Ce qui se raconte, ce qui ne se dit pas
IV. Martin Dammann, une narration silencieuse
O sucesso de um projeto está diretamente vinculado ao acompanhamento. O acompanhamento próximo do Escritório de Gerenciamento de Projetos é essencial para orientações, medições e avaliações de desempenho. A figura 24 ilustra com propriedade as atividades envolvidas nesta etapa, com a constituição de oito grandes grupos de atributos.
a) Implantar projeto aprovado
- Estruturar os termos de abertura dos projetos: Com todos os aceites
formalizados por parte do cliente, é preciso formalizar o início do projeto com um documento específico de abertura, contendo os principais detalhes.
- Elaborar a declaração de escopo dos projetos em fase de início: Até a aprovação do anteprojeto é possível realizar alterações de escopo; nesta etapa deverá ser produzida pelo Escritório de Gerenciamento de Projetos uma declaração final do escopo do projeto, que será norteadora até o encerramento.
Figura 24 – Diagrama de Use Case para conduzir a carteira de projetos. b) Otimizar recursos do projeto
- Avaliar ações comuns dos projetos para sistematização: A existência de inúmeros projetos sob orientação do EGP é de esperar que algumas atividades possam ser repetidas entre eles; portanto é necessário que se reconheça quais delas podem ser agrupadas e otimizadas.
- Otimizar processos repetitivos em projetos: Descobertos os pontos que podem ser otimizados em cada projeto, buscar formas para que as equipes
Interagir stakeholders
Orientar processos de gerenciamento de Recursos Humanos
Orientar processos de gerenciamento de comunicação
Corrigir rumos de projetos com falha de condução
Orientar processos de
Orientar processos de gerenciamento de compra e aquisição Acompanhar processos de gerenciamento de integração Acompanhar gerenciamento da qualidade Acompanhar gerenciamento de custos Acompanhar gerenciamento de tempos Orientar o processo de gerenciamento de escopo
Dar manutenção as ferramentas de gerenciamento de projetos Mediar interesses de gerentes
funcionais e de projetos
Participar do planejamento de compras e auisições dos projetos
Participar no planejamento de contratações dos projetos
Colaborar para definição da seqüência de atividades dos projetos
Contribuir para a construção do cronograma dos projetos
Supervisionar o desenvolvimento do
plano de gerenciamento Colaborar para elaboração da Estrutura Analitica de Projeto (EAP)
Colaborar para a estruturação das atividades do projeto
Contribuir para elaboração da estimativa de custos do projeto
Contribuir para elaboração da estimativa dos tempos de projeto
Contribuir no planejamento de resposta ao riscos do projeto
Auxiliar na análise quantitativa de riscos dos projetos
Auxiliar na análise qualitativa de riscos dos projetos
Supervisionar a definição de escopo do Projeto
Auxiliar no planejamento da gestão de riscos dos projetos
Estruturar sistema de comunicação para projetos
Contribuir planejamento de RH para os projetos
Auxiliar planejamento da qualidade qualidade dos projetos
Aprovar orçamento elaborado para os projetos
Contribuir para elaboração da estimativa de recursos
Contribuir na identificação de riscos dos projetos
Analisar manutenção de escopo dos projetos
Aprovar mudanças na execução dos projetos
Monitorar projetos vinculados ao PMO
Avaliar gestão de contratos de fornecedores e compradores
Executar avaliação de Riscos dos projetos
Acompanhar gestão de Intereses dos stakeholders
Avaliar controle de escopo dos Projetos
Avaliar execução dos cronorgramas dos projetos
Monitorar controle de custos do projeto
aplicado aos projetos
pelos Gerentes de Projetos
Acompnhar relatórios de desempemho dos projetos Avaliar encerramento dos contratos
estabelecidos para os projetos
Obter aceitação do cliente do produto entregue
Alimentar histórico de gestão de projetos Formalizar tempos para participação
de membros na equipe de projeto
Apresentar processos formais de Gestão de Projetos à equipe
Estruturar relatórios gerenciais para diretoria
Buscar integração da Presidencia com Equipes de Projetos
Estruturar termo de abertura dos projetos
Elaborar declaração de escopo dos projetos em fase de início
Atribuir funções aos membros das equipes de projeto
Avaliar ações comuns dos projetos para sistematização Analisar encerramento
administrativo dos projetos
Promover retorno da equipe aos postos funcionais
Otimizar processo repetivos em projetos DAR SUPORTE ÀS EQUIPES APROVAR ENCERRAMENTO OFICIALIZAR EQUIPES ORIENTAR EXECUÇÃO OTIMIZAR RECURSOS IMPLANTAR PROJETO ACOMPANHAR PROCESSOS DE PLANEJAMENTO MANTER CANALDE COMUNICAÇÃO ESCRITÓRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Comprometer Presidência com a criação do PMO
Avaliar controle de qualidade gerenciiamento de risco
trabalhem conjuntamente na busca de redução de custos e recursos pela otimização de processo e função do EGP.
