ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport
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table des matières Paragraphe Faits saillants ... 5.1 recommandations ... 5.10 Vue d’ensemble ... 5.11 Objectifs et portée de notre vérification ... 5.21 résultats de notre vérification
Gestion des partenariats ... 5.23 Société du réseau informatique des collèges inc. ... 5.27 Centres collégiaux de transfert de technologie ... 5.48 Fondation du Prêt d’honneur ... 5.61 Autres partenaires des cégeps ... 5.74 Encadrement du ministère ... 5.77 Achats regroupés ... 5.82 annexe 1 – Objectifs de vérification et critères d’évaluation
annexe 2 – partenaires d’affaires des cégeps vérifiés au 30 juin 2007
annexe 3 – actionnaires de la Société du réseau informatique des collèges inc. au 30 juin 2007 annexe 4 – regroupements d’achats auxquels participent les cégeps vérifiés
Les commentaires des entités apparaissent à la fin de ce chapitre.
Abréviations et sigles
CCSR Centre collégial des services regroupés CCTT Centre collégial de transfert
de technologie
CNAR Comité de négociations 03-12 des achats regroupés 03-12
CRAG Centre régional des achats en groupe 02 des établissements de santé
et de services sociaux CSPQ Centre de services partagés
du Québec
MDEIE Ministère du Développement économique, de l’Innovation et de l’Exportation
MELS Ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport
OBNL Organisme à but non lucratif SRIC Société du réseau informatique
des collèges inc.
Faits saillants
Le réseau collégial est composé de 48 cégeps, 50 collèges privés et 5.1
3 écoles gouvernementales. À l’automne 2007, 197 158 élèves étaient inscrits dans ce réseau et près de 90 p. cent d’entre eux poursuivaient leurs études dans un cégep. Par ailleurs, les revenus de fonctionnement de l’ensemble des cégeps pour l’année 2006-2007 se chiffraient à 1,6 milliard de dollars.
Les cégeps disposent d’une autonomie d’action. Ils ont la possibilité d’exercer certaines 5.2
activités par l’entremise de sociétés distinctes et plusieurs se sont d’ailleurs regroupés pour procéder de cette façon. Ils peuvent aussi accepter d’assumer un risque financier à l’égard de ces sociétés.
Notre vérification avait pour but de nous assurer que les cégeps, lorsqu’ils ont des 5.3
activités avec des partenaires, contrôlent adéquatement l’implication financière de leurs partenariats. Nous voulions également nous assurer que le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) encadre adéquatement les cégeps à l’égard de ces activités.
Nos travaux ont porté sur six cégeps.
Gestion des partenariats
Nous avons constaté des lacunes dans l’encadrement effectué par les cégeps à l’égard 5.4
de certains partenaires. Par exemple, nous avons noté l’absence d’entente de gestion entre des cégeps et leurs partenaires. De plus, l’information transmise au conseil d’administration des cégeps est très limitée dans la majorité des cas. Nous invitons donc les cégeps à améliorer les contrôles qu’ils exercent sur leurs partenaires d’affaires.
De plus, nous avons constaté que des activités effectuées par des cégeps avec certains 5.5
partenaires, soit la Société du réseau informatique des collèges inc. (SRIC), certains centres collégiaux de transfert de technologie (CCTT) et la Fondation du Prêt d’honneur, ont entraîné des conséquences financières négatives pour les cégeps. À l’exception de ces activités, nous n’avons pas relevé d’éléments nous permettant de croire que des relations d’affaires avec les partenaires que nous avons recensés pourraient avoir des implications financières importantes sur les cégeps vérifiés.
Quant au MELS, il n’a pas un portrait complet des activités que les cégeps effectuent 5.6
avec leurs partenaires. L’absence d’un tel portrait ne favorise pas un encadrement adéquat des cégeps à l’égard des activités réalisées par l’intermédiaire de certains partenaires. Par ailleurs, les règles en vigueur ne prévoient pas qu’un cégep doit obtenir une autorisation du MELS avant de s’engager dans un projet. Ainsi, le ministère n’est pas en mesure de s’assurer que celui-ci a la capacité financière de le faire.
Équipe : Alain Fortin Directeur de vérification Sarah Leclerc Robert Ratté Caroline Reny
achats regroupés
L’acquisition à l’aide d’ententes d’achats regroupés est une pratique reconnue en matière 5.7
d’approvisionnement. Les avantages de cette approche se situent à plusieurs niveaux, notamment en ce qui concerne :
le prix : en échange d’un volume d’achats plus élevé, le fournisseur de produits et de
•
services peut demander un prix moindre ;
l’efficience du processus d’achat : comme le regroupement d’achats effectue une portion
•
importante du processus, le cégep n’a pas à faire ces activités.
Chaque cégep est entièrement autonome quant à l’acquisition de biens et de services.
