Le système d’information des ressources humaines 14

Le SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) permet l’échange entre les métiers des informations concernant l’agent (recrutement, évaluation, mobilité et carrières professionnelles, primes……). C’est un suivi au plus près de l’individu car l’agent est l’élément central du SIRH puisque tout est fait pour lui et autour de lui dés son entrée au sein du CNRS.

Le système est centré sur une approche utilisateur via les processus que l’organisme cherche en permanence à améliorer en termes de qualité de service et se nourrit des informations saisies : ces dernières deviennent des données qui sont traitées, organisées, transformées, mise à la disposition, donc restituées, c’est-à-dire rendues intelligibles à travers les dispositifs technologiques. Cette restitution s’effectue par l’intermédiaire d’applications interfacées : des services web/self-services. Une interface web (client-serveur).

Ces supports informatiques automatisent les processus RH (recrutement par exemple). Certes, le recrutement aura toujours une partie humaine importante car les

14 Interview du responsable du SSTI

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entretiens s’effectue en face à face. Mais, le dépôt des dossiers, leur traitement, la sélection des jurys et des candidats, leur convocation… sont automatisés, offrant un gain de temps (rapidité), de la fuidité et de la simplicité dans le fonctionnement et dans l’applicatif via la dématérialisation.

L’amélioration des processus passe par la transformation des outils. L’évolution technologique se fait à cause de la réglementation. La règle évolue. Les lois se modifient dans la gestion de la paie : primes, avancements, catégorisation… (Calculs, nouveaux algorithmes), le temps de travail quotidien et hebdomadaire par exemple, passant de 40h en 1936 à 35h en 1998, les RTT, les jours de fractionnement, les congés... Qu’il faut savoir gérer. Le SIRH se doit d’être en conformité avec toutes ces règles (lois, décrets).

Aussi, les supports sont des substituts et des accompagnements des métiers et des agents dans le bon fonctionnement des processus RH et sont les garants de la conformité à la réglementation.

Ces évolutions technologiques sont permanentes et se réalisent par étapes en mode projet (MOA, MOE, MOED) pour transformer ces outils afin d’améliorer le système, déjà existant, en réparant les bugs informatiques liés à sa modification et/ou à travers de nouveaux outils mis en place accompagnant le changement. Ces avancées technologiques permettent l’existence d’une infrastructure moderne et efficace.

L’évolution technologique s’oriente vers l’usage et l’usager à travers l’internet responsive : portails, tablette, mobile. Le but étant de faciliter l’utilisation de l’outil et son accès à l’agent par une interface ergonomique et simplifiée, facile d’usage. C’est la préoccupation principale de la RH au CNRS.

Le système accompagne l’agent. C’est soigner (élever/hausser) prendre soin de tous ses agents (pourvoir aux besoins de quelqu’un, à ses nécessités, à sa fortune) dans la confidentialité assurant la confiance au système et à l’organisation qui les emplois.

La RH protège l’agent. La direction est dépositaire de l’information le concernant. Ceci s’opère par l’intermédiaire de l’habilitation.

Ainsi, des droits et des profils sont mis en place sur toutes les applications du CNRS opérant la protection de la vie privée. Cela s’enregistre dans la protection des droits

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de l’Homme car l’information sécurisée est une information privée. Le point d’entrée sera l’authentification assurant aux agents autorisés, l’accès aux ressources.

Le système d’information est un levier d’amélioration des procédures dans la transparence, la vérification/contrôle et la célérité des données.

Le SIRH se compose, donc, de plusieurs applications, dont SIRHUS¹⁵ (Système d’Information des Ressources Humaines des Unités et des Services). Cet outil mis en place en 2006 est un système de gestion des agents CNRS, un portail composé de différents modules (gestion administrative et paie, recrutement, évaluation, mobilité et carrières professionnelles, formation et dossier annuel ITA……) accessible pour le SSTI qui administre les données, le SRH/DR (service ressources humaines) qui y exerce une gestion décentralisée (consultation, vérification et extraction), les unités de recherche et leurs directeurs d’unités qui ont accès à certaines catégories de données concernant leurs agents ; ils peuvent notamment consulter la description des emplois types des personnels ITA (Ingénieur Technicien Assistant), les avancements, valider le dossier annuel de l’agent via la signature électronique…et l’agent qui consulte son dossier annuel (document qui dresse un bilan des activités et des objectifs de l'agent sur l'année écoulée et qui donne les orientations pour l'année à venir).

15 Interview du responsable adjoint du SSTI et administrateur de données SIRHUS Figure 5 La vie du "salarié" en entreprise

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Le système dématérialise le dossier complet de l’agent entrant au CNRS. Ses données sont saisies dans SIRHUS par le SRH et sont interconnectées avec toutes les autres applications.

SIRHUS subi des évolutions techniques via la DSI (Direction Service Informatique) et la MOED, et des évolutions métiers (réglementaires) par le SSTI qui administre et accompagne via une documentation riche (supports, guides, formations).

Structurer l’environnement collaboratif consiste à s’appuyer sur le projet de transformation pour construire un écosystème plus favorable et équilibré entre les collaborateurs, leurs managers et l’organisation.

La digitalisation est un processus de changement à piloter et à maîtriser. Au-delà des dimensions techniques et organisationnelles, il s’agit d’en gérer la dimension humaine, de faire face aux inquiétudes, aux incompréhensions et pertes de repères inhérentes à ces projets.

Cette dimension se retrouve dans toutes les applications mises en place et en particulier dans Agate, l’application de gestion des absences et des temps.

La politique RH d’Agate est de :

 Dire à l’agent isolé dans un laboratoire ou travaillant pour une université ou un organisme public autre que le CNRS et employé par ce dernier, qu’il appartient au CNRS.

 Dire à l’équipe et à l’organisme qui l’accueille et pour qui, il travaille, qu’il est

 Disponible tel ou tel jour.

 Disposé à collaborer sur telle tâche ou tel projet.

 Disposé à œuvrer avec ses adjoints.

C’est instaurer un climat de confiance entre ses collaborateurs basé sur la transparence et la participation.

Mais, qu’est-ce qu’Agate ? Quel est son rôle et ses fonctions ? A quels enjeux stratégiques et politiques répond-il ? Pourquoi et comment est-il mis en place ?

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