c) Oficializar as equipes de projeto
- Formalizar os tempos para participação de membros na equipe de projetos: Já tendo executado as negociações para participação de funcionários da hierarquia funcional, documentar os resultados de locação.
- Atribuir funções aos membros das equipes de projeto: Com a liberação da hierarquia funcional, definir e documentar as atividades a cada membro da equipe de projetos para futuras avaliações de desempenho.
- Apresentar processos formais de Gestão de Projetos à equipe: Coletar o compromisso formal de cada membro da equipe, em realizar suas atividades sobre a orientação do Escritório de Gerenciamento de Projetos.
d) Dar suporte às equipes de projetos
- Dar manutenção das ferramentas de gerenciamento de projetos:Existem no mercado várias ferramentas aplicadas à Gestão de Projeto, como MS Project, e cabe ao Escritório de Gerenciamento de Projetos disponibilizar e capacitar os integrantes destas equipes no uso destas ferramentas, atualizando-as e garantindo seu perfeito funcionamento.
- Medição entre interesses de funcionais e de projeto: Existirão momentos de conflito entre as atividades de projeto com as atividades funcionais hierárquicas; cabe ao Escritório de Gerenciamento de Projetos conduzir e mediar a execução das atividades acordadas com os gerentes funcionais.
- Corrigir rumos de projetos com falhas de condução: Os projetos podem ser desviados em custos, cronogramas, qualidade. Cabe ao EGP interagir com as equipes no intuito de restabelecer a rota prevista.
- Interagir com os stakeholders do projeto: A informação é fundamental na Gerência de Projetos, e os stakeholders precisam continuamente estar sendo informados sobre os caminhos percorridos pelos projetos, principalmente os
investidores; cabe ao Escritório de Gerenciamento de Projetos conduzir estas informações de forma eficiente.
- Orientar processos de gerenciamento de Recursos Humanos: As equipes sendo multidisciplinares e gerenciadas por uma pessoa que não é hierarquicamente superior, podem causar conflitos; é necessária a orientação do Escritório de Gerenciamento de Projetos aos gerentes para criar uma perfeita interação com os recursos humanos envolvidos no projeto.
- Orientar processos de gerenciamento de comunicações: A perfeita
comunicação entre os diversos atores em um projeto é responsável em grande parte pelo seu sucesso, pois permite corrigir falhas, antecipar erro, divulgar acertos. A comunicação, portanto, precisa ser alvo de capacitação e regulamentação.
- Orientar processos de gerenciamento de risco: Os riscos sempre estarão presentes em um projeto; a maneira de agir em relação a eles é que determinará quanto estes poderão comprometê-lo. O EGP deverá prover os gerentes de projetos de ferramentas de avaliação de risco e ferramentas para contorná-los sem comprometê-los.
- Orientar processos de gerenciamento de compra e aquisições para os projetos: A realização de projetos envolve certamente a compra de componentes que não são produzidos pela empresa; portanto é necessária a interação do gerente de projetos com o setor de compras.
- Acompanhar processo de gerenciamento de integração dos projetos: Os processos mencionados não são isolados entre si; o Gerente de Projetos deverá ter habilidade para produzir a integração entre todos eles, sob orientação do EGP (PMO).
- Orientar os processos de gerenciamento do escopo dos projetos: Um
cuidado constante do gerente de projetos é com a manutenção do escopo e, quando houver alguma alteração deste rumo, deverá ser totalmente orientado pelo Escritório de Gerenciamento de Projetos.