5.8
Ainsi, chacun possède son propre service des achats. En 2006-2007, les six cégeps vérifiés ont effectué des achats totalisant près de 2,8 millions de dollars par l’entremise de regroupements d’achats. Nous avons estimé que la valeur des achats susceptibles de faire l’objet d’achats regroupés aurait pu être de l’ordre de 21 millions de dollars sur un total de 68 millions d’achats faits par ces établissements.
Nous avons également relevé les éléments suivants : 5.9
Il n’existe pas, dans le réseau collégial, une stratégie globale portant sur l’utilisation
•
des achats regroupés.
Pour certaines acquisitions, les cégeps effectuent eux-mêmes tout le processus d’achat,
•
alors qu’ils auraient pu utiliser l’entente négociée par un regroupement d’achats.
Divers groupes négocient des ententes s’appliquant aux mêmes catégories de biens
•
et de services. Ainsi, ils consacrent des ressources à l’établissement d’ententes similaires, ce qui n’est pas économique globalement.
recommandations
Cette section regroupe les recommandations formulées dans notre rapport. Il est à noter 5.10
que, à titre informatif, le numéro des paragraphes visés est donné entre parenthèses.
(5.80) Nous avons recommandé aux cégeps vérifiés :
d’encadrer leurs relations d’affaires avec leurs partenaires à l’aide d’ententes qui
•
spécifient notamment les exigences en matière de reddition de comptes ;
de mettre en place des mesures permettant d’assurer le suivi des risques financiers
•
associés à tout partenariat ;
de produire une reddition de comptes à leur conseil d’administration portant sur
•
les relations d’affaires qu’ils entretiennent avec leurs partenaires.
(5.81) Nous avons recommandé au ministère :
d’évaluer la pertinence d’exiger que les partenaires des cégeps produisent une
•
reddition de comptes au cégep et d’établir la nature de celle-ci ;
de dresser un portrait complet des activités que les cégeps effectuent avec des
•
partenaires afin d’assurer un encadrement adéquat de ces activités ;
d’examiner la possibilité que les cégeps obtiennent son approbation avant
•
de s’engager dans la réalisation d’un projet qui peut avoir un impact significatif sur leur situation financière.
(5.100) Nous avons recommandé aux cégeps vérifiés :
de cumuler l’information nécessaire à l’égard de leurs achats regroupés afin
•
d’évaluer leur performance quant à ces activités ;
de revoir leur processus d’achat pour tenir compte des possibilités d’économies
•
qui s’offrent à eux en utilisant les regroupements d’achats ;
de réviser leurs politiques d’achat afin de spécifier leurs attentes relativement
•
aux regroupements d’achats.
(5.101) Nous avons recommandé au ministère d’établir une stratégie globale quant au processus d’achats regroupés.
Vue d’ensemble
contexte
Dans le système scolaire québécois, le collégial est le premier échelon des études supé-5.11
rieures. Les programmes préuniversitaires y préparent aux études universitaires alors que les programmes techniques sont surtout conçus en fonction du marché du travail, même s’ils peuvent aussi donner accès à l’université.
Le réseau collégial est composé de 48 cégeps, 5.12
50 collèges privés et 3 écoles gouvernementales1. À l’automne 2007, 197 158 élèves étaient inscrits
dans ce réseau et près de 90 p. cent d’entre eux poursuivaient leurs études dans un cégep.
Par ailleurs, les revenus de fonctionnement de l’ensemble des cégeps pour l’année 2006-2007 se chiffraient à 1,6 milliard de dollars. De ce montant, un peu plus de 1,3 milliard provenaient du MELS. Quant au reste, il était notamment constitué de subventions d’autres ministères, de contributions d’élèves et de revenus de location.
rôles et responsabilités
Chaque cégep est administré par un conseil d’administration dont la composition est définie 5.13
par la Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel. Ce conseil est normalement composé de 19 membres : le directeur général du collège, le directeur des études, 7 personnes nommées par le MELS ainsi que 10 personnes issues de divers groupes (élèves, parents, employés), parmi lesquelles 2 sont nommées par le conseil d’administration et 8 sont élues par leurs pairs. La responsabilité de l’administration courante est dévolue à un comité exécutif formé de membres du conseil d’administration. Ce comité est présidé par le directeur général du collège.
1. Ce sont l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec, l’Institut de technologie agroalimentaire et le Conservatoire de musique et d’art dramatique du Québec.
revenus de fonctionnement des cégeps : 1,6 milliard de dollars.
Les cégeps disposent d’autre part d’une autonomie d’action. En effet, tout en effectuant 5.14
leur mission éducative, ils peuvent aussi entre autres : faire des études et des recherches en pédagogie ;
•
participer à des programmes de coopération avec l’extérieur dans le domaine
•
de l’éducation ;
exercer des activités de recherche appliquée, d’aide technique à l’entreprise et
•
d’information, notamment en établissant un CCTT ;
fournir des services ou permettre l’utilisation de leurs installations et de leurs équipements
•
à des fins culturelles, sociales, sportives ou scientifiques.
