Modes de création

Les documents diffusés sur les sites Web observés sont produits dans différents environnements technologiques. Pour les distinguer, nous nous basons sur l’observation directe des caractéristiques de forme et de structure des documents analysés. Nous nous appuyons également sur des données fournies par l’aspirateur Web Scrapbook. Ainsi, nous avons pu identifier cinq principaux modes de création que nous décrivons dans les paragraphes suivants.

4.2.2.1 Numérisation et mise en ligne des documents

Parmi les documents diffusés sur les sites Web observés, nous notons la présence de documents initialement créés sur support papier qui ont été numérisés et convertis en format PDF, JPEG, etc. (ex. : procédure de transfert des archives courantes – SIW03; photographie d’une personnalité (fonds d’archives) – SIW04; rapports annuels numérisés et convertis en PDF – SIW02). Ces documents se présentent en faible proportion toujours à des niveaux de profondeur importants dans les sites.

Les fichiers d’origine sont gérés et conservés dans un répertoire spécifique sur le serveur institutionnel. Les photographies et documents diffusés sur le Web diffèrent souvent des fichiers originaux (ex. : édition des photos numérisées, format de diffusion différent du format original). Ils sont gérés dans le répertoire du site Web. Ils se présentent dans un format statique et sont dépourvus de fonctionnalités Web.

Ces documents maintiennent les caractéristiques conventionnelles de forme et de structure de leurs équivalents analogiques (ex. : pagination, identification de l’auteur, signature, numéro d’approbation, cote du document).

4.2.2.2 Création de documents par des suites bureautiques

Nous identifions également des documents produits par des suites bureautiques telles que Microsoft Office. Voici quelques exemples :

 Modèle d’un travail académique en format DOT– SIW01  Bordereau de transfert de documents en format DOC – SIW03

 Tableau en format XLS présentant des taux de participation – SIW06  Ateliers et présentations en format PPT – SIW07

Ces documents sont donc diffusés dans leur format natif (DOT, DOC, XLS, PPT) ou ont subi une transformation dans un format plus approprié pour le Web. Nous en avons identifié quelques-uns créés à l’aide d’une suite bureautique et convertis en format PDF pour diffusion sur le site Web grâce à des logiciels de la suite Adobe tels qu’Adobe Acrobat et Adobe Illustrator (ex. : présentation PPT d’une formation convertie en format PDF – SIW04). Ces documents ne sont pas publiés en surface du site Web, mais plutôt accessibles aux niveaux de profondeur suivants : N3, N4 et N5. Ils commencent à perdre certains de leurs critères de validité (ex. : nom d’auteur non indiqué, pagination absente, date de publication ou de mise à jour non indiquée).

4.2.2.3 Création de documents par des suites multimédias

Lors de l’analyse, nous avons également distingué des documents qui sont produits par des suites multimédias (ex. : Flash Player). Ces documents sont produits pour le site Web, mais ne se présentent pas en format HTML. Généralement, il s’agit de documents photographiques, de vidéos ou d’animations multimédias. À titre d’exemple, les expositions virtuelles sont un produit documentaire destiné à être diffusé en ligne. Elles sont constituées généralement de documents numérisés (ex. : archives textuelles, archives photographiques) présentés selon un scénario particulier grâce à des logiciels d’animation multimédia (ex. Flash Player). Le niveau d’interactivité varie et dépend de la technologie utilisée pour produire l’exposition. Ces documents, comparés à leur forme conventionnelle, sont enrichis de fonctionnalités Web : navigation, recherche, personnalisation.

À l’examen des plans des sites observés et de l’arborescence des fichiers Web capturés par Scrapbook, nous remarquons que ces documents sont localisés aux premiers niveaux de profondeur d’un site Web, c’est-à-dire les niveaux N0, N1 et N2. 4.2.2.4 Création des documents par des éditeurs Web

Le recours à des éditeurs Web favorise la création de documents propres au site Web. Nous avons identifié des documents développés en HTML ou ASP. Ces documents sont gérés par des feuilles de style en CSS. Ces documents se retrouvent non seulement en surface des sites Web, mais aussi à des niveaux de profondeur plus importants, c’est-à-dire situés à plusieurs clics de la page d’accueil. Ces langages de balisage permettent d’encapsuler différents objets documentaires et de faciliter l’exécution de plusieurs scripts (ou commandes). Une page Web en format HTML peut alors contenir des images, des animations multimédias et des appels de différentes fonctionnalités Web (ex. : saisie d’un formulaire Web).

4.2.2.5 Création des documents par des systèmes de gestion de contenu

Des documents propres au Web sont générés de manière dynamique lorsque des systèmes de gestion de contenu sont utilisés pour gérer le site Web. Ces

documents sont uniques et n’ont pas d’équivalents dans un autre environnement de production documentaire. Il s’agit des billets publiés sur des blogues organisationnels, des archives en ligne du site Web lui-même, des documents produits suite à des transactions en ligne.

Nous pouvons également citer l’exemple des agendas en ligne dont la forme reste similaire aux agendas papier, mais auxquels s’ajoutent néanmoins des fonctionnalités Web. L’internaute pourrait effectuer par exemple une recherche dans l’agenda afin de repérer un événement passé ou à venir, afficher la liste des événements par catégorie d’activité, etc. (ex. : agenda en ligne sur les sites SIW06 et SIW09).

Somme toute, un site Web organisationnel est alimenté par différents systèmes et applications ce qui entraîne la diversification de l’origine et des formats des documents qui le composent.