- Acompanhar os processos de gerenciamento de tempos dos projetos: Os prazos vinculados aos projetos não podem ser perdidos; portanto o EGP precisa instruir constantemente o Gerente de Projetos para cumprimento de todos eles.
- Acompanhar os processos de gerenciamento dos custos dos projetos: Um dos pilares que sustentam o sucesso de um projeto são os custos; portanto o Gerente de Projetos deve estar sempre atento para o cumprimento das previsões orçamentárias, sendo necessário que seja acompanhado pelo EGP.
- Acompanhar os processos de gerenciamento da qualidade dos projetos: A qualidade é o terceiro tripé do sucesso de um projeto; portanto cabe ao Escritório de Gerenciamento de Projetos indicar a política de qualidade a ser seguida pelas equipes, dando suporte às necessidades de manutenção da qualidade.
e) Acompanhar os processo de planejamento
- Supervisionar o desenvolvimento do plano de gerenciamento dos projetos: Cabe ao EGP determinar o Sistema de Gerenciamento de Projetos que será adotado na organização, ou seja, o conjunto de técnicas, ferramentas, metodologias e procedimentos aplicados. O documento que explicita, em cada projeto, como estes itens serão aplicados e o plano de gerenciamento, que deve, portanto, ser constituído pela equipe e supervisionado pela Central.
- Supervisionar a definição de escopo dos projetos: O escopo é inicialmente tratado no anteprojeto, cabendo a equipe validá-lo nesta fase, sob orientação do Escritório de Gerenciamento de Projetos que conduz sua definição até o momento.
- Colaborar para elaboração da Estrutura Analítica de Projetos (EAP): Este é um processo que a equipe realizará no intuito de dividir as entregas do projeto a fim de facilitar o gerenciamento.
- Colaborar para estruturação das atividades do projeto: A definição de atividades significa conhecer o que precisa ser feito para efetivar as entregas do projeto. Portanto, precisam ser claramente definidas.
- Colaborar para definição da seqüência de atividades dos projetos: As atividades que são realizadas num projeto são dependentes; portanto, precisam ser seqüencialmente conduzidas e planejadas pela equipe de projeto. Cabe então ao Escritório de Gerenciamento de Projetos contribuir para a correta seqüência de trabalhos.
- Contribuir para elaboração da estimativa de custos dos projetos: Cada atividade desenvolvida está relacionada a um custo que deve ser previsto dentro do orçamento do projeto. É preciso que se construa um plano de gerenciamento de custos, que seja real e condizente. A equipe de projeto precisa ser exata nesta definição com a colaboração intensiva do EGP.
- Contribuir para elaboração da estimativa de tempos dos Projetos: O prazo de realização de um projeto é elemento fundamental para seu sucesso; portanto, cada atividade deve ser completamente definida em tempos para não comprometer o projeto.
- Contribuir para a construção do cronograma dos projetos: Este processo é fundamental, pois avaliará recursos, prazos, seqüências, restrições, linha base e outros indicadores. A elaboração deste cronograma deve, se possível, ser feita em conjunto com o EGP.
- Contribuir para elaboração de estimativa de recursos dos projetos: Esta ação determina o tipo e quantidade de recursos por atividade enumerada; portanto será fundamental para conhecimento dos custos envolvidos.
- Aprovar o orçamento elaborado para os projeto: Este processo deverá juntar os custos de cada atividade, pois é fundamental para determinação dos custos do projeto. Deve-se ter o balizamento ofertado ao cliente pelo anteprojeto. A participação do Escritório de Gerenciamento de Projetos neste evento é de importância inquestionável.
- Auxiliar no planejamento da qualidade dos projetos:A organização já possui uma política de qualidade, que deve ser adequada aos projetos. Portanto, cabe a equipe elaborar um planejamento da qualidade definindo como atingi-la. A
interação com os elementos da estrutura funcional neste caso deve ser conduzida pelo Escritório de Gerenciamento de Projetos.
- Contribuir no planejamento de recursos humanos (RH) para os projetos: O planejamento de RH, neste processo, refere-se à confirmação das atribuições dos componentes da equipe no projeto, uma vez que a equipe já deverá ter sido proposta e formalizada pelo EGP.