En outre, la
5.15 Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel accorde aux cégeps une autonomie importante dans l’organisation de leurs activités. À cet effet, ils peuvent par exemple créer une société seuls ou s’associer à d’autres entités. L’exercice de telles activités ne doit cependant pas avoir pour objet essentiel d’exploiter une entreprise commerciale.
Par ailleurs, il revient au MELS de fixer les orientations générales que les cégeps sont tenus 5.16
de suivre et de voir à l’application du cadre légal et réglementaire dans lequel ils évoluent.
Notamment, le ministère autorise les emprunts qu’ils effectuent et l’établissement de CCTT. Il lui incombe également de leur allouer des ressources.
partenariats
Comme nous l’avons mentionné précédemment, 5.17
les cégeps ont la possibilité d’exercer certaines activités par l’entremise de sociétés distinctes.
Dans de tels cas, ils peuvent garder une influence
sur la gestion de ces sociétés en siégeant à leur conseil d’administration, par exemple. Ils peuvent aussi accepter d’assumer un risque financier à leur égard.
Ainsi, des cégeps ont choisi d’effectuer certaines activités par l’entremise de sociétés 5.18
distinctes. Par exemple, le collège Montmorency a créé une société en partenariat avec des commissions scolaires pour offrir des services-conseils aux entreprises. Le cégep de Chicoutimi, quant à lui, participe à la gestion d’activités culturelles, communautaires et sportives avec des élèves par l’intermédiaire d’une société distincte. De plus, tous les cégeps vérifiés peuvent compter sur des fondations pour collaborer au financement de certains de leurs projets.
Des cégeps exercent certaines activités par l’entremise de sociétés distinctes.
Par ailleurs, plusieurs cégeps se sont regroupés pour réaliser des activités par l’intermédiaire 5.19
d’entités distinctes, dont les suivantes :
le Centre collégial des services regroupés (CCSR) qui a pour mission, notamment,
•
de promouvoir la mise en commun de services et de ressources et le développement de services collectifs ;
la Fédération des cégeps qui a été créée dans le but de promouvoir le développement
•
de l’enseignement collégial et qui offre, entre autres, des activités de concertation et des services de négociation à ses membres ;
la SRIC qui est chargée de fournir une suite d’applications informatiques
• 2
inté-grées centrées sur la gestion de l’enseignement ainsi que des outils connexes de gestion administrative.
Dans le cadre de la présente vérification, nous considérons qu’une entité constitue un 5.20
partenaire lorsqu’elle possède l’une ou l’autre des caractéristiques suivantes :
un ou des cégeps en sont actionnaires dans une proportion d’au moins 25 p. cent ;
•
un ou des cégeps nomment au moins 25 p. cent de ses administrateurs
• 3, ou au moins
25 p. cent des administrateurs sont des représentants d’un ou des cégeps ; un ou des cégeps en sont responsables
• 4 ou assument un risque financier à son égard.
Objectifs et portée de notre vérification
Notre vérification avait pour but de nous assurer que les cégeps, lorsqu’ils ont des 5.21
activités avec des partenaires, contrôlent adéquatement l’implication financière de leurs partenariats. Nous voulions également nous assurer que le MELS encadre adéquatement les cégeps à l’égard des activités réalisées par l’intermédiaire de partenaires. Nos objectifs de vérification et nos critères d’évaluation sont présentés à l’annexe 1.
Nos travaux ont porté plus particulièrement sur six cégeps. Notre sélection avait pour 5.22
but de vérifier des cégeps de tailles diverses et de différentes régions du Québec. Le tableau 1 les présente.
2. Il s’agit d’un ensemble de logiciels permettant à un système informatique d’assurer une tâche donnée.
3. Un administrateur est un membre du conseil d’administration.
4. Selon le MELS, bien que certaines entités soient des personnes morales distinctes, les cégeps en sont respon-sables. Un document du MELS mentionne d’ailleurs que la responsabilité d’un CCTT, qu’il soit ou non constitué en personne morale, relève du cégep qui l’a créé.
tableau 1 cégeps vérifiés
Nom du cégep population scolaire
à l’automne 2007* région administrative
Cégep de Chicoutimi 2 999 Saguenay–Lac-Saint-Jean
Cégep de Lévis-Lauzon 3 021 Chaudière-Appalaches
Cégep Limoilou 5 021 Capitale-Nationale
Collège Montmorency 6 533 Laval
Cégep de Victoriaville 1 451 Centre-du-Québec
Cégep du Vieux Montréal 7 290 Montréal
* La population scolaire inclut l’enseignement ordinaire et la formation continue.
Source : MELS.