire progressivement.
3.3 La Documentation des procédures Qualité et la gestion des Connaissances Il est évident que le modèle CIBLE constitue le chœur du modèle de l’entreprise. A partir de ce modèle on pourra développer chacun des sous-modèles (fonctionnel, physique, décisionnel, processus et information) en progressant de plus en plus vers le détail de chacune des activités. On pourra ainsi :
- d’une part développer la documentation des procédures qualité,
- d’autre part constituer une base de connaissance sur l’entreprise que l’on pourra gérer.
Il est à noter que ce travail pourra être programmé au rythme que décidera l’entreprise, soit en fonction des urgences soit en fonction des opportunités.
4 La formation et la communication
La méthode GIM est un excellent moyen pour former le personnel de l’entreprise et pour améliorer la communication entre les services, entre les fonctions et entre les personnes. La formation (et le développement de la communication) se développe avec les acteurs directs impliqués dans la méthode GIM. La participation à l’étude pour les membres du groupe de synthèse et pour les interviewés est un moyen extrêmement efficace. Une fois le modèle cible élaboré, il peut servir pour l’élaboration d’un programme de formation du personnel de l’entreprise ainsi que pour élaborer un plan d’action pour développer la communication dans l’entreprise.
5 Réalisation du plan d’action
Dans tous les cas, le plan d’action devra :