- Estruturar o sistema de comunicação dos projetos: As formas de
comunicação são definidas pela Central de Projetos, que orienta a cada gerente como apropriá-las ao projeto sobre sua responsabilidade, atendendo as políticas da empresa. Caberá ao Escritório de Gerenciamento de Projetos fazer a interligação entre o projeto e os meios já estabelecidos na empresa.
- Auxiliar no planejamento da gestão de riscos dos projetos: Nesta etapa serão definidas as formas tratativas dos riscos do projeto, ou seja, como conduzir a gestão de riscos dentro do projeto.
- Contribuir para identificação de riscos dos projetos: Neste processo se buscarão quais são os riscos que podem afetar o desenvolvimento do projeto, comprometendo o seu sucesso. A documentação de todas as possibilidades é fundamental para gerar uma análise de qualidade sobre eles.
- Auxiliar na análise qualitativa dos riscos dos projetos: Este processo permite priorizar os riscos para realização da análise, portanto, determinar quais são os riscos mais críticos ao projeto.
- Auxiliar na análise quantitativa dos riscos dos projetos: Neste processo a equipe buscará levantar números que demonstrem os impactos que podem ocorrer se efetivamente os riscos forem concretizados.
- Contribuir no planejamento de respostas aos riscos dos projetos: Tendo conhecimento dos riscos que envolvem o projeto, serão buscadas alternativas que levem a minimizar as ameaças e fortalecer as oportunidades de sucesso do projeto.
- Participar no planejamento de compras e aquisições dos projetos: Este é um processo importante, pois vai influenciar diretamente nos custos e nos prazos; visa, portanto, determinar o que e quando comprar, tendo a empresa uma estrutura funcional de compras.
- Participar no planejamento de contratações para os projetos: Entende-se neste processo como contratações os processo de contratação de fornecedores de produtos ou serviços que sejam necessários ao projeto. Portanto, a orientação do Escritório de Gerenciamento de Projetos é essencial para alcançar os objetivos propostos.
f) Orientar a execução dos projetos
- Monitorar os projetos vinculados ao EGP. Esta atribuição significa estar continuamente à disposição dos Gerentes de Projetos, observando os encami- nhamentos adotados, a fim de que os projetos sigam as mesmas diretrizes esta- belecidas.
- Aprovar as mudanças na execução do projeto:Evidentemente que durante o desenvolvimento dos projetos, mudanças podem ser solicitadas. Esta situação precisa ser totalmente documentada e aprovada, a fim de que não se percam as premissas de custos, qualidade e prazo. Caberá ao EGP definir a viabilidade das mudanças, autorizando-as ou não.
- Analisar a manutenção do escopo dos projetos: Caberá ao Escritório de Gerenciamento de Projetos avaliar se os diversos projetos estão sendo executados de acordo com o planejado, avalizando continuamente se o escopo original está sendo mantido. Quando não houver justificativas de modificação, deverá criar procedimentos de retorno ao rumo.
- Avaliar o controle do escopo dos projetos: Como a princípio o escopo é predefinido com o cliente, é preciso que o Gerente do Projeto esteja atento a sua manutenção. Portanto, mecanismos propostos pelo Escritório de Gerenciamento de Projetos - EGP para esse fim devem ser seguidos. Cabe ao Escritório de Geren- ciamento de Projetos observar a efetiva manutenção do escopo.
- Avaliar a execução do cronograma dos projetos: Cabe ao EGP estar em constante acompanhamento do cronograma dos projetos sob sua responsabilidade; portanto, deverá prover de mecanismos para garantir sua observação e cumprimento.
- Monitorar o controle de custos dos projetos: Cada etapa de projeto está vinculada a um custo que irá compor o custo total do projeto. A garantia de que o projeto não ultrapassará os custos previstos é assegurar que as etapas sejam cumpridas dentro do orçamento. Cabe ao EGP estar dotada de mecanismos para observar todos os projetos e avaliar como se executam os orçamentos.
- Avaliar o controle de qualidade dos projetos: De forma análoga ao controle de custos, a qualidade do projeto só ocorrerá se em todas as etapas de execução ele for realizado. Cabe ao Escritório de Gerenciamento de Projetos estar provido de formas de acompanhamento da qualidade nas etapas, e também de mecanismos de correção. É importante reforçar que, neste caso, a política de qualidade adotada pela empresa deve ser estendida ao EGP.
