Como primeira fase da sistemática, considera-se o planejamento para a construção do mapa, conforme proposto por Ibarra (2007). Neste planejamento é importante que haja a participação da direção da empresa, pois neste momento serão definidos: a linha de produtos a analisar, o horizonte de planejamento, a equipe que participará do processo, um cronograma ou prazo para a conclusão do trabalho e um orçamento ou pelo menos uma valor máximo a ser gasto no processo.
A primeira atividade do planejamento (1.1) será a definição da linha de produto e/ou o segmento a ser analisado. De um modo geral, a definição quanto às linhas ou famílias de produtos e/ou segmentos que tem maior necessidade de um plano integrado de produto e tecnologia, ou em qual a empresa visualiza as maiores oportunidades de negócio, deve partir das estratégias da empresa e dos objetivos definidos no planejamento estratégico (PE).
Em algumas empresas, este passo pode já estar superado, como resultado de um planejamento estratégico detalhado. No entanto, diante dos resultados da pesquisa exploratória, observa-se que na grande parte das empresas, principalmente as pequenas e médias, não existe a cultura de realizar um planejamento estratégico de forma sistemática e consequentemente não existe uma definição quanto a quais linhas de produtos ou quais os mercados deveriam ser analisados quando da realização do planejamento de produtos. Ou seja, a definição da linha de produtos para o mapeamento tecnológico acabaria se tornando uma fase crítica e comprometedora para o sucesso do processo. Ainda em relação às pequenas e médias empresas, observa-se que o número de linhas/famílias de produtos é bastante reduzido, e em alguns casos se resume em uma única linha, permitindo que o planejamento de produtos seja conduzido de uma forma mais ampla e buscando justamente a identificação de possíveis novas linhas de produtos.
Caso a empresa já tenha realizado recentemente um PE e desdobrado este planejamento em ações relacionadas a novos produtos, fica facilitada a definição da linha de produtos a ser analisada. Caso o PE não tenha sido realizado ou tenha sido realizado a mais de um ano, a sugestão é que a equipe reavalie ao menos as principais ameaças e
oportunidades e as relacione com suas forças e fraquezas por meio de uma matriz SWOT1 antes de validar o que será analisado.
A segunda atividade (1.2) deve ser a definição do horizonte de planejamento do mapa. É importante ressaltar que o horizonte de planejamento deve ser definido em função do objetivo do mapa e pode ser de curto, médio ou longo prazo. Para curto, médio ou longo prazo não existe uma definição exata. Esta definição pode depender do setor e das características do mercado da empresa. Existem mercados mais tradicionais e mercados mais dinâmicos. É normal considerar o curto prazo tudo o que for abaixo de um ano, o médio prazo até três anos e o longo prazo qualquer número maior que três anos.
A terceira atividade (1.3) é a identificação dos participantes. O número de membros da equipe dependerá principalmente do tamanho da empresa e disponibilidade das pessoas. O ideal é o envolvimento de pessoas de áreas técnicas (engenharia, P&D, produção) e das áreas comercial e marketing, sendo a atuação da alta gerência da empresa fundamental. Também deve ser identificado o líder do processo, a pessoa que, preferivelmente, têm interesse direto nos resultados do mapa, que terá voz ativa nas decisões do processo e será o responsável por orientar e conduzir o processo e atualizar o mapa com novas informações. Em função do perfil do líder, que pode não ser adequado pela sua falta de experiência na condução de um processo como estes, em alguns casos pode ser conveniente a definição de um facilitador que pode ser da própria empresa ou um profissional experiente contratado externamente.
A última atividade desta fase (1.4) consiste da elaboração do cronograma e orçamento para execução das atividades do processo de mapeamento tecnológico, em termos de tempo e recursos necessários. Esta atividade pode ser realizada com os participantes definidos para o processo. Durante esta atividade a equipe deverá considerar as limitações da empresa em termos de recursos financeiros e humanos para realizar as atividades propostas.
Em relação ao cronograma para a realização das atividades propostas para o planejamento de produtos, na figura 18 é apresentada uma sugestão que contempla cinco workshops e dois períodos de coleta de informações.
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O termo SWOT é uma sigla oriunda do idioma inglés (Strenghts, Weakness, Opportunities and Threats) traduzida para Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Busca explorar indícios que indiquem oportunidades e ameaças aos planos da empresa não apenas na atualidade, mas a médio e longo prazo.
Os workshops correspondem às atividades coletivas realizadas internamente, enquanto que a coleta de informações pode ser realizada individualmente ou em grupo e pode ser interna ou externa à empresa. É importante destacar que na definição do cronograma não há necessidade de uma correspondência dos workshops com as fases da sistemática, mas deve-se levar em conta o tempo que a equipe considera necessário para executar as atividades propostas.
Figura 18 – Sugestão de workshops para a realização das atividades da sistemática
No que se refere ao tempo, sugere-se que os workshops sejam de um a dois dias e que o período para coleta de informações não ultrapasse trinta dias. Este tempo para coleta de informações poderá ser maior quando houver poucas informações já disponíveis na empresa ou quando houver a decisão por aplicar um método de busca de informações mais estruturado como, por exemplo, Delphi (Wright e Giovinazzo, 2000) ou mapeamento de tarefas (Bettencourt e Ulwick, 2008). Desta forma, dependendo da disponibilidade da equipe e da urgência em concluir o processo, o tempo total pode variar significativamente, mas recomenda-se que não seja superior a seis meses.
Em relação ao orçamento, vale lembrar que neste momento ainda não é possível definir com clareza todo o investimento necessário para o levantamento de informações, que acontece nas fases seguintes. No entanto, a direção poderá definir um valor limite em termos de recursos humanos e financeiros a serem gastos no processo. Posteriormente, na fase de definição do plano de ação para busca de informações, esta limitação deverá ser considerada. No quadro 8 é apresentado um exemplo de cronograma para realização dos cinco workshops e das coletas de informação em 12 semanas.
Etapas Semanas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Workshop 1 Coleta de informações sobre o mercado Workshop 2 Workshop 3 Workshop 4 Coleta de informações sobre tecnologia Workshop 5
4.2 MAPEAMENTO DO MERCADO AO LONGO DO TEMPO –