- Avaliar a gestão das equipes promovida pelos Gerentes de Projetos: A política de Gestão de Equipes de Projeto é traçada pelo EGP, devendo constantemente ser avaliada se está sendo cumprida pelo Gerente de Projetos.
- Acompanhar relatórios de desempenho dos projetos: O SI da empresa
permite a obtenção de diversos relatórios. Cabe ao Escritório de Gerenciamento de Projetos efetuar o acompanhamento simultâneo ao Gerente de Projetos dos índices apresentados. Este procedimento levará à cobrança dos setores funcionais da empresa, que devem ser conduzidos pelo Escritório de Gerenciamento de Projetos.
- Acompanhar a gestão de interesses dos stakeholders dos projetos: A interação com todos os envolvidos direta e indiretamente com o projeto é essencial. Cabe ao EGP garantir que as informações realmente cheguem aos destinatários facilitando a comunicação com cada um deles.
- Executar avaliação de riscos dos projetos:Os riscos estabelecidos precisam ser monitorados a fim de atuar-se sobre eles se efetivamente ocorrerem. O Escritório de Gerenciamento de Projetos deve avaliar juntamente com os respectivos gerentes a confirmação de ocorrência e executarem as medidas previstas.
- Avaliar a gestão de contratos de fornecedores e compradores: O
desempenho dos fornecedores irá influenciar diretamente na entrega do produto. Cabe, portanto, ao EGP solicitar a avaliação do desempenho dos fornecedores, a fim de propor medidas para o cumprimento de contrato e de interação com os compradores do projeto.
g) Aprovar o encerramento dos projetos
- Obter aceitação do cliente do produto entregue: A assinatura do cliente aceitando o projeto proposto é ponto crucial para o seu encerramento. Cabe ao gerente providenciá-lo e ao EGP incorporá-lo ao processo de encerramento.
- Avaliar o encerramento de todos os contratos estabelecidos para os projetos:Todos os contratos de fornecimento para o projeto devem ser oficialmente concluídos; cabe ao Gerente de Projetos oficializar os encerramentos, observando prazos realizados, pagamentos, multas, etc., e ao Escritório de Gerenciamento de Projetos incorporar os dados ao processo de encerramento.
- Analisar o encerramento administrativo dos projetos: Todos os
colaboradores de empresa envolvidos no projeto devem ser comunicados, tais como: setores de compras, desenvolvimento, assistência técnica, logística, etc. Cabe ao gerente enviar documento informando o encerramento e o resultado do projeto, sob supervisão do EGP.
- Promover o retorno da equipe aos postos funcionais:A busca dos membros da equipe será sempre promovida pelo Escritório de Gerenciamento de Projetos, mediante negociação com a estrutura funcional; é, portanto, também sua função promover o retorno deste colaborador ao seu setor de origem, informando inclusive seu desempenho no projeto.
- Alimentar histórico de Gestão de Projetos: A alimentação do SI, para construção de um histórico de Gestão de Projetos na empresa, deve ser constante. Antes do encerramento deve-se comprovar se todos os lançamentos foram feitos, fechando o processo com a inclusão do encerramento oficial.
h) Manter canal de comunicação com a alta direção
- Comprometer a Presidência com a criação do EGP: O entendimento de uma nova estrutura só irá acontecer com o forte comprometimento da Presidência, que deve ocorrer fortemente na implantação e fortalecida continuamente. Desta forma, grandes projetos devem ser respaldados pela Presidência mediante compro- metimento com o EGP.
- Estruturar relatórios gerenciais para a Diretoria: O comprometimento da Presidência estará ligado diretamente aos resultados obtidos pelo EGP. Portanto, a emissão de relatórios gerenciais periódicos levará a credibilidade e conseqüente comprometimento.
- Buscar integração da Presidência com equipes de projetos: Cabe ao EGP buscar formas de mostrar à equipe o interesse da Presidência com os resultados dos projetos. Poderá realizar uma forma de lançar os projetos, onde a Presidência se faça presente apostando nos resultados.